PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C.

EN UNA PYME

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PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA INFORMATIVO CONTABLE EN UNA PYME.

Fernando Gimenez Barriocanal

RESUMEN El presente artculo preten e e!pl"car e un #o o senc"llo $ pr%ct"co& c'ales son los pr"nc"pales pasos a ar en la "#plantac"(n e un s"ste#a e a #"n"strac"(n $ conta)"l" a . Esta espec"al#ente est"na o a e#presas o secc"ones e nue*a creac"(n $ ta#)"+n para a,uella ,ue ,u"eran re*"sar sus s"ste#as $a e!"stentes. En pr"#er lu-ar& se e!ponen los puntos a anal".ar e part" a& para con poster"or" a $ )ase a los anter"ores& e/"n"r los pasos a ar para su "se0o e "#plantac"(n.

INTRODUCCION Una e las pre-untas ,ue es necesar"o respon er cuan o se crea una e#presa o se "n"c"a una nue*a act"*" a en la #"s#a es la re/erente al s"ste#a a #"n"strat"*o conta)le necesar"o ,ue *a a ser*"r para el control e la act"*" a & su e*aluac"(n $ la to#a e ec"s"ones so)re su /unc"ona#"ento. En e/"n"t"*a& nuestro cuest"(n ra "ca en construir un sistema de informacin que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lgico y un modelo contable que nos permita obtener la mxima informacin necesaria con el mnimo coste posible. Es "#portante estacar ,ue #uc1as pe,ue0as $ #e "anas e#presas ent"en en ,ue "#plantar un S"ste#a In/or#at"*o Conta)le 2S.I.C.3 cons"ste tan solo en "ntro uc"r atos en un pro-ra#a e conta)"l" a cual,u"era& s"n etenerse en anal".ar las pecul"ar" a es e su e#presa $ act"*" a . Esta concepc"(n lle*a a no pocos problemas a to os n"*el4 "/"culta es en la captac"(n e atos 2los papeles no se sa)e on e por,ue no t"enen re-ula o su proceso en la e#presa3& "ne/"c"enc"as el pro-ra#a e or ena or& 2se a ,u"eren pro-ra#as o #( ulos ,ue no se prec"san3& /alta e control "nterno $& en e/"n"t"*a o)tenc"(n e una "n/or#ac"(n "ne/"c"ente $ #uc1os casos& poco a5usta a a la real" a e la ent" a . 6rente a esta cuest"(n.& 1a$ ,ue ser consc"ente ,ue no to as las e#presas se pue en per#"t"r sol"c"tar la a$u a a un consultor e!terno para ,ue le ela)ore el s"ste#a o s"#ple#ente& t"enen est"na o en su presupuesto cant" a es pe,ue0as para el eparta#ento e a #"n"strac"(n . Por to o ello& $ a o ,ue enten e#os ,ue en #uc1os casos la ela)orac"(n e un s"ste#a e/"c"ente no re,u"ere la apl"cac"(n e -ran es es/uer.os& *a#os a e!poner los pasos necesar"os ,ue e)e#os e ar a la 1ora e "#plantarlo. En pr"#er lu-ar *ea#os los an%l"s"s pre*"os necesar"os a real".ar. Seran los s"-u"entes4

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PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIN DE UN S.I.C. 1.- Anl s s !e la empresa " !e s# en$orno %.- Anl s s !e las opera& ones '#e real (a ).- Anl s s !e la n*orma& +n re'#er !a

1.- ANALISIS DE LA EMPRESA , SU ENTORNO.

El pr"#er paso a la 1ora e "#plantar un s"ste#a es el an%l"s"s e la e#presa o s"ste#a a controlar o)5eto el tra)a5o. Para ello& ten re#os en cuanta los s"-u"entes /actores ,ue *an a con "c"onar el s"ste#a4 6ACTORES A ANALI8AR 1.1.- Anlisis de la actividad y el sector 1.2.- Anlisis del tama o y el entorno. 1.!.- Anlisis de la organizacin

