Control de costos en obras de construccin teora y prctica

Alfredo Serpell Bley

Ingeniero Civil, Pontificia Universidad Catlica de Chile, Ms.C. y Ph.D., University of Texas at Austin, USA Departamento de Ingeniera y Gestin de la Construccin Pontificia Universidad Catlica de Chile

Contenidos
Seguimiento y control de un proyecto Control de costos en proyectos El mtodo del valor ganado
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO

Seguimiento y control
Seguimiento: obtencin y anlisis de la informacin sobre el desempeo de la obra hasta un momento dado, usando como base de referencia y comparacin a la planificacin (presupuesto y programa):
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Consolidar datos de desempeo real Identificar varianzas Proyectar desempeo hacia el futuro

Control: corresponde a definir y tomar acciones en base a la informacin entregada por el seguimiento

Proceso de control
Medir desempeo real.
Comparar desempeo real con los objetivos fijados (planificacin y presupuesto) y analizar variaciones, proyectando impacto futuro. Tomar decisiones para reducir diferencias entre resultados reales futuros y los objetivos establecidos para el proyecto.

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Elementos del proceso de control

Medicin de entradas y salidas. La base para la medicin es la estructura de subdivisin del proyecto.
Obra
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Medicin de las entradas

Recursos:
Tiempo. Factores de produccin.

Formas de medicin:
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Horas de trabajo. Tarjetas de tiempo. Remuneraciones y leyes sociales. Uso de otros recursos en base a horas. Materiales y otros insumos consumidos. Otros recursos de carcter indirecto.

Medicin de salidas
Se requiere para:
Medir avance y desempeo. Cobrar por el trabajo realizado. Determinar el porcentaje de avance a la fecha.
Observacin directa. Utilizacin de unidades del diseo (planos). Conteo de unidades. Contabilidad.
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Cmo medir?

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CONTROL DE COSTOS EN PROYECTOS

Control de costos durante la ejecucin del proyecto

Principales elementos a controlar:

Factor MOD MAT MAQ SUBC CIND TOTAL

Mano de obra directa. Materiales. Maquinaria. Subcontratistas. Costos indirectos.

Costo presupuestado 120 millones 256 millones 35 millones 197 millones 116 millones 724 millones Costo total estimado 128 millones 256 millones 35 millones 201 millones 109 millones 729 millones Costo a la fecha 65 millones 97 millones 14.5 millones 57 millones 36 millones 269.5 millones Sobre costo o ahorro 8 millones
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4 millones (7 millones) 5 millones

Tipos de control usado por los contratistas

En base a ganancia o prdida total para trabajos pequeos. Ganancia o prdida de cada contrato a una fecha de evaluacin dada. Costos unitarios. Costos estndares. Otros esquemas hbridos.

Control de costos del personal

Comparacin de hh y $ segn presupuesto vs. valores actuales para cada tem de trabajo. Proyeccin basada en los resultados de la comparacin:
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Proyeccin de hh..........Refleja experiencia en productividad. Proyeccin de costo.......Combina consideraciones de productividad y tendencias de remuneraciones.

Proyeccin de costos del personal

Curva de Productividad
Razn de Productividad Actual 1.0 Curva terica base

Presupuesto

Razn de = productividad

100% Porcentaje de avance fsico Presupuesto de HH para lograr % de avance HH reales para lograr % de avance

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Plan semanal de produccin

Control semanal Actividad Unid. Capataz Cantidad programada Donde RECURSOS NECESARIOS Cantidad real ejecutada perodo HH reales gastadas perodo Rend. Real perodo % cumplim. programa Mano de obra Trazado pilares Relleno adicional ml Bentez 48 C-A 30 Mat. Unid. Equipos 48 30 1.60 100

m3

Moreno

500

C-C

240

400

200

2.00

80

Excavacin tuberas AS
Tubos alcantarillado Hormign fundacin

m3

Lpez

10

C-C

42

Retroexcavadora
PVC 12 un

10

50

0.20

100

ml

Lpez

20

C-A

64

16

60

0.27

80

m3

Marn

120

C-A

48

Mixer

100

40

2.5

83

Porcentaje cumplimiento del programa segn actividades Porcentaje cumplimiento del programa segn porcentaje

