Acreditando no PROGRAMA 5`S

Profissional Facilitador
Richeli Sachetti trabalha h dez anos em Gesto de Pessoas de forma estratgica, atuando na estruturao de processos produtivos, administrativos e gerenciais. Possui habilidades em desenvolvimento humano de forma individual e coletiva, ressaltando a dedicao ao estudo a modernas tcnicas de performance humana e excelncia profissional. Professora da disciplina Gesto das Organizaes pela Universidade do Sul de Santa Catarina UNISUL. Graduada em Servio Social, especialista em Gesto de Pessoas, analista em Grafologia, formao em Socioterapia e Coaching Sociedade Brasileira de Coaching.

Referncias Bibliogrficas
AGUIAR, SILVIO. Integrando as ferramentas da qualidade ao PDCA e ao programa 6 Sigma . Belo Horizonte, Fundao Gerenciamento gerencial, 2002. CAMPOS, V. F. Controle da Qualidade Total, no estilo Japons. 8 ed. Belo Horizonte: EDG Editora, 1992. IMAI, Masaaki. Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japo , McGraw-Hill/Irwin, 1986. JURAN, J. M. Juran na Liderana pela Qualidade. So Paulo: IMAM,1990. MARSHAL, JUNIOR, ISNARD. Gesto da Qualidade. 5. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. MASAAKI, Kaizen A Estratgia para o Sucesso Competitivo. So Paulo: IMAM,1992. OSADA, T. Housekeepng 5S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke ; So Paulo: Atlas, 1992. PETERSON, JIM & SMITH, ROLAND(1998), O Guia de Bolso do 5S, Productivity Press. ABNT / CNI / SEBRAE. Manual ISO 9000 para micro e pequenas empresas. RJ: ABNT / CNI / SEBRAE, 1997. Pginas eletrnicas: www.rh.com.br www.5s.com.br www.consultexto.com.br www.agilis.com.br www.ntcelogistica.org.br Wikipdia

O que ?

Compreendendo a Qualidade Total

A razo para a existncia de uma empresa so seus clientes, por este motivo sua administrao deve estar voltada qualidade de seus produtos e/ou servios, que busca continuamente atender as necessidades especficas dos mesmos.
Introduzir programas de qualidade passou a ser a estratgia de muitas empresas na busca de se diferenciar, ou seja, agregar valor nos produtos atravs da qualidade deles a fim de se buscar vantagens competitiva. Considerando o cenrio de constantes mudanas e alta competitividade.

Os objetivos da implementao de um programa de Qualidade Total englobam:

a) capacidade suficiente de engenharia para desenvolvimento dos atuais produtos e sistema de produo; b) quantidade e qualidade do produto suficiente para atender s necessidades dos clientes; c) melhoria na tecnologia de projeto e desenvolvimento de novos produtos para domnio da competitividade; d) reduo das no conformidades nas etapas de produo e instalao de produto no cliente; e) reduo do nmero de reclamaes e reivindicaes; f) reduo de custo de processo de produo/servio atravs da inovao dos procedimentos e processo, para o domnio da competitividade; g) melhoria da qualidade dos produtos adquiridos pelo desenvolvimento de fornecedores; h) melhoria da qualidade dos produtos e qualidade dos servios prestados no mercado; i) melhoria na garantia de segurana do produto em todas as fases do ciclo de vida; j) percepo pelas pessoas da empresa da importncia da melhoria da qualidade dos recursos humanos.
Em resumo, a Qualidade Total engloba dimenses de qualidade, custo, entrega, moral e segurana que afetam diretamente satisfao das necessidades das pessoas.

Kaizen
Kaizen um processo integrado de Qualidade Total - Controle de aprimoramento contnuo, que a essncia da Administrao Japonesa. E os japoneses do importncia tanto a esse processo integrado, quanto ao resultado que se busca o meio to importante quanto o fim. to importante fazer bem feito (eficincia) quanto obter o resultado certo (eficcia).
O segredo do resultado positivo est em trabalhar bem o processo que gera resultado. Ora, o resultado uma coisa esttica e o processo toda uma vida dinmica de trabalho colaborativo entre pessoas usufruindo e compartilhando coisas, que deve ser muito bem vivido. Para os japoneses isso a: muito importante ganhar dinheiro, mas trabalhando e vivendo de forma mais satisfatria possvel, unindo o til ao agradvel afinal, passamos mais de um tero de nossas vidas trabalhando. Esta a essncia da Administrao Japonesa chamada Kaizen: buscar ao mesmo tempo resultado e processo em busca desse resultado.

Para buscar resultado, na empresa todos devem ter objetivo e misso comuns. Mas ao mesmo tempo, durante o perodo de trabalho devem trabalhar e viver de forma mais equilibrada e satisfatria possvel. Porque trabalhando e vivendo de forma mais equilibrada e satisfatria possvel, tende-se a aumentar a produtividade e melhorar a qualidade, que por sua vez, tende conquista do resultado positivo no mercado. Trabalha-se e vive-se de forma mais equilibrada e satisfatria possvel, se pelo menos trs quesitos forem atendidos:

1o. Estabilidade financeira e emocional ao empregado da porque empresas japonesas ainda hoje procuram manter o emprego vitalcio, para principalmente, evitar preocupaes de sobrevivncia e sustento da famlia. Para tanto, necessrio que todos tenham conscincia de que, a empresa como um todo, dever obter resultado positivo.

2o. Clima Organizacional agradvel japoneses foram a barra para que todos se dem bem e vivam em harmonia entre os desiguais e os contrrios eles dizem natural e sutilmente gaman sena iken, ou seja, tem que agentar. Desde a remota era dos primeiros samurais em torno dos anos 700, os japoneses promovem o esprito wa a harmonia. Harmonia em tudo. Harmonia entre os desiguais, harmonia entre os contrrios. Harmonia entre o Bem e o Mal. Harmonia entre a alegria e a tristeza. Harmonia entre a bem-aventurana e a desgraa. Sobretudo, harmonia entre pessoas.

3o. Ambiente simples, funcional e agradvel aqui que se inserem os to chamados 5 S da Administrao Japonesa.

O Programa 5S
Certa vez, perguntaram ao Dr. Kaoru Ishikawa
(eng. qumico, professor, profissional controle de

de que forma poderiam iniciar a implantao da Qualidade Total em uma fbrica e ele respondeu: Sugiro comear varrendo.
qualidade)

E ele quis dizer varrer no sentido literal, com o pessoal guarnecendo a vassoura e limpando o local de trabalho.

