DIAGNOSTICO ASOGANPLAT

ANYI DANIELA ALMARIO ARDILA

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS PRACTICA ADMINISTRATIVA DECIMO SEMESTRE LA PLATA HUILA 2013

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DIAGNOSTICO ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y DEL OCCIDENTE DEL HUILA ASOGANPLAT

ANYI DANIELA ALMARIO ARDILA

Trabajo presentado a la tutora: ASTRID MAGALY CASTILLO

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS PRACTICA ADMINISTRATIVA DECIMO SEMESTRE LA PLATA HUILA 2013

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN JUSTIFICACION 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 2. MARCO DE REFERENCIA 2.1 MARCO HISTRICO 2.2 MARCO TERICO 2.3 MARCO LEGAL 3. DESARROLLO DEL TRABAJO 4. CONCLUSIONES 5. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA (LIBROS, REVISTAS, PUBLICACIONES, INTERNET) ANEXOS

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INTRODUCCIN

En la actualidad, las empresas enfrentan un ambiente competitivo cada vez ms intenso, es por ello, que las organizaciones han optado por estar ms y mejor preparadas ante el ambiente cambiante que se les presenta da a da, a fin de asegurar su supervivencia en el mercado, para lo cual vienen desarrollando planes y estrategias que intentan aminorar las situaciones adversas del entorno. La Asociacin de ganaderos de la Plata y del Occidente del Huila ASOGANPLAT ha identificado la necesidad de mejorar procesos en busca de obtener excelentes resultados respecto a la correcta administracin, manejo y control en cada una de las dependencias de la empresa En ese sentido, el presente trabajo esta dirigido al control y administracin del inventario en el almacn de productos veterinarios en busca mejorar la eficiencia y efectividad en el manejo de esta dependencia.

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JUSTIFICACION

La Asociacin de ganaderos de la Plata y del Occidente del Huila ASOGANPLAT ha identificado la necesidad de mejorar procesos en busca de obtener excelentes resultados respecto a la correcta administracin, manejo y control en cada una de las dependencias de la empresa. Por esta razn es necesario aplicar un diagnostico en el area especifica de inventarios teniendo en cuenta que cualquier empresa independiente del tamao que sea, el inventario de productos resulta ser una actividad esencial en el desarrollo de sus operaciones, por tal motivo se considera necesario realizar un diagnostico en esta rea para determinar las diversas fortalezas y limitaciones que conlleven al diseo de planes y estrategias para tener un menor administracin y control en esta rea.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Diagnstico Empresarial Especifico al rea de inventarios de mercancas para la venta de Almacn veterinario y agropecuario de ASOGANPLAT.

2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Determinar si existen normas adecuadas de administracin y control de los inventarios en ASOGANPLAT 2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Verificar s las cantidades en inventarios representan correctamente, productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa. Identificar los procedimientos en el manejo de inventarios en busca de recomendar un mejoramiento en cada proceso. Disear un plan de mejora basado en el resultado del diagnstico Empresarial del rea de inventarios.

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3. MARCO DE REFERENCIA 3.1 MARCO HISTRICO RESEA HISTORICA DE LA ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y OCCIDENTE DEL HUILA "ASOGANPLAT" LA ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y OCCIDENTE DEL HUILA "ASOGANPLAT" fue creada el 15 de Enero de 1996 mediante documento privado y registrado en la Cmara de Comercio de Neiva bajo el libro No. 138 como una entidad sin nimo de lucro. Por iniciativa de los ganaderos de la regin los cuales vieron la agremilidad como una alternativa de solucionar los problemas de comercializacin, capacitacin, competitividad, transferencia de tecnologa, mejoramiento del nivel de vida de los asociados, suministro de insumos, asesora y asistencia tcnica.

Misin Realizar toda clase de actividades relacionadas con el sector agropecuario, con el fin de generar bienestar econmico y social de sus asociados generando una dinmica y solidez, que represente los intereses de los asociados, responsable de direccionar y trasmitir polticas en trminos de calidad, productividad y competitividad.

Visin Ser lderes regionales en desarrollo humano, tecnolgico y social en el sector agropecuario, fortaleciendo a los asociados mediante procesos de integracin vertical en la cadena lctea, modelos exitosos de produccin y capacitacin

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constante en tecnologa de punta con los cuales la industria ganadera logre la competitividad regional.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

MODERNIZACION, INCLUSIN Y REDIBILIDAD Parecen unos objetivos un tanto intangibles y, por lo tanto, difciles de concretar y de convertir en metas cuantificables; pero se trata de objetivos de gran trascendencia para el proceso de modernizacin que inspira al Plan Estratgico, toda vez que la imagen distorsionada de la actividad ganadera y los estereotipos y estigmas que recaen sobre ella y sobre el productor ganadero, han tenido efecto negativo. No se trata entonces, solamente, de generar credibilidad y confianza en los ganaderos para captar su afiliacin gremial efectiva y, de esta manera, consolidar a ASOGANPLAT. Se trata, por el contrario de generar credibilidad y confianza ante la sociedad y ante la comunidad internacional inclusive; se trata de derribar los estereotipos con que califican a la Asociacin.

