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MANUAL DE LOGISTICA y ALMACEN
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INDICE
INDICE PRESENTACION I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA 1.1 INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA 1.2 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA 1.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA
SIADSOFT
II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES 2.1 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES? 2.2 CUADRO DE NECESIDADES 2.2.1 PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES 2.3 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD 2.3.1 COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS? III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION 3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIN 3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIN IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES 4.1 COMO INGRESAR AL CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES 4.2 CUADRO DE COTIZACIN V. ORDENES DE COMPRA 5.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA 5.2 ORDENES DE COMPRA 5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: 5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES VI. ORDEN DE SERVICIO 6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO 6.2 ORDENES DE SERVICIO 6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO 6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES
www.siadsoft.com I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA 1.3 INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA Para ingresar al modulo de logstica nos ubicaremos en el escritorio, luego nos posicionaremos sobre el icono de logstica, haciendo doble click como se puede apreciar en la siguiente grafica:
Una vez procedido con la opcin ejecutar aparecer el siguiente cuadro de dialogo, que es ya inicio el modulo de Logstica.
En el cuadro de dialogo se requiere poner en los espacios indicados el nombre de usuario y la clave o contrasea del usuario, y a continuacin hacer click en aceptar, esto para que solamente el personal autorizado tenga acceso a la informacin que se maneja en este rubro.
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1.4 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA
SIADSOFT
La ventana de sistema de logstica SiadSoft, elaborada dinmicamente contribuye a la facilidad de su manejo como a la agilizacin del proceso en las tareas programadas. 1.4.1 COMPONENTES DE LA VENTANA
Barra de ttulo: Sistema de logstica SiadSoft Barra de men: compuesta de la siguiente manera: Archivo Catlogos Adquisiciones Almacn
Reportes Utileras Ayuda
Cuadro de Accesos Directos: ubicada en el margen izquierdo de la ventana y contiene las principales actividades y/o tareas de la logstica de abastecimiento, a cual hemos denominado Procesos del sistema en el cual se detalla: Cuadro de Necesidades Solicitudes de Cotizacin Cuadro Comparativo de Cotizaciones rdenes de Compra Ordenes de Servicio
Por otro lado se presenta opciones, en el margen centro izquierdo de la ventana, en las que se puede cambiar de usuario y tambin salir del sistema.
II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES
www.siadsoft.com En el momento de la emisin del cuadro de necesidades el sistema deber permitir evaluar el avance de los requerimientos en funcin al requerimiento anual presentado para efectos del PIA institucional, entre los principales resultados que podemos obtener gracias a la utilizacin del sistema SiadSoft, podemos citar: Relacin de cuadros de necesidades a nivel de resumen y detallado clasificado o agrupado a nivel de Funcin, programa, sub programa, proyecto y/o actividad, componente, meta, centro de costo. Control y estadstica de Cuadros de necesidades atendidos, sustentados con los documentos de adquisicin. Record de Requerimiento en base a bienes y servicios, solicitante, centro de costo, etc. Informacin y notificacin a los proveedores de los requerimientos.
2.4 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES? Para ingresar un cuadro de necesidades en la ventana de sistema de logstica de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el cuadro de necesidades y haciendo clic sobre el nos aparecer un cuadro de dialogo. En el cuadro de dialogo aparecer el cuadro de necesidades del usuario, es decir, solo el trabajador autorizado tendr acceso a los cuadros de necesidades que l ha requerido mas no tendr acceso a todos los cuadros de los dems trabajadores. En todo caso lo ms probable es que solo el personal del rea de logstica tenga acceso a los cuadros de necesidades de todo el personal. Es importante recalcar que cuando el trabajador ingrese al sistema de logstica solamente tendr acceso a realizar el cuadro de necesidades, esto debido a que el sistema por defecto bloqueara las dems funciones de la ventana del sistema de logstica VENTANA DE LOGISTICA
