Proceso Administrativo

Proceso administrativo
REBECA CORDOVA LOPEZ
Red Tercer Milenio
PROCESO ADMINISTRATIVO
REBECA CORDOVA LOPEZ
RED TERCER MILENIO
AVISO LEGAL
Derechos Reservados 2012, por RED TERCER MILENIO S.C. Viveros de Ass 96, Col. Viveros de la Loma, Tlalnepantla, C.P. 54080, Estado de Mxico. Prohibida la reproduccin parcial o total por cualquier medio, sin la autorizacin por escrito del titular de los derechos. Datos para catalogacin bibliogrfica Rebeca Crdova Lpez Proceso administrativo ISBN 978-607-733-083-7 Primera edicin: 2012
Revisin editorial: Eduardo Durn Valdivieso
DIRECTORIO
Jos Luis Garca Luna Martnez Director General Rafael Campos Hernndez Director Acadmico Corporativo Brbara Jean Mair Rowberry Directora Corporativa de Operaciones
Jess Andrs Carranza Castellanos Director Corporativo de Administracin Hctor Ral Gutirrez Zamora Ferreira Director Corporativo de Finanzas Alejandro Prez Ruiz Director Corporativo de Expansin y Proyectos
NDICE
Introduccin Mapa conceptual Unidad 1. La empresa como unidad econmica Mapa conceptual Introduccin 1.1. Concepto 1.2. Importancia 1.3. Clasificacin 1.4. reas funcionales de las empresas 1.5. Recursos 1.6. El empresario 1.7. tica empresarial Autoevaluacin Unidad 2. Administracin Mapa conceptual Introduccin 2.1. Antecedentes 2.2. Concepto 2.3. Importancia Autoevaluacin
6 7 8 9 10 11 12 13 19 24 26 27 31 34 35 36 37
41
44 49
Unidad 3. Proceso administrativo Mapa conceptual Introduccin 3.1. Concepto de proceso administrativo 3.2 Importancia 3.3 Etapas Autoevaluacin
50
51 52 53 57 57
60
Unidad 4. Planeacin Mapa conceptual Introduccin 4.1. Concepto de planeacin 4.2. Importancia y beneficios 4.3. Principios 4.4. Etapas 4.5. Tipos de planeacin Autoevaluacin
63
64 65 66 67 69
70 80
84
Unidad 5. Organizacin Mapa conceptual Introduccin 5.1. Concepto de etapa de organizacin 5.2. Importancia 5.3. Principios 5.4. Etapas 5.5. Tipos de organizacin 5.6. Tcnicas de organizacin Autoevaluacin Unidad 6. Direccin Mapa conceptual Introduccin 6.1. Concepto de direccin 6.2. Comunicacin 6.3. Motivacin 6.4. Supervisin 6.5. Autoridad 6.6. Liderazgo 6.7. Toma de decisiones Autoevaluacin
89 90
91 92 93 94 96 97 99 108 109 110 111 112 115 119 123 125 127 132 135
Unidad 7. Control Mapa conceptual Introduccin 7.1. Concepto de control 7.2. Importancia 7.3. Etapas 7.4. Tcnicas para el control Autoevaluacin Bibliografa Glosario
136
137 138 139 142 143 147 151 153 156
INTRODUCCIN
Todos los das nos relacionamos con empresas o al concluir nuestros estudios vamos a trabajar en una de ellas. Las empresas nacieron antes de que se originara el capitalismo industrial con el objeto de cubrir las necesidades primarias del hombre, como: el tallado de la piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de prendas de vestir y ornamentales, etc. La empresa se form primero como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, pero posteriormente funcion como activador del desarrollo de las fuerzas productivas. Al principio las empresas eran los pequeos talleres artesanales, pero con la Revolucin Industrial se generaron varios cambios en la sociedad, crecieron las ciudades y el comercio, dando como consecuencia el establecimiento de mltiples empresas cuyo objetivo era satisfacer las necesidades de las personas. Al crecer las empresas se necesit realizar un cambio en su manejo, que se llevaba de forma emprica a cientfica, siendo en la poca de la Revolucin Industrial cuando empezamos a encontrar bibliografa de Administracin, cuya finalidad era establecer bases para el correcto manejo de las empresas. Despus del surgimiento de la administracin en el siglo XIX, se han presentado diversas corrientes administrativas con la intencin de conducir a las empresas, para que crezcan y tengan permanencia en el mercado. La gran mayora de estas corrientes indican que para ser correctamente administradas las empresas y lograr los objetivos propuestos, deben de seguir una serie de pasos que se conoce como proceso administrativo, que est formado por la planeacin, organizacin, direccin y control. El objetivo de este material es ser una gua para el estudiante para que identifique la importancia de la administracin utilizando el proceso administrativo, que le servir no solo en su vida profesional, sino en la personal, por que hoy es necesario administrar adecuadamente el tiempo, recursos financieros, recursos materiales y tecnolgicos, para lograr los objetivos establecidos.
MAPA CONCEPTUAL
Empresa Etica empresarial Clientes empleados acreedores socios
Pblica
Privada
Funcionarios Administrar Recursos Materiales Tcnicos Proceso Administrativo Operativa, tctica, estratgica Planeacin
Empresario
Humanos
Financieros
Corto, mediano y largo plazo
Misin, valores, objetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos, procedimientos, manuales. Organizacin Divisin del trabajo, organigrama, manuales, descripcin de puestos Direccin Comunicacin, motivacin, supervisin, autoridad, toma de decisiones Control Estndares, medicin, retroalimentacin Logro de Objetivos Permanencia y/ crecimiento de la Empresa
UNIDAD 1 LA EMPRESA COMO UNIDAD ECONMICA

OBJETIVO: El estudiante conocer la importancia de la empresa como unidad econmica, a partir de su concepto, importancia, clasificacin, reas funcionales y recursos necesarios para operar. Tambin definir al empresario y la tica empresarial.
Temario 1.1. Concepto 1.2. Importancia 1.3. Clasificacin 1.4. Areas funcionales de las empresas 1.5. Recursos 1.6. El empresario 1.7. Etica empresarial
MAPA CONCEPTUAL
INTRODUCCIN
El hombre para poder subsistir ha tenido que realizar una diversidad de actividades al principio solo y despus en grupo, estas agrupaciones han existido a lo largo de la historia, pero es hasta la edad media con el desarrollo del comercio que se concretaron formando los talleres artesanales. Con el nacimiento de mquina de vapor y los avances tecnolgicos que se presentaron en la Revolucin industrial surge la empresa que se concibe hasta la actualidad. Las empresas juegan un papel muy importante en la sociedad, porque satisfacen las necesidades de bienes y servicios, crean fuentes de empleo, fomentan la capacitacin e investigacin, adems de ser fuente de ingresos del gobierno, por lo se han tenido que clasificar. Para que las empresas puedan funcionar necesitan recursos y realizar una divisin del trabajo, formando reas especializadas, para optimizar tiempos y recursos. El empresario es una pieza importante para la permanencia y crecimiento de la empresa, debe tener ciertas caractersticas que empujan el desarrollo de su empresa, sobre todo contar con una tica empresarial que contagie a los integrantes de la misma. En esta unidad se desarrolla el tema de la empresa como unidad econmica, donde se habla de su concepto, importancia, clasificacin, recursos, reas funcionales, el empresario y la tica empresarial
10
1.1. CONCEPTO La palabra empresa proviene del latn emprender que significa iniciar una actividad.1 A continuacin mencionamos algunos conceptos de empresa: Autor Anthony Jay Concepto Institucin para el empleo eficaz de los recursos
mediante un gobierno seguridad (junta y directiva), a para los mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarle empleados.
2
prosperidad
Diccionario de la Real Academia Concepto Espaola Isaac Guzmn Valdivia Jos Antonio Fernndez Arena
La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de produccin y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad.3 Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa acta.4
Es la unidad productiva o de servicio que,

constituida segn aspectos prcticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos.
5
Concepto
Petersen y
Actividad en la cual varias personas cambian
Munch Lourdes, Administracin, escuelas, proceso administrativo, reas funcionales y desarrollo emprendedor, p. 132. 2 Munch Lourdes, Fundamentos de Administracin, p. 43. 3 Idem, p. 44. 4 Idem. 5 Idem.
1
11
Plowman
algo de valor, bien se trate de mercancas o servicios, para obtener una ganancia o utilidades mutuas.6
Roland Caude
Conjunto de actividades humanas colectivas,

organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios.
7
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Elabore una definicin personal de empresa. 1.2. IMPORTANCIA
Propician rendimientos a los inversionistas
Fomentan la inversin
Satisfacen necesidades de la comunidad, bienes y servicios
Propician la investigacin y el desarrollo tecnolgico
Empresa
(Importancia)
Crean fuentes de empleo
fuente de ingresos (trabajadores, proveedores y emprendedores.
Promueven el desarrollo econmico y social Fomentan la capacitacin y desarrollo de habilidades Fuente de ingresos sector pblico (impuestos)
6 7
Idem. Idem.
12
1.3. CLASIFICACIN Los avances cientficos, tecnolgicos, sociales, culturales y econmicos han originado la existencia de una gran diversidad de empresas que satisfacen las necesidades de bienes y servicios: Las siguientes son algunas caractersticas para clasificar las empresas: I) Actividad o Giro
II) Origen del Capital III) Magnitud de la Empresa IV) Criterio Econmico V) Constitucin Legal8
I) Actividad o Giro a) Industriales: Su propsito principal es producir bienes materiales de transformacin y/o la extraccin de materias primas, asimismo, se dividen en: 2) Extractivas: Cuando explotan recursos naturales, renovables y no renovables, (empresas pesqueras, madereras, mineras y petroleras, etctera). 3) Manufactureras: Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser de dos tipos: De consumo final.- producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; ejemplo (productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios elctricos). Produccin de bienes de produccin.- satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final, ejemplo productoras de papel, maquinaria pesada, materiales
9
de
construccin,
productos
qumicos,
maquinaria ligera etctera.
b) Comerciales: son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin

primordial es la compraventa de productos terminados y pueden clasificarse en:
8
9
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 44-48.

d.
13
1) Autoservicio: son grandes empresas comercializadoras que venden al pblico, (supermercados, tiendas departamentales, grandes almacenes).10
2) Comercializadoras: distribuyen y venden una serie de productos de productores nacionales e internacionales. 3) Mayoristas: cuando realizan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas) las cuales distribuyen el producto al consumidor. 4) Minoristas detallistas: stas venden el producto al menudeo en pequeas cantidades al consumidor. 5) Comisionistas: venden mercanca que los productores les dan a consignacin, recibiendo por esta funcin una ganancia o comisin. c) Servicio: dan servicios a la comunidad y pueden o no percibir gnancias econmicas por ello: 1) Transporte. 2) Turismo. 3) Instituciones financieras. 4) Servicios pblicos varios: a) Comunicaciones. b) Energa. c) Agua. 5) Servicios privados varios: a) Asesora. b) Diversos servicios contables, jurdicos y administrativos. c) Promocin y ventas. d) Agencias de publicidad. 6) Educacin. 7) Salubridad (hospitales). 8) Fianzas, seguros11 II) Origen del Capital.
10
11
d.
Munch Lourdes, Administracin., p. 148.
14
De acuerdo con el origen del dinero o aportacin y del carcter a quienes dirijan sus actividades. Las empresas se dividen en: a) Pblicas. En stas el capital pertenece al estado y, usualmente, tiene el propsito de cubrir necesidades de carcter social, (Secretarias de Estado, PROFECO). b) Privadas. Si el dinero invertido proviene de privados y su finalidad puede ser lucrativa o altruista y pueden ser: Empresas Privadas Nacionales Extranjeras Los inversionistas son nacionales (Bimbo, Grupo Carso) y La inversin es de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en su pas de origen (Volkswagen) Multinacionales Globalizadas Controladoras El capital pertenece a varios pases (CocaCola) Son de carcter mundial (Coca-Cola) Un grupo de inversionistas maneja mltiples empresas de diversos giros aunque no tengan relaciones entre s. (Grupo Salinas) Empresas Privadas Maquiladoras Producen bienes para diversas organizaciones (sobre todo se encuentran en las fronteras del pas) Franquiciatarias Son empresas que venden su marca y su Know-how Donalds Familiares Los socios de la empresa como los directivos son miembros de una familia (Televisa) (forma de organizacin) a inversionistas independientes), ejemplo: Mc transnacionales
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III) Magnitud de la Empresa. La dimensin de la empresa se da por diversos factores como son el: a) Financiero. Basado en el monto de su capital. b) Personal ocupado. El nmero de empleados que laboran en una empresa es
comnmente el parmetro que se utiliza para definir, la micro, pequea, mediana y gran empresa, Nacional Financiera continuacin se menciona:
12
maneja un criterio que a
Clasificacin por nmero de empleados Tamao Microempresa Pequea empresa Mediana empresa Gran Empresa
Fuente: Nafin
Industria 1-30 31-100 101-500 500 en adelante
Sector Comercio 1-5 6-20 21-100 101 en adelante
Servicios 1-20 21-50 51-100 101 en adelante
c) Produccin. El grado de maquinacin del proceso de produccin define el

tamao de la empresa. En una pequea empresa por lo general la produccin es artesanal y s en ocasiones est mecanizada requiere an de mucha mano de obra. La empresa mediana cuenta con ms maquinaria y menos mano de obra. La gran empresa est altamente mecanizada y/o sistematizada.
d) Ventas. Define el tamao de la empresa con relacin a la cobertura de

mercado y monto de ventas.
IV) Criterio Econmico. Este criterio lo define Diego Lpez Rosado economista mexicano y las clasifica en:
12
Nacional Financiera, Institucin del Gobierno Federal, Banca de Desarrollo (Banco de Segundo Piso), su misin es fomentar el desarrollo de la pequea y mediana empresa por medio de financiamiento, capacitacin y asistencia tcnica, desarrollo del mercado financiero, con el fin de promover el crecimiento regional y la creacin de empleos para el pas. Su pgina es http://www.nafin.gob.mx, Mxico, 2010.
16
a) Nuevas.- Se dedican a la manufactura o fabricacin de mercancas que no se producen en el pas, siempre que no se trate de sustitutos de otros que ya se producen y que contribuyen en forma importante al desarrollo econmico del mismo. b) Necesarias.- Tienen por objeto la manufactura o fabricacin de mercancas que se producen en el pas en cantidades insuficientes para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado dficit sea considerable y no tenga su origen en causas transitorias. c) Bsicas.- Aquellas industrias consideradas primordiales para una ms actividades de importancia para el desarrollo agrcola o industrial del pas. d) Semi-bsicas.- Producen mercancas destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la poblacin. e) Secundarias.- Fabrican artculos no comprendidos en los grupos anteriores.13
V) Constitucin Legal. Este criterio se toma de acuerdo a la clasificacin que considera la Ley General de Sociedades Mercantiles y los tipos de sociedades son: a) Sociedad en nombre colectivo b) Sociedad en comandita simple c) Sociedad de responsabilidad limitada d) Sociedad annima e) Sociedad en comandita por acciones f) Sociedad cooperativa14 in de las Clasificac Empresa
Industriales Extractivas Manufactureras Renovables No Renovables De consumo final Produccin de bienes de produccin
Actividad o s Giro
13 14
Munch Lourdes, Fundamentos, pg. 48. Ley General de Sociedades Mercantiles, Diario Oficial, Fuente: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf, Mxico, 2010.
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Comerciales
Servicios
Pblicas Origen del Capital

Privadas
Autoservicio Comercializadoras Mayoristas Minoristas detallistas Comisionistas Transporte Turismo Instituciones financieras Servicios pblicos varios: Comunicaciones Energa Agua Servicios privados varios Asesora Diversos servicios contables, jurdicos y administrativos Promocin y ventas Agencias de publicidad Educacin Salubridad (hospitales) Fianzas, seguros Nacionales Extranjeras y transnacionales Multinacionales Globalizadas Controladoras Maquiladoras Franquiciatarias Familiares
Magnitud de la Empresa
Criterio Econmico Constitucin Legal
Financiero Personal ocupado Produccin Ventas Nuevas Necesarias Bsicas Semibsicas Secundarias
Sociedad en nombre colectivo Sociedad en comandita simple Sociedad de responsabilidad limitada Sociedad annima Sociedad en comandita por acciones Sociedad cooperativa
15
15
Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.
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ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Mencione mnimo 5 avances tecnolgicos que han servido a las empresas en los ltimos aos. 2. Investigue nombre de empresas, producto servicio que satisfacen y valores que tienen y complete el siguiente cuadro:
Giro Extractiva Manufacturera Comercial Turismo Salud Pblica Nombre de la empresa Producto servicio Valores
1.4. REAS FUNCIONALES DE LAS EMPRESAS Para que las empresas logren sus objetivos es necesario realizar varias actividades, para simplificarlas y facilitarlas se crea la divisin del trabajo y la especializacin, agrupando las actividades en reas funcionales. Usualmente una empresa se conforma de 5 reas funcionales y fundamentales, al igual se nombran reas de responsabilidad, departamentos o divisiones y estn de manera interna relacionadas con la actividad de la empresa y son: a) Produccin b) Mercadotecnia c) Finanzas d) Recursos Humanos e) Sistemas. Una empresa no es exitosa por la efectividad de un rea, sino por la coordinacin de sus reas. Claro que es importante identificar el tamao de la empresa, por que en una empresa micro y pequea, algunas de estas reas se encontrarn integradas en una sola rea.
19
PRODUCCION
SISTEMAS
MERCADOTECNIA
AREAS FUNCIONALES
RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
a) Produccin. En este se formulan y desarrollan los mtodos para la elaboracin de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas que se necesitan.
Diseo del producto
1) Ingeniera del Producto
Pruebas de ingeniera Asistencia a mercadotecnia

Diseo de instalaciones Mantenimiento y control del equipo Estudio de mtodos Medida del trabajo Distribucin de la planta Programacin Informes de avances de la produccin Estndares Trfico Embarque
2) Ingeniera de la planta 3) Ingeniera industrial 4) Planeacin y control de la Produccin produccin
5) Abastecimiento
Compras locales e internacionales Control de inventarios Almacn Manufactura Servicios Normas y especificaciones Inspeccin de prueba
6) Fabricacin 7) Control de Calidad
20
Registros de inspecciones Mtodos de recuperacin