AL INTERIOR DEL GREMIO Por ello, el alcance de los objetivos de Credibilidad y Confianza se limita a aquellos aspectos relacionados con la produccin y con la responsabilidad social empresarial del sector principalmente. Y el primer paso hacia ellos es, por supuesto, generar credibilidad y confianza al interior del gremio, lo cual slo se logra con resultados, y los resultados se llaman servicios que lleguen efectivamente a un nmero cada vez mayor de ganaderos. Ese es el orden: prestar servicios que motiven la afiliacin a partir d la prestacin extensiva de servicios al productor. ANTE LA SOCIEDAD Los procesos de generacin de credibilidad, confianza y legitimidad ante la sociedad son un resultado de la afiliacin individual efectiva y de la cohesin de la institucionalidad gremial. En efecto, en la medida en que los ganaderos accedan a los diferentes servicios que buscan modernizar la actividad para alcanzar los niveles de competitividad necesarios para su subsistencia nacional y su proyeccin internacional, ellos mismos van a dejar de ser, cada vez ms, finqueros para convertirse en empresarios, no slo por las

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condiciones tecnolgicas de sus proyectos, sino por su condicin de empresas dentro del marco normativo colombiano. ESTRUCTURA INCLUYENTE Y PARTICIPATIVA Hay una condicin previa para lograr tan significativos niveles de afiliacin efectiva, y se relaciona con generar la capacidad para absorberla, para hacerla caber dentro de una estructura que debe ser incluyente y participativa. La primera caracterstica la de incluyente tiene que ver con una poltica que facilite el acceso a la institucionalidad gremial, que elimine la gratuidad de la afiliacin pero que los costos se vean ampliamente recompensados en la diversidad y calidad de los servicios y en una representacin que se perciba como eficaz. La condicin de incluyente, como todo lo relacionado con la institucionalidad gremial, tiene dos niveles: un primer nivel que tiene que ver con la facilidad de afiliacin individual a las organizaciones regionales, con requisitos mnimos, pero que garanticen la condicin de ganadero y unas, tambin mnimas, condiciones, sobre todo en el tema de la empresarizacin, pues es indudable que la afiliacin gremial deber ser un mecanismo que propenda por los objetivos de modernizacin del sector. Se trata de condiciones que no buscan excluir, sino, por el contrario, incluir efectivamente. Si alguien desea acreditarse como ganadero no como fin quero, debe serlo en el sentido que debemos empezar a hacer prevalecer: debe ser empresario ganadero en toda la extensin de la palabra. Lo contrario es prohijar la informalidad arropada con el derecho sin condiciones a la afiliacin gremial.

LA INSTITUCIONALIDAD GREMIAL No es gratuito el planteamiento de que gremio fortalecido es condicin para la modernizacin de la ganadera, entendida, por supuesto, como una actividad ordenada, moderna y articulada al desarrollo regional y nacional. Son tan grandes las actuales exigencias de cualquier actividad econmica frente a los retos de la competitividad, y es tan escasa la capacidad de gestin de fomento, modernizacin y apalancamiento de la produccin por parte del Estado, que prcticamente no es posible la subsistencia de un sector sin una organizacin gremial eficiente y cohesionada, no solamente para ejercer en debida forma la representacin y defensa de los intereses de sus asociados, sino para desarrollar programas de beneficio comn y de gran envergadura, que no seran posibles a partir de la sola voluntad individual y dispersa de los asociados.

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INNOVACIN, CIENCIA Y TECNOLOGA Uno de los fundamentos de la modernizacin ganadera y, por ende, de ASOGANPLAT, es la conviccin de la importancia del conocimiento como condicin de cualquier proyecto de desarrollo. Es as como la Ciencia y la Tecnologa como otrora lo estuviera la Sanidad con justificada prioridad se ha elevado a lugar de privilegio dentro de la concepcin estratgica de la ganadera, e inclusive, dentro de la estructura formal de ASOGANPLAT. De la misma manera, el fomento a la innovacin por parte de los ganaderos en su entorno productivo, es un asunto de primera importancia como estrategia orientada a facilitar el proceso de transferencia del conocimiento para convertirlo en aplicaciones prcticas en la finca ganadera. La bsqueda de alianzas estratgicas para adelantar procesos masivos de capacitacin, as como el fortalecimiento y ampliacin de cobertura del Sistema de Centros de Servicios Tecnolgicos, son estrategias que apuntan en esa direccin. LAS TICS Las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones TICs son hoy herramientas imprescindibles para el desarrollo de un Plan Estratgico orientado a la modernizacin de una actividad como la ganadera. Uno de los principales estereotipos que recaen sobre ella es, precisamente, el de su condicin de rezago tecnolgico y el de su poca actitud hacia el cambio, lo cual es solo parcialmente cierto, como parciales son tambin sus responsabilidades, pues el cambio tecnolgico requiere de condiciones bsicas como capacitacin en sistemas informticos a sus asociados. PRINCIPIOS, VALORES Y POLITICAS La conviccin del papel preponderante y estratgico del sector rural colombiano, como factor de desarrollo econmico y social, y por ende, como elemento fundamental para la construccin de la paz y el bienestar. La unin de los asociados alrededor de ASOGANPLAT como gremio representante de la ganadera del municipio de La Plata y del occidente del departamento, para el logro de su bienestar, crecimiento y modernizacin de la ganadera como actividad econmica. La promocin y fomento del desarrollo regional ganadero con respeto al entorno socio econmico y cultural de la zona. La focalizacin de la produccin ganadera de acuerdo a las ventajas y fortalezas de las diferentes explotaciones ganaderas, como condicin bsica para el logro de la competitividad.