1.1. Anlisis de la acti idad ! el sect"# El pr"#er paso ,ue e)e e arse cuan o se ,u"ere "#plantar un s"ste#a "n/or#at"*o conta)le es el"#"tar el sector e la act"*" a en ,ue se pue e encua rar la e#presa. En e/"n"t"*a& se trata e pre-untarse "#ue actividad va a realizar la empresa$ Este ato nos *a a resultar e *"tal "#portanc"a a la 1ora e con/"-urar nuestra )ase e atos conta)le & $a ,ue nos s"tuar% en la act"*" a )ase ,ue real".a la e#presa& conoc"en o cuales *an a ser los puntos cla*e a se-u"r por el s"ste#a $ cuales otros no t"enen ra.(n e estar por lo ,ue pue en ser e!clu" os.
Supon-a#os& por e5e#plo& ,ue *a#os a real".ar una "#plantac"(n e un S.I.C. $ el pr"#er ato ,ue rec")"#os es ,ue se trata e una pe,ue0a co#pa0a e se-uros. Con solo este ato po e#os sacar las s"-u"entes conclus"ones4 A3 En nuestro s"ste#a& carecer% e "#portanc"a el captulo e e!"stenc"as al#acena)les& ,ue se re uc"r% )%s"ca#ente al al#ac+n e #ater"al e o/"c"na& lo cual "#pl"ca ,ue no neces"ta#os "nc" "r e #anera rele*ante en el control e al#ac+n. En consecuenc"a& sa)re#os ,ue a la 1ora e a ,u"r"r el pro-ra#a e conta)"l" a no e)ere#os e to#ar en cuenta apl"cac"ones para este /"n. 93 Por otra parte $ a a la estructura prop"a e la act"*" a e una co#pa0a e se-uros& 2co)rar pr"#as $ pa-ar s"n"estros3& nuestro s"ste#a se e)er% etener en la e#"s"(n e p(l".as & control e co)ros e pr"#as $ en el pa-o e prestac"ones 2s"n"estros3& pu "en o lle-ar al caso e ser o)5eto e su) eparta#entos con ent" a prop"a..

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A e#%s e lo $a co#enta o& los atos so)re la act"*" a o sector en el ,ue opera& nos *an a "n/or#ar so)re la e!"stenc"a o no e le-"slac"(n prop"a a apl"car en el #"s#o& tanto #ercant"l co#o prop"a#ente conta)le; s" "spone o no e un a aptac"(n sector"al el Plan General e Conta)"l" a o s" t"ene ,ue presentar "n/or#ac"ones a "c"onal a las conte#pla as en el C( "-o e Co#erc"o& le$ e Soc"e a es An(n"#as& etc.
En el caso antes alu " o& sa)ra#os ,ue las co#pa0as e se-uros "sponen e una a aptac"(n sector"al e Plan General e Conta)"l" a e o)l"-a o cu#pl"#"ento. As #"s#o& t"enen la o)l"-ac"(n e presentar un "n/or#e anual #u$ etalla o e su act"*" a a la D"recc"(n General e Se-uros& con una e!tensa "n/or#ac"(n conta)le. D"c1a "n/or#ac"(n e)e po er e!traer "recta#ente el s"ste#a a "#plantar $& por tanto& supone $a un re,uer"#"ento #n"#o e "#presc"n ")le para nuestro S.I.C.

1.$. Anlisis del ta%a&" ! el ent"#n" Otro e los aspectos /un a#entales ,ue e)e#os e tener en cuenta es el relat"*o al ta#a0o e nuestra e#presa. A nuestros e/ectos& es prec"so rese0ar ,ue "c1o ta#a0o no *"ene eter#"na o 'n"ca#ente por los par%#etros con*enc"onales e #e "c"(n 2*olu#en e /acturac"(n& n'#ero e tra)a5a ores& etc.3 s"no por otras *ar"a)les entre las ,ue estacan4 6ACTORES <UE IN6LUYEN EN EL TAMA=O DEL S.I.C. 1.> N'#ero e operac"ones econ(#"cas "/erentes ,ue real".a. 7.> Co#ple5" a a #"n"strat"*a e las #"s#as :.> N'#ero e *eces ,ue se rep"ten las operac"ones. ?.> N'#ero e centros e act"*" a "/erentes > N'#ero e sucursales > N'#ero e act"*" a es "/erenc"a as.

