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Como criar um manual de treinamento no Word

Escrito por Anni Martin | Traduzido por Lucas Ourique

Levar algum tempo escrevendo um manual de treinamento para funcionrios pode parecer uma tarefa trabalhosa. Usar as ferramentas do Microsoft ord !""# torna este processo mais fcil. Antes de come$ar a escrever% fa$a um plane&amento. 'ecida quais tarefas seus empregados devem cumprir e quais podem ser descritas para a&ud(los. )lane&e em qual situa$*o ir usar o manual% se em uma aula presencial ou em uma visita auto(guiada. Uma vez que tiver uma ideia de que tipo de manual necessita% aqui est*o algumas ferramentas que voc+ pode usar para fazer da sua ideia uma realidade. Nvel de Dificuldade: Moderadamente desafiante

Instrues
Preparao

1.1

Use a ferramenta de bordas no Word para criar uma lista multi-nvel de tarefas que o empregado deve aprender. Este processo ir te ajudar a decidir quo longo seu manual ser e ir ajudar a particionar os trabalhos em partes menores, mais fceis de e plicar aos empregados. !ara utili"ar a ferramenta de bordas no Word, voc# deve come$ar com um documento em branco e selecionar %&ome%. 'o grupo %!argrafo% h ( bot)es* pontos, n+meros e lista multi-nvel. ,elecione %lista multi-nvel% ou voc# pode clicar na seta para bai o para selecionar uma lista de op$)es de borda. -oc# pode tamb.m criar a sua pr/pria. Escreva seus par0metros. - para um pr/ imo nvel de sua lista multi-nvel apertando %1ab%. para voltar, pressione %,hift21ab%. Escreva em passos para o treinamento e outras informa$)es para e plicar a seus empregados como reali"ar as tarefas necessrias no emprego.

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Use as fun$)es de cabe$alho e rodap. no Word para adicionar n+meros das pginas, conte+do das se$)es e um ttulo para cada pgina do documento. 3abe$alhos e rodap.s so refer#ncias visuais importantes para o empregado saber onde ele est no manual de treinamento. 4uando est fa"endo o treinamento, adicionar n+meros 5s pginas ajuda a relacionar certas pginas a alguns assuntos. 3lique em %6nserir aba%, e ento na se$o

cabe$alhos 7 rodap.s selecione %3abe$alho%. -oc# ter op$)es de estilos de cabe$alho ou poder criar o seu pr/prio. 8 cabe$alho aparece em cada pgina de seu manual, ou voc# pode alter-lo para que apare$a apenas em pginas opostas para que seu manual siga uma linha de livro. 8s rodap.s aparecem na parte inferior da pgina e geralmente so usados para mostrar o n+mero da pgina, datas e informa$)es do usurio. 3lique em %9odap.% na se$o de cabe$alhos e rodap.s e como fe" anteriormente, voc# ter diversos tipos para escolher.

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:dicione uma capa para diferenciar seu material de treinamento de outros itens que voc# entrega a seus empregados, como um guia do empregado. 3rie sua pr/pria capa clicando em %6nserir aba% e ento %3apa% na se$o de pginas. -oc# ver uma variedade de estilos de capas que voc# pode escolher ou ainda criar a sua pr/pria. ;e ao seu manual um ttulo descritivo< inclua a data de cria$o e os autores, j que muitas ve"es estes manuais so elaborados em grupo.

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:dicione cabe$alhos para ajud-lo a criar uma tabela de conte+do para seu documento de treinamento. 6sto tamb.m ajuda a organi"ar visualmente para facilitar o uso de seu empregado. 3rie diferentes estilos de cabe$alhos para cada assunto usando a borda pr.criada =este cabe$alho no . o mesmo que o que fica no topo da pgina>. Estilos de cabe$alho so estilos de fonte que voc# usa para indicar diferentes se$)es de treinamento, assim como diferentes subse$)es. ,e estiver escrevendo um manual de como escrever correspond#ncia corporativa, seu 3abe$alho ? deve ser %3omo escrever uma carta corporativa% e ento o subttulo pode ser %8 que incluir%. !ara marcar os cabe$alhos ? e @, selecione o %&ome% e na se$o de estilos voc# ver um n+mero de diferentes estilos que voc# pode escolher incluindo cabe$alho ?, cabe$alho @, legenda, etc. ,elecione o te to que deseja como primeiro cabe$alho ? e clique na se$o %3abe$alho ?% para indicar sua import0ncia. 3lique na pr/ ima se$o para criar seu cabe$alho @. ,iga por toda a borda, selecionando cabe$alho ? e @. Estes sero includos em sua tabela de conte+do quando acabar.

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:dicione uma tabela e conte+do =1;3> para ajudar seu empregado a encontrar informa$)es que podem precisar quando for o caso. ,e voc# j adicionou os cabe$alhos primrios e secundrios ao seu documento, dei e o Word fa"er o trabalho e criar a 1;3 para voc#. 3lique no incio do documento, onde deseja que a 1;3 apare$a =normalmente ap/s a capa>

e clique em %9efer#ncias% e ento %1abela de conte+dos% na se$o homAnima. -oc# ver uma lista de tabelas automticas que voc# pode usar. 3lique em uma das sele$)es automticas e sua 1;3 deve aparecer usando os cabe$alhos pr.-escolhidos.

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8rgani"e seus cabe$alhos e se$)es de seu manual de treinamento em uma ordem de passoa-passo. : +ltima e mais essencial se$o do manual deve ser o ndice. 4uanto mais completo for seu ndice, mais facilmente o estudante poder encontrar respostas pelo n+mero da pgina posteriormente. !ara criar um ndice, selecione uma palavra que deseja inserir. 3lique em %9efer#ncias% e ento %Barcar entrada% continue fa"endo isso para cada item que deseja adicionar ao ndice. 4uando finali"ado, role a barra at. o fim de seu manual de treinamento e adicione o ndice clicando em %9efer#ncias% e ento %6nserir ndice%.

7. 7

3heque a ortografia e salve seu arquivo. Uma ve" que tenha criado o primeiro manual de treinamento, voc# pode tornar este num modelo para outros manuais clicando em %:brir%, ento %,alvar como%, quando a cai a de dilogo aarecer, na se$o %,alvar como tipoC clique na seta para bai o e selecione %Word template =.dot >% e ento poder reutili"ar seu trabalho em outros manuais de treinamento.

Object 1

'icas , Advert+ncias
Adicione grficos e outras ilustra$-es para a&udar os empregados a entenderem o que est escrevendo. .ertifique(se de testar qualquer informa$*o usada neste manual com pelo menos uma pessoa antes de entreg(lo aos empregados. O ord !""/ e !""# possuem interfaces diferentes. Embora estas sugest-es se refiram ao ord !""# as mesmas fun$-es est*o presentes no ord !""/.