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El respeto a la naturaleza como premisa y caracterstica de la produccin ganadera. La calidad total y el mejoramiento continuo como valores necesarios para el crecimiento en medio de una sociedad y un mercado cada vez ms competitivos. La importancia del conocimiento, la investigacin y el desarrollo tecnolgico, como factores imprescindibles para la modernizacin y el crecimiento de ASOGANPLAT y por ende de sus asociados. La preservacin y defensa de la parafiscalidad como mecanismo de fomento, en la forma de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero aportada por todos los productores ganaderos para el desarrollo de su propia actividad, en acuerdo siempre con la tica y el ordenamiento legal colombiano.

IMAGEN CORPORATIVA LOGO PRINCIPAL:

ESLOGAN: Producir para crecer JUNTA DIRECTIVA 2013-2015

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ALFREDO DURAN ROZO PRESIDENTE JESUS ANTONIO PERDOMO ANAYA VICEPRESIDENTE JOSE FREDY PEREZ MEDINA SECRETARIO JESUS ENRIQUE MUOZ TESORERO GUILLERMO ALVIRA VOCAL MANUEL SANTOS RAMIREZ VOCAL JESUS ALBERTO DURAN VOCAL NUMA LEON LAGOS FISCAL

DISTRIBUCION ADMINISTRATIVA

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DIEGO ARMANDO CAUPAZ MARTINES CORDINADOR TECNICO ANYI DANIELA ALMARIO ASISTENTE DE GERENCIA SONIA PATRICIA RIVERA LEDESMA CONTADORA MARTHA CECILIA BERMEO MANCHOLA REVISORA FISCAL MILENA SANTANA SECRETARIA DANIEL ANDRES CASTAEDA MEDICO VETERINARIO LUIS EDUARDO ORTIZ PARRA OPERARIO TANQUE

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La estructura organizacional, es una herramienta que permite a la organizacin integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.

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ASAMBLEA DE SOCIOS REVISOR FISCAL JUNTA DIRECTIVA CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL O GERENTE

ADMINISTRACION

ALMACEN VETERINARIO

CARNILACTEOS ASOGANPLAT

CENTRO ACOPIO

MATADERO MUNICIPAL

COOR. TECNICO

AUX. EN VENTAS

OPERARIO 1

OPERARIO 1

SERVIFRIGO EAT

ASIST. GERENCIA

AUX. TECNICO

OPERARIO 2

3.1 MARCO TEORICO DEPENDENCIAS O CENTRO DE COSTOS DE LA EMPRESA

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En la actualidad la empresa tiene seis dependencias o centros de costos orientados a la prestacin de excelentes producto y/o servicios tcnicos, profesionales, en busca de brindar mayores beneficios a los asociados entre ellos se encuentran: PLANTA DE SACRIFICIO FRIGOPLAT: Es el departamento que ofrece la mayora de los ingresos de la asociacin se encuentra en proceso de mejoramiento estructural y de procesos documentales con el objetivo de dar cumplimiento a los requisitos exigidos por el Invima. CENTRO DE ACOPIO DE LECHE: Esta dependencia presenta algunas dificultades de tipo organizacional y administrativo, hay factores externos que influyen directamente en este centro como lo es el clima, los precios en el mercado, la competencia desleal, se encuentra en proceso de mejoramiento ejerciendo un mayor control y seguimiento. ALMACEN VETERINARIO: En la actualidad se considera como un servicio mas presta la asociacin y que debe ser revisado minuciosamente con el objetivo de que este sea autosuficiente, evaluando los mrgenes de rentabilidad y realizando un manejo adecuado de cartera. El inventario de productos ha aumentando en un 80% en los ltimos 3 aos. UNIDAD DE ASISTENCIA TECNICA: Es en si un servicio exclusivo que se le presta a cada uno de los asociados mensualmente, esto con el fin de orientar las fincas a unidades de produccin eficiente y de carcter empresarial. CARNILACTEOS ASOGANPLAT: Es un establecimiento relativamente nuevo hace un ao se inaugur con el animo de ofrecer productos crnicos y lcteos con la mxima calidad e higiene, como tambin brindarle al ganadero la

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oportunidad de vender sus bovinos, porcinos o aves a un precio justo y razonable. PRODUCCION DE ALIMENTO: este es un proyecto que se realiza con el fin de mitigar los efectos causados por los fenmenos climticos en la ganadera mediante apoyo para la adquisicin de silo de maz, el cual la produccin del lote fue subsidiada por la asociacin.

ALIADOS ESTRATEGICOS.