O Programa 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa, no Japo na dcada de 1950 e foi aplicado com a finalidade de reorganizar o pas aps a Segunda Guerra Mundial, quando vivia a chamada crise da competitividade. Este foi um dos fatores da recuperao das empresas e da implantao da Qualidade Total no pas. At hoje o 5S considerado o principal instrumento de gesto da qualidade e da produtividade utilizado no Japo devido a sua eficcia. O 5S foi disseminado no mundo todo, sendo adotado em inmeras organizaes e, com a prtica diria de seus princpios, conseguiram criar ou desenvolver as condies bsicas para o desenvolvimento de outros programas de melhoria voltados para o aumento da produtividade e da competitividade. O Programa 5S deve ser abordado de forma macro pelas organizaes que pretendem implementar um programa de gesto da qualidade e produtividade, pois prepara o ambiente para mudanas profundas, por ser de simples compreenso, fcil aplicao e por gerar resultados visveis e imediatos.

Seiri (): Senso de utilizao Seiton (): Senso de organizao Seis (): Senso de limpeza Seiketsu (): Senso de sade Shitsuke (): Senso de auto-disciplina

No Brasil, alguns S foram traduzidos usando palavras variadas. Com isso, o 5S gerou resultados diferentes de um para outro local. A traduo que adotamos uma das mais praticadas, graas ao trabalho feito pela Fundao Christiano Ottoni (FCO), em empresas e escolas, a partir da dcada de 90. traduo adequada a qualquer lugar onde se vive, por no usar expresses exclusivas do meio empresarial. Observando os mtodos de gesto e o potencial das pessoas em variados ambientes, sentimos que, devidamente entendido e apresentado, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer circunstncia. Com isso, o 5S que praticamos hoje mais humano do que quando comeou a ser divulgado no Brasil, nos anos 1980. Seus princpios so semelhantes aos princpios da vida.

O processo de implantao do Programa 5S no Brasil

Uma questo observada est relacionada com a questo da disciplina. No pas de origem o grau de autodisciplina notoriamente distinto do grau de autodisciplina dos funcionrios das empresas brasileiras objeto dos estudos de casos. Da ter sido impossvel esperar-se comportamento semelhante entre os funcionrios de nacionalidade brasileira, e dos funcionrios japoneses. Na cultura Ocidental o Programa 5S deve ser observado e implementado a partir de outra perspectiva, qual seja, a de um grau menor de envolvimento do funcionrio com a empresa. Ficou clara a viabilidade da sua implantao do Programa em empresas brasileiras, desde que sejam respeitados os seus aspectos culturais e a forma peculiar de gesto da empresa. E ademais, h que analisar-se os resultados do programa a mdio e longo prazos, j que impossvel uma mudana radical total imediata de comportamento dos envolvidos neste processo.

Apesar de as premissas do programa serem claras e de fcil entendimento algumas dificuldades so encontradas na implantao:
- Falta de responsabilidade e aceitao do programa por parte de

alguns profissionais; - Baixo nvel de conhecimento sobre o programa por parte dos profissionais envolvidos; - Dificuldade em achar um momento adequado para a iniciao do programa; - Integrao do 5S com outros programas de qualidade; - Aspectos educacionais e culturais geraram certa resistncia por parte de alguns dos envolvidos.

Planejar ou Planejar O brasileiro, em geral, ainda no tem o hbito de planejar. Salvo excees, prefere a pressa de uma execuo que parece ser o caminho mais rpido para as metas pretendidas. A novidade que esse arraigado hbito cultural vem mudando. Aos poucos, comea-se a perceber os ganhos de se fazer um planejamento e, em contrapartida, os prejuzos de se deixar tudo para a ltima hora. Hoje muitas pessoas j planejam carreira, finanas, viagens. Limites e dificuldades, antes associados necessidade de seguir um planejamento, j so vistos como fatores inevitveis, existentes no caminho de qualquer objetivo. Cada vez mais, tem-se a conscincia de que, ao se planejar qualquer trabalho, os resultados so sempre mais satisfatrios. Sem a iluso de um planejamento inflexvel e imutvel que no saiba lidar com os imprevistos , preciso cultivar o hbito de planejar. No h outra e mais saudvel alternativa. Equipes e profissionais s tero ganhos com sua prtica.

Cada real investido na preparao do pessoal retornar sob a forma de boa produtividade, bons produtos e servios, satisfao dos clientes e, sem dvida, em lucros maiores.

Antes de iniciar o Programa 5S, precisamos repetir sobre esta frase:

impossvel haver progresso sem mudana e quem no consegue mudar a si mesmo no muda coisa alguma
George Bernard Shaw (escritor, jornalista e dramaturgo irlands)

Precisamos saber que aprender sobre os cinco sensos, pratic-los e difundi-los envolve mudana de comportamento.

Uma analogia conhecida a de uma histria chamada "O Tesouro de Bresa", onde um pobre alfaiate compra um livro com o segredo de um tesouro. Para descobrir o segredo, ele tem que decifrar todos os idiomas escritos no livro. Ao estudar e aprender estes idiomas, comeam a surgir oportunidades, e ele lentamente (de forma segura) comea a prosperar. Depois, preciso decifrar os clculos matemticos do livro. obrigado a continuar estudando e se desenvolvendo, e a sua prosperidade aumenta. No final da histria, no existe tesouro algum - na busca do segredo, a pessoa se desenvolveu tanto que ela mesma passa a ser o tesouro. O processo de melhoria no deve acabar nunca, e os tesouros so conquistados com saber e trabalho. Por isso, a viagem mais importante que o destino.

5S

Devemos ensinar o to natural 5S exatamente porque a vida do ser humano no assim to natural. Temos tanta tecnologia, conhecimentos, cultura, valores, tantos recursos artificiais descobertos, aperfeioados ou inventados pela humanidade, que no mais possvel utiliz-los sem aprendizado e treinamento. Muitos recursos no adiantam nada se no soubermos utiliz-los, orden-los, limp-los, conserv-los e, finalmente, descart-los ou recicl-los quando chegar a hora. Neste nossa vida to cheia de novidades e oportunidades, o 5S que vai nos mostrar como melhor aproveit-las para a Qualidade de Vida. Qualidade de Vida para a humanidade e, sobretudo, para o sistema biolgico, do qual fazemos parte e sem o qual no podemos viver.

