NOES DE REDAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

A redao oficial tcnica Conceito Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. Interessa-nos trat-la do ponto de vista do Poder Executivo. CARACTERSTICAS A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Uso do padro culto da linguagem: As comunicaes que partem dos rgos pblicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidado brasileiro. Para atingir esse objetivo, h que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. No h dvida de que um texto marcado por expresses de circulao restrita, como a gria, os regionalismos vocabulares ou o jargo tcnico, tem sua compreenso dificultada. Conciso e Clareza A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. Uniformidade Esses mesmos princpios (impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso e uso de linguagem formal) aplicam-se s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nvel de linguagem. Padronizao

A redao oficial no , portanto, necessariamente rida e infensa evoluo da lngua. que sua finalidade bsica comunicar com impessoalidade e mxima clareza impe certos parmetros ao uso que se faz da lngua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalstico, da correspondncia particular, etc. Formas de tratamento na redao oficial tcnica A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas. Vocativos O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: (no se usa abreviatura sempre extensa para esses trs abaixo, outras autoridades podem). Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: Formas de Tratamento Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Autoridades Universitrias Autoridades Judicirias Autoridades Militares Autoridades Eclesisticas Excelncia

Recebem tratamento de Excelncia: 1) Autoridades eleitas (Unio: Presidente e vice, Senadores, Deputados Federais; Estado: Governador e Vice, Deputados Estaduais. Municpio: Consenso: Presidente da Cmara recebe tratamento de Excelncia, Polmica: Prefeito e Vereadores mas maioria diz que recebem tambm tratamento de excelncia) 2) Membros do MP e do Poder Judicirio (Procuradores da Repblica, Procuradores de justia, promotores de justia, Juizes de Direito, Desembargadores, Ministros do STF e STJ). 3) 1 escalo dos Executivos Estadual e Federal (Estaduais: Secretrios Estaduais; Federal: Ministros de Estados e os Diplomatas). 4) Altas patentes das trs foras armadas (Exrcito: Coronel e General; Marinha: Almirante; Aeronutica: Brigadeiro). Concordncia com os pronomes de tratamento Vossa: Com quem se fala (Ex: Vossa Excelncia gostaria de vinho?) Sua: De quem se fala (Deputado, Sua Excelncia, quer o relatrio). Sempre maiscula *Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. * que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto (como se fosse voc) Vossa Excelncia conhece o assunto. *Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). *J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for: Homem: Vossa Excelncia est atarefado Vossa Senhoria deve estar satisfeito; Mulher: Vossa Excelncia est atarefada Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Fechos O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o

destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, o Manual de Redao da Presidncia da Repblica estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial. a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: * Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: * Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica 3- Documentos oficiais 3-1 O Padro Ofcio H trs tipos de expedientes (documento oficial) que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: * Ofcio * Aviso *Memorando Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. AVISO e OFCIO so modalidades de comunicao oficiais praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que: *Aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. *Ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Pode ser entre os rgos ou dos rgos para particulares. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. Ofcio (o que mais cai!!!) Pergunta Prova: Qual diferena entre

Oficio e Memorando? Ofcio: entre rgos (de um rgo para outro), no final tem endereo completo do destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa endereo, pois interno. Conceito Comunicao que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter oficial. o tipo mais comum de correspondncia oficial. Embora normalmente o contedo do ofcio seja matria administrativa, pode tambm vincular matria de carter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrncia do seu cargo ou funo. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. OFCIO (caixa alta, por extenso), sigla do rgo expedidor com sua vinculao hierrquica, numerao (seqencial crescente e anual) e data. 3. Assunto: teor da comunicao. 4. Vocativo e funo do destinatrio. 5. Texto: contedo do documento, com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e do fecho. 6. Fecho: frmula de cortesia. A Instruo Normativa n 4, de 06 de maro de 1992, limita a dois os fechos para qualquer modalidade de comunicao oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica, e Atenciosamente, para autoridade da mesma hierarquia ou inferior. 7. Assinatura, nome, cargo ou funo do remetente. 8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou funo do destinatrio. *Validade do documento Definida pelo contedo. *Publicao No se publica. Observaes 1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinatrio, sempre que conhecido. 2. No caso de necessidade de continuidade do texto, ser utilizada uma outra folha para seu prosseguimento. Sugesto 1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada ofcio. Partes do documento no Padro Ofcio O AVISO, o OFCIO e o MEMORANDO devem conter as seguintes partes:

a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita: Exemplo: Braslia, 15 de maro de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio computadores.