16 17
b) Mercadotecnia Cada da es necesario que las empresas conozcan las necesidades de sus clientes, as como los factores que influyen en el mercado , para poder satisfacerlos y ser competitivas. El rea de mercadotecnia se encarga de crear, promover, distribuir y vender bienes y servicios, en el momento y lugar ms conveniente, con calidad. Esta rea tiene como funciones: 1) Investigacin de mercados
2)
Planeacin y desarrollo del producto ( Empaque, marca)
Mercadotecnia
3) Precio 4) Distribucin y logstica 5) Ventas 6) Comunicacin (Promocin, publicidad y relaciones pblicas)
c) Finanzas Todas las empresas tienen que trabajar con movimientos de dinero y el rea encargada es finanzas. Esta rea se encarga de la obtencin de recursos monetarios y aplicacin correcta de ellos, para adecuado funcionamiento de la empresa, el objetivo es el mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros.
16 17
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 52-53. Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.
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Finanzas
Financiamiento Planeacin financiera Relaciones financiera Tesorera Obtencin de recursos Inversiones
Contralora Contabilidad general Contabilidad de costos Presupuestos Auditora interna Estadsticas Crdito y cobranzas Impuestos
d) Recursos Humanos
En todas las empresas se cuenta con recursos humanos, siendo el recurso ms importante, el rea encargada de su correcto manejo es Recursos Humanos, su finalidad es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo, las funciones principales de esta rea son:18
Reclutamiento Seleccin Contratacin Introduccin induccin Promocin, transferencia y ascensos Entrenamiento Capacitacin Desarrollo Anlisis y valuacin de puestos Calificacin de mritos Remuneracin y vacaciones Comunicacin Contratos colectivos de trabajo Disciplina Investigacin de personal Relaciones de trabajo Actividades recreativas Actividades culturales Prestaciones
1) Contratacin y empleo
2) Capacitacin y desarrollo Recursos Humanos 3) Sueldos y salarios
4) Relaciones laborales
5) Servicios y prestaciones
18
d.
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6) Higiene y seguridad industrial 7) Planeacin de recursos humanos e) Sistemas.
Servicio mdico Campaas de higiene y seguridad Ausentismo y accidentes Inventario de recursos humanos Rotacin Auditoria de personal
En los ltimos aos se han creado diferentes tecnologas de informacin y comunicacin (TIC), que incluyen hardware, software, sistemas de comunicacin (intranet), redes, entre otros; el rea encargada de su administracin es el rea de sistemas. Esta rea tiene como propsito satisfacer las necesidades de informacin de la empresa de manera veraz y oportuna. Sus principales funciones son: anlisis y diseo de sistemas, programacin, operacin, soporte tcnico, capacitacin, seguridad informtica, asesora tcnica, establecimiento de mtodos y procedimientos informticos.
Direccion General Produccin 1) Ing. del producto 2) Ing. de la planta 3) Ing. Industrial 4) Planeac. y control 5) Abastecimiento 6) Fabricacin 7) Control de calidad Mercadotecnia 1) Inv. Mercados 2) Planeac. y desarrollo 3) Precio 4) Distribucin y logstica 5) Admn. y ventas 6) Comunicacin 7) Estrategia de mercadeo Finanzas 1) Financiamiento 2) Contraloria Recursos Humanos 1) Contratacin y 2) empleo 3) Capacitacin y desarrollo 4) Sueldos y salarios 5) Relac. Laborales 6) Serv. y prestaciones 7) Higiene y seguridad 8) Planec. Rec. Hum. Sistemas 1) Anlisis y diseo de sistemas 2) Programacin 3) Operacin 4) Soporte tcnico. 5) Capacitacin 6) Seguridad informtica 7) Asesora tcnica 8) Mtodos y procedimientos informticos
1. Investigue que otros nombres reciben las reas de:
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Produccin
Mercadotecnia
Recursos Humanos
Finanzas
Sistemas
1.5. RECURSOS Las empresas para que puedan lograr sus objetivos necesitan una serie de recursos que son: a) Recursos materiales.- se refiere a bienes tangibles, propiedad de la empresa como: Planta y equipo: se conforma de edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, entre otros. Materias primas: incluye insumos para la produccin, productos en proceso y terminados. b) Recursos tcnicos.- son las herramientas e instrumentos auxiliares como: Sistemas de produccin, sistemas de ventas, cobranza, administrativos, etc. Marcas, frmulas, patentes, etc. c) Recursos humanos.- se refiere al personal de la empresa y su importancia radica en que de ellos depende el manejo y funcionamiento adecuado de los otros recursos. Las caractersticas de este recurso son: creatividad, ideas, imaginacin, sentimientos, experiencia, habilidades, etc, que los diferencian unos con otros, estn formados por: Obreros.- calificados y no calificados. Oficinistas.- calificados y no calificados. Supervisores. Tcnicos. Ejecutivos. Directivos. d) Financieros.- son los elementos monetarios internos y externos: Internos.- dinero en efectivo, aportaciones de socios, utilidades.
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Externos.- prstamos, crdito de proveedores instituciones bancarias, emisin de valores.
OBJETIVOS
RECURSOS EMPRESA
HUMANOS FINANCIEROS
MATERIALES
TECNOLGICOS
1. De una empresa comercial, de servicios e industrial indique los recursos que necesitan.
Recursos Materiales Tcnicos Humanos Financieros Empresa Industrial Empresa servicios Empresa comercial
2. Imagine que va iniciar una empresa conteste lo siguiente: a) Tipo de bienes servicios que va a producir. b) Competencia c) Recursos que necesita para funcionar.
25
1.6. EL EMPRESARIO Es aquella persona que es impulsada por el deseo de ser independiente, de no trabajar para otros, crea y desarrolla una idea que representa la posible solucin a los deseos o necesidades del consumidor, y que organiza, dirige y asume los riesgos medidos de la creacin y operacin de su propio negocio. En este proceso est latente la intencin de vencer dificultades, esperadas e inesperadas, que se cruzan por su camino. Por qu lo hace? 1) Por su necesidad intrnseca de hacer las cosas a su manera, sin tener que dar cuentas a nadie. 2) Por circunstancias inesperadas, como prdida del empleo, alguna enfermedad repentina, o una modificacin en su situacin econmica (herencia, lotera, etc.). 3) Atrado por una necesidad de mercado que est seguro que puede satisfacer a un precio razonable y con una buena calidad.19 El empresario juega un papel muy importante para el desarrollo y estabilidad de las empresas. Cualidades del empresario: a) Valenta.- les gusta tomar riesgos. b) Visin.- tienen habilidad para plantear el futuro. c) Perseverancia.- constancia para lograr los objetivos. d) Autoconfianza.- poseen seguridad en s mismos, creen y enfrentan retos y los superan.
Bill Gates (Microsoft)
19
Cualidades del empresario segn Nafin fuente: www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf, Mxico, 2010
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e) Orientacin hacia los resultados.- se orientan hacia la accin, son realizadores. f) Liderazgo.- conducen gente. g) Creatividad.- crean algo nuevo novedoso.20 Muchas veces se considera que el empresario y el emprendedor es lo mismo, porque ambos emprenden. El espritu empresarial est relacionado con la administracin, pues si una empresa logra sus objetivos es gracias a una buena administracin, pero en muchas ocasiones el empresario no es el administrador, porque la empresa es dirigida por una persona que domina las tcnicas y conocimientos administrativos y el empresario es el que aporta los recursos financieros. 1.7. TICA EMPRESARIAL Tanto a nivel poltico y econmico escuchamos a diario sobre beneficios indebidos por fraudes, sobornos, corrupcin, privilegios, competencia desleal, productos en mal estado, etc., y esto es por falta de una tica empresarial, pero que es la tica. Etica proviene del latn ethica que es parte de la filosofa que estudia las costumbres y la moral, es decir, las buenas costumbres.21 La tica pretende determinar una conducta ideal del hombre, trata de los deberes que se imponen al hombre segn los distintos aspectos o campos en que se desarrolla su vida, de ah su importancia en el desarrollo del ejercicio profesional de los individuos y empresas. Todas las empresas tienen una obligacin tica hacia los grupos que las constituyen: propietarios, accionistas, empleados, clientes, proveedores y la comunidad en general; no solo en trminos de normas y deberes como reglas, sino en trminos de valores: la libertad, la igualdad, la solidaridad, el respeto
20
21
Munch Lourdes, Administracin, pp. 234-235. Hernndez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia, p. 22.
27
activo y el dilogo. Las empresas deben lograr los elementos ticos fundamentales que permitan el desarrollo de los valores empresariales y no orientarse solo a las utilidades, sin importar en entorno humano y ambiental. La tica empresarial es una rama de la tica aplicada, que estudia las cuestiones normativas de naturaleza moral que se plantean en el mundo de los negocios, desde la gestin empresarial, la organizacin de una corporacin, las conductas en el mercado, las decisiones comerciales, etc.22 Aunque las organizaciones las componen personas, es vital el perfil tico de los directores, porque si las decisiones corporativas estn por encima de las personas y los valores corporativos, no se va a lograr mucho. Para la institucionalizacin de la tica empresarial se utilizan: cdigos de tica empresariales, documentos formales, programas de formacin, comits especficos, asesoras, procedimientos documentados de decisin, sistemas de gestin, entre otros. En resumen podemos decir que la tica empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia de la empresa ante la sociedad, los consumidores, los empleados, la competencia, publicidad, las relaciones pblicas, responsabilidad social y el comportamiento tanto en su pas de origen como en el extranjero. La revista Fortune23 indica que las 500 mejores empresas del mundo se caracterizan por tener una tica empresarial.
1. Describe la responsabilidad y compromiso de las empresas ante la sociedad y el medio ambiente (mnimo media cuartilla)
22
La tica como fuente de ventaja competitiva. Fuente: http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/297-definicion-y-enfoque-de-laetica-empresarial.html, Mxico, 2010. 23 Revista que se publica en Estados Unidos y est especializada en negocios y finanzas.
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29
2. Investigue dos casos de empresas que tuvieron comportamientos no ticos.

Fecha Nombre de la empresa Caso
3. Define los siguientes valores:

No. 1 1 2 3 4 5 6 Justicia Respeto Colaboracin Dignidad Calidad Honestidad Confianza Valor Significado
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AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una V si la oracin es verdadera una F si es falsa. 1) 1Las empresas nacieron despus de la primera guerra mundial. 2) 2El objetivo de las empresas es satisfacer bienes y servicios. 3) 3Una importancia de las empresas es que son fuente creadora de empleo. 4) 4Una empresa controladora es un grupo que maneja mltiples empresas de diversos giros. 5) 5Se considera una pequea empresa del sector comercio cuando tiene de 101 a 500 empleados. 6) 6En el rea de mercadotecnia se formulan y desarrollan los mtodos para la elaboracin de los productos y/o servicios. 7) 7El rea de mercadotecnia es indispensable en una empresa de servicios nicamente. 8) 8 Los recursos materiales incluyen materias primas. 9) 9Las empresas comerciales pueden ser extractivas y manufactureras. 10) 1Los recursos tcnicos de una empresa incluyen los prstamos y los 0crditos. 11) 1Los recursos humanos pueden carecer en una empresa industrial. 12) 1Si el capital de una empresa pertenece al estado podemos afirmar 2que es una empresa de servicios. 13) 1El empresario es una persona dependiente, que le gusta trabajar 3como subordinado. 14) 1Cuando una empresa daa el medio ambiente est actuando con 4tica. 15) Al empresario le gustan los retos y tiene confianza en s mismo.
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Respuestas: 1) F 6) F 11) F 2) V 7) F 12) F 3) V 8) V 13) F 4) V 9) F 14) F 5) F 10) F 15) V
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a la respuesta correcta: 1) 2) 3) ( ) ( ) ( ) Este tipo de empresas explotan recursos naturales, renovables y no renovables. Cuando el capital pertenece al estado es una empresa. Empresa vende mercanca que los productores les dan a consignacin, recibiendo por esta funcin una ganancia o comisin. 4) 5) ( ) ( ) En esta rea se encarga de crear, promover, distribuir y vender bienes y servicios, Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con la finalidad de producir bienes o servicios. Las marcas, frmulas, patentes, etc., forman parte de: 7) 8) 9) 10) 11) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Son empresas que venden su marca y su Know-how. Cuando se tiene habilidad para plantear el futuro, se dice que se posee. Persona que es impulsada por el deseo de ser independiente, de no trabajar para otros. Su propsito es el mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros. Es parte de la filosofa que estudia las k) Mercadotecnia i) Etica j) Visin d) Extractivas e) Recursos tcnicos f) Comercialcomisionista g) Empresario h) Pblica a) Empresa b) Franquicia c) Area de Finanzas
6)
( )
32
costumbres y la moral.
Respuestas: 1) d 6) e 2) h 7) b 3) f 8) j 4) k 9) g 5) a 10) c
11) i
33
UNIDAD 2 ADMINISTRACIN
OBJETIVO: Al concluir esta unidad el estudiante conocer los antecedentes y el concepto de la administracin, adems de identificar su importancia para el hombre.
Temario 2.1. Antecedentes 2.2. Concepto 2.3. Importancia
34
MAPA CONCEPTUAL
35
INTRODUCCIN
El fenmeno administrativo naci con la humanidad desde la poca primitiva y se sigue presentando hasta nuestros das. La administracin se aplica en todos los mbitos geogrficos y culturales, desde el norte hasta el sur, con los asiticos, europeos, africanos y americanos. Cada da usamos la administracin en varios momentos de nuestra vida para aprovechar adecuadamente los recursos. Una de las formas ms cotidianas y sencillas de aplicacin de la administracin en nuestra sociedad es en el hogar, donde se busca optimizar el tiempo, el gasto, los ingresos, entre otros, y una de las ms complejas es la administracin pblica, por la cantidad de recursos que maneja. En las empresas es vital la administracin para poder coordinar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos. Actualmente no podemos desperdiciar los recursos, tenemos que optimizarlos y aprovecharlos al mximo para poder ser ms productivos y competitivos ante este mundo globalizado. En esta unidad se hablar de los antecedentes de la administracin, su concepto e importancia, para que el estudiante identifique lo elemental de su aplicacin.
36
2.1. ANTECEDENTES La administracin se ha dado desde los orgenes del ser humano, cuando era nmada tena que planear donde asentarse y organizarse para cubrir sus necesidades, posteriormente siendo sedentario y formar grupos, sociedades y pueblos, tuvo que realizar las actividades apoyadas en mtodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia. Para entender los antecedentes de la administracin es un requisito redescribir la relacin del trabajo, ya que ah es donde se ensea el fenmeno administrativo. A continuacin se mencionan las relaciones de trabajo en las diferentes pocas histricas, donde el hombre tuvo que planear, organizar, dirigir y controlar: poca primitiva
Los miembros de la tribu realizaban actividades de caza, pesca y recoleccin. Los jefes de familia tomaban las decisiones de mayor importancia. Se conoci en forma primitiva la divisin del trabajo, generado por la diferencia de capacidad entre los sexos y edad. El hombre empieza a trabajar en grupo y surge la administracin como una asociacin de esfuerzos para lograr un fin determinado con la participacin de varias personas.24
Periodo agrcola
Aparece la agricultura y la vida sedentaria. Se da mayor importancia a la divisin del trabajo por edad y sexo. La organizacin social de tipo patriarcal se acenta. La economa agrcola de subsistencia deja en segundo lugar a la caza, pesca y recoleccin. El crecimiento demogrfico obliga a optimizar los esfuerzos en el grupo social.
24
Munch Lourdes, Fundamentos., p. 17.
37
Aparece el estado y surge la ciencia, la literatura, la religin, la organizacin poltica, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto se manifiesta el surgimiento de clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie exigen mayor complejidad. Se da la figura de funcionario, que se encargaba de aplicar las polticas tributarias del estado y de manejar a un gran nmero de personas cuando se realizaba grandes construcciones.
Se disea el cdigo de Hamurabi, donde se ilustra la jerarquizacin de la sociedad,

los salarios, entre otros.25
Antigedad grecolatina Aparece el esclavismo.

La administracin se caracteriza por su orientacin hacia una estricta supervisin del trabajo y el castigo corporal como medida disciplinaria. Hay bajo rendimiento productivo debido al descontento por el trato inhumano que sufran los esclavos. Esta forma de organizacin llevo a la cada del Imperio Romano.26
poca feudal
Las relaciones sociales se caracterizan por un rgimen de servidumbre. La administracin del feudo estaba sujeta al criterio del seor feudal. Los siervos se vuelven trabajadores independientes, dando origen a los talleres artesanales y a un sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad. Surgen nuevas formas de administracin: estructuras de trabajo extensas y niveles de supervisin escasos. Surgen los gremios (son las organizaciones antecedentes del sindicato), que regulaban los horarios, salarios y dems condiciones de trabajo.27
25 26
Idem, p. 17-18. Idem, p. 18. 27 Idem, p. 19-20.
38
Revolucin industrial
Aparecen diversos inventos que propician el desarrollo industrial. Desaparecen en gran parte los talleres artesanales. Se centraliza la produccin y da origen a un sistema de fbricas donde el empresario es dueo de los medios de produccin y el trabajador vende su fuerza de trabajo. Surge la especializacin y la produccin en serie. Se da la explotacin inhumana del trabajador con: horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas. Aparecen especialistas en administracin derivado de la complejidad del trabajo.28
Siglo XX
Se da un gran desarrollo tecnolgico e industrial, nuevas formas de administrar. Surge la administracin cientfica con Frederick Winslow Taylor (padre de la administracin). Surgen numerosos investigadores de la administracin, dando un desarrollo a esta disciplina. La administracin se torna indispensable en el manejo de cualquier empresa. 29
Se ha visto los antecedentes a nivel mundial, pero es importante identificar cmo se han presentado en Mxico y Amrica Latina, para realizarlo separamos la historia en pocas: Administracin en Mxico
poca precolombina: en sta predominaron las culturas: Maya, Olmeca y

