INSTRUMENTO NORMATIVO

LAIP - 005
Instrumento para el levantamiento del Diagnstico Documental
Este documento constituye el instrumento normativo nmero 5 en torno al proceso de implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. El documento como tal constituye la herramienta para el levantamiento del diagnstico documental. Mediante el mismo se evalan los aspectos relacionados al manejo de los documentos y al estado de los archivos, a fin de establecer el estado de la institucin frente a las implicaciones de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica en el mbito de la administracin de los documentos.

Preparado por:

EQUIPO COORDINADOR PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

DATOS DE REFERENCIA:
Elaborado por: Equipo coordinador para la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin Varinia Arvalo Miriam Chvez Luis Cruz Juan Escalante Archivo General de la Nacin Claudia Ponce Oscar Campos Margarita Silva Innovacin Tecnolgica e Informtica Juan Francisco Gonzlez Fecha de elaboracin Marzo 2011

Contenido del instructivo

Instrumento para el levantamiento del diagnstico documental en las instituciones pblicas obligadas al cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.

Este es un documento de carcter pblico y de uso exclusivo para los fines propuestos en la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica en El Salvador, por lo que se autoriza a las o los interesados en sus conceptos, copiarlo, reproducirlo por cualquier medio fsico o digital siempre y cuando se cite su fuente y el documento preserve su espritu.

Instrumento Normativo LAIP No. 5

NDICE

Contenido

Pgina 4 5

Introduccin Diagnstico documental

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Introduccin
El 8 de abril de 2011 se aprob mediante Decreto Ejecutivo No 534 la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, en adelante la Ley. La nueva normativa tiene por objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a la informacin pblica, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las instituciones del Estado.1. Dentro de los entes obligados a su cumplimiento se encuentran las instituciones pblicas lo cual ha obligado a que las mismas desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que la Ley establece. Para ello, se establece como punto de partida el desarrollo de diagnsticos que permitan conocer las condiciones y capacidades en las que actualmente se encuentran las instituciones obligadas al cumplimiento de la Ley en los distintos mbitos de la gestin pblica, como es el caso de los archivos y del manejo de la documentacin institucional. El presente instructivo proporciona las orientaciones sobre cmo realizar un diagnstico de archivo, el cual puede ser adaptado al estado de cada institucin pblica y cuyo propsito es conocer, de manera detallada, el estado en que sta se encuentra a fin de tomar las decisiones necesarias para estar en las condiciones y capacidades que se requieren. Para ello, se evalan los siguientes aspectos:
a. b. c. d. e. f.

Historia institucional Recursos humanos Infraestructura Documentacin Condiciones de seguridad Calidad de servicio prestado

Art. 1, Decreto Legislativo No. 534. Ley de Acceso a la Informacin Pblica.

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DIAGNSTICO DOCUMENTAL
1. Breve historia institucional Esta parte del diagnstico abarca dos aspectos: uno, la historia de la institucin, y dos, la historia de los archivos de dicha institucin.

1.1 Historia de la institucin: a. Escribir el contexto histrico de la institucin. b. Fecha de fundacin de la institucin con el nombre asignado en ese momento, comprobada con el decreto de creacin, la ley de salarios o el estatuto jurdico que da fe de su creacin, entre otros. c. Evolucin de la estructura organizativa de la institucin y grado de complejidad: diferentes organigramas de la institucin, comenzando por el ms reciente. d. Funciones atribuidas al momento de su fundacin y la evolucin de estas en el tiempo. e. Explicar las funciones de las diferentes dependencias, por lo menos hasta el segundo nivel en la jerarqua. f. Objetivos y polticas institucionales. g. Marco normativo y administrativo de la institucin. h. Identificar los procesos y procedimientos de la institucin, a travs de sus diferentes manuales para conocer las funciones, las subfunciones y las actividades de la institucin, con el objetivo de comprender los tipos y clases de documentos que genera la institucin segn su naturaleza. i. Trmite documental: produccin, ingreso con el objetivo de conocer los flujos documentales. Determinar el productor de los documentos, contexto en que fue producido, con qu objeto, a quin se destina, cundo y cmo ha sido recibido. j. En la medida de lo posible elaborar esquemas simplificados de los dos ltimos procesos. 1.2 Historia del o de los archivos de la institucin: Esta parte permite determinar si se posee un sistema integrado de archivos2, o simplemente diferentes archivos, un solo archivo, una oficina o una bodega. Si se trata de un archivo de gestin y/o de oficina, intermedio y/o central (s), que resguardan la documentacin producida y acumulada por su institucin. Si tiene un centro de documentacin que hace las veces de archivo, explique.
a. b. c. d.

