Sis.

Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani Sistemas de Informacin Integrados (ERP) Los sistemas ERP comenzaron a ser implantados por las grandes compaas, especialmente las transnacionales, con el objetivo de integrar toda la informacin de los distintos departamentos y filiales de la empresa en una nica base de datos comn. Posteriormente, tanto por el efecto emulacin como por la necesidad de ampliar el mercado de los proveedores e implantadores, los sistemas ERP comenzaron a difundirse tambin por las empresas de menor dimensin, las PYMES, que se han beneficiado de unas aplicaciones que se pueden adquirir a unos precios sustancialmente menores. En la actualidad podemos afirmar que los sistemas ERP se han impuesto y forman parte del paisaje empresarial cotidiano. Ahora bien, adems de sus costes que siguen siendo elevados, la implantacin de un ERP supone para la empresa un cambio de carcter multidimensional, ya que ste modifica la estructura, las funciones y normas organizativas y, probablemente, la jerarqua de poder y la propia cultura empresarial. Por tanto, resulta lgico que los contables nos ocupemos del impacto que suponen los sistemas ERP sobre la Contabilidad y la Auditora, y nos preocupemos de nuestro futuro papel dentro de las organizaciones que ya cuentan con sistemas ERP implantados. En este contexto hemos desarrollado este documento, a lo largo del cual hemos intentado dar a conocer la naturaleza y composicin de los sistemas ERP encuadrndolos en el proceso de gestin empresarial, donde juegan un importante papel. Adems hemos analizado la situacin del mercado de los ERP y hemos comentado sus principales tendencias. Por ltimo, tras abordar el proceso de implantacin del sistema ERP, prestando atencin al papel de los contables en cada una de sus fases, hemos tratado el cambio que produce en la organizacin, en general, y en la Contabilidad y en la Auditora, ms en particular.

Sis. Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani La importancia de los Sistemas ERP El entorno empresarial ha cambiado de forma muy importante en los ltimos aos. Estos cambios suelen relacionarse principalmente con la creciente globalizacin de la economa, la consecuente internacionalizacin de los mercados y la rapidez del cambio tecnolgico. A su vez, estas circunstancias han originado un incremento de la incertidumbre y un aumento de la competencia entre empresas que ha conducido a muchas compaas a tener que adaptar sus sistemas de informacin para, de este modo, poder sobrevivir, mantener su posicin en el mercado e, incluso, obtener una fuente de ventaja competitiva que les permita diferenciarse del resto de empresas. Para hacer frente a este nuevo entorno, las empresas han ido incorporando crecientemente las nuevas tecnologas de la informacin y de las telecomunicaciones, las cuales se han convertido en un instrumento clave para una gestin eficaz y eficiente, bsicamente, por su capacidad de proceso de grandes cantidades de informacin en muy poco tiempo y con unos costes razonablemente bajos. Ahora bien, las tecnologas de la informacin y de las telecomunicaciones deben integrarse en la organizacin de forma que se alcance una congruencia con su estructura y estrategia, para que se pueda conseguir la maximizacin del valor de los sistemas de informacin. Antes de que aparecieran los sistemas ERP, las empresas empleaban en su gestin informacin procedente de distintos sistemas. Por ello, no es casualidad que las multinacionales fueran las primeras que comenzaron a acusar los inconvenientes que entraaba esta circunstancia, ya que tenan que utilizar los datos procedentes de sistemas de informacin ubicados a lo largo de todo el mbito geogrfico en el que desarrollaban su actividad econmica. Esta situacin se evidenciaba especialmente en el momento de consolidar la informacin financiera suministrada por cada filial. Asimismo, aparece la necesidad de controlar los diferentes procesos llevados a cabo en cada una de las empresas subsidiarias. Para estos objetivos, los sistemas de informacin de cada unidad son sustituidos por uno slo, el sistema ERP que integra todas las funciones empresariales y cuenta con todos los datos necesarios, lo que facilita las labores de gestin de los directivos de la compaa. En esta

Sis. Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani misma lnea, las grandes empresas, an sin ser de mbito internacional, imitaron a las anteriores motivadas bsicamente por los resultados obtenidos tras las primeras implantaciones. Mayoritariamente se considera que el origen de los sistemas ERP estuvo en la evolucin de los sistemas de planificacin y gestin de recursos del rea de operaciones, conocidos como MRP (Material Resource Planning). Ms tarde, aprovechando las mejoras tecnolgicas, los sistemas ERP pudieron ampliar las funcionalidades y lograr una adecuada integracin con las aplicaciones del resto de las reas empresariales. En la ltima dcada del siglo XX, los sistemas ERP fueron implantados por todas las grandes compaas multinacionales para superar los inconvenientes que entraaba la necesidad de gestionar unidades que operan en pases distintos separados geogrfica y culturalmente, y su difusin a otras empresas de menor dimensin, han convertido a los sistemas ERP en una potente herramienta para la gestin empresarial que goza de una magnfica consideracin entre sus usuarios, tanto actuales como potenciales.

