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Tecnologa y Soluciones Informticas

Juan Carlos Martnez Caicedo


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PROPUESTA GESTIN DOCUMENTAL
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PROP!ST" #!STI$% &OCM!%T"'
"&MI%ISTR"CI$%( SOPORT! T!C%ICO ) PRO*!SIO%"' &! T!C%O'O#I"S
&! I%*ORM"CIO% ) COM%IC"CI$% TIC+S
, S!#RI&"& I%*ORM"TIC" , #!STIO% &OCM!%T"' ,
, "&ITORI" ! I%T!R-!%TORI" #!STIO% &OCM!%T"' ,
T!C%O'O#I" ) SO'CIO%!S I%*ORM"TIC"S.
/012
Visin en el !esen"e a!a #n desa!!$ll$ seg#!$ en el %#"#!$&
Celular: 316-6497267 Sitio Web: www.teysi.com
Correos: soporte@teysi.com jcmc_tecnosoluciones@cable.net.co
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3rindamos la "sesora necesaria 4ara las diferentes instancias en 5ue se 4roducen los
documentos( in6olucramos las Tecnologas de Informaci7n y Comunicaci7n 8TIC+S9 como un
desarrollo e6oluti6o en el Mane:o y "dministraci7n de la #esti7n &ocumental.
La ges"in de d$(#)en"$s den"!$ del ($n(e"$ de A!(*i+$ T$"al, ($)!ende !$(es$s "ales ($)$ la
!$d#((in $ !e(e(in, la dis"!i-#(in, la ($ns#l"a, la $!gani.a(in, la !e(#e!a(in / la dis$si(in
%inal de l$s d$(#)en"$s0
Asesora para la implementacin del CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
1 1 P!$d#((in, ' 2 Re(e(in, 3 2 Dis"!i-#(in, 4 1 T!)i"e,
5 2 O!gani.a(in, 6 2 C$ns#l"a, 7 1 C$nse!+a(in, / 7 1 Dis$si(in %inal de d$(#)en"$s0
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ASESORIA PARA LA IMPLEMENTACION DE ARCIVOS
1 A!(*i+$ de Ges"in
1 A!(*i+$ Cen"!al
1 A!(*i+$ 8is"!i($
1 Ta-las de Val$!a(in D$(#)en"al TVD
1 Ta-las de Re"en(in D$(#)en"al TRD
1 N$!)a"i+idad de a(#e!d$ al A!(*i+$ Gene!al de la Na(in AGN
1 N$!)as / es"nda!es In"e!na(i$nales 9ISO:
ERRAMIENTAS UTILI!ADAS EN EL PROCESO DE LA "ESTION
DOCUMENTAL CON TECNOLO"IAS DE IN#ORMACION
- In"e!ne" de al"a +el$(idad0
- Sis"e)a de Ges"in de C$n"enid$ CMS C$n"en" Manage)en" S/s"e)0
- Ges"in de P!$(es$s de Neg$(i$ ;PM ;#siness P!$(ess Manage)en"
- Ges"in de C$n"enid$ E)!esa!ial ECM En"e!!ise C$n"en" Manage)en"
- Seg#!idad In%$!)"i(a / <=si(a
- >E; '0?
- ;ases de Da"$s
- C$)#"a(in en la N#-e CLOUD COMPUTING&
- Vi!"#ali.a(in
- Da"aCen"e!, Se!+id$!es, 8$s"ing
"ESTION DOCUMENTAL
Es la ad)inis"!a(in in"eligen"e de l$s d$(#)en"$s de s# e)!esa )edian"e el #s$ de "e(n$l$g=as
/ !$(edi)ien"$s @#e e!)i"en la (!ea(in, )$di%i(a(in, al)a(ena)ien"$, seg#i)ien"$ /
!e(#e!a(in de "$da la in%$!)a(in gene!ada $! s# $!gani.a(in0 As"e e!)i"e el )aneB$ de
d$(#)en"$s de di+e!sas =nd$les ($)$ las $%i)"i(as "!adi(i$nales 9D$(, P", Cls, e"(0:, i)genes,
lan$s CAD, d$(#)en"$s 8TML, PD<, $"!$s0
Un sis"e)a d$(#)en"al es )#(*$ )s @#e lle+a! a #n a!(*i+$ digi"al l$s d$(#)en"$s @#e se
en(#en"!an en %$!)a"$ ael0 Se "!a"a de #n sis"e)a @#e e!)i"e a((ede! a la in%$!)a(in
al)a(enada de %$!)a !("i(a / !$+e(*$sa a!a s# e)!esa0 Un s$%"Da!e de ges"in d$(#)en"al
de-e gene!a! +al$! a la $!gani.a(in en %$!)a de a*$!!$ de "ie)$ 9$! la )eB$!a de l$s !$(es$s:,
dis)in#(in de ($s"$s de )a"e!iales 9*$Bas, "in"a, $"!$s: / de esa(i$ %=si($ den"!$ de la
$!gani.a(in0
