Opener PPD F

Consecutivo: INF-IN.
I-18-02
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OPENERP
Autores:
MYRIAM JASMIN GUERRA CRDENAS ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL

Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Coordinadores: Henry Martnez Sarmiento Erika Zuley Guerrero Leydi Diana Rincn Rincn Juan Felipe Reyes Rodrguez Miguel Ibaez Alejandro Bolivar Mesias Anacona Obando Alexandra Wilches
Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Informacin: Analista de Coordinacin De Inventarios:
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. OCTUBRE DE 2008 UNI-FO-02 V 1.0
Consecutivo: INF-IN.I-18-02
OPENERP
Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Henry Martnez Sarmiento Erika Zuley Guerrero
Auxiliares de Investigacin:
ALEJANDRO MENDOZA JARAMILLO ALEJANDRO NIETO RAMOS AMANDA PATRICIA RUIZ ORTIZ ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL ANGELA MARA FRANCO PREZ ANGELA MARA YUNDA CORREA ANGELA PATRICIA PRADA SEPULVEDA BENJAMIN EDUARDO VENEGAS VENEGAS DAVID ALBERTO MONTAO FETECUA DAVID CAMILO SNCHEZ ZAMBRANO DELIA FERNANDA CASTRILLN TORRES ERIKA ZULEY GUERRERO FREDY JAIR FAJARDO MORENO IVAN DARIO BARRETO BERNAL JAVIER MAURICIO RAVELO YEIMY YOLANDA MARIN BARRERO JENNIFER LISEL REINA CHIVAT JERSSON ARNULFO GUERRERO NOVA JORGE ALEXANDER CERON SANCHEZ JORGE MARIO CORTES CORTES JOSE FERNANDO MORENO GUTIERREZ JUAN CARLOS PEA ROBAYO JURLEY SOSA CAMACHO LUIS ALEJANDRO PICO SILVA MARIA PAULA GANDUR RONSERIA MYRIAM JASMIN GUERRA CRDENAS NUBIA ALEJANDRA SEGURA TENJICA NURY BIBIAN BEJARANO CRDENAS PETER ESCAMILLA MAHECHA RODRIGO ACOSTA SERGIO FERNANDO GARZON RINCON ZARETH MANZON GARNICA
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.
el
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia.
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. OCTUBRE DE 2008 TABLA DE CONTENIDO UNI-FO-02 V 1.0
1. 2. 3.
RESUMEN ....................................................................................................................................... 9 ABSTRACT .................................................................................................................................. 11 CONCLUSIONES .............................................................Error! Marcador no definido.
OPENERP 2008-II ................................................................................................................................ 12 4. ACTUALIZACIN DE INSTALACIN DE OPENERP PARA WINDOWS. ............. 12 4.1. 4.2. 4.3. Descarga ........................................................................................................................... 12 REQUERIMIENTOS ....................................................................................................... 13 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 13
El asistente de instalacin .......................................................................................................... 14 4.4. 4.5. 4.5.1. PRIMEROS PASOS ......................................................................................................... 15 INTERFAZ BASICA DE OpenERP ............................................................................. 16 Crear una base de datos.......................................................................................... 17 Perfil contable ............................................................................................... 20
4.5.1.1. 4.6. 5.
OBSERVACIONES ......................................................................................................... 21
Actualizacin de Instalacin de OpenERP en Ubuntu. ....................................................... 22 5.1. 5.2. REQUERIMIENTOS ....................................................................................................... 23 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 25
6.
DOCUMENTACIN DE LOS MODULOS BASE ............................................................. 30 6.1. 6.1.1. ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA .............................................. 30 Configuracin ............................................................................................................. 31 Periodos .......................................................................................................... 31 Cuentas contables ...................................................................................... 36 Libros ................................................................................................................ 38 Libros Analticos ........................................................................................... 43 Impuestos ....................................................................................................... 43
6.1.1.1. 6.1.1.2. 6.1.1.3. 6.1.1.4. 6.1.1.5.
UNI-FO-02 V 1.0
6.1.1.6. 6.1.1.7. 6.1.1.8. 6.1.1.9. 6.1.1.10. 6.1.2.
Presupuesto................................................................................................... 44 Trminos de pago ....................................................................................... 45 Contabilidad analtica................................................................................. 46 Tipos de facturacin ................................................................................... 49 Pagos ............................................................................................................... 50
Asientos contables .................................................................................................... 53 Entradas a libros .......................................................................................... 53 Buscador de entradas................................................................................ 53 Entradas analticas ..................................................................................... 54
6.1.2.1. 6.1.2.2. 6.1.2.3. 6.1.3.
Procesamiento Peridico. ....................................................................................... 54 Conciliacin automtica ............................................................................ 54 Conciliacin manual ................................................................................... 55 Des-conciliacin manual ........................................................................... 56 Impuestos ....................................................................................................... 56 Entradas en las facturas ........................................................................... 58 Entradas no facturadas ............................................................................. 58 Enviar pendientes........................................................................................ 58
6.1.3.1. 6.1.3.2. 6.1.3.3. 6.1.3.4. 6.1.3.5. 6.1.3.6. 6.1.3.7. 6.1.4.
Facturas ....................................................................................................................... 58 Facturas de clientes ................................................................................... 58 Facturas de proveedores.......................................................................... 59 Reembolsos de clientes ............................................................................ 59 Reembolsos proveedores ........................................................................ 59 Todas las facturas ....................................................................................... 59
6.1.4.1. 6.1.4.2. 6.1.4.3. 6.1.4.4. 6.1.4.5. 6.1.5. 6.1.6.
Grficos ....................................................................................................................... 60 Reportes ...................................................................................................................... 61 UNI-FO-02 V 1.0
6.1.7. 6.1.8. 6.2. 6.2.1.
Pagos ............................................................................................................................ 62 Tratamiento finalizacin ao contable. ................................................................. 62 RECURSOS HUMANOS .............................................................................................. 63 Configuracin ............................................................................................................. 64
6.2.1.1.CATEGORAS DE TIEMPOS (TIMESHEET CATEGORIES) .................................................................................................................................................... 64 6.2.1.2. 6.2.2. CATEGORAS DE EMPLEADOS (employee category) .............. 67
Empleados (Employees) ........................................................................................... 70 Nuevo empleado .......................................................................................... 70
6.2.2.1. 6.2.3.
Asistencias:.................................................................................................................. 74 Asistencia del empleado ........................................................................... 74 Vacaciones del empleado ........................................................................ 74 Registrar ingreso/Registrar salida: ....................................................... 75
6.2.3.1. 6.2.3.2. 6.2.3.3. 6.3. 6.3.1.
Modulo de Produccin. ................................................................................................. 76 Interfaz Bsica ............................................................................................................ 77
Ilustracin 1. Interfaz Inicial modulo Produccin. ............................................................ 77 6.3.2. Configuracin ............................................................................................................. 77 Propiedades................................................................................................... 77
6.3.2.1.
Ilustracin 2. Grupo de Propiedades .................................................................................... 78 Ilustracin 3. Personalizacin Grupos de Propiedades. ............................................... 78 Ilustracin 4. Propiedades. ....................................................................................................... 79 Ilustracin 5. Informacin General de las Propiedades de Grupo. ........................... 80 Ilustracin 6. Grupo de Trabajo. ............................................................................................. 81 Ilustracin 7. Cuenta de Costos del Grupo de Trabajo. ................................................ 82 Ilustracin 8. Ruteos. .................................................................................................................. 82 6.3.2.2. Listas de Materiales (BOm) ..................................................................... 82 UNI-FO-02 V 1.0
Ilustracin 9. Elementos de Listas de Materiales. ........................................................... 83 Ilustracin 10. BoMs Structure. ............................................................................................... 83 6.3.3. RDENES DE PRODUCCIN ............................................................................ 84
Ilustracin 11. rdenes de Produccin. .............................................................................. 84 6.3.4. RDENES DE ABASTECIMIENTO ..................................................................... 84
Ilustracin 12. rdenes de Abastecimiento. ...................................................................... 84 6.3.5. INICIAR TODOS LOS PROGRAMADORES .................................................... 84
Ilustracin 13. Programador de Abastecimiento. ............................................................. 85 Ilustracin 14. Programador de Puntos de Pedido. ........................................................ 85 6.4. 6.4.1. 6.4.2. Modulo de Productos. ................................................................................................... 86 Configuracin ............................................................................................................. 86 Unidades de medida ................................................................................................. 89 Unidades de medida de categoras...................................................... 91 Tipos de precios ........................................................................................... 92 Tipos de listas de precios ......................................................................... 93
6.4.2.1. 6.4.2.2. 6.4.2.3. 6.4.3.
Listas de precios ........................................................................................................ 94 Versin de lista de precios ....................................................................... 94
6.4.3.1. 6.4.4.
Productos .................................................................................................................... 97 Variante de producto .................................................................................. 99 Plantilla de producto ................................................................................... 99 Productos por categora.......................................................................... 103
6.4.4.1. 6.4.4.2. 6.4.4.3. 6.5.
MODULO DE ADMINISTRACIN EN COMPRAS. .......................................... 105
Ilustracin 1 Estructura de administracin de compras ............................................... 106 6.5.1. PEDIDOS DE COTIZACIN .............................................................................. 106
Ilustracin 2 Ventana lista de pedidos de cotizacin .................................................... 106
UNI-FO-02 V 1.0
Ilustracin 3 depsito ................................................................................................................ 107 Ilustracin 4 entrada de la ubicacin .................................................................................. 107 Ilustracin 5 ubicacin de las existencias ......................................................................... 108 Ilustracin 6 Requisitos de cotizacin, orden de compra ........................................... 109 Ilustracin 7 ESTADO DE ORDEN ..................................................................................... 110 Ilustracin 8 Requisitos de cotizacin, envi de compras .......................................... 111 Ilustracin 9 Requisitos de cotizacin, notas................................................................... 111 6.5.2. ORDENES DE COMPRA EN PROCESO DE APROVACIN .................... 111
Ilustracin 10 listado de ordenes en proceso de aprobacin .................................... 112 Ilustracin 11 pestaa de orden de compra para ordenes en proceso de aprobacin..................................................................................................................................... 112 Ilustracin 12 pestaa de envi de compras para ordenes en proceso de aprobacin..................................................................................................................................... 113 Ilustracin 13 pestaa de notas para ordenes en proceso de aprobacin .......... 113 6.5.3. ORDENES DE COMPRA EN CURSO .............................................................. 114
Ilustracin 14 ................................................................................................................................ 114 6.6. 6.6.1. MODULO DE ADMINISTRACIN EN VENTAS. .............................................. 114 Interfaz Bsica .......................................................................................................... 115
Ilustracin 1. Interfaz Inicial modulo Produccin. .......................................................... 115 6.6.2. Configuracin ........................................................................................................... 115
Ilustracin 2. Sucursales. ........................................................................................................ 116 6.6.3. rdenes de ventas .................................................................................................. 117
Ilustracin 3. Ordenes de Ventas......................................................................................... 117 6.6.3.1. Mis rdenes de Ventas........................................................................... 118
Ilustracin 4. Mis rdenes de Ventas. ................................................................................ 118 6.6.4. Lneas de rdenes de ventas ............................................................................... 119 UNI-FO-02 V 1.0
Ilustracin 5. Lneas de rdenes de Compra. ................................................................ 119 6.7. 6.7.1. MODULO DE CRM..................................................................................................... 120 Configuracin ........................................................................................................... 120 Casos ............................................................................................................. 120 Secciones ..................................................................................................... 120 Categoras .................................................................................................... 122 Reglas ............................................................................................................ 123
6.7.1.1. 6.7.1.2. 6.7.1.3. 6.7.1.4. 6.7.2.
Segmentacin ........................................................................................................... 126 Reglas de segmentacin ........................................................................ 126
6.7.2.1. 6.7.3. 6.7.4. 6.7.5.
Crear mens para una nueva seccin ................................................................. 129 Casos por Seccin .................................................................................................. 130 Todos los casos ....................................................................................................... 130 Casos abiertos ............................................................................................ 133
6.7.5.1. 6.7.6.
Mis casos ................................................................................................................... 134 Mis casos abiertos .................................................................................... 134
6.7.6.1. 6.7.7.
Historias de casos ................................................................................................... 135 Todas las historias .................................................................................... 135 Mi historial .................................................................................................... 136
6.7.7.1. 6.7.7.2. 6.7.8. 6.7.9.
Segmentaciones automticas ................................................................................ 136 Help Desk ................................................................................................................. 137 Mis Helpdesk ............................................................................................... 139
6.7.9.1. 6.8. 6.8.1. 6.8.2.
MODULO DE INVENTARIOS ................................................................................. 140 Interfaz Grfica. ....................................................................................................... 140 Configuracin. .......................................................................................................... 142 Entrega. ......................................................................................................... 142
6.8.2.1.
UNI-FO-02 V 1.0
6.8.2.2. 6.8.2.3. 6.8.2.4. 6.8.3.
Ubicaciones ................................................................................................. 144 Depsitos ...................................................................................................... 145 Incoterms ...................................................................................................... 145
Trazabilidad............................................................................................................... 146 Nmeros de seguimiento........................................................................ 146 Lotes de Stock ............................................................................................ 146 Lotes de Produccin................................................................................. 147 Bajo Nivel...................................................................................................... 147
6.8.3.1. 6.8.3.2. 6.8.3.3. 6.8.3.4. 6.8.4.
Poltica de Repeticin de Pedidos ....................................................................... 148 Puntos de Pedido ...................................................................................... 148 Inventario de Lotes y Estructura de Lotes ....................................... 149
6.8.4.1. 6.8.4.2. 6.8.5.
Listas de Pedidos ..................................................................................................... 150 Envi de Productos................................................................................... 150 Recepcin de Productos......................................................................... 150 Lista de Pedidos Internos ....................................................................... 151
6.8.5.1. 6.8.5.2. 6.8.5.3. 6.8.6.
Movimientos ............................................................................................................. 151 Movimientos a procesar .......................................................................... 151
6.8.6.1. 7.
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 152
1. RESUMEN
La investigacin de OpenERP 2008-II forma parte esencial del proyecto ERP, contribuyendo con la documentacin clara y completa de los mdulos bsicos. UNI-FO-02 V 1.0
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Por medio de este documento el usuario tendr la oportunidad de conocer las herramientas brindadas por OpenERP para el manejo de una organizacin manufacturera. La documentacin permite el desarrollo de ejercicios prcticos y explica de forma sencilla los requerimientos de informacin. El modulo de administracin contable y financiera permite a las organizaciones configurar y llevar una administracin de los aspectos contables tales como: cuentas, periodos, pagos presupuestos, facturas etc. La configuracin del modulo se adapta a las necesidades y caractersticas de diferentes empresas dndole carcter adaptativo al ERP. El modulo de recursos humanos provee de herramientas para la clasificacin y control del personal dentro de la organizacin, permitiendo la realizacin de tareas relacionadas con horarios, creacin de grupos organigrama entre otras. El modulo de produccin permite a los usuarios llevar el control de los aspectos relacionados con la actividad productiva, llevando el registro de las ordenes de compra, abastecimiento, cuentas de costo, listas de materiales lo cual brinda informacin valiosa a la organizacin para por ejemplo realizar una programacin eficiente de las actividades. El modulo de productos es una herramienta por medio de la cual se configuran las caractersticas de los productos como unidades de medida, precios, listas de precios, categoras de producto, plantillas de producto, variantes, las variables y caractersticas nombradas son de gran importancia para el desarrollo de las actividades de la organizacin. Por medio del modulo de administracin de compras es posible llevar e control de las ordenes de compra y aspectos relacionados con las mismas, teniendo en cuenta sus caractersticas las ordenes de compra son clasificadas y tratadas de forma diferente, es as como existe un manejo distinto para las ordenes de compra en proceso de aprobacin o en curso. El modulo de administracin de ventas da la posibilidad al usuario de controlar las ordenes de venta creadas teniendo en cuenta los responsables, adems la configuracin permite establecer las caractersticas de las sucursales. El modulo de CRM permite llevar el control de los casos relacionados con los socios surgidos por diferentes medios, adems permite la segmentacin de los clientes o socios tomando como base para el clculo variables como por ejemplo el monto de compras en un periodo determinado. Por ultimo el modulo de inventarios permite configura y controlar aspectos relacionados con la trazabilidad de los inventarios, centros de abastecimiento, entrega ubicaciones, depsitos, icoterms, etc.
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2. ABSTRACT
The investigation of OpenERP 2008-II is an essential part of the ERP project, helping with the clear and complete documentation of the basic modules. Through this document, the user will have the opportunity to learn about the tools offered by OpenERP for managing a manufacturing organization. The documentation allows for the development of practical exercises and explains in simple requests for information. The module accounting and financial management enables organizations to set up and lead an administration of the accounting aspects such as accounts, periods, payments budgets, invoices and so on. The configuration of the module is adapted to the needs and characteristics of different companies providing ERP to the adaptive nature. The human resources module provides tools for classification and control of personnel within the organization, allowing the realization of tasks related schedules, creation of organization among other groups. The production module allows users to keep track of issues relating to productive activity, carrying the registration of purchase orders, procurement, cost accounts, lists of materials which provides valuable information to the organization for such conduct an efficient scheduling of activities. The module product is a tool through which you configure the characteristics of the products as units of measure, price, price lists, product categories, templates of product variants, named variables and characteristics are of great importance for the development of the organization's activities. Through the administration module of shopping is possible and control of purchase orders and issues related to them, taking into account their characteristics's purchase orders are classified and treated differently, and there is a separate management for Purchase orders in the process of approval or in progress. The sales management module gives the user the ability to control orders sale created taking into account those responsible, besides the configuration allows the characteristics of branches. The CRM module allows the monitoring of cases involving members encountered by different means, also allows the segmentation of customers or partners using as a basis for the calculation variables such as the amount of purchases in a given period. Finally the inventory module allows configuring and controlling aspects related to the traceability of inventories, supply centers, delivery locations, warehouses, icoterms, and so on.
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OPENERP 2008-II
3. ACTUALIZACIN DE INSTALACIN DE OPENERP PARA WINDOWS.
3.1. Descarga OpenERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentacin requerida e incluso a manuales en ingls se puede ingresar a la direccin www.openerp.com. En esta pgina encontrar el instalador. A continuacin se explicar paso a paso el proceso de instalacin.
Nota: Este documento toma como referencia la versin 4.0.2.3.3.
Panel de Men
Ilustracin 1 Pgina principal OpenERP Para descargar OpenERP en el equipo debe dirigirse a la pgina oficial del programa y ubicar en el panel de men la pestaa OpenERP, se le desplegar un submen en el cual debe buscar la opcin Download, (all tambin hallamos la opcin Modules, donde se pueden descargar los diferentes modulos). Ahora y UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 12 UNI-FO-02 V 1.0
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dentro del directorio de Download, encontrar una serie de carpetas de las cuales podr descargar los instaladores de las diferentes versiones (Old version), el instalador de la ltima versin estable (Stable Version), y el cdigo fuente para los desarrolladores (Development Version).
La versin 4.0.2.3.3 que se va a instalar se encuentra en Stable Version, el archivo se llama tinyerp-allinone-setup-4.2.3.3.exe y paso seguido, debe descargarlo en un lugar del equipo o dispositivo de almacenamiento. 3.2. REQUERIMIENTOS Uno de los requisitos indispensables para el funcionamiento del ERP en Windows es que no debe tener instalado PostgreSQL. Porque tinyerp-allinone-setup4.2.3.3.exe trae incorporada la versin 8.01 de este manejador de bases de datos. Por tanto, uno de los requisitos indispensables es que no tenga instalada otra versin de postgreSQL en su equipo; de lo contrario, se podrn presentar conflictos al momento de la instalacin. Como segundo requisito es necesario que se est trabajando sobre un sistema de Windows con versin mayor o igual al Windows 2000, de lo contrario no es posible instalar el ERP. De no cumplir con este requisito y ante la imposibilidad de adquirir una versin ms avanzada del sistema operativo se recomienda que instale una distribucin de Linux en su computador (teniendo especial atencin en las particiones para evitar borrar informacin)1. En la investigacin se incluye una gua de instalacin para Linux. Por ltimo se requiere que su sistema de archivos sea NFTS y no FAT 32.2 En caso de no cumplir con alguno de los requisitos anteriores la instalacin resultar no exitosa, por tanto, es aconsejable revisar su equipo antes de empezar con la instalacin. 3.3. PROCEDIMIENTOS Luego de haber descargado el archivo debe ejecutar el instalador.
No es necesario desinstalar Windows ya que Linux se puede alojar en una particin que no interfiera con las funciones de Windows. Para mayor informacin comunquese con alguien que le pueda asesorar al respecto, p.e. la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional.
2
OpenERP
A continuacin se muestran algunas tomas del proceso que son fundamentales para la correcta instalacin del ERP en el equipo. El asistente de instalacin Este asistente permite la instalacin del ERP en su equipo, ponga mucha atencin a los pasos que se describen a continuacin a fin de evitar que el proceso no resulte exitoso. El asistente en primera medida le dar la bienvenida al instalador. Al continuar encontrar los requisitos que el sistema debe tener para llevar a cabo la instalacin. A continuacin se encuentra la GNU GENERAL PUBLIC LICENSE la cual reconoce que OpenERP est cubierto bajo la licencia de software libre y protege al programa de la apropiacin con fines comerciales que restrinjan las libertades del software libre, para poder continuar debe aceptar esta licencia. Paso seguido le preguntar en qu lugar desea instalar el programa para lo cual puede optar por la opcin predeterminada o cambiarla a un lugar diferente. Continuando, puede cambiar el nombre con el cual encontrar a OpenERP en el men de programas. Para finalizar el asistente le mostrar un resumen con las opciones seleccionadas y al dar clic sobre Install este empezar el proceso de instalacin.
Resumen del Asistente de instalacin Archivos
Extraccin
de
OpenERP
OpenERP Instalado y listo para usarse La anterior secuencia muestra los diferentes estados del asistente durante la instalacin del ERP. Primero se extraen los archivos para podemos ejecutar, paso seguido el asistente inicia la instalacin de OpenERP.
3.4. PRIMEROS PASOS Una vez haya instalado el ERP puede dejar activa la opcin de ejecutar o en caso que no lo haya hecho puedo ejecutarlo desde el men de programas donde ha quedado alojado el vinculo al paquete (adems tambin puede encontrar en el escritorio un acceso directo al ERP). Una vez haya ingresado, por primera vez, aparecer un asistente en el cual se le pide cierta informacin que OpenERP usar para conocer a cerca del lugar donde se est instalando el paquete y qu tipo de empresa lo desea usar. En la ilustracin 2 se observa el asistente mencionado. Llene el formulario de acuerdo a la informacin que su empresa.
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Ilustracin 2 Encuesta OpenERP 3.5. INTERFAZ BASICA DE OpenERP Tan pronto como ingrese al ERP encontrara una ventana como se muestra en la ilustracin 3, esta ventana corresponde a la interfaz inicial del ERP.
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Ilustracin 3 Interfaz bsica de OpenERP Para poder entrar a los mdulos es necesario crear primero una base de datos para su empresa, para este motivo, ingrese a travs de Archivo-Databases-New Database o si prefiere use el modo abreviado shift+ctrl.+n (mays.+ctrl.+n). 3.5.1. Crear una base de datos Una vez haya ingresado al cuadro de dialogo (ver ilustracin 5) para crear una nueva base de datos tal como se explico en la parte final de la seccin anterior siga las instrucciones que encuentra continuacin Use la clave admin en la casilla super admin password Ingrese un nombre corto para la base de datos en la casilla New database name. Seleccione el lenguaje que considere conveniente. (para habla espaola hay dos opciones: espaol (Espaa) y espaol (Argentina) UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 17 UNI-FO-02 V 1.0
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Ilustracin 4 Crear nueva base de datos Luego de aceptar OpenERP iniciar el proceso de creacin de la base de datos. La ilustracin 5 corresponde a una toma del avance de la creacin de la base de datos.
Ilustracin 5 Progreso creacin base de datos Luego de haber creado la base, OpenERP le mostrar el asistente que observa en la ilustracin 7 donde podr escoger el tipo de perfil que desea crear: Perfil mnimo (Minimal Profile), perfil solo contable (Accounting only profile), perfil para industria manufacturera (Manufacturing industry profile) y perfil para compaa de servicios (Service company profile).
Ilustracin 6 Seleccin de perfil Luego de escoger alguna de las opciones el asistente le guiara para la configuracin de la informacin de la empresa que ser usada en la base de datos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 18 UNI-FO-02 V 1.0
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y que ser la que se presente en los reportes, informes y otros documentos y archivos que de OpenERP se puedan obtener. En la ilustracin 8 podr observar este paso.
Ilustracin 7 Ingresando datos de la empresa El ERP compila a continuacin los datos y opciones que haya elegido y procede a la configuracin de la base. En la ilustracin 8 se observa el cuadro de dialogo luego de haber realizado los pasos anteriores.
Ilustracin 8 Compilado opciones de base de datos Al dar clic en Install este iniciar el proceso de instalacin y creacin de la base de datos al finalizar el asistente le mostrar un mensaje de confirmacin como el que se observa en la ilustracin 9.
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Ilustracin 9 Confirmacin de instalacin exitosa Al concluir con los procedimientos anteriores debe observarse la interfaz de OpenERP tal como se muestra en la ilustracin 11, de esta manera ya se ha instalado el ERP y est listo para usarse. La descripcin del uso y las herramientas que all encontrar as como la descripcin de algunos mdulos sern objeto de investigacin a partir de las siguientes secciones.
Ilustracin 10 Interfaz de OpenERP 3.5.1.1. Perfil contable
En el apartado anterior se ha expuesto la interfaz y el procedimiento para la instalacin de perfil mnimo, en esta seccin se mostrar los procedimientos para la instalacin de un perfil contable que difiere del anterior solo en algunos pasos y en la interfaz (en cuanto a mdulos instalados). Para llevar a cabo este procedimiento se debe crear una nueva base de datos y el cuando el asistente le solicite el perfil, debe escoger Accounting only profile, ahora encontrar un dialogo como el que observa en la ilustracin 12 donde le pedir escoger el sistema contable.
