AVANZAMOS A TRAVS DEL CONOCIMIENTO Describir la Direccin de Reuniones

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DESCRIBIR LA DIRECCIN DE REUNIONES

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer las claves y recursos que permitan dirigir reuniones, consiguiendo la participacin de los asistentes y llegando a acuerdos, que permitan rentabilizar el tiempo utilizado.

CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:

Plantear cmo preparar eficazmente Reuniones. Analizar el Papel del Director y de los Participantes de una Reunin Evaluar el Desarrollo de la Reunin. Razonar la Toma de Decisiones. Organizar Reuniones Eficaces.

HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los conocimientos profesionales:

Trabajo Individual: xxxxxxxxxxxx. A realizar a lo largo de esta Unidad de Competencia. Caso Prctico: xxxxxxxxxxxxxx. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso. Debate: xxxxxxxxxxxxx. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.

ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:

Anlisis de Problemas.

AUTOEVALUACIN

Reuniones. Director y Participantes. Desarrollo Reunin. Toma de Decisiones. Reuniones Eficaces

TEST DE EVALUACIN DE CONOCIMIENTOS

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REUNIONES
Una gran parte de las decisiones se toman en el transcurso de una reunin. La reunin es un trabajo en equipo, donde cada persona tiene una contribucin que aportar a los dems. Para que una reunin sea fructfera los asistentes deben adoptar una actitud abierta y colaboradora, que permita:

Proporcionar informacin. Colaborar en la solucin de los problemas. Ayudar a los dems. Ser capaces de encontrar soluciones creativas.

Con relativa facilidad se puede adoptar la actitud contraria, es decir, una actitud defensiva y temerosa que lleve a ocultar informacin, debido al miedo a no ser tenido en cuenta o por inseguridad.

Clases de Reuniones

Se selecciona entre las diversas acciones alternativas, la ms adecuada a la situacin planteada. Se aborda el estudio de decisiones importantes o claves. Las decisiones adoptadas son ms fcilmente aceptadas por la mayora. No son peridicas, sino que se convocan para tratar de una determinada situacin. Se facilita la participacin, generando diversas alternativas de solucin. La creatividad del grupo es decisiva a la hora de resolver el problema. Suelen celebrarse de forma rutinaria para dar informacin o para crear una sensacin de compromiso. Se explican los cambios, las polticas de actuacin, y las actividades a realizar. Generan un flujo de informacin en direccin ascendente y descendente.

De Toma de Decisiones

De Anlisis de Problemas

Informativas

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VDEO EN LA PLATAFORMA
Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes visualizar el vdeo La Comunicacin en la Empresa, donde se describe la importancia de la comunicacin en el desarrollo de una reunin de cualquier organizacin empresarial, y los distintos propsitos para los que se utiliza, como informar, tambin para motivar a los trabajadores, o para cortar rumores que pueden surgir en la organizacin.

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EL PAPEL DEL DIRECTOR Y DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIN

Desde el momento mismo en que se establece la constitucin de un grupo que va a participar en una reunin, hay una serie de tareas que el responsable de ese grupo debe abordar.

Tareas del Director

Comunicar la necesidad de colaboracin por parte de todos para lograr el objetivo propuesto. Delimitar el problema y los medios disponibles para solucionarlo. Determinar los objetivos del grupo, ya que las decisiones que se tomen dependen de los objetivos marcados. Analizar la situacin y la causa que la ha originado. Establecer un debate, impulsando las ideas que vayan surgiendo. Evaluar las soluciones y las probabilidades de que terminen con el problema. Ser flexible en el debate, y favorecer la creatividad del grupo.

La funcin del director es asegurar que la reunin logre los resultados adecuados, precisando que no hay decisiones tomadas de antemano, con el fin de motivar a los participantes a colaborar.

Habilidades del Director de Reuniones

Capacidad de liderazgo. Saber escuchar y mantener el ritmo de la reunin, logrando la participacin de todos. Facilidad de comunicacin para transmitir los resultados logrados. Facilidad para sintetizar ideas, y distinguir qu es lo relevante y qu no lo es. Saber consensuar ideas sin imponer las suyas propias. No pretender manipular al grupo.

