Memorando de Planeamiento

Pgina1de127 AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N001:MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS,
S, EJERCICIO 2002
MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS
MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS INSPECTORA GENERAL

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO
AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N 001: MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS, EJERCICIO 2002
15.ABR.2003
Pgina2de127 AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N001:MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS, EJERCICIO 2002
MEMORANDO DE PLANEAMIENTO AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N 001: MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS, EJERCICIO 2002 PAG. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. OBJETIVOS DEL EXAMEN ALCANCE DEL EXAMEN DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD NORMATIVIDAD APLICABLE INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS PUNTOS DE ATENCIN PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS Y DISTRIBUCIN DEL TRABAJO RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXAMINAR PRESUPUESTO DE TIEMPO Y COSTO CALENDARIO DEL EXAMEN ANEXOS: ANEXO N 01 BALANCE GENERAL ANEXO N 02 CUADRO DE IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS ANEXO N 03 OBJETIVO 1.1 - PROCEDIMIENTOS ANEXO N 04 OBJETIVO 1.2 PROCEDIMIENTOS Y CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO ANEXO N 05 OBJETIVO 1.3 - PROCEDIMIENTOS ANEXO N 06 DISTRIBUCIN DEL TRABAJO ANEXO N 07 FUNCIONARIOS ANEXO N 08 PRESUPUESTO DE TIEMPO Y COSTOS 03 04 04 08 10 13 13 14 14 14 14 14 17 18 19 73 125 126 127
MEMORANDO DE PLANEAMIENTO AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N 001: MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS, EJERCICIO 2002
1.
OBJETIVOS DEL EXAMEN Los objetivos previstos para el presente examen son los siguientes: Informe de Auditora Financiera 1.1. Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros de la Unidad Ejecutora N 001: MEM Central del Pliego 016 Ministerio de Energa y Minas al 31.DIC.2002, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.
Informe Largo 1.2. Evaluar la implantacin, funcionamiento y efectividad del Sistema de Control Interno en las reas administrativas y en aquellas actividades vinculadas directamente con la misin y objetivo de la entidad, identificando y determinando el grado de solidez, eficiencia y eficacia de los controles claves que aseguren a la entidad al cumplimiento de sus objetivos y metas. Efectuar el seguimiento a la implantacin de las recomendaciones de las auditoras financiero-operativas realizadas por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, conforme a los establecido por la Directiva N 0142000-CG/B150 aprobada por la Resolucin de Contralora N 279-2000-CG del 29.DIC.2000.
1.3.
Informe Especial Si durante la ejecucin de la accin de control se evidencia indicios razonables de comisin de delito as como excepcionalmente, la existencia de perjuicio econmico no sujeto a recupero administrativo, la comisin auditora, en cautela de los intereses del Estado y sin perjuicio de la continuidad de la respectiva accin de control emitir con la celeridad del caso, un Informe Especial con el debido sustento tcnico y legal en cumplimiento de la NAGU 4.50. 2. ALCANCE DEL EXAMEN El alcance del examen comprender la evaluacin de las operaciones realizadas por la Unidad Ejecutora 001: MEM Central del Pliego 016 Ministerio de Energa y Minas, por el perodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2002. El examen comprende la evaluacin de los controles internos, contables y administrativos con especial incidencia en las reas de contabilidad, tesorera, personal, presupuesto, abastecimiento, mantenimiento y servicios. Asimismo, comprender la evaluacin de la gestin administrativa y contable. La auditora se efectuar tomando en cuenta: Normas Internacionales de Auditora (NIA), Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), Manual de Auditora Gubernamental (MAGU), Normas Tcnicas de Control Interno, y sus modificatorias. 3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD El Ministerio de Energa y Minas, es un Pliego Presupuestal dentro de la Estructura Presupuestaria del Estado, corresponde al Volumen 01 Gobierno Central y pertenece al Poder Ejecutivo. Dicho Organismo fue creado mediante Decreto Ley N 17271 del 03.DIC.1968 y a partir del 01.ABR.1969 inicia sus actividades Minero Energticas y Administrativas. Actualmente se rige por el Decreto Ley N 25962 del 18.DIC.1992 cuyo objetivo principal es Promover el Desarrollo Integral de las Actividades Minero Energticas, normando y fiscalizando su
cumplimiento; cautelando el uso racional de los Recursos Naturales en relacin con el Medio Ambiente. Dicho portafolio, tiene bajo su control las siguientes Instituciones Pblicas Descentralizadas: Instituto Peruano de Energa Nuclear IPEN, Instituto de Concesiones y Catastro Minero INACC e Instituto Geolgico Minero Metalrgico INGEMMET.
Mediante Decreto Supremo N 027-93-EM del 18.JUN.1993 publicado en el Diario Oficial El Peruano el 19.JUN.1993, se aprueba la Estructura Orgnica y el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Energa y Minas. El Ministerio de Energa y Minas, tiene por finalidad formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, cuando corresponda, la poltica del alcance nacional en materia de energa y minas, en armona con la poltica general del Gobierno y los planes de desarrollo, supervisando y evaluando su cumplimiento. Norma las actividades que conciernen a las polticas de su cargo y ejecuta las acciones de competencia a nivel central de Gobierno, a travs de las Instituciones Pblicas Descentralizadas del Sector. Entre las principales funciones del portafolio bajo examen, podemos mencionar las siguientes: Formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, la poltica de alcance nacional sobre energa y minas, supervisar y evaluar su cumplimiento. Dictar la normatividad general del alcance nacional en materia de su competencia. Formular, y en su caso, promover polticas de fomento y tecnificacin de la pequea, mediana y gran minera. Formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, el Plan Energtico del Pas y el Plan Minero de uso de recursos mineros confiados al Sector Pblico. Formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, los planes y programas a nivel nacional de los sectores a su cargo. Consolidar el inventario de recursos mineros y energticos del pas y evaluarlos a nivel nacional.
Orientar y fomentar la investigacin cientfica y tecnolgica en el mbito de su competencia. Coordinar y promover, a travs de la institucin especializada del Sector y los rganos correspondientes de los Gobiernos Regionales, la asistencia tcnica minera, metalrgica y energtica.
Normar los procedimientos para el otorgamiento de concesiones a la pequea y mediana minera y otorgar concesiones y concertar contratos con la gran minera, de conformidad con la legislacin sobre la materia. Establecer las normas y procedimientos generales de alcance nacional sobre prevencin y eliminacin de la contaminacin ambiental producida como resultado del desarrollo de actividades productivas del sector. Proponer, y en su caso, dictar normas generales de alcance nacional sobre participacin de los trabajadores en gestin y utilidades de las empresas del sector y la seguridad e higiene ocupacional y bienestar de los trabajadores. Promover la formacin de personal que requiere el sector.
ORGANIZACIN El Manual de Organizacin y Funciones, aprobado por Resolucin Ministerial N 333-2001-EM/SG del 23.JUL.2001 detalla las reas que componen la estructura orgnica de la entidad. 1. Alta Direccin 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 Comisin Consultiva del MEM Despacho Ministerial Secretara General Despacho Vice Ministerio de Energa Despacho Vice Ministerio de Minas Comits de Asesoramiento
2. rgano Consultivo
3. rgano de Control 3.1 Oficina de Inspectora General - Oficina de Inspecciones - Oficina de Auditora 4. rgano Jurisdiccional Administrativo 4.1 Consejo de Minera
5. rgano de Defensa Judicial 5.1 Procuradura Pblica 6. rganos de Asesoramiento y Apoyo Secretara General 6.1 Oficina General de Asesora Jurdica 6.2 Oficina General de Sistemas - Oficina de Informtica - Oficina de Desarrollo Organizacional - Oficina de Administracin Documentaria y Archivo Central 6.3 Oficina General de Recursos y Servicios - Oficina de Personal - Oficina Financiera - Oficina de Presupuesto - Oficina de Abastecimiento - Oficina de Mantenimiento y Servicios 6.4 Oficina de Imagen Institucional 6.5 Oficina de Defensa Nacional y Seguridad Integral 7. rganos Tcnico Normativos o de Lnea del Vice Ministerio de Energa 7.1 Oficina Tcnica de Energa 7.2 Direccin General de Electricidad - Direccin de Planeamiento Elctrico - Direccin de Concesiones Elctricas - Direccin de Normas Elctricas - Direccin de Promocin y Estadstica 7.3 Direccin General de Hidrocarburos - Oficina de Administracin y Sistemas
- Direccin de Yacimientos, Transporte Terrestre y Estadstica - Direccin de Procesamiento y Comercializacin 8. rganos Tcnico Normativos o de Lnea del Vice Ministerio de Minas 8.1 Direccin General de Asuntos Ambientales 8.2 Direccin General de Minera - Direccin de Fiscalizacin Minera - Direccin de Promocin y Desarrollo Minero - Direccin Tcnico Normativa
4.
NORMATIVIDAD APLICABLE
Las Normas Legales que son aplicables a la entidad son las siguientes: Decreto Ley N 17271 Ley de creacin del Ministerio de Energa y Minas. Decreto Ley N 25962 Ley Orgnica del Sector Energa y Minas. Decreto Ley N 26162 Ley del Sistema Nacional de Control. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley N 27573 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2002. Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. Ley N 27245 Ley de prudencia y transparencia fiscal y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N 039-2000-EF. Ley N 27574 Ley de equilibrio financiero del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2002. Ley N 27575 Ley de endeudamiento del sector pblico para el ao fiscal 2002. Directiva N 007-2001-EF/76.01- Directiva para la programacin y formulacin de los presupuestos institucionales del sector pblico
para el ao fiscal 2002, aprobada por Resolucin Directoral N 018-2001-EF/76.01. Directiva N 001-2002-EF/76.01 Directiva para la Aprobacin, Ejecucin y Control del Proceso Presupuestario del Sector Pblico para el ao fiscal 2002, aprobada con Resolucin Directoral N 043-2001-EF/76.01. Directiva N 001-2001-EF/03.10 referida a la Preparacin y Presentacin Presupuestaria, Financiera y Econmica y Metas de Inversin de las Empresas y Entidades del Estado para la Cuenta General de la Repblica, aprobada por Resolucin de Contadura N 144-2001.EF/93.01. Directiva N 011-2002-EF/76.01, Directiva para el cierre y conciliacin del presupuesto del sector pblico ao 2002, aprobado por Resolucin Directoral N 056-2002-EF/76.01.
Decreto de Urgencia N 030-2002 Aprueban medidas complementarias de Austeridad y Racionalidad en el Gasto Pblico para el ao fiscal 2002. Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01 que aprueba el Compendio de Normatividad Contable. Resolucin CNC N 010-97-EF/93.01 Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad que aprob el Nuevo plan Contable Gubernamental. Resolucin Directoral N 066-2001-EF/77.15, aprob Directiva de Tesorera para el Ejercicio Presupuestal 2002. Decreto Supremo N 195-2001, que dispone la Centralizacin de Fondos Directamente Recaudados en el Banco de la Nacin. Decreto Supremo N 027-93-EM, que aprueba la Estructura Orgnica y Reglamento de Organizacin y Funciones de la Entidad y sus modificatorias aprobadas por Resolucin Ministerial N 488-94-EM/SG. Resolucin Ministerial N 333-2001-EM/SG, que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la Entidad Resolucin N 039-98/SBN que aprueba el Reglamento para la Toma de Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Decreto Supremo N 154-2001-EF, que aprueba el Reglamento General de procedimientos administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado. Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N 039-98-PCM, vigente desde el 29.SET.1998 y Modificatorias. Decreto Supremo N 012-2001-PCM que aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 013-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin de Contralora N 162-95-CG que aprueba las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico y sus Modificatorias.
Resolucin de Contralora N 152-98-CG, que aprueba el Manual de Auditora Gubernamental MAGU. Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, que modifica Normas de Auditora Gubernamental. Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Pblico y su Reglamento, Decreto Supremo N 005-90-PCM y Modificatorias. Resolucin Ministerial N 115-2000-EM/SG, que aprueba Ochenta (80) Normas Especficas de Control Interno para el Ministerio de Energa y Minas
5.
INFORMES A REMITIR Y FECHA DE ENTREGA El examen se efectuar entre el 01 de Abril a1 30 de Junio del 2002, al trmino del cual se emitir un ejemplar de los informes siguientes: INFORME Informe Corto N DIAS TILES 62 FECHA DE ENTREGA 30.06.2002
Informe Largo
62
30.06.2002
El Informe Corto se elaborar en concordancia con la normativa aceptada por la profesin contable, as como con las Normas de Auditora Gubernamental NAGU, aprobadas mediante Resolucin de Contralora N 162-95-CG de 22.SET.1995 publicada en el diario oficial El Peruano el 26.SET.1995, Resolucin de Contralora N 123-2000-CG del 23.JUN.2000 y Resolucin de Contralora N 259-2000-CG de 07.DIC.2000. Cuantificaremos en los casos que corresponda, las salvedades y/o deficiencias que detectemos como resultado del examen de las cuentas y de los estados financieros. En el Informe incluiremos los comentarios respectivos en torno a los aspectos de incidencia. El Informe Largo se ceir a lo dispuesto por la Norma de Auditora Gubernamental (NAGU) 4.40, modificada por Resolucin de Contralora N 259-2000-CG de 07.DIC.2000. Se incluir la Sntesis Gerencial del Informe y el Memorndum de Control Interno, a travs del cual se informar al Titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad, as como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo, se hayan adoptado. Las observaciones contenidas en el Informe sern previamente comunicadas como Hallazgos a los funcionarios y ex funcionarios involucrados en las mismas, tal como lo dispone la NAGU 3.60, Resolucin de Controlara N 259-2000-CG de 07.DIC.2000. Asimismo, en caso de evidenciar indicios razonables de comisin de delitos o responsabilidad civil, se emitir un informe especial de acuerdo a la NAGU 4.50 modificada mediante Resolucin de Contralora N 012-2002-CG de 21.ENE.2002. Las desviaciones que se detecte en el proceso del examen, indicar en cada caso, las causas que las originan sealando los efectos reales que producen, as como, los efectos potenciales que producirn de subsistir las mismas, recomendando en cada caso, las acciones correctivas pertinentes para mejorar y/o superar dichas situaciones. El Informe Largo a emitir tendr la estructura siguiente que seala la NAGU 4.40: SNTESIS GERENCIAL DEL INFORME
La Sntesis Gerencial del Informe contendr un resumen breve y preciso de los aspectos ms significativos sobre el contenido del Informe.
I. INTRODUCCIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 3 Origen del examen Naturaleza y Objetivos del examen Alcance del examen Antecedentes y base legal de la entidad Comunicacin de hallazgos Memorndum de Control Interno Otros aspectos de importancia
II. OBSERVACIONES 1. Sumilla 2. Elementos de la observacin - condicin - criterio
- causa y efecto 3. Comentarios y/o aclaraciones 4. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentadas. 4 III. CONCLUSIONES Juicios de carcter profesional, sustentados en las observaciones resultantes del examen efectuado. 5 IV. RECOMENDACIONES Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles sugeridas a la Administracin de la entidad examinada, orientadas a promover la superacin de las observaciones o hallazgos resultantes de la evaluacin de la gestin. V. ANEXOS Utilizaremos los Anexos indispensables que complementen o amplen la informacin de importancia contenida en el mismo.
La exposicin respecto a la evaluacin del cumplimiento y aplicacin de los controles contable-financiero y administrativooperativo, contendr comentarios por cada rea y/o sistema examinado, las cuales citaremos en el Informe incluyendo los aspectos de incidencia. Haremos una apreciacin crtica sobre el funcionamiento de cada rea y sistema con relacin a la entidad tomada en su integridad. Los resultados de la evaluacin de las medidas correctivas para superar las deficiencias y aplicar las recomendaciones, las expondremos a travs de un cuadro resumen que contenga la siguiente informacin: Observaciones y recomendaciones comprendidas en informes de auditoras anteriores en trminos de cantidad. Situacin en que se encuentran, precisando la cantidad de recomendaciones superadas, en proceso y pendientes de implementacin. Respecto a las observaciones que se han superado, se emitir una apreciacin crtica respecto a la adopcin de medidas para corregir las causas de las deficiencias, a fin de evitar situaciones similares en el futuro. En relacin a las recomendaciones en proceso y/o pendientes de implementacin, se indicar las razones y/o limitaciones que no permiten el cumplimiento de las medidas correctivas dispuestas, segn sea el caso.
6.
IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS Las reas crticas y significativas han sido determinadas de acuerdo a la evaluacin preliminar efectuada resultante de la revisin analtica, materialidad, incidencia de mayor riesgo y criterio profesional del auditor. reas Crticas Otras Cuentas por Cobrar Inmuebles, Maquinaria y Equipo Otras Cuentas del Activo y Amortizacin Acumulada reas Significativas
Caja Bancos Ingresos y Gastos Hacienda Nacional En Anexo N 1 se incluye informacin financiera de la entidad En Anexo N 2 se identifican las reas crticas 7. PUNTOS DE ATENCIN Los puntos de atencin a considerar en la auditora a los estados financieros son: Recursos generados por actividades propias del MEM. Recursos provenientes de donaciones, transferencias y otros aportes que a su favor efecten terceros y su inclusin en el presupuesto. Gastos de Administracin y servicios de terceros Fondo fijo- respuestas circularizaciones bancarias Ingresos por servicios (derecho de vigencia) Anlisis de la cuenta enlace-transferencias Adiciones ao 2002 Activo Fijo (selectivo y general). Otras Cuentas por Cobrar y Cuentas de Cobranza Dudosa. Control de Activos Intangibles y clculo de amortizacin. Compensacin por tiempo de servicios Gastos de ejercicios anteriores-Anlisis de consistencia Ingresos de ejercicios anteriores DE PROCEDIMIENTOS Y DISTRIBUCIN DE
8. PROGRAMA TRABAJO
Se presenta en los Anexos Ns 3, 4 y 5. 9. RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS Para la ejecucin de la auditora participacin del siguiente personal: NOMBRES Y APELLIDOS Eco. Carlos Luque Villavicencio C.P.C. Jos Castillo Herbas Sr. Alejandro Ronquillo Virhuez C.P.C. Miguel Dvila Servat C.P.C. Carlos Dianderas Vargas C.P.C. Ral Flores Pea Financiera se requiere la
CATEGORA Funcionario Directivo Profesional Profesional Profesional Profesional
CARGO EN LA COMISIN Supervisor General Supervisor Supervisor Auditor Responsable Auditor Auditor
C.P.C. Ernesto Chvarri Elguera C.P.C. Noelia Dvila Vsquez Lic. Ral Garca Lian 10.
Profesional Profesional Profesional
Auditor Auditor Auditor
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXAMINAR La relacin de los funcionarios que tuvieron a su cargo la Administracin, Control y Funcionamiento de la Entidad durante el Ejercicio 2002 se presenta en el Anexo N 6.
11.
PRESUPUESTO DE TIEMPO Y COSTO Las horas hombre por actividad a emplearse y el correspondiente costo se presenta en el Anexo N 7.
12.
CALENDARIO DEL EXAMEN ETAPAS FECHAS DAS TILES 09 45 08 62
INICIO TERMINO PLANIFICACIN 01.ABR.2003 11.ABR.2003 EJECUCIN 14.ABR.2003 18.JUN.2003 ELABORACION DE INFORMES 19.JUN.2003 30.JUN.2003 TOTAL
San Borja, 11 de Abril del 2003
PREPARADO POR:
_______________________________ CPC MIGUEL DAVILA SERVAT AUDITOR RESPONSABLE
_______________________________ CPC ERNESTO CHAVARRI ELGUERA AUDITOR
CPC NOELIA DAVILA VASQUEZ AUDITOR
LIC. ADM. RAUL GARCIA LIAN AUDITOR
REVISADO POR:
_______________________________ CPC JOS CASTILLO HERBAS SUPERVISOR
_______________________________ SR. ALEJANDRO RONQUILLO VIRHUEZ SUPERVISOR
APROBADO POR:
ANEXOS
ANEXO N 02 IDENTIFICACIN DE REAS CRITICAS

