CONSILIUL NAIONAL PENTRU COMBATEREA DISCRIMINRII

AUTORITATE PUBLIC AUTONOM

Bucureti, P-a Walter Mrcinenu nr.1- 3, Sector 1 tel: 021-312 65 79, fax: 021- 312 65 78

Anexa nr. 1

APROBAT, PREEDINTE CSABA FERENC ASZTALOS

NORME METODOLOGICE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN DIN CADRUL CONSILIULUI NAIONAL PENTRU COMBATEREA DISCRIMINRII
1

CUPRINS

PARTEA I APLICAREA NORMELOR GENERALE DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA

A. DISPOZIII GENERALE..6 1. Definiia auditului public intern......6 2. Tipuri de audit ....6

B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA...6 3. Organizarea auditului public intern n Romnia.....6 4. Atribuiile compartimentului de audit public intern din cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii...7

C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN I AUDITORILOR INTERNI ...............9 5. Norme de calificare.........9 5.1. Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern ..............9 5.2. Independen i obiectivitate ........9 5.3. Competena i contiina profesional........11 5.4. Programul de asigurare i mbuntire a calitii....13 6. Norme de funcionare a auditului public intern ...13 6.1. Cerine privind funcionarea compartimentului de audit public intern..13 6.2. Obiective aferente unei activiti de audit public intern.....16

PARTEA a-II-a NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN 7. Schema general privind derularea misiunii de audit public intern..17 8. Pregtirea misiunii de audit public intern.19 8.1. Ordinul de serviciu..19 8.2. Declaraia de independen........19 8.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern....19 8.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor......19 8.5. Identificarea obiectelor auditabile......20 8.6. Analiza riscurilor.....20 8.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern.......24 8.8. Deschiderea interveniei la faa locului..25 8.9. Notificarea privind realizarea interveniilor la faa locului...25 9. Intervenia la faa locului (munca de teren)......26 9.1. Definire i etape .........26 9.2. Tehnici i instrumente de audit public intern..........26 9.3. Dosarele de audit public intern.......28 9.4. Revizuirea ...29 9.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern ....29 9.6. edinta de nchidere a interveniei la faa locului ..29 10. Raportul de audit public intern ..29 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raportul intermediar)......29 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern 30 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern...30 10.4. Reuniunea de conciliere ...30 10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern ......31 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern ....... 31 11. Urmrirea recomandrilor .... 31 11.1. Responsabilitatea structurii auditate .. 31 11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern ....32 12. Supervizarea misiunii de audit public intern .32

PARTEA a-III-a GHID PROCEDURAL 13. Procedura P 01 Ordinul de serviciu.... 33 14. Procedura P 02 Declararea independenei...... 34 15. Procedura P 03 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern ... 36 16. Procedura P 04 Colectarea i prelucrarea informaiilor...... 38 17. Procedura P 05 Analiza riscurilor....40 18. Procedura P 06 Elaborarea programului de audit ...42 19. Procedura P 07 edinta de deschidere.....46 20. Procedura P 08 Colectarea informaiilor.....48 21. Procedura P 09 Constatarea i raportarea iregularitilor........53 22. Procedura P 10 Revizuirea documentelor de lucru..............54 23. Procedura P 11 edina de nchidere.......55 24. Procedura P 12 Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern..........57 25. Procedura P 13 Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern......59 26. Procedura P 14 Reuniunea de conciliere.........60 27. Procedura P 15 Raportul de audit public intern...61 28. Procedura P 16 Supervizarea...63 29. Procedura P 17 Difuzarea Raportului de audit public intern.. 63 30. Procedura P 18 Urmarirea recomandrilor......64

PARTEA a-IV-a GLOSAR 31. Glosar .....67

ABREVIERI

UCAAPI: Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern DGFP: Direcia General a Finanelor Publice CLC: Chestionarul de luare la cunotin CCI: Chestionarul de control intern CLV: Chestionarul lista de verificare FIAP: Fia de identificare i analiza problemelor IT: Tehnologia informaiei FCRI: Formular de constatare i raportare a iregularitilor

PARTEA I APLICAREA NORMELOR GENERALE DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA A. DISPOZIII GENERALE 1. Definiia auditului public intern Auditul public intern reprezint o activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. 2. Tipuri de audit Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern definete urmtoarele tipuri de audit: a) Auditul de sistem - reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; b) Auditul performanei - examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) Auditul de regularitate - reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice, care le sunt aplicabile.

B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA 3. Organizarea auditului public intern n Romnia n conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel: a) UCAAPI - structur distinct n cadrul Ministerului Finanelor Publice, constituit din compartimente de specialitate, n directa subordonare a
6

ministrului finanelor publice, avnd atribuii de coordonare, evaluare, sintez n domeniul activitii de audit public intern la nivel naional, care efectueaz i misiuni de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale. UCAAPI este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul CAPI; b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialiti din afara Ministerului Finanelor Publice, condus de un preedinte. CAPI sprijin UCAAPI n definirea strategiei i mbuntirii activitii de audit public intern n sectorul public; c) Compartimentele de audit public intern din entitile publice structuri funcionale de baz n domeniul auditului public intern, care exercit efectiv funcia de audit public intern. 4. Atribuiile compartimentului de audit public intern din cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii Compartimentul de audit public intern se organizeaz n mod obligatoriu la nivelul fiecrei entiti publice. n conformitate cu art. 4 din Legea auditului public intern, la nivelul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, auditul public intern este constituit ca un compartiment distinct n cadrul Organigramei (1 post), fiind direct subordonat Preedintelui Consiliului. n conformitate cu art. 11 din Legea auditului public intern, atribuiile compartimentului de audit public intern sunt: a) elaboreaz norme metodologice specifice Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, cu avizul UCAAPI; b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; Auditul public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate n cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: - angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare;
7

- vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere i control, precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice. d) informeaz UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, precum i despre consecinele acestora; Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI, sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i consecinele neimplementrii acestora, nsoite de documentaia relevant, trimestrial, n termen de 10 zile de la ncheierea trimestrului. e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI, la cererea acesteia rapoarte periodice privind constatrile, concluziile i recomandrile rezultate din activitile de audit. f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatri, concluzii i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea recomandrilor, eventualele iregulariti/prejudicii constatate n timpul misiunilor de audit public intern, precum i informaii referitoare la pregtirea profesional. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI, pn la 25 ianuarie. g) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i structurii de control intern abilitate. n situaia n care n timpul misiunilor de audit public intern se constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, auditorul intern trebuie s ntiineze preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i
8

structura de inspecie sau o alt structur de control intern stabilit de preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, n termen de 3 zile. n cazul identificrii unor iregulariti majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate s o suspende cu acordul preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, care a aprobat-o, dac din rezultatele preliminare ale verificrii se estimeaz c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaii insuficiente, etc.).