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Ilustracin 11 Seleccin sistema contable para perfil contable Siga los mismos pasos de la instalacin del perfil mnimo para los dilogos siguientes. Al finalizar y cuando este en la interfaz notar que ahora se encuentran instalados mdulos que corresponde a los requerimientos del perfil tal como se observa en la ilustracin 13
Ilustracin 12 Interfaz perfil contable 3.6. OBSERVACIONES Cuando se instala OpenERP completo este queda automticamente configurado como servidor, por tanto si usted desea ingresar desde otro equipo a la base de datos creada, tan solo necesita saber la direccin IP del equipo donde este ha sido instalado como servidor y se ha creado la base de datos. Los dems perfiles que no fueron expuestos no presentan diferencias a parte de la interfaz (mdulos) significativas con el modulo contable, por tanto el proceso de instalacin de estos perfiles es el mismo descrito en la seccin anterior. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 21 UNI-FO-02 V 1.0
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4. Actualizacin de Instalacin de OpenERP en Ubuntu. OpenERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentacin requerida e incluso a manuales en ingles se puede ingresar a la direccin www.OpenERP.org; de igual forma que en Windows, sin embargo hay que tener en cuenta que el ejecutable para Linux son los archivos .tar y no los archivos .exe. De todas maneras existe una forma mucho ms rpida y segura de poder realizar la instalacin: Para llevar a cabo el proceso de instalacin3 debe abrir la terminal, en la cual usted va a poder realizar todas las tareas sin tener que acudir a otro tipo de ventanas. Para poder abrir dicha terminal puede usar la com binacin Alt+F2 con el cual se le va a abrir una ventana de Ejecutar una aplicacin, tal como se observa en la ilustracin
Ilustracin 13 Ejecutar aplicacin -Linux En donde se va a escribir el siguiente comando: gnome-terminal en donde el aceptar aparecer una ventana como la que observa a continuacin
Ilustracin 14 Terminal Gnome
El proceso de instalacin se realiza bajo la distribucin Ubuntu
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Con la cual usted podr realizar todas las tareas de instalacin de OpenERP, tanto server como client; ahora bien lo primero que hay que tener en cuenta es que todas las instalaciones que se vayan a realizar en el equipo tienen que ser llevadas a cabo como usuario root, este usuario le va a permitir tener una mayor cantidad de privilegios. Cuando la terminal se inicia por primera vez el usuario que aparece es aquel con el cual se inicio el equipo, y este no es el usuario apropiado para realizar las labores, ya que no posee los privilegios del primero. Para poder acceder al usuario root debe escribir en la primera lnea de comando su - con lo cual usted podr acceder al usuario root, luego va a aparecer una autenticacin para poder acceder al usuario root, y es la contrasea que se haya definido para tal fin. Ya como usuario root y desde la misma terminal, usted puede acceder a OpenERP tanto servidor como cliente sin tener la necesidad de acceder a su pgina principal, para poder llevar a cabo esto, el comando para poder instalar el servidor es el siguiente: apt-get install OpenERP-server-4.2.0 y luego enter para ejecutar el comando o si usted una persona que poco sabe de programacin, puede, ya estando en la pagina web de OpenERP, ingresando a Comunnity. Wiki, Manual Install y luego Ubuntu, podr encontrar todos los comandos que deber copias y luego pegar en la terminal, para que su proceso de instalacin sea rpida, eficaz y seguro, all deber copiar cada uno de los comandos, para este caso de la instalacin del OpenERP debe ingresar en la terminal $ sudo dpkg --install <path>/tinyerp-client_4.2.2-1_all.deb $ sudo dpkg --install <path>/tinyerp-server_4.2.2-1_all.deb Al dar enter la terminal ejecutara las rdenes e instalar el programa.
4.1. REQUERIMIENTOS Para el cliente: Es importante tener en cuenta que como tal, el programa OpenERP esta escrito en un lenguaje de programacin que requiere ciertas dependencias para poder ejecutarse, y estas dependencias son enter, las cuales permiten interpretar el programa, adems debe instalarse libreras GTK las cuales permiten albergar python, puede que ya este est instalada en Ubuntu o no. De todas maneras estos son los requerimientos bsicos para instalar OpenERP: python-xml python-libxml2 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 23 UNI-FO-02 V 1.0
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python-psycopg python-imaging python-pyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl python-matplotlib gs-gpl
De igual forma que la instalacin del programa, estas pueden llevarse a cabo por medio de la terminal de la siguiente forma: apt-get install python-xml python-libxml2 python psycopg python-imaging pythonpyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl python-matplotlib gs-gpl
Aunque si usted instala el programa como se le aconsejo, es decir, copiando los comandos directamente de la pgina web, esta accin se da por medio del siguiente comando $ sudo apt-get install python-xml python-libxml2 python-libxslt1 python-psycopg python-imaging python-pyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl gs-gpl python-matplotlib Para el servidor: El requisito principal para el servidor, es una base de datos postgres, que para el caso particular es una base de datos postgres 8.0 La instalacin de esta base de datos tambin puede ser llevada a cabo desde la misma terminal con el comando apt-get install postgresql A travs este comando se puede instalar fcilmente la base de datos, adems en la terminal le sugerirn la base de datos a instalar o si no puede darle ms especificaciones para que instale la base de datos de su preferencia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 24 UNI-FO-02 V 1.0
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En este punto es importante tener en cuenta que no debe existir una base de datos previa a la instalacin porque ello puede generar conflictos, de todas manera al introducir el comando de instalacin de postgres y al ejecutarlo, este le informara de la existencia de la base de datos, si la hay. Al igual que la instalacin de enter, este paso se realiza con el comando $ sudo apt-get install postgresql-8.2 Que se halla en la pgina de OpenERP.
4.2. PROCEDIMIENTOS Lo primero a tener en cuenta antes de iniciar el programa como tal, es tener acceso a la base de datos, para ello puede escribir el siguiente comando en la terminal apt-get install pgadmin3 pgadmin3-data Con este comando usted va a poder instalar una aplicacin que le permita acceder a la base de datos postgres de una forma mucho ms fcil. Este comando no se halla en la pgina oficial de OpenERP, por tanto se debe copiar tal cual se muestra en este manual. Luego de haber instalado esta aplicacin ya puede acceder a la base de datos desde la terminal, sin embargo, el acceso a esta base de datos debe ser llevada a cabo como usuario normal, es decir como el usuario del equipo, recuerde que hasta ahora usted ha trabajado como usuario root, para poder convertirse en este usuario escriba el siguiente comando como root: exit. Este comando le permitir regresar al usuario del equipo, ya como este usuario debe escribir la siguiente lnea para poder ingresar a la base de datos pgadmin3 Ahora bien, usted debe crear un base de datos para poder trabajar, debe ir al men file y a la opcin add server, all le aparecer las opciones de configuracin de su base de datos, este es un paso trascendental en el desarrollo de la actividad (ver ilustracin 16 )
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Ilustracin 15 Linux: Configuracin base de datos Ahora bien, teniendo la certeza de que usted tiene la base de datos, el siguiente paso a seguir es iniciar el servidor para ello usted puede abrir una terminal y ejecutar el siguiente comando, sin embargo debe tener presente la ubicacin de su servidor, para el caso particular el OpenERP-server esta ubicado en home, usuario con el cual usted inicio sesin en el equipo, el lugar donde usted dejo ubicada la carpeta de OpenERP (es decir el lugar donde extrajo el OpenERP), ahora bien sabiendo la ubicacin del programa usted debe abrir uno por uno los directorios, es decir usted debe abrir los directorios en orden descendente. Para poder abrir el usuario de la sesin con la que inicio el equipo, hay que abrir primero home y para poder abrir OpenERP-server hay que tener abierto primero el usuario con el cual inicio el equipo, entonces Puede hacerlo de la manera que se presenta en la ilustracin
Ilustracin 16 Abrir OpenERP cd es un comando que le permite acceder a la informacin presente en el directorio sealado que en este caso es home, ahora bien aparece el usuario como si estuviera en home, el paso a seguir es escribir el comando ls que le va a permitir observar todos los directorios contenidos en home, ahora bien dentro de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 26 UNI-FO-02 V 1.0
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estos directorios debe estar presente el usuario con el cual usted inicio el equipo, y dentro del usuario con el cual inicio el equipo esta presente el escritorio y ya all esta ubicado el OpenERP-server( esto es para el caso particular, puede que usted haya ubicado la carpeta en otro lugar). Ubicado el OpenERP-server y estando ubicado mas exactamente como usuario (esto a manera de ejemplo) bevenegasv@econos4003adm:$~/home/nombre de la sesin con la cual inicio el equipo/escritorio/OpenERP-server-4.2.0/bin usted debe ejecutar el siguiente comando, es importante que se este ubicado en la carpeta bin que se encuentra dentro del OpenERP-server, que ha su vez esta ubicada en el escritorio, que ha su vez esta ubicada en bevenegasv, que ha su vez esta ubicada en home python OpenERP-server.py Con ello usted podr ejecutar el OpenERP-server-4.2.0, ya que como se dijo OpenERP-server esta escrito en el lenguaje de programacin python. Despus de esto, usted puede ahora ejecutar el cliente, de manera anloga a como ejecuto el servidor, cambiando nicamente el comando de ejecucin a OpenERP-client.py Con este momento usted no va a poder iniciar totalmente el cliente debido a que no se podr conectar al servidor, por ello le debe aparecer la ventana que se observa en la ilustracin 18, no se preocupe, mas adelante se explicara la forma de ejecutar el servidor; se ejecuta solamente para tener la certeza de que el programa esta bien instalado (ver ilustracin 19).
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Ilustracin 17 Linux: Interfaz inicial Ahora bien, para no tener que ejecutar esta serie de comando cada vez que necesite ejecutar tanto el servidor como el cliente, usted puede crear un lanzador que le ejecute directamente el comando, esto se puede hacer haciendo clic derecho sobre gnome eligiendo la opcin crear un lanzador tal como se muestra en la ilustracin 20.
Ilustracin 18 Crear lanzador En donde le va a poder copiar el comando de la consola y pegarlo sobre la casilla de comando, usted le puede asignar un nombre y con esto usted creo un acceso directo a los programas.
Al ejecutar el lanzador, el postgres va a iniciarse en este momento, el postgres, no tiene ningn tipo de servidor, entonces usted debe ir a la barra archivo y elegir la UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 28 UNI-FO-02 V 1.0
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opcin add server esto le va a permitir crear un servidor con su respectiva base de datos que por defecto se va a llamar postgres, ahora bien, va a aparecer una ventana donde le pide las caractersticas del servidor (ver ilustracin 21).
Ilustracin 19 Caractersticas del servidor La direccin es localhost4; en la descripcin se coloca tambin localhost; en el servicio no es necesario colocar nada; el puerto viene por defecto y es 5432; el maintenbance DB tambin viene por defecto; el nombre debe ser postgres y el password usted lo debe de definir, aqu hay un aclaracin que se tiene que tener presente, antes de insertar la clave, antes debe activarse la respectiva contrasea en el postgres, por ello usted debe ejecutar el siguiente comando en una consola como usuario postgres, con el cual usted habr creado un rol postgres con su respectiva contrasea. ALTER USER postgres WITH PASSWORD contrasea; Ahora bien, usted debe crear otra base de datos que debe llamarla obligatoriamente terp, ya el servidor, le pide esta base de datos especficamente, para hacerlo solo tiene que darle clic derecho sobre la base de datos que ya existe (postgres) y all le aparece la opcin de agregar base de datos, y en el aparecer un ventana con una serie de requerimientos, usted solo debe colocarle el nombre que es terp y luego clic en aceptar; al hacer esto le aparecer la respectiva base de datos, que debe conectar para que el servidor pueda conectarse a ella.
La direccin Localhost esta indicando que el servidor se encuentra en el mismo equipo desde donde se esta trabajando.
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Antes de iniciar el servidor, usted debe crear un nuevo rol, esto es debido a que cuando intentamos ejecutar el servidor desde el comando, lo hacemos como un usuario, ya sea root o usuario normal, es por ello que si no crea el rol correspondiente (es decir el rol con el que esta trabajando en la consola, que en nuestro caso especifico es el root) el servidor no va a poder conectarse. Para crear este nuevo rol, usted solo tiene que darle clic derecho en la opcin de login rules ubicada en la ventana de pgadmin3, all usted solo tiene que darle el nombre de root, y su respectiva contrasea y automticamente el role va a aparecer, ahora si puede ejecutar el servidor, al hacer esto usted puede ejecutar el cliente desde otra consola, y le va a aparecer la siguiente ventana
Ilustracin 20 Ejecutar cliente desde otra consola Puede darse cuenta, que el problema ya no es la conexin al servidor, ahora el problema es que no hemos creado una base de datos, por ello debe darle cancelar, y en el barra de archivo presente en el cliente, le aparecer la opcin de crear una nueva base de datos, para lo cual se proceder de igual manera como se llevo a cabo en Windows. 5. DOCUMENTACIN DE LOS MODULOS BASE 5.1. ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA
Este gran modulo, se subdivide en 8 sub-mdulos que ha su vez se subdivide en mdulos mas especficos. Estos 8 mdulos son a saber: Configuracin, asientos, procesamiento peridico, facturas, grficos, reportes, pago (payment), tratamiento del final de ao ( end of year treatments). UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 30 UNI-FO-02 V 1.0
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Ilustracin 21 Modulo Contable Estos mdulos a su vez se subdividen en sub-mdulos que responden a informacin especfica de la empresa, as el mdulo de configuracin se subdividen en 10 sub-mdulos que son a saber 5.1.1. Configuracin
Ilustracin 22 Sub-mdulo contable 5.1.1.1. Periodos
En este modulo se define tanto el ao fiscal como los periodos utilizados en el mismo, ya sea mes a mes, trimestral. Este modulo permite ver todos los aos fiscales definidos durante la actividad contable de la empresa, as como su estado actual, adems permite la edicin de los aos fiscales presentes, permite su edicin como tal, su duplicacin o permite borrar dicho ao contable, as como la creacin de nuevos aos fiscales. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 31 UNI-FO-02 V 1.0
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Es importante observar la informacin que brinda dicho modulo ya que permite determinar el da de inicio tanto del periodo como del ao fiscal, y tambin el da de cierre, adems permite observar los periodos en bloque o singularmente, esto se logra a travs del botn forma la pantalla, ubicado en la parte superior derecha de
Apenas se tiene acceso al modulo, al darle clic a esta opcin si se puede obtener las vistas de los aos fiscales tanto en bloque como singularmente, esto ultimo se logra a gracias al siguiente botn derecha que se encuentra en la parte superior
Dentro de esta vista es posible acceder a cada uno de los periodos definidos.
Ilustracin 23 Periodos contables Existe un link en esta vista que le va a permitir al usuario traducir los trminos que no entienda, (esto se debe a que este programa no esta totalmente traducido al espaol), la forma de acceder es a travs del botn traslate , ubicado en la parte superior derecha, al lado del botn para acceder a la vista grupal de los periodos.
Aqu usted podr especificar la palabra que quiera traducir dentro de la opcin de periodos, y de inmediato el programa le traducir la palabra que todava no estn traducidas
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Ilustracin 24 Agregar traduccin
En esta opcin se le va a permitir guardar los cambio que usted haya realizado, al hacer esto obviamente el link no va a aparecer mas ya que no hay traducciones que realizar. Ahora bien, como se dijo atrs, este modulo permite tanto la creacin de nuevos aos fiscales como la edicin de los ya presente. Para la creacin de un nuevo ao fiscal, usted debe ir a la parte superior izquierda de la pantalla y debe dar clic en el botn new, debe tener presente que esto se realiza en el pantallazo inicial, es decir en la vista que aparece al momento de abrir el modulo, vale la pena la aclaracin ya que al acceder a la vista a travs del botn form, ya no va a poder realizar la creacin del nuevo ao fiscal.
Ilustracin 25 Crear ao fiscal Dentro de esta vista se solicita informacin esencial para la creacin del nuevo ao fiscal, entre dicha informacin se encuentra el aos fiscal, el cdigo que va a utilizar para identificar dicho ao fiscal, as como la fecha de inicio como la fecha de terminacin, para estas opciones existen ciertos links que facilitan la forma de llenar este formulario, entre ello se encuentran UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 33 UNI-FO-02 V 1.0
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La fecha, para estar claros en cuanto a la forma de introducir la fecha, el programa trae una opcin en la cual se pueden definir las fechas, esto se logra a travs del siguiente botn . Este botn permite el acceso de la fecha tanto en la fecha de iniciacin como en la de terminacin del ao fiscal.
En cuanto al nombre de las empresas, el programa tambin ofrece la opcin de bsqueda de los mismos, teniendo en cuenta el nmero de empresas definidas al iniciar la aplicacin del programa como tal. A travs de este botn usted podr acceder a una ventana de bsqueda de las empresas que haya definido.
Ilustracin 26 Crear empresa Ahora bien, como ya se menciono antes, el programa tambin permite modificar el estado de los periodos, esto es en la forma de visualizacin de los mismos, se permite una visualizacin ya sea mensual o trimestral, esto se logra con los botones crear periodos mensuales o crear periodos trimestrales ubicados en la parte inferior del modulo,
Al referirnos aqu al termino crear, no lo asumimos en el termino como tal de la palabra, es decir , no va a permitir originar nuevos periodos sino que va a permitir obtener una visualizacin diferente de los periodos ya establecidos con el ao fiscal.
Adems este modulo permite la modificacin del estado de los periodos, diferenciando entre dos estados, borrador o finalizado, esto le permitir establecer UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 34 UNI-FO-02 V 1.0
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de una manera clara el estatus de los periodos definidos, ya sean mensuales o trimestrales
En general, esto es lo que compone este modulo, sin embargo, se puede nombrar un link adicional que esta presente en todos los mdulos, y es el link de ayuda , el cual se encuentra en la parte superior derecha
Ahora el siguiente sub-mdulo a tratar y que hace parte a su vez del sub-mdulo periodos es periodos, en este sub-mdulo se permite una vista detallada de los peridos igual a la vista en el sub-mdulo aos fiscales, ya sea una vista mensual o trimestral, la caracterstica que lo diferencia de este ultimo sub-mdulo es que en sub-mdulo de periodos se puede definir una accin especifica y es la de cerrar los periodos, esto se logra a travs de un link llamado cerrar periodos ubicado en la parte superior derecha del mismo,
Existe un pequeo botn ubicado a la derecha del link cerrar periodos, y permite la visualizacin o no de este link
Este link nos va permitir, como se menciono en la parte de arriba, cerrar los periodos contables, para ello usted debe seleccionar el periodo a ser cerrado y luego proceder a dar clic sobre el link con ello le aparecer una ventana de confirmacin de la accin
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Es importante que tenga presente que una vez cerrado el periodo, ya no se puede modificar su estado. 5.1.1.2. Cuentas contables
El siguiente sub-mdulo a revisar es el de CUENTAS CONTABLES, que esta compuesto a su vez por tres sub-mdulo que son a saber: Definicin de cuentas Carta de cuentas Tipo de cuentas Al acceder al modulo de definicin de cuentas se presenta una lista de todos los grupos de cuentas que se encuentran instaladas en el programa
Ilustracin 27 Definir cuentas En este sub-mdulo se puede generar tres tipos de reportes Balance de cuentas Libro general Comprobacin analtica En el sub-mdulo de balance de cuentas se muestra las caractersticas bsicas del periodo, como es el cdigo, el nombre del periodo, fecha de inicio, fecha de finalizacin, fecha de terminacin y estado. Es importante tener en cuenta que debe selecciona primero el ao fiscal y el periodo que quiera visualizar.
Ilustracin 28 Balance de cuentas UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 36 UNI-FO-02 V 1.0
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Al hacer esto usted debe dar clic sobre el icono print ubicado en la parte superior izquierda de esta vista, al hacer esto, el programa automticamente le generara el reporte
Ilustracin 29 Informe balance de cuentas Igual seria el mtodo de creacin de los reportes libro general y comprobacin analtica. Debajo de las anteriores aplicaciones existe un cuadro llamado link en cual posee dos aplicaciones, que son a saber entradas y entradas irreconciliables.
Como lo indica el nombre de la primera, este link nos permite ver todas las transacciones realizadas en cada una de las cuentas, adems de otra informacin. ES importante resaltar que en este link se muestras las entradas correspondientes con sus respectivos saldos iguales, es decir que las cuentas tienen su respectiva contraparte, es por ello que las entradas irreconciliables muestran aquellas transacciones que no tienen su contraparte en otro tipo de cuenta. El siguiente sub-mdulo a tratar es el de carta de cuentas, y en este lo nico que se presente los las cuentas que usted tiene habilitadas dentro del programa, es decir aquella cuentas con las cuales esta trabajando. Por defecto el programa trae consigo un mnimo de cuentas, mostrando informacin como su cdigo, su saldo en el dbito, su saldo en el crdito, el balance y la moneda utilizada en las transacciones. En este modulo existe una serie de links que le van a permitir realizar diferentes acciones UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 37 UNI-FO-02 V 1.0
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El botn switch le va a permitir ver la informacin general de la cuenta que usted haya seleccionado, esto es importante, estas acciones no pueden ser llevadas a cabo si usted antes no ha elegido una cuenta en particular; el botn action le va a permitir hacer una copia de la carta de cuentas, especificndole la compaa con la cual usted quiere hacer esto, y por ultimo esta la opcin de la impresin de la carta de cuentas. El siguiente sub-mdulo a tratar es el de tipo de cuenta, este sub-mdulo nos permite visualizar el cdigo alfa-numrico, relacionado con una serie de tipos de cuentas ajustadas por el programa
Ilustracin 30 Tipo de cuenta Adems permite la creacin de nuevos tipos de cuentas. 5.1.1.3. Libros
El siguiente gran sub-mdulo a trabajar, es el modulo LIBROS, el cual esta compuesto por lo siguientes sub-mdulos: Definicin de libros y Definicin de libros analticos. Como lo indica el nombre del primer sub-mdulos ste nos va a permitir la definicin de los libro que se van a utilizar a lo largo del proceso contable, por defecto el programa trae consigo tres tipo de libros que son: libro de ventas, libro de bancos y el libro de gastos. Sin embargo como se dijo en la parte de arriba usted va a poder crear los libros que crea conveniente
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Ilustracin 31 Crear nuevo libro Adems en este sub-mdulo usted va a poder revisar informacin como los extractos bancarios, entrada de lneas y la apertura de facturas, todo esto lo va a poder hacer desde un cuadro llamado link ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
En la visualizacin de la ventana de los extractos bancarios usted va a poder observar informacin de los extractos, como es la fecha, nombre, libro, periodo, saldo inicial, saldo final (real), y el saldo final calculado, adems de poder realizar una bsqueda de los extractos que ya haya realizado.
Ilustracin 32 Consultar extractos Como en la mayora de los recursos de este programa tambin puede crear un nuevo extracto, en el cual se le solicita informacin propia del mismo, pero que sin embargo, el asistente para ello es similar para todos los recursos. En cuanto a la entrada de lneas , este link le va a permitir observar toda la informacin concerniente a las transacciones realizadas en los libros, y adems de eso le va a permitir la entrada de lneas de conciliacin y la entrada de lneas en cuentas sin conciliar, para esto, usted debe dar clic en alguna de las transacciones que se muestran en la primera vista de este sub-mdulo, luego de esto le va a salir una serie de informacin acerca del mismo, pero adems de esto en la parte UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 39 UNI-FO-02 V 1.0
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superior derecha va a aparecer un cuadro llamado, acciones
En donde usted va a poder introducir las lneas
Ilustracin 33 Conciliacin Si tuviera transacciones que estn sin conciliacin, tendra una vista similar a la anterior, si no tuviera transacciones sin conciliar, no le aparecera las opciones para agregar lneas. Es importante hacer una aclaracin, para que estas opciones aparecieran fuer necesario dar doble clic sobre la fecha de vigencia, si usted da doble clic sobre el nombre de los socios empresariales le va a aparecer otro tipo de opciones, adems de la informacin general, informacin adicional, historial de eventos.
Como se puede observar dentro de las opciones que nos ofrece este recurso, esta la de generar reportes acerca del socio empresarial, el primero de esto reportes, llamado etiqueta, muestra la informacin general de la empresa, como nombre de la empresa, nombre del represntate legal, pas y direccin exacta. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 40 UNI-FO-02 V 1.0
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En cuanto al reporte de los pagos atrasados, el programa le genera una carta dirigida a la empresa deudora en la cual se le solicita el pago de las mismas en un periodo de 8 das y si no se registra su pago, esta deuda ser enviada al departamento de cobro jurdico. En cuanto a las acciones, sta esta dividida en tres acciones, que son a saber, estructura de la empresa, en esta se muestra el nombre de la empresa, el idioma, y la ID de la empresa socia; enviar mensaje de texto, como su nombre lo indica, esta accin nos va a permitir enviar mensajes masivos SMS; y por ltimo se encuentra el envo de email masivos. Adems de las opciones ya nombradas, tambin se puede tener acceso a una serie de links que muestran informacin adicional de la empresa escogida, dentro de las cuales esta, el link de deudores, entre otras. Tambin nos permite ver todas las entradas contables relacionadas con ese socio contable,
Ilustracin 69 Entradas contables
Tambin nos va a permitir la apertura de facturas, muestra las facturas creadas, en este punto es importante hacer una aclaracin, en la parte de arriba ya se haba nombrado la apertura de facturas, junto con la creacin de los extractos bancarios y con la entrada de lneas, pero que sin embargo, no se haba tenido la oportunidad de detallarlo; la apertura de facturas por este link, nos va arrojar el mismo resultado que si lo hiciramos por el link mencionado en la parte de arriba, UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 41 UNI-FO-02 V 1.0
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es por eso que cualquiera de los dos puede ser utilizado indiferentemente
Ilustracin 70 Facturas Dentro de este link tambin se pueden realizar otras acciones que son a saber:
Se pueden generar reportes de las facturas, que haya realizado; tambin define dos tipos de acciones, que son el reembolso de facturas y las facturas pagadas. El siguiente componente a analizar son las ordenes de compra, y como su nombre lo indica nos permite la visualizacin de las ordenes de compra de los socios que tenga la empresa, esta visualizacin es idntica a la vista en la apertura de facturas, y al igual que la apertura de facturas tambin tiene otra serie de componente, que permiten la visualizacin de mas informacin, pero para esto debe crear una orden de compra, y a diferencia de las facturas, esta si se crean desde este link, a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla , al acceder a la pantalla de creacin de una nueva orden de compra, se le solicita informacin bsica de la empresa y del producto que se desea comprar, as como informacin adicional acerca de los impuestos. En esta ventana adems se nos va a permitir la creacin de reportes de las rdenes de compra, as como la impresin de las rdenes, tambin permite ir a al link de embalajes, movimiento de stocks, y al igual que con las ordenes de compra, dentro de este sub-modulo se permite la creacin de nuevos embalajes. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 42 UNI-FO-02 V 1.0
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Este link tambin posee una serie de recursos que permiten la visualizacin de reportes, como la lista de reportes, con su correspondiente orden de entrega; retornar a la informacin bsica de los embalajes, as como la creacin de facturas de dichos embalajes. Y volviendo a los componentes, encontramos que existe un componente llamado ventas, en el cual se podr visualizar todas las rdenes ventas realizadas, as como la creacin de las mismas. Este componente tambin permite la impresin las rdenes de venta, creacin de factura y agregar nuevas lneas de entrega.
5.1.1.4.
Libros Analticos
En este usted va a poder imprimir los reportes de los libros analticos. Es claro que para ello debe elegir uno de los libros que se definieron en la parte de arriba.
5.1.1.5.
Impuestos
Como su nombre lo indica, en este sub-modulo, se le va a permitir la visualizacin en un primer termino y la creacin de nuevos impuestos en un segundo trmino, esto ltimo se logra a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda, de la pantalla, mediante este botn usted va a poder crear nuevos impuestos, definiendo informacin bsica, como el nombre, la cuenta de impuesto cobrado, cuenta de impuesto cobrado, y las cuentas hijas de las cuales depende el primero de stos. Este mdulo tambin le va a permitir la creacin de cdigos de impuestos para las cuentas, as como la visualizacin de todas las entradas. Por ultimo permite la visualizacin de las estructura de los impuestos, es decir la relacin de dependencia que puede existir entre dos tipos de impuestos.
Ilustracin 71 Estructura de impuestos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 43 UNI-FO-02 V 1.0
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5.1.1.6. Presupuesto
Presupuesto general En usted va a poder asignar una cantidad determinada a cada uno de los tems de presupuesto. En la creacin de cada uno de los tems de presupuesto, usted va a tener que brindar informacin bsica de este diferenciado en tres tipos de pestaas que son a saber: definicin, asignaciones y cuentas. En la primera de estas pestaas se le va a solicitar informacin como el nmero del tem de presupuesto, nombre, direccin y compaa
Ilustracin 72 Definicin tem del presupuesto En la siguiente de stas, se le va solicitar informacin referente al monto de asignacin de presupuesto a cada uno de los gastos del tem, para esto usted debe dar clic al botn
Ilustracin 73 Asignacin tem presupuesto
Como se puede observar en este se solicita informacin como el periodo de la asignacin del presupuesto, cantidad y el monto del mismo. Y por ultimo se encuentra la pestaa de cuentas, en la cual usted va a poder definir la cuenta en la cual se realice la transaccin correspondiente, despus de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 44 UNI-FO-02 V 1.0
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llenar todas las pestaas con la informacin solicitada usted debe dar clic en el botn guardar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, y con esto usted ha generado el presupuesto. Luego de esto usted puede visualizar los reportes de los presupuestos generados, esto lo puede hacer mediante el cuadro reportes, ubicado en la parte superior derecha.
Presupuesto analtico En general la informacin solicitada en ste es igual a la solicitada en tem de presupuesto general, lo nico que los diferencia es el hecho de que en la pestaa de cuentas se solicita mucha mas informacin.
Ilustracin 74 tem cuentas presupuesto analtico
Adems de la cuenta en la cual se quiere registrar la transaccin este presupuesto solicita informacin adicional en torno a las caractersticas de dicho presupuesto, como son: las horas totales, horas no facturadas, horas faltantes, cantidad mxima, ltima fecha de facturacin, cantidades no facturadas y fecha de cierre. En general esto es lo nico que diferencia los presupuestos ya nombrados.
5.1.1.7.
Trminos de pago
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Como su nombre lo indica en ste sub.-modulo usted va a poder definir los trminos de pago de los crditos que usted conceda, es decir el plazo mximo para los pagos de las cuentas por cobrar, por defecto el programa tiene configurado un tipo de trminos de pago equivalente a un pago mximo de 30 das
Ilustracin 75 Trminos de pago
Si usted maneja trminos de pago diferentes al especificado en la configuracin que viene por defecto, va a poder crear los trminos de pago que crea necesario, esto lo va a poder hacer a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla
Ilustracin 76 Informacin
Adems de la informacin solicitada en la parte de arriba, cuadro 75, usted puede especificar informacin mas detallada acerca de los trminos de pago creados, como por ejemplo nombre del trmino de pago y la descripcin.
5.1.1.8.
Contabilidad analtica
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En ste modulo usted va a poder llevar a cabo una serie de acciones todas ellas sobre las cuentas contables, stas acciones se resumen en el cuadro ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
En primera medida se encuentran los reportes, los cuales estn divididos en Balance analtico. En este usted va a poder imprimir el balance contable de la cuenta o las cuentas que usted haya escogido, es similar a los balances que pueden ser impresos en el modulo de libros contables. Balance analtico invertido. Como su nombre lo indica en este usted va a poder imprimir el balance analtico. Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos. Y como lo aclara en este solo aparecen las cantidades. Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos, expresado en cantidades monetarias.
Despus de los reportes se encuentran las acciones, las cuales le van a permitir crear las facturas finales tendientes a la cuentas que usted haya elegido y con los productos con los cuales se quiera crear las facturas,
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Ilustracin 77 Facturas finales
Y con ella usted va a poder realizar otro tipo de acciones que ya se han definido
Y por ultimo se encuentran los links, los cuales le van a permitir crear recursos adicionales, como por ejemplo las lneas de facturacin; costos y rditos, en este punto hay que hacer una aclaracin importante, este link le va a permitir generar un reporte analtico del movimiento de las cuentas en forma grafica, el color rojo representa los crditos mientras que el color azul representa los crditos, si la cuenta esta en balance no debe aparecerles nada, pero si la cuenta no tiene balance cero, la grafica que muestra el desbalance.