Cuenta C Caja y Bancos 24 Transacciones numerosas Rubro importante en relacin con los estados financieros tomados en su conjunto (Veracidad, clculo y valuacin e integridad en el tratamiento contable) Operaciones derivadas de Multas interpuestas por la Direccin General de Minera. Que no revela efectividad en la cobranza, dando lugar a elevada provisin de cobranza dudosa. Moderado Pruebas analticas con nfasis en partidas conciliadas al cierre del ao. Enfoque sustantivo Circularizacin de saldos, Revisin de conciliaciones bancarias al cierre del ao. Arqueo de Fondos.Revisin de la documentacin sustentatoria, meses de mayor movimiento. Evaluacin de los procedimientos de colocacin segn D.S. 195-2001 % Total Factores de riesgo Riesgo Enfoque de Auditora Procedimiento de Auditora a Aplicar
In Otras Cuentas por Cobrar 67 Moderado Enfoque sustantivo Revisin analtica para verificar Pruebas analticas con poltica de cobranza, determinando nfasis en los la problemtica existente, evaluando movimientos ms la efectividad de las cobranzas significativos. coactivas. Revisin de cobros posteriores.
Provisin Cobranza Dudosa
(45)
In I Inmuebles, Maquinaria y Equipo Depreciacin
73 (27)
Rubro importante en relacin con los EE.FF. tomados en su conjunto. Inventarios fsicos se efectan con periodicidad anual.
Moderado
Satisfaccin del control con procedimientos sustantivos. Pruebas Analticas
Efectuar pruebas detalladas de las adiciones y retiros ms importantes al cierre del ao. Inspeccin fsica de las adiciones ms importantes, verificacin de las autorizaciones por concepto de baja. Verificar inventario fsico con conciliacin en libros. Clculo global de depreciacin
Otros activos Amortizacin Ha H Hacienda Nacional y Hacienda Nacional Adicional In I Ingresos y Gastos
8 (2)
Bsicamente conformado por intangibles, bienes culturales.
Bajo
Satisfaccin de control Pruebas analticas, revisin de saldos con procedimientos iniciales, validacin de tratamiento sustantivos. contable.
99
Rubro importante en el total pasivo y patrimonio total
Moderado
Enfoque sustantivo
Pruebas analticas. Cruce de movimientos del ao con Resoluciones Ministeriales y Directorales
Se percibieron Moderado significativos ingresos tributarios y no tributarios. Anlisis de Ingresos y de la cuanta monetaria de los gastos administrativos
Satisfaccin moderada Realizar pruebas de revisin de control. analtica, en coordinacin con las Revisin analtica de cuentas relacionadas. fluctuacin principales del ao.
ANEXO 03 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA OBJETIVO GENERAL 1.1: Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros de la Unidad Ejecutora N 001: MEM Central del Pliego 016 - Ministerio de Energa y Minas al 31.DIC.2002, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes. PROGRAMAD O NOMBR E H/S 1. Recopile la normativa aplicable a la Entidad, vigente para el perodo examinado. 2. Revise la siguiente documentacin normativa: Manual de Organizacin y Funciones. TERMINADO PROCEDIMIENTOS REF. HECHO P/T POR H/S
Reglamento de Organizacin y Funciones Estados Financieros y Notas a los EE.FF. Libros Contables y Registros Auxiliares. 3. Solicite informacin a la Oficina de Asesora Legal del perodo examinado referente a las contingencias que podran presentarse como consecuencia de juicios iniciados por la entidad o por terceros contra la entidad, as como el estado situacional actual de los mismos, con la finalidad de verificar si se encuentran reflejados en los Estados Financieros y/o sus Notas, en los casos que corresponda. 4. De acuerdo al levantamiento de informacin realizado a la Directora de la Oficina Financiera elabore un flujograma, detallando los procesos de contabilidad verificando que los controles establecidos funcionen eficazmente. 5. Verifique la situacin de los libros principales y registros contables, as como su legalizacin, autorizacin, foliacin; mediante el levantamiento de un Acta. PROGRAMAD O NOMBR E H/S PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO P/T POR H/S
6. Verifique la oportunidad y la calidad de la informacin contable que se formula para la toma de decisiones precisando el tipo, destino y periodicidad de la misma. 7. Revise si la documentacin contable es archivada debidamente y si se toman medidas de seguridad para la conservacin de estos documentos. 8. Verifique que los Estados Financieros mensuales se hayan presentado teniendo en consideracin los plazos establecidos
por la Contadura Pblica de la Nacin. 9. Evale la situacin actual del Plan de Cuentas y si se adecua a la normativa vigente y si obedece a la operatividad del Ministerio. 10.Considere otros procedimientos necesarios segn las circunstancias. 11.Redacte los hallazgos que se determinen como resultado del desarrollo de los procedimientos anteriores. 12.Comunique los hallazgos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 13.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 14.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40. PROGRAMAD O NOMBR H/S E PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR
Re 15. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos; los que debern ser revisados por los supervisores.
PROGRAMAD O NOMBR H/S E
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR
CUENTAS DEL BALANCE GENERAL CAJA Y BANCOS: Los objetivos de Auditora debern determinar: 1. El efectivo registrado en libros exista, en bancos o en posesin de la entidad.
2. El efectivo se presenta de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre bases consistentes. 3. El efectivo est libre gravmenes y de restricciones respecto a su uso. de
4. El efectivo est presentado y clasificado en forma apropiada y que en el balance general y las notas correspondientes se hayan hecho las revelaciones necesarias. PROCEDIMIENTOS CAJA: 1. Entreviste al encargado de la Unidad de Tesorera y obtenga conocimiento del sistema de control implementado para el proceso de los ingresos y egresos de fondos y valores de la Entidad y aplique el Cuestionario de Control Interno de Caja y Bancos y confirme la respuesta. 2. Prepare la cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del Balance Constructivo y obtenga las cdulas analticas, verifique sumas y saldos cotejndolo con el libro mayor auxiliar y registros auxiliares.
PROCEDIMIENTOS
3. Para el caso de la cdula Cajas y Fondos Fijos existentes al 31.DIC.2001, indique montos, nombres de los custodios y ubicacin fsica. 4. Determine en relacin con la cdula anterior, las Cajas y/o Fondos Fijos que deben ser arqueados, indicando aquellos
que requieren un control simultneo, es decir, que se practicarn el mismo da y a la misma hora. Incluya en el arqueo, otros Valores en poder de los custodios. 5. Para la toma de arqueo, aplique los procedimientos en el programa elaborado para tal fin y que se anexa al presente. 6. Verifique la comprensin del Sistema de Tesorera mediante el seguimiento de una transaccin de ingresos y egresos de fondos. 7. Solicite al Tesorero una relacin de ingresos clasificados por partidas presupuestales, correspondiente al perodo a ser evaluado, as como los registros relacionados con dichos ingresos. 8. Cercirese si todos los recursos financieros se centralizan en la Tesorera. 9. Verifique que no haya otras encargadas del manejo de fondos. reas
10.Seleccione algunos Comprobantes de Pago y verifique si se encuentran sustentados documentadamente. 11. Solicite una relacin de Cuentas Corrientes, Ahorros y a Plazos as como cualquier tipo de depsito especificando su saldo y tipo de moneda.
PROCEDIMIENTOS
12.Verifique si existen cuentas con fondos inmovilizados y determine sus causas. 13.Cercirese que no se utilicen las
cobranzas efectivo.
diarias
para
pagos
en
14.Verificar la existencia de la cobertura de seguros de infidelidad, de robo y asalto y otros que sean necesarios para salvaguardar convenientemente los fondos. 15.Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 16.Determine la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General bajo examen. 17.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 18.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 19.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 20.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los supervisores. 5.
PROGRAMAD O
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECHO H/S
NOMBR E
H/S BANCOS: 1. En relacin con el perodo bajo examen, seleccione el mes o meses que someter a prueba y prepare una cdula que contenga la relacin detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas cerradas en el perodo bajo examen. 2. Obtenga de la entidad en relacin con el Perodo bajo examen lo siguiente: Listados de los funcionarios autorizados para firmar cheques, cartas, rdenes, etc. Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados. Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba y uno a dos meses posteriores al ltimo seleccionado. El Libro de Caja y/o Bancos del perodo bajo examen. Los archivos de comprobantes de Ingresos, Egresos y Asientos de Diario del mes o meses seleccionados. 3. Solicite directamente a los bancos que remitan a la Oficina de Auditora Interna lo siguiente: a Confirmacin la fecha del de saldo bancario del
P/T
POR
cierre
ejercicio bajo examen y que incluya relacin de personas autorizadas para firmar cheques, prstamos, fianzas, avales, etc. Otorgados por el Banco; valores en custodia, depsitos a plazo; intereses, otros derechos y responsabilidades. PROGRAMAD O NOMBR E H/S 4. Referente a las conciliaciones bancarias, obtenga Copias de las mismas y: Pruebe la exactitud aritmtica. Coteje el saldo con el estado bancario, con el Registro auxiliar y con la cuenta control Respectivamente. Siga los cheques pendientes, en el estado Bancario del mes siguiente a la conciliacin a Efecto de verificar su cobro. Examine cuidadosamente todas las notas de Dbito y crdito bancarios de importancia y Verifique que haya sido correctamente imputados en los libros bancos y/o caja. 5. Referente a los ingresos en el o meses Seleccionados: mes PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. P/T HECHO POR H/S
Rastre los pases del Libro de Caja y/o Bancos. Ingresos al Diario y al Mayor General. Revise la Conciliacin Bancaria, la Parte Relativa a Ingresos. Cheque los depsitos segn libros contra Los Estados bancarios respectivos. Inspeccione y obtenga evidencia suficiente de los Depsitos registrados en libros, que no figuran en los estados bancarios y/o los depsitos registrados en los estados bancarios que no figuran en libro. Tome nota e investigue las diferencias de Fechas por los depsitos en trnsito. Cheque las notas de abono del Banco, Contra el Libro de Bancos y sgalas hasta los estados bancarios respectivos. Verifique los ajustes a la Cuenta Bancos, Ingresos, efectuado mediante Asientos de Diario y observe que estn debidamente sustentados. PROGRAMAD O NOMBR E H/S 6. Rastre los pases del Libro de Caja y/o Bancos Egresos al Diario y al Mayor General. PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO P/T POR H/S
7. Revise la Conciliacin Bancaria, parte relativa a Egresos.
la
8. Cheque los cheques registrados en libros, contra el Estado Bancario respectivo: Observe que estn registrados en libros, en estricto orden cronolgico y numrico, incluyendo los cheques anulados, si surgiera alguna duda, remtase a los talones de cheques. 9. Inspeccione y obtenga evidencia suficiente de los egresos registrados en libros, que no figuren en los estados bancarios y/o los egresos registrados en estados bancarios que no figuren en libros. 10.Cheque las notas de cargo del banco con el Libro de Bancos y rastrelos en los estados Bancarios respectivos. 11.Verifique los ajustes a la Cuenta Bancos Egresos, Efectuados mediante asientos de diario. Observe que estn debidamente sustentados y Revise la documentacin respectiva. 12.De corresponder, prepare una lista, revise e Investigue los cheques girados a la orden de: Portador, Caja, Banco, la misma entidad, funcionarios y empleados. Seale en la lista el objeto de dichos egresos.
13. Tome
nota
de
los
cheques
pendientes y de otras partidas atrasadas, para investigarlas a travs de conciliaciones.
PROGRAMAD O NOMBR E H/S
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECHO P/T POR H/S
14. Del mes o meses bajo prueba, seleccionar los egresos ms representativos a ser examinados debiendo cubrir una variedad de transacciones o un perodo limitado. Examine los comprobantes y facturas que los respalden en cuanto a: correcta aplicacin de la codificacin, aprobacin de precios y condiciones y su correcta aplicacin, verificacin de la exactitud aritmtica, cancelacin del comprobante y documentos sustentatorios mediante la utilizacin de un sello fechador pagado, aprobacin por funcionarios autorizados y evidencia de haberse recibido los bienes y/o servicios. Coordine los pasos anteriores con los Procedimientos de Cuentas por Pagar y rastre los Comprobantes a los Mayores Auxiliares respectivos.
15.En relacin con las transferencias interbancarias, prepare una Cdula de Transferencia de la semana anterior y de la posterior, a la fecha de la conciliacin bancaria del mes o meses seleccionados. 16.Asegrese que cada transferencia est respaldada por su respectiva carta orden, debidamente autorizado y registrada como dbito o como crdito en el libro de Caja y/o Bancos. Verifique que est registrada en el mismo perodo bajo prueba, el correspondiente gasto.
17.Controle y tome nota de las fechas entre las transferencias registradas en libros y la fecha en el estado bancario.
PROCEDIMIENTOS
18.Compruebe en detalle todos los depsitos en trnsito y s stos incluyen cheques girados por la propia entidad. Verifique que estn registrados como egresos en el mismo perodo. Asegrese que figuren tanto en la lista de cheques pendientes, como en las cdulas de transferencias
