Definicin de la contabilidad: La contabilidad es la tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin financiera expresada en unidades monetarias

de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables. Objetivos de la contabilidad: La contabilidad, por ser un sistema de informacin, debe reunir fundamentalmente las caractersticas de ste, a saber: utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad, para que cumpla los objetivos siguientes: Proporcionar el mximo de informacin indispensable para una acertada toma de decisiones en reas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc. Aplicar las prescripciones legales correspondientes. Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones, sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables con el tiempo. Obtener informacin que muestre la situacin econmica de la empresa frente a terceros. Registrar imparcialmente las transacciones. Permitir la interpretacin de los hechos registrados. 2. Organizacin Del Departamento De Contabilidad La organizacin contable est estrechamente ligada a la organizacin general de la empresa. Los trabajos contables son complementarios de los dems trabajos. La documentacin fuente consiste en formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros departamentos (la factura de un proveedor), los avisos de pago, de giro, etc.). Estos documentos son enviados a contabilidad para su registro. Las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos generalmente dan origen a registros contables, luego a estados y extractos de cuenta que emanan del departamento de contabilidad, constituyndose en la documentacin indispensable para la toma de ciertas decisiones importantes por parte de la direccin de la empresa y por los dems empleados responsables. La direccin es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que stos han de ser presentados. 2.1 Organizacin por objetos: La divisin segn el objeto se basa en que los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme la naturaleza del trabajo, tal como se indica en la figura 1, por ejemplo, de acuerdo con los grupos de mercancas con que opera la empresa, los grupos de clientes u otros criterios parecidos. Esto debe entenderse en el sentido de que se establezca una funcin o seccin independiente para cada uno de estos objetos, de manera que cada funcin atienda por si misma a todas las tareas necesarias, como son la compra, la fabricacin, la venta, la contabilizacin, etc., independientemente de las otras secciones principales.

DIRECCIN

MERCANCA A

MERCANCA B

MERCANCA C

VENTAS

PRODUCCIN

VENTAS

PRODUCCION

VENTAS

PRODUCCION

CONTABILIDAD CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Organizacin por Objetos 2.2 Organizacin por funciones: En la divisin por funciones, el trabajo se rene segn sus finalidades, de modo que cada departamento principal se ocupa de una labor funcionalmente uniforme (por ejemplo compras, fabricacin, ventas, etc.) para todos los grupos de mercancas, clientes, etc., con los que opera la empresa. (Figura 2). Ntese que en esta forma slo habra un departamento de contabilidad que comprender todos los ramos de la empresa. 2.3 Organizacin por objeto y funciones: En la prctica, los esquemas de organizacin no se dan puros, Internamente el departamento de contabilidad puede ser organizado de diferentes formas; como ejemplos se pueden citar los siguientes:

Un departamento dirigido por un jefe y con las secciones o grupos de trabajo denominados: Contabilidad de produccin (de costos), Planeamiento y presupuestos y Contabilidad general. Otra podra ser: un jefe y las secciones o grupos: Contabilidad financiera, Contabilidad de costos, Planificacin, Caja y estadsticas. El departamento contable est a su vez, constituido como unidad independiente de las otras divisiones de la empresa. Sus empleados deben permanecer imparciales frente al significado de los hechos por ellos registrados. La contabilidad debe quedar sometida a una revisin peridica para ser adaptada a las circunstancias, pero esta revisin debe hacerse en un orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas de trabajo. La organizacin contable como cualquier otra parte de la organizacin no puede ser modificada sin autorizacin especial.