Como a pessoa pode implementar o 5S na organizao, se na sua vida pessoal e familiar ela est presa e guarda coisas por muitos anos, respeitando os laos afetivos!? Ser mesmo necessrio, guardar tantos registros? Roupinhas de criana, materiais escolares, coisas destinadas ao conserto que nunca foi providenciado, roupas que no se usam mais, caixas de equipamentos e muito mais... Juntam-se coisas no quarto de despejo, nos maleiros e em todos os espaos vazios da casa... O que estar por trs destas paredes e ou armrios que guardam tantos objetos? Se a pessoa no consegue organizar-se, como ela vai posicionar-se diante de algum extremamente organizado ou totalmente desorganizado? Como ela poder atingir um ponto de equilbrio que satisfaa arte da convivncia?
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Acreditar no Programa 5S
Toda atividade, empenho e dedicao requerem um retorno. As pessoas se empenham mais e dedicam-se com mais vigor a atividades cujo resultado final elas conhecem exatamente.
Pois bem, possvel descrever o retorno que o desenvolvimento do Programa 5S ter para lhe oferecer em uma lista grande de benefcios aplicados tanto na empresa como em casa.

A dupla aplicabilidade se d pelo fato de que os benefcios do programa coincidem com os objetivos da educao em geral: formar cidados saudveis e responsveis, capazes de dar continuidade ao seu autodesenvolvimento. Mas, para que a vontade de obter os benefcios seja espontnea, preciso que a prtica seja natural e identificada por uma necessidade de busca de desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento. Portanto nada de burocracia e nem autoritarismo.

Em um programa de qualidade como este, o que vale o esprito de equipe, quando vrias pessoas se unem com um objetivo em comum, que, nesse caso, exatamente alcanar os benefcios do programa.
Ento vejamos quais so as oportunidades que o 5S tem a nos oferecer para melhorarmos o meio em que vivemos e trabalhamos:

 Processos otimizados e racionalizados (com tempo mais otimizado possvel, seqncia operacional definida, nmero de pessoas adequadas ao processo, estrutura de layout em seqncia lgica) visando produtividade; Bem-estar do ser humano; Ambiente da Qualidade (satisfao); Melhoria das habilidades pessoais; Promoo do trabalho em equipe; Melhoria de relacionamentos interpessoais; Higienizao fsica e mental do local de aplicao do programa, tornando-o um lugar melhor (ambiente mais agradvel e sadio);

 Liberao de espao para diversos fins; Reciclagem de recursos escassos; Combate burocracia; Reduo de custos; Eliminao de excessos e desperdcios; Acompanhamento do tempo de validade do material guardado (documentos, matria-prima, alimentos, remdios, etc.); Melhoria da administrao do tempo; Melhoria do marketing pessoal; Maior rapidez para encontrar objetos e informaes; Aumento da segurana.

 Diminuio do cansao fsico e mental causado pela procura de objetos e informaes;

Aumento da produtividade e satisfao pessoal e da equipe; Melhoria do visual (boa impresso aos clientes e visitantes); Melhoria do fluxo de pessoas e materiais; Maior qualidade em produtos e servios; Preveno contra o estresse.

Antes

Depois

5S e a Sustentabilidade
Case: JAMEF implementa prticas de sustentabilidade A Jamef Encomendas Urgentes, empresa de transportes de cargas fracionadas, preocupada com as questes que envolvem a sustentabilidade, coloca em prtica iniciativas que promovem o uso consciente de recursos naturais como a gua e a eletricidade. A empresa desenvolveu o programa Fao Parte, implementado primeiramente nas filiais So Paulo e Belo Horizonte, para incentivar os colaboradores a separar o lixo reciclvel do comum , utilizando a metodologia dos 5S (senso de utilizao, senso de organizao, senso de limpeza, senso de sade/melhoramento contnuo e senso de auto disciplina). Todas as lixeiras da Jamef foram identificadas, banners explicativos com informaes sobre o projeto e uma empresa de coleta seletiva foi contratada. O programa to srio que, para confirmar os resultados, realizamos trimestralmente uma auditoria que verifica se a organizao e a coleta seletiva esto sendo feitas corretamente, afirma Paulo Nogueiro, diretor comercial da Jamef. O programa ainda contribui com a preservao das estradas e ruas urbanas ao implementar saquinhos de lixos nos cmbios de cada um dos veculos da frota e treinar os motoristas sobre a importncia de no jogar lixo pela janela. Todo o lixo reciclado vendido e o valor da renda reinvestido no prprio projeto, com treinamento, compra de materiais e lixeiras. A Jamef mantm uma estrutura de captao e armazenamento da gua da chuva para ser usada na limpeza dos caminhes. A utilizao de gua potvel na lavagem dos veculos passou a ser zero. Assim, contribumos para a preservao deste recurso to importante e, conseqentemente, reduzimos o custo do servio afirma Nogueiro. A cultura do Apague a Luz foi adaptada e seguida por todos os colaboradores da empresa. Quando a sala no est sendo usada, ela deve ficar com a luz apagada. Este tipo de cultura interna, geralmente, ultrapassa as dependncias da empresa e chega s residncias dos colaboradores e isso demonstra que no treinamos apenas os funcionrios, mas ajudamos a conscientizar cidados, finaliza Nogueiro.

5S e COMPETNCIA
5S um programa que desperta a ambio de crescimento profissional e pessoal em gente que j tinha esquecido de sonhar. O 5S promove a dignificao do ser humano e por conseguinte uma sociedade composta por verdadeiros cidados. O perfil de bons profissionais est sendo disputado no mercado o daquele que tem a competncia de permear no negcio da organizao. O 5S o melhor caminho para tal.

OS 5 SENSOS...

SEIRI (senso de seleo) Outras tradues: Organizao; Utilizao; Classificao; Descarte.

Senso: "A arte de colocar fora coisas inteis sem uso"

SEIRI (senso de seleo)

o passo inicial do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que desnecessrio do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso preciso definir claramente o que necessrio e o que desnecessrio.

SEIRI (senso de seleo)

O que necessrio? Necessrio aquilo que se est utilizando ou que se tem previso de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte: Isto REALMENTE necessrio? Estou utilizando-o no momento? Se no, qual foi a ltima vez que utilizei? Quando eu irei precisar disto? Essas perguntas ajudam determinar se um item necessrio ou no. Se as respostas s duas primeiras perguntas forem no e s outras duas forem no sei, seguramente o item desnecessrio: descarte-o.

SEIRI (senso de seleo)

Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessrio? No necessariamente. O bom senso recomenda que voc coloque os itens descartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles. A maioria dos itens descartados serviro para outras pessoas ou reas e portanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doao. Mas no envie sem antes questionar se realmente til, caso contrrio voc no estar fazendo 5S e sim apenas transferncia de entulhos. Outros itens no podero ser reaproveitados: devem ser vendidos como sucata. O cuidado que se deve tomar aqui , feito o descarte, agilizar a anlise e destinao dos itens em excesso, caso contrrio os mesmos logo iro se "incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou at a prxima sesso de seleo.