C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN I AUDITORILOR INTERNI 5. Norme de calificare 5.1. Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern 5.1.1. Carta auditului intern definete obiectivele, drepturile i obligaiile auditului intern i este elaborat de ctre fiecare conductor al compartimentului de audit public intern i aprobat de preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii. Carta auditului intern informeaz despre obiectivele i metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre auditor i auditat i promoveaz regulile de conduit. 5.1.2. Codul privind conduita etic a auditorului intern reprezint un ansamblu de principii i reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este de a promova cultura etic n viziunea global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte n exercitarea atribuiilor. 5.2. Independen i obiectivitate 5.2.1. Independena organizatoric Compartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, exercitnd o funcie distinct i independent de activitile entitii publice. Prin atribuiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerinelor externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor acesteia.

5.2.2. Obiectivitate individual Auditorii interni trebuie s aib o atitudine imparial, s nu aib prejudeci i s evite conflictele de interese. Auditorii interni trebuie s-i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern. 5.2.2.1 Numirea/destituirea efului compartimentului de audit public intern eful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, cu avizul UCAAPI, astfel: a) Numirea efului compartimentului de audit public intern din cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, n conformitate cu procedura stabilit de aceasta. b) Destituirea efului compartimentului de audit public intern din cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, n conformitate cu procedura stabilit de aceasta. 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni Numirea/revocarea auditorilor interni se face de ctre preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, numai cu avizul prealabil al efului compartimentului de audit public intern, astfel: a) Pentru acordarea avizului n vederea numirii auditorilor interni, eful compartimentului de audit public intern analizeaz dosarele de nscriere depuse de candidaii pentru ocuparea funciei de auditori interni i poate avea consultri directe cu acetia, cu 5-10 zile nainte de data susinerii examenului. Dosarele de nscriere vor cuprinde n mod obligatoriu declaraiile candidailor privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitile auditorilor interni, precum i scrisori de recomandare. n cazul obinerii unui aviz favorabil, numirea n funcie se face de ctre preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, n conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea i desfurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcii; b) Pentru revocarea auditorilor interni, preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii ntiineaz eful compartimentului de audit public intern despre intenia de revocare a unui auditor intern i despre motivele acesteia. eful compartimentului de audit public intern analizeaz motivele, efectueaz investigaii, are consultri directe cu acetia, dup caz, i n termen de 10 zile prezint avizul favorabil/nefavorabil revocrii.
10

5.2.3. Pierderea independenei i obiectivitii auditorilor interni Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membri organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceast interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se gsesc ntr-una din situaiile prevzute mai sus, au obligaia de a informa de ndat, n scris, conductorul entitii publice i eful structurii de audit public intern.

5.3. Competena si contiina profesional 5.3.1. Competena Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea eficacitii activitii de audit. Auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i alte competene necesare pentru a-i exercita responsabilitile individuale, mai ales: - competena n vederea aplicrii normelor, procedurilor i tehnicilor de audit; - competena n ceea ce privete principiile i tehnicile contabile; - cunoaterea principiilor de baz n economie, n domeniul juridic i n domeniul tehnologiilor informatice; - cunotine suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate i fraud, nefiind n sarcina auditorilor interni investigarea acestora; - capacitatea de a comunica oral i n scris, de a putea expune clar i eficient obiectivele, constatrile i recomandrile fiecrei misiuni de audit public intern. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun n mod colectiv de toat competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit.
11

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane cu o pregtire i experien corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiz analitic, eantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. Conductorul compartimentului de audit public intern trebuie s se asigure c pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnai posed cunotinele, ndemnarea i competenele necesare pentru desfurarea corect a misiunii. Pentru cunotine de strict specialitate pot fi contractate servicii de expertiz/ consultan din afara Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii. 5.3.2. Contiina profesional Auditorul intern trebuie s depun toate eforturile n decursul exercitrii funciei sale i s ia n consideraie urmtoarele elemente: - perioada de lucru necesar pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea i importana domeniilor auditate; - pertinena i eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor i de control; - probabilitatea existenei erorilor, iregularitilor i a unor disfuncionaliti semnificative; - costurile implementrii unor controale suplimentare n raport cu avantajele preconizate. Fiind contient c procedurile de audit public intern nu pot garanta c toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie s dea dovad de o vigilen sporit n ceea ce privete riscurile semnificative susceptibile s afecteze obiectivele, activitile i resursele entitii publice.

5.3.3. Pregatirea profesional continu Auditorii interni trebuie s-i mbunateasc cunotinele i practica profesional printr-o pregtire continu. Conductorul compartimentului de audit public intern, respectiv preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, va asigura condiiile necesare pregtirii profesionale, perioada destinat n acest scop fiind de minim 15 zile pe an. n scopul auditrii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice. Competena i capacitatea acestor servicii trebuie s fie verificate i lucrrile supervizate de ctre structura de audit public intern solicitant.

12

5.4. Programul de asigurare i mbuntire a calitii 5.4.1. Definire Conductorul compartimentului de audit public intern trebuie s elaboreze un program de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure ca normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de auditorii interni. 5.4.2. Evaluarea programului de calitate Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. 5.4.2.1. Evaluarea intern Evaluarea intern presupune efectuarea de controale permanente, prin care conductorul compartimentului de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii misiunilor de audit intern sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit public intern. n acest cadru supervizarea realizrii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienelor, iniierea mbuntirilor necesare unei derulri corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit public intern i planificarea activitilor de perfecionare profesional. 5.4.2.2. Evaluarea extern Evaluarea extern este efectuat de ctre UCAAPI prin: - verificarea respectrii normelor, instruciunilor i a Codului privind conduita etic a auditorului intern, cel puin o dat la cinci ani, iniiindu-se msurile corective necesare n colaborare cu preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii; - avizarea numirii/ destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din cadrul Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii.

6. Norme de funcionare a auditului public intern 6.1. Cerine privind funcionarea compartimentului de audit public intern Conductorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfaurarea activitilor de audit public intern.
13

6.1.1. Planificarea activitii de audit public intern bazat pe analiza riscurilor 6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se ntocmete anual de ctre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face n funcie de urmtoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii este obligat s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI s fie introduse n planul anual de audit public intern al Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat; d) Numrul entitilor publice subordonate; e) Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonat; g) Recomandrile Curii de Conturi. Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz. Preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva instituiei publice mpreun cu referatul de justificare n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale. 6.1.1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan. Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal i alte elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective.
14

6.1.1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urmtoarea structur: - scopul aciunii de auditare; - obiectivele aciunii de auditare; - identificarea/descrierea activitii/operaiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfura aciunea de auditare; - durata aciunii de auditare; - perioada supus auditrii; - numrul de auditori proprii antrenai n aciunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de servicii de expertiz/consultan (dac este cazul); - numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. 6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de: - Modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului; - Solicitrile UCAAPI de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii. 6.1.2. Gestiunea resurselor umane Conductorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor de audit public intern i trebuie s asigure resursele necesare ndeplinirii planului de audit public intern n mod eficient. 6.1.3. Reglementarea activitii compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern elaboreaz norme specifice Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, cu avizul UCAAPI. Fiecare compartiment de audit public intern, organizat n conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat s elaboreze norme metodologice proprii. Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, semnate pe fiecare pagin, de auditorul intern care le-a elaborat.
15