SISTEMAS ERP ANTECEDENTES Se considera de forma mayoritaria como antecedentes de lo que actualmente conocemos como ERP, a los sistemas MRP que surgieron en un entorno empresarial caracterizado por una parte, por el inters de las empresas en predecir la demanda y estimar las cantidades de materiales necesarias para la produccin y, por otra, por los rpidos avances tecnolgicos. Estos dos aspectos impulsaron posteriormente nuevas versiones en las que se integran gradualmente las reas distintas organizativas, Marketing, Contabilidad y Finanzas, en una base de datos de uso comn que adems permita obtener los informes ms rpidamente. Ahora bien, algunas de estas funciones seguan sin ser abarcadas adecuadamente, por ejemplo, el rea Financiera. Asimismo, persista la dificultad para unir las funciones productivas y financieras debido a la diferencia de sus tareas, lo que provocaba problemas internos de comunicacin. A raz de estas limitaciones, surgen los ERP como un nuevo tipo de sistema de informacin diseado para ayudar a integrar todas las actividades de la empresa, bsicamente, Produccin, Finanzas, Marketing y Recursos Humanos.

Sis. Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani Caractersticas: La implantacin de los sistemas ERP a partir de la dcada de los setenta supuso un gran avance en la gestin empresarial al poder aprovecharse las ventajas derivadas de sus principales caractersticas. Esta circunstancia se vio favorecida adicionalmente por factores como los avances de la informtica, la difusin de Internet y el desarrollo de la integracin con las aplicaciones de proveedores y clientes. Tecnologa Cliente-Servidor. Existe un ordenador central (servidor) que almacena los datos generados en las diferentes reas organizativas y procesa la informacin para suministrarla a las diferentes terminales (clientes). Este hecho constituye una de las diferencias ms relevantes de los actuales ERP respecto a las primeras versiones lanzadas al mercado. Tecnologa abierta. Pueden utilizar diferentes plataformas, sistemas operativos o bases de datos, puesto que no requieren de un hardware especfico. Estandarizacin. Los ERP pueden ser diseados genricamente e

implantados en diferentes tipos de organizaciones. Modularidad. Se organizan en mdulos que se suelen corresponder con las principales reas de la empresa (Financiera, Logstica, Recursos Humanos, etc.). Capacidad de adaptacin. Poseen un grado de abstraccin muy elevado que permite su adaptacin a las distintas posibilidades de gestin que pueda desarrollar una sola compaa o todo un grupo empresarial, a empresas de diferentes sectores e incluso de distintas nacionalidades. Orientacin a los procesos de negocio. A diferencia de sus predecesores cuyo objeto de anlisis era el producto y las distintas funciones empresariales, los ERP se centran en los procesos de negocio de la empresa. Flexibilidad. La implantacin de un ERP puede realizarse modificando los procesos de trabajo ya existentes en una organizacin o, segn sus necesidades, llevando a cabo una reingeniera que mejore los mencionados procesos e incluso permita eliminar aquellos que no creen valor.

Sis. Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani DEFINICIN DE SISTEMA ERP Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son muchas de sistemas de gestin de informacin que automatizan las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o

productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras,

logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. POR QU UN ERP? Los beneficios que ofrece la implementacin de un ERP se dividen en: 1. Beneficios Tangibles 2. Beneficios No Tangibles Beneficios Tangibles REDUCCIN DE INVENTARIOS La implantacin de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los inventarios. As mismo genera otros ahorros que no se ven como el costo del manejo de gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, inventarios, reduccin en

impuestos, desperdicio, entre otras. Esta reduccin se logra gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para produccin. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene rotacin y tenemos producto con mucha rotacin, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente. REDUCCIN EN COSTO DE MATERIALES Producto del ERP, la empresa tendr un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. Al contar con una mejor planeacin de la produccin o de ventas la empresa podr negociar con los proveedores mejores precios y polticas de pago, ya que podr anticiparle pedidos y contar con fechas ms exactas para la entrega, y de esta

Sis. Integrados de Informacin ERM/CRM Erick Sergio Rodrguez Mamani forma poder realizar pedidos ms voluminosos. De esta forma el proveedor deja de preocuparse por vender y se concentra en la calidad, y da de entrega. REDUCCIN EN COSTOS DE MANO DE OBRA Un ERP bien implantado logra una reduccin de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las lneas de produccin y un mejor plan de produccin, ya que se cuenta con anticipacin el que se va a produccin, para cuando, y para quien.

CRM Beneficios Tangibles Reduccin de Inventarios. La implantacin de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los inventarios. As mismo genera otros ahorros que no se ven como el costo del manejo de gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, inventarios, reduccin en

impuestos, desperdicio, entre otras. Esta reduccin se logra gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para produccin. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene rotacin y tenemos producto con mucha rotacin, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente. Reduccin en Costo de Materiales Producto del ERP, la empresa tendr un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. Al contar con una mejor planeacin de la produccin o de ventas la empresa podr negociar con los proveedores mejores precios y polticas de pago, ya que podr anticiparle pedidos y contar con fechas ms exactas para la entrega, y de esta forma poder realizar pedidos ms voluminosos. De esta forma el proveedor deja de preocuparse por vender y se concentra en la calidad, y da de entrega. Reduccin en Costos de Mano de Obra Un ERP bien implantado logra una reduccin de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las lneas de produccin y un mejor plan de produccin.

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