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DIAGRAMA DE PROCESOS LOGSTICA

mircoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGSTICA (ALMACN) PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: Cdigo del proceso NOMBRE DEL PROCESO

Nro. de pgina en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTAS

2.6.3.
REPOSICIN DE STOCK

2.6.4.
ANLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pg. 2

Pg. 3

Pg. 4

Pg. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIN

Pg. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pg. 6

Pg. 7

Pg. 8

Pg. 9

Pg. 10

Plan de mejora continua

Pg. 1

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PR. 2.6.1.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES)

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19

Instrucciones del proceso

1. Cliente solicita producto: El vendedor registrar la solicitud de producto del

Cliente solicita producto 1 Ventas

Solicitud de pedido Nota de venta

cliente, ste deber dejar un monto como adelanto lo cual se registrar en una nota de venta. 2. Recepcin de solicitud de producto: En almacn se recepcionar los diversos

pedidos.
Recepcin de solicitud de producto 2 No Almacn Solicitud de pedido

3. Verificacin de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos, de lo contrario se pedir al vendedor que rehaga la solicitud. 4. Proceso REPOSICIN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mnima cantidad, entonces el encargado de almacn proceder a hacer la compra.

Verificacin de la solicitud de pedido 3 Almacn

5. Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto, se informar al cliente para hacerle la entrega respectiva. 6. Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se har un seguimiento al cliente, envindole ofertas y promociones.
Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento

Datos correctos?

Nombre del documento - Solicitud de pedido -

Responsable -

Lugar de archivo -

Tiempo de retencin

Documentos de compra 4

Reposicin de stock (compras a proveedor) Almacn

Entrega del producto al cliente Ser. Tec. 5

Comprobante de pago

- Nota de venta - Documentos de compra - Comprobante de pago - Hoja de seguimiento

Plan de mejora continua

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PR. 2.6.2.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTAS

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

Instrucciones del proceso

1. Recepcin de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.2.3.1. de soporte tcnico): Se recepcionar y verificarn los documentos correspondientes (carta de garanta, comprobante de pago) que el cliente deber portar para hacer efectiva la iniciacin de todo este proceso. 2. Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.2.3.1. de soporte tcnico): Un tcnico responsable realizar el diagnstico del producto y elaborar el reporte del estado del mismo, para poder enviar el producto por la garanta respectiva. 3. Bsqueda de documentos: Almacn recepcionar el producto y el reporte. Se buscarn en el archivador la factura y gua de remisin correspondientes al producto. 4. Preparar el producto: Se deber disponer de los documentos mencionados para proceder al envo. (Reporte de servicio tcnico, gua de remisin y factura) 5. Envo del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte. 6. Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un nmero de caso (registro de garantas), se mantendr una comunicacin constante con el proveedor para acelerar el proceso de garanta. 7. Recepcin del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tena (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo). 8. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto, comprueba su correcto funcionamiento.
Nombre del documento - Carta de garanta Responsable - Cliente - Cliente - Ser. Tec. - Almacn/Archivo - Almacn/Archivo - Almacn Lugar de archivo Tiempo de retencin -

Carta de garanta Comprobante de pago 1

Recepcin de reclamo del cliente

Reporte 2

Elaborar reporte Ser. Tec.

Guas de remisin Facturas 3

Bsqueda de documentos

Entrega del producto al cliente 8

Carta de garanta

Preparar el producto 4

Recepcin del producto 7

Gua de remisin Facturas

Envo del producto 5

Seguimiento del caso 6

Registro de garantas

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn), excepto el proceso N 2 el cual ser realizado por Soporte Tcnico.

- Comprobante de pago - Reporte - Gua de remisin - Factura - Registro de garantas

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PR. 2.6.3.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN REPOSICIN DE STOCK

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso

1. Anlisis de informacin de stock de los productos: Se elaborar un reporte de los productos que carecen de stock.

Reporte

Anlisis de informacin de stock de los productos 1 Almacn

Distribucin

Cuaderno de cargo

2. Elaboracin de la lista de pedido: En esta etapa se validarn aquellos productos de los cuales se har la compra.

Almacn

3. Proceso de ANLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estar sondeando constantemente los precios, productos y garantas que ofrecen los diversos proveedores.