Ilustracin 78 Costos y Rditos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 48 UNI-FO-02 V 1.0
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Por ultimo se encuentra el link de costos de facturacin le permite crear ingresar las entradas analticas para la creacin de la factura y despus de ello usted podr crear el reporte de la factura creada con las mismas opciones que aparecen en la creacin de las facturas finales.
Carta de cuentas analticas
Al igual que en el sub- modulo de cuentas contables, usted podr observar el conjunto de cuentas analticas definidas, con sus respectivos saldos.
Ilustracin 79 Lista de cuentas analticas
5.1.1.9.
Tipos de facturacin
Este le permite observar y crear los tipos de facturacin, definidos estos como las caractersticas de las facturas en cuanto a los descuentos que usted vaya a realizar en las mismas. Por defecto el programa viene con tres tipos de descuentos, cero porciento, 50 porciento y el 100 porciento
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Ilustracin 80 Tipos de facturacin
5.1.1.10. Pagos
Usted podr crear los tipos de pagos que usted vaya a utilizar ya sea por medio de banco. Modo de pago
Aqu usted podr definir un conjunto de informacin necesaria para especificar el modo de pago. Esta informacin se resume en: nombre, el libro con el cual se relaciona, cuenta en la cual se va a registrar, tipo de pago, cuenta de banco
Ilustracin 81 Modos de Pago Reportes rutinarios
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En este mdulo, usted va a poder crear los reportes fiscales, adems usted va a poder definir las monedas y los bancos que van a utilizar en las transacciones. El programa por defecto tiene definido una serie de monedas que usted va a poder utilizar en las transacciones, sin embargo, si usted quiere definir nuevas monedas lo va a poder hacer a travs del botn new.
Ilustracin 82 Visualizacin monedas
Como se puede observar en la parte de abajo, para la creacin de nuevas monedas para el uso contable, se solicita informacin como: Nombre de la moneda; cdigo de la moneda; tipo de cambio relativo, es decir, el tipo de cambio en relacin a la moneda nacional; factor de redondeo, hace referencia a las cifras decimales que quiera utilizar para hallar el tipo de cambio.
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Ilustracin 83 Creacin monedas
Bancos
El proceso de creacin de nuevos bancos para realizar las labores contables es un proceso idntico al de la creacin de nuevas monedas, en este caso, programa no trae incorporado ningn tipo de bancos definidos por defecto, ya que los bancos son un aspecto relativo a cada pas y empresa. Por eso usted debe crear nuevos bancos, para ello debe dar clic en el botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.
Ilustracin 84 Creacin bancos
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En la ventana que le va a aparecer, tiene que definir aspectos importantes a la hora de la creacin del nuevo banco, est se solicita informacin como: Nombre; cdigo; direccin; ciudad; pas; telfono; E-mail; entre otros. Despus de que haya diligenciado dicho formulario, solo debe dar clic es grabar y listo, ya a definido un banco, para trabajar en su proceso contable.
5.1.2. Asientos contables Como primera medida usted podr crear declaraciones, donde calcula los saldos finales de la cuenta de bancos, es decir la diferencia entre las entradas y las salidas que se efectan en dicha cuenta. Y en general para la creacin de nuevas declaraciones, el proceso a seguir es el llevado a cabo en casi todos los mdulos anteriores. 5.1.2.1. Entradas a libros
En ste usted podr realizar entradas de transacciones en cualquier libro, solo basta con definir el libro que quiere abrir e inmediatamente le abrir el libro seleccionado para realizar la entrada de transacciones.
Ilustracin 85 Entradas libros
Dicho proceso de entrada de transacciones con sus respectivos recursos ya fueron explicado en la parte de arriba, mas exactamente en la definicin de libros.
5.1.2.2.
Buscador de entradas
En este sub- modulo usted podr realizar la bsqueda tanto de los asientos realizados as como la entrada de transacciones a los libros. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 53 UNI-FO-02 V 1.0
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Adems podr crear tanto asientos como transacciones en los libros.
5.1.2.3.
Entradas analticas
En ste usted podr observar todas las entradas analticas as como los reportes de las entradas en cada uno de los libros.
5.1.3. Procesamiento Peridico.
5.1.3.1.
Conciliacin automtica
Como su nombre lo indica en ste sub-mdulo usted podr realizar las reconciliaciones automticas en aquellas cuentas que se pueda realizar dicho proceso.
Ilustracin 86 Conciliacin automtica
Para realizar dicha conciliacin usted tiene que definir informacin como: cuenta a conciliar, que debe estar dentro de las opciones que el programa le ofrece, es decir deben ser obtenidas del link en forma de lupa de la parte derecha, debe UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 54 UNI-FO-02 V 1.0
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definir la potencia, el libro relacionado con la cancelacin, cuenta relacionada con la cancelacin y el periodo de cancelacin. Luego de definir esta informacin basta con dar clic en el link conciliar y automticamente el programa le va a generar la conciliacin o en caso contrario le va a dar un reporte de las operaciones realizadas.
Ilustracin 87 Resultado conciliacin automtica
5.1.3.2.
Conciliacin manual
En ste usted podr realizar la misma operacin que en tem anterior pero esta vez lo va a realizar de forma manual. Al dar clic en esta opcin le va a aparecer una opcin de seleccin de cuentas por reconciliar
Ilustracin 88 Conciliacin manual Al seleccionar la cuenta le va a aparecer todos los movimientos realizados en dicha cuenta, deben escoger los movimientos que quieran reconciliar, y en la parte superior derecha deben dar clic en la accin conciliar al hacer esto le va a aparecer la siguiente informacin
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Ilustracin 89 Proceso de conciliacin manual Y all le va aparecer la opcin de reconciliar al dar clic en esta opcin le va a solicitar informacin acerca del libro y de la cuenta as como del periodo en el cual va a realizar la conciliacin.
Ilustracin 90 Definicin caractersticas para conciliacin
5.1.3.3.
Des-conciliacin manual
Como su nombre lo indica en este se podr realizar Des-conciliaciones, y la forma de realizar dicho proceso es idntico al de la reconciliacin manual.
5.1.3.4.
Impuestos
En este modulo usted podr crear reportes acerca de las tasas de impuestos creadas en el modulo de configuracin, adems de crear nuevos impuestos
Reconciliacin Bancaria UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 56 UNI-FO-02 V 1.0
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En este podr realizar un procedimiento idntico al de los asientos contables, es decir calcula el saldo final en la cuenta de bancos, de acuerdo a transacciones definidas por el usuario.
Chequear en el libro bancario En ste modulo usted podr realizar la reconciliacin bancaria el libro bancos, adems de otros libros. Al igual que la reconciliacin comn mencionada en la parte de arriba, el programa le va a dar la opcin de escoger el libro a reconciliar
Ilustracin 91 Conciliacin bancaria
Al dar la clic en la opcin abrir para conciliacin bancaria, usted podr ver todas las transacciones realizadas en este libro, como siempre debe escoger una de estas transacciones o varias si lo desea. La conciliacin de dichas transacciones se lleva a cabo a travs del botn accin conciliar entradas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacer esto el programa le va a mostrar informacin acerca de las transacciones escogidas
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Ilustracin 92 Proceso de conciliacin bancaria
Como se podr dar cuenta el formato es el mismo que si estuviera realizando una conciliacin rutinaria presentada en la parte de arriba y los procesos siguientes son idnticos. 5.1.3.5. Entradas en las facturas
Este sub-mdulo le va a presentar todas las entradas analticas que usted haya realizado. Adems podr ver ms detalladamente cada una de estas entradas a travs de botn accin ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
5.1.3.6.
Entradas no facturadas
Igual que en el tem anterior este modulo de va a permitir ver cada una de las entradas que no han sido facturadas.
5.1.3.7.
Enviar pendientes
En este sub-modulo usted podr enviar cartas a los socios que tengan deudas con la empresa, pidindole de la manera mas atenta el pago de las mismas en un plazo no mayor al envo de la misma 5.1.4. Facturas
Como su nombre lo indica en este modulo va a poder todas las facturas creadas, diferenciando los tipos de facturas, tambin podr crear nuevas facturas.
5.1.4.1.
Facturas de clientes
Como su nombre lo indica en ste usted podr ver todas las facturas creadas para los clientes con los que usted cuente,
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Ilustracin 93 Facturas clientes
Como se podr dar cuenta todas las acciones ubicadas en el cuadro de la parte superior derecha fue explicado en la parte de arriba del presente. 5.1.4.2. Facturas de proveedores
Al igual que con las facturas de clientes es ste usted podr ver todas las facturas creadas para los proveedores con los que usted cuenta adems de crear nuevas facturas para ellos 5.1.4.3. Reembolsos de clientes
Podr ver y crear facturas para reembolsos de clientes, de todas maneras la vista de este tipo de facturas y los recursos disponibles para este tipo de facturas es idntico que el de los dems tipos de facturas.
5.1.4.4.
Reembolsos proveedores
Al igual que el tem anterior podr ver y crear facturas para reembolsos de proveedores, y cumple con las mismas condiciones de la creacin de facturas.
5.1.4.5.
Todas las facturas
Podr ver cada una de las facturas que usted haya realizado hasta el momento de la visualizacin.
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5.1.5. Grficos
En este podr crear reportes de la lista de cuentas que tenga predeterminado; lo primero que le va a mostrar el programa son todas los grupos de cuentas que haya definido, este proceso fue explicado en la parte de arriba,
Ilustracin 94 Lista de cuentas Lo siguiente que debe de hacer es escoger uno de los grupos y luego debe dar clic en el botn imprimir ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, luego de ello le aparecer la siguiente ventana
Ilustracin 95 Seleccin de accin En sta usted podr escoger las opciones que le brinda el programa para la generacin de grficos, debe escoger una de ellas y luego debe dar clic en OK, al hacer esto el programa le abrir una especie de ventana de confirmacin en donde usted debe dar clic en imprimir para que le genere el reporte.
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Ilustracin 96 Confirmacin
Adems de esto tambin podr realizar el mismo proceso para las cuentas analticas que usted haya definido.
5.1.6. Reportes
Le permite generar una gama diferente de reportes dentro de los cuales se encuentran: Tiene que tener en cuenta que dichos reportes se los genera en un texto en formato PDF Reporte de balance socios antiguos Reporte de balance de socios Reporte de las transacciones con los socios Reportes de las tasas de impuestos Tambin podr imprimir los libros contables , los presupuestos que usted haya realizado, los libros analticos que haya generado, diferenciando entre todos los meses o entre un mes en particular, con lo cual podr realizar todos las acciones definidas para las cuentas analticas presentadas en la parte de arriba.
Adems podr generar los reportes rutinarios, los cuales se dividen en: Declaraciones fiscales (ya tienen que estar definido) Indicadores (ya tiene que estar definido) UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 61 UNI-FO-02 V 1.0
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Otros
Y por ultimo se encuentran los balances por tipo de cuenta, es decir genera los balances para cada uno de los tipos de cuenta definidos.
5.1.7. Pagos En este modulo usted podr revisar o crear las ordenes de pagos tanto en estado de borrador como validadas, es decir que fueron aprobadas.
5.1.8. Tratamiento finalizacin ao contable.
En ste usted podr cerrar tanto el ao fiscal, como el periodo, esto esta sujeto a la condicin previa de la creacin tanto del ao fiscal como de periodos.
Ilustracin 97 Cierre ao fiscal Para cerrar los periodos debe escoger el periodo a cerrar y luego dar clic en la opcin cerrar periodo ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
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Ilustracin 98 Cierre periodos
Y esto es general lo que compone el mdulo contable del programa.
5.2. RECURSOS HUMANOS El modulo de recursos humanos nos permite llevar un control de las actividades desarrolladas por las personas pertenecientes a la organizacin, este modulo se compone de tres partes: configuracin, Empleados y Asistencias, estos sub-mdulos a su vez se dividen en herramientas que sern explicadas ms adelante. La interfas se muestraen la ilustracin 1
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Interfas basica 1 5.2.1. Configuracin 5.2.1.1. CATEGORAS DE TIEMPOS (TIMESHEET CATEGORIES)
Por medio de esta herramienta es posible asignara los diferentes grupos y horarios segn corresponda, adems de asignar un responsable para los mismos. Para crear un nuevo grupo es necesario ir a men, recursos humanos, hoja categoras de tiempos, doble clic, nuevo. Los pasos anteriores
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abrirn la ventana que se muestra en la ilustracin 2.
Ilustracin 34 CATEGORIAS DE TIEMPOS 1 Los datos que se deben ingresar para crear una nueva categora son: El nombre del equipo: Hace referencia al grupo o personal de un rea de la organizacin asignada a un responsable. Responsable del equipo: En este espacio se debe seleccionar el perfil previamente creado para el responsable del equipo, se debe hacer clic en para buscar el perfil del responsable.
Luego de asignara un nombre y un responsable para el equipo, es posible ingresar el nombre de la persona, junto con el horario de entrada o salida haciendo clic en ubicada a la derecha de parte de horas, de esta forma se activara la siguiente ventana (Ilustracin 3):
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Ilustracin 35 CATEGORIAS DE TIEMPOS 2 Los campos a ingresar son: Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la persona a la cual se le realizara el seguimiento de horario. Fecha de ingreso: Corresponde a la fecha sobre la cual se realizara el control de horario a la persona correspondiente. Este tem se debe elegir haciendo clic en la lupa ubicada al lado derecho de la barra fecha de ingreso y elegir en el calendario la fecha de ingreso, s se ingresan los datos manualmente, no sern guardados por el sistema. Da de la semana: El da de la semana nos permite elegir que da de la semana fue realizado el ingreso. El dato se elige de la lista que se despliega al hacer clic en la flecha. Horario de entrada: Es un tem que se debe llenar por medio del teclado ingresando la hora de ingreso de la persona correspondiente. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 66 UNI-FO-02 V 1.0
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Horario de salida: Al igual que el anterior debe ser llenado de con lenguaje alfanumrico indicando la hora de salida. Para observar los datos que han sido ingresados a la hoja de turnos men debe seguir la ruta: hoja de categoras, buscar en donde puede ingresar el nombre del equipo o dar clic en buscar nuevamente para visualizar la lista completa, luego se debe seleccionar el equipo. De esta forma la ventana mostrar un listado con nombre, da de la semana, hora de ingreso y hora de salida. Esta informacin permitir al administrador llevar un control de los grupos a su cargo.
En el mismo modulo podemos realizar una clasificacin de las categoras de los empleados
5.2.1.2.
CATEGORAS DE EMPLEADOS (employee category)
Es posible asignar una categora o cargo y la categora superior correspondiente. Esta herramienta es de utilidad en la creacin del organigrama de la organizacin. El diagrama de rbol correspondiente puede ser visualizado en la pestaa estructura de categoras. Estado de vacaciones (holiday status) Es posible crear una nueva razn para estado de vacaciones o editar las existentes. Las opciones predeterminadas son las que se muestran en la siguiente ventana (Ilustracin 4):
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Ilustracin 36 VACACIONES 1 Para ingresar una nueva razn de vacaciones se debe dar clic en nuevo, de esta forma se activara una ventana en la cual se debe ingresa el nombre del nuevo estado de vacaciones. Si se requiere editar un estado de vacaciones se debe dar doble clic en el elemento de la lista que se desee editar y aplicar los cambios correspondientes. Razones de asistencia: Al seguir la ruta: modulo de recursos humanos, configuracin, categora de empleados, razones de asistencia (razones para ingresar o salir de turno), el usuario tendr acceso a una herramienta que le permite ingresar o editar razones de asistencia de los empleados. Las razones de asistencia predeterminadas por el sistema se muestran en la siguiente ventana:
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Ilustracin 37 RAZONES DE ASISTENCIA 1 Para ingresar una nueva razn de asistencia es necesario dar clic en nuevo luego de abrir la pestaa razones de asistencia, en la ventana se debe ingresar la razn y elegir si corresponde a una razn para registrar ingreso o para registrar salida como se muestra a continuacin.
RAZONES DE ASISTENCIA 2 Ilustracin 38 Para editar una razn de asistencia es necesario dar doble clic en una razn ya existente, asignando la nueva razn y eligiendo si corresponde a una razn de entrada o de salida.
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De esta forma es posible llevar un control de las razones por las cuales un empleado debe ingresar o salir del sistema, permitiendo al administrador una mejor gestin de los recursos humanos de la organizacin. 5.2.2. Empleados (Employees)
Al ingresar en la pestaa empleados, es posible visualizar informacin del personal, correspondiente ha: Nombre del empleado, usuario Tiny ERP asignado, Domicilio de contacto, Asistencia y Jefe correspondiente.
La visualizacin de la lista puede ser ordenada, segn los requerimientos del administrador haciendo clic en los ttulos, de esta forma se organizaran los datos por orden alfabtico, tomando en cuenta la variable o caracterstica sobre la cual se ha dado clic. Similarmente la ventana permite la bsqueda de un empleado especfico, ingresando los datos correspondientes en la barra ubicada en la parte superior de la ventana y luego clic en buscar.
Ilustracin 39 EMPLEADOS 1 5.2.2.1. Nuevo empleado Para ingresar los datos de un nuevo empleado es necesario seguir la ruta: men, recursos humanos, empleados, nuevo empleado. al seguir los vnculos anteriores
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se activara la siguiente ventana:
EMPLEADO 1 Los datos que se deben ingresar en la pestaa informacin son: Informacin general: Empleado: Corresponde al nombre del nuevo empleado Empresa: Se debe elegir la empresa haciendo clic en la lupa, esta accin mostrar las empresas activas para las cuales es posible asignara empleados. Usuario Tiny ERP: Open Erp permite asignar distintos perfiles con permisos especficos para diferentes usuarios. Este dato corresponde al perfil o usuario que ha sido asignado al empleado. El dato debe ser elegido de la lista que se despliega al dar clic sobre la lupa. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 71 UNI-FO-02 V 1.0
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Notas: En notas es posible escribir informacin especfica sobre el empleado. Un posible uso lo encontramos ingresando el perfil correspondiente. En cuanto a la informacin de trabajo Horas semanales: Indica el nmero de horas que trabaja el empleado, debe ser elegido de la lista. Activo: Indica si actualmente el empleado es activo en la organizacin, es decir si es posible contar con el para la realizacin de actividades o no, un posible estado inactivo corresponde a una incapacidad temporal o a periodo de vacaciones. Das de vacaciones: Indica el nmero de das de vacaciones que le han sido asignadas para determinado periodo. Jefe: Al buscar, por medio de la lupa, es posible asignar el jefe del empleado. Equipo de trabajo del empleado: Los empleados son relacionados con equipos de trabajo, en este espacio se ingresa el nombre del equipo al cual pertenece. Asistencia: Indica si el empleado se encuentra o no dentro del sistema. Por ultimo es posible registrar el ingreso o salida del empleado, segn sea el caso, dando clic en el botn Registrara ingreso. En la pestaa vacaciones es posible ingresar datos correspondientes a los periodos de vacaciones y las razones de las mismas, con base en los datos ingresados por medio de la configuracin que debe haber sido realizada previamente para maximizar la utilidad de la herramienta. El asistente muestra un listado con la descripcin, fecha de inicio de vacaciones, fecha de fin de vacaciones y el estado de vacaciones. La ventana correspondiente se muestra a continuacin (Ilustracin 9):
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VACACIONES 2 Ilustracin 40 Para ingresar los datos de un nuevo cese de trabajo o periodo de vacaciones es necesario, luego de ubicarse en la pestaa vacaciones del empleado, dar clic en (nuevo), con lo cual se abrir una nueva ventana en la que deben llenarse los siguientes datos: Descripcin: En este espacio se debe hacer una breve descripcin de las razones de cese de actividades. Inicio de vacaciones: Se debe ingresar la fecha de inicio del periodo de actividades buscndola en el calendario que se despliega al dar clic en el icono ubicado a la derecha de la barra. Fin de vacaciones: Se debe ingresar la fecha de fin del periodo de actividades buscndola en el calendario que se despliega al dar clic en el icono ubicado a la derecha de la barra. Estado de vacaciones: Al dar clic en la lupa se activara la lista en la cual es posible elegir el estado de vacaciones creadas por medio de la configuracin. Luego de llenar los datos d clic en aceptar para guardar los datos e ingresar un nuevo periodo de vacaciones, al finalizar d clic en cancelar para visualizar los datos ingresados en la pestaa principal en forma de lisado junto con los periodos de vacaciones que hayan sido ingresados previamente. Desde esta vista es posible editar los datos ingresados UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 73 UNI-FO-02 V 1.0
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dando doble clic en un periodo de vacaciones.
5.2.3. Asistencias:
5.2.3.1. Asistencia del empleado La ventana permite visualizar la lista con los nombres de los empleados, relacionados con la hora y fecha de registros de ingreso o salida segn sea el caso.
ASISTENCIAS DE EMPLEADOS 1 Ilustracin 41 5.2.3.2. Vacaciones del empleado
Este sub-modulo muestra un listado con los acontecimientos y fechas especiales que implican periodos de vacaciones o de licencias para todos o algunos empleados, e indica a que estado de vacaciones corresponde. En la siguiente ilustracin es posible observar la interfaz de esta herramienta:
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VACACIONES DEL EMPLEADO 1 Ilustracin 42 Es posible adems buscar un periodo de vacaciones especfico ingresando: Descripcin, el estado de vacaciones o buscando la fecha segn sea de inicio o fin de vacaciones. Para visualizar la lista ordenada alfabticamente por algn a de las caractersticas tituladas en la ventana se debe dar clic en el titulo. Esta operacin permitir una bsqueda ms organizada para el administrador. 5.2.3.3. Registrar ingreso/Registrar salida:
La ventana que se muestra en la ilustracin 12 permite a los usuarios registrar su ingreso o salida del sistema, la ventana muestra el nombre del empleado que realizara la accin y las UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 75 UNI-FO-02 V 1.0
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acciones que puede realizar. Al dar clic en alguna de las opciones el sistema carga la hora de ingreso o salida, segn corresponda y los datos pueden ser vistos por el administrador en el listado de asistencia de empleados. 5.3. Modulo de Produccin.
El sector manufacturero de una economa es uno de los ms dinmicos (mueve mano de de obra, grandes inversiones de capitales y de insumos), por tanto, representa un reto muy grande para las empresas que pertenece a dicho sector, lograr coordinar los diferentes departamentos para adquirir la produccin deseada, es por ello, que Open-ERP presenta al usuario, un modulo que permita coordinar toda la produccin y entrelazarla de manera sencilla al resto de los mdulos que este software ofrece. En un espectro muy amplio, el modulo de produccin permite realizar las ordenes de produccin y de abastecimiento de la empresa, teniendo en cuenta las polticas de inventarios establecidas en el modulo de control de inventarios. Diferenciando las ordenes en: inicio, proceso y en espera para visto bueno. Adems este modulo permite generar una lista de materiales que se necesitan a la hora de la produccin, mediante un procesador de abastecimiento. A continuacin se trabajaran algunas especificaciones para manejar este modulo, las herramientas que implementa y la interfaz grfica en las diferentes etapas del proceso de produccin.
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5.3.1. Interfaz Bsica
Ilustracin 1. Interfaz Inicial modulo Produccin. El modulo Produccin presenta 4 grandes ejes para su manejo: Configuracin, Ordenes de Produccin, Ordenes de Abastecimiento e Iniciar todos los Programadores; los cuales a su vez, despliegan ms opciones para un manejo segmentado y sencillo, estas opciones ms detalladas sern desarrolladas a lo largo de manual. 5.3.2. Configuracin
El modulo Configuracin, es aquel donde se agregan todas las opciones de produccin. Se encuentra dividido en Propiedades, Centros de Trabajo (Workcenters), Ruteos y Listas de Materiales.
5.3.2.1.
Propiedades
Se halla divido en dos: Grupos de Propiedades y Propiedades. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 77 UNI-FO-02 V 1.0
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Ilustracin 2. Grupo de Propiedades En Grupo de Propiedades, podemos ver los diferentes grupos que van a intervenir en la produccin, sta al momento de la instalacin, por defecto trae enunciados los diferentes hardware de almacenamiento y de salida de datos de un computar estndar (CPU, CD-RW, etc); por tanto, para el caso de nuestra empresa debemos, ingresar el nombre de los diferentes grupos que interviene en la produccin, esto lo hacemos dando doble clic sobre cualquiera de los elementos que se presentan en la Ilustracin 2. Lo cual nos lleva a:
Ilustracin 3. Personalizacin Grupos de Propiedades.
En donde podemos modificar el nombre de Grupo de Propiedades y asociarle una descripcin del mismo. Esto con el fin de saber a que dedicamos dicho grupo, sus funciones y posibles actores externos o internos de la empresa que intervienen en UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 78 UNI-FO-02 V 1.0
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l. En Propiedades, tenemos:
Ilustracin 4. Propiedades.
Para este submen del eje Propiedades del modulo de Produccin, hacemos una descripcin ms detallada de las Propiedades de Grupo que realizamos en el paso anterior. Para este nuevo paso, solo editamos el nombre que debe llevar el grupo, el Grupo de propiedades al cual va asociado y la composicin de propiedades (mnimo, mximo o ms), es decir, el grado de importancia de tal grupo para el proceso de produccin. Al igual que Propiedades de Grupo, aqu debemos ingresar una descripcin ms detallada de tal grupo.
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Ilustracin 5. Informacin General de las Propiedades de Grupo.
Centros de Trabajo
En ellos, podemos ver todos los tipos de produccin (en cadena, por grupos o individuales) que intervienen en la misma, debemos por tanto, clarificar el nombre, el cdigo que lleva dentro de la organizacin, si se encuentra activo durante el ciclo productivo, el tipo de produccin que maneja (herramientas, o recursos humanos), el parte de horas de participacin en el ciclo; a su vez una breve descripcin de dicho Workcenter.
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Ilustracin 6. Grupo de Trabajo. En la parte inferior hallamos la Informacin de Capacidad, Capacidad por Ciclo (capacidad productividad por ciclo, horas de actividad, de dicho Grupo de Trabajo), Tiempo para un Ciclo (en horas), Tiempo despus de Produccin, Tiempo antes de Produccin y Eficiencia de Tiempo (es decir, del tiempo estipulado y la cantidad de produccin destinada, cual fue la cantidad realmente producida por el grupo de trabajo). La otra pestaa asociada a los grupos de trabajo, tiene que ver con la cuenta de costos, algo vital al a hora de evaluar la viabilidad del Grupo de Trabajo y de los beneficios que este genera para la empresa.
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Ilustracin 7. Cuenta de Costos del Grupo de Trabajo. Para la contabilidad de costos del Grupo de Trabajo tenemos los costos por hora, el costo por ciclo, la cuenta de horas, la cuenta de ciclos, y adems de ellos, relacionamos el libro analtico y la cuenta contable de tal proceso.
Ruteos
Ilustracin 8. Ruteos. Para esta opcin (Ruteo) nombramos la misma, le asociamos un cdigo, una ubicacin en la produccin, una breve descripcin y el seguimiento del producto a travs de los diferentes grupos de trabajo que lo intervienen. Por tanto podemos ver que la opcin ruteo, nos informa en que parte de la fase de produccin se encuentra el producto, la cantidad de tiempo que falta para que salga de la lnea de produccin, los costos y eficiencia.
5.3.2.2.
Listas de Materiales (BOm)
Se encuentra dividida en dos: BoMs Structure y Elementos de Lista de Materiales. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 82 UNI-FO-02 V 1.0
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Ilustracin 9. Elementos de Listas de Materiales. En esta pestaa podemos agregar los materiales que se usaran durante la produccin, su nombre, su cdigo, el producto (para el cual se podr generar un nuevo registro dando en nuevo y llenado los espacios all pedidos), la unidad de medida, el ruteo (se puede asociar aun ruteo ya existente), la cantidad de producto y el tipo de lista de materiales al cual pertenece. A su vez, se puede rellenar la pestaa para revisiones de tal material y las propiedades que posee, todas en la esquina superior izquierda.
Ilustracin 10. BoMs Structure. Aqu podemos ver la lista de materiales que desarrollamos anteriormente, es decir, es una manera rpida de ver las principales caractersticas de cada material UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 83 UNI-FO-02 V 1.0
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en el BoM.
5.3.3. RDENES DE PRODUCCIN En este eje del proceso de Produccin, que se halla dividido en Ordenes de produccin al iniciar, Ordenes de Produccin en progreso y Production Orders waiting Goods (Ordenes de Produccin esperando insumos), pero todos indican bajo una misma interfaz, los productos a entrar salir o en espera en la lnea de produccin
Ilustracin 11. rdenes de Produccin.
5.3.4. RDENES DE ABASTECIMIENTO
Se dividen en Abastecimientos en Borrador, Abastecimientos no Programados y All exception.
Ilustracin 12. rdenes de Abastecimiento.
Todos estn expeditos a las rdenes de entrada y salida especificadas en los grupos de trabajo, de ruteo y de listas de materiales, porque esta herramienta es til para verificar cuando se debe ingresas nuevos insumos a la produccin y continuar as las labores de los Workcenters y las lneas de Produccin.
5.3.5. INICIAR TODOS LOS PROGRAMADORES
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Esta opcin nos brinda la oportunidad de configurar manualmente los avisos de entrega de las compras, de los pedidos, de los insumos, entre otros. Para este eje se tiene dos opciones de configuraciones: Iniciar programador de abastecimiento. En ella podemos ordenar el tiempo de entrega de rdenes de Compra, el Tiempo de Preparacin del Pedido, el Ciclo del Programador, el Ciclo de Orden de Compra y los Das de Seguridad, a su vez, enviar toda la interior informacin y las debidas alertas y controles al administrador del proceso.
Ilustracin 13. Programador de Abastecimiento. Iniciar Programador de Puntos de Pedido. Su funcionalidad es similar a la anterior, es decir, estipular el Tiempo de Entrega de Orden de Compra, los Das de Seguridad (el tiempo de alerta de recordacin del pedido), la opcin de automatizar la opcin de Entrega de la Orden de Compra y al igual que la funcin anterior, reportar dicha informacin, alertas y controles al administrador del proceso.
Ilustracin 14. Programador de Puntos de Pedido. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 85 UNI-FO-02 V 1.0
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5.4. Modulo de Productos. El modulo de producto es una herramienta que permite la configuracin y caracterizacin de los productos dentro de la organizacin, ya que facilita llevar un orden y control sobre los mismos, permitindole llevar a cabo sus actividades de manera eficiente con unas bases estructurales definidas. El diagrama de rbol correspondiente al modulo de productos es el siguiente:
Ilustracin 43 5.4.1. Configuracin
Diagrama de arbol modulo productos
En este sub-modulo es posible identificar y clasificar las categoras de los productos que se manejan dentro de la organizacin, asignando niveles de producto o categoras padre a el producto que se desea incluir. La forma ms organizada y til de utilizar esta herramienta es definiendo las categoras mayores y a partir de ellas definir las categoras menos o especificas. El programa por defecto muestra unas categoras creadas que sirven de gua para UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 86 UNI-FO-02 V 1.0
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la configuracin de productos de la empresa de inters. La ventana principal se muestra a continuacin:
Ilustracin 44
Ventana de categoras de productos
La ventana principal permite, la bsqueda y edicin de las categoras de productos creadas con anterioridad. Al dar sobre clic sobre alguna de las categoras creadas se activara una ventana que permitir modificar las categoras de productos como se muestra en la ilustracin 3. La ventana muestra informacin de la categora acerca de:
Informacin general: Nombre: Hace referencia a la categora o lnea de producto que corresponda, por ejemplo: la categora que incluye a todos los productos puede llamarse todos los productos y de ella pueden desplegarse distintas lneas de producto segn se maneje en la organizacin. Categora padre: La categora padre hace referencia a la categora a la cual corresponde la categora que se desea ingresar. Propiedades contables: Cuenta de gastos: En ella se relacionan las cuentas de gastos que se intervienen UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 87 UNI-FO-02 V 1.0
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con los productos de esta categora por medio de la compra de los mismos. Cuenta de ingresos: Corresponde a la cuenta de ingresos en la cual se registra la venta de estos productos. Diario de existencias: Por medio de esta herramienta es posible llevar un control de las existencias de cada categora de productos Propiedades contables de las existencias: Cuentas de ingreso de existencias: Indica la cuenta que se afecta por el ingreso de existencias, estas cuentas deben haber sido creadas con anterioridad por medio del modulo contable y financiero. Cuentas de salidas de existencias. Indica la cuenta que se afecta por la salida de existencias, estas cuentas deben haber sido creadas con anterioridad por medio del modulo contable y financiero.
Ilustracin 45
Edicin de una categora de producto