de

novos

d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo. e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte: introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula: Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de

desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes); g) assinatura do autor da comunicao; e h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio). Forma de diagramao Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; b) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman podem-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; Aviso e Ofcio Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas. 1,5 cm 3 cm (297 x 210mm)

Pergunta Prova: Qual diferena entre Oficio e Memorando? Ofcio: entre rgos (de um rgo para outro), no final tem endereo completo do destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa endereo pois interno. Conceito Comunicao interna utilizada pelas chefias ou servidores autorizados, na qual se expe qualquer assunto referente atividade administrativa. Pelas suas caractersticas de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e conciso. Forma e estrutura 1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso), seguido de numerao (seqencial crescente e anual ). 2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas vinculaes hierrquicas, precedidas por barras, precedido de Do/Da . 3. Data: dever figurar na mesma linha do nmero e identificao. 4. Destinatrio: menciona-se o cargo ocupado, precedido de /Ao. 5. Assunto: teor da comunicao. (aceita ementa) 6. Texto: contedo do documento, com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e o fecho. 7. Fecho: frmula de cortesia. Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. 8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e funo , apostos a carimbo. Validade do documento Definida pelo contedo. Publicao No se publica. Observaes

3,5 cm Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente, 5. Evitar o uso de rubrica; quando ocorrer, apor carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o documento. 6. Consultar sempre que necessrio, a listagem: Organizao Hierrquica dos rgos da Instituio, para a correta utilizao das siglas dos rgos. 7. No texto do memorando poder se empregada, a 1 pessoa do singular ou a 1 pessoa do plural. Definio e Finalidade Memorando O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem 1. O memorando dever ser emitido em 02 (duas) vias, que sero encaminhadas ao setor de destino, o qual reter o original e devolver a cpia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observaes relativas ao recebimento, na cpia. 2. A assinatura no poder ficar em pgina isolada. 3. Visto do chefe imediato/superior. 4. No incluir despacho ou informao no verso do documento.

[Nome] [cargo] 2

estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE MEMORANDO PROEX n 019/99 Em, 04 de fevereiro de 1999. /Ao: AC/NDC Assunto: Bolsas de Extenso Em atendimento a solicitao feita por V.S, informamos que o prazo para o envio de Projetos de Extenso a serem executados no perodo de abril a dezembro, ser at o dia 26 de fevereiro. Quanto avaliao da solicitao de Bolsa de Extenso, feita por uma Comisso de Avaliao que utiliza critrios de pontuao pautados nos Indicadores Institucionais. Atenciosamente, _____________________ (Assinatura-carimbo)

Exemplo de Memorando UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS MEMORANDO (sigla do rgo) n. /Ao: Assunto: Em, Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991 Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________ (Assinatura e carimbo do servidor) Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores 1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS MEMORANDO (sigla do rgo) n. /Ao: Assunto: Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________ (Assinatura e carimbo do servidor) Em, 2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3.O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4.Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. Atenciosamente, 5 cm

Encaminhado pela CAI ____/____ de ___/____/______

[nome do signatrio] [cargo do signatrio] 3 cm 1,5 cm (297 x 210mm) CERTIDO Conceito Documento fornecido pela administrao ao interessado, afirmando a existncia de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas reparties pblicas. Pode ser de inteiro teor transcrio integral, tambm chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o contedo do original. A certido autenticada tem o mesmo valor probatrio do original, como documento pblico, e seu fornecimento gratuito por parte da administrao pblica que a expediu; conforme artigo 5, XXXIV b da Constituio da Repblica Federativa do Brasil 1998. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. CERTIDO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto. 3. Prembulo: aluso ao fato que determinou a expedio do documento e meno, quando for o caso, do documento ou livro do qual a certido est sendo extrada. 4. Texto: transcrio do documento original ou descrio do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente, sem pargrafos, alneas, sem rasuras ou emendas. 5. Fecho: termo de encerramento, identificao funcional e assinatura dos funcionrios que intervieram no ato ( quem lavrou e quem conferiu). 6. Local e data da expedio do documento. 7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da certido. Validade do documento Permanente para o requerente. Publicao No se publica. UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS C E R T I D O: Certifico, em atendimento ao requerido atravs do processo...........................,no qual..........................................( nome do requerente)

solicita certido de........................... para fins de ................................................................... . CERTIFICO que, de acordo com........................................................................... . Para constar, eu .................................................................................. (nome/cargo) passei a presente certido, que datada e assinada pelo ...........................................( nome/cargo do superior) e visada pelo ............................................................( nome/cargo da autoridade administrativa responsvel). ..................................., ...... de ...... de ............ Visto: .........................(nome) ....................... (nome) .........................(cargo) ......................... (cargo)