Azteca, las cuales contaban estructura organizacional, sistemas econmicos y polticos bien definidos, adems de tener ejrcitos, sindicatos, sistemas culturales, comercio, etc.
poca Colonial: en esta poca fueron implantados sistemas que provenan

del viejo continente que no beneficiaron en mucho el aspecto administrativo.
28 29
Idem, p. 20. Idem, pp. 20-21.
39
Mxico independiente: esta poca se caracteriz por la inestabilidad, debido

a que existan diferentes corrientes y cada una pretenda imponer su forma de administrar.
Reforma: en esta poca se dieron cambios relevantes como la separacin

de la iglesia del Estado, la nacionalizacin de los bienes eclesisticos y la libertad de cultos, esto permiti que los aspectos administrativos tuvieran gran avance.
Porfiriato: aqu se dieron cambios importantes en aspectos industriales,

elctricos, ferroviarios y de liberalismo econmico, generando cambios administrativos importantes.
Revolucin Mexicana: se caracteriz por un desequilibrio y desorden en el

aspecto econmico, poltico, social, dando un desequilibrio y descontento en los aspectos administrativos.
Rgimen pos-revolucionarios: surge la Constitucin Mexicana y en el

artculo 123 que hace referencia a las relaciones laborales, se crean los sindicatos.
poca moderna: en esta poca se encuentran estructuras bien definidas en

las empresas con el propsito de ser competitivas.30
Administracin en Amrica latina poca prehispnica: En esta poca evolucionan grandes civilizaciones basndose en la administracin de los estados, de los grupos colectivos de trabajo, de los tributos y de los mercados. poca colonial: administracin de las colonias, con base en las Reformas Borbnicas, mtodos usados en Espaa. Siglo XIX: administracin de fbricas conforme a los sistemas vigentes en occidente.
30
Idem, pp. 20-21.
40
Siglo XX: administracin que depende de las tcnicas Estadounidenses.31 Influencia de la iglesia catlica en la administracin La iglesia Catlica ha sido un modelo en la administracin por la autoridad, obediencia y jerarqua que son bsicos para el funcionamiento de una organizacin.32 Influencia de la organizacin militar Manejan una direccin lineal, es decir, cada subordinado tiene un solo superior y este a su vez tiene un jefe. Estn organizados por especialidades: caballera, infantera, ingenieros, transmisores, etc. Dividen sus territorios en zonas militares, las empresas se dividen en reas funcionales, y en las empresas tambin.
3. En qu etapa histrica considera que la administracin fue ms importante, porqu (mnimo media cuartilla)
2.2. CONCEPTO Usualmente se dice que administrar es hacer algo bien y en ocasiones a travs de otros, pero etimolgicamente proviene de las palabras Ad (hacia) Ministratio (subordinacin, dependencia servicio):
31 32
Idem, pp. 21-22. Hernndez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia, p.31.
41
A continuacin se darn algunos conceptos para que quede ms claro. Henry Sisk y Mario Sverdlik: Es la coordinacin de todos los recursos a
travs del proceso de plantacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
33
Robert F. Buchele: El Proceso de trabajar con y a travs de otras personas a

fin de lograr los objetivos de una organizacin formal.34
Harold Koontz y Cyril ODonnell: Es la direccin de un organismo social y su

efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
35
Isaac Guzmn Valdivia: Es la direccin eficaz de las actividades y la

colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados.36
George R. Ferry: Consiste en lograr un objetivo mediante esfuerzo ajeno.37 American Management Association: La administracin es la actividad por la
cual se obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros.38
Jos A. Fernndez Arena: Es una ciencia social que persigue la satisfaccin

de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.
39
33 34
Munch Lourdes, Fundamentos., p. 25. Idem. 35 Idem. 36 Idem. 37 Idem. 38 Idem. 39 Idem.
42
Joseph L. Massie: Mtodo por el cual un grupo de cooperacin dirige sus

acciones hacia metas comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.40
Figura elaborada por el autor.
1) Elabore una definicin personal de administracin.
Objetivos de la Administracin 1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social 2. Permite a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio donde opera. 3. Asegura que la empresa produzca y/o preste sus servicios con calidad.
40
Idem.
43
2.3 IMPORTANCIA Se da por lo trascendente en la vida del ser humano, pues a lo largo de la historia siempre la administracin lo ha acompaado y ayudado al avance de la sociedad, a saber, en relacin con los siguientes aspectos: a) Mejorando el funcionamiento de cualquier organismo social. b) Al simplificar el trabajo. c) Al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad. d) Optimizando los recursos. e) Ayudando en la productividad. f) Mejorando la eficiencia y eficacia. g) Contribuyendo lineamientos. h) Mejorando la calidad de vida y generando empleos. i) Estableciendo la estructura donde se basa el desarrollo econmico y social de la comunidad.41 Se puede resumir que la administracin se presenta en cualquier organismo social, claro que ser ms necesaria cuanto mayor y ms complejo sea ste. El xito de un organismo social depende en gran parte de su buena administracin. Para las pequeas y medianas empresas (Pymes) es vital la administracin para lograr la optimizacin de sus recursos y por ende estas crezcan. Para los pases en desarrollo es importante mejorar la calidad, productividad, optimizacin de sus recursos, y esto se puede lograr con la administracin. al bienestar de la sociedad, porque proporciona
41
Munch Lourdes, Administracin, escuelas, p. 22.
44
Se ha hablado de eficaz y eficiente, pero qu significan: eficaz es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado, es decir, lograr los objetivos. Eficiente es la capacidad de lograr los objetivos, pero en menos tiempo y utilizando los mismo o menos recursos. A continuacin encontramos una grfica donde se ejemplifican, siendo lo ms idneo ser eficiente y eficaz.
42
1) Mencione cinco puntos por los cuales la administracin es importante en su vida diaria. 2) Entreviste a una persona y pregunte en qu momento de su vida utiliza la administracin.
42
Eficiencia vs eficacia, fuente: http://www.rrhhmagazine.com/inicio.asp?url=/articulo/gestion14.asp. Espaa, 2010.
45
3) Indique si usted considera que es eficiente y eficaz en las actividades que realiza y por qu. Para que la administracin acte adecuadamente, se apoya de otras disciplinas que le van ayudar a optimizar los recursos (humanos, tcnicos, financieros y materiales. Estas disciplinas son: 1. Ciencias sociales. Sociologa. Estudia los fenmenos sociales y sus estructuras. Psicologa. Estudia el fenmeno del comportamiento humano. Derecho. Da las leyes jurdicas que rigen a la sociedad y empresas. Economa. Analiza la produccin, distribucin y consumo de los bienes y servicios. Antropologa. Analiza el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. 2. Ciencias exactas. Matemticas. Ayuda a la administracin en modelos administrativos, simulacin, estadstica e investigacin de operaciones. 3. Disciplinas tcnicas. Ingeniera industrial. Se encarga de la optimizacin de los recursos en el rea de produccin. Contabilidad. Registra y obtiene informacin financiera que ayuda en la toma de decisiones. Ergonoma. Analiza la interrelacin entre las mquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre. Ciberntica. Ciencia de la informacin y del control.
1) Entreviste algunos especialistas en la materia de las siguientes reas y pregunte qu aportaciones hacen sus disciplinas a la administracin, utilice el siguiente cuadro:
46
No. 1 2 3 3 4 5 6 7 8 9
Disciplina Sociologa Psicologa Derecho Economa Antropologa Matemticas Ingeniera Industrial Contabilidad Ergonoma Ciberntica
Aportacin
El campo de actuacin de la administracin es:
Tambin, un campo de actuacin es en la vida personal, si nos administramos adecuadamente tendremos una mejor productividad, un adecuado manejo del tiempo y de recursos, que se reflejarn en una disminucin del nivel de estrs. La administracin, para que funcione correctamente, debe seguir una serie de etapas que se conoce como proceso administrativo, el cual se desarrolla en la siguiente unidad.
47
1) En una hoja mencione 10 situaciones en las cules ha tenido que administrar recursos materiales, humanos y financieros (puede ser uno solo o combinacin de recursos), en media cuartilla. 2) Entreviste a un administrador y preguntar cules han sido las estrategias que ha usado para lograr el xito profesional.
48
AUTOEVALUACIN
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a la respuesta correcta: a) Eficiencia 1 (_j_) En esta poca se dieron cambios importantes en aspectos industriales, elctricos, ferroviarios y de liberalismo econmico en Mxico. Es el proceso de trabajar mediante otras personas con el propsito de lograr los objetivos de una organizacin formal. Analiza la interrelacin entre las mquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre. Se ha dado desde los orgenes del hombre, cuando era nmada tena que planear donde asentarse y organizarse para cubrir sus necesidades Estn organizados por especialidades: caballera, infantera, ingenieros, transmisores, etc. Disciplina que da las leyes jurdicas que rigen a la sociedad y empresas. Es la capacidad de lograr los objetivos, pero en menos tiempo y utilizando los mismos menos recursos. En esta poca se origina la especializacin y la produccin en serie. Se encarga de la optimizacin de los recursos en el rea de produccin. Es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado. 3. h 7. a 4. g 8. d
b) Eficaz c) Organizacin Militar d) Revolucin industrial. e) Derecho f) Ingeniera industrial g) Antecedentes de la administracin h) Ergonoma i) j) Administracin Porfiriato Respuestas: 1. j 5. c 9. f
2 3 4
(_ _) (_ ) (_ )
5 6 7 8 9 10
( (
) )
( __) ( )
(_ _) ( __)
2. i 6. e 10. b
49
UNIDAD 3 PROCESO ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: El estudiante conocer que es el proceso administrativo y las etapas que lo componen. Temario 3.1 3.2 3.3 Concepto de proceso administrativo Importancia Etapas 3.3.1. Planeacin 3.3.2. Organizacin 3.3.3. Direccin 3.3.4. Control
50
MAPA CONCEPTUAL
Planeacin Organizacin Direccin Control
Qu se quiere hacer, qu se va hacer Cmo se va hacer Ver que se haga Cmo se ha realizado
Empresa
Administracin
Proceso Administrativo
Etapas
51
INTRODUCCIN
La empresa es un sistema, porque cuenta con un conjunto de partes (departamentos) y elementos (recursos: humanos, materiales, tecnolgicos y financieros) organizados y relacionados que interactan entre s, para producir y/ prestar de bienes servicios. Los sistemas para obtener el producto final deben de seguir una serie de pasos que en administracin se conoce como proceso administrativo. El proceso administrativo permite a la administracin cumplir con su misin, de producir o prestar bienes y servicios. El proceso administrativo no solamente se lleva en la alta direccin, sino desde los niveles ms bajos es necesario que se realice una planeacin, organizacin, direccin y control de las actividades a realizar que son las etapas que conforman el proceso administrativo. En esta unidad se define al proceso administrativo, se indica su importancia y se habla de cada una de las etapas que lo componen en forma muy general, pues derivado de su importancia en las siguientes unidades se considera una unidad para cada una de ellas, por el valor que representa de conocimiento para el estudiante.
52
3.1. CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

En trminos generales, un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo, es una forma sistemtica de hacer las cosas.43 El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral con el propsito de alcanzar los objetivos que se desean.44 Las etapas que forman
45
al
proceso
administrativo
son:
planeacin,
organizacin, direccin y control. Administracin
Proceso administrativo -Planeacin - Organizacin - Direccin - Control
Objetivos de la empresa
Se dice que es un proceso porque cuando se realiza el control se obtienen desviaciones entre lo planeado y lo realizado, estas sirven de retroalimentacin para la nueva planeacin y as sucesivamente.
43
44
45
d. d.
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 31.
53
En cada una de las etapas se realizan actividades diferentes como se pueden identificar en el siguiente cuadro:
El
proceso
administrativo
es
una
metodologa
que
permite
al
administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona manejar eficazmente una organizacin, y responde a las preguntas: Qu?, Para qu?, Cmo?, Con quin?, Cundo? y Dnde?, utilizar los recursos.
IV. Control - Cmo se ha realizado
I. -
Planeacin Qu se quiere inicia Para qu Qu se va hacer
III. Direccin - Ver que se haga
II. Organizacin Cmo se va hacer Con quin Con qu recursos Cundo, dnde
A las dos primeras etapas (planeacin y organizacin) se les conoce como fase mecnica, donde se determina la finalidad y el rumbo, a las otras dos (direccin y control) son la fase dinmica.
54
La fase mecnica es donde se realiza la estructura (se establece lo que se debe hacer) y la dinmica es la operativa donde se maneja la empresa.
Existen diversas opiniones en cuanto al nmero y nombre de las etapas que forman el proceso administrativo. A continuacin se presenta un cuadro donde se indica el autor y las etapas que considera dentro del proceso
55
administrativo.
46
Como puede observarse, los autores en ocasiones tienen coincidencias o diferencias en las etapas, pero en esencia las tareas a realizar son las mismas, el propsito es lograr el objetivo de la organizacin. En esta materia solo se considerarn las etapas de planeacin, organizacin, direccin y control.
4. Menciona un ejemplo de un proceso natural y explica brevemente cmo se realiza. 5. Menciona un ejemplo de un proceso artificial y explica cules son sus etapas.
46
Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo Administrar pequeas y medianas empresas, p.168.
56
3.2. IMPORTANCIA La importancia del proceso administrativo se presenta porque: 1. Es una gua prctica y metodolgica para la administracin. 2. Permite sistematizar y controlar las operaciones. 3. Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquas de acuerdo a las necesidades y los recursos. 4. Permite establecer un sistema de seleccin de individuos de acuerdo a las necesidades. 5. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales. 6. Facilita la direccin, al darle estrategia y control a quien la conduce. 7. Facilita el anlisis de problemas para su solucin. 8. Es un importante instrumento de reorganizacin.47 3.3. .. ETAPAS 3.3.1. Planeacin
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos para su realizacin.48 las experiencias pasadas y se embozan planes y programas. Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan
Las actividades ms importantes de la planeacin son las siguientes: Definir los propsitos, pronsticos, objetivos y estrategias a seguir. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. Elaborar los programas para lograr los objetivos. Elaborar presupuestos.
47 48
Hernndez Sergio, Introduccin a la Administracin, p. 194. Reyes Ponce Agustn, Administracin moderna, p.18.
57
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. Establecer el plan general. Anticipar los posibles problemas futuros. 3.3.2. Organizacin
Es el diseo y fijacin de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, mtodos y tcnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propsito de obtener la maximizacin de los recursos materiales, financieros, tecnolgicos y humanos, para la realizacin de los fines que la empresa persigue.
49
Las actividades ms importantes de la organizacin son las siguientes: Elaborar el organigrama de la empresa subdividiendo el trabajo en unidades operativas (departamentos) Agrupar las obligaciones operativas en puestos y determinar sus requisitos. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Elaboracin de manuales. 3.3.3. Direccin Es la ejecucin de las actividades desarrolladas en la planeacin y organizacin, conduciendo y orientando los recursos, mediante la toma de decisiones, comunicacin, motivacin y liderazgo. Se trata de controlar las operaciones por medio de la cooperacin y esfuerzo de los subordinados, con el fin de lograr altos niveles de productividad.50 Las actividades ms importantes de la direccin son: Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin o acto.
49 50
Munch Lourdes, Administracin, p. 45. Idem, p. 51.
58
Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. 3.3.4. Control En esta etapa se establecen estndares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.51 Las actividades ms importantes del control son las siguientes: Comparar los resultados con los planes en general. Avaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medio de medicin. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control de acuerdo a los resultados.
1) Menciona una actividad donde hayas utilizado las etapas del proceso administrativo, (ejemplo: fiesta, presentacin en la escuela, etc.) mnimo media cuartilla.
51
Idem, p. 55.
59
AUTOEVALUACIN
Selecciona la respuesta correcta: 1. Considera que la empresa es un sistema? a. No b. S 2. Cmo se le conoce al conjunto de fases o etapas sucesivas con las cuales se realiza la administracin? a. Proceso contable b. Proceso administrativo c. Proceso sistemtico 3. En esta etapa se da la respuesta a la pregunta que se hagan las actividades? a. Planeacin b. Organizacin c. Direccin 4. Etapa en la que se fija el curso de accin que ha de seguirse? a. Planeacin b. Organizacin c. Direccin 5. Una de las actividades que se realiza en esta etapa es subdividir el trabajo en unidades operativas? a. Organizacin b. Control c. Direccin
60
6. Una de sus actividades es comparar los resultados con los planes en general? a. Planeacin b. Control c. Direccin 7. Se trata de etapas que son parte de la fase mecnica del proceso administrativo? a. Planeacin y Control b. Planeacin y organizacin c. Planeacin y direccin 8. Se trata de etapas que conforman la fase dinmica del proceso administrativo? a. Direccin y Organizacin b. Planeacin y organizacin c. Direccin y Control 9. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado es una actividad que se realiza en la etapa de? a. Direccin b. Organizacin c. Control 10. Avaluar los resultados contra los estndares de desempeo es una actividad que se realiza en la etapa de? a. Direccin b. Organizacin c. Control
61
Respuestas: 1. b 6. b 2. b 7. b 3. c 8. c 4. a 9. b 5. a 10. c
62
UNIDAD 4 PLANEACIN
OBJETIVO: El estudiante conocer la importancia de la planeacin, los principios por lo que se rige y los tipos que existen.
Temario 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Concepto de planeacin Importancia y beneficios Principios Etapas Tipos de planeacin
Alicia en el pas de las maravillas le pregunta al gato Cheshire que camino debe seguir para salir de ah. El gato le responde: depende a dnde quieres llegar. Alicia dice que no le importa. El gato responde entonces no importa el camino que tomes. En la vida y sobre todo en las empresas debemos saber haca dnde vamos, es decir, debemos planear.
52
52
Carroll Lewis, Cuento Alicia en el pas de las maravillas, p.22.
63
MAPA CONCEPTUAL
PLANEACION
Concepto Importancia Fija el curso de accin, secuencia de operaciones Son los cimientos y gua de cualquier actividad Propsitos Investigacin-premisas Objetivos Estrategias Polticas Proceso Administrativo Misin Suposiciones del futuro Resultados que se esperan obtener. Curso de accin-mejor alternativa Guas para orientar la accin
Planeacin
Etapas
Programa Presupuestos Procedimientos Planes Estratgica
Esquema que establece secuencia de actividades Expresin cuantitativa de los objetivos Secuencia de actividades rutinarias Resultado de la planeacin Altos mandos y largo plazo Mandos medios y mediano plazo Mandos bajos y corto plazo
Tipos
Tctica Operativa
64
INTRODUCCIN
Alguna vez han escuchado a una persona decir que no sabe a dnde va, o lo que quiere, pero le urge llegar o terminar cuanto antes; pero si no sabe a dnde ir, cmo va a llegar, lo que dice no tiene sentido, direccin, ni finalidad. Antes de emprender cualquier actividad, sobre todo, si es importante, toda persona debe preguntarse para qu la va a realizar, cmo la va a llevar a cabo, con qu y qu pasos seguir para lograrlo, esto es planeacin. Al planear definimos hacia donde queremos llegar, es decir, que objetivos queremos lograr. Planear permite identificar los obstculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos, conociendo los obstculos se consigue pensar en estrategias para reducirlos. Cuando se delimitan los objetivos, se pueden precisar los pasos a seguir, los recursos que se necesitarn y el tiempo para lograrlo. La planeacin es el cimiento de las siguientes etapas del proceso administrativo, por eso es importante dedicarle tiempo. Las empresas actualmente no pueden omitir esta actividad, porque de hacerlo generar que las siguientes etapas administrativas: organizacin y direccin, no estn bien estructuradas y, por consiguiente, el control no sea efectivo. En esta Unidad se desarrolla el tema de planeacin, las etapas que la componen, los tipos que existen, y que ayudarn al estudiante en su desarrollo profesional, independientemente de la carrera que estudie. La planeacin tambin es muy importante en la vida personal, porque marca las lneas de accin que se quieren seguir.
65
4.1. CONCEPTO DE PLANEACIN La vida es un ciclo que puede tener varios caminos a seguir, pero si somos como Alicia en el pas de las maravillas, donde no importa a donde se llegue, entonces no es necesario definir lo que se quiere. Las personas como las empresas necesitan planear, para establecer hacia dnde se van dirigir y qu requieren llevar a cabo para lograrlo. Como estudiantes, tienen en mente varios objetivos, entre ellos terminar una carrera universitaria, poner un negocio, casarse, entre otros. Por su parte, las empresas requieren definir qu productos van a vender, dnde los van a vender, cul es el mercado meta, etc., en ambos casos, necesitan planear para lograr los objetivos que se estn marcando. La planeacin es la primera etapa del proceso administrativo, es indispensable que se realice adecuadamente pues es la base de las siguientes etapas del proceso. A continuacin se expondrn algunos conceptos de planeacin con el propsito de establecer una definicin. La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin, segn A. Reyes Ponce.53 Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos, indica Ernest Dale.54 La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas, expresa J. A. Fernndez Arenas.55 En conclusin, se puede decir que planeacin es fijar el curso de accin a seguir, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de
53 54
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 63. Idem. 55 Idem.
66
operaciones y tiempo para realizarlo. Es la base de las siguientes etapas del proceso administrativo.56
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, cuando se planea adecuadamente se pueden prever las contingencias y cambios del futuro, y con ello establecer las medidas necesarias para afrontarlos.57
4.2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS La importancia de la planeacin radica, principalmente, en que sta establece planes de trabajo, desarrolla mtodos, marca cursos de accin, lo que permite que sean ms eficientes los tiempos y recursos utilizados. Adems, reduce la incertidumbre, porque al planear necesitamos investigar los obstculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos, y as fijar estrategias para minimizarlos. Como es una actividad que deben desarrollar todas las reas de una empresa u organizacin, se eleva la moral de los integrantes, porque se sienten tomados en cuenta y se comprometen. Cada departamento debe de realizar su planeacin, ejemplo: ventas (qu nuevos productos vender, qu promociones har, etc.), recursos humanos (programas de capacitacin, incrementos de sueldos, etc.). La planeacin es fundamental porque es la base del control, es necesario que estn claros los objetivos, sobre todo en el aspecto cuantitativo.
56 57
d.
67
Otro de los beneficios es que al planear se tiene una administracin proactiva y no reactiva. Importancia de la planeacin
Limitaciones de la planeacin
58
58
Hernndez Sergio, op. cit., p. 65.
68
Muchas empresas no toman en consideracin los puntos expuestos sobre todo las Mipymes (Micro, pequeas y medianas empresas), es decir, no efectan una planeacin, lo que las lleva al fracaso. El xito de las grandes empresas es que planean y no slo a un ao, sino a varios aos. Para los pases tambin es importante planear, por ejemplo, en Mxico en el Plan Nacional de Desarrollo se encuentra la planeacin de 25 aos del pas. Australia est manejando su planeacin del pas a 100 aos. 4.3. PRINCIPIOS Para que la planeacin sea efectiva debe contar con principios:
I.
Factibilidad: lo que se concibe debe ser viable. estadsticas, estudios de mercado, clculos probabilsticas, modelos matemticos, entre otros y datos numricos, para que cuando se elaboren los planes se reduzcan al mnimo los riesgos.
II. Objetividad y cuantificacin: se deben apoyar los objetivos en
III. Flexibilidad: es necesario establecer mrgenes de holgura, para afrontar acontecimientos imprevistos. IV. Unidad: es indispensable que todos los planes especficos de la empresa se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propsitos e intenciones generales. V. Cambio de estrategias: cuando un plan es a largo plazo en ocasiones se debe modificar las estrategias.59
59
69
4.4. ETAPAS La planeacin es bsica y es el punto de partida de toda actividad, est compuesta de una serie de etapas para su establecimiento, que a continuacin se mencionan: Etapas de la planeacin
1.Propsitos
8. Presupuestos
9. Procedimientos
2. Investigacin
7. Programas
10. Planes
3. Premisas
6. Polticas
4. Objetivos
5. Estrategias
1) Propsitos Todas las empresas tienen una misin, un propsito, una funcin o tarea fundamental. Son aspiraciones primordiales o finalidades de tipo cualitativo que un grupo socia persigue en forma continua o semipermanente. El propsito, por lo general, se define como la misin de la empresa, es la razn de ser. Se recomienda que la misin la elaboren los altos ejecutivos para que se comprometan con ella y no sea unilateral del director o dueos de la empresa. Misin Aliat Universidades Dar una educacin en base a una antropologa filosfica, en la cual el ser humano, es visto como persona, la cual posee como nota integradora, la libertad, en alma y cuerpo.
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Como podemos apreciar el propsito de nuestra universidad es en forma cualitativa y la distingue de las dems universidades. Los propsitos poseen ciertas caractersticas como son: Caractersticas de los propsitos:
Por ejemplo, el propsito de Pemex es buscar petrleo, producir, refinar y vender una gran variedad de productos derivados de ste. Desde combustible hasta sustancias qumicas. El propsito del Sistema de Transporte Colectivo Metro, es dar ms y mejor servicio a sus usuarios en cada una de sus lneas. Los propsitos antes mencionados son en forma general, parten de una accin o actividad principal, al definirlos se establecen los planes para lograrlos y slo van existir durante la vida de la empresa. Adems, no expresan la cantidad de porcentaje de utilidades, ni tampoco se establece un tiempo especfico para lograrlos, pero son necesarios para continuar con la planeacin. Importancia Son la base para los dems elementos de la planeacin. Orientan a los responsables de la planeacin sobre los cursos de accin. Delimitan a la empresa ante el personal y la sociedad con una imagen de compromiso.
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1. Investigue la misin de una empresa nacional e internacional y comente en clase. 2. Describa cul es su misin personal y comente. 2) Investigacin Se trata del proceso mediante el cual se adquiere informacin importante y fidedigna con la finalidad de explicar, definir y predecir la conducta de los fenmenos que sern presentados en el futuro y permitirn adquirir una planeacin ms real. 3) Premisas Con la investigacin realizada en el punto anterior, se pueden elaborar las premisas, que son situaciones o suposiciones futuras que pueden afectar los planes y por ende se deben considerar para que stos sean lo ms cercano a la realidad. Por su naturaleza las premisas se clasifican en:
4) Objetivos Significan los resultados que se pretenden obtener, ,esto es, los fines que se desean alcanzar y que se establecen cuantitativamente. Ejemplo: aumento de
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ventas en 15%, incremento de 100% en la prestacin de servicios para el siguiente ao. Deben ser especficos, si por ejemplo: se indica que el objetivo es incrementar las ventas para el siguiente ao y no se determina la cantidad o porcentaje, ser lo mismo un incremento de 1 o de 10%. Adems, deben ser alcanzables, supongamos que la tendencia en incremento de ventas ha sido en los ltimos 3 aos de 5%, y el objetivo para el siguiente ao es incrementar en 50%, con los mismos productos, promociones, puntos de venta, es imposible alcanzarlo. 5) Estrategias Las estrategias son los pasos, cursos de accin o alternativas que se deben seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias muestran el uso de recursos y esfuerzos para alcanzar los objetivos. Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos de la competencia. Por ejemplo: si queremos incrementar las ventas en 50%, algunas de las estrategias deben ser las siguientes: introducir nuevos productos, tener ms puntos de venta, realizar ms promociones, incrementar la publicidad, capacitar mejor al personal, realizar ventas por Internet, entre otras. Para definir las estrategias se deben seguir una serie de etapas, a saber: Etapas de las estrategias
1.Determinacin de los cursos o alternativas . Se identifican varias alternativas para lograr los objetivos. Ejemplo: para incrementar los clientes las alternativas seran: dar ms crdito, realizar descuentos, dar capacitacin a vendedores, crear franquicias, etc.
2. Evaluacin: se analizan y evaluan las alternativas, identificando: tiempo, costo, ventajas y desventajas.
3. Seleccin de alternativas, de acuerdo a la evaluacin se selecciona.
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Para que las estrategias sean funcionales y se cumplan, se debe considerar lo siguiente: a) Asegurarse de que sean aplicables (ejemplo: la estrategia es lanzar un nuevo producto, pero la empresa no tiene recursos financieros para hacerlo). b) Contribuyan al logro del objetivo (ejemplo: estrategia dar cursos de capacitacin a los empleados, para incrementar las ventas, pero los cursos son de mecnica y cocina). c) Se determinen con claridad (ejemplo: estrategia dar mayor crdito a los clientes para vender ms, pero no se define el monto mximo y los requisitos). d) Se estudien las situaciones que pudieran presentarse al aplicarlas (ejemplo: el otorgar ms crdito, requiere de un incremento de personal en el departamento de crdito y cobranzas, mayores recursos financieros).
Investigue estrategias que han utilizado algunas empresas de su localidad y que les han permitido estar bien posicionadas en el mercado. 6) Polticas Las polticas son pasos a seguir para dirigir la accin, son criterios, lineamientos generales para el momento de tomar decisiones, sobre problemas que se repiten frecuentemente dentro de una organizacin. Como ejemplo de polticas en una empresa, considrense las siguientes: Las comisiones de los vendedores sern de 2% sobre el volumen de ventas efectuadas. Los vendedores del rea de joyera siempre sern del sexo femenino. Se recomienda que las polticas estn definidas y no ambiguas.
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Requisitos de las polticas
Requisitos de las polticas