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En la ventana de usuario, que es la imagen o figura siguiente, se puede apreciar el cuadro de dialogo que resulta una vez hecho clic en el submen cuadro de adquisiciones. Este cuadro muestra tres subdivisiones importantes: Trabajadores con esa identificacin: que muestra esencialmente apellidos y nombre del usuario. Unidades orgnicas: que muestra informacin del rea o la unidad en que se desenvuelve, dentro de la municipalidad, el trabajador. Nemnicos o centro de costo: que muestra la actividad o funcin que realiza dentro del municipio el usuario. Para nuestros fines nos ubicaremos en recuadro de unidades orgnicas dndole clic, luego saltaremos al recuadro de nemnicos haciendo clic o presionando la tecla enter y finalmente clic en aceptar VENTANA DEL USUARIO
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2.5 CUADRO DE NECESIDADES Ahora s, podemos apreciar el cuadro de necesidades elaborados por el usuario, este cuadro consta de los principales indicadores, ubicados en la parte semi-superior, y son los siguientes: Ao: indica el ao de elaboracin. Numero: indica el nmero del cuadro de necesidades hecho por el usuario o trabajador. Numero interno: es la ubicacin al interior del municipio entre todos los cuadros de necesidades. Fecha: como lo indica su nombre, seala la fecha de elaboracin del cuadro de necesidad. Nomnico: indica el cdigo de la actividad Nombre nemnico: Indica el nombre de la actividad Solicitante: indica quien solicita el requerimiento Aprobado: indica quien aprueba el requerimiento. Sector: indica el sector que por lo general es el mismo municipio Por otro lado dentro de los tems del cuadro de necesidades se puede apreciar tems de color azul y otros de color negrita, esta distincin indica las de color azul las denominamos como pre afectadas (que ya tienen el visto bueno de aprobacin), las de color negrita indica que recin se ha iniciado el trmite o que aun no tiene el visto bueno. 2.5.1 PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES
La ventana del cuadro necesidades nos muestra iconos en la parte inferior derecha, los cuales son: Actualizar Buscar
www.siadsoft.com Nuevo Editar Eliminar Imprimir Salir
Para cada una de las funciones es primordial seleccionar un tem para poder editarlo otras ves, eliminarlo o en su defecto poder imprimir. Algo muy importante es que solo se puede imprimir los tems pre afectados (los tems de color azul). Y la opcin nuevo te permite crear un nuevo requerimiento lo cual detallaremos en la siguiente seccin. VENTANA DE CUADRO DE NECESIDADES
2.6 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD Para crear un nuevo requerimiento o solicitar un bien o servicio en la ventana del cuadro necesidades basta con hacer clic en nuevo, al realizar esta accin deber aparecer una ventana titulada mantenimiento de cuadro de necesidades La ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades est compuesta principalmente por dos partes, alas que denominamos la cabecera y la otra el detalle. La cabecera est integrada apropiadamente por los siguientes puntos: Ao (llenado por defecto del sistema) Numero (llenado por defecto del sistema) Num. Interno (llenado por defecto del sistema) Sector (nombre del municipio) Fecha (llenado por defecto del sistema) Nemnico (llenado por defecto del sistema) Unidad orgnica (llenado por defecto del sistema) Operacin ( por lo general se coloca acciones permanentes) Solicitante (llenado por defecto del sistema)
www.siadsoft.com Aprueba (quien va a aprobar o quien va dirigido el requerimiento) Glosa (especificaciones y/o razones del requerimiento) En la parte del detalle se citan los tems, es decir se muestra todos los tems de requerimientos que se hagan, pero como hacer ahora un nuevo tem?, para ello haremos uso de la tecla F2 . En la parte inferior izquierda se muestra las diferentes opciones del producto si se desea ingresar un nuevo producto pulsaremos F2, si se desea modificar el producto pulsaremos F4, y si deseamos eliminar algn tem pulsaremos la tecla DEL o suprimir. Cuando hablamos de tems de requerimientos nos referimos ala necesidad o al bien o servicio que se va a requerir o pedir. En la parte inferior derecha se muestra los iconos imprimir grabar y salir, sus especificaciones de uso las explicaremos ms adelante. Ventana Mantenimiento De Cuadro Necesidades
Nuestro propsito es crear in tem de requerimiento para lo cual pulsamos F2, que como ya lo explicamos anteriormente nos permitir ingresar un nuevo producto en la ventana mantenimiento de cuadro de necesidades, una vez realizada esta accin nos enlazaremos a la ventana titulada mantenimiento de tems 2.6.1 COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS?