SEIRI (senso de seleo)

Como eu fao para manter a seleo?

Seja crtico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que voc olhar - no trabalho, em casa, na rua, etc. - "isto necessrio?". Mas isso no vai virar uma parania? No. O hbito repetido diversas vezes ir sedimentar o procedimento at que se torne automtico, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina. Qual o resultado da aplicao do Senso de Seleo?

Poderia citar e comentar sobre vrios, mas ficarei apenas com os seguintes:

Ganho de espao Maior segurana Facilidade de limpeza e manuteno Melhor controle de estoque Reduo de custos Disposio mental para a Qualidade

SEIRI (senso de seleo)

SEITON (senso de ordenao) Outras tradues: Sistematizao; Arrumao. Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso". Aps a Seleo, na qual voc descarta aqueles itens desnecessrios, voc precisa organizar o que sobrou. A essa organizao damos o nome de ordenao, que determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele no seja necessrio perder tempo procurando. Ordenao , em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localizao e uso. Quando a localizao de um item no imediata, significa que a ordenao no foi bem feita. Faa de novo!

SEITON (senso de ordenao)

Como eu fao a Ordenao?

Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mo. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante que no se tenha que fazer esforo para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura mdia: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para peg-los. Se em gavetas, na mais prxima, geralmente a de cima.
Os itens de uso menos freqente devem estar a uma distncia um pouco maior ou em local de acesso menos fcil. Mas no muito. E, finalmente, os itens os voc utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessvel e que menos atrapalhe.

SEITON (senso de ordenao) Apenas a ttulo de exemplo, para escritrio: o item utilizado a todo instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armrio do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobre a mesa s o trabalho que estiver sendo executado. Identifique sua rea de trabalho. Armrios devem ter suas portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. reas de circulao de pessoas demarcadas, reas de riscos, extintores e sadas de emergncias sinalizados so exemplos de boa ordenao. O mesmo vale para estoques de matrias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informaes de tipo, procedncia, destino e data de validade.

SEITON (senso de ordenao)

Tubulaes de fluidos devem indicar o que conduzem, atravs da identificao de cor, de acordo com as normas de segurana da ABNT. Ainda como identificao possvel adotar-se crachs, se houver atendimento ao pblico externo. O crach dispensvel se o trabalho envolver apenas relacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas de segurana o requeiram. Mas se houver crach, o nome ou apelido que a pessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou rea em que ela trabalha. Evite colocar o cargo ou funo, que serve apenas para dar idia de castas e no contribui em nada para a motivao.

SEITON (senso de ordenao)

Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos em bom estado. Uma sugesto vlida alinhar o material exposto pelas bordas superior (alinhamento horizontal) e esquerda (alinhamento vertical). importante ter um responsvel, que pode ser rotativo, para manter o mural organizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no ms passado nem pensar!

SEITON (senso de ordenao)

Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critrio de ordenao: cronolgico, alfabtico, temtico, o que for mais conveniente. O importante ter critrio. Em segundo lugar, todo documento s deve ir para o arquivo com uma anotao de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse perodo. E por ltimo, deve haver um tempo pr-definido para se fazer uma reviso do arquivo, na qual os documentos vencidos sero descartados (Seleo). Uma boa sugesto uma reviso trimestral, mas cada caso um caso.

SEITON (senso de ordenao)

Organizao pessoal faz parte do Senso

de Ordenao? No s faz parte como a essncia. A organizao pessoal ir refletir-se na organizao do ambiente. importante reservar um tempo pela manh para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consult-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece bvio, mas o fato que gastamos a maior parte do nosso tempo fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas ficaram para trs.

importantes

SEITON (senso de ordenao)

Como eu fao para manter a ordenao? Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente aps o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, no deixando escapar nenhuma disposio incorreta de materiais. Faa testes peridicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localizao de itens imediata. Essa a palavra: localizao imediata, nada menos aceitvel.

Qual o resultado da aplicao do Senso de Ordenao?

Poderia citar e comentar sobre vrios, mas ficarei apenas com os seguintes: Melhor disposio de mveis e equipamentos Maior segurana Facilidade de limpeza e manuteno Melhor controle de estoque Reduo de desperdcios, principalmente de tempo Aproveitamento do espao que sobrou, para "praas"

SEISOH (senso de limpeza)

Outras tradues: Inspeo; Zelo. Senso: "A arte de tirar o p". O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se limpeza do ambiente fsico, seja ele no trabalho, em casa etc.

Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparncia de intenes e o respeito pelo prximo um ambiente limpo.

O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudvel, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possvel, criando condies de trabalho em equipe.

SEISOH (senso de limpeza)

Como fao a limpeza?

No que se refere limpeza fsica, a recomendao que se atue sobre as causas da sujeira, e no apenas na sujeira aparente. As dicas so basicamente comportamental: Faa uso correto de sanitrios. Jogue o lixo dentro do lixeiro, observando a coleta seletiva. Mantenha limpo corredores, vestirios, ptios e outras reas comuns. Demarque e observe local apropriado para a prtica de tabagismo. Papel de balas devem ser colocados no lixeiro. Defina perodos para limpezas, no esperando que a sujeira aparea. Identifique e corrija vazamento de fluidos. Faa os reparos no edifcio, mveis e equipamentos o mais rpido possvel.

Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona : Fale com as pessoas e no das pessoas.

SEISOH (senso de limpeza)

Como eu fao para manter a limpeza?

Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo aps o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para no sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente ser bem melhor.
Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas a vontade para dizer o que pensam de voc. Oua as crticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar. saudvel ouvir a opinio sobre ns de algum que no seja ns mesmos. Aps dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em voc, ento poder dizer o que no gosta nos outros. Isto fcil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias so alcanadas sem esforo? Quando acontece, no tem tempo de fortalecer as razes e o resultado que diante de uma situao adversa e imprevista, retrocede-se posio anterior, quando no pior.

Lembre-se: cem melhorias de 1% maior que uma melhoria de 100%.

SEISOH (senso de limpeza)

Qual o resultado da aplicao do Senso de Limpeza?

O senso de limpeza implantado resulta em: Ambiente agradvel e saudvel. Melhor resultado do trabalhado. Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipe. Melhor conservao de mveis, equipamentos e ferramentas. Reduo de desperdcios.

SEIKETSU (senso de sade, padronizao) Outras tradues: Padres; Conservao; Sade. Senso: "A arte de manter em estado de limpeza".