Establecerse Redactarse por escrito y claramente y dar validez con precisin Darlas a Coordinarse conocer a todos los con las dems niveles donde se van polticas aplicar Revisarse peridicamente
Estable en su formulacin
Ser flexible
Ser aplicables
Estar acorde a los objetivos de la empresa
7) Programas Ya delimitados los elementos anteriores de la planeacin, se requiere elaborar el programa, esto es, un esquema donde se establecer la secuencia de actividades especficas para alcanzar los objetivos, as como, el tiempo necesario para llevaros a cabo. El procedimiento para realizar un programa es:
Una de las tcnicas que ms se utiliza para elaborar un programa es la grfica Gantt60 y a continuacin se ejemplifica:
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Es una grfica de barras donde se programan las actividades, existe un software que ayuda a su realizacin que se llama Microsoft Project.
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Programa de Trabajo
Grfica de Gantt Area: Gerencia de Operaciones Departamento: Ventas Objetivo: Iniciar ventas en el estado de Yucatn No. Actividad Responsable Das 2 6
Hoja: Fecha:
Duracin Abril 4 5 6 7 8 11 12
1 2 3
Identificar posibles puntos de venta en Yucatn. Visitar puntos de venta, hacer negociaciones y firmar contratos Enviar mercanca a los puntos de venta donde se firmo contrato etc. Elaboro
Juan Prez Gerente Lourdes Mtz./Rafael Glez. (Ejecutivos de venta) Rafael Luna (Encargado de Bodega) y Ana Lpez Supervisor de vetnas
Reviso
Autorizo
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Como se puede ver, del lado izquierdo estn las actividades a realizar en forma secuencial, despus el responsable e indicando el puesto y, por ltimo, con barras se representan los das, semanas, o meses dependiendo de la duracin del proyecto. Importancia
Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos acabo. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos.
8) Presupuestos
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Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.
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Son la expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un perodo, con la adopcin de estrategias necesarias para lograrlo. Cada rea realiza su presupuesto y ste se integra en el presupuesto maestro que esta formado por el:
Presupuesto de operacin. incluye: ventas, produccin, compras, mano de obra, gastos diversos.
Presupuestos de capital incluye: inversiones en activos fijos como: maquinaria, equipo, edificios, construcciones y mobiliario.
Presupuesto financiero. Est formado por el balance general, estado de resultados, de origen y de aplicacin de recursos y de flujo de caja
Presupuesto Maestro
9) Procedimientos
Establecen la secuencia para efectuar las actividades rutinarias o especficas, se establecen de acuerdo con la situacin de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos, entre otros factores. Los procedimientos establecen el orden cronolgico la secuencia de actividades que debe seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. De igual forma determinan el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades, mas no la manera de hacerse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos que van implcitos en el procedimiento.
Un ejemplo de ste puede ser la fabricacin de una silla de madera. Para que los procedimientos cumplan su funcin, son necesarios los siguientes requisitos:
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Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en las empresas, en las Mipymes es muy raro que se elaboren los procedimientos de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la misma manera en las diferentes sucursales. Cuando las empresas se certifican en el ISO63 correspondiente a su actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos. 10) Planes Son el resultado de la planeacin, para que sean aplicables son necesarios los siguientes lineamientos: I. Autorizacin: slo los planes oficialmente autorizados son los que se deben ejecutar, en algunas empresas el director general informa sobre los planes del siguiente ao a todos los empleados, esto es muy estimulante para el colaborador, pues sube la moral y genera sentido de pertenencia. II. Objetividad: deben estar fundamentados por las reas.
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 113-114. La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional que se encargada de establecer las normas que dan los lineamientos para estandarizar la calidad.
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III. Actualizacin: deben estar al da. IV. Confidencialidad: existen ciertos planes que no deben ser conocidos por todos los integrantes de la empresa, porque puede generar que se filtre informacin hacia la competencia (ejemplo: los planes a largo plazo de la universidad con respecto a nuevas alianzas, colegiaturas, apertura de nuevas carreras). V. Sencillez: deben ser comprensibles por las personas que los van a ejecutar. VI. Adecuacin: deben adaptarse a las necesidades de operacin (ejemplo: cambiar los planes de estudio a forma cuatrimestral, porque as est el mercado). VII. Completo: que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. VIII. Ventajoso: que proporcione ventajas para que sea atractivo para los ejecutores.64 Desde los objetivos hasta los planes, stos se realizan en forma estratgica, tctica u operativa.
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En el siguiente punto se habla ms detalladamente de ellos.
Suponga que usted tiene una empresa, elabore la misin, los objetivos, estrategias, polticas (de estos ltimos tres, mnimo 5 de cada uno), y programa (utilice grfica de Gantt). 4.5. TIPOS DE PLANEACIN La planeacin se clasifica de acuerdo al responsable de su elaboracin en planeacin: a) Estratgica. b) Tctica. c) Operativa. a) Planeacin Estratgica. Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa, tiene como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin. Adems en esta planeacin se decide sobre los recursos que sern utilizados y las polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de ellos. Los planes estratgicos implican aos y a veces dcadas. Por ejemplo, el objetivo de la empresa Bimbo era ser la panificadora nmero uno de la Repblica Mexicana, adems llegar a todos los poblados, como vemos es un objetivo a largo plazo, es general y quien lo propuso fue el fundador, don Lorenzo Servitje Sendra, cuando era Director General, y a la fecha lo ha logrado. La planeacin estratgica tiene ciertas caractersticas que la diferencian de los otros tipos de planeaciones que son:
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Idem, p.105.
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Caractersticas
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b) Planeacin tctica. Para lograr la planeacin estratgica es necesario realizar varios planes especficos en cada uno de los departamentos de la empresa. Estos planes se dan mediano plazo (a ms de un ao y menos de 3 aos) y se conoce como planeacin tctica. La planeacin estratgica se refiere a toda la empresa y la tctica a un departamento. Siguiendo con nuestro ejemplo, Bimbo para lograr ser la panificadora nmero uno ha innovado sus productos, creado productos, mejorado la logstica (distribucin del producto), abrir diversas plantas productoras en la Repblica Mexicana, comprar empresas panificadoras, entre otros.Como se ve, estas actividades han ayudado a lograr la estrategia. Caractersticas
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Hernndez Sergio, op. cit., pp. 80-81.
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c) Planeacin operativa. Nace por los lineamientos establecidos en la planeacin tctica y se refiere a la asignacin de tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones, su plazo es a corto plazo (menor a un ao). La planeacin operativa de Bimbo es la programacin diaria de produccin, de entrega, la capacitacin, las comisiones, bsqueda de nuevos puntos de venta. Caractersticas
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67 68
Idem., pp. 81-82. Idem., p. 83.
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1. Investigue la planeacin estratgica, tctica y operativa que ha utilizado una empresa (si es en internet busque en el informe anual de la empresa). 2. Realice la planeacin estratgica, tctica y operativa personal (ejemplo: la estratgica ser un profesionistas sobresaliente).
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AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una "E" si es una planeacin estratgica, una "T" si es una planeacin tctica y una "O" si es operativa. a) b) c) d) e) f) g) h) Incrementar el volumen de produccin al 15% en los siguientes dos aos. Adquirir una utilidad neta de veinte millones de pesos durante los prximos cinco aos Incrementar en 50 % la penetracin en el mercado durante el ao actual. Fabricar semanalmente mil piezas del artculo X. Bajar las mermas al 1% en los prximos 6 meses. Capacitar al personal en el uso de software en los siguientes dos meses. Exportar los productos a Europa en un plazo menor a 3 aos. Ser la tienda departamental ms importante del pas. ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )
Respuestas: a) T f) 0 b) E g) T c) O h) E d) O e)0
Anote en el parntesis una "V si la aseveracin es verdadera o una "F" si es falsa. 1. Los objetivos son un esquema donde se establece la secuencia de ( ) actividades especficas. 2. En el procedimiento, se debe establecer el orden cronolgico de la ( ) secuencia de actividades que se seguir en la realizacin de un trabajo repetitivo. 3. La organizacinse trata de una etapa de planeacin. 4. Las polticas solo son emitidas por los niveles altos (directores). ( ) ( )
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5. La etapa de direccin y control se pueden realizar en paralelo con la ( ) planeacin. 6. Las premisas son supuestos sobre las condiciones futuras que afectan ( ) el desarrollo de un plan. 7. La planeacin estratgica es a corto plazo ( ) 8. El propsito est implcito en la misin. ( ) 9. El propsito de los presupuestos es establecer los objetivos en forma ( ) cualitativa. 10. La planeacin estratgica es la que determina planes especficos para ( ) cada uno de los departamentos de la empresa Respuestas: 1. F 6. V 2. V 7. F 3. F 8. V 4. F 9.F 5.F 10.F
Caso Perfumes El Buen Olor, S. A. El qumico Martnez y el licenciado Trinidad deciden iniciar una fbrica, desean obtener utilidades de 5 millones de pesos en los prximos cinco aos y una utilidad neta de 300 mil pesos el primer ao. Van a fabricar primero perfumes y posteriormente otros productos de cuidado personal que tengan mayor calidad de los existentes en el mercado. Piensan tener una produccin mensual de 20 000 unidades de perfumes en la presentacin de 100 mililitros; y se estima que se vendern el primer mes 60% de la produccin, el segundo y tercer mes 80% y a partir del cuarto mes 90%. De acuerdo a un estudio realizado esperan que la situacin econmica del pas permanezca estable y que el personal labore 80 % de eficiencia. Los resultados obtenidos al realizar una investigacin de mercado les indican que en las tiendas departamentales existe mucha competencia, por los pequeos establecimientos, adems de las ventas en los tianguis. De acuerdo con sus costos unitarios, para obtener una utilidad de 35 % sobre la inversin, deben introducir el producto a un precio promedio de $ 350. Se estima que los gastos mensuales para promocin del producto en un periodo de tres meses sern los siguientes:
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Sueldos de 10 promotores Publicidad en revistas y peridicos Anuncios en radio Honorarios para la agencia de publicidad Viticos y gastos de representacin
$ 2 000 c/u $ 15 000 mensual $ 30 000 mensual $ 10 000 mensual $ 3 000 c/u x 5 promotores
Se desea que ocho de los promotores visiten cada semana mnimo 8 establecimientos, todas las ventas se realizarn al contado, y solo se otorgara crdito despus de 3 compras en efectivo. El personal del rea de ventas debe ser de sexo masculino, mayor de 18 aos y menor de 35 aos. Con la informacin anterior conteste lo siguiente: a) Misin de la empresa. b) Investigacin y premisas. c) Los objetivos generales. d) Polticas del rea de ventas. e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses. f) Presupuesto de promocin de 3 meses. g) Planeacin estratgica. Respuesta: a) Misin de la empresa. Ser una empresa dedicada a la produccin de perfumes y productos de cuidado personal con la mejora calidad en el mercado. Investigacin y premisas. b) Investigacin: 1) Situacin econmica del pas estable. 2) De acuerdo a una investigacin de mercado, las tiendas
departamentales tienen mucha competencia, por los pequeos establecimientos, adems de las ventas en los tianguis. Premisa:
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1) El personal laborar 80 % de eficiencia. 2) Se estima que se vendern el primer mes 60% de la produccin, el segundo y tercer mes 80% y a partir del cuarto mes 90%. c) Los objetivos generales.- tener mayor calidad de los existentes en el mercado. d) Polticas del rea de ventas. 1) Ocho de los promotores debe visitar cada semana mnimo 8 establecimientos. 2) Todas las ventas se realizarn al contado. 3) Solo se otorgara crdito despus de 3 compras en efectivo. 4) El personal del rea de ventas debe ser de sexo masculino, mayor de 18 aos y menor de 35 aos e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.
Presupuesto de ventas
Mes 1 2 3 4 5 6 a) Produccin en unidades 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 b) % venta estimada 60% 80% 80% 90% 90% 90% c) Venta estimada en unidades (a * b) 12,000 16,000 16,000 18,000 18,000 18,000 d) Precio de venta $ 350 $ 350 $ 350 $ 350 $ 350 $ 350 Importe de ventas (c*d) $ 4,200,000 $ 5,600,000 $ 5,600,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000
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f) Presupuesto de promocin de 3 meses.