19.En relacin a cheques pendientes importantes, que an no hayan sido pagados inspeccione los comprobantes sustentatorios del desembolso. 20.Pase revista a las operaciones de Caja y/o Bancos, por un perodo de 15 das antes y despus del balance, para determinar si hubo o no transacciones importantes o poco usuales, que puedan distorsionar el balance. 21.Investigue notas de dbito y crdito bancarias de importancia, que se hayan emitido inmediatamente despus de la fecha del balance. 22.Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 23.Determine la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 24.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios o servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000CG, publicada el 13.DIC.2000. 25.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento
anterior.
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECH H/S P/T O POR
26.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 27.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los supervisores.
PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL ARQUEO DE FONDOS FIJOS, INGRESOS CAPTADOS POR VENTANILLA (CAJA TRMITE) Y VALORES EN GENERAL EN PODER DEL REA DE TESORERA Ref.P/ T OBJETIVOS Verificar que los Fondos Fijos autorizados estn siendo destinados a los fines establecidos por la entidad en la Directiva Interna emitida al respecto, verificando as mismo que se vienen observando los procedimientos dispuestos en la norma sealada. Verificar que los ingresos diarios captados por ventanilla (Caja Trmite) cuentan con slido control, sean reportados ntegramente en forma diaria al Cajero y depositados en el banco dentro del plazo establecido. Verificar el control fsico y contable de los diferentes valores en poder del cajero y del rea de Tesorera. PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. Obtenga la Resolucin Directoral que aprueba el Fondo Fijo de caja Chica y tome nota del monto(s) asignado y nombre del responsable(s) de su manejo. 2. Obtenga la Directiva Interna que aprueba los procedimientos para el manejo y uso del fondo fijo para caja chica, as como la Resolucin Directoral que lo autoriza. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS Tareas a realizar durante el arqueo del Fdo. Fijo 3. Verifique el saldo del fondo fijo con su Hecho por H/S
respectiva cuenta del mayor auxiliar. 4. Recuente el efectivo sujeto a arqueo (cuando existan varios fondos de caja, stos deben ser verificados y/o controlados simultneamente) y consigne los resultados en la hoja de trabajo diseada para tal efecto. 5. Para el caso de los vales provisionales (Formato Comprobante de Caja), verifique que el desembolso no supere el lmite establecido (S/. 500.00), y de existir casos excepcionales, que cuente con Memorando del responsable solicitante y vb de aprobacin del Secretario General (Numeral IV literal D de Directiva de Fondo Fijo). 6. Verifique que los vales provisionales (Formato Comprobante de Caja), cuente con vb del responsable de efectuar el gasto designado por Res. Directoral, autorizacin de la OGRS y vb del Tesorero (Numeral V, 3). 7. Elabore una relacin detallada de los vales provisionales emitidos a la fecha del arqueo (Formato Comprobante de Caja) y verifique que aquellos no excedan el plazo de 48 horas para su rendicin, a excepcin de los vales emitidos a las oficinas autorizadas mediante Resolucin cuyo plazo de rendicin est dentro del mes de recepcionado los fondos. (Numeral V, 4 a, Items 1 y 2). 8. Para el caso de vales Provisionales por Viticos No Programados, verificar que no excedan el plazo de 8 das de efectuada la Comisin, para su rendicin y cuenten con el vb del Secretario General (V, 4 a, Item 3). 9. De verificar la existencia de vales provisionales que excedieron los plazos de rendicin, verificar si se
procedi con informar a la Oficina de Personal para la retencin transitoria correspondiente, as como la comunicacin por escrito a los responsables para el cumplimiento de la rendicin. (V, 4 a, Item 4). 10.Elabore una relacin detallada de los documentos definitivos y para aquellos relacionados con la adquisicin de bienes de consumo y tiles de oficina, verifique: a. Que los desembolsos hayan sido utilizados en los casos permitidos en el numeral V, 5 de la Directiva y se haya cumplido con las prohibiciones descritas en el numeral V, 6 de la norma mencionada. b. Que previa a la compra se haya confirmado en el Almacn la falta de stock o de bienes alternos. (V, 4 b, Item 1) c. Que el comprobante de pago del proveedor cuente con el vb del usuario (solicitante) en seal de conformidad de recepcin del bien, y del responsable de la compra. (V, 4 b Item 2). d. Que el comprobante de pago del proveedor relacionado con la adquisicin de bienes de carcter duradero de valor inferior a un octavo de la U.I.T. (S/. 387.50), cuente con la autorizacin del Director de la OGRS y haya sido reportado a la Oficina de Control de Bienes para su codificacin y registro en cuentas de orden y emisin del formato Parte de inventario y entrega de bienes patrimoniales. (V, 4 b, Item 3). e. Que los comprobantes por concepto de movilidad local (Formato Comprobante de Egreso) sean otorgados a personal nombrado y cuente con la aprobacin del Jefe inmediato y los importes sean concordantes con
los aprobados con la Directiva N 039-02-EM/SG. (V, 4 c) f. Que de darse el caso de movilidad local a servidores SNP o Locacin de servicios, cuente con la autorizacin del Secretario General. (V, 4 c) g. Que los comprobantes por concepto de adquisicin de libros cuente con la autorizacin de la OGRS y si el valor es mayor a un sexto de la UIT (S/. 193.75) cuente con el Parte de Inventario y Entrega de bienes patrimoniales. (V, 4 d) h. Que los comprobantes definitivos cuenten con el sello fechador con el logo Pagado con caja chica. (V, 10) i. Que los comprobantes definitivos estn ordenados cronolgicamente y enumerados correlativamente (Numeral V, 11). 11. Al trmino del recuento del efectivo y de la elaboracin de las relaciones detalladas de vales provisionales y definitivos, y su correspondiente revisin, levante Acta de arqueo segn formato diseado. 12.Obtenga copia de liquidacin de fondo fijo efectuado anterior al fondo motivo del arqueo y verifique si la liquidacin se present con gastos no menores al 80% del fondo asignado. Tareas a realizar para el arqueo de Ingresos por Ventanillas (Caja Trmite) 13.Proceda al arqueo simultneo de los ingresos provenientes de cada ventanilla (3) del rea Caja-Trmite, a travs de los formatos diseados y levante las actas correspondientes (Segn formato), efectuando posteriormente los siguientes procedimientos:
a. Obtenga reporte de recibos emitidos al momento del arqueo y verifique su correlatividad y que todos correspondan a la fecha del arqueo. b. Verifique que el total del reporte obtenido concilie con el monto arqueado. c. Verifique que el sistema cierre el registro de las operaciones del da y no permita al usuario el ingreso de operaciones en das anteriores. d. Verifique el tratamiento de las operaciones anuladas y como se reflejan en el reporte del da. e. Obtenga copia de la liquidacin de ingresos del da anterior, verifique los niveles de supervisin, aprobacin y su depsito en el banco. Tareas a realizar durante el arqueo de valores 14.Obtenga una relacin detallada, bajo el formato diseado, de los talonarios de chequeras que se encuentran en uso y de las que se tengan en stock y verifique si algunos de ellos corresponde a cuentas que no tienen movimiento o estn cerradas. 15.Obtenga una relacin detallada, bajo el formato diseado, de los cheques girados pendientes de cobro y verifique si existen casos de cheques que superan 30 das y no hayan sido anulados. 16.Obtenga una relacin detallada, bajo el formato diseado, de las cartas fianzas y verifique su control contable, poniendo atencin en aquellas que estn vencidas y el servicio o suministro no ha sido atendido, verificando si se esta exigiendo renovacin o dando trmite para su ejecucin.
17.Obtenga una relacin detallada, bajo el formato diseado, de acciones y verifique su control contable. 18.Verifique si en la caja fuerte del rea de Caja o en el rea de Tesorera existen otros valores (certificados bancarios, especies valoradas u otros) y proceda al arqueo correspondiente diseando el formato pertinente.
ELABORADO POR...................................REVISADO POR ................................. FECHA............................................................ FECHA.................................................
PROCEDIMIENTOS
OTRAS CUENTAS POR COBRAR: Los objetivos de auditora debern determinar que: 1. Si las cantidades que se muestran en el rubro de otras cuentas por cobrar representan adeudos legtimos para el MEM 2. Si las cuentas y efectos por cobrar al cierre del perodo estn clasificados correctamente. 3. Si se han establecido provisiones para cubrir prdidas en cuentas incobrables y si pueden considerarse razonables. PROCEDIMIENTOS 1. Prepare la cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del balance constructivo. 2. Obtenga de la entidad una relacin detallada de los saldos individuales a la fecha del balance y por antigedad, y coteje los saldos con el balance de
comprobacin. 3. Verifique si se lleva una cuenta corriente por stas cuentas por cobrar, donde se refleje los cobros efectuados y los saldos por cobrar al 31.DIC.2002. 4. Verifique que los montos por cobrar estn respaldados por su correspondiente Valor (Resolucin de Multa), verificando que aquellos estn debidamente notificados. 5. Obtenga de las Direcciones Generales de Minera, Electricidad e Hidrocarburos informacin relacionada a los procedimientos para la imposicin de multas respecto a: emisin de las Resoluciones de Multas (a cargo de que rea o persona); notificacin de la Resolucin (a cargo de que rea). Premunirse de la base legal que ampara estos procesos.
PROCEDIMIENTOS
6. Obtenga de las Direcciones Generales anteriormente mencionadas una relacin del total de Resoluciones de Multa emitidas al 31.DIC.2002, incluyendo de ser el caso, las anuladas y contraste con lo registrado contablemente a esa fecha, confirmando conciliacin o estableciendo las diferencias. 7. Obtenga la norma que establece los procedimientos para la provisin de cobranza dudosa y contraste con la operacin contable efectuada al respecto al 31.DIC.2002, verificando su conformidad. 8. Elabore una narrativa y flujograma del
proceso de derivar las cobranzas ordinarias a cobranza coactiva, incluyendo la etapa del envo al Banco de la Nacin . 9. Efecte confirmacin del saldo de las cobranzas coactivas con el Banco de la Nacin. 10.Referente a la circularizacin: Prepare una cdula de circularizacin, de los saldos seleccionados. Solicite confirmacin directa (positiva o negativa) del deudor utilizando el formato, de Cuentas por Cobrar. Coteje las solicitudes de confirmacin con los saldos seleccionados a circularizar, para asegurar su correccin y controlarlas hasta su envo. Remtalas en sobres membretados de la Entidad siguiendo el procedimiento establecido para el caso. 11. Examine la cancelacin de cuentas incobrables en cuanto a: autorizacin suficiente, acta respectiva, cumplimiento de dispositivos legales pertinentes, tratamiento contable adecuado.
PROCEDIMIENTOS
12. Sobre las cuentas dudosas y/o morosas, asegrese de que sean reales, efecte comprobaciones parciales, incluya los saldos ms representativos, en la circularizacin de cuentas por cobrar, investigue las gestiones de cobro efectuado y determine las razones de su falta de pago. 13 Investigue la cobrabilidad de las cuentas por cobrar a la fecha del balance.
14.Verifique si el rea de Contabilidad concilia las cuentas por cobrar con los reportes que emiten las Direcciones Generales de Minera, Electricidad e Hidrocarburos. 15.De existir diferencias qu acciones ha tomado la Unidad de Contabilidad, para aclarar stas. 16.Verifique si existen castigos de las cuentas por cobrar y si estas se efectuaron en aplicacin a los dispositivos vigentes. 17.Efecte otros procedimientos que considere necesario de acuerdo a las circunstancias. 18.Determine la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 19.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 20. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior.
PROCEDIMIENTOS
21.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 20.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los supervisores.
PROCEDIMIENTOS
EXISTENCIAS Los objetivos de auditora debern
determinar que: 1. Que los Inventarios registrados existan, esto es que estn en poder de la entidad o de otras dependencias, pero a nombre del MEM. 2. Que estn expresados de conformidad a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados principalmente en su valorizacin y consistencia. 3. Estn libres de cualquier gravamen o hipoteca, etc. 4. Estn descritos y clasificados concretamente en la presentacin de los Estados Financieros. 5. Que las Existencias en demasa, poco movimiento, obsoletas odefectuosas, estn reducidas a valores netos de realizacin. PROCEDIMIENTOS 1. Prepare la cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del Balance Constructivo.
2. Aplique
el cuestionario de Control Interno de Existencias con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa de la Entidad en este rubro. fechas en que se tomaron inventarios fsicos, as como resmenes y conciliaciones con registros correspondientes. los los los
3. Obtenga los listados de existencias a las
4. Si la toma de inventario fue encargado a terceros, obtenga el informe presentado por el proveedor al trmino del servicio y extracte los aspectos ms relevantes. PROGRAMAD O NOMBR H/S E PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR
5. Comprobar el corte de las entradas y salidas tanto a la fecha de los inventarios fsicos, como a la fecha del cierre del Balance. 6. Revise las partidas conciliatorias para asegurarnos de que son procedentes. 7. Revise sumas y clculos. 8. Efecte las coordinaciones pertinentes para efectuar pruebas retroactivas de existencia fsica. 9. Solicite un resumen de los ajustes resultantes de los recuentos fsicos y solicite explicacin respecto a los faltantes y sobrantes importantes. 10. Haga prueba sobre los listados finales de existencia, a fin de identificar y evaluar las existencias obsoletas y/o lento movimiento. 11. Respecto a las existencias obsoletas y/o lento movimiento indique sobre el origen de su adquisicin y el por que se ha producido esta situacin, sobre todo teniendo en cuenta las Normas de Austeridad del Sector Pblico. 12. Coteje los items ms representativos segn listado, con el Krdex en cuanto a cantidades y costos a la fecha del balance. 13. En el listado de existencias a la fecha del balance, revise las cantidades, costos unitarios y totales como sigue: Revise la razonabilidad de las existencias por tipo, calidad y localizacin fsica. Aprecie la razonabilidad de los costos unitarios relacionndolas con el tipo de material y comparndolo con materiales similares. Verifique selectivamente las sumas y clculos.
PROCEDIMIENTOS
14. Por las variaciones importantes de los items en cuanto a cantidad, desde la fecha de recuento fsico hasta la fecha del balance, examine la documentacin sustentatoria del respectivo movimiento. 15.Verifique las autorizaciones para los ajustes que se hubiesen hecho durante el ejercicio y que afecten a la valuacin de las existencias. 16. Programe conversaciones con los Funcionarios responsables asegurarse que, despus del cierre del ejercicio, no han ocurrido acontecimientos que pudieron afectar sustancialmente la valuacin de las existencias.
17.Revise la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 18.Investigue y confirme la existencia de gravmenes sobre inventarios. 19.Verifique el ajuste por inflacin de los tems que conforman la cuenta. 20.Revise y evale la provisin desvalorizacin de existencias. por
21.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 22.Evale los descargos que se reciban como
respuestas al procedimiento anterior.
PROCEDIMIENTOS
23. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 24. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Los objetivos determinar: de auditora debern
1. Que los Gastos Pagados por Adelantado y los otros registrados, constituyan un desembolso del perodo o del perodo siguiente. 2. Que estn expresados su conformidad a principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 3. Que estn descritos y clasificados correctamente en la presentacin de los Estados Financieros. PROCEDIMIENTOS 1. Prepare una cdula sumaria que muestre la composicin de este saldo al cierre del ejercicio bajo examen y verifique las sumas, comprelas con su cuenta de control y compare cada saldo individual con el Mayor Auxiliar. 2. Seleccione las partidas ms importantes de la cdula del punto 1, prepare un anlisis de su movimiento y revise los cargos con los documentos originales, verifique los clculos, compruebe su correcta contabilizacin y determine que la parte diferida corresponda realmente a perodos futuros. 3. Verifique si los procedimientos adoptados
por la entidad para la aplicacin de los cargos diferidos a ejercicios futuros son adecuados y razonables. 4. Haga pruebas sobre la razonabilidad de los cargos diferidos o mantenidos como activo y de la porcin cargada a gastos del ejercicio.
PROCEDIMIENTOS
5. Solicite que le muestren todas las plizas vigentes de seguros, as como las canceladas en el ejercicio bajo examen y prepare una cdula que indique; nombre de la compaa aseguradora, nmero de pliza, fecha de inicio del seguro, vencimiento del mismo, riesgos que cubre, activos y/o personas que cubre, tipo de pliza, renovaciones (endosos), montos de la cobertura, prima del seguro, y porcin consumida y diferida de la prima. Seleccione las ms representativas y aplique el siguiente procedimiento: Verifique que estn debidamente autorizadas por el Organismo rector; que estn a nombre de la entidad y que conste en Actas. Tome un extracto de dichos acuerdos. Examine las plizas seleccionadas y vea que estn debidamente registradas en el Auxiliar de Plizas respectivo. Rastre las plizas al Registro de Cuentas por Pagar y verifique el pago, en el libro Caja Bancos. Verifique su correcta contabilizacin y compute las pruebas del clculo de la prima, tomando como base la cobertura. Verifique las Renovaciones revisando
los endosos y que ellas sean dadas bajo las mismas condiciones. Caso contrario observe el procedimiento e investguelas. Verifique la razonabildiad de la porcin diferida y de la afectada a gastos del ejercicio. Asegrese que las plizas estn vigentes y compruebe que estn debidamente custodiadas.
PROCEDIMIENTOS
Para las Plizas canceladas, durante el ejercicio: Revise los documentos originales y asegrese de que estn debidamente aprobados y autorizados por el organismo rector y que esto, conste en Actas, luego, verifique que hayan sido segregadas del Registro de Plizas vigentes. Para las Plizas ms representativas, solicite confirmacin directa a las Compaas de Seguros y concilie las respuestas con los documentos originales. Tome nota de las diferencias e investguelas. 6. En relacin con los Anticipos por gastos, asegrese que no hayan sido liquidados a la fecha del balance y dejados de contabilizar, es decir, afectar a gastos del ejercicio bajo examen. Si as fuere, prepare la cdula de ajuste correspondiente. Para aquellos no liquidados a la fecha del balance, vea que estn mostradas como diferidos. Haga un anlisis de esta cuenta y
tome nota de los motivos de su falta de liquidacin. 7. Por aquellos Anticipos de gastos atrasados ms de 30 das y que a la fecha del balance bajo examen figuren como Gastos Pagados por Adelantado o cuenta similar, observe el procedimiento y solicite su regularizacin. Verifique si algn servidor tiene ms de un adelanto sin liquidar e investguelo. 8. Verificar el ajuste por inflacin en lo que sea aplicable al presente rubro. 9. Efecte otros procedimientos que considere necesario de acuerdo a las circunstancias
PROGRAMAD O NOMB H/S RE
PROCEDIMIENTOS
10. Revise la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General 11. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 12.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 13. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 14. Revise los papeles de trabajo, proceda a
la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO Los objetivos determinar que: de auditora debern
1. El Activo Fijo registrado en libros exista, que est en uso y sea de propiedad de la entidad. 2. El Activo est presentado de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicados sobre bases consistentes. 3. El Activo Fijo registrado en libros est libre de gravmenes y restricciones
respecto a su uso, o que los gravmenes y restricciones estn debidamente revelados. 4. El Activo Fijo y su depreciacin, agotamiento y amortizacin del perodo estn presentados y clasificados en forma adecuada y que estn incluidas en los Estados Financieros y en las notas correspondientes las revelaciones necesarias. PROCEDIMIENTOS 1. Preparar una cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del Balance Constructivo. 2. Aplique el Cuestionario de Control Interno del Activo Fijo con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa de la entidad en este rubro. Se debe confirmar las respuestas. 3. Obtenga el anlisis de las cuentas que componen el rubro y compare con los saldos de los registros contables.
PROGRAMADO NOMBRE H/S
PROCEDIMIENTOS
4. Prepare una cdula que muestre los cambios en el Activo Fijo durante el ejercicio bajo examen, as como los de su correspondiente depreciacin acumulada. 5. Obtenga el movimiento resumen de la depreciacin acumulada al cierre del balance y efecte el siguiente trabajo: Revise las adiciones del perodo bajo examen, por medio de una prueba
global. Coteje el total de adiciones en el ao con las respectivas cuentas de costos y gastos. Averige si han existido cambios en las tasas de depreciacin en ese caso determinar el efecto del cambio. Asegrese de que no se est calculando depreciacin sobre bienes totalmente depreciados. Revise si la poltica de depreciacin es consistente con la del ao anterior y que las tasas utilizadas estn de acuerdo a las disposiciones tributarias. Efecte una comprobacin global de la depreciacin del perodo.
6. Revise el libro de Actas del perodo bajo examen del Comit de Altas y Bajas. Tome extractos de las sesiones sobre las adquisiciones y las bajas ms significativas. Compruebe que las Actas estn debidamente aprobadas y firmadas.
PROCEDIMIENTOS
7. Solicite la relacin de bienes que componen el rubro Activo Fijo y selectivamente efecte la Inspeccin Fsica, determinando su estado de conservacin y condicin de uso. 8. Compare el valor asignado en libros
contables de los bienes del Activo Fijo con el valor de la tasacin o de adquisicin. 9. Solicite el Marges de Bienes y verifique selectivamente la inscripcin de los bienes inmuebles y muebles y su permanente actualizacin. 10.Solicite los papeles de trabajo que sustentan la actualizacin a valores constantes de los bienes del activo fijo y evale la aplicacin de la metodologa del ajuste. 11.Solicite una relacin de vehculos y verifique que las tarjetas de propiedad estn registrados a nombre de la entidad e inspeccione fsicamente algunas unidades. 12.Inspeccione los Inventarios Fsicos tomados por la entidad a fin del ejercicio y obtenga una copia, pruebe las sumas selectivamente y seleccione los Activos ms representativos, verifique su ubicacin y existencia y rastrelos al Mayor Auxiliar respectivos. 13.Si el Inventario estuvo a cargo de terceros, solicite el Informe Final presentado al respecto y extracte los comentarios ms relevantes. 14. Identifique, de corresponder, las propiedades hipotecadas o en prenda.
PROCEDIMIENTOS
15. Verifique el ajuste por inflacin de tems que conforman el rubro.
16. Verifique que el valor de la declaracin jurada de autovalo del impuesto predial ha sido contabilizado apropiadamente. 17.Verificar si los activos fijos cuentan con la cobertura de seguros pertinentes. 18.Verifique el control de los bienes no depreciables y su tratamiento contable, a fin de validar los montos contabilizados en cuentas de orden. Obtenga listado de stos bienes y verifique si han sido motivo de inventario al 31.DIC.2002. Revise los resultados del Inventario. 19.Revise la presentacin adecuada del rubro de activo fijo en el Balance General. 20.Efecte otros procedimientos que considere necesario de acuerdo a las circunstancias. 21.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 22.Evale los descargos que se reciban como respuesta al procedimiento anterior. 23.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40. 24.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los supervisores.
PROCEDIMIENTOS
OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Objetivos: Los objetivos determinar que: de auditora debern
1. Los otros activos que estn sujetos a amortizacin y agotamiento estn clasificados, representan derecho de propiedad y expresados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Los gastos pagados por adelantado sean apropiadamente diferibles y amortizables contra perodos futuros. PROCEDIMIENTOS 1. Prepare una cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del Balance Constructivo.
2. Obtenga y examine los anlisis de movimientos producidos durante el ao en las cuentas y de sus correspondientes amortizaciones. 3. Determine las bases sobre las cuales estn contabilizadas las adiciones de esta cuenta. 4. Examine las autorizaciones, contratos y/o registros justificativos de las adiciones de activos intangibles durante el perodo bajo examen. 5. Examine la cuenta de gastos para saber si existen cargos que deben ser capitalizados como intangibles y si son amortizados en los perodos que se
beneficiarn de ellos.
PROCEDIMIENTOS
6. Revise los clculos de amortizacin para saber si se han usado mtodos aceptables y vidas tiles apropiadas, si son matemticamente exactos y si concuerdan con los mtodos y vidas tiles de aos anteriores. 7. Coteje el total amortizado durante el perodo, con las cuentas de gastos. 8. Verifique el ajuste por inflacin de las cuentas que conforman el rubro. 9. Revise la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 10.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 11.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 12.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40. 13.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECHO H/ P/T POR S
OBLIGACIONES TESORO PUBLICO Los objetivos de auditora determinar que: debern
1. Si todas las obligaciones del Tesoro Pblico, hasta la fecha del Balance, se encuentran debidamente reflejados en los Estados Financieros, y si se muestran clasificadas en las correspondientes a gastos corrientes, y las pertenecientes a gastos de capital. PROCEDIMIENTOS 1. Elaborar la cdula sumaria de la cuenta, con datos extrados del balance constructivo. 2. Aplique el Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa, teniendo presente que las respuestas deben ser confirmadas. 3. Obtenga de la entidad o prepare una relacin detallada de las cuentas y documentos por pagar a la fecha del
balance bajo examen. Smelo y confronte su total con la cuenta control y los Mayores Auxiliares, respectivamente. 4. Seleccione de la relacin, las partidas mas representativas y un grupo de las dems. Revise las partidas seleccionadas con las facturas y otros documentos originales, de proveedores. Observe que estn en el registro de Cuentas por Pagar. Obtenga evidencia suficiente de haberse obtenido el bien y/o servicio.
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO REF. HECHO H/ P/T POR S
5.
Prepare un listado de las Cuentas por Pagar ms significativas, rastrelos a travs del libro Caja-Bancos y el Diario. Revise la documentacin sustentatoria respectiva; pedidos de la Unidad solicitante, Ordenes de Compra y de Servicios, Factura del Proveedor, Gua de Remisin, Nota de Recepcin, Recibo de Honorarios Profesionales etc. y verifique que estn debidamente autorizadas.