Compartimentele de audit public intern abilitate s avizeze normele proprii entitilor publice sunt obligate s le avizeze n termen de 30 de zile i s ntiineze entitatea n cauz. Compartimentele de audit public intern abilitate s avizeze normele proprii entitilor publice, pot solicita eventuale clarificri, modificri, completri ale acestora. Conductorii entitilor publice vor lua msurile necesare pentru soluionarea operativ a acestor solicitri. 6.1.4. Raportarea activitii de audit public intern Raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, este transmis preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Compartimentul de audit public intern asigur: a) raportarea periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; b) elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern; c) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, se raporteaz imediat preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i structurii de control intern abilitate; d) informarea UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; e) verificarea i raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. 6.2. Obiective aferente unei activiti de audit public intern 6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor Auditul public intern trebuie s sprijine preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii n identificarea i evaluarea riscurilor semnificative contribuind la mbuntirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie s supravegheze i s evalueze eficacitatea acestui sistem. Auditul public intern trebuie s evalueze riscurile aferente operaiilor i sistemelor informatice ale entitii publice, privind: - fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale; - eficacitatea i eficiena operaiilor; - protejarea patrimoniului; - respectarea legilor, reglementrilor i contractelor. n cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, n cazul n care acestea sunt semnificative.
16

6.2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajut entitatea public s menin un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitii i eficienei acestuia, contribuind la mbunatirea lui continu. Evaluarea pertinenei i eficacitii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evalurii riscurilor i va viza operaiile i sistemele informatice ale Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii din urmtoarele puncte de vedere: - fiabilitii i integritii informaiilor financiare i operaionale; - eficacitii i eficienei operaiilor; - protejrii patrimoniului; - respectrii legilor, reglementrilor i procedurilor. n cursul misiunilor, auditorul intern trebuie s examineze procedurile de control intern n acord cu obiectivele misiunii n vederea identificrii tuturor deficienelor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie s analizeze operaiile i activitile i s determine msura n care rezultatele corespund obiectivelor stabilite i dac operaiile/activitile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie s determine msura n care preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii a definit criterii adecvate de apreciere i dac obiectivele au fost realizate. Dac aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate i de auditorii interni n evaluarea sistemului de control intern. Dac acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, mpreun cu preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, s elaboreze n mod corespunztor aceste criterii. PARTEA a-II-a - NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN Aceast parte prezint metodele i instrumentele utilizate n derularea unei misiuni de audit public intern. 7. Schema general privind derularea misiunii de audit public intern Graficul prezentat mai jos ofer o viziune global asupra procesului de audit public intern. n partea stang a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar n partea dreapt rezultatele obinute cu referire la documentele corespunztoare. n Ghidul procedural sunt descrise procedurile i modelele standard ale documentelor utilizate.

17

Derularea misiunii de audit public intern Etape Proceduri

Iniierea auditului P01, P02, P03

Documente
Ordinul de serviciu A-01 Declaraia de independen A-02 Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern B-01 B-01

Colectarea i prelucrarea informaiilor P04 Pregtirea misiunii de audit public intern Analiza riscurilor P05

Tabelul Puncte tari i puncte slabe C-01 Programul de audit A-03 Programul preliminar al interveniilor la faa locului A03-1

Elaborarea programului de audit public intern P06

Deschiderea edinei P07

Minuta edinei de deschidere

B-02

Teste Colectarea dovezilor P08

A-04 A-05

Formularele constatarilor de audit Constatarea i raportarea iregularitilor P09 Formular de constatare i raportare a iregularitilor

Intervenia la faa locului

A-06

Revizuirea documentelor de lucru P10

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

C-02

nchiderea edinei P11

Minuta edinei de nchidere B-03

Elaborarea proiectului de raport de audit public intern P12 Raportul de audit public intern Transmiterea proiectului de Raport P13

Proiect de raport A07-1

Reuniunea de conciliere P14

Minuta Reuniunii de conciliere B-04

Raportul final P15

Raportul final A07-2

Supervizarea* P16

Lista de supervizare a documentelor

A-08

Difuzarea Raportului de audit public intern P17

Urmrirea recomandrilor

Fia de urmrire a recomandrilor Urmrirea recomandrilor P18

A-09

*) se va efectua pe ntregul parcurs al derulrii misiunii de audit public intern

18

8. Pregtirea misiunii de audit public intern

8.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se ntocmete de conductorul compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit. 8.2. Declaraia de independen Independena auditorilor interni selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarat. n acest sens, fiecare auditor intern trebuie s ntocmeasc o declaraie de independen. 8.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern notific entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 8.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 8.4.1. Colectarea informaiilor n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea/structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea; b) cunoaterea organizrii entitii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; c) identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; e) identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
19

8.4.2. Prelucrarea informaiilor Prelucrarea informaiilor const n : a) analiza structurii/entitii auditate i activitii sale (organigrama, regulamente de funcionare, fie ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; c) analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informaiilor externe referitoare la entitatea/structura auditat.

8.5. Identificarea obiectelor auditabile 8.5.1 Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. 8.5.2. Etapele identificrii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (ce trebuie s fie evitate); c) determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i s elimine riscul. 8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. 8.6. Analiza riscurilor 8.6.1. Definirea riscului Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.
20

8.6.1.1. Categorii de riscuri Categorii de riscuri: a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia insuficient, neactualizat; b) Riscuri operaionale: nenregistrarea n evidenele contabile; arhivare necorespunztoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; c) Riscuri financiare: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar; d) Riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc. 8.6.1.2. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de apariie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora.

8.6.2. Scopul analizei riscurilor Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) s identifice pericolele din entitatea/structura auditat; b) s identifice dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele; c) s evalueze structura/evoluia controlului intern al entitii/structurii auditate.