Presupuesto de promocin
Mes 1 Publicidad en revistas y peridicos Honorarios para la agencia de publicidad Total 15,000 30,000 2 15,000 30,000 3 15,000 30,000
Anuncios en radio
10,000 55,000
10,000 55,000
10,000 55,000
g) Planeacin estratgica. adquirir utilidades de cinco millones de pesos en los prximos cinco aos.
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UNIDAD 5 ORGANIZACIN
OBJETIVO: El estudiante identificar el concepto, importancia, etapas, tipos y tcnicas de organizacin necesarias para que la empresa trabaje.
TEMARIO 5.1 Concepto de organizacin 5.2 Importancia 5.3 Principios 5.4 Etapas 5.5 Tipos de organizacin 5.6 Tcnicas de organizacin
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MAPA CONCEPTUAL
ORGANIZACIN
Concepto Importancia Organizacin de actividades para lograr los objetivos Divisin del trabajo, jerarquizacin, departamentalizacin, coordinacin. Unidad de mando, excepcin, extensin de control, geometra de la relacin, tramo de control, jerarquizacin y especializacin Divisin del trabajo Proceso Administrativo Jerarquizacin, departamentalizacin,descripcin de funciones
Principios
Organizacin
Etapas Tipos de organizacin Tipos de estructuras Tcnicas de organizacin
Coordinacin Formal e informa
Funcional, lineal y asesoria Organigramas, manuales, diagramas de flujo y descripcin de puestos
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INTRODUCCIN
Una vez establecidos los objetivos en la planeacin, esto es, lo que se quiere hacer, se requiere indicar las medidas que se utilizarn para lograrlo, es decir, cmo hacerlo, lo cual se deber definir en la organizacin. La organizacin es la segunda etapa del proceso administrativo donde se van a dividir las actividades a realizar, por ejemplo, una empresa se va a dedicar a comercializar ropa, necesita un rea de compras, ventas, recursos humanos, pero adems requerimos saber qu actividades debe cumplir cada rea y persona; ah es donde se definen los jefes, niveles de autoridad, comunicacin y coordinacin. Si no efectuamos una adecuada organizacin podemos tener empleados confundidos porque no tienen bien identificado el propsito de la empresa, del departamento, quin es su jefe y, sobre todo, las actividades a realizar, que generar cuellos de botella, una duplicidad de funciones, cargas de trabajo o tiempos muertos. En esta unidad se pretende que el alumno se familiarice con los temas de jerarquizacin, departamentalizacin, manuales, diagramas, entre otros.
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5.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN Una vez que hemos planeado es importante organizar, por ejemplo, cuando vamos hacer una fiesta, en la planeacin establecemos el objetivo de la fiesta (festejar un cumpleaos, integracin del grupo, etc.), la fecha de realizacin, los posibles lugares donde se efectuar, los invitados, la comida, entre otros. En la organizacin vamos a dividir las actividades a realizar entre los organizadores para que se cumpla el objetivo que es hacer una fiesta. Cuando nosotros dividimos las actividades optimizamos los tiempos, adems de los recursos, porque si una sola persona realiza la organizacin se ver muy presionada y no tendr el tiempo para ver las diferentes opciones de salones, de comida, de adornos, hacer las invitaciones o hablar a los invitados; adems, puede ser que no se cumpla con el objetivo o si se logra no es de la satisfaccin esperada. Pero, qu es la organizacin. Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la estructura de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.69
Issac Guzmn V :Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos

los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue..
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Como vemos es indispensable la organizacin no slo en la vida empresarial, sino tambin en la vida personal, cada uno de nosotros organiza su tiempo y dinero. En la escuela igualmente es necesaria la organizacin para realizar tareas, o en los trabajos por equipo tendremos que dividir las actividades para su elaboracin, generando equidad y dando como resultado una labor ms completa. En casa si se dividen y asignan responsabilidades a
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Munch Lourdes, Fundamentos, p. 85. Idem.
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cada uno de los miembros de la familia con respecto a quehaceres y gastos se tendr una mayor limpieza y equidad financiera. Esta actividad ha cobrado tanta importancia que actualmente existen los organizadores de eventos sociales, empresariales, despachos que se encargan de elaborar la organizacin de la empresa y en las empresas grandes existe un departamento que se encarga de la organizacin que se denomina Organizacin y mtodos.
1. Realice su propio concepto de organizacin. 2. Mencione un ejemplo donde ha tenido que utilizar la organizacin y que beneficios se presentaron en el uso de los recursos financieros y tiempo. Actividades de la organizacin: 1) Dividir y subdividir el trabajo, creando las diferentes reas y departamentos. 2) Definir el organigrama, generando los niveles de autoridad, comunicacin y delegacin. 3) Definir los requisitos, actividades a realizar, conocimientos y actitudes del puesto. 4) Seleccionar y colocar al individuo en el puesto adecuado. 5) Proporcionar instalaciones, recursos tecnolgicos, financieros y humanos a cada rea. El resultado de la organizacin es la divisin del trabajo, distribucin del trabajo y delegacin de autoridad. 5.2 IMPORTANCIA La organizacin es relevante porque define las reas, crea los niveles de autoridad, comunicacin, delegacin, divide el trabajo, crea mtodos y asigna los recursos para el logro de los objetivos.
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Esta actividad se debe realizar adecuadamente para no cometer errores como los siguientes:
No delegar autoridad y responsabilidad
Dar responsabilidades equivocadas
Definicin inadecuada de departamentos
Relaciones confusas Errores de la organizacin Deficiencia en la asignacin de recursos
Definicin inadecuada de funciones
Error en la descripcin de puestos
Autoridad Mltiple
Mal uso de la autoridad
1. Mencione un ejemplo donde haya identificado alguno de los errores antes mencionados e indique la razn por lo que se dio, y las consecuencias que se presentaron. 5.3. PRINCIPIOS Los fundamentos de la organizacin son los principios por los que nace, para explicar los principios tomaremos como base una tienda departamental: a) Del objetivo. Las actividades que se establecen se relacionan con los objetivos del puesto. Ejemplo: acomodar la mercanca, realizar el cobro a clientes son actividades que efecta el vendedor, cuyo objetivo es atender al cliente.
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b) Especializacin. El trabajo se elaborar de manera ms sencilla si se divide. Entre ms especfico y menor sea el campo de accin de un empleado, mayor eficiencia y destreza se obtendr. En tiendas departamentales se divide el trabajo por reas, creando vendedores para el rea de damas, caballeros, electrnica, entre otros, creando la especializan en su rea. c) Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad para supervisar que se realice el trabajo y se tomen decisiones para solucin de problemas. Existen jefes de departamento, gerentes de tienda. d) Igualdad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad se debe establecer una autoridad. Un vendedor slo tiene la autoridad de cambiar la prenda por talla o color, en caso que un cliente quiera cambiar su mercanca por otra, el vendedor no puede realizarlo, la responsabilidad y autoridad para hacerlo la tienen el jefe de departamento o el gerente de tienda. e) Unidad de mando. El empleado slo puede tener un nico jefe. Si el vendedor est en el rea de caballeros, su jefe es el de esa rea y no el de electrnica. f) Difusin. Las responsabilidades y autoridades deben publicarse y ponerse por escrito. Anteriormente se usaban los manuales impresos, ahora se hace por medio de intranet,71 donde se difunden los manuales, que contienen las polticas, procedimientos, descripciones de puestos y comunicados de la empresa. Adems tambin se usan folletos. g) Amplitud o tramo de control. Debe de existir un lmite en el nmero de subordinados. (Lyndall Urwick dice que no debe ser mayor a seis subordinados). En caso del centro de distribucin (bodega central) existe el jefe de bodega, pero como son muchos empleados en esa
71
Es una red privada dentro de una empresa que utiliza tecnologa de Internet donde se comparte informacin interna para uso exclusivo de los empleados.
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rea,
se
crearon
los
supervisores
para
que
puedan
vigilar
correctamente las actividades de los subordinados h) De la coordinacin. Los departamentos deben estar coordinados para llegar a los objetivos de la empresa. El departamento de compras se debe coordinar con ventas para identificar cules son los productos que ms se venden para seguirlos comprando. Compras con tesorera para establecer pagos a proveedores, entre otros. i) Continuidad. Una vez establecida la organizacin se debe mantener, actualizar y difundir.72 Cuando se elabora el organigrama, manuales (con polticas y procedimientos), se deben de actualizar para que no pierdan su efecto, adems difundir para que sean del conocimiento de los empleados y puedan realizar sus actividades de acuerdo a los objetivos de la empresa. 5.4. ETAPAS
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Las etapas son dos: divisin del trabajo y coordinacin. 1. Divisin del trabajo a)Jerarquizacin Separacin y delimitacin de Es la separacin por rango, grado de actividades, para incrementar autoridad importancia, independientela eficiencia por medio de la mente de la funcin que realicen. especializacin. Implica la definicin de la estructura de la empresa. Al principio se uso en la Iglesia, con sacerdotes con grados escalonados. Organizacin b)Departamentalizacin Es la divisin en base actividades especficas finanzas). c) Descripcin de Funciones Es definir las labores y actividades de cada puesto. 2. Coordinacin Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo. 5.5 TIPOS DE ORGANIZACIN Los tipos de organizacin son: a) Formal. b) Informal. (recursos humanos,
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a) Organizacin formal.- est basada en la divisin del trabajo, es aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de organigramas, manuales etc. Es de la organizacin, descripcin de puestos, reglas, procedimientos, organizacin formalmente oficializada. a) Organizacin informal.- Es la que se origina de manera espontnea y natural entre las personas que realizan una labor en la organizacin formal y desde las relaciones establecidas entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que o no en aparecen cualquier en el otro organigrama,
documento formal.
1. Mencione un ejemplo de organizacin informal e indique si existe un lder dentro de ella y que caractersticas posee para considerado as. Una manera de representar a la organizacin formal es por medio de estructuras formales conocidas como organigramas, que son diversos modelos que representan la estructura orgnica de la empresa y se expresan como las cartas u organigramas, se complementan con la descripcin de puestos. Este tema de los organigramas se desarrolla en el siguiente punto.
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5.6 TCNICAS DE ORGANIZACIN a) Organigrama. Tcnicas de organizacin b) Manual. c) Diagramas de flujo o flujogramas. d) Descripcin de puestos. a) Organigramas. Son representacin de la estructura orgnica de la empresa. Los tipos de estructura: 1) Lineal. 2) Funcional y de Lnea. 3) Lineal y staff. 1) Organizacin lineal o militar: se fundamenta en la autoridad y responsabilidad. Ventajas. Es sencilla, clara, facilita la accin, es usada en la micro empresa. Desventajas. No tiene especializacin, es poco flexible en crecimiento, los jefes estn saturados, provoca trastornos administrativos, por estar soportada en los jefes.73
2) Organizacin funcional o de Taylor: se organiza en departamentos secciones. Ventajas. Aumenta la capacidad y eficiencia, hay especializacin, adaptacin rpida a los cambios.
73
Reyes Agustn, Administracin de Empresas, p.221.
99
Desventajas. Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe.74
3) Organizacin lineal y staff: Se origina por causa de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que provoca la necesidad de ayuda en el manejo de detalles a travs de especialistas. Se da la organizacin en lnea pero existe staff (asesora) por parte de especialistas. Ventajas. Existe la especializacin planeada, se contrata a personal externo. Desventajas. Puede existir confusin en las lneas de mando con los asesores, no se aceptan las recomendaciones de los asesores.75
Estos organigramas se pueden clasificar por: 1) Su contenido. 2) Por su mbito. 3) Por su presentacin.
74 75
Idem, pp. 223-224. Idem, pp. 224-225.
100
Clasificacin 1.Por su contenido
Subclasificacin 1.1Estructurales 1.2 Funciones 1.3 Integracin de puestos
Descripcin Muestran slo la estructura administrativa del organismo social. Muestran la estructura, las unidades, relaciones y principales funciones de los departamentos. . Indican los puestos y el nmero de plazas.
Clasificacin 2. Por su mbito de aplicacin. Clasificacin
Subclasificacin 2.1 Generales 2.2 Especficos
Descripcin Presenta toda la organizacin, se llama tambin carta maestra. Representan un departamento seccin de una empresa. Descripcin Presentan a las unidades, ramificadas de arriba hacia abajo. Presentan a las unidades ramificadas de izquierda a derecha. Combina verticales y horizontales. Es variante de los verticales y representan un mayor nmero de unidades en espacios. Presentan los puestos en crculos y niveles concntricos. Es como listado y los niveles se representan con sangras.
Subclasificacin
3.1Verticales 3. Por su presentacin 3.2Horizontales 3.3Mixtos 3.4De Bloque 3.5Circulares 3.6Escalares
A continuacin se ejemplifican:
101
1. Los seores Martnez y Gonzlez se unieron para formar una empresa, el seor Martnez ser el director general y el seor Gonzlez el encargado de la administracin. La empresa se va a dedicar a la compra venta de muebles, salas, recmaras; indica cul sera la estructura (organigrama propuesto) al principio. b) Manual. Documento en el cual se encuentra de manera sistemtica las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Es un instrumento de control sobre la actuacin del personal, muestra la estructura organizacional, representa un medio de comunicacin. Objetivos del manual 1) Instruir al personal: en objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etc. 2) Precisar funciones y relaciones. 3) Ayudar en la ejecucin de labores.
102
4) Ser un medio de integracin y orientacin del personal.