6. Referente a la cancelacin de Cuentas por Pagar: Investigue las cuentas que han estado pendientes de pago por mucho tiempo y determine sus causas. Verifique que no se haya incluido en esta cuenta documentos cancelados. Investigue detenidamente las cuentas
por pagar que se cancelen directamente con asientos de diario, especialmente en los ltimos meses del ao. Investigue aquellas cuentas que se cancelen directamente contra gastos o alguna cuenta del activo.
7. Revise los pagos posteriores a la fecha del balance, a efectos de determinar pasivos no registrados. 8. Asegrese que la entidad tenga archivados los documentos por pagar ya cancelados.
PROGRAMADO NOMBRE H/S 9.
PROCEDIMIENTOS
Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias.
10. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 11.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 12.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 13.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
PROVISIN PARA BENEFICIOS SOCIALES 1. Asegurarse que todos los empleados con derechos a indemnizacin hayan sido incluidos en las provisiones. 2. Determinar que las provisiones se hayan ejecutado cindose a lo contemplado en las normas laborales vigentes y que el tratamiento contable para su registro se enmarque dentro de los principios y prcticas contables. PROCEDIMIENTOS 1. Prepare una cdula sumaria de la cuenta con datos extrados del Balance Constructivo. 2. Revise los resultados del cuestionario de control interno practicado al rea de personal.
3. Prepare una cdula de deducciones del perodo.
adiciones
4. Obtener el Cuadro General de Provisin de Indemnizaciones y coteje el total de la cuenta con el Mayor General. 5. Verifique las planillas por el ltimo mes del perodo, y compruebe que todos los trabajadores hayan sido incluidos. 6. Seleccione un nmero determinado de servidores del cuadro de provisiones y coteje con la fecha de Ingreso y sueldos con la planilla.
PROCEDIMIENTOS
7. De la muestra seleccionada efecte un reclculo de los beneficios sociales y verifique que no sea mayor a lo provisionado. 8. Requerir y pertinentes. evaluar las directivas
9. Aplique otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 10.Revise la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 11.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la
NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 12.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 13.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 14.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
PATRIMONIO 1. Es comprobar que las cifras que se muestren como patrimonio contable estn de acuerdo con el rgimen legal, acta constitutiva, estatutos, normativa vigente y estn adecuadamente presentados en los Estados Financieros al 31.DIC.2002. PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar el Estado de Cambios en el Patrimonio neto por los Cambios terminados al 31.DIC.2001 y 2002. 2. Obtenga los anlisis de movimiento de las cuentas patrimoniales durante el ejercicio y examine las cuentas. 3. Revise las actas de sesiones para cruzar con los acuerdos efectuados durante el perodo. 4. Verifique que todos los traspasos y remesas del Tesoro Pblico estn debidamente sustentados. 5. Verifique que todos los traspasos y remesas entregados al Tesoro Pblico estn debidamente sustentados. 6. Evale los traspasos y remesas recibidas de otras Entidades. 7. Evale los traspasos y entregadas a otras Entidades. 8. Evale las donaciones recibidas. remesas
PROCEDIMIENTOS
9. Evale los ajustes y/o transferencias relacionados con las cuentas de Patrimonio que se han efectuado durante el ejercicio y determine su razonabilidad. 10.Revise la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 11.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o
servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 12.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 13.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 14.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DE ORDEN 1. La base sobre la cual estn expresados las cuentas de Orden es correcta conforme a los Principios de Contabilidad Gubernamental Aceptadas. PROCEDIMIENTOS
1. Obtenga los anlisis de los distintos rubros de las cuentas de orden a la fecha del balance y efecte el siguiente trabajo. Verifique normas Concilie los totales con las cuentas del mayor 2. Verifique con la documentacin sustentatoria los dbitos y crditos representativos de estas cuentas y efecte los comentarios pertinentes. 3. Verifique la presentacin adecuada de esta cuenta en el Balance General. 4. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 5. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 6. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 7. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL ESTADO DE GESTIN INGRESOS, COSTOS Y GASTOS Objetivo: 1. Determinar si el tratamiento contable de los Ingresos, Costos y Gastos se enmarcan
dentro de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si estn debidamente presentados en el Estado de Gestin. PROCEDIMIENTOS 1. Obtener el Estado de Gestin y el de Ejecucin Presupuestal al 31.DIC.2001 comparativo con el ao anterior. 2. Prepare una cdula que muestre en forma comparativa: Ingresos presupuestados del ejercicio bajo examen y del ao anterior. Ingresos percibidos en el ejercicio bajo examen y del ao anterior. Evale la exposicin de los ingresos percibidos.
3. Solicite un detalle de las partidas que representan gastos presupuestarios efectuados con cargo a las fuentes de financiamiento: recursos directamente recaudados, donaciones y endeudamientos interno y externo y evale su razonabilidad y exposicin. 4. Evale selectivamente la adecuada clasificacin de los ingresos, costos y gastos (corrientes, de capital, transferencias, saldos de balance y servicio de la deuda) por fuentes de financiamiento.
PROCEDIMIENTOS
5. En Relacin con el cierre del ejercicio bajo examen: satisfgase de que hayan sido registrados todos los ingresos correspondientes al perodo.
Si en el curso del examen, determina ingresos no registrados, observe el procedimiento y obtenga del Director General de Recursos y Servicios o quin haga sus veces, explicacin suficiente. Comunique el hecho de inmediato a Jefe de Comisin. Para los ingresos no registrados en el perodo bajo examen y siempre que sean significativos, prepare una cdula de regularizaciones y discuta con el Jefe de Comisin.
6. De la cuenta correspondiente a Ingresos de Ejercicios Anteriores, prepar una cdula de los ms significativos, indague su origen y verifique su adecuada exposicin. 7. En base al Balance de Ejecucin Presupuestal del procedimiento 1, prepare una cdula que muestre en forma comparativa los Egresos presupuestados y pagados del ejercicio bajo examen con los del ao anterior. 8. Seleccione las diferencias ms significativas y un grupo de las dems, y obtenga explicacin suficiente de las autoridades competentes, sobre todo para aquellos mayores gastos efectuados, en relacin con el ejercicio inmediato anterior, los mismos que deber investigar en detalle.
PROCEDIMIENTOS
Determine si la variacin es razonable,
para lo cual deber tener en cuenta el movimiento del ejercicio en relacin con el perodo anterior. Tome nota de los gastos de ejercicios anteriores contabilizados en el perodo bajo examen, e investguelos.
9. Verifique la naturaleza del gasto, la autorizacin debida, el egreso en CajaBancos y la seguridad de haberse recibido el bien o servicio. 10.En relacin con el cierre del ejercicio bajo examen, asegrese que hayan sido registrados todos los egresos correspondientes al perodo, 11.Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 12.Revise la presentacin adecuada de cada rubro en el Estado de Gestin. 13.Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000. 14.Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 15.Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40.
PROCEDIMIENTOS
TERMINADO
PROGRAMAD O NOMBR H/S E 16.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
REF. HECHO P/T POR
H/S
PROCEDIMIENTOS
DETERMINACIN DEL REI AJUSTE DE ESTADOS FINANCIEROS A NIVEL GENERAL DE PRECIOS. Objetivo: 1. Verificar la correcta determinacin Resultado por Exposicin a la Inflacin. del
PROCEDIMIENTOS 1. Solicitar los papeles de trabajo de los ajustes por inflacin elaborados por la entidad a efecto de verificar su correccin. 2. Solicitar los Estados Financieros ajustados por inflacin al 31.DIC.2002 y determinar si las partidas monetarias y no monetarias consideradas por la entidad son correctas. 3. Prepare una cdula de trabajo de las partidas no monetarias y en base a los papeles de trabajo de la entidad con respecto a dichas partidas verificar: Antigedad o fecha de origen de la partidas no monetarias. Que los factores de ajuste se hayan aplicado Correctamente. Clculos aritmticos de una muestra significativa. Que los criterios aplicados para el ajuste se Hayan realizado de acuerdo a las Resoluciones Ns 2 y 3 del Consejo Normativo de Contabilidad. Que el saldo por ajustar sea el correcto. Que los lmites mximos de actualizacin se apliquen de acuerdo a la normativa vigente. Que las transacciones en moneda extranjera se muestren a la fecha de cierre del balance general, expresada en moneda nacional, al tipo de cambio vigente a esa fecha. Por tal razn no sern objeto de
ajuste adicional. Que los procedimientos de actualizacin se apliquen uniformemente de perodo a perodo. PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR
Que los ajustes por inflacin se encuentren contabilizados en los libros oficiales de la entidad. Que para la presentacin comparativa de los Estados Financieros actualizados se encuentren reexpresadas las partidas monetarias y no monetarias de los Estados Financieros del ejercicio precedente, utilizando el factor de ajuste de la inflacin habida en el perodo, de acuerdo a lo normado en el inciso M) Normas Generales de la Resolucin N 2 del Consejo Normativo de Contabilidad. Verifique el Resultado de la Exposicin a la inflacin de los Estados Financiero (REI)
4. Revise el Resultado por exposicin a la inflacin del perodo y compararlo con el obtenido por la Unidad de Contabilidad. 5. Aplique otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 6. Verifique la presentacin adecuada de esta cuenta en los Estados Financieros. 7. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000.
8. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 9. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40.
PROCEDIMIENTOS
10.Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
PROCEDIMIENTOS
INFORMACIN COMPLEMENTARIA Objetivo: 1. Determinar su adecuada presentacin en los Estados Financieros. PROCEDIMIENTOS 1. Solicite y obtenga anexos. 2. Verifique si los anexos que proporcionan son todos los que obligada a presentar la Entidad. nos est
3. Verifique los totales que figuren en los anexos. 4. Verifique la informacin consignada dichos anexos con nuestros papeles trabajo y con los registros y documentacin pertinente, as como con estados financieros. en de la los
5. Revise su adecuada presentacin en los formatos establecidos. 6. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000
7. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 8. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 9. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores. PROGRAMAD O NOMBR E H/S ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO Objetivo: 1. Determinar que las cuentas patrimoniales estn adecuadamente presentados en los Estados Financieros al 31.DIC.2002. PROCEDIMIENTOS 1. Solicitar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto por los cambios terminados al 31.DIC.2001 y 2002. 2. Prepare una cdula que muestre las variaciones producidas al cierre del ejercicio bajo examen, determinar su razonabilidad y procedencia. 3. Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 4. Revisar la presentacin adecuada de cada rubro en el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. 5. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO P/T POR H/S
por la Resolucin de Contralora N 259-2000CG, publicada el 13.DIC.2000 6. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 7. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 8. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores. PROGRAMAD O NOMBR H/S E PROCEDIMIENTOS TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO: Objetivo: 1. Determinar que se encuentren adecuadamente la aplicacin de las fuentes y usos del efectivo al 31.DIC.2002 PROCEDIMIENTOS 1. Solicitar el correspondiente Estado de Flujos de Efectivo comparativo al 31.DIC.2002 con el ao anterior. 2. Solicitar la Hoja de Trabajo y verificar la correcta aplicacin del mtodo utilizado. 3. Aplicar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias. 4. Determinar la presentacin adecuada de cada rubro en el estado de Flujos de Efectivo. 5. Formule los hallazgos y comunquelos a los funcionarios, ex funcionarios o servidores y ex servidores involucrados
en los mismos tal como lo dispone la NAGU 3.60, modificada por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.DIC.2000 6. Evale los descargos que se reciban como respuestas al procedimiento anterior. 7. Redacte las observaciones definitivas a ser incluidas en el informe final, considerando en ella lo dispuesto por la NAGU 4.40 8. Revise los papeles de trabajo, proceda a la referenciacin de los mismos los que debern ser revisados por los Supervisores.
Error!Vnculo no vlido. Error!Vnculo no vlido.
Error!Vnculo no vlido.
CUESTIONARIO CONTROL INTERNO DIRECCIN DE ABASTECIMIENTO ENTIDAD OFICINA AUDITORA ALCANCE : : : : MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS PATRIMONIO A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2002
-----------------------------------------------------------------------------------------
DATOS REFERIDOS AL RESPONSABLE DEL REA