Padronizao significa manter "em estado de limpeza" que, no contexto dos 5S, inclui outras consideraes, tais como: cores, formas, iluminao, ventilao, calor, vesturio, higiene pessoal e tudo o que causar uma impresso de limpeza. A padronizao busca ento manter os trs primeiros Ss (seleo, ordenao e limpeza) de forma contnua.
A padronizao, ou seja, a definio de mtodos de trabalho fundamental, por exemplo: Pintura das paredes, devem ser usados padres de cores para cada setor, a sinalizao tambm bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fcil visualizao, com letras claras e grandes, pisos, de tubulaes, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incndio, itens mveis, tamanho das setas que esto sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores "padres" de mquinas.

SEIKETSU (senso de sade, padronizao)

A partir do estabelecimento do que certo, fica fcil para o profissional saber o que est errado.

Exemplo: pintamos no piso, ou h uma placa de identificao na parede, do local de um equipamento mvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o profissional usa o equipamento e no o devolve ao local fica evidente que h uma anomalia.

As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronizao.

SEIKETSU (senso de sade, padronizao)

Outros aspectos de padronizao so:

Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc. A folha de verificao reflete o padro de cada rea. Fica fcil saber onde devemos atacar. A padronizao buscar criar o "O Estado de Limpeza". No basta estar limpo, necessrio tambm parecer limpo. Devemos definir qual o padro ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Devemos nos preocupar com a ambientao, quebrando o peso da rea de trabalho, atravs de uso de aqurios, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionrios praas), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto uma forma de desacelerar as pessoas.

SHITSUKE (disciplina) Outras tradues: Auto-disciplina; Educao; Harmonia. Senso: "A arte de fazer as coisas certas, naturalmente". Disciplina a base de uma civilizao e o mnimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina o caminho para a melhoria do carter dos funcionrios. Ns enxergamos a disciplina nos 5Ss quando: executamos a limpeza diria dos 3 minutos, como rotina Fazemos a medio peridica, utilizando a folha de verificao e colocando os resultados no grfico de controle. Quando no sujamos mais. E quando sujamos, limpamos imediatamente. Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos. Quando repintamos os letreiros que esto apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas.

SHITSUKE (disciplina)

E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda, e estuda. Artistas repetem o ensaio. Disciplinar praticar e praticar para que as pessoas faam a coisa certa naturalmente. uma forma de criar bons hbitos. Disciplina um processo de repetio e prtica. Assim estaremos no caminho certo.

5S Seiri (seleo, classificao)

Produo Identificao de equipamentos, ferramentas e materiais necessrios e desnecessrios na oficinas e postos de trabalho.

Administrao Identificao de dados e informaes necessrios e desnecessrios para as decises.

Seiton (ordenao)

Determinao de local especfico ou layout para os equipamentos serem localizados e utilizados a qualquer momento. Eliminao de p, sujeira e objetos desnecessrios, mantendo a limpeza nos postos de trabalho.

Determinao de local de arquivo para pesquisa e utilizao de dados a qualquer momento. Atualizao contnua e renovao de dados para tomar as decises corretas.
Estabelecimento, preparao e implementao e informaes e dados, de fcil entendimento, que sero teis e prticos para as decises. Hbito para cumprimento de normas e procedimentos determinados pelas empresas.

Seiso (limpeza, zelo)

Seiketsu (sade, Aes consistentes e repetitivas, padronizao) visando arrumao, ordem e limpeza, tendo o cuidado para evitar que os estgios anteriores no retrocedam. Shitsuke (autodisciplina) Hbito para cumprimento de normas e procedimentos estabelecidos, para atendimento s especificaes cliente.

Custo de Implantao do 5S:

O custo para a implantao do programa no alto e os recursos podem ser alocados do oramento da empresa ou do setor. De acordo depoimentos de instituies em que com o mtodo j foi implantado ou est em implantao, no houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que depender tambm do nmero de pessoas envolvidas no processo, do nvel de compromisso da equipe,da estrutura fsica e da situao atual da empresa.

Quanto mais rpido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores sero tempo e gastos para implantar.

A Implantao do 5S e o Ciclo PDCA

Ciclo PDCA O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japo aps a guerra, idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princpio tornar mais claros e geis os processos envolvidos na execuo da gesto, como por exemplo na gesto da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos.

O ciclo comea pelo planejamento, em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execuo. Os passos so os seguintes:
Plan (planejamento): estabelecer misso, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessrios para o atingimento dos resultados. Do (execuo): realizar, executar as atividades. Check (verificao): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes, eventualmente confeccionando relatrios. Act (ao): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas.

Action agir

Plan planejar

Check verificar

Do fazer

Roteiros sugestivos para implantao do Programa 5S

Roteiro 1

IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S Consideraes iniciais a. Tomar como referncia a realidade atual. b. Envolver todas as pessoas. c. Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas. d. Escolher o Representante Plano geral a. Mobilizar para implantar. b. Definir e registrar itens de controle. c. Treinar todos os colaboradores. d. Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ao. e. Implantar aes corretivas

Atribuies do representante 5S a. Comprometer-se com o programa 5S. b. Estimular a participao de todos os profissionais no programa 5S. c. Facilitar e viabilizar recursos para a implantao e manuteno do programa 5S. d. Organizar o lanamento do programa 5S. e. Organizar um comit 5S para dar sustentao ao programa. f. Agendar reunies com os integrantes deste comit. g. Liderar o processo de implantao do programa 5S. h. Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S. i. Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a prtica do 5S.

Perfil do representante 5S a. Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa. b. Ser dinmica. c. Ter liderana. d. Possuir boa fluncia verbal. e. Estabelecer boas relaes sociais com os outros colaboradores. f. Ter disponibilidade de tempo. g. Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S. h. Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo.

Instrues para preenchimento do plano de ao O plano de ao deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com um grupo de apoio. Este registro, sendo cumprido na ntegra, facilita o controle do programa, envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de todos.

O proprietrio da empresa deve estar integrado, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Devemos lembrar que o comprometimento do proprietrio muito importante para a eficcia do Programa.

Cabealho Nome da empresa. Nome do Representante 5S. Data de preenchimento. O que fazer Neste quadro so registradas as aes que so necessrias implantao e manuteno do Programa 5S. Como De que maneira sero feitas cada uma das aes propostas. Quando Data para finalizar a execuo das tarefas programadas. Quem Nome dos responsveis pela execuo das atividades definidas. Onde Local onde sero realizadas as atividades.