MANUAL DE FUNCIONES

I. IDENTIFICACION JUNTA DE SOCIOS GERENTE CARGO: GERENTE DEPENDENCIA: GERENCIA

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT SUPERIOR INMEDIATO: JUNTA DE SOCIOS II. OBJETIVO DEL CARGO: Ejecutar las polticas y decisiones de los organismos directivos. Formular planes, programas y proyectos de acuerdo a los lineamientos de la Junta de socios y ser el representante legal de la empresa. Funciones: Organizar, coordinar y supervisar las actividades operativas y de administracin. Mantener las relaciones y la comunicacin entre los socios de la empresa y terceros. Ordenar los gastos de acuerdo con el presupuesto y firmar los balances y cuentas. Intervenir en preparacin de documentos, constancias y registros. Responsabilizarse de que la contabilidad se lleve conforme a los requerimientos tcnicos y se enven los documentos oportunamente ante las autoridades competentes. Representar judicial o extrajudicialmente a la empresa y conferir poderes en procesos especiales. Presentar informes peridicos de situacin y labores a la Junta de socios. Establecer la direccionalidad estratgica y los lineamientos de poltica que orienten y aseguren el cumplimiento de la Misin, la Visin y los objetivos de la empresa. Dirigir, controlar y evaluar el Plan de accin y los planes operativos para el desarrollo de una buena gestin social, administrativa, de mercadeo y financiera. Proponer Planes y Programas requeridos para la gestin eficiente y eficaz de los recursos. Establecer la metodologa para evaluar el desempeo de las diferentes dependencias, departamentos y secciones, en la ejecucin de los planes operativos y en el desarrollo de las actividades que les competen. Aprobar proyectos de gestin cultural y recreativa en pro del bienestar de los empleados de la empresa. Promover e iniciar en cada uno de los empleados una cultura de constante cambio. III. REQUISITOS DEL CARGO A. EDUCACION Bachiller acadmico con nfasis comercial, Tcnico Profesional en Planificacin para la Creacin de empresas, estudios previos de Administracin Empresarial. B. EXPERIENCIA Debe tener por lo menos un ao de experiencia laborar o contar con la actitud y disponibilidad necesaria para desempearse de manera eficaz y eficiente dentro de cargo.

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT C. SOCIAL El gerente debe tener buenas relaciones interpersonales, excelente destreza para la comunicacin, tolerante, paciente y ser lder participativo en la bsqueda del cambio junto a su equipo de trabajo. D. PSICOLOGICO Y MENTAL Receptivo al cambio, paciente, con buenas bases en valores, libre de depresiones, no ser conflictivo o arrogante, creativo, analtico, proactivo, capacidad de sntesis, objetividad, agilidad para tomar decisiones, poder de convocatoria, etc. I. IDENTIFICACION CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO GERENTE DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SUPERIOR INMEDIATO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO GERENTE II. OBJETIVO DEL CARGO: Apoyar a la gerencia en la toma de decisiones encaminadas al desarrollo del objeto social de la empresa, as como coordinar las actividades propias del rea administrativa y participar activamente en la formulacin de planes, programas y proyectos y control de los procesos administrativos de la organizacin. III. FUNCIONES En las ausencias temporales o accidentales del Gerente, actuar en su calidad de tal el Asistente Administrativo. Participar en la formulacin de los planes, programas y proyectos para el desarrollo de una buena gestin social y empresarial de la empresa. Apoyar a la gerencia en el suministro de informacin que requiera la Junta de socios. Proponer la actualizacin de manuales, normas y administrativas para el mejor desempeo de sus funciones. dems disposiciones

Presentar los informes, de manera peridica, de la gestin administrativa y social ante la gerencia. Responsabilizarse de enviar oportunamente correspondientes los informes que stos soliciten. Atender a los proveedores, clientes y usuarios. Realizar la revisin de todas las facturas de compra, para dar el visto bueno y que en el departamento de contabilidad las causen y las liquiden. Actuar como secretaria, levantar y transcribir las actas de las reuniones de la Junta de Socios. Elaborar los informes de las actividades desarrolladas por la empresa. a los organismos estatales

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Programar y coordinar las reuniones de los socios. Llevar registros y el archivo de expedientes de proveedores y clientes. Ser apoyo de la Jefe de mercadeo, en el cumplimiento de las funciones este Departamento. Las dems que se derivan de la naturaleza de su cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato. III. REQUISITOS DEL CARGO A. EDUCACION Bachiller acadmico con nfasis comercial, Tcnico Profesional en Planificacin para la Creacin de empresas, estudios previos de Administracin Empresarial. B. EXPERIENCIA Debe tener por lo menos un ao de experiencia laborar o contar con la actitud y disponibilidad necesaria para desempearse de manera eficaz y eficiente dentro de cargo. C. SOCIAL Debe tener buenas relaciones interpersonales, excelente destreza para la comunicacin, tolerante, paciente y ser lder participativo en la bsqueda del cambio junto a su equipo de trabajo. D. PSICOLOGICO Y MENTAL Receptivo al cambio, paciente, con buenas bases en valores, libre de depresiones, no ser conflictivo o arrogante, creativo, analtico, proactivo, capacidad de sntesis, objetividad, agilidad para tomar decisiones, poder de convocatoria, etc.