Para crear una nueva categora de productos es necesario hacer clic en el botn nuevo , de esta forma se activara una ventana similar a la de edicin, en la cual se deben definir las propiedades contables y caractersticas de la nueva categora de producto que se desea crear. Los tems necesarios corresponden a los explicados para la edicin de categora de productos.
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Ilustracin 46
Nueva categora de producto
La eliminacin de una categora de producto se realiza en la ventana lista, se debe seleccionar la categora que se desee eliminar y luego dar clic en el botn , de esta forma desaparecera la categoria selecionada de la lista y dejara de afectar los modulos o herramientas vinculadas al mismo.
5.4.2. Unidades de medida
Ilustracin 47 listado de unidad de medida El listado de unidades de medida permite la bsqueda, creacin, edicin y eliminacin de las unidades de medida utilizadas para contar los bienes o servicios producidos por la organizacin. En la pantalla es posible visualizar el nombre, categora de medida, factor, factor y precisin de redondeo de la unidad de medida correspondiente. Al ingresar los UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 89 UNI-FO-02 V 1.0
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criterios especficos en la barra superior de la lista y dar clic en buscar la lista se reducir a las unidades coincidentes con los criterios establecidos. Nombre: Corresponde al nombre de la unida de medida con la cual se trabaja, por ejemplo una empresa productora de gaseosas, necesita medir su produccin en unidades producidas litros o mililitros, segn el fin de la informacin. Categora de unidad de medida: La categora hace referencia al grupo del cual forma parte la unida de medida, en el caso anterior, los mililitros son un subgrupo de la unida de medida para lquidos litros. Los campos de factor muestra la equivalencia entre unidades d medida por medio del establecimiento de un factor de conversin, por ejemplo un kilo equivale a 1000 gramos en este caso el factor seria de 1 a 1000, similarmente la precisin de redondeo permite ajustar las cifras a partir de un numero determinado. Activa: Indica si la unidad de medida se encuentra o no activa. Es posible crear una lista completa de unidades de medida necesarias y habilitarlas cuando sea necesario.
Para insertar una nueva unida de medida se debe dar clic en el botn nuevo, accin por medio de la cual se activara la ventana formulario en blanco para los tems nombre y categora de unidad de medida y con valores determinados para los factores y la precisin de redondeo, sin embargo estos valores pueden ser modificados por el usuario segn su conveniencia, permitindole asignar las caractersticas correspondientes, como se muestra a continuacin:
Ilustracin 48 nueva unidad de medida
Al cambiar la vista lista a formulario, por medio del botn
View,
o dando doble clic en alguna de las unidades de medida ser posible editar la unidad correspondiente, asignando nuevos valores y caractersticas a los tems UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 90 UNI-FO-02 V 1.0
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explicados anteriormente como se muestra en la ilustracin 7.
Ilustracin 49 edicin de unidades de medida La eliminacin de una unidad de medida se realiza en la ventana lista, se debe seleccionar la unidad de medida que se desee eliminar y luego dar clic en el botn Borrar, de esta forma desaparecera la unidad de medida selecionada de la lista y dejara de afectar los modulos o herramientas vinculadas al mismo. 5.4.2.1. Unidades de medida de categoras
Al seguir la ruta: men principal, productos, configuracin, unidades de medida, categoras de unidades de medida se activara la siguiente ventana de lista (ilustracin 8), en ella es posible buscar categoras de unidades de medida, tomando como criterio de filtro el nombre de la categora seguido de clic en buscar, es as como al ingresar un nombre especifico en la barra superior de la ventana la lista se reduce a las categoras de unidades de medida coincidentes con dicho criterio. Al dar clic sobre el smbolo es posible realizar filtros acerca de la cantidad de resultados que se desea visualizar.
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Ilustracin 50 categoras de unidades de medida 5.4.2.2. Tipos de precios
Los tipos de precios hacen referencia a todas aquellas variaciones del precio estndar que se maneja en las empresas. Estas variaciones se presentan por la influencia de diferentes factores, por ejemplo las empresas pueden calcular los precios teniendo como criterio base el costo de produccin y por otro lado manejar precios basados en el comportamiento de la demanda. Estas variaciones en los precios generan diferentes tipos que deben tenerse en cuenta en la organizacin en diferentes situaciones. El programa trae como criterios predeterminados los precios de lista y los precios de costo, sin embargo las empresas pueden agregar, eliminar o editar tipos de precios de acuerdo a sus necesidades. Los tipos de precio requieren de informacin acerca del nombre de precio, campo de producto y la moneda.
Ilustracin 51 Tipo de precio
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Ilustracin 52 campo de prodcto En campo de producto se debe elegir el criterio que se maneja para fijar el precio correspondiente, eligiendo entre los campos de la lista. 5.4.2.3. Tipos de listas de precios
Los tipos de listas de precios agrupan los tipos de precios de acuerdo a diferentes criterios o destinatarios, es as como es posible tener listas de precios para clientes preferenciales o listas de precios para proveedores. El programa trae predeterminadas las listas de precios para compra y lista de precio para venta, sin embargo estas pueden ser editadas o eliminadas y el programa permite crear una nueva para la que es necesario ingresar un nombre y un cdigo para el tipo de lista.
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Ilustracin 53 tipo de listas de precios 5.4.3. Listas de precios Las empresas manejan diferentes polticas y condiciones para fijar el precio de los productos, es por ello que se hace necesario establecer distintas listas de precios dependiendo de los criterios que se establecen, por ejemplo hay empresas que tienen varios canales de distribucin para sus productos, y estos a su vez implican modificaciones en los precios. 5.4.3.1. Versin de lista de precios
Las empresas por lo general no tienen demandas constantes durante todo el ao y esto a su vez influye en diferentes variables, entre las que encontramos los precios y por ende las listas de precios, es por ello que es necesario tener distintas versiones de listas de precios que pueden o no estar activas en un periodo, es as como podemos tener listas de precios por trimestre, bimestre, etc segn correspondan las caractersticas de la empresa. El programa trae predeterminadas unas versiones de listas de precios correspondientes a la versin de listas de compra predeterminada y la versin de listas de precios de venta predeterminada. La vista lista permite al usuario observar los parmetros correspondientes al nombre, lista de precios, fecha de inicio y fecha de finalizacin. Por medio de la barra de filtro es posible buscar versiones de lista especficas definiendo uno o algunos de los parmetros anteriormente mencionados.
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Ilustracin 54 versiones de lista de precios De forma similar la vista formulario permite al usuario editar los parmetros correspondientes al nombre, lista de precios correspondiente (puede definirse como un nuevo recurso o puede buscarse en las listas de precios establecidas previamente), similarmente teniendo en cuenta la importancia de la estacionalidad, por medio del programa es posible definir el periodo de tiempo para el cual se encuentra activa la versin de lista de precios.
Ilustracin 55 parametros para una nueva versin de listas de precios Nombre: En este campo se debe ingresar un nombre descriptivo de la versin, en caso de existir una solo versin de lista de precios puede dejarse el mismo nombre que la lista de precios. Lista de precios: corresponde a alguna de las listas de precios creadas con anterioridad asignada por medio de la bsqueda o a una nueva lista de precios insertada por medio del botn nuevo, ubicado al lado derecho del espacio determinado para la lista de precios. Fecha de inicio y Fecha de finalizacin. Los valores de las fechas son valores opcionales que corresponden al periodo en el cual estar activa la versin de lista de producto, de no definirse se entiende que la versin de lista de precios estar UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 95 UNI-FO-02 V 1.0
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activa indefinidamente.
Las listas de precio se definen de acuerdo a unas reglas establecidas por la organizacin, es por ello que en la definicin de una nueva versin de lista de producto es necesario establecer los siguientes tems de lista de precios:
Ilustracin 56 parametros para una nueva versin de listas de precios
Es as como las listas de precios requieren de una parametrizacin corresponde a los campos que se visualizan e la ilustracin 14:
que
Estos se dividen a su vez en dos partes probar reglas, corresponde a tems definidos como polticas de la organizacin en la definicin de las listas de precios: Deben tener un nombre, un producto asignado una plantilla de producto, una categora de producto, una cantidad mnima y un nivel de prioridad. La segunda parte corresponde a los tems para el clculo del precio, se debe UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 96 UNI-FO-02 V 1.0
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elegir el criterio bajo el cual se fija el precio de la lista, la lista de precios base para los clculos puede corresponder a un recurso ya creado o a un recurso nuevo. Con base en los datos anteriores se fijara el nuevo precio (la formula toma el precio base de la lista de precios base y lo multiplica por un numero definido como (1-coeficiente determinado para el calculo)+un margen o agregado que tambin debe ser definido. Adicionalmente se debe establecer un mtodo de redondeo y un margen mnimo y mximo para fijar el precio. Listas de precios
En las organizaciones se manejan diferentes tipos de precios como se ha explicado anteriormente estos precios son utilizados en las listas de precios que difieren entre ellas de acuerdo a diferentes criterios, el criterio bsico corresponde a si se manejan precio de venta o de compra en esta lista. Las listas de precio predeterminadas corresponden a listas de precios de compra o listas de precios de venta. La vista lista muestra el nombre, el tipo de lista de precio y la moneda con la cual se maneja la lista correspondiente.
Ilustracin 57 listas de precios
5.4.4. Productos
En el submodulo productos es posible observar el listado completo de los productos que se manejan dentro de la organizacin
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Ilustracin 58 Listado de productos El cuadro muestra la informacin detallada de cada uno de los productos y adems la lista permite realizar filtros teniendo encuentra el nombre, cdigo o categora de producto. El cuadro de resumen permite observar informacin acerca de: Cdigo: Cada uno de los productos debe tener asignado un cdigo con el cual ser identificado. Nombre: Adicional al cdigo es necesario que el producto tenga asignado el nombre correspondiente para llevar el control de los inventarios. Stock real: Indica los inventarios que se encuentran disponibles para la venta. Stock virtual: Precio a clientes: Indica precios especiales a clientes. Precio de lista: Corresponde al precio asignado en la lista de precios vigente. Precio estndar: Es el precio base para los clculos. Las empresas manejan un precio estndar para los productos y con base a el se realizan las variaciones UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 98 UNI-FO-02 V 1.0
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causadas por la demanda, descuentos, costos extra, etc. Estado: El estado indica si el producto se encuentra: en desarrollo, en produccin, en el fin del ciclo de vida u obsoleto. 5.4.4.1. Variante de producto
Ilustracin 59 variante de producto En el cuadro formulario se debe realizar la descripcin de la variacin que se realizara al producto correspondiente. Asignado valores al margen de precio y al precio extra, similarmente se debe indicar la plantilla de producto a la cual pertenece, el cdigo y la descripcin de la variacin realizada.
5.4.4.2.
Plantilla de producto
El submodulo plantilla de producto permite visualizar, editar o crear una plantilla de producto, que corresponde a informacin acerca del nombre, categora, tipo de producto y estado de los productos que se manejan dentro de la organizacin. Nombre: Como se ha nombrado en apartados anteriores hace referencia al nombre del producto. Categora: Esta ha sido definida con anterioridad en las categoras de productos y el listado muestra la categora a la cual pertenece el producto con el cual se esta trabajando. Tipo de producto: El programa nos permite diferenciar entre un producto fsico o un servicio, esto es muy importante, ya que hoy en da y cada vez con mayor fuerza las empresas generan valor agregado por medio de la utilizacin y el ofrecimiento de servicios a los clientes. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 99 UNI-FO-02 V 1.0
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Estado: El estado indica si el producto se encuentra: en desarrollo, en produccin, en el fin del ciclo de vida u obsoleto.
Ilustracin 60 plantilla de producto
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Ilustracin 61 formulario de plantilla de producto El formulario de plantilla de producto permite editar informacin acerca de: Pestaa informacin: En ella se encuentra la informacin acerca de Nombre, categora, tipo de producto, volumen, peso, mtodo de abastecimiento (si el producto es producido por la empresa teniendo como criterio un inventario mnimo o s es producido bajo pedido), cual es la unidad de medida predeterminada y unidad de medida para compras, estado. En la descripcin se definen las caractersticas de precio, tanto de lista como el precio estndar, quien es el responsable del producto, que mtodo de coteo se va a utilizar y finalmente cuales son los impuestos que aplican al producto se define el nombre del impuesto, el monto y el tipo de impuesto que corresponde, existen unos impuestos del producto y unos impuestos del proveedor, en ambos casos se deben definir las caractersticas anteriormente nombradas. Pestaa procurement o adquisiciones (ilustracin 20): En esta se deben definir el mtodo de suministro (s la empresa compra o produce el producto), el tiempo de abastecimiento, es posible indicar si el producto es o no alquilable, vendible, comprable o una combinacin de las anteriores, cual es el tiempo de produccin necesario para crearlo y cual es la garanta del producto en meses.
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Ilustracin 62 Pestaa de adquisiciones Pestaa descripciones (Ilustracin 21): En ella es posible ingresar la descripcin de venta y la descripcin de compra, es especialmente til en casos en los cuales los procesos requieren de procesos complejos o de negociaciones con condiciones muy especificas.
Ilustracin 63 Descripcin de plantilla de producto Pestaa propiedades (Ilustracin 22): Las propiedades a las que hace referencia se dividen en tres grupos: Propiedades contables: Se debe indicar cual es la cuenta de ingresos y salidas. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 102 UNI-FO-02 V 1.0
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Propiedades de los inventarios: Se debe indicar el lugar de la materia prima y el lugar de movimiento de las existencias de produccin y la ubicacin de los productos defectuosos. Propiedades de la contabilidad de las existencias: Se deben definir las cuentas de ingreso y salida de existencias.
Ilustracin 64 propiedades de la plantilla de producto
5.4.4.3.
Productos por categora
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Ilustracin 23 cATEGORAS DE PRODUCTOS Por medio de categora de productos es posible visualizar los productos de la organizacin clasificados de acuerdo con las caractersticas que le han sido asignadas o las categoras creadas previamente. Al dar doble clic en alguna de las categoras es posible acceder al listado correspondiente Para crear una nueva categora de producto se debe cambiar de vista por la vista de formulario haciendo clic en el botn View. Al acceder a la vista formulario se pueden modificar las categoras de producto asignando, este proceso ha sido explicado con anterioridad.
Ilustracin 654 formulario de categoras de productos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 104 UNI-FO-02 V 1.0
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El modulo de producto constituye una herramienta muy valiosa en la configuracin y caracterizacin de los productos dentro de la organizacin, ya que permite llevar un orden y control sobre los mismos, permitindole llevar a cabo sus actividades de manera normal con unas bases estructurales definidas. Algunos de los procesos que OpenERP permite llevar a cabo dentro de la organizacin son: configuracin de precios y versiones de los mismos, manejo de diversas unidades de medida, fijacin de precios en distintas monedas, configuracin y visualizacin de categoras de productos. El modulo de productos forma parte de la red estructural de la organizacin que afecta y es afectado por areas como la contabilidad, las compras y ventas, la produccin y la direccin de la empresa.
5.5. MODULO DE ADMINISTRACIN EN COMPRAS. La estructura del modulo de administracin de compras es la que se muestra en la ilustracin 1. Por medio de este modulo es posible llevar el control de los pedidos de cotizacin, ordenes de compra en proceso en proceso de aprobacin y ordenes UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 105 UNI-FO-02 V 1.0
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de compra en curso.
Ilustracin 66 Estructura de administracin de compras 5.5.1. PEDIDOS DE COTIZACIN La siguiente ilustracin muestra la ventana lista de los pedidos de cotizacin en la cual se puede observar informacin respecto a la descripcin de orden, fecha, personal asignado, ubicacin de destino, pagados, recibido, monto sin impuesto, origen, estado de orden. Estos sern explicados a continuacin por medio de la vista formulario.
Ilustracin 67 Ventana lista de pedidos de cotizacin Al crear una nueva solicitud de pedido de cotizacin la ventana formulario solicita los siguientes datos Ilustracin 6: Descripcin de orden: El sistema asigna un nombre por defecto, pero este puede ser modificado por el administrador. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 106 UNI-FO-02 V 1.0
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Deposito: Indica el lugar de deposito de la mercanca, es posible buscar el recurso correspondiente o crear uno nuevo, al crear un nuevo recurso aparece la siguiente ventana de formulario:
Ilustracin 68 depsito El formulario permite ingresar la informacin correspondiente al nombre descriptivo del lugar de depsito. Entrada de la ubicacin: en ella se ingresa la informacin que indica el nombre de la ubicacin, tipo de ubicacin, se debe indicar la ubicacin padre que revela la ubicacin de las existencias y la cuenta correspondiente. As mismo es necesario indicar el lugar de salida de las existencias y la direccin del propietario.
Ilustracin 69 entrada de la ubicacin
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Ilustracin 70 ubicacin de las existencias Socio o partner: Se debe indicar el nombre del socio comercial correspondiente para la cotizacin. Lista de precios: Se debe indicar la lista de precios que se maneja con el proveedor. Referencia de socio o partner: Los socios o partners deben tener una referencia asignada y debe ser elegida del listado. Recibido: Se debe indicar si la orden a sido recibida o no. Facturado y pagado: De igual forma se debe indicar si el pedido a sido facturado y pagado, en caso contrario se debe dejar libre este campo. Fecha de orden: es necesario indicar la fecha en la cual se realiza la orden de compra. Domicilio: Corresponde al domicilio del socio comercial. Referencia de orden: El software permite asignar una referencia a la orden de compra, este tem debe ser ingresado de forma manual y no corresponde a un campo obligatorio. Los campos obligatorios corresponden a: descripcin de orden, fecha de orden, UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 108 UNI-FO-02 V 1.0
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partner, domicilio y lista de precios.
Ilustracin 71 Requisitos de cotizacin, orden de compra La lnea de rdenes de compra permite editar el estado de la orden, como se muestra a continuacin: En este campo es posible indicar la cantidad, la unidad de medida que se utiliza, producto correspondiente, descripcin, fecha prometida, valor unitario, anlisis contable, adems de los impuestos que aplican para el producto.
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Ilustracin 72 ESTADO DE ORDEN
Los requisitos de cotizacin para envos de compras son: domicilio de destino, ubicacin de destino, forma de control de la facturacin (puede ser manual, formulario de orden o forma de recoleccin), por ultimo se debe elegir la lista de embalaje.
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Ilustracin 73 Requisitos de cotizacin, envi de compras Por ultimo, es posible llenar la pestaa de notas, aunque ninguno de sus campos es obligatorio, en ella es permitido indicar la fecha de aprobacin y el origen de la orden.
Ilustracin 74 Requisitos de cotizacin, notas 5.5.2. ORDENES DE COMPRA EN PROCESO DE APROVACIN Los tems y ventanas que se manejan son los mismos que en las rdenes de cotizacin, la diferencia es que en esta herramienta se registran las rdenes de compra de las que se espera aprobacin, mientras que en la primera se registran los pedidos de cotizacin. La siguiente ventana muestra el listado de las ordenes en proceso de aprobacin:
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Ilustracin 75 listado de ordenes en proceso de aprobacin Las siguientes 3 ilustraciones (Ilustracin 11,12,13) muestran las pestaas del formulario para registrar una orden de compra en proceso de aprobacin:
Ilustracin 76 pestaa de orden de compra para ordenes en proceso de aprobacin
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Ilustracin 77 pestaa de envi de compras para ordenes en proceso de aprobacin
Ilustracin 78 pestaa de notas para ordenes en proceso de aprobacin
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5.5.3. ORDENES DE COMPRA EN CURSO Esta herramienta permite llevar el control de las rdenes de compra de la misma forma que se a explicado anteriormente.
Ilustracin 79 5.6. MODULO DE ADMINISTRACIN EN VENTAS. Las economas, especialmente las dedicadas a las manufacturas mueven y transan en cada instante de tiempo miles de millones de dlares, ello debido a los grandes volmenes de ventas que manejan. Algunos volmenes de pedidos son exportados, otros quedan en el mercado local, ya sea para minoristas o mayoristas. Por esta gran caracterstica de las industrias manufactureras que OpenERP ha pensado en todas las industrias mundiales dedicadas a este negocio, y ha desarrollado un modulo que permite manejar de una manera sencilla y en tiempo real los diferentes volmenes de ventas que la compaa realiza: Administracin de Ventas. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 114 UNI-FO-02 V 1.0
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A continuacin veremos cmo lograr manejar este modulo, las herramientas que usa y veremos una interfaz grfica de cada uno de stas.
5.6.1. Interfaz Bsica
Ilustracin 1. Interfaz Inicial modulo Produccin. El modulo Administracin de Ventas presenta 3 grandes ejes para su manejo: Configuracin, Ordenes de Ventas y Lneas de Ordenes de Ventas; los cuales a su vez, despliegan ms opciones para un manejo segmentado y sencillo, estas opciones ms detalladas sern desarrolladas a lo largo de manual.
5.6.2. Configuracin
El modulo Configuracin, encontramos Sucursales.
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Ilustracin 2. Sucursales.
En ella ponemos el nombre de las diferentes sucursales de la empresa que se dedican a la venta de los productos de esta, tambin podemos asociar una lista de precios ya existente o crear una nueva lista de precios , en donde debemos ponerle nombre, asociarle un tipo de precio (ya sea de compra o de venta) y la moneda en la cual se halla descrito; tambin asociamos un cuenta analtica, es decir, la cuenta contable por la cual se asocia la venta de cierto volumen de producto, al igual que la anterior podemos crear una nueva o escoger una ya
existente , y por ultimo asociar una cuenta de pago predeterminada, en donde podemos hacer una breve descripcin de la factura, es decir, nombre del comprador, da de entrega del pedido y desembolso del dinero. Por ltimo, el modulo tambin permite llevar un control del stock de ventas, para ello debemos especificar donde se llevara a cabo tal stock o de existir ya uno, solo debemos elegirlo.
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5.6.3. rdenes de ventas
Ilustracin 3. Ordenes de Ventas. Para men solo debemos llenar cada uno de los campos all pedidos: La descripcin de orden, si el pedido se encuentra listo y/o pagado. La fecha de la orden de la venta. La sucursal de la cual se despachara la venta. El partner asociado a la venta, es decir, el nombre del comprador y toda su informacin personal y de descripcin de la venta. El domicilio de la orden, es decir, la direccin de la cual partir el volumen de venta programado. La facturacin del domicilio, donde se discrimina los fletes, el valor de la venta y los impuestos. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 117 UNI-FO-02 V 1.0
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El domicilio del envo, es decir, la direccin a la cual llegar el volumen de venta programado. La lista de precios con la cual se factura la venta. El centro de costos y beneficios, es decir, el reporte de la ganancia percibida por la venta de tal volumen de producto. Siguiendo esa misma lnea podemos hacer una descripcin de valor unitario, el producto vendido, la cantidad despachada, la fecha prometida, el precio neto y el subtotal de la venta; por ultimo podemos confirmar la orden o de lo contrario, cancelarla para volver al men inicial. 5.6.3.1. Mis rdenes de Ventas
Ilustracin 4. Mis rdenes de Ventas.
En este submodulo, que rene todas las mltiples opciones de rdenes de venta que confirmamos en el anterior paso, podemos ver en detalle las rdenes de venta en excepcin de envo, esperando factura, en progreso y mis Pedidos de Cotizacin, para cada ellos existe un nico esquema de visualizacin, en donde podemos ver la fecha de la orden, su descripcin, el partner asociado, el domicilio UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 118 UNI-FO-02 V 1.0
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del envo, si el pedido est preparado o no, el monto de los impuestos y el estado de la orden, que es el que muestra a cul de los anteriormente mencionados pertenece la orden.
5.6.4. Lneas de rdenes de ventas
Ilustracin 5. Lneas de rdenes de Compra. Para este ultimo men, introducimos la informacin que va a hacer automatizada por el sistema como por ejemplo la referencia de orden, las creadas en las rdenes de Ventas en el paso anterior, si esta ya se halla pagada, la cantidad de producto a despachar y su unidad de medida al igual que la clase de producto que ha de ser vendido. Paso seguido hacer los debidos arreglos manuales particulares a cada venta, contamos por este lado una breve descripcin, el precio unitario del producto, la tasa de descuento, el mtodo de abastecimiento para entregar la venta, la fecha prometida de la entrega y le sub-total de la venta. Otras herramientas tiles se encuentran en la parte superior izquierda, donde vemos Propiedades, donde asociamos al producto vendido las propiedades del producto fabricado de una lista ya preexistente debido a su formacin en el modulo de Produccin, Notas donde creamos notas para anexar a una lnea de orden de venta y por ultimo Lneas de facturacin de donde de manera consolidada y UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 119 UNI-FO-02 V 1.0
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general vemos todas la Ordenes de venta que hemos realizado. 5.7. MODULO DE CRM En el panorama de mercado actual los clientes representan el activo ms preciado por las organizaciones, es por ello que la administracin de las relaciones con los mismos se ha convertido en un proceso vital para la toma de decisiones. Se ha cambiado el paradigma de la produccin de adentro hacia afuera por una visin sistmica de afuera hacia adentro en la cual se toma en cuenta la opinin de los clientes y stake holders con el fin ultimo de satisfacer las necesidades y deseos del cliente. OpenERP cuenta con un modulo bsico llamado CRM (Customer Relation Management) que permite la administracin de aspectos bsicos relacionados con los clientes, estos corresponden bsicamente al anlisis de las oportunidades de mercado que la informacin puede brindar y la respuesta oportuna a las solicitudes e inquietudes de los clientes.
5.7.1. Configuracin 5.7.1.1. Casos
Los casos hacen referencia a tareas que deben realizarse en un tiempo determinado, hacen referencia a situaciones que se presentan en la organizacin relacionadas con los clientes o socios, es por medio de un buen manejo de casos que es posible detectar oportunidades de venta, hacer un seguimiento a las necesidades de los clientes, seguimiento a las relaciones con los proveedores, entre otros procesos que influyen el desarrollo de las actividades dentro de la organizacin. Los casos pueden ser de tres tipos: 1. Helpdesk: Tareas que apoyan las solicitudes 2. Casos de ventas: Que corresponden a las oportunidades de venta que se pueden encontrar. 3. Casos de compra: En ellos se analizan las tareas que deben ser realizadas para definir las oportunidades de compra ms convenientes. 5.7.1.2. Secciones
Las secciones muestran los tipos de casos que se manejan dentro de la organizacin. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 120 UNI-FO-02 V 1.0
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Los casos predeterminados corresponden a los siguientes: 1. Helpdesk: Tareas que apoyan las solicitudes 2. Casos de ventas: Que corresponden a las oportunidades de venta que se pueden encontrar. 3. Casos de compra: En ellos se analizan las tareas que son necesario realizar para definir las oportunidades de compra ms convenientes. La barra de bsqueda permite filtrara los tipos de casos segn la seccin a la cual corresponda el caso o segn el cdigo de la seccin como se muestra a continuacin.
Ilustracin 80 Vista listado de secciones En la vista formulario es necesario ingresar la seccin del caso como dato obligatorio, sin embargo para obtener mayor detalle el programa permite asignar un cdigo, un numero de secuencia, nombre del socio o persona responsable del caso, la seccin a la cual pertenece el socio, adems de el nombre del socio o persona a quien se debe dar respuesta.
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Ilustracin 81 Vista formulario de seccin de casos 5.7.1.3. Categoras
En la vista lista de categora de caso se puede observar el listado con las categoras creadas con base en las secciones de casos, es decir, se muestran las categoras de casos correspondientes a cada seccin de caso, explicados anteriormente.
Ilustracin 82 Categora de casos La ventana permite filtrar las categoras visible teniendo en cuenta el criterio del nombre de la categoria o la secin de caso a la cual corresponde.
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Ilustracin 83 Formulario categora de casos Para crear una nueva seccin se debe presionara el boton nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla , de esta forma el programa permite determinar un nombre para la nueva categora de caso, la seccin a la cual pertenece y el campo probability que hace referencia a una secuencia o numero que afectara su orden dentro de la lista. De la misma forma es posible editar una categora ya creada modificando los campos requeridos. 5.7.1.4. Reglas
Las reglas son condiciones creadas por los administradores del sistema por medio de las cuales se establecen acciones a realizar si se cumplen determinadas caractersticas de los casos. Al igual que en las herramientas anteriores la vista lista permite observar y filtrara las reglas teniendo en cuenta algunos criterios, en este caso los criterios con los cuales se puede filtrar la lista de reglas son: Nombre de la regla o seccin como se muestra a continuacin.
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Ilustracin 84 Reglas de casos La informacin requerida para la creacin de una nueva regla es la que se muestra en la ilustracin 6. Se debe definir un nombre a la regla. En seguida se deben llenar los criterios que deben cumplirse para la revisin: Se pueden definir diferentes criterios, por ejemplo que el estado del caso sea abierto, cancelado, pendiente, etc. Se puede definir la seccin de la cual forma parte el caso, el responsable, nivel de prioridad, partner, fecha de activacin, categora, prioridad mxima, categora de partner, inmediatamente despus de la fecha de activacin o n das despus de la fecha de activacin. Luego de definir las condiciones se debe establecer la accin a ejecutar cuando se cumpla la condicin establecida. Las opciones para esta parte son: cambiar el estado del caso, asignar un responsable, asignar una seccin, definir un nivel de prioridad, recordar al responsable, recordar archivo, recordar partner, aadir registro.
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Ilustracin 85 Informacin general En la pestaa informacin de E.Mail es posible indicar a quien se dirige el correo, las direcciones de E-Mail correspondientes, mensaje a enviar.
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Ilustracin 86 Informacin de correo
5.7.2. Segmentacin
La segmentacin es una herramienta de gran importancia dentro de la organizacin ya que permite clasificar a los clientes o socios estableciendo criterios de inters como el monto de compras o ventas. Esta informacin es til a la hora de planear estrategias dirigidas para lograr un efecto ms claro. 5.7.2.1. Reglas de segmentacin
Al igual que en los casos existen reglas que definen los segmentos, la vista lista permite observar todas los segmentos creados con sus caractersticas respectivas, es decir con las condiciones o reglas que cumple. Para realizar un filtro de la lista se debe ingresar el nombre del segmento en el campo correspondiente y acto seguido presionar el botn buscar, ubicado en la parte inferior derecha de la barra de filtro.
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Ilustracin 87 Segmentacin de socios La vista formulario permite editar y crear nuevos segmentos. Es necesario definir el nombre del segmento, s se desea mayor informacin es posible hacer una descripcin del segmento, adems de definir o asignar la categora de partner que se tomara en cuenta para la realizacin del segmento.
Ilustracin 88 Parmetros de segmentacin Respecto a los campos que encontramos en el cuadro interior prueba de segmentacin, es posible ligar criterios de segmentacin presionando el icono nuevo ubicado al lado de lnea de segmentacin de partners. Los campos a definir se muestran en la ilustracin 10 y corresponden a: nombre de la segmentacin, variable de control (En este campo se debe elegir una variable de la lista, como se muestra en la ilustracin 11), operador (Se puede elegir entre los UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 127 UNI-FO-02 V 1.0
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smbolos <, > o = desplegando la lista correspondiente), valor (El valor debe se definido manualmente o por medio de los botones ubicados a la derecha de la barra).
Ilustracin 89 Ligar criterios
Adems es posible determinar los parmetros para el clculo definiendo los das por periodo que sern tomados en cuenta, el monto de la disminucin de (ventas, compras, etc.), el intervalo mximo y si existe un valor predeterminado o no.
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Ilustracin 90 Parmetros de clculo
5.7.3. Crear mens para una nueva seccin