5)
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas.
103
A continuacin se muestra el contenido de un manual:
El contenido del manual variar dependiendo del tipo de manual que corresponda. Algo muy importante del manual es la estructura de cada hoja, se recomienda lo siguiente:
Logo empresa Nombre del tipo de Manual ejemplo: Manual de Polticas Contenido Nombre de quin elabor Nombre de quin revis Nombre de quin autoriz rea: Fecha de Elaboracin:
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1. Busque un manual y conteste lo siguiente: a) De qu empresa es. b) Tiene fecha de elaboracin y esta actualizado, no ms de 2 aos. c) Qu tipo de manual de acuerdo al contenido. d) Tiene ndice. e) Indica el objetivo del manual. f) Indica el mbito de aplicacin. g) Esta actualizado. h) La redaccin es accesible es muy tcnica. i) Tiene firmas de quin elaboro, revis y autoriz. c) Diagramas de flujo o flujogramas es la presentacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento, as como los departamentos involucrados para su realizacin, para su elaboracin es necesario usar una simbologa. Simbologa. Es el uso de figuras, se recomienda no usar una gran cantidad en los flujogramas, por que puede confundir al lector. Los smbolos ms usuales son:
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A continuacin se muestra un ejemplo del procedimiento de un servicio de lavado de auto en una empresa de ese giro.
Como podrn observar, se usan pocos smbolos adems de separar las actividades por reas. Se recomienda que slo se realice un flujograma por cada actividad, de lo contrario su elaboracin y lectura ser difcil de realizar. Por ejemplo, no se puede poner en el mismo flujograma el pago de nmina con el servicio de autolavado.
1. Elabore un flujograma de una actividad personal o entreviste alguna persona que trabaje en una empresa. d) Descripcin de puestos. Es un documento que enumera las tareas o funciones del puesto y lo diferencia de los dems cargos de la empresa; nos indica qu se hace en
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el puesto, deberes, responsabilidades, periodicidad de la ejecucin, los objetivos del cargo Para realizar la descripcin de puestos primero se debe efectuar el anlisis de puestos, que es un procedimiento para determinar las tareas y requisitos de un puesto y el tipo de personas que se deberan contratar. El contenido de una descripcin de puestos es la siguiente: 1. Nombre del puesto: Fecha elaboracin Fecha revisin
2. Cdigo del puesto: 3. Departamento: 4. Depende de: Supervisa a: 5. Horario de trabajo: Hora de comida: 6. Das de descanso 7. Organigrama resaltando el puesto: 8. Descripcin general: 9. Descripcin detallada: 10. En lo fundamental, tareas o atribuciones son los elementos que conforman un papel de trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se recomienda que se separe por actividades diarias, semanales, mensuales y espordicas. 11. Relaciones internas. 12. Relaciones externas. 13. Aptitudes: 14. Experiencia: 15. Conocimientos: 16. Educacin 17. Requisitos fsicos 18. Condiciones de trabajo. Las descripciones de puestos ayudan a la supervisin de las actividades, as como son las guas de accin de los empleados con respecto a sus actividades.
1. Busca un formato de anlisis de puesto y aplica a un empleado. 2. Con el anlisis de puesto realizado elabora una descripcin de puestos. 3. Obtn una descripcin de puestos y comenta.
107
AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una "V si la aseveracin es verdadera o una "F" si es falsa. 11. 12. La organizacin es la tercera etapa del proceso administrativo. ( )
Organizar es reunir las actividades requeridas para lograr objetivos ( )
especficos, as como, establecer a cada grupo un administrador con autoridad. 13. 14. 15. 16. La organizacin impide la lentitud e ineficiencia de las Uno de los errores de la organizacin es delegar ( ) ( ) ( ) ( ) actividades, al reducir los costos e incrementando la productividad. adecuadamente. Las etapas de la organizacin se separan en: divisin del Un manual es un documento en donde se encuentra de manera trabajo, previsin y coordinacin. sistemtica las instrucciones, bases procedimientos para ejecutar una actividad. 17. 18. 19. Una descripcin de puestos es un documento donde plasma en Un diagrama de flujo es la presentacin grfica que representa Por su relacin es una forma de clasificacin de los organigramas. ( ) ( ) ( ) ( ) forma cuantitativa los objetivos. la sucesin del procedimiento de una actividad. 20. La estructura funcional es ms usada en las microempresas. Respuestas: 1. F 6. V 2. V 7.F 3. V 8.V 4. F 9.F 5.F 10.F
108
UNIDAD 6 DIRECCIN
OBJETIVO: El estudiante conocer el concepto de direccin, las etapas que la conforman y su importancia para el logro de los objetivos empresariales.
Temario 6.1 Concepto de direccin 6.2 Comunicacin 6.3 Motivacin 6.4 Supervisin 6.5 Autoridad 6.6 Liderazgo 6.7 Toma de decisiones
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MAPA CONCEPTUAL
DIRECCION
Concepto Coordinar esfuerzos para lograr los objetivos Optimiza recursos, pone en marcha lo establecido en la planeacin y organizacin Comunicacin. Transmisin y recepcin de informacin Motivacin. Proveer de estimulos para que se adopte un comportamiento deseado Proceso Administrativo
Importancia
Direccin
Etapas
Supervisin. Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente Autoridad. Facultad formal que se le da a una persona para poder dar rdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo Liderazgo. Capacidad de influir, inspirar y guiar a las personas por medio de la comunicacin, para que de forma voluntaria se esfuercen para el logro de los objetivos esperados
110
INTRODUCCIN
Desde pocas primitivas los grupos sociales siempre han sido dirigidos por un miembro del grupo, en la familia por el padre, en la sociedad y pueblo por el patriarca, matriarca, rey, emperador, presidente, gobernante, entre otros, siendo su objetivo guiarlos, representarlos. Dentro de la administracin, la direccin es un factor indispensable para poner en marcha los lineamientos establecidos en la planeacin y organizacin. Esta etapa del proceso administrativo es conocida por algunos autores como ejecucin, comando o liderazgo, se trata de una funcin demasiado trascendental que se piensa en la administracin y la direccin como uno solo; sin embargo, esta ltima forma parte de la primera. Dirigir una empresa representa un gran reto y compromiso, no basta slo con tener la autoridad, se deben poseer habilidades de comunicacin, integracin de equipos de trabajo, motivacin, supervisin y toma de decisiones que permitan lograr los objetivos institucionales. Cuando una empresa no es dirigida adecuadamente, no se optimizan los recursos, lo que puede traer como consecuencia problemas de liquidez, cartera, inventarios, de negociacin con proveedores, atraccin de nuevos clientes, rotacin excesiva de personal, entre otros. Es necesario que las empresas estn bien dirigidas para su permanencia y crecimiento, no slo por personas con un ttulo profesional, sino que tengan la capacidad y habilidad para tener una visin interna y externa que les permita encauzar correctamente al personal para el logro de los objetivos.
111
6.1 CONCEPTO DE DIRECCIN Las empresas y los pases en el mundo crecen y son competitivos por una buena direccin que les ha permito lograr sus objetivos. No basta con tener lo ltimo en tecnologa, contar con suficientes recursos financieros, materiales y humanos, se necesita que las personas que dirigen una empresa, pas, tengan la capacidad suficiente para poder influenciar a las personas que estn a su cargo para que realicen sus actividades, es decir, ejecuten una buena direccin. Pero, qu es la direccin: Robert B. Buchele: comprende la influencia interpersonal del administrador a
travs de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organizacin, mediante la supervisin, la comunicacin y la motivacin.76
Burt K. Scanlan: consiste en coordinar el esfuerzo comn de los

subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin.77
Podemos decir, que la direccin en la capacidad de poder influenciar a las personas que estn a su cargo para el logro de los objetivos. En caso de no alcanzar los objetivos, las empresas deben de reaccionar de manera inmediata, capacitando, removiendo despidiendo al dirigente, como ha sucedido con los directores tcnicos de los equipos de futbol, que los cambian por no alcanzar los objetivos. Ser un buen dirigente no es solo tener un ttulo, ni un puesto, ni la autoridad, sino tener la capacidad de comunicacin, supervisin, motivacin y liderazgo con los empleados o el grupo que tengan a su cargo, para que cumpla con lo establecido en la planeacin y organizacin. Importancia Pone en marcha lo establecido en la planeacin y organizacin, persuade a los empleados para lograr una conducta deseable y crea un adecuado clima
76 77
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 167. Idem.
112
organizacional que permite lograr los objetivos. Asimismo, mejora los recursos de la empresa. Es tan importante esta etapa del proceso administrativo, que empresas que no han manejado una buena direccin han desaparecido como ha sido el caso de: 1. En EUA. La empresa Enron en el 2002 despus de 15 aos en el mercado se declara en banca rota por malos manejos de su direccin, siendo galardonada solo dos aos atrs con el premio de la "Compaa de Energa del Ao" que da el Financial Times y en el 2001 la Revista Fortune la considero como el sptimo grupo empresarial de mayor valor en Estados Unidos. 2. En Mxico. Empresas privadas como Taesa, o paraestatales como el Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de Michoacn (Proart),78 que una mala direccin las llev a cerrar sus puertas. Es tan importante la direccin que cifras dadas por la Secretaria de Economa nos indican que 43% de las Mipymes (Micro, pequeas y medianas empresas), cierran derivado de una mala administracin dada por la direccin.
78
Cierre de la paraestatal Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de Michoacn Proart), Fuente: http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura& article=016n1cul, Mxico, 2010.
113
79
Pero tambin hay empresas que por ser bien dirigidas tienen presencia internacional como: Grupo Modelo, Cemex, Grupo Bimbo, Telcel. La direccin para que se realice completamente debe contar con diversos elementos que son: 1) Comunicacin. 2) Motivacin. 3) Supervisin. 4) Autoridad. 5) Liderazgo. 6) Toma de decisiones. No existe una secuencia establecida, pueden presentarse en forma indistinta de acuerdo con las necesidades.
79
Fracaso Pymes, Fuente:
http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16, Mxico, 2010.
114
6.2 COMUNICACIN El cuerpo humano es un sistema donde deben de estar comunicadas todas sus partes para que funcione adecuadamente el hombre, como: el sistema respiratorio con el nervioso, entre otros. Las empresas tambin son un sistema, por consiguiente deben estar comunicadas todas sus partes que la integran para lograr los objetivos, por poner un ejemplo podemos mencionar: el rea de ventas, debe indicar a compras que productos son los que no se venden para que no se compren ms, tambin debe informar a recursos humanos que capacitacin necesita el personal del rea que les ayude a vender ms). La comunicacin es un proceso indispensable que permite a las empresas transmitir y recibir datos, informacin, ideas, opiniones y actitudes, tanto internas (de empleados, funcionarios, socios) o externas (proveedores, acreedores, inversionistas y gobierno), para alcanzar los objetivos de una empresa.
Es el proceso a travs del cual se transmite y se recibe informacin en un grupo social.80
La comunicacin permite que fluya la informacin de los empleados hacia los jefes o viceversa, se formen grupos de trabajo, se integren los departamentos, se reciban quejas o sugerencias de clientes, los proveedores proporcionen informacin sobre nuevos los productos, entre otros. Elementos de la comunicacin
80
115
a) Emisor o fuente de la comunicacin. Es la persona o grupo que origina la comunicacin, enva palabras, smbolos, ideas o gestos. b) Receptor de la comunicacin. Es la persona o grupo a quin va dirigida la comunicacin, traduce e interpreta el mensaje. c) Medio. Enlaza al emisor y al receptor, es el canal de comunicacin o transmisor, es como se realiza la comunicacin: palabra hablada (reuniones, juntas, telfono), palabra escrita (carta, correo electrnico, fax), gestos, actitudes o signos. d) Mensaje o contenido de la comunicacin. Es lo que queremos comunicar. e) Cdigo. Son los signos y smbolos que el emisor transmite y varan de acuerdo a su entorno como son: el idioma, en caso de informtica uso de algoritmos, cdigos especiales como usan los marinos, en aviacin, entre otros. Algo primordial dentro de la comunicacin es la respuesta (reaccin del receptor), por eso es importante que el mensaje sea claro, el medio y el cdigo sean los adecuados. Clasificacin Por su forma Clasificacin de la comunicacin Por su contenido a) Verbal (escrita u oral) b) No verbal a) Formal. Se da en las empresas (correspondencia, instructivos, manuales, etc.), puede ser ascendente y descendente. b) Informal. Se da en los grupos informales y no sigue los canales chismes, formales rumores, (comentarios, opiniones, etc.). Por razn del a) Individual. Cuando va dirigida a una persona en concreto. receptor
116
b) Genrica. Cuando va dirigida a un grupo sin precisar nombres de personas. Por su sentido a) Vertical. Cuando fluye de son: un nivel
administrativo superior a uno inferior o viceversa, sugerencias. b) Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndum, circulares, juntas, etctera. como rdenes, reportes, instrucciones, quejas,
Barreras de la comunicacin: 1) Fsicas y fisiolgicas. Fsicas son las que estn en el medio cuando se transmite el mensaje (ruidos, iluminacin, distancia, falla o deficiencia de los medios), fisiolgicas las poseen las personas que intervienen en la comunicacin (voz dbil, pronunciacin defectuosa, sordera, problemas visuales, etc.). 2) Semnticas. Cuando se emplea una palabra con determinado significado y el otro elemento de la comunicacin lo interpreta de diferente manera. 3) Psicolgicas. Se presenta por estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegra), prejuicios, o por el agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, que origina aprobar o desaprobar el mensaje. Fallas de la comunicacin Emisor emotivo. 2. Aade al mensaje puntos Receptor 2. Mezcla sus ideas y emociones con el mensaje y lo modifica. 1. No se pone al nivel intelectual y 1. No pone atencin.
117
confusos e innecesarios.
3. Agrede al emisor.
3. Su conducta no corresponde al 4. Se distrae con el significado. mensaje, (dice que est feliz y su 5. No pregunta sobre dudas. cara no lo demuestra) 4. No respeta a la persona. 5. No confirma si el receptor entendi. 6. Busca lo negativo.
Requisitos para una comunicacin efectiva: Estar siempre alerta. Ser paciente. Ser considerado. Ser entusiasta. Formular preguntas. Evitar interrumpir al orador. No hablar en exceso. Hacer contacto visual. Mostrar afirmativos y faciales adecuados Evitar actitudes de distraccin o gestos aburrimiento que sugieran movimientos expresiones
La comunicacin en las empresas es un proceso necesario porque es el medio de enlazar a los empleados con los objetivos de la empresa.
1. Realice la dinmica de telfono descompuesto. El docente dar un mensaje largo (dos renglones como mnimo) al odo a un primer alumno, y este a su vez se lo transmitir al odo a su compaero que tiene al lado y este segundo se lo dar al siguiente y as sucesivamente. En caso que el receptor no escuche el mensaje no se podr repetir. Cuando se ha terminado de dar el mensaje entre los alumnos, el ltimo receptor dir en voz alta el mensaje que le dieron y a vez el docente dir cul era el mensaje original. El objetivo de esta dinmica es identificar
118
como se distorsiona el mensaje, por las diferentes barreras que se presentan. 2. Efecte la escenografa de una comunicacin eficaz y una no eficaz. 3. Mencione un ejemplo donde se haya presentado un problema de comunicacin y que consecuencias se presentaron. 6.3. MOTIVACIN Motivacin proviene de la palabra latina motus y representa el dar movimiento, conducir, impulsar a la accin.81 Ricardo Solana, indica que es lo que hace que un individuo acte y se comporte de una determinada manera. Es una combinacin de procesos intelectuales, fisiolgicos y psicolgicos que decide, en una situacin dada, con qu vigor se acta y en qu direccin se encauza la energa. 82 Motivar a una persona es proveer ciertos estmulos para que adopte un comportamiento deseado, por ejemplo: de nios nuestros padres nos estimulaban para sacar buenas calificaciones o comportarnos bien. La principal funcin del dirigente es motivar y estimular a la gente para que acte y pueda trabajar eficientemente para que se logren los objetivos. Para poder estimular ms fcilmente a una persona es recomendable conocer sus necesidades; cuando se crean las necesidades nacen las motivaciones. Las costumbres son una fuente creadora de motivaciones. Al nacer una necesidad se da una tensin (motivacin) que aumenta hasta que es satisfecha, si no es satisfecha en ocasiones puede cambiar la personalidad del sujeto, reducir transitoriamente los valores, principios o hasta la tica.
81 82
Munch Lourdes, Administracin, p. 52. Solana Ricardo, Administracin de organizaciones, p. 208.
119
Existen motivaciones primarias y secundarias. Las primeras se presentan por impulsos biolgicos (hambre, sed, respiracin, descanso, etc.), las segundas son adquiridas por experiencias y aprendizaje (jugar futbol, comer cierta comida, entre otros).
MOTIVACIN HUMANA
Necesidades
Primarias Secundarias
Existen varias teoras motivacionales, pero la ms comn es la de Abraham Maslow, donde se maneja una jerarqua de las necesidades. 1) Necesidades fisiolgicas. Comer, dormir, abrigo, deseo sexual, entre otras. Son instintivas y nacen con el individuo, se relacionan con la supervivencia y la preservacin de la especie. 2) Necesidades de seguridad. Son la preocupacin por la estabilidad, la proteccin contra todo lo extrao
120
que aceche sus intereses.
Jerarqua de las necesidades humanas Maslow
83
3) Necesidades sociales: Cuando las necesidades primarias fisiolgicas y de seguridad se encuentran satisfechas el individuo tiene la necesidad de afiliacin, de asociacin, de participacin, de afecto, de amor. 4) Necesidades de autoestima: Es la posicin o el status en que se valora el individuo. La autopercepcin, la autoconfianza; independencia y autonoma. Si no resuelve estas necesidades el individuo se siente frustrado, inferior, dependiente y desamparado. 5) Necesidades de autorrealizacin: Son las necesidades humanas ms elevadas. El individuo se crea retos en todo lo que emprende; la mejora continua y la calidad en todo lo que realiza son su carta de presentacin. Cuando el individuo no encuentra su autorrealizacin se encuentra en un estado de mediocridad y poco creativo en sus tareas.
Tipos de motivacin
Intrnseca. Es la que siente o Extrnseca Trascendente
la Es la que mueve a la Es la motivacin que se por un da por el beneficio que obtenido obtiene un tercero.
persona, producida por la persona conducta a) tarea beneficio realizada y puede ser: subjetivo vocacin. b) objetivo (calidad de la tarea en s). Para aumentar se esta debe motivacin
como resultado de su premios y castigos
(gustos, desempeo: incentivos,
mejorar: la calidad de
83
Chiavaneto Idalberto, Introduccin a la teora general de la administracin, pp. 409-410.
121
vida laboral.
Fuentes de motivacin en el trabajo
Relaciones interpersonales Oportunidades para demostrar la capacidad Recompensas Proyectos que impliquen retos Desarrollo personal.
Causas que ocasionan desmotivacin en las empresas: Pobre planificacin y comunicacin. Explicaciones inadecuadas. Reglas y regulaciones confusas. Precisiones no razonables. Trabajo excesivo. Personal no cooperativo. Carga laboral que afecte la calidad del trabajo. Planificacin de plantilla insuficiente. Reglas de la motivacin en las empresas Motivarse a s mismo. Seleccionar gente motivada. Tratar cada persona como un individuo. Fijar metas realistas y desafiantes. Recordar que el progreso motiva. Crear un ambiente de motivacin. Recompensas justas. Manifestar reconocimiento Realizacin de tareas ajenas.
122
Trabajar bajo la supervisin de directivos no calificados. Consecuencias de la desmotivacin. Reduccin de la productividad. Aumento del ausentismo laboral. Poca permanencia en el trabajo.
1. Menciona 10 maneras que utilizaras para motivar. 6.4. SUPERVISIN En las familias, grupos sociales, talleres artesanales, siempre ha existido la necesidad de vigilar que se cumplan con las actividades encomendadas o las polticas establecidas. En la Revolucin industrial con el florecimiento de empresas y produccin en forma continua, fue necesario vigilar que los trabajadores y obreros cumplieran con las actividades en forma y tiempo, derivado de esta necesidad nace de manera formal la supervisin. Supervisin deriva de super: sobre y de visum: ver, entonces es ver sobre, revisar, vigilar.84 Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma
que las actividades se realicen adecuadamente.85
La supervisin la deben realizar todos los jefes, sin embargo, por lo general se identifica con los niveles inferiores (obreros, trabajadores). Para que el supervisor realice adecuadamente su trabajo debe contar con ciertas caractersticas como:
84 85
Reyes Agustn, Administracin de empresas, p. 340. Munch Lourdes, Fundamentos, p. 185.
123
Liderazgo
Criterio tcnico
Ordenado
Motivador
Caractersticas del supervisor
Seriedad
Sepa Delegar Experiencia de lo que va a supervisar
Capacidad de organizacin
Honesto
Adems un supervisor debe de estar bien preparado. Beneficios de la supervisin: a) Mejora la productividad del personal. b) Permite fluidez en la comunicacin. c) Optimiza la relacin jefe-subordinado. d) Corrige errores. e) Identifica necesidades, inquietudes, deseos, temores de los empleados. Funciones del supervisor: a) Distribuir el trabajo. b) Saber tratar a su personal (relaciones humanas). c) Evaluar a su personal. d) Instruir y capacitar a su personal. e) Recibir, tratar y dar soluciones a las quejas del personal a su cargo.
124
f)
Mejorar los sistemas a su cargo.
g) Coordinarse con otras reas. h) Conservar la disciplina. Con el crecimiento de las empresas, mejoramiento de la calidad, optimizacin de los tiempos y recursos, da a da es ms necesaria la supervisin, y no slo la encontramos en las empresas productoras, sino tambin en la de servicios, en las escuelas, en el gobierno y hasta en la vida personal tenemos que supervisar a las personas que nos ayudan a realizar alguna actividad.
1. Mencione alguna actividad que no haya llegado a su objetivo por falta de supervisin y cules fueron las consecuencias. 6.5. AUTORIDAD La autoridad es la facultad formal que se le da a una persona para poder dar rdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo. Elementos de la autoridad a) Mando. Es la prctica de la autoridad, es poner en accin las polticas de la organizacin, por medio de rdenes o instrucciones. Las rdenes transmiten la indicacin y las instrucciones son las normas que indican como se deben realizar las actividades que son en forma repetitiva (manuales, instructivos, circulares). b) Delegacin. Se trata de la autoridad y responsabilidad que le concede un superior a un subordinado, es hacer a travs de otros. Esta actividad es vital que la realicen los jefes para no saturarse de trabajo y se aumenta la eficiencia administrativa.86
86
Reyes, op. cit., pp. 340-343.
125
Para poder delegar, se debe primero capacitar y sobre todo supervisar las actividades, para no perder el control. Al delegar se comparte la responsabilidad y las actividades, lo que motiva al subordinado. Cuando se delega se debe indicar por escrito el nivel de autoridad, responsabilidad, objetivos a lograr, vigilar las actividades encomendadas, retroalimentar al empleado y reconocer su labor. Tipos de autoridad: 1.Formal Se refiere a la autoridad que un superior sobre otorga otras para ejercerla personas. a) Lineal. Se da sobre una persona o grupo. b) Funcional. Se ejerce sobre uno varios jefes, sobre funciones Ejemplo: Tipos de autoridad Finanzas sobre 2.Tcnica o staff Se origina de los conocimientos especializados de quin la tiene Ejemplo: en un proyecto se contrata a un especializada, en ese momento el tiene la autoridad. 3. Personal. Surge de la derivacin de la personalidad del individuo. La autoridad se gana, no es simplemente tener un documento donde se mencione. Es fundamental que el jefe sea capaz, tenga los conocimientos, experiencia, sea integro, honesto, equitativo, responsable, motivador. tiene distintas. director de autoridad tesorera,
Generalmente es una cadena.
contabilidad, presupuestos.
126
6.6 LIDERAZGO Durante la historia han existido personas que han inspirado y guiado a grupos, a estas personas se les identifica como lder. Madre Teresa de Calcuta, Gandhi, Papa Juan Pablo II. El liderazgo es la capacidad de influir, inspirar y guiar a las personas por medio de la comunicacin, para que de forma voluntaria se esfuercen para el logro de los objetivos esperados. El lder es quien da movimiento a las personas y genera la accin, funge como gua, como ejemplo a seguir, como motivador. El liderazgo no es una tcnica, es una relacin interpersonal dinmica.
127
Habilidades del lder. a) b) c) d) Sobre lo que gua. Sobre solucin de problemas y reduccin de conflictos. De relacin y comunicacin. Para ensear.
Cualidades del lder. Energa, serenidad, conocimiento de relaciones, empata, objetividad, motivacin personal, autoestima elevada, persistente, original, con iniciativa, gran negociador, convincente, don de mando.
128
Enfoques del liderazgo. El liderazgo se debe analizar desde dos enfoques: 1) Cualidad personal. Son las caractersticas que posee el individuo, comnmente se conocen como lderes carismticos, ejemplo: Juan Pablo II.
129
2) Como funcin. Lo otorga la empresa y lo obtiene una persona con un nivel jerrquico mayor. Se trata del proceso de administrar las actividades de trabajo de los miembros de un grupo y de contribuir en ellas.
Se necesitan lderes en las empresas y no solamente gerentes. A continuacin se muestra tabla entre diferencia de un gerente y lder. Gerente