Pa!"iend$ de #n anlisis eE*a#s"i+$ de las a!"i(#la!idades @#e ($n%$!)an s# e)!esa
!$(ede)$s a la i)le)en"a(in de #n s$%"Da!e ese(iali.ad$ @#e se ada"e a s#s ne(esidades
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ese(=%i(as segFn el (as$ de s# neg$(i$, +$l#)en de d$(#)en"$s / el "i$ / (an"idad de !$(es$s
@#e se lle+an a (a-$0 Di(*$ sis"e)a $see! #n al"$ ni+el de es(ala-ilidad, aseg#!and$ la
ada"a(in del )is)$ al (!e(i)ien"$ de la $!gani.a(in 9+$l#)en de d$(#)en"$s, !$(es$s,
!$(edi)ien"$s /G$ #s#a!i$s:0
L$s a!(*i+$s ele("!ni($s gene!ad$s en la digi"ali.a(in s$n in"!$d#(id$s de %$!)a lgi(a en el
s$%"Da!e de ad)inis"!a(in de ($n"enid$s, d$nde se as$(ian a la in%$!)a(in ($!!es$ndien"e a s#
($n"enid$ )edian"e )Fl"iles )H"$d$s "ales ($)$ OCR G ICR, iden"i%i(a(in de (dig$ de -a!!as,
OMR, -a!!as OMR )e(an$g!%i(a $ indeEa(in )an#al0
Una +e. es"a-le(id$ el sis"e)a es"e e!)i"i! la in"!$d#((in de n#e+$s a!(*i+$s )edian"e +a!ias
%$!)asI #n )d#l$ de es(ne!, en el (#al se digi"ali.an / "!a"an l$s d$(#)en"$s gene!ad$s en
%$!)a"$ aelJ #n )d#l$ de in($!$!a(in de a!(*i+$s, @#e e!)i"e in"!$d#(i! al sis"e)a (#al@#ie!
"i$ de d$(#)en"$ digi"al gene!ad$ en l$s $!denad$!es de s# e)!esaJ #n )d#l$ de e1)ail, el
(#al (a"#!a l$s ($!!e$s ele("!ni($s en+iad$s / !e(i-id$s, as= ($)$ l$s a!(*i+$s as$(iad$s / l$s
al)a(ena en el sis"e)a0
#UNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE "ESTION DOCUMENTAL
Pe!)i"e la de%ini(in de e!%iles de #s#a!i$ / l$s e!)is$s as$(iad$s a (ada #n$, ($n"and$
($n #n sis"e)a de seg#!idad @#e e+i"a l$s a((es$s n$ e!)i"id$s0
8a(e $si-le la ad)inis"!a(in e%i(ien"e de "$d$ "i$ de d$(#)en"$ den"!$ de la
$!gani.a(in e!)i"iend$ la (!ea(in, +is#ali.a(in, )$di%i(a(in, al)a(ena)ien"$,
seg#i)ien"$ / !e(#e!a(in de la in%$!)a(in segFn l$s e!)is$s as$(iad$s de (ada
#s#a!i$0
Pe!)i"e la #-li(a(in de ($)en"a!i$s as$(iad$s a l$s d$(#)en"$s0
A#"$)a"i.a(in de !$(es$s )edian"e el desa!!$ll$ de <l#B$s de T!a-aB$ 9>$!K%l$D:
!ediseLad$s $ de%inid$s $! l$s #s#a!i$s de a(#e!d$ a s#s ne(esidades ese(=%i(asJ
e!)i"iend$ el $!dena)ien"$ se(#en(ial $ en a!alel$ de "a!eas0
ManeB$ de +e!si$nes de #n )is)$ d$(#)en"$ $! di%e!en"es #s#a!i$s /G$ dis"in"$s
D$!K%l$D0
De%ini(in del (i(l$ de +ida de l$s d$(#)en"$s0
T!a.a-ilidad del d$(#)en"$ / de las a((i$nes de l$s #s#a!i$s, l$ (#al e!)i"e sa-e! @#iHn
*i.$ @#H / (#and$0
Un s$%is"i(ad$ )$"$! de -Fs@#eda a!a la l$(ali.a(in de a!(*i+$s0
La ges"in / ($n"!$l de la en"!ada / salida de la d$(#)en"a(in 9in%$!)a(in: en la
$!gani.a(in0
Sis"e)a de ($ia de seg#!idad 9-a(K#: )asi+$ $ sele("i+$, de %$!)a )an#al $ a#"$)"i(a
e!idi(a)en"e0 Se !esalda a la +e. la in%$!)a(in de ges"in del sis"e)a0
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$ENE#ICIOS DE LA "ESTION DOCUMENTAL
Agili.a l$s !$(es$s / eli)ina l$s (#ell$s de -$"ella, l$ @#e se "!ad#(e di!e("a)en"e en #n
in(!e)en"$ de la !$d#("i+idad0
<a(ili"a de )ane!a (#an"i$sa la l$(ali.a(in de la in%$!)a(in ne(esa!ia, l$ @#e a#)en"a la
$si-ilidad de se! #"ili.ada de %$!)a )s +en"aB$sa0
O"i)i.a el esa(i$ %=si($ de al)a(ena)ien"$ de In%$!)a(in0
A#)en"a las !es"!i((i$nes de seg#!idad de l$s d$(#)en"$s / e!)i"e lle+a! #n )eB$!