Conceituaes, Procedimentos e Modelos para atos Administrativos. APOSTILA Conceito Apostilar o mesmo que notar margem, emendar, corrigir. a complementao de um ato. Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao. Trata-se de um ato aditivo, confirmatrio de alteraes de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualiz-lo. A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros. Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e publicada em rgo oficial. Partes a)Ttulo: denominao do documento (apostila) ; b)Texto: desenvolvimento do assunto ; c) Data: s vezes precedida da sigla do rgo; d) Assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade. APOSTILA A Diretoria do .............., no uso de suas atribuies, tendo em vista o que consta do Processo n. ..................., que a designao de .................., da Secretaria de ................, a NOME DO FUNCIONRIO, para o perodo de .... de ........ a ....... de ....... de ........, e no como constou na referida Portaria.

SIGLA, em .... de .......... de ......... Nome, Cargo do signatrio. ATA (o que mais cai!!!!) Conceito o registro resumido e claro, exato e metdico de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim. Publica-se, em certos casos, por edital. Elaborao A Ata documento que tem valor jurdico. Por essa razo deve ser lavrada de tal maneira que no possam introduzir modificaes posteriores. Geralmente lanada em livro prprio, devidamente autenticado, cujas pginas so rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhe d cunho oficial. H os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora oferea algumas vantagens de carter prtico, tem, por outro lado, srios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio, de acrscimos ou de modificaes posteriores, com objetivos fraudulentos. Para se evitarem fraudes, possvel fazer o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos. Na Ata no se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaos em branco, se faam acrscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, so lanadas em formulrios com claros a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaos em branco com ponto ou outros sinais convencionais. A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte. Na ata no se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro; Data sempre por extenso: Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso `em tempo, que colocada aps o escrito , seguindo-se a emenda ou o acrscimo. Ex.: Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono. Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser assinada depois de aprovadas as correes. Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua

linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa ou concisa, no se prestando, por isso mesmo, para a demonstrao ou extravasamento de provveis ou supostos dotes literrios do redator. Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reunio, mas pode tambm ser assinada somente pelo presidente e pelo secretrio. Uma ata geralmente compe-se de: a) Dia, ms, ano e hora (por extenso) e natureza da reunio. b) Local da reunio. c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados, etc.), nome e sobrenome das pessoas participantes e ausentes, consignando suas justificativas. d) Presidente e secretrio dos trabalhos. e) Ordem do dia (discusses, votaes, deliberaes, etc.). f) Fecho, quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a sesso, de que eu, Pafncio Fagundes, Secretrio, lavrei a presente ata, a qual assino com o senhor presidente. (Pode-se usar 1 pessoa na ata eu) g) Leitura da correspondncia recebida e emitida. h) Os nmeros fundamentais so grafados, de preferncia por extenso,.sendo quinze votos em branco.Registro resumido e com clareza de fatos ou ocorrncias e resolues numa sesso do corpo deliberativo ou consultivo.Resumo oficial do ocorrido numa reunio de pessoas para determinado fim. Publica-se, em certos casos, por edital. ATESTADO Conceito o documento do qual se afirma a verdade de um fato, situao ou existncia, de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos. Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis de modificaes freqentes. Ato administrativo enunciativo, o atestado , em sntese afirmao oficial de fatos. Tem-se, por exemplo, atestado ou certido de idade, de sanidade mental, de bito (hospital), de boa conduta, de bons antecedentes, de vida de residncia, de idoneidade moral, de vacina. Quando os fatos ou situaes constam em arquivos da administrao, utiliza-se a certido para comprovar sua existncia. Enquanto o atestado declara, a certido a transcrio de algo j existente. O atestado compe-se de: a) Logomarca/Timbre do rgo ou empresa que fornece o atestado. b) Ttulo: denominao do ato (atestado). c) Texto: Em certos tipos de atestado que impliquem em maior responsabilidade, dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. So perfeitamente dispensveis, no texto do atesto, expresses como nada sabendo em desabono de sua conduta , pessoa do meu conhecimento , etc. , j que s pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a desabone.

