PAUTAS PARA LA SELECCIN DE INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Documento elaborado por Ricardo Furman Wolf rfwperu@yahoo.com.

ar Tomado de la Memoria del Programa Intensivo en Seguimiento y Evaluacin (PRISE). Mdulo II: El sistema de seguimiento en los proyectos, desarrollado del 30 de junio al 06 de julio del 2002 en Antigua, Guatemala. PREVAL y RUTA. I. Definicin de instrumentos de seguimiento

Los instrumentos del sistema de seguimiento son medios que permiten en la forma ms eficiente posible recolectar, procesar, reportar y analizar la informacin. Adems permite ordenar la informacin que se obtiene de campo, mediante la relacin entre datos. II. Criterios generales para la seleccin de instrumentos

Se plantean cinco criterios: 1. Definicin previa de la metodologa y tcnica a utilizar, para ubicar un instrumento que corresponda con stas 2. Seleccin del instrumento de forma que pueda ser manejado por las personas que van a aplicarlo (en trminos de la capacidad y experiencia para ello) 3. Definicin del nivel de precisin necesario en el instrumento, en el sentido de que las preguntas sean claras y sea de fcil comprensin 4. Seleccionar instrumentos de bajo costo en funcin al presupuesto disponible; y 5. Validacin previa del instrumento. El instrumento debe pasar por una prueba piloto para ajustarlo, afirmarlo o descartarlo Se puede considerar dos clases de instrumentos i) Segn la forma: textos, grficos y visuales ii) Segn la etapa del seguimiento: recoleccin y procesamiento o reporte y anlisis III. Instrumentos para la recoleccin y procesamiento de la informacin de seguimiento: identificacin, potencialidades y limitaciones

Se identificaron los siguientes instrumentos de seguimiento; guas de entrevistas, formatos de registros, cuadernos de registros, guas de observacin, listas de chequeo, videos y fotos y finalmente dibujos, mapas y grficos participativos. En cuanto a los formatos su utilidad radica en recoger informacin predefinida de carcter ms cuantitativo y la desventaja es su nivel de rigidez. Tambin es necesario incluir en los formatos una columna de observaciones para recoger aspectos cualitativos

2 que puedan servir para el anlisis (an cuando no puedan ser procesadas sistemticamente) Dada la amplia difusin de los formatos como instrumento de registro, se describen los pasos a seguir en su diseo 1. Definicin de los indicadores sobre lo que el formato dar cuenta 2. Definicin de las variables de medicin para cada indicador cubierto por el formato (y su responsable y frecuencia de registro) 3. Dibujo y diseo del formato 4. Inclusin de pautas de consistencia o instruccin del formato 5. Juntas los formatos a cargo de una misma persona y segn la frecuencia de recoleccin en un cuaderno de campo 6. Validacin de los formatos de campo 7. Capacitacin/entrenamiento de los involucrados en el registro de los datos Respecto a la lista de chequeo, la ventaja radica en la utilidad para informacin predefinida de alternativa nica (Si / No). La limitante es que requiere un buen conocimiento del tema para su llenado y que no recoge comentarios cualitativos, salvo que adicionalmente se le explicite En cuanto a los dibujos, mapas y grficos participativos, presenta como ventaja el hecho de recoger directamente las percepciones de la poblacin pues son ellos los encargados de su registro y procesamiento. Pero ello tiene como limitacin la necesidad de facilitadotes bien preparados para capacitar a los involucrados IV. Instrumentos para el anlisis y reporte: identificacin, potencialidades y limitaciones

Los instrumentos pueden ser: tablas, matrices, grficos, guas de anlisis, informes estructurados, notas de prensa, videos y fotos. Algunos son vlidos tambin para la etapa de recoleccin y procesamiento. A continuacin se presentan las potencialidades y/o ventajas y limitaciones para los primeros cuatro instrumentos. Respecto a las tablas, a travs de ellas se puede recoger tanto informacin cuantitativa como cualitativa, ordenada por rubros o categoras bajo una presentacin de doble entrada. El procesamiento bsico de la informacin se expresa en frecuencias o porcentajes. Es bsicamente un instrumento - resumen. En cuanto a las matrices, son ms completas que las tablas. Son de uso generalizado en el anlisis por resumir procesos analticos de problemas identificados, causas y recomendaciones y alternativas. Requiere previamente una clara precisin sobre lo que se busca recoger y simpleza en su diseo, para que pueda ser comprendida por todos los involucrados. Las guas de anlisis son otro instrumento til aunque de menor difusin. Permiten focalizar la lectura de informacin hacia preguntas claves tanto a nivel individual como colectivo o grupal. Una limitacin de stas es el riesgo de que tomadas al

3 pie de la letra - pueden restringir la iniciativa de cada persona al ser asumidas como la orientacin nica posible para el anlisis. El siguiente es un ejemplo de un gua de anlisis para reuniones mensuales de seguimiento que consta de cuatro preguntas claves: 1. Las actividades se han realizado de acuerdo a lo planificado? 2. En caso afirmativo y en caso negativo explicar por qu 3. Las actividades nos permiten lograr los productos y logros esperados? En caso afirmativo y/o negativo: Qu factores internos y que factores externos al proyecto explican? 4. Hay indicios sobre efectos e impactos que debemos registrar para un mayor anlisis (evaluacin continua)? Por ltimo, pero por ello no menos importante, los grficos. Como ventaja se puede destacar que presentan la informacin procesada en tablas de forma ms gil y comprensible. En este sentido, facilitan la lectura de informacin para un impacto de la audiencia. Pero, por otro lado, requieren conocimiento sobre las potencialidades de las modalidades grficas de software, como Excel, para aprovechar su uso.