Diseo de organizaciones eficientes Henry Mintzberg Los principales conceptos a tratar: Mecanismos de Coordinacin Partes Componentes de una organizacin

izacin Parametros de diseo Factores de Contingencia Diseos Estructurales

Mintzberg tiene como premisa que toda actividad humana plantea 2 requisitos de los cuales no podra prescindir, ellos son: La divisin del trabajo y la coordinacin de las tareas y los trabajos. Un concepto principales que maneja Mintzberg es que la estructura de una organizacin puede definirse como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido y coordinado. Los mecanismos de coordinacin que plantea Mintzberg son 5 y estan perfectamente delimitados y definidos: Adaptacin Mutua: La coordinacin del trabajo se consigue mediante la simple comunicacin informal Supervisin Directa: La coordinacin se consigue cuando una persona toma responsabilidades por el trabajo de otras, dando ordenes y controlando las acciones del mismo. Estandarizacion del proceso de trabajo: La coordinacin se consigue cuando los contenidos del trabajo estan programados Estandarizacion de Resultados: La coordinacin se fundamenta en el resultado del trabajo especificado. Estandarizacion de las Habilidades: Cuando se determinan los conocimientos necesarios para efectuar la tarea o trabajo.

Hay 5 partes componentes de la organizacin finamente delimitadas: 1. Cumbre Estrategica: Tienen la responsabilidad general de las decisiones que se toman en la organizacin. Se busca asegurar el cumplimiento de la misin de la organizacin y buscar la maximizacin de los objetivos. Supervision Directa, Relacion con el ambiente y estrategia (que lo define como la fuerza medidora entre la organizacin y el ambiente) 2. Linea Media (Gerentes): Une a la cumbre estratgica con el nucleo operativo funcionando como un nexo y corre a lo largo de lneas escalares con autoridad formal. Supervision Directa al igual que la cumbre, se encarga de generar el feedback (ida y vuelta entre empleados) y el enlace con otras areas 3. Nucleo Operativo: Realiza trabajo bsico relacionado con la produccin de insumos y servicios. Trabaja con insumos, los transforman, distribuyen la produccin y proveen apoyo directo al staff.

4. Tecnoestructura: Son los que analizan y funcionan como empleados de apoyo. Disean, planean, modifican, y afectan los procesos de produccin siriviendo para la estandarizacion en la organizacin. 5. Staff de Apoyo: Suministra apoyo a la organizacin fuera de su corriente de trabajo operacional. Suministran servicios, se agrupan en distintos niveles y pueden llegar a ser mas grandes que los nucleos operativos. FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN

La organizacin en su interior funciona de manera sistematica. Hay 5 flujos que determinan y regulan la actividad organizacinal que lleva a cabo: Flujo de la autoridad Formal: Es una visin tradicional del organigrama, que nos permiten diferenciar con facilidad posiciones existentes dentro de la organizacin, como se agrupan dichas oposiciones y como fluyen entre ellas. La autoridad formal no representa mas que un sujeto sumamente limitado de la organizacin se ha de estudiar y entender para poder comprender el funcionamiento de la misma. Flujo de la actividad regulada: Esta constituido por las diferentes tareas del nucleo operativo. Se pueden diferenciar 3 flujos: -El trabajo operacional -Las decisiones, ordenes e instrucciones bajando por la jerarqua administrativa para controlar el nucleo, y la informacin retroalimentada apoyada en los resultados.