Apellidos Nombres .. Cargo . Profesin . Tiempo en el Cargo .. Dependencia Jerrquica :....................................................... PREGUNTAS 1. El rea de control patrimonial es la encargada de la custodia y verificacin fsica de todos los bienes de la entidad? 2. Todos los bienes inmuebles, terrenos, muebles y maquinaria y equipos estn registrados en el libro de inventario y balance? 3. La entidad dispone de un inventario de activo fijo: a. Esta actualizado? b. A que fecha? c. Otros comentarios?. RESPUESTA SI NO N/A REF. P/T :........................................................... :......................................................... :......................................................... :...........................................................
4. Existe un control de los bienes entregados al

personal para devolucin? su uso, con cargo
PREGUNTAS
RESPUESTA SI NO N/A
REF. P/T
5. El control de los activos fijos es:

a. Manual? b. Computarizado? c. A nivel de Centro de Costos (Direcciones, Oficinas, Divisiones, Unidades, Areas, servidor responsable, etc)? d. Se cuenta con reportes: d.1. A nivel abreviado? d d.2. A nivel detallado? e. Son conciliadas stas por lo menos una vez al ao con las cuentas de control del Mayor General? f. Cuenta con copia de la documentacin sustentatoria proporcionada por la Oficina Financiera por cada uno de los bienes? g. Se lleva un expediente por cada bien?
6. Se
ejerce un adecuado control para salvaguardar pequeas herramientas, muebles, piezas, elementos afines y todo bien no capitalizable? Ministerio, se cuenta:
7. Por los terrenos e inmuebles que cuenta el