Por medio de OpenERP es posible crear mens en otros mdulos relacionados con los casos creados por medio del modulo CRM. Para crear un nuevo men en una ubicacin determinada es necesario definir un nombre para el men base, en parent men se debe buscar la ubicacin en la cual se desea ubicar el men de casos o crear una nueva ubicacin, por ultimo se debe definir cual es la seccin de casos relacionada con el nuevo men o crear una nueva. Al terminara los pasos anteriores solo se debe dar clic en el botn crear men de entradas o create men entries.
Ilustracin 91 crear men de casos A continuacin se muestra la vista formulario para creara una nueva seccin de casos desde la herramienta para la creacin de mens de entrada. Los campos corresponden a los explicados previamente para la creacin de una nueva seccin de casos.
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Ilustracin 92 Seccin de caso
5.7.4. Casos por Seccin

En el sub-modulo casos por seccin es posible ver la lista de secciones creadas, ala dar clic en cualquiera de ellas se mostrara la lista detallada de los casos correspondientes. Un aspecto importante que se debe tener en cuenta en este sub-modulo es que la ventana principal de casos por seccin no permite la creacin ni edicin de secciones, sin embargo en las listas internas de secciones si es posible la creacin o edicin de los casos.
Ilustracin 93 Casos por seccin
5.7.5. Todos los casos