40

88.6

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Gestin de Operaciones de Construccin

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Orden de trabajo semanal

Empresa:__________ Obra:______________ Capataz: Lpez Semana del 9 al 14 de marzo
A c t iv id a d U n id . C a n t id a d p ro g ra m a d a E x c a v a c i n A S T u b o s a lc a n t . C m a r a s in s p . m3 ml un 10 20 3 C -C 5 C -A 6 C -A 1 1 1 5 7 0 5 9 80 P a ra d a p o r I.T .O . F a lt a c a n c h a P E R IO D O A C T U A L Donde L 9 M 10 M 11 J 12 V 13 S 14 L 16 M 17 M 18 J 19 V 20 S 21 11 13 100 F a lla e q u ip o P R O X IM O P E R IO D O Fecha Real de I n ic io

C O N T R O L P E R IO D O A C T U A L Fecha Real de T r m in o % de c u m p lim . P ro g ra m a O b s e r v a c io n e s

V B J e fe T e rre n o _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

V B J e fe d e O b ra _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

V B C o n t r o l_ _ _ _ _ _ _ _ _ _

C a p a ta z _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

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Gestin de Operaciones de Construccin

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Plan semanal de produccin

Control semanal Actividad Unid. Capataz Cantidad programada Donde RECURSOS NECESARIOS Cantidad real ejecutada perodo HH reales gastadas perodo Rend. Real perodo % cumplim. programa Mano de obra Trazado pilares Relleno adicional ml Bentez 48 C-A 30 Mat. Unid. Equipos 48 30 1.60 100

m3

Moreno

500

C-C

240

400

200

2.00

80

Excavacin tuberas AS
Tubos alcantarillado Hormign fundacin

m3

Lpez

10

C-C

42

Retroexcavadora
PVC 12 un

10

50

0.20

100

ml

Lpez

20

C-A

64

16

60

0.27

80

m3

Marn

120

C-A

48

Mixer

100

40

2.5

83

Porcentaje cumplimiento del programa segn actividades Porcentaje cumplimiento del programa segn porcentaje

40

88.6

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Gestin de Operaciones de Construccin

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Evaluacin de produccin, avance y rendimientos

Empresa: _________________ Obra:____________________ Semana del 9 al 14 de marzo
INDICE CUMPLIMIENTO Actividad Unid. Total Reales Real % Total Real Real % Presup. Real Real Perodo Acumulado Presup. Perodo Acumul. Acumul. Presup. Ejecut. Acumul. Acumul. (U/HH) Perodo Acumul. R.R.P./R.P. R.R.A./R.P. Perodo (U/HH) (U/HH) Trazado ml 650 30 530 82 1110 48 830 75 1.71 1.6 1.57 0.94 0.92 Pilares Excav. m3 200 50 50 25 55 10 10 18 0.28 0.2 0.2 0.71 0.71 AS Tubos ml 250 60 160 64 110 16 56 51 0.44 0.27 0.35 0.61 0.80 Alc. HORAS-HOMBRE CANTIDAD DE OBRA RENDIMIENTOS

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Control de Costos Indirectos

Comparacin del presupuesto vs. real para cada tem. Proyeccin basada en la comparacin:
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Supervisin - comparacin hombres-mes/costo. Mano de obra indirecta - comparacin hombres-mes/costo. Herramientas y maquinaria - comparar tarifas de arriendo, uso, etc. Insumos, servicios, etc.

Estndares de materiales
Cantidad normal de material por unidad de produccin, a un precio unitario dado:
Cantidad:
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Valores histricos. Estimacin.

Precio:
Cotizacin. Estimacin. Incorporacin de % de prdidas cuando corresponda.

Varianzas de materiales
Unidades reales x Precio real Unidades reales x Precio estndar Unidades estndar x Precio estndar

Varianza de Precio

Varianza de Cantidad

Varianza total de materiales

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Varianzas de materiales
1000 unidades x $150/unidad 1000 unidades x $120/unidad 1050 unidades x $120/unidad

$30000

-$6000

$24000

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Estndares de mano de obra

Valor por unidad de produccin. Este implica un estndar de eficiencia en la ejecucin del trabajo, asumiendo una calidad mnima definida (trato o destajo). Problemas:
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Sobre-tiempo. Bonos de compensacin de mercado. Distorsiones en distribucin del trato dentro de la cuadrilla. Unidades que no cumplen con especificacin de calidad.