8.6.3. Fazele analizei riscurilor Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele : a) analiza activitii entitii/structurii auditate; b) identificarea i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativ a activitilor entitii/structurii auditate, cu inciden asupra operaiilor financiare; c) verificarea existenei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i evaluarea acestora; d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc. Auditorii interni trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare a riscurilor semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni.
21

8.6.4. Msurarea riscurilor Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea consecinelor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile de apreciere. 8.6.4.1. Msurarea probabilitii Criteriile utilizate pentru msurarea probabilitii de apariie a riscului sunt: a) aprecierea vulnerabilitii entitii; b) aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apariie a riscului variaz de la imposibilitate la certitudine i este exprimat pe o scara de valori pe trei nivele: - probabilitate mic; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilitii entitii Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toi factorii cu inciden asupra vulnerabilitii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrrii operaiilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprim pe trei nivele: - vulnerabilitate redus; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare. b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitii controlului intern al entitii, pe trei nivele: - control intern corespunztor; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. 8.6.4.2. Msurarea gravitii consecinelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se poate exprima pe o scar valoric pe trei nivele: - impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat.
22

Probabilitate

mare medie mic Impact sczut moderat ridicat

8.6.5. Metoda model de analiz a riscurilor Prezentele norme metodologice exemplific efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmtorilor pai: a) identificarea (listarea) operaiilor/activitilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile, precum i interdependenele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz; b) identificarea ameninrilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaiuni/ activiti, prin determinarea impactului financiar al acestora; c) stabilirea criteriilor de analiz a riscului. Recomandm utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunztor nivel 1; control intern insuficient nivel 2; control intern cu lipsuri grave nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab nivel 1; impact financiar mediu nivel 2; impact financiar important nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus nivel 1; vulnerabilitate medie nivel 2; vulnerabilitate mare nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utiliznd formulele:
23

T = Pi x Ni
i=1

Unde: Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x.x Ni, unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mic, risc mediu, risc mare; g) ierahizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern. Domeniu Obiective Riscuri F/ f Opinie Comentariu Consecine Gradul de ncredere

8.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de ndeplinit), este semnat de conductorul compartimentului de audit public intern i adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii/structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.

8.7.1. Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
24

Programul de audit public intern are drept scopuri: a) asigur conductorul compartimentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor.

8.7.2 Programul preliminar al interveniilor la faa locului Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului.

8.8. Deschiderea interveniei la faa locului 8.8.1. edina de deschidere edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului entitii/structurii auditate. Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e) acceptarea calendarului ntlnirilor; f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern. Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu compartimentul de audit public intern i notificat la conductorul entitii publice. 8.8.2. Minuta edintei de deschidere Data edinei de deschidere, participanii, aspectele importante discutate trebuie consemnate n minuta edinei de deschidere. 8.9. Notificarea privind realizarea interveniilor la faa locului Compartimentul de audit public intern trebuie s notifice entitatea/structura auditat despre programul verificrilor la faa locului, inclusiv perioadele de
25

desfurare. Odat cu aceast notificare trebuie s se transmit i Carta auditului intern. 9. Intervenia la faa locului (munca de teren) 9.1. Definire i etape Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora. Intervenia la faa locului cuprinde urmtoarele etape: a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri; g) verificarea modului de realizare a corectrii aciunilor menionate n auditrile precedente (verificarea realizrii corectrii)

9.2. Tehnici i instrumente de audit intern 9.2.1. Principalele tehnici de audit intern 9.2.1.1.Verificarea - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: a) Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe surse diferite; b) Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor; c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; d) Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul validrii acesteia; e) Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri; f) Garantarea: verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative; g) Urmrirea: reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmririi este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate.
26

9.2.1.2. Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie. 9.2.1.3 Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente. 9.2.1.4. Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct.

9.2.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.2.1. Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunotiin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate; b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele, mijloacele financiare, tehnice i de informare, resursele umane existente. 9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite: - stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea; - stabilirea documentaiei justificative complete; - reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. 9.2.2.3. Formularele constatrilor de audit public intern - se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului public intern. a) Fia de identificare i analiza problemelor (FIAP) - se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i recomandrile pentru rezolvare. FIAP trebuie s fie aprobat de ctre coordonatorul misiunii, confirmat de reprezentanii entitii/structurii auditate i supervizat de eful compartimentului de audit (sau de ctre nlocuitorul acestuia). b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor se ntocmete n cazul n care auditorii interni constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti.
27

Se transmite imediat conductorului compartimentului de audit public intern, care va informa n termen de 3 zile preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.

9.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern prin informaiile coninute asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulrii concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern: a) Dosarul permanent cuprinde urmtoarele seciuni: Seciunea A Raportul de audit public intern i anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraia de independen; - rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandrilor); - fiele de identificare i analiza problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularitilor; - programul de audit. Seciunea B Administrativ: - notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern; - minuta edinei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta edinei de nchidere; - coresponden cu entitatea/structura auditat. Seciunea C Documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat (ndatoriri, responsabiliti, numr de angajai, fiele posturilor, graficul organizaiei, natura i locaia nregistrrilor contabile); - informaii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare i externe; - informaii privind posturile cheie/fluxuri de operaii; - documentaia analizei riscului. Seciunea D Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor acesteia:
28

- revizuirea raportului de audit public intern; - rspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. b) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere i cifre (E, F, G, ) pentru fiecare seciune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit.

9.4. Revizuirea Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor.

9.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt proprietatea Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. 9.6. edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din proiectul Raportului de audit public intern i a calendarului de implementare a recomandrilor. Se ntocmete o minut a sedinei de nchidere.

10. Raportul de audit public intern 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar) n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate urmtoarele cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatrile efectuate; d) se ntocmete pe baza FIAP-urilor.
29

n redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie s fie respectate urmtoarele principii: a) constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o manier pertinent i incontestabil; b) evitarea utilizrii expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios; e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la concluzii); f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: a) scopul i obiectivele misiunii de audit public intern; b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat); c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode i tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale ntocmite n cursul aciunii de audit public intern); d) constatri efectuate; e) concluzii i recomandri; f) documentaia-anex (notele explicative; note de relaii; situaii, acte, documente i orice alt material probant sau justificativ).

10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de ctre auditorii interni.

10.4. Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Se ntocmete o minut privind desfurarea reuniunii de conciliere.
30

10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi nsoit de o sintez a principalelor constatri i recomandri. Conductorul compartimentului de audit public intern trebuie s informeze UCAAPI despre recomandrile care nu au fost avizate de preedintele Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere.

10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Conductorul compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al structurii auditate preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii, care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz.

11. Urmrirea recomandrilor Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit public intern sunt aplicate ntocmai, n termenele stabilite, n mod eficace i c, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Structura auditat trebuie s informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandrilor.

11.1. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n : elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea n practic a recomandrilor; comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor; evaluarea rezultatelor obinute.

31

11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verific i raporteaz la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. Compartimentul de audit public intern va comunica preedintelui Consiliului Naional pentru Combaterea Discriminrii stadiul implementrii recomandrilor.

12. Supervizarea misiunii de audit public intern Conductorul compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfurare a misiunii de audit public intern. Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate, astfel : a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit; b) verific executarea corect a programului misiunii de audit; c) verific existena elementelor probante; d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz n termenele fixate. n cazul n care conductorul compartimentului de audit public intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.

32

PARTEA a III-a GHID PROCEDURAL 13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre compartimentul de audit public intern i se ntocmete de catre conductorul acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura: Conductorul Compartimentului de audit public intern Personalul de secretariat 1. Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte; 2. ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern. 3. Aloc un numar Ordinului de serviciu; 4. Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit. 5. Iau la cunotin de Ordinul de serviciu i de sarcinile repartizate.