Des e esta (pt"ca& cons" era#os ,ue la e#presa prec"sar% un S.I.C. #%s esarrolla o s" real".a un n%mero de operaciones muy amplio& s" la comple&idad a #"n"strat"*a e las #"s#as es ele*a a $ s" a e#%s& la frecuencia de repeticin de la misma es muy elevada. Es #u$ "#portante el estacar ,ue no 1e#os #enc"ona o en n"n-'n caso el "#porte no#"nal en pesetas e las operac"ones econ(#"cas& $a ,ue al s"ste#a le cuesta pr%ct"ca#ente lo #"s#o procesar una operac"(n e @.AAA pesetas ,ue e @AA #"llones. Este ato es /recuente#ente ol*" a o por los -estores& ,ue normalmente vinculan el tama o del departamento administrativo al volumen de facturacin de la empresa. Bol'#enes -ran es "#pl"can otac"ones presupuestar"as "#portantes en el S.I.C. $ *"ce*ersa& cuan o la relac"(n& co#o pue e *erse& no es "recta. De 1ec1o& #uc1as pe,ue0as e#presas& a a su co#ple5" a e operac"ones& "st"ntas act"*" a es& -ran n'#ero e transacc"ones& re,u"eren un es/uer.o a #"n"strat"*o #u$ super"or en t+r#"nos relat"*os /rente a -ran es e#presas& lo cual suele conlle*ar con/l"ctos entre el Cn"*el pro uct"*o e la e#presaD $ el Cn"*el a #"n"strat"*oD. Por tanto& es #u$ "#portante conc"enc"ar a los -estores e esta cuest"(n.

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Reto#an o nuestro e5e#plo& $ supon"en o ,ue la co#pa0a e se-uros es e as"stenc"a san"tar"a pue e tener en su per"o o "n"c"al un *olu#en #u$ pe,ue0o e /acturac"(n& #e " o por el n'#ero e p(l".as $ el prec"o e las #"s#as. No o)stante& en el ra#o e las as"stenc"a san"tar"a& las prestac"ones 2s"n"estros3& a pesar e tener un coste #e "o )a5o& son #u$ nu#erosas 1. A e#%s& s" el /racc"ona#"ento pa-o es #ensual& co#o suele ocurr"r en este ra#o& a "/erenc"a e otros en el ,ue el pa-o es anual o tr"#estral& el es/uer.o a #"n"strat"*o se "ncre#enta nota)le#ente. Este ato en una pe,ue0a e#presa con pocos recursos 1u#anos $ #ater"ales $ neces"tan o un control "n "*" ual".a o e p(l".as& co)ro e pr"#as $ prestac"ones& suele suponer tens"ones en el eparta#ento a #"n"strat"*o /rente a la -erenc"a & ,ue sol"c"ta una "n/or#ac"(n ,ue no pue e ser correpon " a por S.I.C.

El otro aspecto #enc"ona o re/erente al ta#a0o es el n%mero de centros de actividad "/erenc"a os ,ue posea nuestra or-an".ac"(n. Por centros centros "/erenc"a os enten e#os tanto las "st"ntas sucursales ,ue pue e "sponer la ent" a & co#o las "st"ntas act"*" a es ,ue pue an ese#pe0arse en una #"s#a o/"c"na o sucursal. Seran centros e act"*" a & por e5e#plo& ca a una e las se"s o/"c"nas ,ue "spone nuestra co#pa0a en Ma r" & pero ta#)"+n seran "/erenc"a os s" en una #"s#a sucursal real".a#os act"*" a es "/erenc"a as& 2*en e#os se-uros $ a e#%s "spone#os e una -estor"a3. En el caso e e!"st"r #n s+lo &en$ro !e a&$ - !a!& el pro)le#a se re uce nota)le#ente& $a ,ue po e#os canal".ar to a la "n/or#ac"(n por una sola *a $ el proceso conta)le es 'n"co. Pro)a)le#ente un s(lo e,u"po "n/or#%t"co $ un pro-ra#a e conta)"l" a $ -est"(n stan ar pue a sat"s/acer to as nuestras neces" a es. El pro)le#a real se plante cuan o la ent" a act"*" a . En este caso pue en arse os s"tuac"ones4 "spone e #%s e un centro e

