Proyecto

Documental

Informe de Propuesta y
Presupuestos
 La Gestión de
Documentos

Esta inmersa dentro

de otro proceso
llamado Gestión de
Conocimiento.

Permite replicar y
asegurar la
proyección de los
procesos de la
empresa en caso
de siniestro u otra
complicación
Optimiza los recursos y el
tiempo de trabajo de los
Colaboradores que los
manejan, así como alarga la
vida útil de los Documentos.
 Objetivos

Digitalizar
Preservar
Reducir manipulación
documental
Simplificar Búsquedas
Controlar y Auditar los
accesos a la Información
Permitir un acceso vía Web
Anexar Documentos a
Correos Electrónicos.
 Beneficios
Simplificar el trabajo documental
Contribuir con un entorno
colaborativo
Tratar a la Información como un
recurso colectivo
Evitar duplicaciones
Conservar la memoria de la
Organización
 Cuestionario.

¿Qué documentos hay en la

empresa?
¿A qué proceso(s)
responde(n)?
¿Cuál es el Tracking del
Documento?
¿Dónde y cómo se pueden
localizar?
¿Qué relación tienen con los
sistemas de datos
corporativos?
¿Cuáles tienen valor para el
conocimiento de la
empresa?
 Cifras

TOTAL DE DOCUMENTOS
42.100
TOTAL EN 1 AÑO
46.000
TOTAL EN 5 AÑOS
230.000
Mapa
Documental
 Equipos.

Velocidad de procesamiento
(rendimiento)
Duplex v/s Simple
Tipo de alimentador (manual o
automático)
Color v/s Blanco y Negro
Capacidad de precarga
Resolución
Tamaño aceptado de documentos
Filtros de imagen
Confiabilidad
Soporte técnico
Relación Rendimiento / Precio
Comparación de equipos por precios
de Mercado
 Software de
Gestión
Documental

Docushare
Docuware
 Presupuestos
Office-Center, Docushare:
*Las licencias de Sofware
Repositorio Documental para
20 usuarios nombrados
*Licencias para una estación de
Digitalización Kofax Captura
*Licencias de Modulo DES de
Kofax para captura en
Departamento.
*Mantención de las licencias de
software por un año, Asesoría,
implementación (Instalación, ValueTech, Docuware:
Configuración, Soporte puesta a)Sistema documental
en Marcha), Capacitación Docuware 5.1 Una licencia
*1 Escáner Kodak 1320 (para concurrente para
digitalizar Histórico) administración y una para cada
*4 Escáner Documate 510 punto de escaneo e indexación
(para digitalizar en b)1 Escáner Fujitsu fi-6140C (fi-
Departamentos) 6130C)
US$ 37.142 mas IVA c)Integración de sistema
documental con Implicación
actual de Enjoy
US$ 26.930 más IVA
 Observaciones
Los equipos de digitalización son
solamente recomendados, puesto
que el hardware de obtención de
imagen no es excluyente
dependiendo la marca por lo
tanto, Docushare o Docuware
pueden utilizar tanto equipos
Xerox como Fujitsu o Kodak, por lo
que se escoge el Fujitsu fi6140c.
En el presupuesto no están
amarrados los Servicios
Profesionales, por lo tanto son
prescindibles al momento de la
elección, aunque los proveedores
recomiendan tomarlos.
 Observaciones
Para DocuShare existe una
nota sobre costos que no
estaban incluidos en el
presupuesto.
Hora adicional de soporte
requerida adicional a lo
indicado en Propuesta Técnica
UF 2,30
Valor
mantención de las licencias de
software Docushare y Kofax
Capture/VRS a partir de
segundo Año US$2,747
Si se requiere una mayor
cantidad de capacitaciones,
estas serán evaluandas en su
oportunidad
Servicio de Mantenimiento
Especializado según propuesta
(8 hrs.) UF 17,5
 Hardware:
Servidores
Según la características entregadas por los Proveedores de los distintos
ECM, El servidor escogido para DocuShare y Docuware fue el Dell
PowerEdge 2950.
Valor Total: 4.800 USD (inc IVA, Flete e Importación)
Alternativas DMS Open
Source

Alfresco se define en su página Web como la alternativa

principal de código abierto para Gestionar el Contenido
Empresarial. Su modelo OSS le permite utilizar las tecnologías
abiertas y las contribuciones de la comunidad que desarrolla
sistemas y Softwares en código abierto así se persigue tener
un software de alta calidad, con un costo mucho más bajo.
Alfresco cobra por Implementación y Mantención, por
implementación cobra 2 UF/hora por Jefe de Proyecto, y
1UF/hora por Programador; cabe observar que el mínimo es
de 300UF. La Mantención se hace por equipo a un costo de
32,5 UF/equipo y 11 UF por pc de testeo. Al segundo año los
costos son los mismos. A todos los costos hay que incluirles
IVA y considerar una UF a $22,000
Nuxeo es una Empresa francesa dedicada al desarrollo de
plataformas de gestión de Contenidos Empresariales, su
fuerte está en tener una interfaz amigable con el usuario
la cual permite el Drag and Drop mediante un plugin para
Mozilla y IExplorer; y la posibilidad de guardar en el
Repositorio de Nuxeo los documentos de MSOffice
directamente de la aplicación sin necesidad de abrir la
interfaz de Nuxeo, esto permite tener un mayor control
sobre los documentos mediante el Rigth Manager de
MSOffice.
Nuxeo ofrece soporte a 37.000 USD 51.0100 USD y
89.000USD por Empresa. El último precio incluye el
Mantenimiento, el Upgrade y Soporte las 24hrs del día los
7 Dias de la semana, con una respuesta de 2 horas desde
que se hizo el requerimiento y una respuesta de 1 día a
cualquier falla de programación, vía Soporte Telefónico, E-
Mail y AIM y capacitación tanto Técnica como de
Programación. Este soporte es anual por lo que el segundo
años se tendrían que cancelar 37, 51 o 89 mil dolares
dependiendo del contrato, se recomienda para redes
grandes.
Herramientas Destacadas.
Administracion de espacios: Poseen la
capacidad de crear espacios de trabajo
en conjunto con otros usuarios,.
Seguridad: Los User y Pass permiten
entrar a los espacios de trabajo que el
administrador les permita.
WorkFlow: Los dos Sistemas tienen
Workflow lo que prmite hacer un
ruteamiento de los documentos, para
aprobaciones y rechazos.
Comparación Técnica
Comparación de Costos
 Conclusiones.

De los Sistemas vistos y evaluados Docuware es el que tiene mayor impacto

Costo/Beneficio, como se ve a continuación:
Solo haría falta contratar una Licencia de Cliente por Unidad de Negocio,
manteniendo un solo Servidor Central.
Los usuarios vía Web son Ilimitados, por lo que no se incurre en comprar
más paquetes de Licencias.
En los siguientes años no se incurre en gastos de Renovación de Licencias
sino en Soporte Premium que mantiene Actualizado el Sistema junto con
ofrecer otros Servicios Profesionales.
Los empalmes con otras Aplicaciones mantiene a Docuware incluido dentro
de los proyectos ya planteados por la Empresa.
En todos los casos en que se compararon a Docuware con Docushare, precio
con o sin escáner, con o sin servidor, con o sin Servicios Profesionales,
Docuware siempre fue el más económico.
En los casos comparados con Sistemas Open Source, Docuware fue el mas
económico cuando se consideraron a estos últimos con los precios de
Soporte que ofrecían.
 Gracias
Sebastian Gamboa.
http://www.linkedin.com/in/sebastiangamboa