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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

DANIEL MARTÍNEZ BONILLA

T ÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL G UÍA DE A UTOAPRENDIZAJE D ANIEL M ARTÍNEZ

GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL G UÍA DE AUTOAPRENDIZAJE T ÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL M O

TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

MODALIDAD DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA

DANIEL MARTÍNEZ BONILLA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

MÉXICO, 2004

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GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL (SERIE GUÍAS DE AUTOAPRENDIZAJE) MODALIDAD DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA

MÉXICO 2004

PRODUCCIÓN EDITORIAL Y CORRECCIÓN DE ESTILO: IVONNE BAUTISTA CARMONA

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GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

ÍNDICE

PÁGS.

INTRODUCCIÓN

5

OBJETIVO GENERAL

6

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

7

 

UNIDAD I

EL DIAGNOSTICO

1.1 Generalidades

10

1.2 Diagnóstico Archivístico

12

1.3 Importancia del diagnóstico y ámbito de aplicación

14

1.4 Etapas del diagnóstico

16

1.4.1 Planeación

19

1.4.2 Desarrollo

20

1.4.3 Análisis y evaluación de resultados

21

1.4.4 Informe final y propuesta de solución

22

 

UNIDAD II

ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

2.1

Planeación del diagnóstico

28

2.1.1 Objetivos

31

2.1.2 Tiempos

33

2.1.3 Instrumentos de recolección de datos

34

2.2

Desarrollo

37

2.2.1 Información institucional

37

2.2.2 Información de los procesos técnicos del archivo

38

2.2.3 Información de recursos

43

 

UNIDAD III

ANÁLISIS Y ELABORACIÓN DE PROPUESTA

3.1 Análisis y evaluación de resultados de la información

50

3.1.1

Análisis de la información

50

3.2

Informe final y Propuesta de solución

51

3.2.1

Establecimiento de metas

53

3.3 La planeación en un sistema documental

54

3.4 El estudio de viabilidad

59

3.4.1

Costo beneficio

59

ANEXOS

67

BIBLIOGRAFÍA

68

4

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INTRODUCCIÓN

Momentos de transformaciones son los que cambian al mundo, rompen paradigmas y afloran nuevas concepciones y realidades.

Desde tiempos inmemoriales cuando se tuvo una visión de que sólo se trasciende con huellas claras, los documentos, las bibliotecas y los archivos han ocupado un sitio relevante para el progreso de las organizaciones y de las sociedades. Hoy son un factor determinante para el desarrollo integral de un país, ya que tienen una gran ingerencia en cualquier actividad humana por sencilla que parezca, repercuten en las decisiones acertadas y son una característica de las sociedades actuales, tan es así que el grado de desarrollo se mide en muchas ocasiones por el nivel de desarrollo y cultural.

Esta Guía llamada Técnicas de Diagnóstico y Planeación Documental, está estructurada y dirigida para la elaboración y aplicación de un Diagnóstico Archivístico y la Planeación que se debe hacer después de haberlo concretado.

La Guía toca diversos temas que son reales y prácticos, pero no solamente te debes quedar con lo que en el texto se dice, te invito a que lo reflexiones, leas y vuelvas a reflexionar, ya que esta materia da la pauta para seguir investigación.

Las unidades que se tratan, están enfocadas a conceptos generales y a las etapas que comprende el diagnóstico.

La primera parte es el enfoque global de toda la Guía, conceptos y el inicio a comprender que es y lo que se debe considerar en los diagnósticos.

La segunda y tercera unidad son las partes que integran al Diagnóstico, la planeación, el desarrollo, el análisis y por último la estructuración de una propuesta. Se tocan muchos temas administrativos, Y también temas de carácter técnico que en cohesión forman esta Guía. Además, se incluyen actividades de investigación documental y otras prácticas, te sugiero que las realices ya que son parte importante de la enseñanza-aprendizaje.

Los temas que se comprenden están basados en la bibliografía, con esto no queremos decir que sean lo único en textos, existen varios de donde se pueden retomar conceptos aplicables. Por tal motivo, te invito a que investigues, no solamente en esta área, sino en todas las demás y contribuyas a la expansión de nuestra profesión.

Nuevamente te hago una cordial invitación a que curses esta asignatura con el mismo interés y empeño con el que has cursado las otras y todos los comentarios que tengas nos los hagas llegar a la brevedad posible, con la seguridad de que se tomarán en cuenta y desde luego que son bienvenidos.

Albert Einstein dijo alguna vez: “No conozco mejor fábrica que el compromiso y la imaginación”, así que:

Bienvenido a esta asignatura!!!!

CORDIALMENTE

EL AUTOR

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OBJETIVO GENERAL DE LA GUÍA

AL TÉRMINO DE LA GUÍA, EL ALUMNO:

TENDRÁ LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA DISEÑAR Y APLICAR UN DIAGNÓSTICO EN UNA UNIDAD DOCUMENTAL A TRAVÉS DE LAS TÉCNICAS Y MÉTODOS DE PLANEACIÓN DOCUMENTAL.