A3 'odos los centros de actividad se aglutinan en una sola ubicacin. Se tratara e e#presas ,ue real".an *ar"as act"*" a es en un solo local. En este caso& el 'n"co pro)le#a es el estu "ar la con*en"enc"a e "nte-rar las act"*" a es en un solo s"ste#a o lle*arlas por separa o& s" )"en en este 'lt"#o caso e)e e 1a)"l"tarse los proce "#"entos e consol" ac"(n. Eo$ en a& la -ran #a$ora e los pro-ra#as co#erc"ales per#"ten lle*ar en el #"s#o "st"ntas conta)"l" a es e e#presas o secc"ones por separa o con la /aculta e consol" ar a#)as en una sola ent" a . Caso "/erente es el ,ue se plantea cuan o las "st"ntas act"*" a es se pro ucen en ms !e #na #b &a& +n espa& al. En este caso sur-e el '#"(le%a de la cent#ali)aci*n o no el s"ste#a. Esta cons"ste en captar to a la "n/or#ac"(n e las "st"ntas sucursales $ procesarla en 'n"co centro . La central".ac"(n t"ene las s"-u"entes -en$a.as/ A3 La e#presa s(lo prec"sa personal a #"n"strat"*o conta)le en la central. esto "#pl"ca ,ue to os los a #"n"strat"*os tra)a5an con5unta#ente $ en e,u"po& #"entras ,ue en las "st"ntas sucursales 'n"ca#ente se prec"sa ,ue se or ene $ pon-a a "spos"c"(n la "n/or#ac"(n -enera a por la #"s#a. 93 I#pl"ca un #enor coste& tanto en recursos 1u#anos& co#o en #e "os "n/or#%t"cos& al no prec"sar e ter#"nales en ca a centro.
Las personas ,ue suscr")en una p(l".a e as"stenc"a san"tar"a la ut"l".an con #a$or /recuenc"a ,ue en otros ra#os& aun,ue s(lo sea para *"s"tar al #e "co& real".arse un c1e,ueo& etc.
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C3 Es la soluc"(n #%s con*en"ente cuan o& con pocos recursos& se preten e lle*ar un control #%s cerca e ca a sucursal& $a ,ue la autono#a a #"n"strat"*a conlle*a& en pr"#era "nstanc"a& un #enor control . Este 1ec1o suele arse en e#presa e ta#a0o re uc" o con un n'#ero l"#"ta o e centros 2no #%s e se"s u oc1o3. D3 Al procesar to as las operac"ones e un #o o con5unto $ 'n"co& no se pro ucen pro)le#as e consol" ac"(n e atos. 6rente a las *enta5as rese0a as& po e#os estacar ta#)"+n los n&on-en en$es4 A3 I#pl"ca "sponer e un s"ste#a e trans#"s"(n e "n/or#ac"(n e/"ca.. D"c1os s"ste#as pue en *ar"ar& es e el en*o #e "ante #ensa5ero o correo "nterno& trans#"s"(n e atos por /a!& correo electr(n"co& etc. En cual,u"er caso& estos s"ste#as suelen presentar e)"l" a es a la 1ora e la captac"(n e atos. 93 I#pl"ca& en la #a$ora e los casos & un retraso #a$or en el proceso conta)le& $ por tanto en o)tener la "n/or#ac"(n e sal" a. El 1ec1o e tener ,ue preparar la "n/or#ac"(n para su en*o& rec")"rla $ lue-o procesarla& suele conlle*ar retar os por e!tra*os& pet"c"ones e "n/or#ac"(n co#ple#entar"a& aclarac"ones& etc. An%lo-a#ente& la escentral".ac"(n el S.I.C. en ca a sucursal& 2#anten"en o& co#o es l(-"co& una central e atos3& "#pl"ca #a$ores costes& tanto en recursos 1u#anos& co#o en e,u"pos "n/or#%t"cos; t+cn"cas e trans#"s"(n e atos por #o e# o re es con cl"entes re#otos& etc.; au,nue la e/"cac"a $ se-ur" a el s"ste#a es #uc1o #a$or $ la "n/or#ac"(n pue e ser o)ten" a en #enor t"e#po pos")le. D"c1o s"ste#a es aconse5a)le& cuan o no "#presc"n ")le& cuan o el n'#ero e transacc"ones $ su *ar"e a alcan.a un *olu#en cons" era)le. Por 'lt"#o& entro e este aparta o& pue e lle-ar a ser e enor#e *ala el conocimiento de los sistema de informacin de las empresas que operan en nuestro sector& espec"ale#ente las e s"#"lar ta#a0o $ or-an".ac"(n. En este sent" o& la e!per"enc"a e otros pue e ser #u$ "nteresante para nosotros e cara a etectar puntos /uertes $ +)"les el s"ste#a. La#enta)le#ente& el acceso a "c1a "n/or#ac"(n no s"e#pre es /%c"l& $a ,ue no se trata e "n/or#ac"(n p')l"ca. 1.+. Analisis de la O#,ani)aci"n Conoc" o el sector on e *a a opera la e#presa $ su ta#a0o& el 'lt"#o punto e anal"s"s e la e#presa es conocer su or-an".ac"(n "nterna. A,u po e#os tener os casos4 A3 E#presas en /unc"ona#"ento con or-an".ac"(n eter#"na a. 93 E#presas e nue*a creac"(n s"n or-an".ac"(n pre*"a. A( )mpresas en funcionamiento con organizacin determinada. En esta s"tuac"(n& se tratara e conocer 4

