EL DECLOGO DE LA SECRETARIA EFICAZ 1.

- La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con correccin, a travs de una labor metdica y sistemtica. 2.- El correcto desempeo de sus cometidos requiere unos conocimientos bsicos, una slida cultura general y unos conocimientos complementarios y especficamente adaptados a la labor que realiza. 3.- La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discrecin y eficiencia, que se acompaarn de otras cualidades bsicas, como la lealtad y la sencillez. 4.- El conocimiento del ingls y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos pases. 5.- El atuendo personal ser discreto, intentando realzar las cualidades fsicas con elegancia y buen gusto. 6.- La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja. 7.- El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, as como su ptima resolucin en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria. 8.- Las relaciones con el jefe estarn basadas en la lealtad y el respeto mutuos. 9.- Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano est, solventarlos. 10.- Si las circunstancias as lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompaar a su superior a reuniones o viajes de trabajo. CARACTERSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL Para lograr desempearse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos. CONOCIMIENTOS TCNICOS: Debe especializarse en mecanografa y taquigrafa, computacin, lenguas extranjeras, clculo y contabilidad, tcnicas de archivo y documentacin, organizacin de la empresa y economa. CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad, adaptabilidad, buena educacin, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, inters y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atencin, dotes de organizacin, iniciativa, previsin, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria. ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales. RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los dems debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboracin, discrecin y cordialidad. CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA MODERNA Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visin a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los aos noventa, cuando las tecnologas de la informacin y comunicacin sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestin empresarial

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitada para la delegacin de ciertas reas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Es decir, en general se ocupa de: Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones Establecer buenos contactos telefnicos Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc. Planificar su tiempo y el de su jefe Preparar y tratar la informacin adecuadamente Concertar, acoger y atender a las visitas Preparar presentaciones de productos o servicios Organizar los viajes de negocios, etctera. Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa. "En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudindole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atencin necesaria, para reducir al mnimo el vaco ocasionado por la ausencia del jefe. MAPAS CONCEPTUALES Si bien hasta el momento slo hemos revisado tcnicas de estudio bastante convencionales, existen algunas otras maneras que pueden servirte al momento que busques o quieras estudiar o realizar un proyecto. Para ello, han aparecido recientemente los llamados mapas conceptuales, mapas mentales, o mind maps en ingls. [pic][pic][pic][pic]La idea detrs de un mapa conceptual es bastante simple. Son nodos que se van conectando los unos a otros, y de esa manera uno va investigando y creando todo un esquema que luego se vuelve mucho ms entendible a manera que uno va interrelacionndolo todo. Al hacer un mapa conceptual, este obliga a tu mente a formar asociaciones entre los distintos conceptos con los que trabajas, y de esta manera, lo que aprendes se vuelve mucho ms objetivo. El mapa mental se diferencia del conceptual, en que se busca expandir y llegar a realizar asociaciones totalmente alejadas del concepto original, pero al ver el mapa mental, logramos entender cmo se conectan. Bsicamente se toma una idea central, y a partir de ella nacen 5 o 10 lneas, las cuales cada una toma un concepto relacionado al anterior. Luego, de cada una de estas, se dibujan nuevamente 5 a 10 lneas en las que se ponen conceptos relacionados ya no a la idea central, pero al concepto al que estn unidos. Repitiendo este ejercicio 2 o 3 veces las asociaciones a las que se puede llegar son realmente inverosmiles. Sin

embargo, esta tcnica est ms orientada hacia la creacin de ideas (brainstorming) que como una tcnica de estudio, pero la incluimos por ser interesante y muy relacionada a los mapas conceptuales. PRINCIPIOS DE SERVICIO AL CLIENTE Existen diversos principios que se deben seguir al llevar a cabo el Servicio al Cliente, estos pueden facilitar la visin que se tiene acerca del aspecto ms importante del Servicio, EL CLIENTE. 1. Haga de la calidad un hbito y un marco de referencia. 2. Establecer las especificaciones de los productos y servicios de comn acuerdo con todo el personal y con los clientes y proveedores. 3. Sistemas, no sonrisas. Decir por favor y Gracias no le garantiza que el trabajo resulte bien a la primera. En cambio los sistemas s le garantizan eso. 4. Anticipar y satisfacer consistentemente las necesidades de los clientes. 5. Dar libertad de accin a todos los empleados que se tenga trato con sus clientes, es decir autoridad para atender sus quejas. 6. Preguntar a los clientes lo que quieren y drselo una y otra vez, para hacerlos volver. 7. Los clientes siempre esperan el cumplimiento de su palabra. Prometer menos, dar ms. 8. Mostrar respeto por las personas y ser atentos con ellas. 9. Reconocer en forma explcita todo esfuerzo de implantacin de una cultura de calidad. Remunerar a sus empleados como si fueran sus socios (incentivos). 10. Hacer como los japoneses. Es decir, investigar quines son los mejores y cmo hacen las cosas, para apropiarse de sus sistemas, para despus mejorarlos. 11. Alentar a los clientes a que digan todo aquello que no les guste, as como manifiesten lo que si les agrada. 12. Lo ms importante no deje esperando al cliente por su servicio, porque todo lo dems pasar desapercibido por l, ya que estar molesto e indispuesto a cualquier sugerencia o aclaracin, sin importar lo relevante que esto sea.