Roteiro 2
Etapas: 1. Formao do Comit 2. Sondagem do ambiente 3. Planejamento do Programa *Estabelecer tempo para realizao dos 3S (utilizar, ordenar e limpar); * estabelecer estratgias para envolver os profissionais; * formar grupos de ao para ajudar a implementar o plano nos intervalos, portaria, eventos; * organizar concursos para confeco de cartilhas, cartazes, slogans, logotipos, mala direta, murais e frases; * campanhas para uso de banheiros, ptios e salas de uso comum * campanhas publicitrias; * organizar teatros, gincanas ; * projetos ambientais; * passeios ecolgicos, visitas empresas, eventos; * exibir filmes ou vdeos; * convites para palestras; * oficinas; * reflexes e debates sobre valores, crenas e tica; 4. Avaliar, manter e melhorar os resultados dos 5S.

Roteiro 3 Cinco fases de implantao 1. S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAO CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio". Tambm pode ser interpretado com Senso de Utilizao, Arrumao, Organizao, Seleo. Nesta fase, o trabalho comea a ser colocado em ordem, para que s se utilize o que for realmente necessrio e aplicvel. Por isso, importante ter o necessrio, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operaes. essencial saber separar e classificar os objetos e dados teis dos inteis da seguinte forma: o que usado sempre: colocar prximo ao local de trabalho. o que usado quase sempre: colocar prximo ao local de trabalho. o que usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho. o que usado raramente, mas necessrio: colocar separado, em local determinado.

 o que for desnecessrio: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espao necessrio e atrapalha o trabalho.

Vantagens: Reduz a necessidade e gastos com espao, estoque, armazenamento, transporte e seguros. Facilita o transporte interno, o arranjo fsico, o controle de produo. Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e tambm os danos a materiais ou produtos armazenados. Aumenta a produtividade das mquinas e pessoas envolvidas. Traz maior senso de humanizao, organizao, economia, menor cansao fsico e maior facilidade de operao. Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal, Todos da equipe devem saber diferenciar o til do intil, o que realmente necessrio e o que no . Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causas ou ao preventiva.

2. S - SEITON - SENSO DE ARRUMAO CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR FACILMENTE Tambm pode ser definido como Senso de Ordenao, Sistematizao, Classificao, Limpeza. O objetivo identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualizao seja facilitada. Nesta fase importante: padronizar as nomenclaturas. usar rtulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padro. guardar objetos diferentes em locais diferentes. expor visualmente os pontos crticos, tais como extintores de incndio, locais de alta voltagem, partes de mquinas que exijam ateno, etc. determinar o local de armazenamento de cada objeto. onde for possvel, eliminar as portas. No deixar objetos ou mveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoo no local.

Vantagens: Menor tempo de busca do que preciso para operar, ler, enviar, etc. Menor necessidade de controles de estoque e produo. Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, alm de facilitar a execuo do trabalho no prazo. Evita a compra de materiais e componentes desnecessrios ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados. Maior racionalizao do trabalho, menor cansao fsico e mental, melhor ambiente. Melhor disposio dos mveis e equipamentos. Facilitao da limpeza do local de trabalho. A ordenao eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicao correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessrio e todos devem seguir as regras. importante fazer uma anlise da situao atual da instituio, como as coisas esto organizadas e onde. Sempre que possvel, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idia principal nesta fase : Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

3. S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NO SUJAR Tambm pode ser definido como Senso de Zelo. Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo e dos benefcios de ambiente com a mxima limpeza possvel. O ambiente limpo traduz qualidade e segurana. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, mquinas e materiais, evitando o retrabalho. Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, importante que o pessoal tenha conscincia e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos aps o seu uso, para que o prximo a usar encontre-o limpo.

 Aprender a no sujar e eliminar as causas da sujeira. Definir responsveis por cada rea e sua respectiva funo. Manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condio de uso possvel. Aps usar um aparelho, deix-lo limpo e organizado para o prximo utilitrio. Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando ateno para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira. No jogar lixo ou papel no cho. Dar destino adequado ao lixo, quando houver.

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informaes atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

4. S - SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORVEL A SADE E HIGIENE". Tambm pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade. Higiene manuteno de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida tambm da aparncia. Em um ambiente limpo, a segurana maior. Quem no cuida bem de si mesmo no pode fazer ou vender produtos ou servios de qualidade O pessoal deve ter conscincia da importncia desta fase, tomando um conjunto de medidas: Ter os trs S`S previamente implantados. Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos esto sendo aplicados realmente e corretamente. Eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos Humanizar o local de trabalho numa convivncia harmnica.

 Difundir material educativo sobre a sade e higiene. Respeitar os colegas como pessoas e como profissionais. Colaborar, sempre que possvel, com o trabalho do colega, cumprir horrios, entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hbil, no fumar em locais imprprios, etc. Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matrias de limpeza. Requer manuteno da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter conscincia da importncia de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens so: Melhor segurana e desempenho do pessoal. Preveno de danos sade dos que convivem no ambiente. Melhor imagem da empresa internamente e externamente. Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho Algumas medidas importantes e teis nesta fase tambm podem ser colocar avisos ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho, bem como designaes, avisos e identificao dos equipamentos (recursos visuais). Quando importantes, os avisos devem ser vistos distncia, bem destacados e acessveis a todos do setor.

importante nesta fase conferir se o programa est sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal est preparado e motivado a cumprir o programa.

5. S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA CONCEITO: Fazer dessas atitudes um hbito, transformando os 5S num modo de vida". Atitudes importantes: Usar a criatividade no trabalho, nas atividades. Melhorar a comunicao entre o pessoal no trabalho. Compartilhar viso e valores, harmonizando as metas. Treinar o pessoal com pacincia e persistncia, conscientizando-os para os 5S . De tempos em tempos aplicar os 5S para avaliar os avanos. importante cumprir os procedimentos operacionais e os padres ticos da instituio, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a conscincia e um constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho. A conscincia da qualidade essencial. Com o tempo, a implantao do programa traz benefcios: Reduz a necessidade constante de controle. Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao. Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utenslios, etc. Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operao. Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, presses, etc.

Roteiro 4
1 etapa: Equipe de implantao Formada por 3 pessoas, no mnimo, de diferentes setores da instituio e 1 pessoa da alta administrao. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento. 2 etapa: Planejamento Equipe de implantao pode elaborar um cronograma, um plano de orientao, determinar as ferramentas que sero utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribudas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento. 3 etapa: Fotos e registros importante registrar a situao atual da organizao, em todas as reas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as aes corretivas, dar sugestes de melhoria baseadas nas fotos. importante a opinio de cada um, principalmente porque pertencem a reas diferentes na empresa.