I. IDENTIFICACION GERENTE CARGO: JEFE DE MERCADEO DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MERCADEO SECCION COMERCIAL SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE

JEFE DE MERCADO

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT II. OBJETIVO DEL CARGO: Responder por el normal funcionamiento de la seccin, apoyando la gestin de mercadeo de insumos agropecuarios y de mercancas, estableciendo relaciones exitosas de negocios y brindando excelente atencin a los clientes. III. FUNCIONES Ejecutar el plan de ventas, realizar visitas y seguimientos de los clientes. Identificar clientes potenciales Establecer relaciones comerciales Estar al tanto de las ventajas y debilidades ante la competencia. Tener conocimiento detallada de los productos de la empresa, los sistemas de ventas y servicios disponibles. Conocer a los clientes teniendo en cuenta sus caractersticas, tamao, ubicacin, tamao y costumbres. Identificar nichos de mercado-mercados meta rentables y crecientes Fijar polticas de venta. Disear ofertas comerciales. Anticipar necesidades del mercado y clientes e implementar polticas de satisfaccin. Establecer estrategias entre cliente, consumidor y usuario Preparar peridicamente informes de ventas, competencia y clientela. III. REQUISITOS DEL CARGO A. EDUCACION Bachiller acadmico con nfasis comercial, Tcnico Profesional en Planificacin para la Creacin de empresas, estudios previos de Administracin Empresarial. B. EXPERIENCIA Debe tener por lo menos un ao de experiencia laborar o contar con la actitud y disponibilidad necesaria para desempearse de manera eficaz y eficiente dentro de cargo. C. SOCIAL Que tenga habilidad de comunicacin emptica para influir, que se le facilite prestar buena atencin al cliente que tenga poder de convencimiento a la hora de vender un bien o servicio. D. PSICOLOGICO Y MENTAL Para el cargo de jefe de mercadeo debe ser una persona con capacidad de anlisis y sntesis, inteligente, creativo, tener conocimientos especficos en servicio al cliente y ventas.

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TEORIA ADMINISTRATIVA APLICADA AL DIAGNOSTICO TEORIA DE SISTEMAS

La teora de sistemas (TS) es una rama especfica de la teora general de sistemas (TGS) y representa la plenitud del enfoque sistmico en la TGA a partir de 1960. Se origina entre 1950 y 1968 con los trabajos del bilogo alemn Ludwig von Bertanlanffy. La teora no soluciona problemas pero produce teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica. La teora general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en trminos de sus elementos separados. La compresin de los sistemas slo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes. La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas: 1 Los sistemas existen dentro de sistemas. 2 Los sistemas son abiertos 3 Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
ORIGEN: surge con los trabajos del bilogo alemn Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950-1968. en las ultimas dcadas, el desarrollo general de las teoras de sistemas a servido de base para la integracin del conocimiento a travs de un amplio campo.

En las sociedades complejas con una acelerada expansin del conociendo, los diversos campos cientficos estn cada vez mas diferenciados y especializados, en muchos campos cientficos la atencin en las ultimas dcadas ha sido pues enfoques analticos, de obtencin de datos y enfoques experimentales.

Las races histricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organizacin y la administracin se remotan a muchos aos atrs. Mary Parker Follet, en sus escritos de la poca de los tericos de la administracin clsica, expres muchos puntos de vista indicativos en un enfoque de sistema. Consider los aspectos psicolgicos de la admn.,

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT describi la admn., como un proceso social, y consider la organizacin como un sistema social.

El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado ampliamente en la administracin. Al principio los modelos eran cerrados. Ms recientemente, tcnicas como el anlisis de decisiones han adoptado un enfoque de sistemas abiertos.

La teora general de sistemas no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prcticas pero si producir teoras y formulaciones conceptales que puedan crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica. Tambin podemos decir que es un punto de vista global desde el que se deber analizar todos los tipos de sistema.

Un sistema es como una cadena por ej. Las molculas existen dentro de las clulas, las clulas en tejidos, etc. El agua es diferente del hidrgeno y el oxigeno que la constituye.

La teora de sistemas se introdujo por:

La necesidad de sintetizar las teoras que la procedieron. Inmensas posibilidades de desarrollo y operacin de las ideas por la tecnologa, informtica y la ciberntica. Jan Christian Smuts propone que los componentes individuales de un sistema al ser unidos desarrollan cualidades que no tienen sus componentes aislados. En 1912 surgi el concepto Gestalt en psicologa cuyo principio bsico es la idea segn las leyes estructurales del todo determinan las partes y no a la inversa, este estudi los procesos mentales a travs de los cuales los humanos aprenden del mundo y lo conocen. La teora general del sistema tiene tres proposiciones bsicas.

1. Los sistemas existen dentro de sistemas, las molculas existen dentro de las clulas, las clulas dentro del tejido,, los tejidos dentro de rganos,, los rganos dentro de organismos y as sucesivamente. 2. Los sistemas son abiertos, las proposiciones en consecuencia de lo anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor recibe y descarga algo en los otros sistemas. Estos sistemas tienen como prioridad el constante intercambio infinito con su ambiente constituido por los dems sistemas.

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT 3. Las funciones de un sistema depende de su estructura, para los sistemas biolgicos y mecnicos se debe tener un impulso para poder funcionar. Los principales representantes de la TS son:

Norbert Wiener L. von Bertalanffy Hebert Simon James E. Rosenweig Richard. Jonson Fremont Kast

CONCEPTO: Un sistema por definicin est compuesto de partes o elementos interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecnicos, biolgicos y sociales. Todos los sistemas deben tener ms de dos elementos y estos a su vez estar interconectados.

