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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORO: JEFE DE PROCESOS ESTRATEGICOS REVISO: JEFES DE PROCESOS ESTRATEGICOS APROBO: SUBDIRECCION DE PLANEACION

FECHA DE APROBACION DD: 08 MM: 04 AAAA: 2011

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESOS ESTRATEGICOS

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1. OBJETIVO.

Establecer los controles necesarios para los documentos internos y externos del SISTEMA GESTIN DE CALIDAD en la empresa SISOMOS CONBSTRUCTORA S.A.S y asegurar su disponibilidad.

2. ALCANCE.

Este aplica a todos los documentos relacionados al SISTEMA GESTION DE CALIDAD y a todas aquellas reas que afectan directamente todo lo relacionado con la calidad del producto o servicio que ofrece la empresa SISOMOS CONSTRUCTORA S.A.S.

3. DEFINICIONES.

Revisin: proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un documento. Aprobacin: Consiste en aprobar que lo escrito o demostrado en el documento se encuentra establecido y es lo que conviene hacer. Sitio de utilizacin: Lugar en el cual debe encontrarse el documento para que cumpla su funcin de orientar el trabajo y de presentar los criterios de aceptacin y rechazo de las actividades que se realizan. Tipo de documento: Carcter de un documento que le permite clasificarse como elaborado internamente en la organizacin (interno) o recibido por terceras personas u organizaciones (externo).

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS. NORMAS ISO 9000:2005 NORMAS ISO 9001:2008

5. CONTENIDOS.

5.1. DOCUMENTOS EXTERNOS: Todos aquellos requeridos por la EMPRESA para su funcionamiento y el desarrollo de su Sistema de Gestin de la Calidad, los cuales son realizados por entes externos. Por ejemplo Libros de Consulta, guas, Catlogos, Normas, etc.

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5.2. DOCUMENTOS INTERNOS: son todas aquellas herramientas que permiten documentar el funcionamiento propio y el sistema gestin de calidad en la Empresa, estos son:

Manual de calidad. Procedimientos. Caracterizaciones. Matrices. Instructivos. Formatos.

5.3. ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS. 5.3.1. Estructura de los Procedimientos e Instructivos. Descripcin de los parmetros o numerales que conformen el documento. ENCABEZADO. Este conformado por: Logo de la Empresa: debe estar en la esquina superior izquierda del documento. Identificacin del documento: nombre del documento.

Proceso: aqu se describe el nombre del proceso en el que se origina el documento. Versin: Nmero de edicin del documento. Fecha de edicin: Corresponde a la fecha en que se aprueba la versin actual del documento y se establece de acuerdo a la siguiente estructura: Da, Mes, Ao. Numero de Pginas: Nmeros de pginas que componen el documento.

CUERPO DEL DOCUMENTO. Objetivo: Aqu se plasma el propsito que tiene el documento. Alcance: Aqu se muestra el campo de aplicacin del documento, describe la estructura de las disposiciones en trminos de procesos, cargos, reas.

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Definiciones: incluir las explicaciones y trminos estrictamente necesarios. Documentos de referencia: Referencias de los documentos externos o internos. Contenido: En este se exponen todas las actividades que se van a llevar acabo dentro de la empresa SISOMOS CONSTRUCTORA S.A.S. La forma de redaccin de los documentos es en forma libre, ello quiere decir que el usuario lo puede presentar en prosa, diagrama de flujo, matriz o flujo multicolumna, la combinacin de cualquiera de ellas u otras que considere apropiadas como grficos, smbolos, etc. Debe utilizar siempre el mismo trmino para definir el mismo concepto. Anexos: Documentos Anexos. Actualizaciones: Identificacin de cambios. NOTA: los documentos tendrn una hoja de portada que contiene la siguiente informacin: el logo de la Corporacin, las firmas y cargos de quien Elabora, revisa y aprueba cada documento y la fecha de aprobacin del documento en formato da, mes y ao. Para efectos de Aprobacin al estar la Secretaria General relacionada con algunos procesos esta se asume como subdireccin.

Ejemplo:
ELABORADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo REVISADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo APROBADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo

Elaborado por: Aqu se colocara el nombre y la firma de la persona que elabora el documento. Revisado Por: Aqu estar el nombre de la persona a cargo del proceso (Jefe del Proceso) con su respectiva firma.

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Aprobado Por: Aqu se establecer la subdireccin al cual pertenece el proceso y la firma del responsable de la subdireccin establecida.

5.3.2.

Cuerpo de Caracterizacin, Mapas de Riesgo, Matrices.

Para estos documentos, se establece la estructura que se describe a continuacin: ENCABEZADO. Este conformado por: Logo de la Empresa: debe estar en la esquina superior izquierda del documento. Identificacin del documento: nombre del documento. Proceso: aqu se describe el nombre del proceso en el que se origina el documento. Versin: Nmero de edicin del documento. Fecha de edicin: Corresponde a la fecha en que se aprueba la versin actual del

Numero de Pginas: Nmeros de pginas que componen el documento.