Varianzas de mano de obra

HH actuales x Tarifa real HH actuales x Tarifa estndar HH estndares x Tarifa estndar

Varianza de Tarifa

Varianza de eficiencia

Varianza total de mano de obra

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Varianza total de un proyecto

Suma de varianzas totales de mano de obra de cada operacin o actividad Suma de varianzas totales de materiales de cada operacin o actividad

Varianza total de costos directos

Varianza total de costos indirectos +

Varianza total de Gastos Generales = Varianza total del proyecto

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EL MTODO DEL VALOR GANADO

La gestin del valor ganado

Un enfoque para comprender y evaluar lo que un contratista est logrando con el presupuesto asignado en la obra o en parte de ella.

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Sin valor ganado

Slo se obtiene la variacin entre lo presupuestado y lo gastado a la fecha, pero no indica el estado real de la obra o parte de ella. Por ejemplo, hemos gastado 80 hh para la construccin de un muro de albailera. Segn el presupuesto programado debiramos llevar 10 m2 hechos y gastado 100 hh. Qu significa esto? Gasto presupuestado a la fecha (CPTP): 100 hh Gasto real a la fecha (CATE): 80 hh Conclusin: fantstico! Hemos ahorrado 20 hh! Correcto?

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La gestin del valor ganado

El valor ganado agrega una nueva variable a la comparacin tradicional del presupuesto vs. actual. Supongamos que:
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Trabajo real realizado es de 6m2 de albailera. El valor ganado (CPTE) es entonces de 6m2*10hh/m2 = 60 hh. Hemos gastado 80 hh en hacer esos 6m2. Por lo tanto, prdida de 20hh y 4m2 de atraso a la fecha.

Usando los datos para toma de decisiones

Atrasado
Cun crtico es el programa? Podemos trabajar sobretiempo para recuperarnos? Podemos mejorar la productividad? Es mejor asumirlo y ver si podemos recuperar en otras actividades? Es posible?

Sobregasto
Es posible reprogramar actividades? Es culpa de otra parte y podemos pedir compensacin?

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El proceso del valor ganado

Definir el trabajo Planificar el trabajo Ejecutar el plan Seguimiento Control de cambios
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Medir desempeo Analizar desviaciones Acciones correctivas

Cambios

Estableciendo la base de desempeo

Un proceso iterativo de 3 etapas
1Definir el trabajo

Base presupuestaria del contratista

2. Programa de trabajo

Base de desempeo
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3. Asignar presupuesto
100 40 60 15 25 30 30

Tiempo

Datos del mtodo del Valor Ganado

6000
Control EAT

5000

EPT
VAT

4000

PBC Margen

3000

PAT (BMD)

Atraso proyectado CPTP

1000
CPTP

CATE Varianza de costo Varianza de programa

0 Ene Feb Mar Abr May Jun

Atraso del programa

Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun

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2000

Clculo del valor ganado

Se basa en el presupuesto establecido para un proyecto.
Valor ganado % de avance presupuest o del proyecto
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% avance

total

Valor ganado Presupuest

total

o total

Varianzas de programa y costo

VP CPTE IDP CPTE CPTP VC CPTE IDC CPTE CATE
Donde VP = varianza de programa VC = varianza de costo IDP= ndice de desempeo del programa IDC= ndice de desempeo en costo

CPTP

CATE
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Planificacin, Seguimiento y Control de Proyectos

Varianzas de programa y costo

Varianza de programa = 60 100 = -40hh de ejecucin del proyecto. Atraso Varianza de costo = 60 80 = -20 hh. Sobre gasto. ndice de programa = 60/100 = 0.6
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ndice de costo = 60/80 = 0.75

Donde CPTP = 100 hh CATE = 80 hh CPTE = 60 hh

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Planificacin, Seguimiento y Control de Proyectos

Resumen
Control de costos es precario en general. Falta mayor sistematizacin. Valor ganado entrega un esquema integrador, pero requiere un uso adecuado.

Muchas gracias por su atencin!