a. Con los testimonios o escritura pblica? b. Estn inscritas a su nombre en los Registros Pblicos? c. Se tiene elaborado un expediente
documentado por cada bien? d. Tienen declaratoria de fbrica todos los inmuebles? 8. Estn codificados e identificados todos los activos de acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado?
RESPUESTA PREGUNTAS SI 9. Existe un adecuado control para los activos fijos: a. Donados? b. Recibidos por transferencia? c. Proporcionados por terceros para su uso? d. Son recibidos mediante actas? e. Se contabilizan? 10.Realiza el Ministerio inventario peridicos de sus activos fijos sustentado: a. Estn valorizados sus bienes de activo fijo? b. Cuando se realiz el ltimo inventario? c. Se emiti una Directiva de acuerdo a la normativa vigente? d. Se concili con los registros contables? e. Se form parte de la Comisin de Inventarios? f . Se tramita ante el Comit de Altas, Bajas y Ventas de la entidad, las solicitudes de baja de Los bienes muebles? f. Se ha remitido a la Superintendencia de NO N/A
REF. P/T
Bienes Nacionales el ltimo inventario? g. Si la respuesta es afirmativa, indicar el Oficio de remisin? I . En caso de ser negativa, mencionar el motivo? 11. Se requieren autorizaciones aprobadas para venta, retiro y destruccin del Activo Fijo? 12. Se enva una copia de las requisiciones directamente a contabilidad, para contabilizar el crdito a las cuentas de Activo Fijo? 13. Est el Activo Fijo identificado en forma tal que pueda ser relacionado fcilmente con los registros auxiliares?
PREGUNTAS SI 14. Existe una adecuada proteccin fsica para cada clase de bienes de Activo Fijo, incluyendo los que se encuentran fuera de uso? 15.Se informa a la Administracin las prdidas por robos de vehculos, modificaciones en su forma y fondo: a. Quin lo hace? b. Se solicita su reposicin al seguro? 16.Se informa a la Administracin las prdidas o robos de los otros bienes del Activo Fijo: a. Quin lo hace? b. Se solicita el reembolso del seguro? 17.Se ha establecido algn procedimiento para el control de salida de los bienes de activo fijo para reparacin u otros? 18.Se ha emitido una Directiva para la Alta y
RESPUESTA NO N/A
REF. P/T
Baja de bienes de Activo Fijo?
INFORMACIN ADICIONAL DEL RESPONSABLE _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________ Fecha ............................... Firma ........................................
______________________________________________________________________ APRECIACIN CRTICA DEL AUDITOR _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________ PREPARADO POR ............................... REVISADO POR ............................ FECHA .................................... FECHA ..............................
Error! Vnculo no vlido.
CUESTIONARIO CONTROL INTERNO DIRECCIN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS ENTIDAD OFICINA AUDITORA ALCANCE : : : : MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS MANTENIMIENTO Y SERVICIOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2002
-----------------------------------------------------------------------------------------
DATOS REFERIDOS AL RESPONSABLE DEL REA