El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto por dos o mas partes componentes o su sistema interdependiente y delineado por lmites identificables de su suprasistema ambiente. El sistema es en trminos como un todo, una entidad propia, con propiedades nicas comprensibles en trminos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o mecanista sobre las partes separadas y una nocin simplista de la forma en que estas partes se integran entre s.

La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios rganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organizacin es un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS:

El aspecto ms importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT caractersticas correctas que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados, esto es lo que denominamos emergente sistmico L. von Bertalanffy, habla que el sistema es un conjunto de unidades recprocas relacionadas, se deducen a dos conceptos: Propsito u objeto: es la unin de elementos en un sistema que al unirlos forman un objetivo o cumplen su proyeccin. Como su nombre lo indica es el trabajo que realizan (todos) para producir un mismo ideal. Es decir, una organizacin (empresa) ejecuta un sistema organizacional con el fin de lograr una meta por ejemplo el propsito de una organizacin como editoriales Norma es el de producir cuadernos y libros que sean tiles para docentes, estudiantes y dems que requieran de l. Globalismo o totalidad: Esta se da cuando se da un cambi en una de las unidades del sistema, y muy probablemente producir cambio en todas las dems unidades de este, es decir cualquier estmulo en cualquier unidad del sistema afectar todas las unidades debido a la relacin existente entre ellas. Por otra parte en el globalismo tambin intervienen dos fenmenos que son la entropa y la homeostasis que se explicaran ms adelante. Sistema total esta representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la consecucin de un objetivo, dado cierto nmero de restricciones. Generalmente el termino sistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operacin de un sistema total se denominan subsistemas formados por la reunin de nuevos subsistemas mas detallados. TIPOS DE SISTEMAS:

Existe una gran diversidad entre los tipos de sistemas y una amplia gama de tipologas para clasificarlos:

De acuerdo a su constitucin estos pueden ser fsicos o abstractos. Sistemas fsicos o concretos: estos son los que componen los equipos, maquinaria y objetos y elementos reales, esto quiere decir que estn compuestos por un hardware.

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT Sistemas abstractos: estos son los que se componen de conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un software. De acuerdo a su naturaleza. Sistemas cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningn recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es completamente determinista y programado y operan con un pequeo intercambio de materia y energa con el ambiente. Los sistemas mecnicos y fsicos pueden ser considerados cerrados con su ambiente. Sistema abierto: Presentan intercambio con el ambiente, estos son los sistemas biolgicos y sociales que estn en constante interaccin con le medio que los rodea, estos intercambian informacin, energa o material con su medio ambiente. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a travs de entradas (insumos) y salidas (productos). Estos son evidentemente adoptivos pues para sobrevivir deber readaptarse constantemente a las condiciones del medio.

CARACTERSTICAS BSICAS DEL ANLISIS SISTEMICO

Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin basada en el anlisis sistemtico son las siguientes:

Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a la organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas: entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente. Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es sobre el proceso dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin.

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Multidimensional y multinivelado: se considera a la organizacin desde un punto de vista micro y macroscpico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, pas); es macro cuando se analizan sus unidades internas. Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a travs de ellas.

Probabilstico: la teora moderna tiende a ser probabilstica. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en trminos predictivos y no con certeza. Multidisciplinaria: busca conceptos y tcnicas de muchos campos de estudio. La teora moderna presenta una sntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.

Descriptivo: buscar describir las caractersticas de las organizaciones y de la administracin. Se conforma con buscar y comprender los fenmenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y mtodos al individuo. Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podran ser generados por la retroalimentacin.

Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organizacin debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalizacin en los resultados en lugar del nfasis sobre el proceso o las actividades de la organizacin. CARCTER INTEGRATIVO Y ABSTRACTO DE LA TEORA DE SISTEMAS

La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemtico

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT es bsicamente una teora general comprensible, que cubre todos los fenmenos organizacionales. Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una sntesis integradora.

3.3 MARCO LEGAL

Fundamento Constitucional de las entidades sin animo de lucro. La Carta Poltica establece los parmetros legales para regulacin de las entidades sin nimo de lucro en los diferentes niveles del ordenamiento jurdico. En ella se contempla como fin esencial del Estado, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin; facilitar la participacin de todos en las decisiones que los afectan y en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la Nacin; y defender la independencia nacional. Estableciendo el deber de las autoridades de proteger a las personas, en su vida, honra, bienes, creencias y dems derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (art. 2 C.P.) As mismo, garantiza el derecho a la libre asociacin y el de libertad sindical, sin intervencin del Estado. En el taller se distingue el Derecho de Asociacin, por ser el principal objetivo de las entidades sin nimo de lucro. Este consiste en la facultad constitucional que tienen las personas para reunirse en torno a ideales comunes y adelantar las actividades que estas realizan en sociedad, desde una perspectiva altruista y ajena al nimo de lucro. Para ello, las exigencias mnimas nacen de la voluntad de asociarse y la participacin democrtica. Los jvenes, actores principales en el desarrollo de la sociedad son incluidos por el constituyente y su participacin se centra en actividades propias de su educacin y progreso. As mismo, el Estado garantiza para sus conciudadanos su contribucin a la organizacin, promocin y capacitacin de las asociaciones profesionales, cvicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benficas o de utilidad comn no gubernamentales, sin detrimento de su autonoma con el objeto de que se constituyan mecanismos democrticos de representacin en las diferentes instancias de

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participacin, concertacin, control y vigilancia de la gestin pblica que se establezcan. De otra parte, por control de legalidad le corresponde al presidente de la Repblica ejercer inspeccin y vigilancia sobre las instituciones de utilidad comn para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores.