En la ventana lista de todos los casos independientemente de los responsables o el estado en que se encuentren. Es posible ver, editar y creara casos de cualquier tipo, adems de hacer filtros sobre la lista teniendo en cuenta parmetros tales como: Descripcin del caso, seccin, fecha, partner asociado, usuario responsable, estado o ID. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 130 UNI-FO-02 V 1.0
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Los casos que aparecen en color rojo corresponden a casos para los cuales no se ha determinado una fecha de seguimiento o prxima accin.
Ilustracin 94 Todos los casos La creacin de un nuevo caso requiere de una parte obligatoria y dos opcionales. La parte obligatoria es la pestaa general que se muestra en la siguiente ilustracin: En ella se deben establecer los campos descripcin del cas, seccin, fecha, fecha de la prxima accin, nivel de prioridad, partner, contacto del partner, e-mail del partner, usuario responsable. Si se ha seleccionado un caso previamente creado se activaran los botones send reminder a la derecha de los usuarios por medio de los cuales se enviara un recordatorio los usuarios respectivos. Es posible, adems, ver el historial de comunicaciones con el usuario y establecer el canal de comunicacin a utilizar adems de el estado de animo, que hace referencia al nivel de satisfaccin del mismo.
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Ilustracin 95 Informacin general casos En la pestaa informacin extra es posible ingresar informacin referente a: seguidores de correos electrnicos, fecha de cierre, ingresos planeados, costos planeados, probabilidad y referencias.
Ilustracin 96Informacin extra casos En la ventana historial es posible ver los registros histricos relacionados con el caso. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 132 UNI-FO-02 V 1.0
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Ilustracin 97 Historial de caso 5.7.5.1. Casos abiertos
La herramienta casos abiertos muestra todos los casos que no han sido cerrados y las funciones de edicin, creacin filtro son equivalentes a las explicadas para todos los casos.
Ilustracin 98 Casos abieros UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 133 UNI-FO-02 V 1.0
OpenERP 5.7.6. Mis casos
En mis casos segn corresponda la lista mostrara los casos del usuario responsable activo cumpliendo con las caractersticas mencionadas anteriormente y permitiendo las opciones crear nuevo, editar, filtrar o eliminar.
Ilustracin 99 Mis casos 5.7.6.1. Mis casos abiertos
Corresponde a un filtro de los casos del usuario activo en el cual solo se muestran los casos que no han sido cerrados a la fecha de consulta.
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Ilustracin 100 Mis casos abiertos
5.7.7. Historias de casos