Apellidos Nombres . Cargo Profesin . Tiempo en el Cargo Dependencia Jerrquica :............................................................ . PREGUNTAS 1. Cuenta la oficina de Mantenimiento y Servicios con los siguientes instrumentos de gestin: - Manual de organizacin y funciones? - Manual de procedimiento y/o instructivo tcnico de detalle? - Manual de polticas - Cuadro orgnico de personal. 2. Se supervisa que los trabajadores bajo su RESPUESTA SI NO N/A REF. P/T :..................................................................... :....................................................................... :..................................................................... :.......................................................................
dependencia tomen conocimiento de sus funciones y deberes asegurando su adecuado cumplimiento? 3. Elabor la Oficina un Plan de Trabajo que orientase las acciones a seguir durante el perodo 2002? 4. El documento citado en el punto precedente fue aprobado por la instancia respectiva? 5. Se elabor un informe de evaluacin del Plan de Trabajo al 31.12.2002? PREGUNTAS 6. Cuenta la oficina con un programa anual de mantenimiento de los bienes, equipos e inmuebles de la entidad? 7. Realiza inspecciones peridicas la oficina, para comprobar el cumplimiento y efectividad del programa anual de mantenimiento? 8. Estn registrados a nombre de la entidad todos los vehculos de su propiedad? 9. Todos los vehculos, equipos, maquinarias, etc. tienen su tarjeta o registro de control de mantenimiento, consumo y servicio? 10.Existe un registro de control diario de movimiento de los vehculos? 11.Tiene la entidad un taller de reparacin para sus vehculos? 12.El control de consumo de combustible de las unidades mviles de la entidad se efectan? a. Con vales autorizados por la autoridad competente. b. Otros RESPUESTA SI NO N/A REF. P/T
13.Se asignan unidades mviles a funcionarios y/o directivos de la entidad? 14.De ser afirmativa su respuesta en la pregunta precedente seale usted a travs de que documentos: a. Resolucin b. Memorndum c. Otros 15.Las unidades mviles han sido rotulada con el Logotipo de la entidad? PREGUNTAS 16.Se ha contratado plizas de seguros para proteger los activos de la entidad contra diferentes riesgos? 17.Se usa el Sistema de Ordenes de Trabajo para las principales reparaciones de los bienes muebles de la oficina? 18.Se lleva un control fsico de los bienes que requieren ser reparados fuera de la entidad? RESPUESTA SI NO N/A REF. P/T
INFORMACIN ADICIONAL DEL RESPONSABLE _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________ Fecha ............................... Firma ........................................
______________________________________________________________________ APRECIACIN CRTICA DEL AUDITOR _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________
PREPARADO POR ............................... REVISADO POR ............................ FECHA .................................... FECHA ..............................

Memorando de Planeamiento

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Pgina1de127 AUDITORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD EJECUTORA N001:MEM CENTRAL DEL PLIEGO 016 MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS,

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS INSPECTORA GENERAL

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

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II. OBSERVACIONES 1. Sumilla 2. Elementos de la observacin - condicin - criterio

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CATEGORA Funcionario Directivo Profesional Profesional Profesional Profesional

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Profesional Profesional Profesional

Auditor Auditor Auditor

CALENDARIO DEL EXAMEN ETAPAS FECHAS DAS TILES 09 45 08 62

San Borja, 11 de Abril del 2003

_______________________________ CPC MIGUEL DAVILA SERVAT AUDITOR RESPONSABLE

_______________________________ CPC ERNESTO CHAVARRI ELGUERA AUDITOR

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

CPC NOELIA DAVILA VASQUEZ AUDITOR

LIC. ADM. RAUL GARCIA LIAN AUDITOR

_______________________________ CPC JOS CASTILLO HERBAS SUPERVISOR

_______________________________ SR. ALEJANDRO RONQUILLO VIRHUEZ SUPERVISOR

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

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ANEXO N 02 IDENTIFICACIN DE REAS CRITICAS

Provisin Cobranza Dudosa

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In I Inmuebles, Maquinaria y Equipo Depreciacin

Satisfaccin del control con procedimientos sustantivos. Pruebas Analticas

Bsicamente conformado por intangibles, bienes culturales.

Rubro importante en el total pasivo y patrimonio total

Pruebas analticas. Cruce de movimientos del ao con Resoluciones Ministeriales y Directorales

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

PROGRAMAD O NOMBR H/S E

TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

PROGRAMAD O NOMBR H/S E

TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

PROGRAMAD O NOMBR H/S E

TERMINADO REF. HECHO H/S P/T POR

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

TERMINADO REF. HECHO H/S

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

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MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

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7. Revise la Conciliacin Bancaria, parte relativa a Egresos.

pendientes y de otras partidas atrasadas, para investigarlas a travs de conciliaciones.

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PROGRAMAD O NOMBR E H/S

TERMINADO REF. HECHO P/T POR H/S

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

PROGRAMAD O NOMBR E H/S