Departamento de Investigaciones - CECE Gua para la Elaboracin de Informes Institucionales El siguiente documento propone una gua para la elaboracin

de informes en una organizacin, de modo tal que contribuya en el proceso de unificacin de la informacin. Este documento que, preparado generalmente a requerimiento, necesita un continuo trabajo, es la base para el anlisis de la situacin y evaluacin de posibles apoyos o soluciones administrativas. Un informe, es un documento que describe el desarrollo (parcial o total) de una actividad o proyecto, sirviendo como medio para presentar los resultados de una gestin; adems, permite establecer comunicacin entre el director de la actividad y su jefe. Los informes de una organizacin deben tener un orden de desarrollo; es decir, ttulo, objetivo, contenido, conclusiones y recomendaciones ubicando al lector bajo el contexto en que se trabaj, con el fin de presentar un documento consolidado que establezca un orden, independiente del director o dependencia que haya realizado la actividad1. Los informes pueden ser extensos, de los que su gestin abarca algunas subdirecciones o variadas actividades y la informacin est lo ms sintetizada posible; y, los cortos, en que el desarrollo de la actividad fue especfico y permite la presentacin breve de la informacin. En el informe, como gua visual, se presenta figuras o tablas que demuestren la ejecucin y su respectiva explicacin escrita1. A continuacin se presentar una serie de encabezados para el desarrollo de la informacin. Informe Extenso Segn lo referido por la norma tcnica colombiana (INCONTEC)1, un informe extenso contiene 11 o ms pginas, sin contar la lista de tablas, figuras y anexos. 1. Portada a. Ttulo del Informe b. Nombre de la dependencia c. Nombre de la persona que elabora el informe d. Fecha (ao, semestre)

Norma Tcnica Colombiana, INCONTEC (1996) Documentacin: Elaboracin de Informes Administrativos. Bogot: INCONTEC.

Departamento de Investigaciones - CECE 2. Tabla de contenido Las divisiones y subdivisiones temticas deben tener un nivel jerrquico, mantener secuencia y un sistema de numeracin. INCONTEC (2006)2 recomienda el siguiente sistema de titulacin Tabla 1. Ejemplo del mtodo de numeracin de ttulos2 Niveles de Ttulos Primer Segundo Tercero 1. 1.1 1.1.2 2. 2.5 2.10.18 3. 3.10 3.21.4 . . . . . . . . . 3. Introduccin Planteamiento breve que exponga los objetivos del trabajo y el enfoque general, su funcin es orientar al lector y encaminarlo a la comprensin de la informacin presentada. 4. Contenido El contenido puede tener temas y subdivisiones que evidencia el trabajo realizado, est es el cuerpo del informe porque presenta el anlisis de la gestin realizada, as como tambin los grficos, tablas e imgenes que apoyan la informacin all contenida. Recuerde que los datos de la poblacin deben ser claros y precisos, de manera que el lector tenga un punto de referencia. 5. Conclusiones El propsito de las conclusiones es presentar un juicio crtico y razonado del anlisis de los resultados del informe, de manera directa, clara, concisa y lgica 1 a. Recomendaciones el objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de accin. * Las conclusiones son obligatorias, las recomendaciones quedan a orden del autor. 6. Lista Las ayudas grficas deben tener: numeracin, ttulo; y, en caso de ser necesario, una nota de justificacin. Debe tener en cuenta que los datos bsicos deben ser presentados en tabla o figura ms no en ambos porque indican la misma informacin; adems, las ilustraciones grficas cmo imgenes dibujos y mapas debe ser puente para la comprensin de la informacin y no una ilustracin de la gestin.
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Norma Tcnica Colombiana, INCONTEC (2007) Compendio: Tesis y otros trabajos de grado. Bogot: INCONTEC

Departamento de Investigaciones - CECE a. Tablas b. Figuras (ilustraciones grficas: imgenes, dibujos, mapas, diagramas) c. Anexos Informe Corto 1. Encabezado a. Ttulo del Informe b. Nombre de la dependencia c. Nombre de la persona que elabora el informe d. Fecha (ao, semestre) 2. Introduccin Planteamiento breve que exponga los objetivos del trabajo y el enfoque general 3. Contenido El desarrollo de un nico tema, con numerales en caso de ser necesarios. a. Tablas b. Figuras (ilustraciones grficas: imgenes, dibujos, mapas, diagramas) 4. Conclusiones Igual que en el informe extenso, pueden ir incluidas en la redaccin del contenido a. Recomendaciones Para efectos de Fuente, a continuacin se presenta las siguientes recomendaciones Tipografa: Se recomienda la fuente Times New Roman con tamao de fuente de 12 puntos, u otra letra tipo serif. Espacio: Interlineado de 1,5 lneas como mximo Citas y Referencias: citar, as como tambin referenciar textos de otros autores que se hayan utilizado en el informe, ya sea esta como nota al pie de pgina o al final del documento.

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2 cm Encabezado de Pgina 1. Ttulo del Informe Nombre de la Dependencia Persona que elabora el informe 4 cm 2. Introduccin 3. Contenido 3.1 Tabla Tabla n. Ttulo de la Tabla Nominacin % Si No 2 cm Fecha (Centrado)

Figura n. Ttulo de la lustracin

20%

80%

2 cm

* Nota: acerca de las figuras, es recomendable utilizar diferentes sombreados para especificar los datos. En lo posible, utilice el mismo diseo y colores en todas las grficas; el uso adecuado del software disponible har que la imagen sea clara para el lector y contribuya a la calidad de su presentacin.

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2 cm

4. Conclusiones 4.1 Recomendaciones * Las conclusiones son obligatorias, las recomendaciones quedan a orden del autor o la institucin

4 cm

5. Bibliografa

2 cm

2 cm