DINAMIKA INFORMATIKA Vol II No 1, Maret 2010

ISSN : 2085-3343

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (STUDI KASUS PADA PT. XXX SEMARANG) Hersatoto L st !o"o
Fakultas teknologi Informasi, Univesitas Stikubank Semarang
A#stra$ % Dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki PT. XXX menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem manual. Oleh karena itu sering dihada i masalah yang ditimbulkan karenanya. Untuk mengatasi masalah yang ada ada sistem manual tersebut erlu dibuat Sistem Informasi Sumber Daya !anusia berbasis kom uter sehingga engelolaan data dan embuatan informasi sumber daya manusia da at dilakukan dengan lebih baik. Pada enelitian ini akan difokuskan ada tiga kegiatan mana"emen sumber daya manusia yaitu tentang enarikan eksternal # external recruitment $, seleksi # Selection $ dan engembangan # development $ karya%an. Untuk mengalisa sistem yang akan dikembangkan digunakan Data Flo% Diagram # DFD $ sehingga memudahkan dalam menguraikan ermasalahan. Dari analisa tersebut dihara kan da at menghasilkan sebuah model sistem informasi baru yang lebih baik dari sistem sebelumnya, sehingga da at memberikan manfaat bagi kiner"a mana"er sumber daya manusia. !etode engembangan sistem baru menggunakan model rototy e yaitu roses embuatan model erangkat lunak yang akan dibuat tan a menyertakan rin&ian emasukan data, roses dan keluaran yang di erlukan. Taha 'taha yang digunakan dalam engembangan sistem ini antara lain ( taha engum ulan kebutuhan, taha analisa, taha eran&angan dan taha im lementasi . )al tersebut ada akhirnya dihasilkan sebuah model sistem informasi yang akan digunakan untuk meran&ang sistem. Kata K&"' ( Sistem, Informasi, Sumber Daya !anusia, Sistem Informasi Sumber Daya !anusia.

LATAR BELAKANG Pada dasarnya suatu erusahaan dituntut untuk da at mengelola sumber daya organisasi dengan o timal, termasuk didalamnya adalah sumber daya manusia. *egiatan mana"emen sumber daya manusia yang baik sangat tergantung ada kualitas informasi untuk engambilan ke utusan dibidang sumber daya manusia. *emam uan organisasi dalam mem eroleh, menyim an, memelihara dan menggunakan informasi sumber daya manusia meru akan faktor enting yang menun"ang keberlangsungan hidu erusahaan. Perusahaan harus menyadari entingnya emenuhan kebutuhan sumber daya manusia se&ara berkualitas dan te at sehingga erlu untuk dikembangkan sistem informasi sumber daya manusia untuk menun"ang emenuhan sumber daya manusia yang berkualitas. +ebera a manfaat bagi erusahaan yang mem unyai sistem informasi sumber daya manusia # Human Resources Information System HRIS $, antara lain ( Da at memenuhi kebutuhan,kebutuhan enarikan, seleksi, elatihan dan engembangan dalam rangka memastikan enem atan sumber daya manusia yang te at ada eker"aan tertentu. Da at mendeteksi se&ara dini ersonil' ersonil sumber daya manusia erusahaan yang da at menduduki suatu osisi "abatan tertentu.

!engetahui sumber'sumber daya manusia yang akan ensiun atau diberhentikan. PERUMUSAN DAN BATASAN MASALAH Permasalahan yang akan diteliti adalah bagaimana membuat rekayasa erangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia yang da at menghasilkan informasi yang da at menun"ang kegiatan mana"emen sumber daya manusia erusahan dengan baik. *arena luasnya ermasalahan di bidang sumber daya manusia maka enulis membatasi masalah dengan mengambil tiga kegiatan mana"emen sumber daya manusia yaitu tentang enarikan eksternal # External Recruitment $, seleksi # Selection $, engembangan #Development$ karya%an dan enya"ian la oran dari - kegiatan di atas. TU(UAN DAN MANFAAT PENELITIAN Tu"uan enelitian adalah membuat sistem informasi sumber daya manusia yang da at meningkatkan mana"erial mana"er sumber daya manusia se&ara o timal. !anfaat dari enelitian ini antara lain ( ' !embantu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh mana"er dalam mengambil ke utusan enarikan &alon karya%an.