Auditorii

Exemplu Model A-01 Entitatea public Nr.Data ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile.i cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la..n perioada..Scopul misiunii de audit este.., iar obiectivele acesteia sunt.. Menionm ca se va efectua un audit de.. Echipa de audit public intern este format din urmtorii auditori..

Conductorul Compartimentului de audit public intern

33

14. PROCEDURA P 02 DECLARAREA INDEPENDENEI Scopul: De a demonstra independena auditorilor fa de entitatea/structura auditat. Premise: n vederea desemnrii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o justificare din partea conductorului Compartimentului de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea. Procedura: Auditorii Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii 1. Completeaz Declaraia de Independen Model A-02; 2. Verific Declaraia de Independen; 3. Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat; 4. Aprob Declaraiile de Independen; 5. ndosariaz Declaraia de independen n dosarul de audit; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupus, informeaz de urgen conducerea.

DECLARAIA DE INDEPENDEN Model A-02 Entitatea public.. A fi completat de ctre auditori, inclusiv consultanii: Numele ......................................................... Data ........... Misiunea de audit public intern . Incompatibiliti n legatur cu entitatea/structura auditat .. Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat(a) n ultimii 3 ani ntr34

Nu

un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membri organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai conductorul Compartimentului de audit public intern de urgen? Auditor, Conductor Compartiment de audit public intern,

Model A-02 Entitatea public Se completeaz de ctre conductorul Compartimentului de audit public intern 1. Incompatibiliti personale (a se trece din pagina anterioar) 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume

Data i semntura
____________________

35

15. PROCEDURA P 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul: S informeze entitatea/structura auditat de declanarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intenioneaz c prin notificarea entitii/structurii auditate s se asigure desfurarea corespunztoare a procedurilor de audit. Procedura: Auditorii 1. Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern; 2. Verific adresa de notificare; 3. Semneaz adresa de notificare; 4. Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii auditate; 5. Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; 6. ndosariaz copia adresei de notificare n dosarul permanent.

Conductorul Compartimentului de audit public intern Personalul de secretariat Auditorii

36

Model B-01 Entitatea public Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Catre De la Ref Prile interesate Conductorul Compartimentului de audit public intern Denumirea misiunii de audit public intern

Stimate().......................... n conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaz ca n perioada de.. s efectum o misiune de audit public intern cu temala (numele entitii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre (numele entitii/structurii auditate) i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile sale ntr-un mod eficient i efectiv. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul interveniei la faa locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugam s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe (numele auditorului) sau pe mine. Cu stim ----------------Conductorul Compartimentului de audit public intern
37

Data -----------

16. PROCEDURA P04 COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

Scopul: Cunoaterea domeniului auditabil l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea/structura auditat. Colectarea informaiilor faciliteaz procedurile de analiz de risc i cele de verificare.

Premise: Colectarea este, n fapt, pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informaiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea; - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii/structurii auditate i activitile sale (organigrama, regulamente de funcionare, fie ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - s identifice constatrile semnificative i recomandrile din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - s identifice surse poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii.

38

Procedura: Auditorii 1. Identific legile i regulamentele aplicabile entitii/structurii auditate; 2. Obin organigrama, regulamentele de funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii/structurii auditate; 3. Identific personalul responsabil; 4. Identific circuitul documentelor; 5. Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; 6. Adun date statistice asupra performanei pentru a-i sprijini n faza de analiz a riscului; 7. Se familiarizeaz cu activitatea entitii/structurii auditate; Conductorul 8. Revede documentaia; Compartimentului 9. Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de audit public auditabile i a criteriilor de analiz de risc. Reevalueaz stabilirea intern obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz.

39

17. PROCEDURA P 05 ANALIZA RISCURILOR Scopul: Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditat, dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii/structurii auditate. Premise: Reprezint un punct de pornire n elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Aprecierea unui risc are la baz dou estimri: - gradul de gravitate al pierderii care poate s rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe i indirecte); - probabilitatea ca riscul s revin (noiune cuantificat formal). Riscurile poteniale se pot concretiza n recomandri de audit, aceastea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile i verificrile anterioare. Punctele forte i punctele slabe se exprim calitativ i cantitativ n funcie de rezultatele ateptate i de condiiile de obinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic urmarit, pentru a asigura buna funcionare a entitii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura: Auditorii 1. Din activitatea desfurat n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, pregtesc o list centralizatoare a obiectelor auditabile; 2. Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor operaiuni/activiti; 3. Stabilesc criteriile de analiz a riscurilor; 4. Stabilesc ponderea fiecarui criteriu al riscului; 5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; 6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat; 7. Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; 8. Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; 9. Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile
40

fcute ctre conductorul Compartimentului de audit public intern; Conductorul 10. Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de Compartimentului audit i a criteriilor de analiz de risc. Reevalueaz stabilirea de audit public obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz; intern 11. Avizeaz Tabelul puncte tari i puncte slabe i Fiele de Constatare i Analiz a Problemelor iniiate pentru fiecare control potenial. Auditorii 12. ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n dosarul permanent, seciunea C.

Exemplu Entitatea public Model C-01 Tabelul PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

Denumirea misiunii de audit..........

Perioada supus auditului ntocmit de ... Data Aprobat de.... Data Opinie Comentariu F/f Consecine Gradul de ncredere

Domeniul

Obiective Riscuri

Ghidul de Evaluare al controlului intern Controlul intern este SLAB Dac conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor, sau reviziile externe. auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite. analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente. procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.

41

POTRIVIT

PUTERNIC

i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe. auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remedire i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului. analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente. conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i nltura problemele. auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme. analiza arat c sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern. procedurile sunt bine susinute de documente.

conducerea

18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul: Asigur conductorul Compartimentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern i asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor. Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza Programului de audit public intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului.

42

Procedura: Auditorii 1. Pregtesc programul de audit, incluznd urmatoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz. 2. Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - colectarea i prelucrarea datelor; - tabelul Puncte tari i puncte slabe; - programul preliminar al interveniilor la faa locului. 3. Organizeaz edina de analiz. 4. Verific Nota i anexele acesteia. 5. Analizeaz i modific dup caz documentele prezentate. 6. Aproba Nota i anexele. 7. ndosariaz programul de audit - Model A-03. 8. Utilizeaz programul de audit n efectuarea misiunii.

Conductorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

Exemplu Model A-03 Entitatea public PROGRAMUL DE AUDIT Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supus auditului.. ntocmit de .... Data. Aprobat de ...... Data Durata Persoanele implicate Locul desfurrii

OBIECTIVE Tema general .. Obiective: A. Enunarea obiectivului (A)

Activiti

43

B. Enunarea obiectivului (B) 1. Ordinul de serviciu Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Auditorii Entitatea public

2. Declaraia de independen 3. Notificarea Obiectivul A Colectarea i prelucrarea informaiilor - testul 1 - testul 2 Prelucrarea testelor

Entitatea public Entitatea public Entitatea public/ Entitatea auditat

Auditorii

Auditorii

Entitatea public/ Entitatea auditat

Elaborarea FIAPurilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea Obiectivul B Colectarea i prelucrarea

Auditorii

Entitatea public

Auditorii Auditorii Auditorii

Entitatea public Entitatea public Entitatea public/

44

informaiilor - testul 1 - testul 2 Prelucrarea testelor

Entitatea auditat

Auditorii

Entitatea public/ Entitatea auditat

Elaborarea FIAPurilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 4. edinta de nchidere

Auditorii

Entitatea public

Auditorii Auditorii Auditorii

5. Elaborarea Proiectului de raport 6. Transmiterea Proiectului de raport

Auditorii Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii

Entitatea public Entitatea public Entitatea public/ Entitatea auditat Entitatea public Entitatea public

7. Reuniunea de conciliere

8. Raportul de audit final

Auditorii

Entitatea public/ Entitatea auditat Entitatea public

45

9. Difuzarea Raportului de audit 10. Urmarirea recomandrilor

Auditorii Auditorii

Entitatea public Entitatea public

Model A03-1 B. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supus auditului ntocmit de ... Data Aprobat de.... Data Auditorii

Obiectivele

Tipul verificrii

Locul testrii Durata testrii

19. PROCEDURA P 07 EDINTA DE DESCHIDERE Scopul: S efectueze o sedin de deschidere cu reprezentanii (denumirea entitii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind auditul. Premise: edina de deschidere servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a edintei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - analiza i acceptul cartei auditorului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii.

46

Procedura: Auditorii Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Reprezentanii entitii/structurii auditate Auditorii 1. Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. 2. Particip la desfurarea edinei de deschidere.

3. ntocmesc Minuta edinei de deschidere (Model B-02) cu urmatoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit public intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere conform prezentei proceduri; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. 4. ndosariaz Minuta edinei de deschidere n dosarul permanent Model B-02

Exemplu MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Model B-02 Entitatea public A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... ntocmit de Verificat de

Perioada auditat Data Data

47

Lista participanilor: Numele Funcia Direcia / Serviciul Nr. telefon

B. Stenograma edinei de deschidere

20. PROCEDURA P 08 COLECTAREA INFORMAIILOR Scopul: Informaiile colectate asigur o eviden suficient, competent i relevant i ofer o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor. Premise: n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de Audit aprobat. Munca n cadrul acestei faze produce dovezi de audit n baza crora auditorii formuleaz constatri, concluzii i recomandri. Procedura: Auditorii 1. Efectueaz testrile i procedurile stabilite n programul de audit; 2. Apreciaz dac dovezile obinute sunt suficiente, relevante, competente i folositoare; 3. Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; 4. Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; 5. Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; 6. La sfritul fazei de colectare a informaiilor, finalizeaz Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; 7. Transmit Fiele de Identificare i Analiza Problemelor conductorului compartimentului de audit public intern;
48

Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii

8. ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit. 9. Analizeaz si aprob testele Model A-04; 10. Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor - Model A-05; 11. Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele Model A-04 i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor Model A-05 - n dosarul permanent;

Exemplu Model A-04 Entitatea public

CHESTIONARUL LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supus auditului ntocmit de .... Data. Aprobat de ...... Data

Obiectivul 1 S evalueze eficiena i eficacitatea controalelor interne asupra operaiunilor entitii/structurii auditate n urmtorul ciclu de operaiuni: - pli - contabilitate ACTIVITATEA DE AUDIT PLI 1. verificai dac exist proceduri scrise 2. verificai dac atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt declarate n proceduri 3. controlai dac angajaii sunt informai despre procedurile care se aplic DA NU Auditori

49

4. verificai dac procedurile asigur separarea sarcinilor 5. verificai dac procedurile sunt aprobate 6. verificai dac procedurile sunt actualizate 7. verificai dac operaiile de control sunt nsoite de liste de verificare (check-list) 8. apreciai calitatea listelor de verificare 9. verificai dac controalele efectuate au fost formalizate (data, semntura) 10. controlai conformitatea plii cu procedurile privind cursul de schimb 11. urmrii plile cu extrasele de cont 12. urmrii plaile n Cartea mare asigurndu-v c sunt transcrise corect 13. revizuiti procedurile referitoare la plile care nu sunt efectuate 14. verificai dac este stabilit atribuirea responsabilitilor 15. verificai dac procedurile asigur separarea responsabilitilor 16. verificai dac contabilul principal are o autoritate adecvat asupra angajailor din compartimentul contabil 17. verificai dac procedurile sunt aprobate 18. verificai dac procedurile sunt actualizate 19. verificai dac procedurile stabilesc i explic politica contabil i procedurile 20. verificai dac numai persoanele autorizate pot s modifice sau s stabileasc noi politici sau proceduri 21. controlai ca procedurile de declaraii s includ: a) planul de conturi nsoit de explicaii ale operaiunilor; b) identificarea i descrierea principalelor nregistrri contabile, intrrile periodice; c) identificarea posturilor care au autoritatea s aprobe ca intrrile sunt efectuate; d) explicaii pentru documentele i necesitile de aprobare pentru diversele tipuri de tranzacii periodice i neperiodice i intrrile n jurnal;

50

22. verificai pregtirea i aprobarea funciilor pentru intrrile n jurnal, pentru a controla c ele sunt separate 23. verificai c toate intrrile n jurnal sunt revzute i aprobate de ctre persoanele competente la nivelurile adecvate 24. toate intrrile n jurnal sunt explicate corespunztor i justificate 25. controalele efectuate sunt formalizate (data i semnatura) 26. rapoartele financiare sunt pregtite pentru perioadele contabile solicitate 27. revedei procedurile privind corectarea rapoartelor 28. revizuii procedurile de nchidere 29. verificai dac fiecare cont bancar corespunde unui cont n registre 30. revizuii Cartea mare pentru a verifica dac tranzaciile sunt trecute n contul corect 31. verificai sumele defalcate pe creditori i debitori 32. verificai dac cecurile din jurnal sunt trecute n ordine numeric i dac cele care lipsesc sunt semnalate

51

Model A-05 Entitatea public: Tema misiunii de audit public intern: Numele auditorului: Data realizrii:

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI Nr .. 1. Problema: ..

2. Constatri: ..

3. Cauze: .

4. Consecine: .

Recomandri i soluii propuse: .

ntocmit de:

Supervizat

Pentru conformitate: Entitatea auditat ....

52

21. PROCEDURA P 09 CONSTATAREA I RAPORTAREA IREGULARITILOR Scopul: De a furniza un ghid n cazurile de descoperire de iregulariti Premise: Cnd auditorii ajung la concluzia, bazat pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui s raporteze, cel mai trziu a doua zi, conductorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. Procedura: Auditorii 1. Raporteaz, cel mai trziu a doua zi, conductorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatat prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. 2. Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.