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El Papel de los Participantes

Si el director de la reunin tiene la responsabilidad de controlar los aspectos formales, los participantes pueden lograr que la reunin sea un xito o un fracaso segn sea su capacidad para aportar ideas a la misma. Ante una reunin formal, hay que estudiar el orden del da y preparar minuciosamente las propias intervenciones leyendo informacin sobre el tema y preparando notas. Un aspecto bsico e importantsimo es la puntualidad.

Llegar tarde a una reunin malgasta el tiempo de los dems y el propio.

Funciones de los Participantes

Hablar en el momento oportuno interviniendo de acuerdo al tema tratado. Desarrollar con claridad sus ideas. Escuchar las ideas de los dems, tratando de averiguar quienes tienen los mismos puntos de vista, y preguntar aquello que no est claro. Si no se conoce la respuesta, prometer una contestacin rpida para despus de la reunin, pero no improvisar. Aclarar todo aquello que los dems no entiendan respecto a sus propias opiniones. Expresarse en voz alta y clara, y controlar los signos propios no verbales, como miradas o ademanes. No entablar conversaciones paralelas, ni adoptar actitudes o hacer ruidos que distraigan a los asistentes. Evitar las llamadas telefnicas y las interrupciones. No implicarse emocionalmente diferenciando lo que son distintas opiniones de lo que es un ataque personal.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso a travs de la Plataforma) Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes descargar un artculo de la revista equipo &talento sobre cul debe ser el declogo para hacer las reuniones ms efectivas.

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EL DESARROLLO DE LA REUNIN
El director debe asegurarse de que la reunin logre los resultados previstos, y para ello, tiene que adoptar unas medidas bsicas al comienzo de la reunin y a lo largo de la misma.

Fases de la Reunin

Planificar la reunin:

Establecer los objetivos de la reunin. Planificar el orden del da, lugar y hora. Determinar los asistentes e informarles con antelacin.

Prever los detalles: lugar, hora, material, ubicacin de los asistentes. Chequear el inters de la reunin mediante las siguientes preguntas:

Antes

Estn claros los objetivos de la reunin? Se podran lograr estos objetivos mediante simples llamadas telefnicas? Se ha convocado a las personas adecuadas? Se les ha comunicado claramente los temas a tratar en la reunin? Se ha documentado en profundidad sobre los temas a tratar? Ha tratado de prever las principales incidencias que se pueden producir?

Revisar el orden del da e introducir los contenidos: comenzar con puntualidad y exponer el objetivo de la reunin. Fomentar la participacin: crear un clima de confianza en el que las personas se sientan libres para participar. Fomentar la generacin de ideas: hacer participar a todos y aclarar dudas, tanto las de procedimiento como las relativas al tema tratado. Resumir el orden del da y lograr que se cumpla: establecer una duracin mxima, y el tiempo disponible para cada punto del orden del da, con el fin de mantenerse en tema y horario. Sintetizar peridicamente los aspectos relevantes, decir en dnde se est y hacia dnde se debe ir. Evitar discusiones ajenas al objetivo principal.

Durante

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Resumir y extraer conclusiones: al finalizar la reunin se debe agradecer la colaboracin, y enumerar los acuerdos o decisiones logrados. Decidir las acciones a llevar a cabo y elaborar un informe de la reunin: se debe informar a los interesados, y controlar la ejecucin de lo comprometido. Si quedan tareas pendientes a desarrollar por los participantes, se debe hacer un seguimiento posterior a la reunin vigilando las conclusiones y actitudes posteriores a una reunin es la mejor forma de preparar la siguiente.