./

Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

./

DINAMIKA INFORMATIKA Vol II No 1, Maret 2010

ISSN : 2085-3343

' !enyediakan informasi tentang &alon karya%an dalam hal enem atan &alon karya%an yang te at. ' !emberikan informasi tentang bagaimana roses engembangan karya%an yang baik. METODOLOGI PENELITIAN Obyek Penelitian Peneliti memilih obyek enelitian ada PT XXX Semarang yang bergerak dibidang roduksi kardus. Metode Pengambilan Data Untuk mem eroleh data tersebut eneliti menggunakan - metode engum ulan data, yaitu ( Observasi, 0a%an&ara, *e ustakaan. Metode Pengembangan Sistem. Pada analisa dan eran&angan Sistem Informasi SD! ini digunakan model rototi e dalam mengembangkan sistem dengan taha an se&agai berikut ( Identifikasi *ebutuhan, 1nalisa, Peran&angan., Im lementasi. LANDASAN TEORI Sistem Informasi 2. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu him unan kom onen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan ter adu. Sistem terdiri dari kom onen'kom onen yaitu eker"aan, kegiatan, misi atau bagian'bagian sistem yang dibentuk untuk me%u"udkan tu"uan # 3u&as, 2456 ( / $. 7. Pengertian Informasi !enurut 3eman #2446 ( 7 $ informasi meru akan ( Proses lebih lan"ut dari data dan memiliki nilai tambah. *ategori informasi dikelom okkan men"adi ( Informasi strategis, Informasi Taktis, Informasi Teknis. -. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan sebagai sekum ulan rosedur organisasi yang memberikan informasi bagi engambil ke utusan untuk mengendalikan organisasi 3u&as #2456 ( - $. !enurut 3eman #2446 ( - $ sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari kom onen'kom onen dalam organisasi untuk men&a ai suatu tu"uan yaitu menya"ikan informasi. *om onen sistem informasi terdiri dari hard%are, soft%are, data, manusia,

rosedur, in ut, roses, out ut, enyim anan dan &ontrol. Manajemen Sumber Daya Manusia !ana"emen disebut sebagai seni untuk menyelesaikan eker"aan melalui orang lain. Definisi ini, dikemukakan oleh !ary Parker Follet, yang berarti ara mana"er men&a ai tu"uan organisasi melalui engaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai eker"aan. Dilain ihak mana"emen men&aku fungsi , fungsi eren&anaan, engorganisasian, engarahan, enga%asan, engembangan, emeliharaan sumber daya manusia agar ter&a ai tu"uan yang telah diteta kan #)andoko,2456(-$. Sedangkan sumber daya manusia menurut 8omes #244/(2$ meru akan salah satu sumber daya yang terda at dalam organisasi, meli uti semua orang yang melakukan aktivitas. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Sistem informasi mana"emen sumber daya manusia adalah rosedur untuk mengum ulkan, menyim an, mem ertahankan, menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber'sumber daya manusia # Simamora, 2446 ( 49 $. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Deskripsi Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia *egiatan sistem dimulai adanya lo%ongan eker"aan ada erusahaan. Pelamar mengirimkan surat lamaran ke ada mana"er. Surat lamaran yang masuk akan di&atat berkasnya untuk dibuat rangkuman daftar elamar # lihat lampiran 1 $. Pelamar dikelom okkan sesuai dengan "enis lo%ongannya dan diberi kode elamar, berdasarkan daftar elamar mana"er membuat surat anggilan. !ana"er mengadakan tes seleksi yang diikuti elamar. !ana"er membuat daftar elamar yang lolos seleksi dari tes tersebut. !ana"er memberikan surat anggilan ke ada elamar yang lolos seleksi untuk diterima men"adi &alon karya%an dengan merubah daftar elamar yang lolos seleksi men"adi daftar &alon karya%an. !ana"er memberikan status karya%an kontrak ke ada &alon karya%an. Setelah satu tahun karya%an kontrak akan di ertimbangkan diangkat men"adi karya%an teta dengan