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G<u+ eparta#entos ,ue la "nte-ranH G<u+ personas los /or#an $ ,ue capac"tac"(n t"enenH G<u+ co#pentenc"a t"enenH G<u+ capac" a e ca#)"os e!"steH Este 'lt"#o atos& el n"*el e pos")"l" a e real".ar ca#)"os en la or-an".ac"(n resulta e *"tal "#portanc"a& $a ,ue nor#al#ente suele ocurr"r en #uc1as PYMES ,ue la estructura e po er es #u$ /"5a $& por tanto& cual,u"er ca#)"o resulta co#pl"ca o. Esto es espec"al#ente as cuan o los cargos directivos son ocupados por los propios propietarios de la empresas& ,ue en cas"ones& no re'nen el per/"l necesar"o para la tarea a #"n"strat"*a enco#en a a. Incluso en estos casos& lo #%s "#portante es conocer la e#presa por entro& su or-an"-ra#a. El "#planta or el s"ste#a& s" ,u"ere lle*arlo a ca)o con +!"to& t"ene ,ue tener en cuenta estas restr"cc"ones $ no en/rentarse /rontal#ente a ellas& $a ,ue el me&or sistema no es el ms eficaz tericamente* sino el que es capaz de funcionar del modo ms eficiente con las restricciones existentes. +( )mpresas de nueva creacin sin organizacin previa. Cuan o se trata e e#presas ,ue a'n no estan en /unc"ona#"ento& las *enta5as son enor#es& $a ,ue la 'n"ca restr"cc"(n es la presupuestar"a. En estos casos resulta "#presc"n)le& para el "se0o e la estructura (pt"#a& real".ar correcta#ente el anal"s"s e operac"ones propuesto en el punto s"-u"ente& e cara a etectar cuales son los C#o*"#"entos a #"n"strat"*osD e cara operac"(n $ con/ecc"onar nuestra or-an".ac"(n en /unc"(n e estos.

%.- ANALISIS DE OPERACIONES.

Anal".a as la e#presas $ su entorno& la parte /un a#ental $ #%s la)or"osa e cara a nuestro o)5et"*o& es el an%l"s"s por#enor".a o e to as las operac"ones ,ue real".a o *a a real".ar nuestra e#presa. D"c1o anal"s"s cons"ste en4

PASOS A DAR EN EL ANALISIS DE OPERACIONES 1.- ,denticacin de todas operaciones diferenciadas. 2.- -efinicin de cada operacin !.- .odelos contables . /.- 0ormas de valoracin y corte de operaciones. 1.- -epartamentos que intervienen 2.- 3rocesos administrativo. 4.- 0ormativa legal aplicable.