5.7.7.1. Todas las historias
Muestra el historial de todas las acciones relacionadas con los casos indicando fecha, accin, estado de nimo, usuario responsable y el canal por el cual se llevo a cabo la comunicacin. Los objetos de la lista permiten ser editados o crearse nuevos registros.
Ilustracin 101 Historial de casos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 135 UNI-FO-02 V 1.0
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5.7.7.2.
Mi historial
Muestra el historial de intervenciones realizadas a los casos por el usuario, permitiendo adems la creacin de nuevos registros, edicin, eliminacin o filtro de la lista.
Ilustracin 102 Mi historial
5.7.8. Segmentaciones automticas
Las segmentaciones automticas muestran las segmentaciones definidas previamente y permite realizar acciones como su edicin, creacin, eliminacin o filtro.
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Ilustracin 103 Parmetros de segmentacin
Ilustracin 104 Parmetros de clculo
5.7.9. Help Desk

Un HELPDESK es una herramienta informtica que permite alimenta al sistema con las inquietudes, quejas y reclamos de los clientes, en algunos casos se habilita un sitio web en el cual los clientes ingresan sus inquietudes alimentando la case central de la organizacin. Estos casos son asignados por medio del modulo central Help desk al usuario correspondiente administrando de esta forma la informacin. OpenERP permite la administracin de las inquietudes o sugerencias recopiladas por medio de la mesa de ayuda, el objetivo de la recopilacin de los casos es UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 137 UNI-FO-02 V 1.0
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asignarlos a un responsable y solucionarlas de la forma ms eficiente posible.
La vista formulario permite llevar a cabo las opciones explicadas anteriormente ya que la internas es exactamente la misma que en las herramientas explicadas anteriormente, sin embargo se debe tener en cuenta que los casos administrados han sido recopilados de forma diferente (Mesa de Ayuda).
Ilustracin 105 Casos de Helpdesk Por medio del formulario es posible la edicin o creacin de un nuevo recurso asignado responsables, fechas y dems datos de inters al igual que en las explicaciones realizadas anteriormente.
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Ilustracin 106 Crear caso 5.7.9.1. Mis Helpdesk
En Mis Helpdesk se muestran los casos asignados al usuario activo. Esta opcin es anloga a la opcin mis casos explicada anteriormente.
Ilustracin 107 Mis casos de helpdesk
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5.8.
MODULO DE INVENTARIOS
En el campo de la gestin empresarial, un inventario es pieza clave para el manejo de la produccin y ventas de bienes y servicios, es por ello que este registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes o grupos de clientes, y se pueden considerar como activos corrientes, aunque algunos no lo sean en la realidad. Frente a esta vital importancia que juega el inventario en los roles empresariales, es que OperERP a implementado entre sus mdulos uno referente a estos, un modulo que permite manejarlos de una manera sencilla, asociarles un precio, ubicarlos en un lugar especifico, tener control de sus salidas o entradas, entre otras mltiples funcionalidades. A continuacin veremos que nos ofrece este modulo y su forma de interaccin con los dems mdulos de OpenERP, pero muy estrechamente relacionado con el modulo de producto, produccin, de compra y de ventas, ya que de ellos es que provienen los diferentes bienes que maneja la compaa.
5.8.1. Interfaz Grfica.