Conductorul Compartimentului de audit public intern

FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITILOR Model A-06 Entitatea public Ctre: conductorul Compartimentului de audit public intern n urma misiunii de audit public intern. efectuat la s-au constatat urmtoarele: a) constatarea (abaterea); b) actul sau actele normative ncalcate; c) recomandri ; d) anexe. Auditor ... Data //.
53

22. PROCEDURA P 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: S asigure c documentele sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revd FIAP-urile i documentele de lucru din punct de vedere al formatului i al coninutului, asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul, evidena trebuie s fie suficient, concludent i relevant. Procedura: Auditorii 1. Pe masur ce auditul progreseaz, eticheteaz i numeroteaz toate documentele. 2. Apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit public intern. 3. Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al coninutului i al formei i apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru pot trece testul de eviden. 4. Efectueaz modificrile necesare la documente. 5. ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru Model C-02 Model C-02 Entitatea public Entitatea auditat

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit. Perioada auditat.... ntocmit de.. Data.. Constatarea Seciunea E Documentul justificativ Exist Da Auditori Nu

54

.. Seciunea F

Auditori,

23. PROCEDURA P 11 EDINTA DE NCHIDERE

Scopul: Permite prezentarea ctre entitatea/structura auditat a opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise: S se asigure c Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv : - Clar: s fie uor de neles, evident, s nu permit interpretri; - Obiectiv: s nu fie prtinitor; - Fundamentat: fiecare constatare s aib la baz documente doveditoare i s fac trimiteri la textul legal incident; - Relevant: aspectele semnalate s ajute conducerea entitii/structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate. Procedura: Secretariatul Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Conductorii entitii/structurii auditate Auditorii 1. Planific edina de nchidere 2. Particip la desfurarea edinei de nchidere. Conductorii entitii/structurii auditate i declar prerile lor n privina constatrilor auditorilor, ale concluziilor i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat.

3. Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere.

55

Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Auditorii

4. Cad de acord asupra modificrilor raportului de audit, dac este nevoie.

5. Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificrile la raportul de audit. 6. ndosariaz toate modificrile aprobate la raportul de audit, Minuta edinei de nchidere Model B-03 i revd Proiectul de raport de audit.

Exemplu MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Model B-03 Entitatea public A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditat ntocmit de Data Verificat de Data Lista participanilor: Numele Funcia Direcia / Serviciul Nr. telefon

B. Concluzii:

56

24. PROCEDURA P 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul: Prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor publici interni. Premise: n elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor i n Formularul de constatare i raportare a iregularitilor. Procedura: Auditorii 1. Redacteaz Proiectul raportului de audit utiliznd formatul prezentat mai jos; 2. Indic pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada corespunztoare; 3. Transmite conductorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de audit, mpreun cu dovezile constatrilor; 4. Analizeaz Proiectul raportului de audit; 5. Stabilete dac proiectul n ntregime sau doar pri din el, trebuie s fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic; 6. Efectueaz schimbrile propuse de ctre conductorul Compartimentului de audit public intern; 7. ndosariaz proiectul de raport de audit - Model A-07, incluznd coreciile aprobate de ctre conductorul Compartimentului de audit public intern.

Conductorul Compartimentului de audit public intern Auditorii

Model A-07-1 Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura

57

Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit. Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit. Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme

58

de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Fiecare recomandare trebuie s fie elaborat dup urmatoarea structur: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore. 25. PROCEDURA P 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: S-i asigure entitii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit i de a formula un punct de vedere la constatrile i recomandrile auditului. Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor i concluziilor la care se face referire. Procedura: Conductorul 1. Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura Compartimentului auditat. de audit public intern Entitatea/ structura 2. Analizeaz Proiectul de raport de audit. auditat 3. Solicit, dac este cazul o Reuniune de conciliere. 4. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit n termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit. Auditorii 5. Revd rspunsurile de la entitatea/structura auditat. Conductorul 6. Discut, dac este cazul, pregtirea unei Reuniuni de Compartimentului conciliere. de audit public intern Auditorii 7. Precizeaz n Raportul de audit aspectele reinute din punctul de vedere al entitii/structurii auditate, dac este cazul. 8. ndosariaz punctul de vedere al entitii/structurii auditate.
59

26. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre auditori n Proiectul raportului de audit public intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor. Premise: Auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere. Procedura: 1. Pregtesc, n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditat, Reuniunea de conciliere. 2. Informarea entitii/structurii auditate asupra locului i datei Reuniunii de conciliere 3. ntocmesc o Minut a Reuniunii de conciliere. Auditorii 4. Analizeaz constatrile i concluziile din Proiectul raportului Entitatea/structura de audit n vederea acceptrii recomandrilor formulate. auditata Auditorii

Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Model B-04 Entitatea public A. Mentiuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... ntocmit de. Verificat de. Lista participanilor: Numele Funcia

Perioada auditat Data .. Data ..

Direcia / Serviciul

Nr. telefon

B. Rezultatele concilierii:

60

27. PROCEDURA P 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: S prelucreze raportul de audit pentru redactarea final i pentru tiprire. S constate c raportul de audit este complet, incluznd i punctul de vedere al entitii/structurii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de audit i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare. Procedura: Auditorii 1. Constat c toate modificrile aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate; 2. Finalizeaz raportul; 3. Constat dac lista de difuzare este complet i corect.

Model A07-2 Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode,

61

tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit; Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului Eventualele modificri stabilite la Reuniunea de conciliere, precum i cele propuse de ctre conductorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse n Raportul de audit public intern final. Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit. Constatrile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceasta baz, unul de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Fiecare recomandare trebuie s fie elaborat dup urmatoarea structur: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore.
62

28. PROCEDURA P 16 SUPERVIZAREA Scopul: De a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate. Premise: Conductorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Procedura: Auditorii 1. Prezint conductorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern. 2. Ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit public intern; 3. Verific executarea corect a Programului de audit public intern; 4. Verific existena elementelor probante; 5. Supervizeaz FIAP-urile; 6. Verific dac redactarea Raportului de audit public intern este exact, clar, concis; 7. Verific dac Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.

Conductorul Compartimentului de audit public intern

29. PROCEDURA P 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Analizarea i avizarea recomandrilor din Raportul de audit. Premise: Raportul de audit final trebuie s conin i o sintez a constatrilor i recomandrilor. Pentru instituia public mic, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia.
63

Proceduri:

Auditorii

Conductorul Compartimentului de audit public intern care a aprobat misiunea de audit Conductorul 4. Analizeaz i avizeaz Raportul de audit public intern. entitii/structurii auditate Auditorii 5. Transmit entitii/structurii auditate recomandrile aprobate. 6. Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o informare despre recomandrile care nu au fost avizate nsoit de documentaia de susinere.

1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate la conductorul Compartimentului de audit care a aprobat misiunea de audit public intern. 2. Pentru instituia public mic Raportul de audit public intern se transmite conductorului acesteia spre avizare. 3. Semneaz i transmite Raportul de audit public intern conductorului entitii/structurii auditate.

