ADMINISTRACION DE PROYECTOS

L.I. Ivette Jimnez Martinez

Que es un Proyecto?

Es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas . Es un esfuerzo temporal. Tiene recursos restringidos.

Humanos Financieros Tecnolgicos

Enfocado en lograr una meta u objetivo especifico.

12 Pasos Bsicos en la Administracin de Proyectos

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12 Pasos Bsicos en la Administracin de Proyectos

1.- Nunca iniciar un proyecto sin tener un objetivo bien definido:

Si

el objetivo del proyecto no ha sido suficientemente y claramente definido por el patrocinador, ni la PLANEACION, ni la EJECUCION deben comenzar.

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1.- Nunca iniciar un proyecto sin tener un objetivo bien definido:

Se

debe establecer por escrito:

Misin

del proyecto (producto o servicio que se pretende crear) Objetivos especficos Restricciones que se deben cumplir Beneficios que la organizacin obtendr de este proyecto Obtener consenso de los involucrados (stakeholders)

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2.- Fragmentar el Proyecto:

Una vez bien definidos los objetivos, se debe fragmentar en forma gradual el proyecto, a un nivel razonable de detalle:

Dividir en partes grandes (fases o etapas). Continuar subdividiendo cada parte en grupos mas pequeos. Hasta llegar al nivel de actividades o tareas (paquetes de trabajo de 40 80 horas de esfuerzo)

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2.- Fragmentar el Proyecto:

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3.- Invertir Tiempo en la Planeacin: El trabajo de Planeacin, normalmente es mucho ms barato que el de Ejecucin, por lo que siempre se debe tener en mente que ningn proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeacin

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3.- Invertir Tiempo en la Planeacin:

Principio Ahorra Evita Evita

bsico de la Calidad.

tiempo en la ejecucin.

retrabajos. desviaciones de tiempo y costo.

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4.- Involucrar al equipo de trabajo en la Planeacin y el Control:

Es un error que los lideres de proyecto realicen la mayor parte del trabajo administrativo. Generalmente los equipos de trabajo estn poco dispuestos a aceptar un programa de trabajo impuesto por un tercero.

Si se comparte con el equipo de proyecto, ste se enriquece:

Se crea compromiso Se genera entendimiento de los involucrados

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5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo ms tangible posible:

La mayora de las empresas modernas estn diseadas de acuerdo a un esquema funcional (divididas por reas con funciones especficas: finanzas, RH, operaciones, etc.) . Esto provoca que la mayora de los recursos humanos de un equipo de proyecto sean prestados.

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5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo ms tangible posible:

Al no pertenecer al equipo de proyecto no se contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad deseable en cualquier equipo de trabajo. Es tarea del lder del proyecto fomentar por vas alternativas esa cohesin necesaria.

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5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo ms tangible posible:

Smbolos o situaciones que identifiquen al equipo de trabajo. Premios o recompensas monetarias. Reuniones cara a cara. Espacios fsicos especficamente destinados para el trabajo en equipo (war rooms).

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6.- Tratar de prevenir los problemas antes de que ocurran:

Un buen anlisis de riesgos a los que se enfrenta un proyecto minimizan o eliminan por completo muchos contratiempos y problemas:

Evaluacin Priorizacin Respuesta

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6.- Tratar de prevenir los problemas antes de que ocurran:

La

Administracin de Riesgos agrega efectividad a la tarea de administrar un Proyecto.

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7.- Establecer una lnea base antes de empezar a ejecutar:

Control

del Proyecto:

Monitoreo

constante del avance real del proyecto. Esta informacin se compara con algn estndar que nos indique como va el proyecto.

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7.- Establecer una lnea base antes de empezar a ejecutar:

Control
En

del Proyecto:

un proyecto se compara con la planeacin que se realiz. de comenzar con la ejecucin es importante establecer la Lnea Base.

Antes

Esto

permite comparar el desempeo real del proyecto, detectar desviaciones y aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar el proyecto a buen camino.

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7.- Establecer una lnea base antes de empezar a ejecutar:

Control
La

del Proyecto:

Lnea Base solo se modifica si existen cambios autorizados por el patrocinador o los stakeholders y el lder de proyecto concuerda.

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8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles:
Tres

Factores que pueden voltear un proyecto de cabeza:

Expectativas:

Es importante preocuparse por conocerlas y empatarlas (en una organizacin hay muchas diferencias, algunas de ellas son irreales)

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8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles:
Estimaciones:

Poner atencin a los estimados de Tiempo y Costo que los miembros del equipo o proveedores dan, siempre se deben cuestionar y validar. Algunas estimaciones son solo buenos deseos.

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8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles:
Cambios:

Principalmente en el alcance o las especificaciones. Llegan a ser motivos de demandas o conflictos. Si un cambio no esta bien:

Controlado Analizado Autorizado Documentado

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9.- Establecer un proceso bien definido para monitorear y controlar el proyecto:

Revisar

constantemente el avance.

Muchas

de las mediciones son subjetivas, lo que no permite determinar si efectivamente vamos a llegar al final del proyecto en el tiempo y al costo planeados. factores a medir y puntos donde se aplicarn acciones correctivas.

Establecer

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10.- Enfocar los esfuerzos a las interfases:

Cada da administramos ms proyectos a la vez, por lo que muchas veces no es posible llevar a cabo un seguimiento puntual de todas las actividades de cada Proyecto. Ante este situacin, lo importante es atender POR LO MENOS, los puntos crticos de un Proyecto, normalmente representados en un programa como HITOS o MILESTONES.

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10.- Enfocar los esfuerzos a las interfases:

Estos

hitos se encuentran al final de una etapa o fase importante y coinciden con la obtencin de los productos mas representativos del proyecto.

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11.- Tomar el tiempo necesario para el cierre del Proyecto:

Invertir

el tiempo suficiente al cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la planeacin. La principal razn para detenerse al final de un proyecto y hacer un anlisis de lo que ocurri, es aprender para repetir en proyectos futuros aquello que funcion y evitar los errores. El Producto ms importante que se obtiene al final de un proyecto son las lecciones aprendidas.

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11.- Tomar el tiempo necesario para el cierre del Proyecto:

El

Producto ms importante que se obtiene al final de un proyecto son las lecciones aprendidas.

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12.- Utilizar una metodologa estndar para todos los proyectos:

Cual

metodologa utilizar no es lo importante, utilizar una, si lo es.

La

estandarizacin es el nico camino a largo plazo que permite a una organizacin mejorar el desempeo global de sus proyectos.

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Una

empresa exitosa no es aquella que termina con xito un proyecto, si no la que de manera constante ejecuta proyectos exitosos.

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Pretender que se puede dedicar el 100% del tiempo de un proyecto a su ejecucin es el error mas comn que se comete hoy en da.

La Administracin de un Proyecto es una tarea crtica, importante e insustituible, sobre todo si tomamos en cuenta que normalmente las expectativas involucradas son muy altas..