3. Seleccin De Los Hechos A Registrar Hecho contable es todo movimiento o todo compromiso econmico o an todo valor que cambia de naturaleza o de caracterstica. Ejemplo: Pagos a terceros, contratacin de deudas, compras, contingencias, ventas al contado, depreciaciones, creacin de reservas, etc. Los hechos contables son seleccionados analizando las operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la direccin que fij los objetivos a alcanzar por la contabilidad. Se puede considerar tambin como hecho contable, el riesgo financiero, que puede originarse por el tiempo de uso de bienes o las circunstancias de la economa de un pas, que pueden alterar el nivel de ciertos valores. Esto debe prever registros para riesgos, riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones monetarias, litigios judiciales, etc. 4. CRITERIOS DE DISTRIBUCIN Para poder organizar la contabilidad, la direccin debe comenzar por establecer la forma de los informes contables o financieros que incluyen los estados financieros, que facilitarn a los jefes o miembros de la direccin la sntesis de la informacin necesaria para la toma de decisiones; es decir que, para subdividir y clasificar las cuentas adecuadamente, se debe empezar por tener la forma de dichos informes, para conocer qu informacin debe producirse. El contenido de los informes contables es esencialmente variable segn las finalidades que se persigan, las caractersticas de la empresa y las necesidades de los destinatarios (usuarios) de dichos documentos. Normalmente la informacin que stos proporcionan es extrada de la contabilidad. Todo dato de inters proviene originalmente de una cuenta o varias cuentas. Si la empresa establece un presupuesto, los rubros de ste deben corresponder a los rubros contables. Las cuentas son creadas y clasificadas en resmenes adaptando su ttulo a la estructura jerrquica o al organigrama de la empresa. Debe tenerse presente tambin que hay un lmite en la subdivisin de cuenta, ya que una aplicacin estricta de las reglas antes expuestas puede provocar un nmero de cuentas tan excesivo que terminara no solo por hacer prohibido el costo de la contabilidad, sino por perjudicar la claridad tan buscada. Un desglose excesivamente detallado no hace sino acumular informaciones que adems de no ser utilizadas por nadie, distraen la atencin y originan prdidas de tiempo. La finalidad de los agrupamientos y distribuciones de cuentas es la de determinar y apreciar los rendimientos y los costos. Las cuentas resultantes de la subdivisin de otra prueba son llamadas cuentas derivadas o divisionarias y funcionan en la misma forma que la cuenta principal. Toda clasificacin se establece de acuerdo a criterios claros y precisos que permitan denominar las cuentas en forma igualmente clara y precisa. Nada es ms peligroso como prever varias cuentas donde un empleado pueda asentar un mismo hecho, aunque no se puede evitar totalmente, conviene por lo menos reducirlos al mnimo. Por tanto, sean cuales fueran las circunstancias, la denominacin de una cuenta debe expresar concisa y claramente las caractersticas de los valores que registra. 5. EL MANUAL CONTABLE El manual contable es el documento en el que se definen las polticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa o grupo de ellas, que permite la sistematizacin del registro de sus operaciones y la preparacin de sus estados financieros. 5.1 a) b) c) d) e) f) Objetivos del manual contable Regular y uniformar el registro y preparacin de las operaciones contables; Servir de instrumento para la administracin; Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y preparacin de informes; Proporcionar informacin adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados; Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables; Permitir la revisin del funcionamiento del sistema contable.

5.2 Caractersticas del manual contable: Para el mejor logro de los objetivos del manual contable, ste debe reunir las caractersticas siguientes: a) Permitir el crecimiento o disminucin del nmero de cuentas, por adicin, intercalacin o eliminacin de las mismas, sin que ello implique prdida del origen de las cuentas;

b) Incorporar los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad y las prcticas contables del pas; c) Debe revelar, expresa o implcitamente, las polticas de contabilidad empleadas por la empresa; d) Escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fcil de comprender; e) La distribucin de cuentas debe responder a las necesidades de informacin y de organizacin de la empresa; f) En la medida en que el manual sea ms complejo, por la naturaleza de la empresa de que se trate, ste debe contener instrucciones que faciliten su manejo. g) Debe ser aprobado por la alta direccin de la empresa. 5.3 Contenido del manual contable Dependiendo del tamao de la contabilidad de una empresa, un manual podra limitarse al plan de cuentas. Para una contabilidad ms completa se sugiere el contenido que se aprecia en la figura siguiente:

7. Modelos de estados financieros 6. Jornalizacin

5. Descripcin de cuentas
4. Plan de cuentas 3. Instrucciones de uso del manual 2. Objetivos del manual 1. Introduccin

a) Introduccin: En esta parte se puede incluir un resumen de los antecedentes de la empresa y/o del manual, se puede tambin hacer referencia a circunstancias especiales de la contabilidad de que se trata. b) c) Objetivos que persigue el manual: puede ser el desarrollo de los citados en el punto anterior (5);