La ventana de mantenimiento es la que se puede apreciar a continuacin, en el cual el sistema SiadSoft pensando en UD. Le permite pulsar F3 para ayudarlo a ubicar de manera rpida el bien o servicio requerido La ventana de ventana de mantenimiento de tems le indica al detalle los siguientes puntos: bien o servicio, la unidad de medida del bien (eje: millar), el cdigo, el mes, la cantidad que se requiere, el valor referencial del bien, valor total, especificacin del gasto, observaciones al bien. As mismo presenta en la parte inferior derecha la opcin grabar y salir. VENTANA MANTENIMIENTO DE ITEMS
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Una vez que pulsamos F3 saldr en pantalla un cuadro de dialogo titulado buscador de bienes y servicios, tiene un buscador sensible dependiendo de la palabra que busca le filtrara solo los registros que tengan esa semejanza. En este cuadro de dialogo ubicaremos el cursor sobre el espacio en blanco de parmetros de bsqueda y a continuacin daremos clic sobre buscar. En las siguientes imgenes podemos apreciar claramente este proceso , la parte A nos muestra el cuadro de dialogo de buscador de bienes y servicios antes de iniciar la bsqueda mientras que el panel B nos muestra los resultados despus de pulsar sobre el icono de buscar.
PANEL A
PANEL B
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www.siadsoft.com Como podemos recordar estbamos en la ventana de mantenimiento de tems luego pulsamos F3, ahora que ya hemos seleccionado el bien que requerimos, el sistema nos regresa a la ventana de mantenimiento de tems En la siguiente imagen podemos apreciar que el sistema ya lleno los casilleros principales por defecto solo resta llenar o especificar las celdas de cantidad, valor referencial, valor total, la especificacin del gasto (que es la clasificacin presupuestal de gastos) y si hay observaciones anotarlas en la casilla de observaciones
En el casillero presionamos F3 para activar el buscador; y as poder seleccionar el tipo de operacin que se desea para el bien o servicio seleccionado.
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Muchas veces se presentan problemas al momento de especificar el gasto sobre todo al colocar la cuenta partidaria presupuestal de gastos, por lo tanto SiadSoft pensando en UD. tambin le ayuda. Como le ayuda? Posicinese en la celda en blanco que est a un costado de Esp. Gasto y pulse F3 (Resaltado de color Azul), y a continuacin le saldr ventana buscador puede buscar la cuenta partidaria, o en su defecto seleccionar de la lista la cuenta apropiada y dar doble click y automticamente saldr la cuenta partidaria correcta
Finalmente podemos apreciar la ventana de mantenimiento de tems llenada y elaborada correctamente, por ultimo lo que hay que hacer es presionar F9 para grabar o colocar el cursor sobre el icono grabar y hacer clic. VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS DEBIDAMENTE LLENO
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Ahora que hemos hecho todo el procedimiento para agregar un nuevo producto o tem de requerimiento el sistema nos regresa a la ventana Mantenimiento cuadro de necesidades y en ella podemos apreciar que hay un tem nuevo (ver parte de cuerpo del detalle) y ahora si queremos hacer algunos cambios incluso eliminarla basta con seleccionar el tem y presionar F4 (modifica el producto) o F6 (permite eliminar el tem). Es necesario mencionar que una ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades es diferente de la ventana de mantenimiento de tems. El primero se ocupa de de realizar y englobar todas las peticiones o requerimientos, en tanto que el segundo se ocupa de hacer la solicitud de un solo pedido.
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www.siadsoft.com VENTANA MANTENIMIENTO CUADRO DE NECESIDADES LLENO
Para concluir con el cuadro de necesidades, ah pero antes si se desea seguir agregando mas tems de requerimiento de algn bien o servicio volvemos a presionar F2 y repetimos el procedimiento anteriormente explicado. III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION 3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIN Para ingresar a solicitudes de cotizacin, en la ventana de sistema de logstica de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen solicitudes de cotizacin, a continuacin haremos click.
Una vez realizada esta accin aparecer en pantalla la ventana de solicitudes de cotizacin.
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www.siadsoft.com 3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIN La ventana de solicitudes de cotizacin muestra todas las solicitudes de cotizacin realizadas durante el ao y principalmente el ao de su ejecucin, nmero, sector, fecha, referencia y si fue o no anulado. As mismo esta ventana contiene en la parte inferior derecha 6 iconos de ayuda que facilitan la labor del trabajador de logstica, tales funciones de los iconos se detallan a continuacin: Buscar Nuevo Editar Eliminar Imprimir Salir
VENTANA: SOLICITUDES DE COTIZACION