Lder

Administra Es una copia de otro Mantiene lo institucionalizado. Acepta la realidad Descansa en los controles Tiene un corto rango de visin Pregunta cmo y cuando Imita Acepta el Status Clsico buen soldado
Gerente Vs Lder
87
Administra e Innova Es original Desarrolla Investiga la realidad Descansa en la confianza Tiene un largo rango de visin Pregunta qu y por qu Origina Cambia Tiene personalidad
Estilos de liderazgo a) Autocrtico. Solo el lder fija las directrices, sin participacin del grupo. El trabajo solo se realiza con la presencia del lder. El grupo se siente tenso y frustrado. Un ejemplo: el seor Hugo Chvez presidente de Venezuela
87
Rodrguez Joaqun, Direccin moderna de organizaciones, pp. 259-260.
130
b) Democrtico. Las directrices son c) determinadas y decidas por el grupo, estimulado y asistido por el lder. Existen grupos de amistad entre el jefe y subordinado. Ejemplo, el seor Lorenzo Servitje dueo de Grupo Bimbo
Liberal. completa grupales
El o
lder las
da
Libertad la
para
decisiones
individuales,
participacin es mnima del lder. Ejemplo un asesor de tesis.
131
1. Mencione que caractersticas tiene de lder. 2. Describa la importancia del lder en el hogar, empresa y pas (mnimo media cuartilla) 6.7. TOMA DE DECISIONES Una decisin es una eleccin que se hace entre dos o ms alternativas, para alcanzar un objetivo.
132
Es importante llevar a cabo una toma de decisin adecuada, porque de ello depende en gran parte el xito personal (seleccin de carrera, escuela) de una empresa (producto a vender, precio). La toma de decisiones transcendentales en las empresas por lo general la realizan gerentes y directivos. Etapas en la toma de decisiones. 1) Definir el problema. Determinar el problema a resolver. 2) Anlisis del problema. Identificar causas. 3) Desarrollo de alternativas. Elaborar alternativas o caminos para resolver el problema. 4) Evaluar alternativas. Calificar alternativas. 5) Seleccin de la alternativa. De acuerdo a la evaluacin se elige la alternativa ms factible. 6) Puesta en prctica de alternativa. Se pone en prctica la alternativa y se comprueba que fue la mejor alternativa. En caso que no se hayan obtenido los resultados esperados se deben identificar las causas, corregir o cambiar la alternativa. Para tomar decisiones es necesario que se cuente con la informacin necesaria para el desarrollo y evaluacin de alternativas. Esta informacin puede ser de carcter interno (reportes, anlisis previos) o externo (de tipo econmica-financiera, poltica, social, demogrfica). Elementos que intervienen en una toma de decisin: 1) Puesto o nivel jerrquico. De acuerdo al nivel ser el tipo de decisin, los niveles son: a) Nivel Inferior u operativo. Toma de decisiones operativa bsica (cambio de rutas del da, exhibicin de mercanca).
133
b) Nivel Medio o gerencial. Toma de decisiones tctica, incluye reas de control, asignacin de recursos, reporte de resultados a los niveles altos (reduccin de presupuesto para el siguiente ao al departamento de recursos humanos del 5%). c) Nivel Alto o directivo. Toma de decisiones estratgica, implica riesgos y requieren informacin interna y externa para seleccionar la ms idnea. 2) Tipo de Decisin. a) Decisiones Estructuradas. Son las que son de manera rutinaria y requieren slo la informacin necesaria y bsica para realizarse, no se corren riesgos al llevarlas a cabo (en poca de mayor venta se contrata personal eventual). b) Decisiones No estructuradas. Son las no rutinarias, requieren informacin para ser tomadas por las variables que intervienen (introduccin de un nuevo producto o servicio). 3) Otros factores, variables controlables (internos, ejemplo: reducir gastos) y no controlables (externos, incremento en el precio de las materias primas).
1. Mencione cinco ejemplos de toma decisiones que tomen: a) Nivel operativo. b) Nivel medio. c) Nivel alto. 2. Indique dos tomas de decisiones importantes de su vida y cul fue el procedimiento para elegirlas.
134
AUTOEVALUACIN
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a la respuesta correcta: a) Lder b) Medio c) Tcnica staff 1 2 3 (_j_) (_ _) (_ ) Es proveer ciertos estmulos para que adopte un comportamiento deseado Motivarse a s mismo, fijar metas realistas y desafiantes, forman parte de Las directrices son determinadas y decidas por el grupo, estimulado y asistido por el lder. Es el estilo de liderazgo Se trata de vigilar y guiar a los subordinados formaron la finalidad de que las actividades se realicen de manera adecuada Definir el problema, desarrollo de alternativas son etapas de Se trata del tipo de autoridad originada de los conocimientos especializados de quien la tiene. Es quien da movimiento a las personas y genera la accin, funge como gua, como ejemplo a seguir, como motivador Enlaza al emisor y al receptor Se trata de la autoridad y responsabilidad otorgadas por un superior a un subordinado, esto es, hacer a travs de otros La toma decisiones tctica es manejada por el
d) Delegacin
(_ )
e) Supervisin f) Nivel medio
5 6 7 8 9
( ( ( (
) ) ) )
g) Democrtico h) Reglas de motivacin i) Motivacin
(_ _)
j)
Toma de decisiones
10
Respuestas: 1. i 6. c 2. h 7. a 3. g 8. b 4. e 9. d 5. j 10. f
135
UNIDAD 7 CONTROL
OBJETIVO: El estudiante identificar como el control ayuda al logro de los objetivos, cules son sus etapas y las tcnicas existentes para controlar.
Temario 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. Concepto de control Importancia Etapas Tcnicas para el control
El control no es slo la medicin del tiempo o tener un ltigo, es un proceso completo que permite lograr los objetivos personales y empresariales
136
MAPA CONCEPTUAL
CONTROL
Concepto Actividad que se encarga de cerciorarse que se realice lo planeado Mejora calidad, salvaguarda los activos de la empresa, establece medidas para corregir desviaciones, retroalimenta la planeacin Identificacin de estndar Medicin de resultados Proceso Administrativo
Importancia
Control
Etapas
Comparacin Deteccin de desviaciones Correccin Retroalimentacin
Tipos Principios
Preliminar, coincidente y retroalimentacin Equilibrio, estndares,oportunidad, desviaciones, costeabilidad, Relacin con lo planeado, estndares, detectar desviaciones y establecer medidas correctivas
Elementos
137
INTRODUCCIN
Todo proceso tiene un fin, y el administrativo no es la excepcin, el control como ltima etapa del proceso administrativo no es una actividad reciente, ha sido utilizado desde la antigedad por el hombre, primero en forma emprica, en actividades como la agricultura, la pesca, la caza, la produccin de artefactos para uso diario, entre otros; donde comparaba lo que espera producir, pescar con lo real. En la Revolucin Industrial, el control se hizo ms necesario y se formaliz su aplicacin utilizando diversas tcnicas que hasta la fecha se ocupan. La aplicacin del control ha permitido mejorar las actividades por que al comparar lo planeado con lo realizado, identificar desviaciones y las causas que lo generaron, retroalimenta la forma de hacer las cosas. Un ejemplo muy sencillo fue la produccin de maz, al comparar que no se produca lo mismo que aos anteriores, se identificaron las causas y se lleg a la conclusin que se debi a la falta de agua o minerales que la tierra no posea, entonces se crearon sistemas de riego y uso de fertilizantes. El control no solamente se debe realizar hasta el final, es importante que en cada etapa del proceso administrativo se controle, con el propsito utilizar adecuadamente los recursos asignados. En esta ltima Unidad se desarrolla el tema del control, cuyo objetivo es identificar que el proceso administrativo es utilizado en cualquier disciplina.
138
7.1 CONCEPTO DE CONTROL El proceso administrativo consta de las etapas de planeacin, organizacin, direccin y control, cuando se han puesto en marcha las tres primeras, es necesario llevar a cabo una revisin de lo planeado, organizado y ejecutado, con el objeto de ofrecer una retroalimentacin, ah es donde entra la fase de control. El control, como ltima etapa del proceso administrativo, mide y corrige el desempeo individual, departamental y organizacional, con el propsito de identificar si concuerda con los planes y objetivos de la empresa. En esta fase se identifican las desviaciones tanto en forma cualitativa como cuantitativa, con el fin de retroalimentar a la planeacin. A continuacin mencionaremos algunas definiciones del control con la intencin de tener un mayor conocimiento. Burt K. Scanlan: el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
88
George R. Terry: el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,

valorizndolo y, si es, necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.89
En conclusin, podemos decir que el control previene y mejora las operaciones, es un medio de retroalimentacin que sirve para reiniciar el proceso administrativo. El control debe estar relacionado con lo planeado, sino se planea, qu podemos controlar. Cuando se planea deben ser muy claros los objetivos, por ejemplo, si nuestro objetivo para el siguiente ao es un incremento en las ventas, pero no se determina el %, ser lo mismo tener un incremento del 1% o del 10%, por eso se deben establecer estndares en forma cuantitativa y cualitativa, para detectar las desviaciones y poder establecer las medidas
88
89
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 191. Idem., p. 192.
139
correctivas. Se debe contar con elementos de control para realizar esta actividad. Elementos del control
Principios del control Cuando se ejecuta el control, se debe identificar que exista un equilibrio entre lo que se delega y el control establecido,90 que existan estndares que ayuden a identificar las desviaciones que se presenten, analizando las causas y que stas se entreguen con oportunidad para que se tomen las medidas correctivas. Establecer el control no debe ser caro, se debe estudiar el costo-beneficio, adems, el que controla debe ser independiente a lo que controla, lo que permitir tener libertad de criterio.
90
No podemos delegar y no controlar, de ser as posteriormente las actividades se van a salir de control.
140
Lo manera:
anterior,
se
esquematiza
de
la
siguiente
Principios del control