30. PROCEDURA P 18 URMRIREA RECOMANDRILOR

Scopul: Este de a urmri dac scopul i obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate. Premise: Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii/structurii auditate pe baza recomandrilor din Raportul de audit public intern.

64

Procedura: Auditorii 1. ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor; 2. Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite;

Entitatea/structura 3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de auditat informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit public intern; Conductorul 4. Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, Compartimentului stadiul progreselor nregistrate n implementarea de audit public recomandrilor; intern 5. Dac nu sunt respectate termenele de implementare, informeaz conductorul entitii publice.

Exemplu Model A-08 Entitatea public

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Entitatea public Entitatea/structura auditat Rec Nr.

Direcia/Serviciul Misiunea de audit public intern

Sfrit de lun Raport de Audit nr. Data planificat/ Data implementrii

Recomandarea Implementat

Parial Implementat

Neimplementat

65

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit. 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Entitatea/structura auditat:

Data i semntura conductorului

Auditor: Data i semntura

66

PARTEA A IV-A GLOSAR

Termen Neajunsuri

Cauza Carta auditului intern

Conflictul de interese

Controlul intern

Diagrama circulaiei documentelor

Mediul de control

Explicaie Printre neajunsurile aduse obiectivitii individuale i independenei n organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitrile ariei auditului, restriciile de acces la dosare, la bunuri i la personal, precum i limitrile resurselor. Explicaia diferenei ntre ceea ce ar trebui s existe i ceea ce exist efectiv. Document oficial care definete misiunea, competenele i responsabilitile acestei activiti. Carta trebuie s: - defineasc poziia auditului intern n cadrul entitii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri i la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasc aria de activitate a auditului intern. Toate relaiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entitii. Un conflict de interese poate s afecteze capacitatea unei persoane de a-i asuma obiectiv obligaiile i responsabilitile sale. Ansamblul msurilor luate de ctre conducere n scopul mbuntirii gestiunii riscului i creterii probabilitii ca scopurile i obiectivele stabilite s fie atinse. Prezentarea schematic a circuitului documentelor ntre diverse posturi de lucru, indicndu-se originea i destinaia lor i care ofer o viziune complet a traseului informaiilor i a suporturilor ei. Constituie un element n abordarea auditului, care ine cont de riscuri. Atitudinea i aciunile conducerii cu privire la importana controlului n entitate. Mediul de control reprezint cadrul i structura necesar realizrii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control nglobeaz urmtoarele elemente:
67

FIAP

Fia de procedur

Probele/ documentele justificative

Obiectivele misiunii Obiectivitate

Ordinul de serviciu Circuitul auditului

- integritatea i valorile etice; - concepia i stilul conducerii; - structura organizatoric; - atribuiile de competen i de responsabiliti; - politicile i practicile relativ la resursele umane; - competena personalului. FIAP este un document sintetic care prezint o disfuncie, indic natura problemei, faptele, cauzele, consecinele i recomandrile pentru remediere. Document scris care analizeaz fiecare din funciile entitii i care prezint la fiecare etap posturile de lucru, sarcinile (operaiile de executat, inclusiv controalele i documentele de stabilit, de realizat i de folosit). El constituie de asemenea, un element n abordarea analizei riscurilor. Informaiile pe baza crora se fundamenteaz concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie s fie: - Suficiente (informaii cantitative suficiente pentru ca auditorul s poat s ndeplineasc bine munca i calitativ impariale, astfel nct pot fi considerate fiabile); - Pertinente (informaiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - Au un cost de obinere rezonabil (informaiile au un cost de obinere proporional cu rezultatul pe care auditorul urmrete s-l obin). Enunuri generale elaborate de ctre auditorii interni i definind ceea ce este prevzut a se realiza n timpul misiunii. Atitudinea imparial, care reclam o independen de spirit i de judecat i implic faptul c auditorii interni nu se subordoneaz dect propriei lor judeci i nu altor persoane. Aprecierile trebuie s fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile i pe lucrri incontestabile, lipsite de prejudeci. Mandat general acordat de ctre o autoritate calificat unui auditor n vederea nceperii unei misiuni. nseamn capacitatea de a identifica o informaie i de a urmri parcursul acesteia ntr-un proces. Permite regsirea unei informaii pn la surs. Instituiile comunitare apreciaz circuitul ca "suficient" atunci cnd permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate i notificate la Comisia

68

Planificarea sau programarea controalelor i auditurilor Programul de activitate al misiunii de audit Raportul de audit

European, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deinute la diferite niveluri administrative, pn la beneficiarii finali, inclusiv n cazul n care acetia din urm nu sunt destinatarii finali ai fondurilor. Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri i testri destinate s ndeplineasc obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit. Un document care enumer procedurile de urmat n vederea realizrii misiunii de audit.

Opiniile scrise ale auditorului i alte constatri, care se bazeaz pe un ansamblu de date financiare certe, rezultnd dintr-un audit de regularitate, sau deducii ale auditorului ca urmare a realizrii unui audit de performan. Model de Raport Cadrul n care auditorul prezint rezultatele misiunii de audit. de audit Procedura Maniera specific de efectuare a unei activiti sau a unui proces Proces Ansamblul de activiti corelate sau interactive care transform elementele de intrare n elemente de ieire. Recomandare Propunerea formulat pentru a corecta/ameliora deficienele constatate. Responsabil Postul de nivel cel mai nalt n cadrul unei entiti, responsabil pentru auditul de activitatea de audit intern. intern n cazul n care activitile de audit intern sunt ncredinate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern i persoana nsrcinat cu supravegherea executrii contractului de servicii i de asigurare a calitii ansamblului acestor activiti, rspund de activitatea de audit intern i de urmrirea rezultatelor misiunii. Rezultate, Efectele unui program sau ale unui proiect, msurate la nivelul impact cel mai semnificativ, innd cont de realizarea programului sau a proiectului. Rezultate Rezultatele sunt efectele muncii prestate de ctre auditori n concluzii i concordan cu obiectivele auditului. recomandri ale Concluziile reprezint interpretarea constatrilor plecnd de la auditului rezultate. Recomandrile sunt piste de aciune avansate de ctre auditor n funcie de rezultatele i concluziile obinute.

69

Riscul

Supervizarea

Structura teritorial U.C.A.A.P.I.

Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizrii obiectivelor. Riscul se msoar n element de consecine i de probabilitate. Supervizarea poate fi neleas n dou maniere: - este mai nti de toate un semn de unitate, funcia de regularitate constnd n urmrirea activitilor i validarea operaiilor agenilor prin ncadrare; ele se integreaz sistemului de control intern; - este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul ncadreaz, orienteaz i controleaz auditorii n toate etapele de natur s ajusteze cu maximum de eficacitate operaiile, procedurile i testele obiectivelor urmrite. Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finanelor Publice, care exercit competene delegate de U.C.A.A.P.I.

NTOCMIT, LILIANA ALECU

70