4 etapa: Reunio A equipe pode convidar o pessoal da instituio para uma reunio, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposio para implantar o mtodo. Nesta reunio, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientizao do pessoal, da importncia do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe tambm pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefcios.

5 Etapa: Implantao Aps esta reunio de sensibilizao do pessoal com a equipe responsvel, o programa comea a ser efetivamente implantado. As responsabilidades so divididas de acordo com as reas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em cada fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dvidas, citar exemplos, etc. A interao da equipe com o pessoal envolvido importante, para que no fiquem dvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6 Etapa: Acompanhamento A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas reas de implantao com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessrios para a implantao do programa devem ser acordados, conforme a orientao do colaborador.
Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientaes. O ideal que a equipe faa um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefcios, os resultados, as mudanas. essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos tcnicos de apoio. Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importncia dos conceitos e de sua aplicao, tornando a metodologia um hbito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade. Os tcnicos e funcionrios novos, que forem se incorporando empresa, tambm se habituaro a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema j implantado.

A gerncia, setor ou empresa deve tambm se responsabilizar por planejar reunies peridicas com os membros da equipe para verificar como est sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivao em sempre manter o hbito da metodologia e a manuteno do programa sempre implantado. Os treinamentos dos membros da equipe, tcnicos e funcionrios, deve ser peridico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliaes do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito. Tambm uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonizao da equipe.

Roteiro 5

Atravs de entrevistas, algumas informais e outras com objetivos definidos com os envolvidos na implantao do programa 5S na empresa, foi possvel a coleta de dados referente a essa implantao e o conhecimento de informaes importantes para a produo do trabalho. A empresa, atravs do programa 5S, objetivava um ambiente de trabalho mais adequado e a colaborao dos funcionrios para tal finalidade, possuindo como meta primordial oferecer produtos e servios que superem as expectativas dos clientes em relao qualidade. A busca da melhoria contnua da qualidade, de uma produo mais enxuta e de um ambiente de trabalho mais agradvel, foram fatores preponderantes para a implantao do programa 5S na empresa, o qual foi aplicada em todos os setores. Como metodologia de aplicao do programa, a empresa utilizou para treinamento do gestor responsvel, uma empresa especializada em implementao de 5S. A manuteno do programa foi feita atravs de inspees de manuteno e certificao dos sensos. Para fazer tal avaliao, foi preenchida uma ficha em que constavam perguntas para cada senso de modo a quantificar a avaliao da rea. Foram elaboradas perguntas referentes a cada senso.

Para o Seiri, 1S, Senso de Organizao, foram elaboradas as seguintes perguntas:

1) Existem materiais e objetos em excesso ou desnecessrios no posto de trabalho (sobre as mquinas, nos armrios, arquivos, gavetas e estantes)?
2) As ferramentas/equipamentos de trabalho esto em bom estado e tm fcil acesso? 3) A quantidade de armrios, prateleiras, cadeiras, coletores de lixo est adequada? 4) Os materiais necessrios a execuo da tarefa esto disponveis em um local designado para eles (matria-prima, suprimentos, sobressalentes)? 5) Locais reservados para guarda de materiais esto sendo usados?

6) Existem espaos reservados para circulao e os mesmos esto desobstrudos? 7) Os quadros de avisos so adequados, na quantidade necessria e com informaes claras e atualizadas? 8) Os equipamentos de segurana e emergncia esto nos locais demarcados e suas inspees esto em dia? 9) Os documentos existentes na rea so de fato necessrios e esto atualizados e disponveis para consulta (normas, procedimentos)? 10) Existem impresses abandonadas nas impressoras ou nos coletores de lixo? 11) Os materiais removidos na limpeza j foram descartados?

J para o SEITON, senso de ordenao, 2 S, foi elaborado o seguinte questionrio:

1) A rea de trabalho est demarcada e/ou identificada?

2) Existem tubulaes/fios expostos impedindo a passagem ou possibilitando acidente? As tubulaes existentes esto identificadas por cores?
3) As informaes usadas na execuo da tarefa esto atualizadas, disponveis e claras para realizao do trabalho? 4) fcil a visualizao de placas e avisos de segurana identificando corretamente as reas de risco? 5) Existe material sucateado na rea? 6) Objetos de uso pessoal so guardados em local especificado? 7) O espao de circulao permite o trfego de pessoas e equipamentos sem perigo de incidentes? 8) Os equipamentos esto identificados de forma clara e de acordo com o uso?

9) Os documentos existentes na rea so de fato necessrios e esto atualizados e disponveis para consulta (normas, procedimentos)? 10) Existe local definido para cada ferramenta, sendo estas identificadas e controladas? 11) Painis eltricos, quadros, extintores, equipamentos de emergncia, quadros de aviso esto identificados, desobstrudos, conservados e limpos por dentro? 12) Existe local adequado para o armazenamento de EPI's? 13) Existe equipamento defeituoso aguardando reparo (mveis, protees, lmpada queimada, vazamentos, entupimentos, iluminao adequada)? 14) Existem locais definidos e identificados para cada tipo de objeto nas prateleiras, armrios, mesas, com pontos de reposio mnimo/mximo? 15) Existe local identificado para guardar procedimentos? 16) O contedo das pastas dos arquivos coincide com a identificao dela? 17) O sistema permite identificar a falta de um material/objeto e detectar com quem est? 18) Os documentos esto ordenados por assunto, aplicao, data (incluindo os armazenados em meio eletrnico)? 19) Existe identificao visvel dos extintores e sadas de emergncia?

Para o terceiro S, o SEISO, senso da higienizao as perguntas foram:

1) Os padres/instrues de limpeza so suficientes para orientar a manter a rea higienizada? 2) Existe material disponvel em local adequado para limpeza? 3) No final dos turnos de trabalho observa-se limpeza em geral e corrigem-se os pontos inadequados? 4) Os resduos (lixos) so sempre jogados em locais adequados obedecendo seletividade? 5) Os recipientes de lixo e as centrais de descarte so limpos regularmente? 6) Existe programao para limpeza de paredes, forro e vidraas, piso, armrios est em dia? 7) As ferramentas de trabalho esto limpas ou desengraxadas?

8) reas externas circunvizinhas ao local de trabalho seguem os mesmos padres internos?

9) Os documentos existentes na rea so de fato necessrios e esto atualizados e disponveis para consulta (normas, procedimentos)? 10) Os banheiros so mantidos meticulosamente limpos, sendo locais dos quais os funcionrios tm orgulho? 11) H sujeira dentro dos armrios, nas mesas, em cima dos mveis, nas lmpadas, no exaustor/ventilador? 12) Existem pregos, fitas, ou buracos nas paredes? 13) Est definido um esquema de limpeza das reas e dos equipamentos de uso comum com a freqncia e responsvel desta limpeza? 14) As principais fontes de sujeira so conhecidas e controladas? 15) Existe evidncia de eliminao de fontes de sujeira e contra medidas (verificar aes tomadas)? 16) Existem objetos (papel, fio dental, etc) fora dos lixos do banheiro?