($n"!$l de l$s #s#a!i$s !es$nsa-les de (ada d$(#)en"$ / l$s a#"$!es de (ada a((in
!eali.ada s$-!e el0
Pe!)i"e lle+a! a la e)!esa a #n es@#e)a de in"eg!a(in / e%i(ien(ia0
Se e+i"a el "!aslad$ de l$s d$(#)en"$s / la !eali.a(in de ($ias n$ e!)i"idas0
Se aseg#!a la +ida F"il de l$s d$(#)en"$s0
Red#(e de %$!)a i)$!"an"e l$s ($s"$s de i)!esin / ($iad$0
<a(ili"a la !ea!"i(in e%i(ien"e de las (a!gas de "!a-aB$0
C$n"!i-#/e di!e("a)en"e a la )eB$!a de l$s se!+i(i$s / la a"en(in al (lien"e0
<a(ili"a la i)le)en"a(in de )eB$!es !("i(as en (#an"$ a l$s !$(es$s in"e!n$s de la
e)!esa0
Desaa!e(e el !iesg$ %=si($ de H!dida de d$(#)en"$s0
Pe!)i"e la in"eg!a(in ($n $"!as ali(a(i$nes0
AUDITORIA E INTERVENTORIA "ESTION DOCUMENTAL
Ve!i%i(a! la i)le)en"a(in / ($n%$!)idad del !$(es$ de Ges"in D$(#)en"al ($n las
dis$si(i$nes lani%i(adas, ($n l$s !e@#isi"$s de las n$!)as, es"nda!es, le/es, (dig$s, de(!e"$s
/ l$s de)s !e@#isi"$s del Sis"e)a In"eg!ad$ de Ges"in den"!$ de #n )a!($ Es"a"al, ins"i"#(i$nal /
del (lien"e0
De-e)$s de(i! @#e a!a la ges"in de la ($n"in#idad del neg$(i$ / en ese(ial a!a la in%$!)a(in
eEis"en )e"$d$l$g=as es"nda!es a!a !eali.a! #na a#di"$!=a de in%$!)a(in, $de)$s desa!!$lla!
#na se!ie de a("i+idades / "H(ni(as @#e n$s #eden a/#da! a !eali.a!las, ($)$ s$nI
In+en"a!i$ %=si($, )aas )en"ales / ($n(e"#ales, anlisis de las ne(esidades de in%$!)a(in,
g!%i($s de !$(es$s / %l#B$s de "!a-aB$, !$(es$s de ($n"!$l / +e!i%i(a(in0
METODOLO"%A DE IMPLEMENTACI&N
En T!C%O'O#I" ) SO'CIO%!S I%*ORM"TIC"S "!a-aBa)$s sig#iend$ #na
)e"$d$l$g=a %$!)al a!a ga!an"i.a! el (#)li)ien"$ (a-al de l$s !e@#e!i)ien"$s de
n#es"!$s (lien"es, lle+and$ s#s ne(esidades a #n desa!!$ll$ @#e le e!)i"a (!e(e!
e+i"and$ las %allas / l$s ($n"!a"ie)$s en el desa!!$ll$ del !$/e("$0
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METODOLO"%A PARA LA IMPLEMENTACI&N
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SOLUCIONES ' ERRAMIENTAS TE'SI
Si el !$/e("$ !e@#ie!e s$l#(i$nes )as a+an.adasI
T!a-aBa)$s ($n *e!!a)ien"as TICMS @#e !$$!(i$nan s$l#(i$nes a la )edida, de
a(#e!d$ al i)a("$ / al(an(e "e(n$lgi($ @#e ne(esi"e el desa!!$ll$ del !$/e("$J
#s"ed de(ide si desea S$l#(i$nes C$)e!(iales $ de Cdig$ A-ie!"$
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