Pie de pgina: Se establece en la primera pgina de lo documentos y esta constituido por las siguientes casillas: Elaborado por: Aqu se colocara el nombre y la firma de la persona que elabora el documento. Revisado Por: Aqu estar el nombre de la persona a cargo del proceso (Jefe del Proceso) con su respectiva firma. Aprobado Por: Aqu se establecer la subdireccin al cual pertenece el proceso y la firma del responsable de la subdireccin establecida.

NOTA: El cuerpo de las caracterizaciones est constituido por campos libres de acuerdo a lo que se necesite registrar. Ejemplo:
ELABORADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo REVISADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo APROBADO POR: Espacio para firma Espacio para el cargo

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5.3.3. Cuerpo de formatos: Todos los formatos para registros tienen un encabezado que debe estar constituido por: Logo de la Empresa: debe estar en la esquina superior izquierda del documento. Identificacin del formato: nombre del formato y proceso relacionado. Versin: Nmero de edicin del formato. Fecha de edicin: En formato estar DD/MM/AAAA. Numero de Pginas: Nmeros de pginas que componen el formato.

El cuerpo del formato estar constituido por campos libres de acuerdo a lo que se valla a registrar, adems ser responsabilidad de la persona que realiza el documento definir los formatos con sus respectivos campos para verificar la realizacin de la actividad.

NOTA: debemos tener en cuenta que los formatos no requieren de una firma para aprobarlos, y este depende del proceso en el cual se origina. 5.3.4. Cuerpo Del Manual De Calidad. Para su documentacin se creo un libro de un formato especial, en el cual se va a documentar el manual de calidad, el cual se encuentra subdividido por secciones y cada seccin contara con el siguiente encabezado: ENCABEZADO. Este conformado por: Logo de la Empresa: debe estar en la esquina superior izquierda del documento. Titulo del documento: nombre de identificacin de cada seccin del Manual De Calidad. Versin: Nmero de edicin de cada seccin del documento. Fecha de edicin: En formato estar DD/MM/AAAA. Numero de Pginas: Nmeros de pginas que componen cada seccin del documento.

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5.3.5. COMO SE COLOCARA LA VERSIN A LOS DOCUMENTOS. La versin de los documentos se colocara en nmeros, se inicia con el No. 01 y se va incrementando en uno a medida que el documento sufra cambios, se consigna en el encabezado. Los formatos relativos a un documento adoptan la versin del mismo, si el documento cambia de versin, el formato tambin lo hace. Si un formato atado a un documento sufre cambios o modificaciones, dicho cambio obliga al cambio de versin del documento. De igual forma si a un documento se le anexa uno o varios formatos o se desecha alguno o varios, el documento cambia de versin. Para listados que se generan como resultado de la aplicacin de un software, el estado de la versin se identifica con la fecha de edicin. En el listado maestro de documentos y listado maestro de documentos externos se escribir el Documento con la ltima versin.

Las caracterizaciones y los mapas de riesgo tendrn fecha de la ltima actualizacin realizada y as mismo cambiaran de versin. 5.4. CONTROL DE DOCUMENTOS.
ACTIVIDAD 1 DESCRIPCION Desarrollar el contenido del documento siguiendo el esquema de este procedimiento, de acuerdo a cada tipo. Se identificar con el nombre del documento. Asegurar que su contenido sea coherente y consistente con la realidad y sea adecuado a las necesidades de la Corporacin. La Aprobacin de los Documentos y Anexos, antes de su Distribucin, se realiza de acuerdo a lo establecido en el presente documento (incisos 5 .3.1 y 5.3.2). Nota: Los formatos no requieren de firma de aprobacin. REGISTRO Hoja de portada de cada Documento (para el caso de manuales, procedimientos e instructivos) y pi de pgina en la primera hoja del documento (para el caso De caracterizacin es, matrices y ficha de indicadores, mapas de riesgo) que contienen las Firmas y Cargos de quien Elabora, Revisa y Aprueba cada Documento. RESPONSABLE

ELABORACION E IDENTIFICACION

Representante de la Direccin, jefe de proceso.

2 REVISION

Representante de la Direccin, jefe de proceso.

APROBACION

Representante de la subdireccin a la cual pertenece el proceso o Secretario General.