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En pr"#er lu-ar& tene#os ,ue " ent"/"car to as $ ca a una e las operac"ones ,ue real".a la e#presa. A estos e/ectos& cons" era#os operac"ones "-uales a,uellas ,ue "#pulsan la #"s#a c"rculac"(n econ(#"ca $ el #"s#o proceso a #"n"strat"*o. Por e5e#plo& to as la co#pras e se su#"n"stros se cons" eran co#o una sola& as co#o to os los pa-os e cuotas e presta#os& etc. De esta #anera& se ela)ora un n "ce e operac"ones a real".ar. A cont"nuac"(n& se esarrolla el anal"s"s e ca a una& con/ecc"onan o una /"c1a por operac"(n ,ue co#"en.a con la e/"n"c"(n e la #"s#a. Esta e/"n"c"(n conten r% los su5etos ,ue "nter*"enen en la #"s#a $ la c"rculac"(n econ(#"ca ,ue -enera. A part"r e esta& se con/ecc"ona el modelo contable de la operacin ,ue re/le5ar% las pos")les *ar"antes e la #"s#a $ sus as"entos correspon "entes. A este #o elo& se le a0a en las nor#as e *alorac"(n correspon "entes a ca a una e las *ar"a)les ,ue "nter*"enen $ se e!pone el corte e operac"ones& concretan o en ,ue #o#ento e)e ser conta)"l".a a "c1a operac"(n. Por otra parte& e)e#os " ent"/"car qu5 departamentos de nuestra empresa van intervenir en la operacin as co#o c'al es el proceso a #"n"strat"*o e la #"s#a. Este an%l"s"s cons"ste en e!poner cmo se desarrolla secuencialemente la operacin* qu5 documentos intervienen* por qu5 departamentos pasan* qui5n la autoriza y dnde se arc6iva. En el caso e ,ue la e#presa sea e nue*a creac"(n& este proceso e)er% ser o)5eto e an%l"s"s para su "se0o& a ucuan olo a la real" a e los recursos "spon")les. ).- ANALISIS DE LA IN0ORMACION 1UE SE DESEA O2TENER. Co#o 'lt"#o paso pre*"o a la "#plantac"(n e un S"ste#a In/or#at"*o Conta)le& se prec"sa conocer ,u+ "n/or#ac"(n e sal" a es la ,ue ,u"ere o)tener el S"ste#a& es ec"r& c'al es el pro ucto /"nal a o)tener; $a ,ue en /unc"(n e lo ,ue ,uera#os o)tener ass e)er% ser el s"ste#a . Al-unos "rect"*os& ante esta pre-unta& respon en ,ue les -ustara o)tener t"da la "n/or#ac"(n pos")le. Este t"po e contestac"ones no pue en ser a #"t" as $a ,ue e!"ste una realc"(n "recta entre "n/or#ac"(n $ coste e la #"s#a $ ten re#os ,ue a ecuar una *ar"a)le a la otra. Otra postura )astante /recuente es no tener claro c'al es la "n/or#ac"(n ,ue se re,u"ere& sol"c"tan o& en pr"#era "nstanc"a un eter#"na o *olu#en $ una *e. #onta o el s"ste#a para aten er "c1as neces" a es& ,uerer a#pl"ar las neces" a es e "n/or#ac"(n. Ea$ ,ue a *ert"r ,ue aun,ue ca a a los s"ste#as son #%s /le!")les& pue e lle-ar un #o#ento& en el s"ste#a no pue a crecer #%s $ ten-a ,ue re "se0arse e nue*o. Por ello& es #u$ "#portante conc"enc"ar a la "recc"(n para ,ue concret"ce lo #%s pos")le4 G<ue t"po e "n/or#ac"(n esea o)tenerH GA ,ue n"*el la ,u"ereH GEn ,ue pla.osH GCon ,ue per"o "c" a H
Pon-a#os un e5e#plo. Supon-a#os ,ue "spone#os e una cartera e 1.AAA cl"entes. A la 1ora e e#ot"r "n/or#es relacc"ona os con los #"s#os& las a-rupac"ones ,ue po e#os real".ar son #u$ nu#erosas4 por local".ac"(n -eo-r%/"ca& por t"po e pro ucto& por *olu#en& etc. No parece l(-"co ,ue en

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nuestro s"ste#a e/"na#os 7A ( :A caracter"st"cas & con el coste ,ue eso conlle*a& s" real#ente s(lo son 't"les tres& por lo ,ue ser% prec"so concretar c'ales& e estas caracterst"cas& son las ,ue se *an a ut"l".ar.

3.- DISE4O E IMPLANTACION DEL SISTEMA.