Para nuestros propsitos haremos click en la opcin nuevo, el cual nos permite ingresar a una ventana, titulada ingreso de solicitudes de cotizacin. La ventana de solicitudes de cotizacin: Es el lugar donde el trabajador del rea de logstica va a realizar la cotizacin del cuadro de necesidades o de varios cuadros de necesidades, especificando los bienes o servicios que desea cotizar. En la necesidad de poder explicar bien esta ventana, que es como, se llena y para qu sirve, mas adelante presentamos dos imgenes de la misma, en la parte A muestra las partes de la ventana y sus principales caractersticas (aun sin llenar) y en la parte B indicamos como trabajar con ella (es decir, la ventana ya est llena con los datos requeridos).
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www.siadsoft.com La ventana de solicitudes de cotizacin presenta en la parte superior los siguientes puntos: Sector, numero fecha y ao, que son llenados automticamente por el sistema es por eso que aparece sombreado. Seguidamente presenta los siguientes puntos, que si deben ser llenados por el trabajador, y que son: Referencia: indicando la accin y/o actividad Glosa: indicaciones para la cotizacin y/o algunas especificaciones Tambin presenta dos hojas de trabajo, la primera en el margen izquierdo muestra todos los cuadros de necesidades, en tanto que la segunda hoja de trabajo muestra todos los cuadros de necesidades (previamente seleccionados) que se van a cotizar. En el espacio que dista a las dos hojas de trabajo encontramos dos iconos en representacin de flecha. La flecha superior (en direccin hacia la derecha) permite colocar un tem o cuadro de necesidad seleccionado en la hoja de cotizacin (segunda hoja de trabajo), la flecha inferior (en direccin izquierda) permite colocar o regresar un tem de la segunda hoja a la primera hoja. VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (A)
Una vez llenado la ventana, el cual se puede apreciar en la siguiente imagen (B), un dato importante es que en la parte superior de la primera hoja encontramos la opcin buscar, en la celda o casillero en blanco que est en el margen izquierdo de dicha opcin de bsqueda podemos colocar el nmero de cuadro de necesidad que deseamos cotizar. Tambin es importante recalcar que podemos trabajar con varios cuadros de necesidad repitiendo la opcin de bsqueda. Una vez realizada la labor del trabajador de logstica solo queda grabar, para lo cual podemos hacer click en la opcin grabar o simplemente pulsar F9.
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www.siadsoft.com VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (B)
Vista previa de muestro modelo de solicitud de cotizacin.
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www.siadsoft.com IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES 4.3 COMO INGRESAR AL CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES Para ingresar al cuadro comparativo de cotizaciones, en la ventana de sistema de logstica de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen cuadro comparativo de cotizaciones, a continuacin haremos click.
Inmediatamente saldr una ventana titulada cuadro de cotizacin, la misma que mostramos en la siguiente imagen. 4.4 CUADRO DE COTIZACIN La ventana de cuadro de cotizacin presenta todas las cotizaciones indicando como referencia los siguientes puntos: Ao Numero de cuadro Sector Numero de solicitud de cotizacin Fecha de solicitud Y si est o no anulado
Por otro lado es necesario indicar que en la parte inferior derecha de la ventana del cuadro de cotizacin se presenta las siguientes opciones: Buscar: Busca determinada cotizacin Nuevo: podemos ingresar una nueva cotizacin Editar: Nos permite editar de nuevo alguna cotizacin ya elaborada Eliminar: Nos permite eliminar alguna cotizacin. Imprimir: Nos permite imprimir la cotizacin seleccionada. Salir: Nos permite salir de la ventana cuadro de cotizacin.
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www.siadsoft.com VENTANA: CUADRO COMPARATIVO SOLICITUD DE COTIZACION
Para realizar o ingresar una nueva cotizacin haremos click sobre la opcin nuevo de la ventana cuadro de cotizacin, y enseguida el sistema nos mostrara un cuadro de dialogo titulado cuadro comparativo de cotizaciones. Este cuadro presenta los siguientes puntos: Ao, fecha y sector (llenados automticamente por el sistema), el detalle importante es llenar la casilla en blanco de numero de solicitud de cotizacin (Nro. S/C) tambin se requiere llenar la glosa que puede ser algunas especificaciones de la cotizacin. El cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, tambin presenta dos hojas de trabajo una hoja superior denominada proveedores ofertantes y una hoja inferior denominada productos. Tambin se puede notar en la parte inferior derecha cinco opciones, las cuales detallamos a continuacin: Grabar Prov.: nos permite grabar solo proveedores Buena pro: Nos permite dar la buena pro a cualquiera de los proveedores Imprimir: Nos permite imprimir Grabar: Nos permite guardar el cuadro comparativo de cotizaciones Salir: Nos permite salir del cuadro de dialogo.
Es importante recalcar que hasta el momento solo est habilitada la opcin grabar proveedores y salir esto debido a que todava no se ha seleccionado ningn proveedor. Para seleccionar un proveedor debemos presionar F2.