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EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

El siguiente cuestionario tiene la finalidad de explorar en las áreas que se relacionan con esta materia; si tienes alguna duda consulta las Guías anteriores y/o consulta con tu asesor.

1. ¿CUÁLES SON LOS RECURSOS QUE INTEGRAN A LOS ARCHIVOS? DESCRÍBELOS Y CITA UN EJEMPLO DE CADA UNO DE ELLOS.

2. DESCRIBE, ¿QUÉ ES UN SISTEMA?

3. ¿A QUÉ SE LE LLAMA SISTEMA ABIERTO?

4. ¿QUÉ ES UN SISTEMA ARCHIVÍSTICO? ¿CUÁL ES SU FUNCIONAMIENTO COMO UNA UNIDAD DOCUMENTAL?

5. DESCRIBE LOS MÉTODOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

6. ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

7. ¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN OBJETIVO Y UNA META?

8. MENCIONA ¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE PLANEAR PARA UN ARCHIVO?

9. ¿PARA QUÉ NOS SIRVE EVALUAR O CONOCER EL FUNCIONAMIENTO DE UN ORGANISMO ADMINISTRATIVO O SOCIAL? DESCRIBE BREVEMENTE

10. DE ACUERDO A LO QUE HAS VISTO EN OTRA MATERIAS, ¿CUÁL CREES QUE SEA LA RELACIÓN CON ESTA MATERIA?

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Envía a tu asesor

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DE LA UNIDAD I AL TÉRMINO DE LA UNIDAD,

OBJETIVO DE LA UNIDAD I

AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:

RECONOCERÁ LA IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO, ASÍ COMO CADA UNA DE LAS ETAPAS QUE LO COMPONEN.

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PARA INICIAR ESTA GUÍA, ES MUY IMPORTANTE QUE REALICES LA SIGUIENTE ACTIVIDAD, SI TIENES ALGUNA DUDA CONSULTA A TU ASESOR.

Actividad

Visita un Archivo Histórico o una biblioteca y realiza lo siguiente:

Observa una escena ¿qué es lo que ves? ¿qué hay?

Describe lo que observaste.

¿Cómo funciona lo que observaste?

Describe en qué puede mejorar su funcionamiento

Qué propondrías para su mejora. Explica por qué

Envía a tu asesor

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UNIDAD I EL DIAGNÓSTICO

I.1 GENERALIDADES DEL DIAGNÓSTICO

Los orígenes del diagnóstico, se remontan a los orígenes del hombre mismo, se empleó y se sigue empleando en el ramo de las ciencias médicas con mayor frecuencia, sin embargo hace algunas décadas se aplica el término en diferentes áreas sociales y administrativas, una de ellas es la Archivonomía.

El diagnóstico dirige y enfoca sus observaciones a la resolución de problemas. Dependiendo de los “síntomas” que se presenten y los signos descubiertos, reconoce el problema y su magnitud, busca las alteraciones que se deben sanar y corregir, paralelamente a otras funciones u órganos que en apariencia no están alterados pero que sean una causa posible, probable o paralela al problema. Los diagnósticos Archivísticos se sustentan en principios administrativos, ya que los archivos son áreas administrativas que funcionan como subsistemas de un sistema total. Caso un tanto diferente es el de los archivos históricos que suelen trabajar como sistemas completos y un tanto independientes, como a continuación lo vemos:

INSTITUCIÓN

ÁREA ADMVA. ÁREA ADMVA. ARCHIVO ÁREA ADMVA.
ÁREA
ADMVA.
ÁREA
ADMVA.
ARCHIVO
ÁREA
ADMVA.

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ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO

HISTÓRICO TRANSFIERE DOCUMENTOS
HISTÓRICO
TRANSFIERE
DOCUMENTOS
HISTÓRICO ARCHIVO HISTÓRICO TRANSFIERE DOCUMENTOS PROCESA INSTITUCIÓN INVESTIGACIÓN CREA NUEVAS FUENTES CON

PROCESA

INSTITUCIÓN

INVESTIGACIÓN

TRANSFIERE DOCUMENTOS PROCESA INSTITUCIÓN INVESTIGACIÓN CREA NUEVAS FUENTES CON LOS DOCUMENTOS PRIMARIOS El

CREA NUEVAS FUENTES CON LOS DOCUMENTOS PRIMARIOS

El diagnóstico permite el acercamiento a los problemas de una unidad documental, aunque este

acercamiento puede ser muy estrecho, no llega a ser exacto en su totalidad, por la razón de que ningún diagnóstico puede ser tan amplio o denso que determine de forma exacta la raíz de los problemas. Sin embargo deben ser objetivos y claros para evitar errores al momento de dar la o las alternativas de solución.

En el fondo, el diagnóstico no pretende hacer trabajos de adivinanza, sino de sustentar lo que se haga y se cuenten con los parámetros para la evaluación concreta y objetiva.