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ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO

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RESPONSABLE

ASEGURARSE QUE LA VERSIN PERTINENTE ESTE DISPONIBLE EN LOS PUNTOS DE USO

Una vez recogida las firmas de aprobacin por los responsables, se recopilan, se registran en el Listado Maestro de Documentos y se entregan todos los documentos aprobados a los representantes de la Alta Direccin, dichos representantes, son los encargados de guardar y mantener en buen estado todos los documentos establecidos. Estos se exponen en medio magntico, despus de haber sido aprobada se publican estos documentos en la pagina web de la empresa SISOMOS CONTRSUCTURA S.A.S. Los documentos publicados en la pgina web no llevaran las firmas de aprobacin por seguridad de los funcionarios de la empresa. Para asegurar que todos los funcionarios de la Corporacin tengan acceso a los documentos aprobados del S.G.C., se les entregar una copia de los documentos a cada responsable del proceso donde aplica el documento, esta distribucin se realiza antes de que entre en vigencia el documento segn fecha de edicin, las copias entregadas, se controlan segn el registro de distribucin de copia controlada las cuales llevara un sello, las copias originales se mantiene en la oficina del representante de la direccin y estas se publicaran en la web para que todos los funcionarios y publico lo observen.

Listado maestro de documentos

Registro de distribucin de copia controlada

Representante de la direccin y/o Coordinador de Calidad.

Pgina web de la corporacin

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ACTIVIDAD DESCRIPCION

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REGISTRO RESPONSABLE

ESTADO DE LA REVISION ACTUAL

El estado de la revisin se identifica con el nmero de versin que se inicia con el No. 01 y se va aumentado en uno a medida que se actualice el documento. Se consigna en el encabezado al lado de La fecha de realizacin de los cambios es consignada en el histrico de actualizaciones. Los formatos relativos a un documento adoptan la versin del mismo, si el documento cambia de versin, el formato tambin lo hace. Si un formato atado a un documento sufre cambios o modificaciones, dicho cambio obliga al cambio de versin del documento. Para listados que se generan como resultado de la aplicacin de un software, el estado de la versin se identifica con la fecha de edicin. Al final del Documento (no aplica a formatos ni listados de datos), se adiciona una tabla que contiene la siguiente informacin.

No Aplica

Representante de la Direccin, jefe de proceso y/o Coordinador de Calidad

IDENTIFICAC ION DE LOS 6 CAMBIOS O ACTUALIZA CION

No Aplica FECHA DE MODIFICACIO N PARTE MODIFI CADA NUMER O DE VERSIO N MODIFI CACIO NES

Representante de la Direccin, jefe de proceso y/o Coordinador de Calidad

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ACTIVIDAD DESCRIPCION

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REGISTRO RESPONSABLE

ACTUALIZACION.

Ajustar el contenido del documento segn resultados de la revisin, cundo en esta se determine la necesidad de actualizacin, y repetir los pasos 2, 3, 4, 6 y 7. Para los documentos de origen externo se actualizaran de la siguiente forma: las actualizaciones podrn realizarse en la copia controlada en la oficina del jefe del departamento a la que pertenezca el cual deber reportarlo al Director General en la copia de la modificacin(es) hecha(s) y su ubicacin y la fecha de modificacin.

No aplica.

Designado por el Jefe del Proceso responsable de la ejecucin del procedimiento

ASEGURARSE QUE LOS DOCUMENTOS PERMANEZCAN LEGIBLES Y FCILMENTE IDENTIFICABLES

Los documentos son impresos en tinta no borrable. Se mantiene un listado maestro, donde se relacionan todos los documentos del sistema de calidad tal y como se identifican. En el sistema se conserva el original en una carpeta destinado para tal fin. Los documentos se guardan en el sistema con el nombre del documento que los identifica, en el equipo de los Representantes de la Direccin y/o el Coordinador de Calidad. Adicionalmente cada vez que se elabore o modifique un documento se realiza una copia de seguridad en medio magntico que se conserva en el rea de trabajo del responsable del mantenimiento del SGC. El responsable del proceso donde aplica el documento externo informa al Representante de la direccin sobre la introduccin al SGC y distribucin de nuevos documentos externos o cambios en las versiones para que se actualice el listado maestro de estos documentos. Los documentos tcnicos de origen externo que aplican para cada proceso se controlarn mediante el listado maestro de documentos externos.

Listado maestro de documento s

Representante de la Direccin, jefe de proceso y/o Coordinador de Calidad

ASEGURARSE QUE SE IDENTIFIQUE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Y SE CONTROLA LA DISTRIBUCIN

No aplica

Representante de la Direccin, jefe de proceso y/o Coordinador de Calidad.

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ACTIVIDAD

DESCRIPCION

REGISTRO

RESPONSABLE

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DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.

Para guas y manuales que apliquen al proceso, el original se mantendr en la oficina del jefe de proceso que corresponda bien sea en medio impreso o magntico. Las copias impresas de documentos internos son eliminadas al entregar la nueva versin del documento y en el Sistema la nueva versin reemplaza a la anterior. Los originales impresos de documentos internos obsoletos sern reutilizados.

Listado Maestro de Documentos Externos.

Jefe de proceso

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CONTROL DE OBSOLETOS

Registro de distribucin de copia Controlada.

Representante de la Direccin y Coordinador de Calidad.

5.5. ANEXOS Hoja de portada de documentos. Listado Maestro de Documentos. Listado Maestro de Documentos Externos. Registro de distribucin de copia controlada.

5.6. ACTUALIZACIONES
FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES

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