Despus

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LA TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones exige la eleccin entre varias opciones o alternativas y, por lo tanto, lleva consigo la posibilidad de equivocarse. Es indispensable realizar una funcin de control, que permita comprobar la consecucin de los objetivos, y la realizacin de tareas y actividades. Para una adecuada toma de decisiones se debe:

Definir y Delimitar el Problema

Analizar el Problema

Establecer Criterios

Evaluar Soluciones

Formular Soluciones

Escoger la Mejor Solucin

Ponerla en Prctica

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Estilos de Toma de Decisiones

Decisin Jerrquica

El director toma la decisin con un apoyo mayor o menor de las dems personas. Aporta rapidez y control, pero resta calidad y motivacin al grupo. Supone una participacin democrtica, al analizar, debatir y discutir las posibles alternativas. Su principal problema es que proporciona lentitud a la toma de decisiones, y facilita la creacin de grupos enfrentados. Situacin en la que dos o tres personas dominan al grupo, aunque formalmente se adopte un sistema mayoritario. La decisin que se tome difcilmente implica a todos los miembros. Mtodo tpico de las empresas japonesas, facilita la implantacin de decisiones, ya que todas las personas afectadas comprenden y aprueban la puesta en prctica de la decisin. Aumenta el nivel de participacin y de compromiso por parte del grupo. Tiene el inconveniente de exigir mucho tiempo y la utilizacin, a veces, de complicadas tcnicas de negociacin.

Decisin Mayoritaria

Decisin Minoritaria

Decisin Consensuada

APORTACIONES DE PELCULA

En el desarrollo de una reunin, una persona se puede con situaciones conflictivas y complicadas ya que cada persona tiene sus propios intereses. A continuacin se presenta un extracto de la pelcula Accin Civil donde un abogado especialista en procesos de lesiones Jan Schlichtmann emprende un proceso civil contra una empresa, que no ha respetado los principios mnimos de responsabilidad social corporativa, como son los de informacin, legalidad, transparencia y mejora continua. Accin Civil.Steven Zaillian. Estados Unidos, 1998. Paramount Pictures.

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REUNIONES EFICACES
Si se crea un clima adecuado, el director de la reunin conoce su papel y los participantes asumen un papel destacado, se habr asegurado una probabilidad de xito del 90%, pero qu hay del otro 10%? Lograrlo depende de saber improvisar ante situaciones que se presentan y de tener unas pautas de actuacin, ya que la mayora de los problemas que surgen no son nuevos y han sido resueltos anteriormente.

Caractersticas de las Reuniones Eficaces

Se realizan las que son necesarias, evitando las reuniones superfluas. Asisten todos los que deben, ni uno ms, ni uno menos. Los participantes van preparados de antemano, por escrito, con soluciones. Se tratan temas relevantes e importantes, se evita divagar, y los asistentes participan, escuchan y colaboran, sin enfrentarse. Se toman las decisiones requeridas. Se realizan en el tiempo previsto. Se ponen en marcha las decisiones acordadas.

Tcnicas de Aplicacin
La mxima de toda reunin es no desperdiciar ni un segundo en cuestiones que no sean imprescindibles. El tipo de reunin tambin determina el mtodo para rentabilizarla al mximo. No es lo mismo aportar nuevas ideas, que resolver problemas o mejorar procesos.

Brainstorming

Un grupo genera todas las posibles ideas, problemas y soluciones en torno a un mismo tema. Se pretenden encontrar puntos de vista en los que no se haba reparado antes, y abrir nuevos caminos y soluciones.

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Se le llama tambin Teora Nominal de Grupo (TGM).

Worldmapping

Ante un problema concreto, se pide a cada asistente una causa o solucin concreta, que escribe annimamente. La reunin avanzar sin pausa hacia el objetivo. Este mtodo presenta muchas ventajas, puesto que en un tiempo rcord se logra centrar la discusin. Este sistema consiste en plantear una situacin, que grficamente sera la cabeza de un pez. A partir de ah se intenta reconstruir su espina escribiendo uno por uno todos los pasos previos, que se producen antes de llegar a esa situacin o problema. Despus se analiza cada uno de ellos para detectar posibles fallos. Este mtodo es muy utilizado en la mejora de procesos.