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www.siadsoft.com CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
En el momento de pulsar F2 aparecer una ventana titulada proveedores que nos muestra dos hojas de datos: la del costado izquierdo muestra los rubros, en tanto que la segunda hoja muestra los proveedores que tiene registrado el sistema para el rubro seleccionado. Una vez seleccionado el proveedor adecuado, se tiene que indicar o completar las casillas en blanco de la parte inferior de la ventana como IGV, forma de pago, valides de la oferta y fecha, luego finalmente hacemos click sobre la opcin grabar o en su defecto pulsar F9.
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www.siadsoft.com VENTANA PROVEEDORES
A continuacin regresaremos al cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, y en el cual podemos encontrar ya los proveedores seleccionados anteriormente ahora el siguiente paso a dar es ubicarnos en la opcin Grabar Proveedores, esto para que se habilite la opcin importar bienes de solicitud de cotizacin (que se encuentra en el intermedio de las dos hojas de trabajo). Para ello primero seleccionaremos el proveedor luego click sobre la opcin importar bienes de solicitud de cotizacin y podremos ver en la hoja inferior, de productos, todos los bienes que podemos cotizar al proveedor. En resumen podemos simplificar los pasos sealados apreciando la imagen de abajo que muestra cuatro pasos primordiales para llenar correctamente el cuadro comparativo de cotizaciones.
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www.siadsoft.com CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
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www.siadsoft.com Ahora una vez concretado el cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, solo resta hacer click sobre la opcin guardar o simplemente pulsar F9. Tambin es necesario anotar que una vez guardado, el botn Imprimir se habilitaran automticamente.
V. ORDENES DE COMPRA 5.3 COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA Para ingresar a orden de compra, nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de sistema de logstica de SiadSoft, especficamente en el men Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen ordenes de compra, a continuacin haremos click.
5.4 ORDENES DE COMPRA Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada rdenes de Compra en el cual podemos ver todas las rdenes de compra elaboradas en el transcurso del ao. Tambin se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:
Numero Siaf Fecha Almacn RUC Proveedor
Afectado Validado Importe Y si fue o no anulado
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Tambin se puede apreciar en la parte inferior derecha las siguientes opciones: Buscar: Busca determinada orden de compra. Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de compra. Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de compra ya elaborada. Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de compra. Imprimir: Nos permite imprimir una orden de compra seleccionada. Salir: Nos permite salir de la ventana rdenes de compra. VENTANA: ORDENES DE COMPRA
Para ingresar una nueva orden de compra hacemos click en la opcin Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de rdenes de Compra. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes caractersticas, en la parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos: Ao Almacn N de orden de compra Proveedor Fecha Referencia Fuente de financiamiento Tipo de gasto Sector Glosa Tambin presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha: imprimir, importar (permite enlazarnos a otra ventana para seleccionar los cuadros de necesidades de los cuales se va a efectuar su orden de compra) grabar y salir.
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INGRESO DE RDENES DE COMPRA
Al dar click en la opcin importar entraremos a otra ventana titulada Seleccionar modo de importacin. Esta ventana tiene dos opciones importantes ubicadas en la parte superior, las cuales son: Importar desde el cuadro comparativo: referido a importar informacin desde el cuadro comparativo de cotizaciones. Importar desde el cuadro de necesidades: referido a importar informacin desde el cuadro de necesidades. Para poder entender mejor como trabajar con las opciones antes descritas presentaremos a continuacin su explicacin individualmente de cada de ellos, pero no olvidar que nuestra intencin es importar los bienes o servicios para los cuales se va a efectuar la orden de compra, y que una vez hecho esto, regresaremos automticamente al cuadro de dialogo ingreso de rdenes de compra. 5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecer en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotizacin, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotizacin que deseamos ordenar comprar, al realizar esta accin, saldr la informacin adicional en las hojas tanto superior derecha(informacin proveedor) e inferior(informacin del bien o servicio). Para finalizar hacer click sobre la opcin Importar la lista de los productos con buena pro, esto siempre y cuando el requerimiento haya tenido certificacin y/o afectacin presupuestal mientras tanto no le mostrara los tems del requeriemiento.