Instrucciones sobre el uso del manual: c.1) Obligatoriedad. Debe quedar expresamente indicado que el uso del manual no es optativo, sino obligatorio; c.2) Aclaraciones uso de ciertos trminos. Para que no haya lugar a diversas interpretaciones por cuestiones de semntica, deben definirse los trminos a utilizar en el manual; c.3) Procedimientos para modificar el manual. Qu y cmo debe hacerse cuando se presente la necesidad de cambiar algo en el manual y quin tiene autoridad para modificarlo (generalmente quien autoriza su emisin); c.4) Explicacin de la codificacin de cuentas utilizada. A veces conviene hacer una relacin parecida a la que se muestra en la literal d); c.5) Periodicidad en la preparacin de informes. En funcin de la naturaleza y las necesidades de informacin de la empresa, habr reportes que se produzcan a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente, etc.; c.6) Libros y registros que se utilizarn en la empresa. Adems de sealar qu libros contables se utilizarn, debe definirse en forma precisa la forma en que se captar la informacin al sistema contable. Esto puede hacerse por medio de plizas contables, en las que se formulan las partidas de diario completas, por medio de vouchers o fichas contables (Figuras 8 y 9), en los que se formulan las partidas separadamente por cuenta, se formulan tantas fichas como cuentas se carguen y se abonen y por medio de cheques vouchers, en los que al emitir un cheque (para sistemas que descansan en movimiento de efectivo) se elabora la partida contable en la parte inferior de la copia del cheque. d) Plan de cuentas: Tambin llamado nomenclatura, listas de cuentas o cuadro contable. Consiste precisamente de una lista de las cuentas (cdigo y nombre) ordenadas conforme el estado de situacin. La codificacin mas utilizada es la numrica decimal porque permite la integracin o desintegracin de cuentas, as como el crecimiento, intercalacin y eliminacin ordenada. Adems, facilita su procesamiento por medios electrnicos. Un ejemplo de dicha codificacin, es el siguiente: Un dgito Partes del balance general 1 ACTIVO 2 CUENTAS REGULADORAS DE ACTIVO 3 PASIVO

4 5 6 Dos dgitos 11 21 31 41 51 61 Tres o cuatro dgitos Cuenta 111 211 peracin 311 411 511 611 1101 2101 3101 4101 5101 6101

CAPITAL Y RESERVAS PRODUCTOS GASTOS Grupo de cuentas CIRCULANTE ESTIMACIN PARA CUENTAS MALAS CORTO PLAZO CAPITAL SOCIAL PRODUCTOS DE OPERACIN COSTO DE VENTAS

Caja y bancos Estimacin para documentos por cobrar de dudosa recuperacin Proveedores Capital autorizado Ventas Costo de ventas producto X

Ntese que el cdigo de cuenta puede ser de 3 dgitos, dependiendo de la cantidad de cuentas que se necesite utilizar. Con tres dgitos los grupos de cuentas slo puede contener nueve cuentas (el ltimo dgito vara de 1 a 9), en tanto que usando cuatro dgitos, un grupo podra contener hasta 99 cuentas (los dos ltimos dgitos varan de 01 a 99). Cuatro a seis dgitos Sub-cuentas o cuentas de segundo grado

1111 1101.01 Caja principal 3111 3101.01 Proveedores locales 5111 5101.01 Ventas locales Si fuera necesario puede crearse una divisin ms, es decir, crear sub-cuentas o cuentas de tercer grado. La codificacin se interpreta de la manera siguiente: Tomemos de ejemplo la sub-cuenta 3101.01 Proveedores locales 3 1 0 1 . 0 1 Proveedores locales Significado PASIVO CORTO PLAZO Proveedores Locales La funcin del punto (.) es de ayuda visual. e) Descripcin de cuentas. En esta parte se explica el uso de cada cuenta, por y lo que representa su saldo. Ejemplo: 3105 Gastos por pagar qu conceptos se carga, se abona

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe de los gastos incurridos por bienes y servicios que se encuentran pendientes de pago. O bien: 3105 Gastos por pagar Se abona por: El saldo que refleje esta cuenta al inicio del ejercicio. El importe de los bienes y servicios que quedan pendientes de pago. Se carga por: El pago parcial o total de los saldos adeudados. El saldo al final del ejercicio por el cierre contable.

Su saldo: Acreedor, refleja la obligacin a cargo de la empresa derivada de bienes y servicios recibidos. f) Jornalizacin. En algunos casos conviene incluir la forma de jornalizar las operaciones tpicas y/o las ms complicadas de la negociacin. g) Modelos de estados financieros y reportes. Es conveniente que la empresa adopte modelos especficos de estados financieros y de reportes que satisfagan las necesidades de informacin de la misma. Por supuesto que, respecto de los estados financieros deben respetarse los estndares que la profesin de Contadura Pblica tiene definidos en el medio. 5.4 APROBACIN: En virtud de que el manual contable debe satisfacer las exigencias de informacin de todos los niveles de la empresa, lo ms conveniente es que sea la gerencia quien lo aprueba para garantizar su observancia obligatoria.