d) Local data (dia, ms e ano). e) Assinatura: nome e funo da autoridade que atesta. MODELOS E ATESTADOS TCNICOS Sero fornecidos aos interessados, pela sua rea competente, devido diversidade de assuntos tratados. A solicitao poder ser feita por qualquer pessoa interessada, e ser fornecido pelos responsveis de cada Unidade Administrativa. ATESTADO Atestamos, que o Sr (Nome), brasileiro, casado, residente na Rua:........................................., n. ............, nesta cidade, portador do R.G. n.........................PR, foi funcionrio do Departamento de Estradas de Rodagem DER/PR, no perodo de ...... de ................. de ........ a ........... de ................ de .............., exercendo o cargo de .............. . Curitiba, .... de ................ de ......... . Nome, Cargo do Signatrio. Av. Iguau, 420 Rebouas 80230-902 CuritibaParanBrasil Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130 e-mail: derpr@pr.gov.br www.pr.gov.br/transportes CIRCULAR Conceito toda comunicao reproduzida em vias, cpias, ou exemplares de igual teor emanadas de autoridade competente e expedida aos chefes de servio dos diversos setores. Especificamente, como documento, correspondncia multidirecional endereada simultaneamente a diversos destinatrios, para divulgar avisos, ordens e instrues, matria de interesse geral, recomendaes, informaes e esclarecimentos sobre atos e fatos administrativos. A circular no pode complementar ou modificar atos oficiais. de competncia dos Diretores (quem emite so os diretores) Constam de uma circular: a) Logomarca/Timbre do governo e do rgo: conforme especificaes. b) Ttulo e nmero: a trs linhas abaixo da logomarca / timbre, escreve-se a palavra circular, geralmente centro da linha com todas as letras maisculas, seguida do nmero que lhe couber e data (dia, ms, ano), etc. c) Ementa: resumo do assunto da circular. ( facultativa) d) Texto: desenvolvimento do assunto tratado. Ser numerado, quando extenso, a partir do segundo pargrafo, que receber o nmero 2, em algarismos arbicos. Constam de uma circular: e) Assinatura: nome e cargo da autoridade competente (somente as letras iniciais maisculas).f) Anexo:

esquerda e a duas linhas abaixo da assinatura, com a indicao desses documentos,concordando em gnero e nmero com o substantivo a que se refere. Ex. Anexa: cpia do decreto-lei n. ./.. g) Nome do rgo e endereo: no rodap da folha esquerda. Uma circular no contm vocativo ou fecho, pois isso caracteriza Ofcio-circular. CIRCULAR N...., (vrgula) DE ...(data por extenso dd/mm/aaaa) ..... ORDEM E SERVIO Conceito a frmula com que as chefias transmitem aos respectivos subordinados a maneira de ser conduzido determinado servio, no que diz respeito aos aspectos administrativos e tcnicos. ato de chefia, sobre assunto de sua confiana; versa sobre trabalho e no sobre o destino de pessoas. A ordem de servio encerra providncias tomadas ou a serem tomadas pelo DiretorGeral ou outro Diretor (quando em carter restrito de sua rea), no sentido de orientar a execuo de servios ou desempenho de encargos. tambm recurso de que se vale o administrador quando deseja que algum substitua outrem to somente nos encargos, nas tarefas, sem direito a qualquer remunerao extra, o que lhe seria assegurado se a ordem fosse dada em Portaria. Trata-se de documento com estrutura varivel, s vezes semelhante da Portaria, com numerao prpria e destina-se a diversas Unidades Administrativas em locais ou localidades diferentes. A Ordem de Servio compreende: a) Logomarca ou timbre b) Ttulo: identificao do ato, sigla da Unidade Administrativa, ano. A data colocada aps o texto, antes da assinatura da autoridade. c) Texto: desenvolvimento do assunto. Pode conter vrios pargrafos, podendo ser numerados por algarismos arbicos e desdobrveis, se necessrio, em alneas. No se numera o primeiro pargrafo. d) Assinatura: nome da autoridade e indicao do cargo que ocupa ou funo que exerce. Competncia de elaborao: Exclusiva dos Diretores. OBS.: Quando a determinao for por um perodo previamente estabelecido dever ser utilizado o OfcioCircular e no a Ordem de Servio. PORTARIA Conceito Tem poder e funo de lei praticamente. So atos administrativos internos, pelos quais o DiretorGeral de rgos, reparties ou servios, expede determinaes gerais a seus subordinados, dando