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5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecer en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad que deseamos ordenar comprar, al realizar esta accin, saldr la informacin adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos los tems requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opcin Importar productos y/o servicios.
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Una vez que hemos seleccionado los bienes para los cuales se va a efectuar la orden de compra. En la siguiente imagen podemos ver ya el cuadro de dialogo Ingreso de rdenes de Compra completo. Despus del proceso ya explicado llenamos los espacios en blanco de la cabecera como por ejemplo proveedor, almacn, tipo de gasto para lo cual ubicaremos el cursor sobre cada una de ellas y pulsaremos F3 y enseguida seleccionaremos el tipo de proveedor o en su defecto el tipo de almacn o tipo de gasto. Finalmente haremos click sobre la opcin Grabar.
Despus de haber grabado la orden de compra podremos apreciar que se habilita la opcin imprimir y aparecer en pantalla el siguiente cuadro de dialogo otra vez daremos click sobre la opcin imprimir.
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Y ahora si podemos tener una vista previa de la orden de compra elaborada con el sistema SiadSoft, la cual podemos apreciar en la imagen de abajo.
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VI. ORDEN DE SERVICIO 6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO Para ingresar a orden de servicio, nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de sistema de logstica de SiadSoft, especficamente en el men Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen ordenes de servicio, a continuacin haremos click.
ORDENES DE SERVCIO Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada rdenes de Servicio en el cual podemos ver todas las rdenes de servicio elaboradas en el transcurso del ao. Tambin se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos: Numero Siaf Fecha Almacn RUC Proveedor Afectado Validado Ingreso almacn Importe Y si fue o no anulado
Tambin se puede apreciar en la parte inferior derecha, las siguientes opciones: Buscar: Busca determinada orden de servicio. Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de servicio. Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de servicio ya elaborada. Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de servicio. Imprimir: Nos permite imprimir una orden de servicio seleccionada. Salir: Nos permite salir de la ventana rdenes de Servicio.
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VENTANA RDENES DE SERVICIO
Para ingresar una nueva orden de servicio hacemos click en la opcin Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de Ordenes de Servicio. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes caractersticas, en la parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos: Ao N de orden de servicio Fecha Fuente de financiamiento Sector Reg. Siaf Proveedor Referencia Tipo de gasto Glosa
VENTANA INGRESO DE RDENES DE SERVICIO
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Tambin presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha como son: imprimir (todava no habilitado), importar, grabar y salir. Como se podr dar cuenta hay una gran similitud con la ventana de ingreso de rdenes de compra, en si ambas son rdenes de compra de algn bien o servicio, sin embargo la ventana de ingreso de ordenes de servicio no presenta la casilla de almacn, claro est porque los servicios no se almacenan. Para proceder a llenar cuadro de dialogo ingreso de rdenes de servicio haremos click sobre la opcin Importar, enseguida saldr una ventana titulada seleccionar modo de importacin, que presenta dos funciones importantes: Importar desde el cuadro comparativo: Referido a importacin de informacin de servicios requeridos desde el cuadro comparativo de cotizaciones. Importar desde el cuadro de necesidades: Referido de importacin de informacin desde el cuadro de necesidades. 6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecer en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotizacin, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotizacin que deseamos ordenar comprar, al realizar esta accin, saldr la informacin adicional en las hojas tanto superior derecha(informacin proveedor) e inferior(informacin del bien o servicio). Para finalizar hacer click sobre la opcin Importar la lista de servicios con buena pro.