Cundo inicia el archivo? Cules han sido sus diferentes sedes y sus diferentes directores o encargados? De cul dependencia forma parte el archivo? Posee un archivo electrnico o fsico, o ambos? Explique

Un Sistema de Archivos es el conjunto integrado de archivos de una institucin, vinculados por un ente coordinador que normaliza los procesos archivsticos. Instrumento Normativo LAIP No. 5

2.

Recursos humanos

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

2.7

Existe uno o varios archivistas o encargados de archivos? Qu edad tienen? Con qu tipo de conocimiento cuenta el personal actual del archivo? Qu tipo de formaciones necesitara para desempear sus labores de manera profesional y actualizada? Tiene sus empleados elementos de proteccin bsicos como gabachas, mascarillas, guantes, alcohol para efectuar su trabajo de manera segura? Posee personal especializado para realizar la limpieza en los depsitos de documentos?
Nivel educativo (marque con x, puede marcar ms de una):
a. b. c. d.

Bachillerato Diplomado Licenciatura Maestra

( ) ( ) ( ) ( )

2.8

Aos de trabajar como Encargado o Jefe de Archivo

a. b. c. d.

Menos de un ao ( ) De 1 a 2 aos ( ) De 3 a 5 aos ( ) Ms de 5 aos ( )

2.9 Mencione la experiencia acumulada y funciones realizadas (del Encargado o Jefe de Archivo) ejerciendo labores archivsticas

2.10 Cantidad de funcionarios que laboran en el Archivo Central.

a. b. c. d.

Uno Dos Tres Ms de 3

( ( ( (

) ) ) ), especifique: _________

2.11 Formacin archivstica del personal que labora en el Archivo: Qu tipo de capacitacin archivstica ha recibido el encargado o Jefe de Archivo?

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2.12 Considera que el Archivo Central cuenta con el apoyo institucional necesario? Cite al menos tres razones para fundamentar su respuesta afirmativa o negativa. Si ( ) Razn 1: Razn 2: Razn 3: 3. Infraestructura 3.1 Cuenta con un edificio, salones o bodegas asignado para archivo (s)? Especificar, cuntos, as como el tamao y distribucin del espacio en metros cuadrados. 3.2 Cules son las condiciones del edificio?: posee ventilacin natural o artificial para los documentos; est ubicado en una zona de baja o alta contaminacin ambiental (humo, ruido, desordenes sociales, etc.) 3.3 Condiciones de conservacin (marque con equis la opcin vigente en el Archivo Central): Condiciones mnimas de conservacin El acceso a los depsitos documentales se restringe, permitiendo la entrada solamente para los funcionarios del archivo o las personas autorizadas? Existe alguna poltica que prohba el fumado dentro o cerca de los depsitos documentales? En qu tipo de cajas se resguardan los documentos. Ej. En cajas especiales de archivo? Existe un plan de limpieza peridica para la estantera, cajas y documentos? Se utilizan niveles bajos de luz artificial? En caso de existir filtraciones de luz natural en los depsitos se toman medidas correctivas como polarizado de ventanas y puertas, utilizacin de persianas o cortinas? Se controla la humedad relativa dentro de los depsitos, con la utilizacin de deshumidificadores? Se controla la temperatura dentro de los depsitos, utilizando equipos de aire acondicionado? Los pisos, suelos y cielo raso del local de archivo son de materiales no flamables? Existen en el local, equipos que permitan controlar el fuego en caso de un siniestro, tales como: alarmas contra incendios, interruptores de fluido elctrico y equipos de extincin? Existe suficiente estantera para colocar los documentos y evitar la colocacin de documentos en el suelo?
Tomado de: Informe Anual de Desarrollo Archivstico 2010-2011, Archivo General de Costa Rica.

No ( )

Si

No

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Documentacin

4.1 Actualmente, los documentos se encuentran ordenados? Si la respuesta es favorable, se sigue una tabla de clasificacin? Explique. 4.2 Cul es el sistema de clasificacin?
a. b. c. d. e.

Orgnico Funcional Orgnico-funcional Orgnico-funcional-asuntos (ORFUAS) Otro (especifique)

( ( ( ( (

) ) ) ) )

4.3 Qu mtodos de ordenacin se utilizan?

a. b. c. d. e.