.:

Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

.:

DINAMIKA INFORMATIKA Vol II No 1, Maret 2010

ISSN : 2085-3343

melihat data &alon karya%an. *arya%an kontrak yang ber restasi akan diangkat men"adi karya%an teta , sedangkan karya%an kontrak yang kurang ber restasi akan dile as kontraknya dan diberikan surat ele asan kontrak. *arya%an kontrak yang diangkat akan diubah statusnya men"adi karya%an teta dengan merubah data &alon karya%an men"adi data karya%an. Setia karya%an mem unyai daftar ri%ayat eker"aan # lihat lampiran 2 $ yang berisi ka an dia diangkat dan "abatan a a sa"a yang ernah di egang. +erdasarkan daftar ri%ayat eker"aan manager akan mem ertimbangkan engembangan karya%an. *arya%an akan diikutkan elatihan # training $ atau studi lan"ut sebagai kegiatan engembangan. *arya%an yang mengikuti elatihan #training$ akan di&atat hasil elatihan, tanggal elatihan, "enis elatihan dan lokasi elatihan. Sedangkan karya%an yang mengikuti studi lan"ut akan di&atat tahun studi, tahun lulus, tem at studi dan bidang keahlian. +erdasarkan kegiatan mana"emen sumber daya manusia di atas, manager membuat la oran mana"emen sumber daya manusia ke ada direktur yang berisi la oran enarikan, seleksi dan engembangan. Data Flow Diagram Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

8ambar :.7. ;ntity <elationshi Diagram +erdasarkan ;<D dan normalisasi yang dilakukan akan di eroleh struktur tabel se erti yang ditun"ukkan ada tabel :.2, tabel :.7., tabel :.-, tabel :.. Tabel :.2. Struktur File Pelamar
F e)* *ode= lmr *ode=l%gn ?ama 1lamat Tem at=lhr Tanggal=lhr 1gama @ns=klmn Pendidikan Status Pengalaman=k" De artemen T!+e > > > > > D > > > > > > , *-t 5 5 -/ .9 7/ 5 2 2 2 2 -9 7/ De'

Tabel :.7 Struktur File >alon *arya%an

F e)* *ode=&lnkary ?ama 1lamat Tem at=lhr Tanggal=lhr 1gama @ns=klmn Status Pendidikan @abatan T!+e > > > > D > > > > > , *t5 -/ .9 7/ 5 2 2 2 2 -9 De'

8ambar :.2. Diagram *onteks Entity Relations ip Diagram

Tabel :.- Struktur File *arya%an

Field ?ik ?ama 1lamat Tem at=lhr Tanggal=lhr 1gama @ns=klmn Status Ty e > > > > D > > > 0idth 5 -9 .9 2/ 5 79 29 29 de&

.6

Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

.6

DINAMIKA INFORMATIKA Vol II No 1, Maret 2010

ISSN : 2085-3343

Pendidikan @abatan 8a"i

> > ?

-9 79 5

Tabel :... Struktur File Daftar <i%ayat Peker"aan

Field ?ik ?ama @enis= lthn 3okasi= lthn Tanggal= lthn )asil Tem at=studi *eahli Th=lulus Th=studi Ty e > > > > D > > > > > 0idth 5 -9 .9 2/ 5 79 29 29 -9 79 de&