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6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES Si es que vamos a importar informacin sobre los requerimientos de servicios, desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecer en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad de servicios que deseamos ordenar comprar, al realizar esta accin, saldr la informacin adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos los tems o bies requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opcin Importar productos y/o servicios.
UNA vez realizado el procedimiento antes explicado el sistema por defecto nos regresa al cuadro de dialogo Ingreso de ordenes de servicio y cmo podemos apreciar en la imagen de abajo ya est debidamente lleno ahora lo que resta es colocarnos en la casilla de proveedor y tipo de gasto y pulsar F3 para llenarlos de la manera adecuada. Tambin ubicaremos el cursor en la hoja del detalle especficamente en la columna debe y pulsar otra vez F3 para llenar adecuadamente la celda. Finalmente damos click sobre la opcin grabar o en su defecto presionar F9.
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Una vez que hemos guardado, recin se habilitara la opcin imprimir pero para comprobar que se efectu la orden de servicio regresamos a la ventana ordenes de servicio y podemos apreciar que el ultimo tem de la hoja es precisamente la orden de servicio recin elaborada. Con el cursor nos posicionamos sobre ella y damos click en editar si queremos modificar o imprimir para tener una vista previa del documento de la orden de servicio.
En la imagen de abajo podemos apreciar ya el documento de orden de servicio elaborado por el sistema SiadSoft
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INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE ALMACEN El internamiento automtico de almacn te permite girar la orden de internamiento a almacn directamente desde las rdenes de compra pendientes o que aun no estn en almacn. COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE BIENES DESDE ORDEN DE COMPRA Para ingresar Internamiento automtico de bienes desde orden de compra , nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de sistema de logstica de SiadSoft, especficamente en el men Almacn luego nos deslizaremos hasta el submen internamiento automtico de bienes desde O/C , a continuacin haremos click.
Enseguida ingresaremos a la ventana ingreso de rdenes a almacn, la cual podemos apreciar en la siguiente imagen. La ventana de ingreso de rdenes a almacn presenta tres hojas de trabajo las cuales detallaremos a continuacin: rdenes de compra pendientes de ingreso en la fecha de internamiento (ubicada en la parte superior izquierda), muestra tambin el numero de la orden de compra, fecha, RUC del proveedor, nombre del proveedor, representante legal del proveedor, si fue o no anulado dicha orden de compra y as mismo presenta una columna (I) que sirve para seleccionar cualquier orden de compra pero que no est anulada. Seleccin a ingresar (ubicada en la parte superior derecha) muestra el cdigo, ao y nmero de orden de compra, solamente de las rdenes de compra que han sido seleccionadas para ingresar a almacn.
Detalle de la orden (ubicada en la parte inferior) muestra la lista de productos o bienes, de cada orden de compra, que ingresaran a almacn, indicando su cdigo, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, gasto, debe, haber, cdigo del nemnico.
La lgica de trabajo de esta ventana es de la siguiente manera seleccionar la orden de compra que se desea ingresar a almacn, para lo cual seleccionamos haciendo click en la columna (I), especficamente en las casillas en blanco, recurdese que no deben estar anuladas. Notara UD. Que en la segunda hoja que dice seleccin a ingresar, aparecer la orden de compra que UD. ya selecciono antes, por otro lado en la tercera hoja (inferior) aparecer los productos o bienes de la orden de compra seleccionada, especificada al detalle. Si est conforme con ingresar a almacn, todas las ordenes de compras seleccionadas, solo resta hacer click en la opcin importar orden de compra (ubicado en la parte inferior derecha). Ntese adems que el total de ingreso generado por cada orden de compra se muestra en la casilla ubicada por encima de la opcin importar orden de compra.
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VENTANA INGRESO DE RDENES A ALMACEN
Sin ms que anotar, ubicamos el cursor sobre la opcin importar O/C, en seguida saldr en pantalla el siguiente cuadro de dialogo y hacemos click en la opcin Si
Seguidamente ingresamos al siguiente cuadro de dialogo y hacemos click sobre aceptar y listo la orden de ingreso a almacn ya est hecha.
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INTERNAMIENTO MANUAL DE ALMACN El internamiento manual de almacn te permite gira una orden de internamiento a almacn manualmente, es decir el trabajador de logstica puede crear una orden de internamiento a almacn de los productos o bienes requeridos o el que el crea conveniente ingresar. COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO DE BIENES ENTRADAS Para ingresar Internamiento manual de bienes entrada, nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de sistema de logstica de SiadSoft, especficamente en el men Almacn luego nos deslizaremos hasta el submen Internamiento manual de bienes entrada, a continuacin haremos click.