Numrico Alfabtico Cronolgica Geogrfico Codificado

( ( ( ( (

) ) ) ) )

4.4 Qu clases documentales produce la institucin y en qu soporte?

Formato (DVD, CD, cintas abiertas, cintas magnticas, VHS, Betacam, microfilm)

Clase documental

Soporte (marque x) Papel Electrnico

Cantidad en metros o bytes en el caso de los electrnicos

Textual Grfico a. Fotografas b. Mapas c. Planos d. Croquis e. Afiches f. Materiales de pequeo formato (trpticos, folletos, etc.) Audiovisual a. Grabaciones b. Videos (pelculas, documentales, entre otros)
Tomado de: Informe Anual de Desarrollo Archivstico 2010-2011, Archivo General de Costa Rica.

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4.5 Existen documentos digitalizados en la institucin? Si la respuesta es positiva, indique la cantidad de registros y el tipo de documentos digitalizados. 4.6 Los procesos archivsticos se realizan: en forma manual, hoja de clculo (excel) o en base de datos. Si la respuesta es positiva, indique la cantidad de registros. 4.7 Cul es la cantidad de metros lineales de documentos que custodia su institucin y qu porcentaje aproximado se encuentra ordenado? 4.8 Fsicamente, debe elaborar un croquis de los diferentes lugares donde se encuentran concentrados los documentos producidos por las diferentes instancias de la institucin. 4.9 La documentacin se encuentra dispuesta en estantes (de madera, de metal o compactos), en mesas o apilada en el suelo? Describa. Cuntos metros lineales de estantera posee su institucin? 4.10 En caso de encontrarse en estantera, cmo estn instalados los estantes?, se respeta la norma del espacio reglamentado a 80 centmetros entre cada lnea y a 10 centmetros del piso, y separados de las paredes? Describa. 4.11 Existen suficientes escaleras con la altura necesaria para acceder a los estantes? 4.12 En qu tipo de resguardo fsico se guarda la documentacin? Ejemplo: ampos, cajas grandes, cajas de archivos, paquetes amarrados, etc. Especifique. 4.13 Los documentos de mayor valor se encuentran protegidos por un sistema de seguridad? 4.14 Valoracin documental Si Su institucin practica la valoracin y seleccin documental Se utiliza una tabla de retencin o de plazos de la documentacin? Existe un Comit seleccin y eliminacin de documentos? El responsables de archivo comunica a las respectivas jefaturas cules tipos documentales han sido declarados con valor cientfico-cultural? e. Existe un procedimiento normalizado para realizar la transferencia de documentos de los archivos de gestin al archivo central? f. Hay calendarios establecidos para que las unidades administrativas realicen transferencias documentales peridicamente al Archivo Central? g. El Archivo Central recibe documentos con listas de remisin?
a. b. c. d.

No

5. Condiciones de seguridad 5.1 Su archivo cuenta con un plan de seguridad contra incendios, sismos, robos, etc? 5.2 El plan de seguridad contiene un sistema de detectores de humo o de movimiento?,

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5.3 Posee extintores y rociadores de espuma seca, rutas de evacuacin sealizadas y comits de emergencia? 5.4 Describir si se tiene infraestructura con las condiciones adecuadas, suficientes, seguras, que garanticen un buen funcionamiento del archivo. 5.5 Usos y aplicaciones tecnolgicas para el resguardo de la informacin, (escaneado, microfilme, etc.) 6. Servicios Si 6.1. Cuenta con una sala de consulta?, indique cunto mide, cuantas sillas y mesas posee. 6.2. Es un rea sin ruido? 6.3. Es un rea iluminada? 6.4. Es un rea de acceso libre, sin necesidad de transitar por zonas restringidas y cercanas a los depsitos para reducir el tiempo de entrega de los documentos a los usuarios? Explique. 6.5. Posee una gua general del archivo? 6.6. Posee instrumentos de consulta, tales como ndices, catlogos o inventarios impresos sobre la documentacin que resguarda? Explique. 6.7. Existen bases de datos a disposicin de los usuarios para que busquen la informacin que requieren? 6.8 Hay documentos digitalizados al servicio de los usuarios? Explique 6.9 Cul es el horario de atencin? 6.10 Posee un reglamento?, describa el procedimiento para acceder a los documentos. 6.11 El usuario debe rellenar una o varias boletas de acuerdo al tipo de documento? Explique 6.12 Hay documentos digitalizados al servicio de los usuarios? 6.13 Cmo calificara el servicio que actualmente presta su institucin? No

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