instrues sobre a execuo de leis e de servios, constituindo comisses, delegando poderes, aplicando medidas de ordem disciplinar, comissionamentos, administrao de extranumerrios, concesso de licena, adies ou designam servidores para funes e cargos secundrios. Por portaria tambm se iniciam sindicncias e processos administrativos. Em tais casos, a portaria tem funo assemelhada da denncia no processo penal. As portarias so elaboradas em trs vias, sendo que a original depois de assinada pelo Diretor-Geral arquivada em pasta prpria; as novas cpias tramitam pela Unidade de RH para servir aos fins especficos. Deve-se escrever o n.do documento no extremo superior direito da folha onde poder ter melhor visualizao, de modo que no fique prejudicado quando de seu arquivamento. Para ter sua validade certificada, a Portaria deve ser publicada em Dirio Oficial. Nos casos de Portaria designando Comisso de Sindicncia, Processo Administrativo, e outros assuntos similares, a vigncia do ato no deve ser especificada no documento, pois podem ocorrer atrasos no incio dos trabalhos invalidando a data ali determinada. A nomeao, dessa forma, entra em vigor a partir da data de sua publicao. Ex. 1. Portaria de nomeao para exercer cargo de Chefia, a partir de 01/04/2003. 2.Portaria de Comisso de Recebimento de Material , a partir da data de sua publicao. Conforme o assunto, a Portaria comporta fechos tais como: a) Registre-se e Publique-se Diretor Geral b) Cumpra-se c) Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. So partes da portaria: a) Logomarca ou Timbre b) Ttulo, nmero: Ex.: Portaria n.. c) Fundamentao: citao da legislao bsica em que a autoridade apia a sua deciso, seguida da palavra RESOLVE. s vezes, a citao de dispositivos legais substituda pela expresso no uso de suas atribuies ou similar. Em certas portarias, aparece, entre a fundamentao e a palavra RESOLVE, os considerandos, que se destinam a justificar a deciso tomada. So partes da portaria: d) Texto: desenvolvimento do assunto. H Portarias mais extensas, cujo texto dividido em vrios artigos ou pargrafos, devidamente numerados e subdivididos, quando necessrio, em itens e alneas. e) Local e data. f) Assinatura: nome da autoridade que expede o ato, sem indicao do cargo, pois esse j aparece em destaque no ttulo. Todavia, em caso de assinatura por substituto, essa situao dever ser indicada.

CIRCULAR reproduzida em vrios exemplares para ser transmitida a vrias pessoas de uma empresa. AVISO e OFCIO so modalidades de comunicao oficiais praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que: *Aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. *Ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Pode ser entre os rgos ou dos rgos para particulares. OFCIO: Comunicao de um rgo para outro ou entre rgos e particulares. MEMORANDO: modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, comunicao interna. Pergunta de Prova: Qual a diferena entre Ofcio e Memorando? Ofcio: entre rgos (de um rgo para outro), no final tem endereo completo do destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa de endereo, pois interno. CERTIDO: Prova de fato permanente, expedido somente por reparties pblicas. ATESTADO: Refere-se a um fato transitrio, expedido por reparties pblicas. APOSTILA: utilizada para retificar ou atualizar um ato administrativo. Pode ser feita a retificao no verso ou folha separada. PORTARIA: So atos administrativos internos pelos quais o Diretor-Geral de rgos expede determinaes gerais aos seus subordinados. Para ter validade certificada, a portaria deve ser publicada em Dirio Oficial. Prova: ato por meio do qual uma autoridade estabelece normas administrativas, baixa instrues ou define situaes funcionais. Ex: Portaria de nomeao para exercer cargo de chefia a partir de 14/12/2008

ATA: Tem valor jurdico Tempo verbal passado Os nmeros devem ser escritos por extenso No permitida abreviaes Geralmente lanado em livro prprio e folhas rubricadas Sem pargrafos ou alneas escreve-se tudo seguidamente, sem espaos em branco (de maneira que no se possa fazer acrscimos) A ata ser lida e aprovada em reunio seguinte No se admite rasuras (para ressalvar usa-se a expresso digo e corrige-se em seguida, ou se o erro for aps toda a redao, ao final usa-se a expresso em tempo e corrigi-se) Pode-se usar a 1 pessoa (eu)

RESUMO