Seguidamente ingresaremos a la ventana Entrada de Bienes a Almacn. Esta ventana nos muestra el nmero asignado a la orden de internamiento de ingreso a almacn, el documento, el tipo de gasto, el gestor, el almacn, y fecha. Tambin es importante hacer notar las opciones ubicadas en la parte inferior derecha y las cuales son: Buscar: Permite buscar la orden de ingreso almacn que se requiera. Nuevo: Permite crear una nueva orden de ingreso a almacn. Editar: Permite editar otra vez la orden de ingreso a almacn. Eliminar: Permite eliminar cualquier orden de ingreso a almacn seleccionado. Imprimir: Permite imprimir y tener una vista previa. Salir: Permite salir de la ventana.
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VENTANA: ENTRADA DE BIENES A ALMACEN
Si queremos crear la orden de entrada de bienes a almacn simplemente hacemos click sobre la opcin Nuevo de la ventana Entrada de Bienes a Almacn. Si hacemos esto ingresaremos al cuadro de dialogo denominado Mantenimiento Ingresos, el cual nos detalla los siguientes puntos: Numero de documento, ao de ejecucin y fecha Gestor: referido al proveedor Tipo de gasto: Especifica el tipo de gasto (gasto corriente/inversiones) Documento: Especifica el documento de internamiento. Glosa: Algunas especificaciones o motivos de la orden de internamiento.
Para poder completar las casillas vacas adecuadamente, el sistema te permite pulsar F3 para la ayuda en cada casilla en blanco. En la parte del detalle se especifica los productos o bienes que van a ser internados en almacn especificando su cdigo, la descripcin del producto, la unidad de medida, cantidad, el valor unitario, el valor total, el debe y el haber. Tambin se puede notar unas indicaciones por debajo de la parte del detalle. Por ejemplo para ingresar un nuevo producto pulsamos la tecla F2, para modificar alguno de los productos de la lista del detalle solo basta con pulsar F4, y si deseamos eliminar algn tem de la lista solo lo seleccionamos y presionamos la tecla DEL o suprimir. El cuadro de dialogo presenta en la parte inferior derecha tres opciones: imprimir, grabar y salir. La opcin imprimir te permite tener una vista previa del documento, la opcin grabar te permite guardar y la opcin salir te permite salir de la ventana. Finalmente hacemos clic sobre la opcin grabar o en su defecto pulsamos F9, esta accin la podemos apreciar en la imagen, una vez que guardamos el sistema por defecto nos arrojara de nuevo a la ventana Entrada de bienes a Almacn, si nos fijamos bien podemos ver que el ultimo tem de la lista, es precisamente el que acabamos de elaborar
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Una vez pulsado F2 se muestra la siguiente ventana en la que Ud. Podr ingresar de manera manual el bien. Finalmente click en Grabar F9 para culminar la operacin y volver a la pantalla inicial.
Luego de estar conforme con los datos ingresados, nuevamente click en Grabar F9 y as finalmente se habr podido ingresar correctamente el bien.
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MANUAL DE LOGISTICA y ALMACEN

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1.4 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA

Reportes Utileras Ayuda

II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES

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www.siadsoft.com VENTANA MANTENIMIENTO CUADRO DE NECESIDADES LLENO

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VENTANA: SOLICITUDES DE COTIZACION

www.siadsoft.com VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (B)

Vista previa de muestro modelo de solicitud de cotizacin.

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www.siadsoft.com VENTANA: CUADRO COMPARATIVO SOLICITUD DE COTIZACION

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www.siadsoft.com CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

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www.siadsoft.com VENTANA PROVEEDORES

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www.siadsoft.com CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

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Numero Siaf Fecha Almacn RUC Proveedor

Afectado Validado Importe Y si fue o no anulado

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INGRESO DE RDENES DE COMPRA

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VENTANA RDENES DE SERVICIO

VENTANA INGRESO DE RDENES DE SERVICIO

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VENTANA INGRESO DE RDENES A ALMACEN

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VENTANA: ENTRADA DE BIENES A ALMACEN

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