Sistema Pareto

Evaluacin de la Reunin
Al finalizar las reuniones se puede hacer un pequeo check-list, para comprobar si se han cumplido alguna de los requisitos bsicos de toda reunin.

Evaluacin de la Reunin
La reunin comienza y acaba a la hora prevista. Los asistentes conocen el orden del da y la han preparado adecuadamente. Se ha seguido en todo momento el orden del da establecido. En la reunin participan todos los asistentes. El objetivo de la reunin est claro y se cumple. El director facilita la participacin y el desarrollo de los temas. La reunin se ha visto afectada por interrupciones. Se han consensuado las decisiones. Todos los participantes tienen claras las decisiones adoptadas.

No

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Errores a Evitar en una Reunin

Una reunin puede fracasar por mltiples causas, siendo las principales causas a evitar las siguientes:

Ausencia de Objetivos o de un Orden del Da

Incluso en reuniones rutinarias, los asistentes deben saber los objetivos de la reunin y el plan establecido para alcanzarlo. La ausencia de objetivos claros convierte a una reunin en una charla de caf, en la que ningn plan de accin puede ser concretado. Las interrupciones pueden ser diversas:

Presencia de telfonos en la sala de reuniones. Falta de material de apoyo como proyectores o pantalla. Retrasos en el personal convocado.

Desorganizacin

Otro problema grave son las discusiones inoportunas, el director debe saber cundo cortarlas. El director debe ser puntual, para dar una imagen de seriedad a la reunin. Una reunin bien programada y estructurada no debe alargarse demasiado sobre lo previsto. La improvisacin es el enemigo mortal de una reunin formal. Aunque la creatividad debe ser siempre deseada, ocurre que las ideas rara vez surgen de la nada. Es preferible aplazar una reunin que celebrarla sin una correcta preparacin previa.

Duracin Excesiva

Falta de Preparacin

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HABILIDADES

TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Trabajo Individual Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico. Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos. Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos/Documentacin.

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ACTITUD

Anlisis de Problemas
Conseguir la mejor solucin es consecuencia de definir correctamente la situacin planteada, al especificar con claridad los objetivos que se persiguen.

APORTACIONES DE PELCULA

Los problemas pueden tener diferentes soluciones, y es conveniente no reducir el campo de visin a una nica idea o planteamiento, pero a veces la principal dificultad surge cuando inicialmente no se comprende con claridad cul es la informacin que plantea esa situacin. A veces, la opinin de otra persona puede reconducir satisfactoriamente un determinado problema, al plantear un nuevo enfoque que permite conocer aquello que una persona por s sola no es capaz de comprender. A continuacin se presenta un extracto de la pelcula El Dilema donde se ve cmo una famoso periodista se encuentra ante una informacin secreta y exclusiva, pero que no es capaz de orientar adecuadamente al no comprender los trminos cientficos concretos a que hace referencia, y necesitar por tanto de la ayuda de un experto en la materia para transmitir la informacin correcta.

El Dilema. Michael Mann. Estados Unidos, 1999. Touchstone Pictures.

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REAS DE FORMACIN

FORMACIN SUBVENCIONADA A LAS EMPRESAS

Bureau Veritas Business School es Entidad Organizadora de Gestin de las subvenciones a la Formacin, ofreciendo el servicio de impartir y gestionar su Formacin con las siguientes ventajas: Realizar la formacin en el momento en que la empresa lo necesite. Tramitacin de la documentacin ante la Fundacin Tripartita para la subvencin de la Formacin a cargo del Crdito Anual de la empresa. En la Plataforma de Formacin www.bvbusiness-school.com puede conocer los trmites para agrupar su empresa, ver la oferta de formacin e inscribir a trabajadores en los Cursos.

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Bureau Veritas Formacin, S.A. Bureau Veritas Business School Depsito Legal: AS-3967-2012 Director del Proyecto: Luis Lombardero Direccin Pedaggica: Carmen Gonzlez
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