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Es una imagen sencilla de cmo opera el proceso de relacin con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios (U).
Componentes
Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como: materiales, informacin y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos. Entradas. Son los materiales, informacin y otros insumos necesarios para operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas. Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, mquinas, personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas. Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los usuarios. Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que est orientada a varios usuarios. Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas
Entidades Personas
Organizaciones o personas que reciben un producto. El usuario (o cliente), puede ser interno o externo a la organizacin.
Los productos pueden ser bienes o servicios. Los requisitos de las salidas deben estar definidos (necesidades de los usuarios, estndares definidos por la institucin, normatividad vigente, etc.)
Consideraciones Recomendaciones
El anlisis del proceso considera la revisin del mismo en sentido inverso a la presentacin del diagrama PEPSU. Enlistar a los usuarios actuales y verificar si son los que reciben el trabajo o servicio. Checar si no hay usuarios que no han sido considerados. Anlisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se formulen para cada aspecto.
Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cul es el impacto por el incumplimiento de las caractersticas del servicio?
Existen salidas que no tienen razn de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Est usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a travs de una salida?
Existen salidas que no tienen razn de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Est usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a travs de una salida?
Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?
Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?
La Gestin por procesos es la generalizacin de la gestin de un proceso y se aplica a una organizacin en su conjunto. Se marcan objetivos, logros y actividades. Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores) Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados Una organizacin se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio Los flujos estn constituidos por todas las secuencias de actividades que se producen en la organizacin
Gestionar una organizacin supone Gestionar Los clientes y sus expectativas. Las salidas. Las actividades internas que aportan valor. Las entradas
La direccin gestiona su organizacin: 1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organizacin (Misin, Visin y Valores). 2.- Definiendo su red de procesos en general y ms en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3.- Estableciendo mecanismos de medicin (Sistemas de indicadores) 4.- Estableciendo planes de actuacin a largo, medio y corto plazo
Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos . El resultado de la mejora puede manifestarse en: Incremento de su efectividad y eficiencia,. Eliminacin de errores. Reduccin de los tiempos de produccin y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeo. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnologa, personas, dinero), mtodos y controles (mediciones).
Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en: Incremento de su efectividad y eficiencia. Eliminacin de errores. Reduccin de los tiempos de produccin y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeo. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnologa, personas, dinero), mtodos y controles (mediciones).
Elementos que permiten describir un proceso: Salida y flujo de salida del proceso Tornillos, 10, 000 ao. Destinatarios del flujo de salida Los intervinientes del proceso Secuencia de actividades del proceso Recursos Indicadores Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos
TITULO
PROCESO SALIDAS USUARIOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisin, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor stas deficiencias? Existen insumos que no tienen razn de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos estn bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Est conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
TITULO
PROCESO SALIDAS USUARIOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisin, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor stas deficiencias? Existen insumos que no tienen razn de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos estn bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Est conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales
Separe los internos de los externos . Proveedores internos: son las reas o personas que forman parte de la institucin y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o pblico en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de los externos. Proveedores internos: son las reas o personas que forman parte de la institucin y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o pblico en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de los externos y Proveedores internos: son las reas o personas que forman parte de la institucin y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o pblico en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisin, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor stas deficiencias? Existen insumos que no tienen razn de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos estn bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Est conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados? Existen salidas que no tienen razn de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Est usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a travs de una salida?