Equilibrio. Estndares Oportunidad Desviaciones Costeabilidad Excepcin El control debe aplicarse a las actividades ms representativas Funcin controlada. Debe ser diferente el rea que controla a la controlada A cada grupo de Deben existir El control debe Se deben analizar La implementacin de sus causas delegacin se le debe estndares para ser oportuno para un sistema de control proporcional el grado poder medir tomar no debe exceder en de control correcciones. costo. correspondiente
Tipos de control Durante el desarrollo diario de operaciones de las empresas, se identifican tres clases de control, las cuales siguen el siguiente proceso:
141
2. Mencione una actividad donde haya utilizado los diferentes tipos de control. 7.2. IMPORTANCIA Determina y analiza las causas de las desviaciones. Proporciona informacin sobre la ejecucin de las actividades. Implanta medidas para corregir las actividades y alcanzar los objetivos. Al controlar se salvaguardan los recursos de la empresa. Retroalimenta a la nueva planeacin. Mejora calidad. Agregar ms valor a la empresa. Facilitar la delegacin del trabajo. Propsito y funcin del control El propsito del control es garantizar que los planes tengan xito, porque al detectar desviaciones con oportunidad, se pueden adoptar acciones de correccin que permitan lograrlos. Para conseguir los objetivos, se deben considerar los siguientes factores para controlar: a) Cuantitativos. Cantidad (mide volumen), tiempo (determina
estimaciones de tiempo) y egresos (desembolsos realizados). Ejemplo: el objetivo es aumentar las ventas en 15% dentro de los siguientes cuatro meses, para lograrlo se estima incrementar las promociones con un presupuesto de $50 000, manejando los factores tenemos los siguiente: Cantidad: Aumento en ventas de 15%. Tiempo: cuatro meses. Egreso: $ 50 000.
142
b) Cualitativo. Calidad, es la combinacin de esfuerzos para realizar una actividad. Calidad. Aumentar las ventas en los siguientes cuatro meses no disminuir la atencin a los clientes La funcin del control es proporcionar los elementos adecuados a los supervisores, gerentes, directores, para garantizar que se cumpla con los planes establecidos. Consideramos que les surge la duda, quin es el que controla?, y la respuesta es sencilla: 1) 2) 3) 4) Cada uno de nosotros controla sus actividades en costo y tiempo. Los supervisores, jefes de departamento, gerentes, directivos deben controlar las actividades que realizan sus subordinados. El gobierno controla las actividades de sus funcionarios pblicos y de sus diferentes dependencias (ejemplo: Secretarias de Estado). Los profesores controlan el acceso al saln de clases, as como la entrega de tareas, participaciones, entre otros. Como se puede ver, en los diferentes sistemas existentes se establecen estndares con el objeto de llegar a objetivos y el control viene a identificar que se cumplan, en caso de no hacerlo, obtiene las desviaciones y las causas, corrige y retroalimenta con el propsito de mejorar los objetivos.
1. Mencione un ejemplo de objetivos donde se manejen los factores cuantitativos y cualitativos. 7.3 ETAPAS El control no slo se realiza con una sola actividad, sino existen diferentes etapas, a saber:
143
Para ilustrar las etapas, se utilizar el ejemplo anterior: donde el objetivo era aumentar las ventas en 15% dentro de los meses de septiembre a diciembre, para lograrlo se incremento el presupuesto de promocin a $50 000. En el mes de enero del siguiente ao, se identifica que en el periodo de septiembre a diciembre aumentaron las ventas en 16% y los gastos de promocin fueron de $80 000. 1) Identificar el estndar. Aumento en ventas de 15% y gastos de promocin incremento de $50 000. 2) Medicin de resultados. Aumento de septiembre a diciembre en ventas de 16%, y en gastos de promocin se gastaron $80 000. 3) y 4) Comparacin y deteccin de desviaciones. Para esta etapa se recomienda utilizar un cuadro comparativo como se ilustra a continuacin:
144
Concepto Ventas
Periodo Sept-Dic
Importe estimado 100 000
Importe real 116 000
Diferencia en Pesos 16 000
Diferencia en % 16%
Observacin Lo planeado era 15%, real fue y 16%, derivado de promocin nuevos contratos
Promocin
Sept-Dic
50 000
80 000
30 000
60%
No se realizaron correctamente los presupuestos.
En este cuadro solo aparece de septiembre a diciembre, pero se recomienda manejar el acumulado del ao, as como un comparativo con el ao anterior. Entre ms informacin se tenga sobre el tema que se trate, nos permitir tomar mejores decisiones, pero no hay que exagerar con la informacin. 5) Correccin. Derivado de las causas de las desviaciones sern las medidas de correccin aplicar. Estas medidas van desde la correccin en la planeacin, llamadas de atencin, suspensin o liquidacin de los responsables de su realizacin, supervisores, jefes de departamento, gerentes o hasta directores. 6) Retroalimentacin. El resultado de los puntos anteriores nos permitir tener nuevos elementos para la nueva planeacin, para que est lo ms cercano a la realidad. Adems de poder desarrollar cursos opcionales de accin. El control eficaz exige la alimentacin adelantada.
1. Mencione un ejemplo donde pueda aplicar las etapas de control.
145
Control por reas funcionales Cada una de las reas funcionales de la empresa maneja su proceso administrativo, por lo tanto deben controlar las actividades con el objeto de lograr los objetivos propuestos en la planeacin. En el siguiente diagrama esquematizamos las reas funcionales de la empresa con algunas de las actividades que realizan y que deben ser sujetas a control:
Las actividades que se mencionan son enunciativas ms no limitativas, de acuerdo con las necesidades de las empresas, existirn ms acciones de control a realizar.
1. Investigue con algn conocido que medidas de control se establecen en el rea donde trabaja y en caso de no cumplir con los objetivos, cules han sido las medidas correctivas.
146
7.4. TCNICAS DE CONTROL Son las herramientas que utilizan los jefes, gerentes, directivos y administradores para poder realizar el control. Son muchas las tcnicas que se usan, en este apartado slo las mencionaremos de manera informativa. 1) Contabilidad. Preparacin de estados financieros. 2) Auditoria. Revisin de actividades. 3) Presupuestos. Sistemas de informacin Estimacin de (Financieraadministrativa)
ingresos, gastos, intereses. 4) Reportes. Ejemplo: asistencia, ventas, gastos, etc. 5) Informes. Semanales, mensuales. 6) Formas. Ejemplo: solicitud de cheque, vacaciones, traspaso mercanca, etc. 7) Archivos. expedientes 1) Procesos. devoluciones). 2) Procedimientos. Ejemplo: pago de bancarios, etc. Ejemplo: compras, Ejemplo: de personal, facturas, crditos
Tcnicas de control GrficasDiagramas
nmina, pago a proveedores, otorgamiento de crdito, etc. 3) Grficas de Gantt. Establece tiempo y responsable actividades. de realizacin de
Estudio mtodos
de Tiempos y movimientos.
147
Mtodos
Redes. Investigacin de operaciones. Estadstica. Clculos probabilsticos. Programacin dinmica.
Camino y PERT
crtico
cuantitativos Modelos matemticos.
Control interno
91
Por su relevancia, se explicar, brevemente, qu es el camino crtico y PERT. Las grficas de Gantt se usan cuando los proyectos contengan actividades cortas o sean secuenciales, pero cuando se poseen varias actividades, se debe tener relacin entre ellas y la tcnica que se usa es PERT (Program Evaluations and Review Technique), tcnicas de evaluacin y revisin de programas. El PERT es la base para encontrar la ruta crtica (CPM), que determina actividades y costos. La forma de representacin vara, en ocasiones se usan lneas, en otras crculos, o en como la siguiente, cuadrados:
91
148
Ahora se explica en qu consisten las tcnicas. Son los medios de donde se obtiene informacin. Los Sistemas de informacin sistemas de informacin son variables en cada empresa de acuerdo a sus necesidades. Deben ser oportunos, confiables, accesibles en su costo y manejo. Tcnicas de control Grficas GrficasDiagramas Estudio de mtodos Mtodos cuantitativos Control interno se refiere presentan a la la esquematizacin continuidad de de las actividades y tiempos. Diagramas actividades. Analiza las actividades en tiempo y movimientos, con el propsito de mejorarlos. Sistemas que controlan programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de actividades, entre otros. Es el establecimiento de polticas y procedimientos para la salvaguarda de los activos de la empresa.
Se pueden usar varias tcnicas a la vez, lo importante es que de acuerdo con los resultados obtenidos, se retroalimente y se d seguimiento a las medidas correctivas. Errores comunes del control En ocasiones el sistema parece una cacera de brujas, busca culpables, en lugar de causas y soluciones. Es agresivo y provoca hostigamiento, o que el personal se sienta atacado. Obsesivo, existen demasiadas inspecciones, provocando que sea costoso.
149
Es recursivo, repetitivo en lo que paso lo que limita la toma de medidas correctivas.
1. Investigue como se aplica el control en Mxico, Estados Unidos y Japn, elabore cuadro comparativo. 2. Seleccione una empresa e investigue las tcnicas de control que utiliza. 3. Si lo contrataran en una empresa donde va a realizar actividades a fin de la carrera que estudia, que medidas de control implementara y para qu.
150
AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una V si la aseveracin es verdadera o una F si es falsa. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Respuestas: 1. V 6. a 2. F 7. d 3. F 8. f 4. h 9. c 5. b 10. e El estndar es un requisito para establecer el control. La evaluacin de la actuacin es un estndar cuantitativo. El control solo se debe aplicar a las actividades ms representativas de recursos humanos. El control se debe aplicar aunque su costo sea muy ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) representativo. El control facilita informacin acerca de la ejecucin de los planes. La medicin de resultados es la primera etapa del proceso de control. La retroalimentacin establecer permite que se establezcan medidas ( las ( ( ( correctivas en los planes. Se deben sistemas de control en todas actividades de la empresa. El control significativo se realiza de manera espordica. La contabilidad es una tcnica de control. ( ( ( ) ) )
151
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a la respuesta correcta: a) Sistemas de informacin. b) Control preliminar. c) Control interno. d) Cualitativo. e) Produccin. f) Identificacin de estndares. g) Tcnicas de control. h) Cuantitativo. i) j) Tcnica de estudio de mtodos. Ventas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (_j_) (_ _) (_ ) (_ ) ( ) ( ( ( ) ) ) El control de servicio al cliente se realiza por parte del rea de Son las herramientas que utilizan los jefes, gerentes y administradores para controlar Analiza las actividades en tiempo y movimientos, con el propsito de mejorarlos El tiempo es un factor de control de tipo Se da previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos. La contabilidad es considerada una tcnica de La calidad es un factor de control de tipo Es la primera etapa del proceso de control. Se refiere al establecimiento de polticas y procedimientos para la salvaguarda de los activos de la empresa. rea que se encarga del control de inventarios
(_ _) ( )
Respuestas: 1. j 6. a 2. g 7. d 3. i 8. f 4. h 9. c 5. b 10. e
152
BIBLIOGRAFA
Libros:
Carroll, Lewis, Cuento Alicia en el pas de las maravillas, Espaa, Saldaa, 2008.
Chiavaneto, Idalberto, Introduccin a la teora general de la administracin, Mxico, Mc Graw Hill, 2002.
Hernndez Sergio,
Administracin,
pensamiento,
proceso,
estrategia y
vanguardia, Mxico, Mc Graw Hill, 2006. Hernndez, Sergio, Introduccin a la Administracin, Mxico, Mc Graw Hill, 2004.
Munch, Lourdes, Administracin, escuelas, proceso administrativo, reas funcionales y desarrollo emprendedor, Mxico, Pearson, 2007.
Munch, Lourdes, Fundamentos de Administracin, Mxico, Trillas, 2009. Reyes, Agustn, Administracin moderna, Mxico, Limusa, 2006.
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Rodrguez, Joaqun, Cmo Administrar pequeas y medianas empresas, Mxico, Thomson Editores, 2001.
Rodrguez, Joaqun, Direccin moderna de organizaciones, Mxico, Thomson Editores, 2004.
Pginas Web
Cierre de la paraestatal Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de Michoacn Proart), Fuente: http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura& article=016n1cul
Cualidades del empresario, Fuente: http://www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf
Eficiencia vs eficacia, Fuente: http://www.rrhhmagazine.com/inicio.asp?url=/articulo/gestion14.asp Fracaso Pymes, Fuente: http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16
La tica como fuente de ventaja competitiva. Fuente: http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/297-definicion-y-enfoque-de-laetica-empresarial.html, Mxico, 2010.
154
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Misin Nafin, Fuente: http://www.nafin.gob.mx, Mxico, 2010.
155
GLOSARIO
Actitud Actuacin evaluativa favorable o desfavorable ejercida hacia algo o alguien, que se representa en nuestras creencias, sentimientos o conducta percibida por las dems personas. Actividad/tarea Situaciones laborales que consumen tiempo y recursos, y permiten un resultado concreto en un plazo determinado. Administracin Disciplina que tiene como propsito la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social con la finalidad de lograr sus objetivos con la mxima productividad y calidad. Administrador Es la persona que influencia a los subordinados, para el logro de objetivos tanto personales como organizacionales o institucionales. Alternativa Opcin entre dos cosas o ms. Anlisis Accin de fragmentar una cosa o problema en tantas partes como sea necesario, para descubrir la naturaleza de stas, sus relaciones y obtener conclusiones objetivas del todo. Auditoria Revisin, verificacin, comprobacin, y evidencia aplicada a la empresa.
156
Autoridad Derecho delegado que se da a una persona o departamento para controlar procesos, practicas, polticas u otros asuntos especficos, relacionados con actividades que lleva acabo el personal a su cargo. Calidad Se refierea las caractersticas especificas del producto que responden a las demandas del cliente. Cargo Conjunto de tareas y responsabilidades que establecen el trabajo concedido a un solo empleado. Clima organizacional Concepto referente a las percepciones del personal de una organizacin sobre el ambiente global en que desempea sus funciones. Compensacin Todo tipo de estmulo que los individuos reciben a cambio de su trabajo. Comportamiento organizacional Anlisis de los individuos y de los grupos en el mbito de la organizacin. Controlar Accin de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema de organizacin en un tiempo y espacio definidos. Coordinar Controlar el rumbo armnico que este concordado con todos los elementos que laboran en el trabajo
157
Creatividad Reproduccin de una idea nueva. Delegar El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales con el fin de realizar actividades especficas. Departamentalizacin Fase del estudio administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un Todo, estableciendo los niveles de especializacin y complejidad de todas los elementos o componentes del trabajo y dando figura al organigrama. Dirigir Motivar a los grupos humanos para que logren sus objetivos y vean los resultados con determinados recursos Direccin Proceso de administrar e influir en las actividades de los elementos de la organizacin relacionadas con las tareas. Divisin del trabajo Acto de fragmentar el trabajo total de una organizacin, por especializaciones y niveles de dificultad. Eficacia Capacidad para definir los objetivos precisos hacer lo indicado. Eficiencia Capacidad para reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin hacer las cosas bien.
158
Estrategia Esquema cuyo contenido es la determinacin de los objetivos o propsitos de largo plazo de la empresa y los cursos de accin a seguir. Es la forma de organizar los recursos. Evaluar Accin de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio especficos. Es buscar las causas de su comportamiento, comprenderlas e introducir medidas correctivas oportunas. Franquicia Contrato para otorgar una licencia, a travs de ste una empresa vende un paquete que pertenece a una marca registrada, maquinaria, materiales y lineamientos administrativos. Gerente Personal de una organizacin que posee autoridad para decidir sobre asuntos que comprometen a empresa. Influencia La habilidad para hacer que otro realice algo, sin utilizar poder ni autoridad. Fines Son los efectos que se adquieren con el logro de los objetivos. Flujograma Grfica que representa el flujo y nmero de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento con la finalidad de generar un bien o un servicio. Concierne a la ingeniera de sistemas y tambin se nombra tambin algoritmo, lgica o diagrama de flujo. La ingeniera industrial utiliza otro diagrama conocido
159
como de proceso, recorrido u hoja de ruta con una simbologa diferente a la de sistemas. Al igual que el primero, se utiliza en el diseo de procesos y procedimientos. Funcin Precepto formal permanente e impersonal de una estructura o de un puesto de trabajo. Gerencia Funcin por medio de la cual las empresas y el Estado consiguen resultados para satisfacer sus respectivas demandas. Liderazgo Proceso objetivo. Manual Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre una determinada materia de la organizacin. Se trata de un compendio, una coleccin de textos seleccionados y fcilmente localizables. Manual de funciones Documento equivalente al Manual de Organizacin. Cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organizacin. Trata de la descripcin departamental, de funciones y de productos. para administrar y movilizar personas y/o ideas. Influencia interpersonal ejercida en una situacin,cuyo fin es la consecucin de un
160
Manual de organizacin Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organizacin. Su contenido trata de organigramas y descripcin departamental, de funciones y de productos. Manual de polticas Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre las polticas, normas e instrucciones regidoras del quehacer de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organizacin. Su contenido trata de polticas, normas e instrucciones. Manual de procedimientos Documento cuyo contenido es vlida y clasificada sobre la estructura de produccin, servicios y mantenimiento de una organizacin. Su contenido se refiere a los procedimientos de trabajo, que requieren especificacin de su naturaleza y alcances, la descripcin de las operaciones secuenciales con la finalidad de lograr el producto, las normas que le afectan y una grfica de proceso (hoja de ruta, flujograma). Manual de puestos Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingresos y valoracin, de cierta organizacin. Su contenidose refiere a los puestos de trabajo, especificaciones de su naturaleza y alcances, valoracin, la descripcin de sus funciones y el perfil de los productos de salida. Manual tcnico Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre la estructura y modo de controlar un aparato. Su contenido destina un porcentaje
161
menor a la descripcin y uno mayor a la grfica. Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehculos, etctera. Meta Es el parmetro del objetivo especfico. Muestra la cantidad y unidad de medida del producto deseado y el tiempo y lugar para realizarlos. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localizacin. Mtodo Proceso lgico de pasos o etapas para lograr un objetivo especfico. Misin Intencin, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una organizacin, un rea o un departamento. Motivo principal de una organizacin. Modelo Observacin de la realidad para representar de manera simplificada algunos fenmenos del mundo real. Negociacin Proceso interactivo, a travs de ste, dos o ms actores buscan maximizar sus beneficios individuales por medio de un acuerdo en una situacin de interdependencia y con intereses en conflicto. Normas Pautas para la conducta aceptada y esperada. Patrones de conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus elementos.
Objetivo especfico
162
Se trata de la especificacin de una parte del objetivo general. El conjunto de propsitos especficos logran el objetivo general. Objetivo general Se especifica como un deseo a lograr. Organizar Acto de acopiar e integrar de manera dinmica y racional los recursos de una organizacin o plan, con la finalidad de lograr resultados previstos por medio de la operacin. Organigrama Es la presentacin en una grfica de la estructura formal de cierta organizacin, segn su divisin especializada de trabajo y niveles jerrquicos de autoridad. Plan Grupo de programas y proyectos que se relacionan entre s y conducen a un objetivo comn. Tambin conjunto armnico de actividades con la finalidad de alcanzar un resultado concreto. Planificacin Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y utilizar los recursos escasos con el fin de alcanzar objetivos y metas en un tiempo y espacio predefinidos. Poltica Grupo de estrategias, normas y parmetros de una organizacin, las cuales dirigen la actuacin de los funcionarios con el fin de logras sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuacin. Presupuesto
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Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo formado por programas, proyectos y actividades que deben realizarse por una organizacin, se presentan en determinadas clasificaciones. Problema Situacin que no se considera normal, respecto a las conductas o hechos frecuentes, en un momento o lugar determinado. Procedimiento Ciclo de operaciones que implica a varios trabajadores que laboran en diversos sectores y que se establece con la finalidad de asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones que forman arte de la produccin de un determinado bien o servicio. Producto Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, originado de una actividad realizada. Programa Conjunto total de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio determinados y con recursos especficos. Sus finalidades son "servicios". Proyecto Conjunto organizado de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio definidos, con recursos establecidos. Sus resultados son "bienes de capital". Puesto Conjunto de responsabilidades que una persona debe realizar; sta goza de ciertos requisitos y remuneracin.
164
Recursos Son los medios que se utilizan para la realizacin de actividades. Generalmente son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta fsica y tiempo. Responsables Son aquellas personas que reciben rdenes de sus superiores o las tienen en virtud del puesto que realizan, sobre actividades a su cargo. Hay de dos clases: unidades organizativas o funcionarios. Sistema Es un proceso formado por un conjunto de partes que se relacionana entre s, capaces de transformar insumos en productos para satisfacer necesidades de su ambiente. Hay diversos tipos: insumos-proceso-productos-ambiente, al igual que, abiertos y cerrados. Supervisar Se trata de vigilar los hechos de un trabajo para que se realicen conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar acordados. Trabajo Accin humana, individual o colectiva, que funciona para obtener un producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo y espacio definido; cuenta con el apoyo de otros recursos.
165

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REBECA CORDOVA LOPEZ

Red Tercer Milenio

REBECA CORDOVA LOPEZ

RED TERCER MILENIO

Revisin editorial: Eduardo Durn Valdivieso

137 138 139 142 143 147 151 153 156

Corto, mediano y largo plazo

UNIDAD 1 LA EMPRESA COMO UNIDAD ECONMICA

Es la unidad productiva o de servicio que,

Actividad en la cual varias personas cambian

Conjunto de actividades humanas colectivas,

Propician rendimientos a los inversionistas

Satisfacen necesidades de la comunidad, bienes y servicios

Propician la investigacin y el desarrollo tecnolgico

Crean fuentes de empleo

fuente de ingresos (trabajadores, proveedores y emprendedores.

maquinaria ligera etctera.

b) Comerciales: son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin

Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 44-48.

Munch Lourdes, Administracin., p. 148.

maneja un criterio que a

Industria 1-30 31-100 101-500 500 en adelante

Sector Comercio 1-5 6-20 21-100 101 en adelante

Servicios 1-20 21-50 51-100 101 en adelante

c) Produccin. El grado de maquinacin del proceso de produccin define el

d) Ventas. Define el tamao de la empresa con relacin a la cobertura de

Pblicas Origen del Capital

Criterio Econmico Constitucin Legal

Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.

1) Ingeniera del Producto

Pruebas de ingeniera Asistencia a mercadotecnia

2) Ingeniera de la planta 3) Ingeniera industrial 4) Planeacin y control de la Produccin produccin

6) Fabricacin 7) Control de Calidad

Registros de inspecciones Mtodos de recuperacin

Planeacin y desarrollo del producto ( Empaque, marca)

3) Precio 4) Distribucin y logstica 5) Ventas 6) Comunicacin (Promocin, publicidad y relaciones pblicas)

Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 52-53. Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.

Financiamiento Planeacin financiera Relaciones financiera Tesorera Obtencin de recursos Inversiones

2) Capacitacin y desarrollo Recursos Humanos 3) Sueldos y salarios

6) Higiene y seguridad industrial 7) Planeacin de recursos humanos e) Sistemas.

Externos.- prstamos, crdito de proveedores instituciones bancarias, emisin de valores.

Cualidades del empresario segn Nafin fuente: www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf, Mxico, 2010

2. Investigue dos casos de empresas que tuvieron comportamientos no ticos.

3. Define los siguientes valores:

Respuestas: 1) F 6) F 11) F 2) V 7) F 12) F 3) V 8) V 13) F 4) V 9) F 14) F 5) F 10) F 15) V

Temario 2.1. Antecedentes 2.2. Concepto 2.3. Importancia

Munch Lourdes, Fundamentos., p. 17.

Se disea el cdigo de Hamurabi, donde se ilustra la jerarquizacin de la sociedad,

Antigedad grecolatina Aparece el esclavismo.

Idem, p. 17-18. Idem, p. 18. 27 Idem, p. 19-20.

poca precolombina: en sta predominaron las culturas: Maya, Olmeca y

poca Colonial: en esta poca fueron implantados sistemas que provenan

Idem, p. 20. Idem, pp. 20-21.

Mxico independiente: esta poca se caracteriz por la inestabilidad, debido

Reforma: en esta poca se dieron cambios relevantes como la separacin

Porfiriato: aqu se dieron cambios importantes en aspectos industriales,

Revolucin Mexicana: se caracteriz por un desequilibrio y desorden en el

Rgimen pos-revolucionarios: surge la Constitucin Mexicana y en el

poca moderna: en esta poca se encuentran estructuras bien definidas en

Idem, pp. 20-21.

Robert F. Buchele: El Proceso de trabajar con y a travs de otras personas a

Harold Koontz y Cyril ODonnell: Es la direccin de un organismo social y su