Aqu se puede ver los diferentes submdulos que maneja el mdulo de inventarios, a travs de ellos, el software permite la interaccin y configuracin de las herramientas propias de este mdulo.
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Ilustracin 108 Interfaz Grfica.
Por lo que podemos ver el modulo de inventarios maneja 5 submdulos los cuales permiten el manejo integrado de este importante modulo en diferentes empresas, es por ello que a continuacin se va a realizar una breve pero concisa descripcin de cada uno de ellos, ahondando en las diferentes herramientas que nos ofrecen.
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Ilustracin 109 Submdulo Configuracin. Se divide a su vez en Entrega, Ubicaciones, Depsitos e Incoterms. 5.8.2.1. Entrega.
En l encontramos a los trasportistas y la definicin de Grillas. En el primero de ellos consolidamos a aquellos partners que se encargan de la transferencia de mercanca desde el punto de produccin hasta el punto donde se desea almacenar o entregar, esta funcin ya supone que los registro contables fueron realizados.
Ilustracin 110 Entrega. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 142 UNI-FO-02 V 1.0
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Para ello ponemos el nombre del trasportista (Transportista); si sostiene relaciones activas con la empresa (Activo); la empresa transportadora de la cual hace parte el transportista (Partner Transportista), si la empresa no posee ninguna a su cargo, en Nuevo podemos anexarlo, all se colocan datos de tipo general (direccin, nombre, numero de contacto), adicionales (cantidad de producto transportado) y un historial de las entregas; y por ltimo, el Producto a Entregar,, si no se tiene un registro previo, el usuario puede crear uno nuevo al igual que en el anterior paso, la informacin que se solicita es general (cdigo de barras, categora del producto, volumen), el abastecimiento (de que parte de la fabrica proviene, su costo unitario, por mayor), breves descripciones de venta y compra o de tipo general, el empacado y las propiedades que poseen el producto a la hora que el transportador las recibe.
Ilustracin 111 Transportistas.
Ilustracin 112 Abastecimiento. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 143 UNI-FO-02 V 1.0
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El segundo tem dentro de la entrega, es el de definicin de Grillas, aqu sencillamente el proceso es muy similar al anterior, solo que aqu se programa, carga y ordenan un grupo de transportadores con un mismo destino, por lo que debemos especificar la cantidad de producto llevado por cada trasportador de la escuadrilla, el estado de los mismos, el peso, su valoracin en moneda y obvio el destino y su itinerario de ruta.
Ilustracin 113 Escuadra de Grillas. 5.8.2.2. Ubicaciones
En ella sencillamente asociamos el lugar donde se halla los productos que van a ser transportados, el nombre de la ubicacin, el tipo de ubicacin, la cuenta de inventario asociado para ese lote de producto y obviamente una informacin general descriptiva del mismo.
Ilustracin 114 Ubicaciones. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 144 UNI-FO-02 V 1.0
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5.8.2.3. Depsitos
Para los depsitos de stock tenemos un desarrollo un poco ms complejo, ya que aqu, aunque asociamos un nombre para los depsitos, la entrada y la salida del mismo, su dueo y el stock que posee 8cantidad de producto destinado para su depsito), podemos asociar a dicho depsito una orden de compra de algn cliente, lo que conlleva a especificar el lugar de pedido, nombre del potencial comprador, cantidad, forma de pago, en este punto el modulo de inventarios se asocia nfimamente con el modulo de ventas y compras de OpenERP, por lo que solo debemos asociar a cada deposito su posible comprador.
Ilustracin 115 Depsitos. 5.8.2.4. Incoterms
Los Incoterms son clausulas de precio, se usan a la hora de llevar a cabo una exportacin o importacin, por lo que estn sumidas indirectamente en estos contratos internacionales pues cada termino permite determinar los elementos que lo componen. En OpenERP el incoterm suele ya contener el precio, limitacin de la responsabilidad del transportador y comprador, lugar de entrega, contrato del trasportador y su respectivo seguro. Existen 12 tipos de incoterm con diferencias relativas o absolutas, OpenERP maneja cada uno de ellos y su funcionalidad es asociar a cada entrega o depsito un tipo de incoterm.
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Ilustracin 116 Iconterms.
5.8.3. Trazabilidad
En este submdulo encontramos 4 tems para su funcionalidad. 5.8.3.1. Nmeros de seguimiento
Es el nmero por el cual se gua el administrador para tener control de su producto a travs de toda la cadena de depsito y de venta, incluyendo el trasporte, a su vez anexamos la fecha de creacin y una referencia.
Ilustracin 117 Nmero de Seguimiento.
5.8.3.2.
Lotes de Stock
Aunque podra confundirse con los depsitos, este se diferencia del anterior, ya que en l se encuentran productos con nmeros de seguimiento continuos o que UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 146 UNI-FO-02 V 1.0
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forman parte de un mismo lote de produccin, por lo que resultan ser homogneos, es por ello que se le asocia un nmero de seguimiento, al igual que a un producto, tambin se describe sus movimientos a travs de la planta y se les asocia una breves descripciones del mismo (producto, cantidad, unidad de medida, ubicacin, destino, fecha de creacin y le estado).
Ilustracin 118 Lotes de Stock 5.8.3.3. Lotes de Produccin
Cumple la misma funcionalidad que un lote de stock, y de diferencia de aquel ya que posee una estrecha relacin con el modulo de produccin, por lo que su manejo est supeditado al anterior mdulo.
Ilustracin 119 Lotes de Produccin. 5.8.3.4. Bajo Nivel
En bajo nivel encontramos los movimientos en borrador, de all su nombre, ya que no se posee certeza de su venta, depsito o transporte, o sencillamente se prev su futuro movimiento.
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Ilustracin 120 Bajo Nivel. En l se ascia el nombre, la fecha de creacin, la fecha planeada, el producto, la unidad de medida, la cantidad, su ubicacin inicial y final, el lote, tanto de produccin como de stock y el lote de seguimiento al que pertenece, por ltimo se rotula si es de uso momentneo (borrador) o permanente y se confirma so elaboracin.
5.8.4. Poltica de Repeticin de Pedidos

5.8.4.1. Puntos de Pedido
Tal como su nombre lo indica, es el punto desde el cual un Partner asociado a la empresa realiza un pedido conforme a las exigencias del comprador, por lo que esta herramienta nos permite crear dicho punto de pedido, asociarle un deposito, el producto, la cantidad del mismo, su medida y relacionarle una orden de compra, que desemboca en el modulo de compras.
Ilustracin 121 Puntos de Pedido. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 148 UNI-FO-02 V 1.0
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5.8.4.2. Inventario de Lotes y Estructura de Lotes
El inventario de lotes maneja informacin general (nombre del inventario, fecha de creacin, ubicacin, producto, cantidad y unidad de medida) o el manejo del inventario publicado, que es uno ya previamente realizado, en l vemos el producto, la cantidad, la unidad de medida, el empacamiento, el lote, la ubicacin, la fecha de creacin y el estado. La estructura de lotes solo permite visualizar en donde se halla ubicado un lote y como se halla formado el mismo.
Ilustracin 122 Inventario de Lotes.
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Ilustracin 123 Estructura de Lotes.
5.8.5. Listas de Pedidos

5.8.5.1. Envi de Productos
Pedidos Esperando Entrega, Pendientes de Entrega y Pickings to Invoice
Ilustracin 124 Envio de Productos. Es una forma concisa de mostrar al administrador la lista de productos que estn en cola para ser llevados por los transportadores (o una grilla de los mismos) hasta su lugar de destino. E all que se logre visualizar el nombre del pedido, la fecha de creacin, el origen, la direccin del Partner y le estado. 5.8.5.2. Recepcin de Productos
Son los productos que se asocian a un lote de produccin, depsito o lote de stock, provenientes del proceso de produccin o de compra de insumos, y que entran al sistema de inventarios para su correcta distribucin y trazado dentro de la organizacin. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 150 UNI-FO-02 V 1.0
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5.8.5.3. Lista de Pedidos Internos
En l el administrador puede encontrar la lista de pedidos internos a procesar (las que se deben tener en cuenta conforme al pedido del mercado y cuya orden se imparte al modulo de produccin), los pendientes (son los pedidos que estn a punto de salir de la lnea de produccin o entrar al mdulo de inventarios, y que por tanto aun no pertenecen a un lote o deposito) y los de borrador, que son los pedidos que se encuentran en proceso de ser detallados por parte del modulo de productos, se les ha realizado un trazado previo y se tiene un potencial comprador (en l ya estn listos los incoterm, datos generales, los transportistas, y su paso por la lnea de produccin e inventarios, adems de sus respectivas Ordenes de Venta esperando Factura).
Ilustracin 125 Lista de Pedidos Internos.
5.8.6. Movimientos
5.8.6.1. Movimientos a procesar
Son todos aquellos trazados que se han planeado con anticipacin a un grupo de productos o lotes con una finalidad ya especificada, en este podemos ver el nombre del movimiento, la fecha planeada, la fecha real, el lote, el numero de seguimiento, el domicilio de destino y el estado del mismo.
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Ilustracin 126 Movimientos a Procesar.
6. BIBLIOGRAFIA
Pico Luis ,Venegas Benjamin. Investigacin Open-ERP 2008-I. Unidad de Informatica y comunicaciones. Facultad de Ciencias Econmicas Universidad Nacional de Colombia. www.openerp.com http://grupoerc.com/spanish/index.php?action=view&id=3&module=newsmodule&s rc=%40random479d19fcd3f46 http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm

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Consecutivo: INF-IN.

MYRIAM JASMIN GUERRA CRDENAS ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL

6.1.1.1. 6.1.1.2. 6.1.1.3. 6.1.1.4. 6.1.1.5.

6.1.1.6. 6.1.1.7. 6.1.1.8. 6.1.1.9. 6.1.1.10. 6.1.2.

6.1.2.1. 6.1.2.2. 6.1.2.3. 6.1.3.

6.1.3.1. 6.1.3.2. 6.1.3.3. 6.1.3.4. 6.1.3.5. 6.1.3.6. 6.1.3.7. 6.1.4.

6.1.4.1. 6.1.4.2. 6.1.4.3. 6.1.4.4. 6.1.4.5. 6.1.5. 6.1.6.

Grficos ....................................................................................................................... 60 Reportes ...................................................................................................................... 61 UNI-FO-02 V 1.0

6.1.7. 6.1.8. 6.2. 6.2.1.

Empleados (Employees) ........................................................................................... 70 Nuevo empleado .......................................................................................... 70

6.2.3.1. 6.2.3.2. 6.2.3.3. 6.3. 6.3.1.

Modulo de Produccin. ................................................................................................. 76 Interfaz Bsica ............................................................................................................ 77

Ilustracin 11. rdenes de Produccin. .............................................................................. 84 6.3.4. RDENES DE ABASTECIMIENTO ..................................................................... 84

6.4.2.1. 6.4.2.2. 6.4.2.3. 6.4.3.

Listas de precios ........................................................................................................ 94 Versin de lista de precios ....................................................................... 94

6.4.4.1. 6.4.4.2. 6.4.4.3. 6.5.

MODULO DE ADMINISTRACIN EN COMPRAS. .......................................... 105

Ilustracin 2 Ventana lista de pedidos de cotizacin .................................................... 106

Ilustracin 2. Sucursales. ........................................................................................................ 116 6.6.3. rdenes de ventas .................................................................................................. 117

Ilustracin 3. Ordenes de Ventas......................................................................................... 117 6.6.3.1. Mis rdenes de Ventas........................................................................... 118

6.7.1.1. 6.7.1.2. 6.7.1.3. 6.7.1.4. 6.7.2.

Segmentacin ........................................................................................................... 126 Reglas de segmentacin ........................................................................ 126

6.7.2.1. 6.7.3. 6.7.4. 6.7.5.

Mis casos ................................................................................................................... 134 Mis casos abiertos .................................................................................... 134

6.7.7.1. 6.7.7.2. 6.7.8. 6.7.9.

6.7.9.1. 6.8. 6.8.1. 6.8.2.

6.8.2.2. 6.8.2.3. 6.8.2.4. 6.8.3.

6.8.3.1. 6.8.3.2. 6.8.3.3. 6.8.3.4. 6.8.4.

6.8.4.1. 6.8.4.2. 6.8.5.

6.8.5.1. 6.8.5.2. 6.8.5.3. 6.8.6.

Movimientos ............................................................................................................. 151 Movimientos a procesar .......................................................................... 151

BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 152

3. ACTUALIZACIN DE INSTALACIN DE OPENERP PARA WINDOWS.

Nota: Este documento toma como referencia la versin 4.0.2.3.3.

Resumen del Asistente de instalacin Archivos

Ilustracin 10 Interfaz de OpenERP 3.5.1.1. Perfil contable

Ilustracin 14 Terminal Gnome

El proceso de instalacin se realiza bajo la distribucin Ubuntu

Ilustracin 22 Sub-mdulo contable 5.1.1.1. Periodos

Ilustracin 24 Agregar traduccin

En donde usted va a poder introducir las lneas

Ilustracin 69 Entradas contables

Ilustracin 73 Asignacin tem presupuesto

Ilustracin 74 tem cuentas presupuesto analtico

Ilustracin 75 Trminos de pago

Ilustracin 77 Facturas finales

Carta de cuentas analticas

Ilustracin 79 Lista de cuentas analticas

Ilustracin 80 Tipos de facturacin

Ilustracin 81 Modos de Pago Reportes rutinarios

Ilustracin 82 Visualizacin monedas

Ilustracin 83 Creacin monedas

Ilustracin 84 Creacin bancos

Ilustracin 85 Entradas libros

5.1.3. Procesamiento Peridico.

Ilustracin 86 Conciliacin automtica

Ilustracin 87 Resultado conciliacin automtica

Ilustracin 90 Definicin caractersticas para conciliacin

Ilustracin 91 Conciliacin bancaria

Ilustracin 93 Facturas clientes

Todas las facturas

5.1.8. Tratamiento finalizacin ao contable.

Ilustracin 98 Cierre periodos