Lista de pedido

Elaboracin de la lista de pedido 2 Almacn

Almacenamiento

4. Compras a proveedor 5. Seguimiento de la compra: Se mantendr una constante

Almacn

comunicacin con el proveedor para asegurar el envo. 6. Recepcin de la compra: Se verificarn el estado de los productos. 7. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de

Lista de contactos

Anlisis de proveedores y productos 3 Almacn

Recepcin de la compra Almacn 6

Guas de remisin

todos los productos. 8. Proceso de DISTRIBUCIN: Se entregan los productos. Esta etapa

Facturas

contempla 6 subprocesos. Lugar de archivo Tiempo de retencin

Nombre del documento

Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administracin Seguimiento de la compra Almacn 5

Responsable -

- Reporte - Lista de pedido - Lista de contactos - Documentos de compra - Gua de remisin - Factura - Cuaderno de cargo

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PR. 2.6.3.1.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19

1. Recepcin del producto: Con la llegada del Courier a la tienda

Recepcin del producto 1 Gua de remisin

2. Verificacin: Se realizar un conteo del nmero de cajas, verificacin con la gua de remisin y ser firma el cargo. 3. Traslado de la mercadera al rea de desempaco 4. Comparacin de los productos a detalle con la gua de remisin: Se

Verificacin 2

comprueban los detalles del producto solicitado (marcas, modelo, N de serie) 5. Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacn (esto en el sistema de gestin comercial). Se hace uso del cdigo de barras.

Traslado de la mercadera al rea de desempaco

6. Ubicacin del producto en el almacn: Segn el detalle del producto (tipo, tamao) se le asignar una ubicacin respectiva.
7. Proceso de DISTRIBUCIN.

Gua de remisin

Comparacin de los productos a detalle con la gua de remisin 4

Distribucin 7

Nombre del documento - Gua de remisin

6

Responsable -

Lugar de archivo -

Tiempo de retencin

Registro de los productos 5

Ubicacin del producto en el almacn

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn).

Plan de mejora continua

Pg. 5

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PR. 2.6.3.2.1.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) DISTRIBUCIN POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19

1. Recepcin de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta, se obtendr

Recepcin de solicitud impresa 1 Nota de pedido

una nota de pedido y su respectiva copia en el rea del almacn. 2. Bsqueda del producto: El responsable del almacn atender la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos. 3. Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se proceder a alistarlo.

Bsqueda del producto 2

4. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondr sobre el producto una copia de la solicitud de pedido. 5. Entrega del producto: Se enviar el producto a servicio tcnico, donde se realizar la entrega al cliente.

Preparar el producto 3

Adjuntar copia de la solicitud del producto 4

Nota de pedido

Nombre del documento - Nota de pedido -

Responsable -

Lugar de archivo -

Tiempo de retencin

Entrega del producto 5

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn).

Plan de mejora continua

Pg. 6

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PR. 2.6.3.2.2.
WAREHOUSE PC ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) DISTRIBUCIN POR PRSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

Descripcin del proceso

Recepcin de solicitud de pedido 1

Solicitud de producto

1. Recepcin de solicitud de pedido: A quienes se les podrn realizar el prstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio). En el caso de clientes externos se solicitar una autorizacin de la administracin para efectuar el prstamo.

Bsqueda del producto 2

2. Bsqueda del producto: El responsable del almacn atender la solicitud de pedido de producto para el prstamo. 3. Hacer el descargo, cambiar el estado del producto: Se registrar el nuevo estado del producto (en prstamo) en el inventario de almacn, esto ser visible a los usuarios que solicitan informacin del stock. 4. Registrar en el cuaderno de prstamo: Se llenarn los campos requeridos en este
Cuaderno de prstamo:

Hacer el descargo, cambiar el estado del producto

cuaderno. 5. Proceso de ALMACENAMIENTO (devolucin): Se realiza el reingreso de la mercadera al almacn. Aqu se podr modificar el nmero de serie del producto.
Nombre del documento - Solicitud de producto - Cuaderno de prstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retencin

Registrar en el cuaderno de prstamo

- Firma del solicitante - Tiempo mn. de prstamo: 6 h. - Tiempo mx. de prstamo: 48 h.