Real".a o el anal"s"s pre*"o& $ "spon"en o e to os los atos pre*"os& po e#os $a real".ar el "se0o el s"ste#a ,ue& en entre otros po ra tener los s"-u"entes pasos4

PASOS PARA DISE=AR E IMPLANTAR EL S.I.C. 1.> D"se0o el Plan e Cuentas. 7.> 6"5ac"(n e los procesos a #"n"strat"*os. :.> Elecc"(n el E,u"po "n/or#at"co. ?.> I#plantac"(n $ control el s"ste#a

-.1. Dise&" del M"del" C"nta(le. El "se0o el #o elo conta)le a apta o a la ent" a o)5eto e estu "o 1a s" o s"e#pre en lo ,ue #%s 1an puesto +n/as"s los conta)les cuan o se plantean el "#plantar un S.I.C. No o)stante 1a$ ,ue estacar& ,ue 'n"ca#ente espues e 1a)er anal".a o to as las operac"ones a real".ar por la e#presa $ conoc" as las neces" a es e "n/or#ac"(n e la #"s#a& po e#os esta)lecer con el su/"c"ente r"-or el #o elo necesar"o $ 5usto. -ic6o modelo se traducir en un plan de cuentas a medida . En este aparta o& se pue en &ome$er !os errores4 real".ar un plan e#as" o esa-re-a o& con e!ces"*as cuentas ,ue no an la "n/or#ac"(n necesar"a $ ,ue estan entorpec"en o el tra)a5o& o)l"-an o a a-re-ac"ones a "c"onales $ ta#)"+n pue e arse el caso e real".ar un plan e#as"a o a-re-a o ,ue no /ac"l"ta la "n/or#ac"(n necesar"a& en cu$o caso& el pro)le#a es #%s -ra*e& $a ,ue 1a)ra ,ue *ol*er a "se0ar el s"ste#a. Lle-a os a este un punto tene#os ,ue recor ar ,ue un )uen S.I.C. no es el ,ue /ac"l"ta la #%!"#a "n/or#ac"(n pos")le s"no el ,ue su#"n"stra to a la "n/or#ac"(n re,uer" a por la "recc"(n& con -ran e/"cac"a $ al #n"#o coste. Co#o es l(-"co& el plan conta)le e)er% 'n"ca#ente las *ar"a)les ,ue se 1an reco-" o en el an%l"s"s e operac"ones. El -ra o e esa-re-ac"(n en cuentas e es-lose $ su)cuentas nos lo ar% las neces" a es e "n/or#ac"(n ,ue nos 1an s" o #an"/esta as. -.$. Fi.aci*n de l"s '#"ces"s ad%inist#ati "s. A "c"onal#ente al "se0o el plan e cuentas& tene#os ,ue e/"n"r clara#ente c'al *a a ser nuestra estructura a #"n"strat"*a. Para este punto conta#os& en el caso e e#presas $a crea as& con el s"ste#a e!"stente& ,ue 1a)r% s" o anal".a o tanto en el captulo e an%l"s"s e la or-an".ac"(n co#o en el estu "o e operac"ones& on e 1e#os conoc" o los c"rcu"tos a #"n"strat"*os e ca a una e ellas. Por tanto& a,u se tratara e