-La informacin de asesoramiento o staff, llegando desde los lados a las decisiones de lnea. Flujo de la comunicacin informal: En todo organizacin coexisten con la organizacin formal y la informal, conformada esta ultima por grandes centros de poder no oficial y grandes redes de comunicacin informal, que a veces, burlan los canales de autoridad y comunicacin. Las constelaciones de Trabajo: La organizacin informal sigue determinadas pautas, que lo relacionan con el sistema de autoridad formal, asi podemos ver en las organizaciones la agrupacin de la gente con sus pares para realizar sus tareas y tomar decisiones adecuadas a su nivel jerarquico. Estas uniones estan muy poco conectadas con las dems. Flujo de las decisiones ad-hoc: Representa la corriente de una decisin estratgica desde el principio al fin. Por ejemplo, si un cliente le hace una sugerencia a su vendedor y esta sube los distintos niveles de la jerarqua, en la cima se toma la decisin de analizar una propuesta para modificar el producto, la cual es aprobada y posteriormente ejecutada, lo que le permite al vendedor regresar al cliente con el nuevo producto. Parametros de diseo El diseo presupone albedrio, una capacidad para alterar los sistemas. En el diseo de estructuras, son los elementos que se utilizan en el diseo de la organizacin, los cuales afectan sobre la divisin del trabajo y los mecanismos coordinadores, afectando el funcionamiento de la organizacin. Los distintos parametros son: Diseo de puestos: Cuenta con 3 elementos fundamentales: Especializacion de tareas, Formalizacion del comportamiento y Preparacion y Adoctrinamiento. -Especializacion de tareas: a. se analiza la amplitud de cada puesto, cuantas tareas hace cada empleados y cuan estrechas son las mismas. -Especializacion Horizontal: una persona hace una tarea -Ampliacion Horizontal: una persona hace varias tareas b. Profundidad del puesto, control sobre el trabajo a realizar. -Especializacion Vertical: una persona supervisa una tarea -Ampliacion Vertical: una persona ejecuta varias tareas y las controla. -Formalizacion del Comportamiento. Se formalizo de 3 maneras: segn el puesto, segn el flujo de trabajo y segn las reglas del trabajo. -Capacitacion y Adoctrinamiento

Diseo de Superestructura: gira entorno al agrupamiento (sobre que bases han de agruparse los puestos)y las dimensiones, que medida ha de tener la unidad. Diseo de Vinculos Laterales: Sistema de Planeamiento y Control. Dispositivos de Enlace: Gerentes integradores, posiciones de enlace y comits permanentes con estructuras matriciales. Diseo del Sistema de toma de decisiones: Descentralizacion Vertical: Cuando el poder formal se delega en forma jerarquica hacia los gerentes de lnea Descentralizacion Horizontal: El grado en donde el poder formal se dispersa fuera de la lnea jerarquica hacia los no administradores. Centralizacion Horizontal y vertical Descentralizacion horizontal limitada selectiva Descentralizacion vertical limitada paralela Descentralizacion vertical y horizontal selectiva Descentralizacion vertical y horizontal.

Factores de Contingencia Existen diversos factores de contingencia o situacionales que influyen en la seleccin de estos parametros de diseo y viceversa. Algunos de estos factores pueden ser: la edad y tamao de las personas, la tecnologa con que se cuenta, el medioambiente o entorno y el poder. A. Edad y Tamao: -Mas antigua mas formalizada -La estructura refleja la antigedad -Mas organizacin mas elaborada su estructura (mas especializacin de tareas, unidades diferenciadas y desarrollada su administracin) -Mas organizacin y mas dimensin de las unidades -Mas organizacin y mas formalizacin B. Sistema Tecnico: -Mas regulador, mas formalizado el trabajo y burocracia en el nucleo operativo. -Mas sofisticacin, mas elaborada la estructura no operativa, mas staff de apoyo, enlaces y ajustes mutuo. -Automatizacion del NO transforma una burocracia en una organica. C. Ambiente o Entorno -Mas dinamismo mas organica. -Mas complejidad y mas descentralizacion -Mas diversificacin y mas divisin de unidades. -Mas disparidad mas descentralizacion selectiva. D. Poder -Mas control externo, mas centralizacion y formalizacin -Mas necesidad de poder y centralizacion -La moda impacta a la estructura.

CONFIGURACIONES Surgen de la combinacin de los mecanismos bsicos de coordinacin, las partes bsicas de la organizacin y los factores situacionales. Hay 5 configuraciones posibles dentro de la organizacin: Estructura Simple Burocracia Mecanica Burocracia Profesional Forma divisional Adhocracia

La estructura simple cuenta con supervisin directa de las tareas, cumbre estratgica, poca preparacin y formalizacin, centralizacion y estructura organica. Joven, pequea, sistema tcnico simple y necesidades de centralizar el poder. La Burocracia Mecanica cuenta con estandarizacion de procesos de trabajo, tecnoestructura, y