4. DESARROLLO DEL TRABAJO ANALISIS DOFA FORTALEZAS 1. Institucionalidad ganadera. 2. Ubicacin estratgica. 3. El reconocimiento y la credibilidad a nivel del gremio y de las instituciones financieras. 4. El compromiso que han adquirido todos los funcionarios de la empresa 5. Oferta de diversidad de productos y servicios 6. Orden, higiene y limpieza en las instalaciones. 7. Buena atencin y servicio al cliente. 1. La DEBILIDADES empresa carece de un

geogrfica departamento de mercadeo. 2. La carencia de un msculo financiero fuerte (recursos econmicos limitados). 5. Elevados costos de produccin 6. 7. 8. Reducidas economas de escala 9.Falta de agresividad en el mercado. 10. Falta de sentido de pertenencia de algunos socios. 11. Baja publicidad y promocin.

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

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1. Posibilidad 2. Participacin diferenciados calidad) diario o semanal 4. Buenas proveedores 5. Apertura 6. Acceso desarrollo 7. Crecimiento a a

de de

alianzas 1. Escasa mercado

inversin

en

interinsitucionales (pagos

infraestructura tecnolgica en la planta de sacrificio. los clientes (pago de contado) de

de

por 2. Bajo poder de negociacin con los cambios

nuevos

3. Hbito de compra de los clientes 3. Incidencia relaciones convenios programas con 4. Aparicin
competidores

climticos bruscos

con 5. Competencia desleal 6. El de Horario es de oficina de Manejo de horarios extendidos de Lunes a Sabado. exigidos por de

clientes mayoristas empresarial poblacional

planteados por el Estado. y 7. Requisitos desarrollo socioeconmico entidades sanitarias como el ica de estricto cumplimiento. 8. Posicionamiento multinacionales en el pas. 9. Pagos mensuales de impuestos como la retencin en la fuente, reteiva, reteica, iva. etc de

10. 11.

El fluctuante clima que afecta

la produccin de leche. Alteracin dl orden pblico

(paros, sonadas etc)

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HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNOSTICO DIAGRAMA DE FLUJO

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14.2 FORMATOS DE EVALUACION

PROCESO A EVALUAR 1 1 2 3 La Empresa cuanta con un manual de funciones y de cargos definido en cada dependencia. Recibe capacitacin peridica sobre el maneo de inventarios Existe un cargo especfico para las funciones de administracin y control de inventarios Existe un inventario del activos fijos con los que cuenta la empresa Existe un formato de control de salida de materiales y herramientas en calidad de prstamo Existen formato de ingreso y/o salida de mercanca Se est cumpliendo cada uno de los procesos para la administracin de inventarios El sistema de inventarios que maneja la empresa es eficaz Existen casos en los cuales se ingrese mercancas al inventario sin algn soporte contable. Se revisa cautelosamente las condiciones de la mercanca que va ingresar. La mercanca se encuentra en un lugar adecuado de almacenamiento Existe una buena rotacin del inventario de Productos para la venta PUNTAJE 2 3 4 5

4 5 6 7

8 9

10

11 12

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ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS Nombre del responsable:__________________________________________ Fecha: _______________________________________________________________

PROCESO A EVALUAR

EMPLEA EL PROCEDIMIENTO SI NO N/A

1 2

3 4 5

6 7 8 9

El departamento de contabilidad mantiene registros de Inventarios. Dichos registros tienen los siguientes datos: a. Cantidades. b. Localizacin de las existencias. c. Costo Unitario. d. Valor total en pesos. Los registros del sistema son ajustados segn los resultados del conteo fsico Se emiten documentos que consten la realizacin de los conteos fsicos En cuanto a las ordenas de entrega de mercanca: 1. Todas las rdenes son registradas antes de realizar las entregas. 2. Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteracin de tales rdenes por personas que tengan acceso a las existencias Los almacenistas o auxiliares de bodega son responsables de todas las existencias Los almacenistas y auxiliares son los nicos que tienen acceso a las existencias de mercancas Se toman inventarios fsicos mensual o anualmente. El inventario fsico es supervisado por personas independientes a: 1. Almacenistas. 2. Responsables de llevar los registros de inventario

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10 11 12

Se preparan instrucciones escritas como gua para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios fsicos El personal de contabilidad revisa los precios unitarios, clculos y las sumas de inventarios fsicos. Proveen los procedimientos de la empresa: 1. Que se registren todos los pasivos correspondientes a la adquisicin de materiales o mercancas incluidas en el inventario a crdito. 2. Que se excluyan del inventario partidas Correspondientes a mercancas vendidas y facturas pendientes de despacho. 3. Que las existencias se hallen adecuadamente aseguradas contra robo, incendios, etc.