Almacenamiento 5

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn).

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Pg. 7

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PR. 2.6.3.2.3.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) DISTRIBUCIN POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

Recepcin de solicitud de pedido 1

Solicitud de pedido

1. Recepcin de solicitud de pedido: El responsable de almacn recepcionar la solicitud de pedido de suministro (tner), la cual es enviada por un tcnico. 2. Registrar el cdigo de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema

Registro: Registrar el cdigo de venta 2 - Sin nombres - Ser modificable en pago - Registrado por cobrar

de ventas y designando un cdigo respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el nmero de venta escrito en un ticket. 3. Entrega del producto: El cliente recepcionar su producto y procede a realizar el pago en caja, el monto del pago ya estar registrado en el sistema de ventas con un

Entrega del producto 3

determinado cdigo, el cual portar el cliente en un ticket.

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn). Nombre del documento - Solicitud de pedido - Registro (ticket) Responsable -

Lugar de archivo -

Tiempo de retencin

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Pg. 8

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PR. 2.6.3.2.4.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso
Solicitud de pedido

ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) DISTRIBUCIN VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

Recepcin de 1 solicitud de pedido Ventas

1. Recepcin de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionar el pedido. 2. Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. 3. Comparar en la base de datos: El sistema realizar una bsqueda comparativa en la base

Registrar datos del comprador 2 Ventas

de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. 4. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviar la solicitud de pedido a almacn con una alerta respectiva.

Comparar en la base de datos Ventas

5. Almacn recepcionar la solicitud del producto con alerta: Almacn se percatar de que el cliente es de la competencia, prepara su producto y se dispondr a entregarle la mercadera en el rea de ventas personalmente. 6. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadera.

El cliente es de la competencia?

7. Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia, en la mayora de casos dejan slo adelantos o requieren prstamos de productos, es as que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo, se realizar un proceso de

Si Almacenamiento (devolucin) Almacn 7

ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto). Nombre del documento - Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retencin

Alertar 4 Sistema de ventas

Solicitud de pedido 5

Almacn recepciona la solicitud del producto con alerta Almacn

Traslado del producto a ventas Almacn 6

El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa, es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo.

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Pg. 9

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PR. 2.6.3.2.5.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) DISTRIBUCIN CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

1. Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cmputo y
Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido

nos falta en stock un componente). Entonces se comunica este evento a almacn para que pueda obtener el producto solicitado lo ms pronto posible. 2. Buscar producto en la competencia: El responsable de almacn se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un prstamo. 3. Ingresar producto en el sistema (compra a un proveedor cercano, esto es cuando

Buscar productos en la competencia 2

obtenemos el producto de la competencia), similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podr registrar stock negativo, pero con autorizacin (responsable de almacn o administrador para aperturar el mdulo de inventarios del sistema de ventas), el cual se adicionar (volver a positivo) cuando ingresemos la mercadera luego de realizar el pedido al proveedor.

Ingresar productos en el stock 3

4. Devolver producto: Una vez que el proveedor nos enve la mercadera se devolver el producto prestado al facilitador. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retencin

Devolver producto 4

- Solicitud de pedido

Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn).

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PR. 2.6.4.
WAREHOUSE PC Descripcin del proceso ALMACN (REPOSICIN DE STOCK) ANLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso

Edicin: 2011 - I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09

1. Recopilar informacin: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores, realizar llamadas telefnicas, etc. Se buscar agotar todas las vas de

Recopilar informacin 1

Pginas web Registro de proveedores

comunicacin para poder obtener informacin valiosa que nos permitirn adquirir los productos que se requieren. Se podr llevar un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la prxima vez que se desee adquirir productos. 2. Anlisis de informacin: Se evaluar la cantidad a traer de determinado producto, las

Anlisis de informacin 2

promociones que se nos ofrecen, asimismo se analizar la demanda y la competencia. Por ltimo se realizarn comparaciones entre el precio y garanta ofrecidos de un proveedor a otro. 3. Negociacin (rebate, regateo): Fase final, luego de elegir un determinado proveedor.

Negociacin 3
Todos estos procesos sern llevados a cabo por el rea de logstica (almacn). Nombre del documento - Solicitud de pedido - Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retencin

Plan de mejora continua

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