As perguntas para o quarto S, senso de padronizao, SEIKETSU foram: 1) Os EPIs esto sendo usados adequadamente e esto em conformidade de higiene? 2) A higiene pessoal demonstra asseio? 3) Os EPCs esto em condies de uso e so em nmero suficiente? 4) As normas de segurana so conhecidas pelos empregados, quando aplicvel? 5) De maneira geral a higiene e organizao do local de trabalho mantida diariamente? 6) Existe ventilao, luminosidade e proteo acstica adequada no local de trabalho? 7) A postura ergonomtrica adotada pelos empregados adequada? 8) So observadas condies inseguras na rea de trabalho e estas so reportadas? 9) Os documentos existentes na rea so de fato necessrios e esto atualizados e disponveis para consulta (normas, procedimentos)? 10) Os profissionais cumprem os horrios de parada e retorno ao trabalho? 11) Os profissionais so pontuais quanto s reunies programadas? 12) Est definido um esquema para manuteno e organizao dos armrios?

13) Existe um esquema de manuteno do 5S e evidncia de sua execuo? 14) Existem indicadores e avisos que permitam ver as condies de progresso/manuteno do 5S's na rea? 15) Est definido um esquema para envolvimento de novos profissionais no departamento para com o 5S? 16) Assuntos de 5S so discutidos pelo menos 1 vez por semana? 17) A inspeo nos equipamentos diria, atravs de check-list e de acordo com as normas? 18) As tcnicas usadas na execuo das tarefas esto previstas nos procedimentos, e estes esto disponveis para consulta? 19) Existem evidncias de padronizao da implantao do 5S (padronizao de documentao, layout, segurana, cores de tubulaes, etc)? 20) Existe documentao para assegurar a manuteno do estgio do S alcanado (ex: foto do local identificando qual o padro daquela rea, procedimento para colocao de materiais na rea)? 21) Existe verificao sistemtica dos procedimentos e padres?

E finalmente, para o quinto S, senso de disciplina, SHITSUKE, as perguntas elaboradas foram:

1) Todos conhecem suas responsabilidades dos 5S's (aconselhvel teste prtico com profissionais novos e antigos)? 2) Os 5S's so abordados e considerados como pontos importantes no local de trabalho (checar o grau de aplicao)? 3) Existe anlise de causa para o no cumprimento dos itens pendentes no ms? 4) Qual o grau de motivao dos funcionrios com a prtica do 5S?

A critrio de pontuao cada pergunta cujo resultado fosse conforme receberia o conceito dois (valor mximo para cada pergunta). A questo em que a resposta fosse parcialmente conforme, era atribudo o valor um. E finalmente, a questo em que sua resposta fosse no conforme, receberia valor zero. Caso a resposta fosse no conforme, ou parcialmente conforme, era feito uma observao no espao destinado na prpria ficha. Aplicado o questionrio, os pontos obtidos foram somados e multiplicados pelo fator cinco, posteriormente a pontuao foi dividida pelo nmero de perguntas existente na ficha de cada senso, e ento obtido o valor final da avaliao da rea para o seu respectivo senso. Com isso, foi possvel avaliar os resultados obtidos na implantao do programa 5S na empresa. Com os critrios de pontuao, em cada senso, foi possvel quantificar a avaliao das reas. Desta forma, numa escala de zero a dez pontos, para se passar para o S seguinte, a rea deveria alcanar no mnimo sete pontos no S em que se encontrava e no ter nenhum tipo de No Conformidade. Aps a mudana de S, a rea era avaliada nos S j conquistados para garantir a manuteno do mesmo e tambm no S em que se encontrava visando melhorias do mesmo. O quinto S, tinha uma maior exigncia para sua conquista. Para obt-lo, a rea deveria ser avaliada mensalmente durante trs meses a partir da conquista do 4 S. Porm para a conquista do ltimo S, era necessrio obter nota 10 em todas as auditorias deste perodo. A rea no poderia ter observaes e no conformidades durante os trs meses avaliados. A pontuao apurada mensalmente era registrada, e divulgada na forma de amplos cartazes fixados nos murais informativos de cada rea, de modo a facilitar a visualizao e o entendimento de todos os profissionais.

Definido a implantao do programa, iniciou-se a etapa de treinamentos. O gestor preparou todo o programa de treinamento, em conjunto com a alta gerncia, focada nos auditores e nos comits que foram definidos previamente. Esses comits tinham a funo de disseminar o programa em seus setores. Inicialmente, foi enfocado o objetivo do programa, a influncia do 5S no ambiente de trabalho e a importncia do trabalho dos auditores para o programa. Coube a esses grupos a inspeo geral dos setores onde o programa seria implantado, bem como as anotaes das falhas existentes nas reas de trabalho.
Para os integrantes dos comits, foram apresentadas palestras, no qual constavam as importncias de se eliminar o desperdcio, as qualidades de um ambiente limpo e como o programa poderia influenciar na obteno de um ambiente de trabalho mais agradvel. Para garantir a manuteno do programa 5S e as certificaes dos sensos posteriores em toda a empresa, foi implementado um programa de auditorias em todas as reas, visando o cumprimento dos conceitos de cada S de uma forma organizada e direcionada para a mudana de cultura das pessoas. Foram feitas auditorias de manuteno e de certificao. A primeira era feita mensalmente em cada rea, na qual seriam avaliados os requisitos que a mesma deveria atender dentro do nvel. A auditoria de certificao era solicitada pelo responsvel da rea, atravs de seu comit. Foi obedecido um prazo mnimo de 3 meses em cada S, para concretizao e sustentao dos resultados. Ao final dessas auditorias, se os auditores constatassem que a rea em questo no possua nenhuma No Conformidade e a nota fosse superior a 7 pontos, esta rea estaria pronta para passar para o S seguinte. Para o estmulo aos profissionais, a cada S conquistado a rea aprovada recebeu uma premiao.

Idias do Programa 5S:

Se voc sabe e no faz, como se voc no soubesse.

Os trs primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases so a base para o sucesso da implantao do programa. Ordenar identificar. O ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja. Organizao do pessoal reflete organizao do ambiente. Todo o trabalho tem de ser feito em equipe. A tolerncia tambm uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.