14.3. RESPONSABILIDADES DE LOS IMPLICADOS Los miembros implicados en este diagnstico son el Asistente de Gerencia y Auxiliar de ventas Las funciones que tiene que desarrollar los implicados Son las siguientes: - Desarrollar sus actividades en comn acuerdo con el rea de ventas teniendo en cuenta aspectos intrnsecos relaciones con el producto como son presentacin, fecha de vencimiento, grupo, subgrupo, ubicacin etc. - Ingresar al sistema utilizado cada una de las compras de mercanca ya sea de contado o a crdito. -realizar el inventario fsico de cada uno de los productos - Generar un reporte cada mes del inventario final de las mercancas - Realizar los respectivos ajustes de inventarios - Realizar la respectiva facturacin de los productos que se venden.

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14.4. COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO

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ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS Nombre del responsable:__________________________________________ Fecha: ______________________________________________________________

GENERALIDADES 1
Seleccione un nmero determinado de facturas por concepto de compras de mercancas y comprelas con los registros ingresados en el sistema Solicitar los registros o documentos que consten la comparacin entre el inventario en sistemas y el fsico y observar los ajustes si existen. Revisar las rdenes de entrega de mercanca o facturas para identificar el formato utilizado, adems mediante investigacin revisar los procedimientos utilizados para la entrega de la mercanca Dirigirse a contabilidad y pedir los inventarios fsicos realizados en donde se consten las personas encargadas de realizarlos y los resultados obtenidos en dicho proceso. Obtenga una copia de las instrucciones de la empresa para practicar el inventario fsico. Si no los hubiere, investigue los procedimientos que sigue la empresa para efectuar el conteo fsico. Durante el inventario fsico cerciorarse que los encargados de realizarlo cumplan con las instrucciones o procedimientos. Compruebe selectivamente los precios unitarios del inventario contra el registro de inventario. Comparar las compras de mercancas a crdito con los registros hechos en el inventario permanente sobre dichas ventas. Investigue la evaluacin que mantiene la empresa para posibles contingencias con
PRUEBAS REALIZADAS RESPONSABLE FECHA RECOMENDACIONES

6 7

DIAGNOSTICO ASOGANPLAT respecto a las mercancas. Investigar si existen seguros ante incendios, robo y otras calamidades.

INDICADORES

Das De Inventario: Este indicador determina para qu periodo de tiempo en promedio la empresa mantiene inventarios.

Clculo: COSTO PROMEDIO DEL INVENTARIO x (DIAS DEL PERIODO) COSTO NETO DE LA MERCANCIA VENDIDA EN EL PERIODO X

Notas: El costo promedio del inventario corresponde al saldo de inventarios a fin de mes (en unidades monetarias). Cuando el periodo evaluado incluye varios meses, el costo promedio del inventario corresponde al promedio de los saldos de inventario a fin de mes de los meses evaluados. Esta medicin se realiza en das, y en lo posible, se debe efectuar tambin por separado para cada categora de productos que se maneje.

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ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y DEL OCCIENTE DEL HUILA ASOGANPLAT NIT 813.001.193-7 CALLE 7 N. 4-86 TEL 8376399 CELULAR 3123971377 FORMATO DE ASISTENCIA A LA PRACTICA EMPRESARIAL ASOGANPLAT N. FECHA NOMBRE APELLIDO NUMERO CEDULA FIRMA

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ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y DEL OCCIENTE DEL HUILA ASOGANPLAT NIT 813.001.193-7 CALLE 7 N. 4-86 TEL 8376399 CELULAR 3123971377

CONTROL DE ENTRADA DE MERCANCIA

N.
ARTICULO PRESENTACION CANTIDAD FECHA DE ENTRADA FECHA DE VENCIMIENTO PROVEEDOR NUMERO FACTURA FIRMA QUIEN RECIBE

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ASOCIACION DE GANADEROS DE LA PLATA Y DEL OCCIENTE DEL HUILA ASOGANPLAT NIT 813.001.193-7 CALLE 7 N. 4-86 TEL 8376399 CELULAR 3123971377 PRESTAMO DE UTENSILIOS AGROPECUARIOS ASOGANPLAT N. NOMBRE Y APELLIDO CEDULA CELULAR ELEMENTO PRESTADO FECHA DE SALIDA FECHA DE ENTREGA FIRMA RESPONSABLE

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HERRAMIENTAS DE PLANEACION ESTRATEGICA CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEFINICIN DE OBJETIVOS ESTRATGICOS

PERSPECTIVAS
Iniciativas o alternativas estratgicas Objetivos

FORMACIN Y CRECIMIENTO

CLIENTEPRESTAUSUARIOS

PROCESOS INTERNOS

FINANZAS

Metas

Indicadores

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HERRAMIENTAS DE PLANEACION ESTRATEGICA CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEFINICION DE METAS Y RESPONSABLES

REAS ESTRATGICAS

CORTO PLAZO

METAS MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

RESPONSABLES

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PERFIL DE CAPACIDADES INTERNAS

VALORACIN IMPACTO 2 3 4 5 VALORACION IMPACTO 1 2 3 4 5

DIMENSION

DESCRIPCION FORTALEZA

DESCRIPCIN DEBILIDAD

CAPACIDAD DE GESTIN

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CONTROL DE CONCENTRADOS Y SALES

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PRODUCTO: FECHA INVENTARIO INICIAL
ENTRADA SALIDA SALDO USUARIO