Dari uraian diatas da at ditarik kesim ulan sebagai berikut( a. Sistem Informasi lama ada PT.XXX menggunakan &ara yang manual, sehingga menyebabkan timbulnya berbagai masalah, antara lain sulitnya dalam en&arian data karya%an dan keterlambatan dalam memberikan informasi data karya%an ke ada bagian yang membutuhkan. b. Peran&angan sistem baru berbasis kom uter erlu ditera kan untuk mem erbaiki sistem lama yang masih bersifat manual. Usulan ran&angan sistem informasi mana"emen sumber daya manusia ini meru akan sistem yang akan mengelola data karya%an sehingga menam ilkan hasil atau out ut yang dihara kan akan lebih baik. Saran +erdasarkan hasil enelitian, analisa dan kesim ulan maka enulis memberikan saran dan usulan sebagai berikut ( a. 1nalisa dan ran&angan sistem informasi sumber daya manusia da at digunakan ada PT. XXX agar engelolaan SD! da at dilakukan lebih baik. b. Perlu engembangan dan enyesuaian lebih lan"ut ada sistem yang telah dibuat "ika ter"adi erubahan kondisi. DAFTAR PUSTAKA A#*&) Ka* r, #2445$, onsep Dan !untunan "ra#tis $asis Data, 1ndi Offset, Cogyakarta. E*! S&ta"ta, #244/$, Sistem $asis Data, 1ndi Offset, Cogyakarta. Fat-a"s!a-. Ir, #244-$, %ana&emen Data $ase, 1ndi Offset, Cogyakarta. Fa&st "o Car*oso. Drs, #244/$, %ana&emen Sumber Daya %anusia, 1ndi Offset, Cogyakarta. Har a"to Kr sta"to. Ir, #244-$, %ana&emen Data $ase, 1ndi Offset, Cogyakarta. He"r! S /a/ora, #2446$, %ana&emen Sumber Daya %anusia, STI; C*P?, Cogyakarta. (o0 a"to. HM, #2442$, 'nalisa dan Design, 1ndi Offset, Cogyakarta. K&r" a1a" Praset!o. Ir, #799-$, %embuat 'pli#asi Intera#tif dengan (isual )oxpro *+,, ;leB !edia *om utindo. Le/a", #2446$, Sistem Informasi %ana&emen, 1ndi Offset, Cogyakarta.

IMPLEMENTASI SISTEM Im lementasi sistem adalah taha untuk mengintegrasikan sumber daya kom uter agar sia untuk dio erasikan. Su aya kegiatan im lementasi sistem da at bero erasi sesuai yang dihara kan maka ren&ana im lementasi erlu dibuat terlebih dahulu. Im lementasi mem unyai tu"uan untuk mengatur biaya dan %aktu yang dibutuhkan selama taha im lementasi. Untuk mengim lementasikan Sistem informasi sumber daya manusia yang sudah dibuat dibutuhkan erangkat keras dan erangkat lunak . Sedangkan s esifikasi erangkat keras dan lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut ( 2. Perangkat *eras a. Prosesor ( Intel Pentium >ore Duo b. <1! ( 2 8+ &. )arddisk ( 29 8+ # dengan freespace minimal 7/9 !+$ d. A81 ( Standard e. !onitor ( SA81 7. Perangkat 3unak a. Sistem O erasi 0indo%s XP b. +ahasa Pemrograman Aisual FoB ro 4.9 ( ( !s. !i&rosoft

Sedangkan untuk kebutuhan brain%are da at diambilkan dari sumber daya manusia yang capable yang ada dalam erusahaan. KESIMPULAN DAN SARAN !esimpulan

.5

Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

.5

DINAMIKA INFORMATIKA Vol II No 1, Maret 2010

ISSN : 2085-3343

L&'as, #2456$, Sistem Informasi %ana&emen Sumber Daya %anusia, 1ndi Offset, Cogyakarta. Ra!/o"* M'Leo*, #244/$, Sistem Informasi %ana&emen, PT. Prenhallindo, @akarta. T. Ha" Ha"*o$o, #244.$, %ana&emen "ersonalia dan Sumber Daya %anusia, +PF;, Cogyakarta.

.4

Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

.4