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e*aluar s" "c1os procesos son e/"c"entes $u s"el control "nterno 5erc"c o por los #"s#os es acepta)le& ten"en o s"e#pre en cuanta las restr"cc"ones presupuestar"as e nuestra ent" a . En el caso e e#presas e nue*a creac"(n ser% el #o#ento e crear el s"ste#a& para el ,ue $a se "spone e "n/or#ac"(n su/"c"ente para sa)er ,ue esparta#entos e)en crearse& ,ue /unc"ones e)en tener& ,ue s"ste#a e arc1"*o& etc... -. +./ Elecci*n del E01i'" In2"#%atic" . Este e)e ser el 'lt"#o punto e elecc"(n el s"ste#a& $a ,ue una #ala elecc"(n el e,u"po con "c"ona to o lo anter"o#ente real".a o. D"c1a elecc"(n e)e ser co#petenc"a 'n"ca el "#planta or el s"ste#a. 2En al-unas pe,ue0as e#presas& el e#presar"o a ,u"ere un e,u"po con un pro-ra#a ,ue le aconse5an s"n tener en cuenta sus prop"as neces" a es $ espu+s contrata al ,ue le *a a #ontar el s"ste#a3. En e/"n"t"*a& 1a$ ,ue real".ar una o)le elecc"(n4 por un la o ten re#os ,ue optar por el t"po e or ena or ,ue neces"ta#os. Ello epen er% )%s"ca#ente el ta#a0o e nuestra or-an".ac"(n& se" e!"sten o no sucursales& etc. Eo$ en a& no o)stante& en el caso e una PYME& se pue e comenzar con un ordenador compatible e altas prestac"ones $ )a5o coste co#parat"*o. La *enta5a e estos e,u"pos es ,ue e!"ste una a#pl"a -a#a e pro-ra#as "spon")les $ t"enen la opc"(n& s" lle-a el caso& e po er actuar co#o ser*" or e una re & con lo ,ue el s"ste#a pue e crecer& s"n #o "/"cac"ones. Se pue e cont"nuar con la "#plantac"(n e una re 7a segunda opcin es la relativa al soft8are o apl"cac"ones "n/or#%t"cas necesar"as. S"n etenernos e#as"a o en el te#a& e)ere#os optar por a ,u"r"r& con car%cter -eneral& un pro-ra#a lo #%s stan ar pos")le entro e ,ue cu)ra nuestras neces" a es. Las apl"cac"ones a #e " a en conta)"l" a & a a el car%cter a)"erto e los nue*os pro-ra#a& *an carec"en o e "nter+s& sal*o ,ue nuestras operac"ones sean e#as"a o espec/"cas. En cual,u"er caso 1a)r% ,ue ec" "r ta#)"+n s" *a#os a neces"tar #o ulo espec/"cos para controlar eter#"na as parcelas e nuestra act"*" a & tales co#o control e "n*entar"os& cl"entes& no#"nas& /acturac"(n& etc& $a ,ue lo " eal ser% ,ue to os est+n "nte-ra os en el s"ste#a; )uscan o una apl"cac"(n ,ue "spon-a e los #"s#os. To a esta "n/or#ac"(n la o)ten re#os e los atos /ac"l"ta os por el anal"s"s e la sector e act"*" a & el ta#a0o e la e#presa $ e las operac"ones ,ue real".a. -. -./ I%'lantaci*n ! c"nt#"l del siste%a . Una *e. or-an".a o to o el S"ste#a In/or#at"*o Conta)le& s(lo nos ,ue a "#plantarlo. So)re este te#a& 1a$ ,ue co#entar ,ue to o ca#)"o en la e#presa $ espec"ale#nte s" se trata e aspectos a #"n"strat"*os& suele pro*ocar un rec1a.o entre los #"e#e)ros el eparta#ento espec"al#ente s" se "ntro ucen nue*os e,u"pos $ pro-ra#as "n/or#%t"cos. Por tanto& la trans"c"(n e uno a otro #o elo e)e real".arse el #o o #%s pe a-(-"co pos")le para con las personas ,ue en +l *an a "nter*en"r. En al-unas e#presas se opta por #antener trans"tor"a#ente& ele#entos el ant"-uo s"ste#a& co#o conta)"l".ar en el e,u"po nue*o $ el *"e5o& aun,ue esto upl"car es/uer.os& pero *a an o con/"an.a en el nue*o s"ste#a. As #"s#o& para ,ue la "#plantac"(n sea un +!"to& las tareas $ proce "#"entos e)en estar su/"c"ente#ente

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e!pl"c"ta as s"en o "ncluso #u$ con*en"ente ela)orar el #anual e proce "#"entos& $a ,ue n caso e u a& la ten enc"a el tra)a5a or ser% la e retornar al ant"-uo s"ste#a. En el caso e e#presas e nue*a creac"(n este pro)le#a no se a& aun,ue se e)er% e tener una #a$or se-u"#"ento $a ,ue pro)a)le#ete no 1a$a#os po " o to as $ ca a una e las operac"ones ,ue se ")an a real".ar& por lo ,ue el s"ste#a neces"tar% "#ple#entar #o "/"cac"ones. Por 'lt"#o& $ en cual,u"era e las s"tuac"ones& es "#portante real".ar un se-u"#"ento #u$ cercano el s"ste#a & para "ntro uc"r #e5oras en el #"s#o& $ corre-"r e/"c"enc"as. D"c1o se-u"#"ento $ control cons"st"r% en4 SE5UIMIENTO , CONTROL DEL S.I.C. 1.- Analizar si se realiza correctamente la captacin de datos 2.- )studiar si se realizan operaciones no contempladas. !.- )valuar el proceso administrativo y su arc6ivo. /.- 9omprobar si el sistema nos suministra la informacin requerida 1.- 9omprobar que la informacin se obtiene en el tiempo fi&ado .