Las formas para realizar los diagnósticos son diversas, debido a que deben ser acopladas a las necesidades de una unidad documental para así, llegar a un juicio concreto y acertado.

Existen diagnósticos para diferentes causas, vistos desde un enfoque organizacional descubren puntos en los que se carece o se tienen dificultades. Estos pueden ser variables y está en cualquier área o recurso archivístico que sea evaluado.

A continuación se citan los métodos para hacer un diagnóstico, de los cuales únicamente se

describirán tres que se han considerado los más importantes.

Como hacer un diagnóstico

Existen siete métodos para hacer un diagnóstico organizacional:

Investigación de diagnóstico por un consultor.

Análisis de la filosofía del directivo principal.

Análisis del trabajo previo a un seminario sobre estrategia corporativa.

Análisis del diseño de la organización.

Investigación con instrumentos de diagnóstico.

Análisis de la respuesta del consultor.

Autoinvestigación del diagnóstico de la organización.

Investigación diagnóstica por un consultor

El método más comúnmente utilizado es que un consultor pida sus opiniones a los miembros de la

organización. Si es competente hará distinción entre los síntomas y las causas, e identificará las

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dificultades fundamentales. Los resultados de su investigación por lo general son proporcionados a la organización en forma de reporte, el cual puede tener una distribución limitada o amplia.

Análisis de la respuesta del consultor

El consultor puede utilizarse a si mismo como un instrumento, en forma muy semejante a como lo hace un psiquiatra. A menudo lo que le sucede al consultor es un buen indicador de la dinámica de la organización; por ejemplo: ¿va y viene de un grupo a otro? ¿Qué grupo lo llevó hasta allí? ¿Se le trata con franqueza y confianza? ¿Tienen miedo los gerentes de ser mal interpretados por él? ¿Están los altos directivos estrechamente vinculados en el procedimiento de diagnóstico del consultor? Considerando independientemente, es posible que cualquiera de estos factores sea malinterpretado, pero, si se les estudia en combinación con otros indicadores, pueden proporcionar un cuadro bastante exacto de la organización.

Autoinvestigación del diagnóstico de la organización

La autoinvestigación del diagnóstico de la organización puede llegar a convertirse en un mecanismo poderoso y desparalizante. Por lo general, se utiliza solo en compañías que poseen un grado considerable de apertura o una estructura de poder un tanto plena. El análisis lo hacen los mismos miembros de la organización –en ocasiones, un equipo integrado por trabajadores y ejecutivos- en forma similar a como lo haría un consultor externo. El equipo prepara un resumen de sus hallazgos principales y los presenta públicamente a la organización, animado por el espíritu de decir: “éstos son nuestros problemas; vamos a resolverlos juntos”. Tal vez este enfoque no tendría éxito en la mayoría de las organizaciones, pero, cuando se le utiliza en forma adecuada, las fuerza en pro de un cambio creativo es dramática.” 1

1.2 DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO

Con un fundamento teórico y acreditable, el diagnóstico archivístico es mínimo. Carece de una plataforma sólida, aunque sabemos que es una realidad que se lleva a cabo con menor o mayor credibilidad, dependiendo de quien lo aplique y la experiencia que lo avale, lo cual es un medio para darle mayor veracidad al mismo.

Las tendencias actuales, no solamente en las áreas documentales, sino en muchas otras, buscan la optimización de las organizaciones, en donde las funciones y actividades se realicen eficientemente. En este sentido las organizaciones tienden a ser organizaciones moleculares y proactivas, obtienen más por menos, es decir mejor productividad con menos recursos, mejores servicios más rápidos con un costo menor y sobre todo mejorando la calidad.

Con la corrección de desviaciones, se pretende disminuir cargas de trabajo, tiempos muertos, procedimientos erróneos, etc., por lo tanto:

El diagnóstico es un conjunto de interacciones continuas e integradas que representan la evaluación y análisis de las condiciones en que se encuentra el archivo.

1 Administración Aplicada. Salvador Mercado. Pág. 322

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En su conjunto incluye una secuencia que comprende diversos aspectos de evaluación entre los cuales encontramos: el análisis documental y de procedimientos, las condiciones físicas del local o inmueble y/o distribución de áreas, el mobiliario y equipo utilizado y el personal que labora en él; como segunda parte sé concluye con una propuesta para resolver los problemas detectados, tomando en cuenta lo viable que resulta su aplicación.

Para llevarlo a cabo es indispensable planear previa y posteriormente al diagnóstico. Por tal razón diagnóstico y planeación se encuentran vinculados, desde el principio hasta el final.

EL DIAGNÓSTICO Y LA PLANEACIÓN

El momento oportuno de aplicar un diagnóstico es cuando: “algo no se hace cuando se debe hacer o cuando algo no funciona como debiera funcionar,” es decir cuando se detecta un problema, una disfunción y se quiere resolver, y desde luego se desean conocer las causas que lo originan.

Un porcentaje bastante alto en las organizaciones, sus archivos no fueron diseñados para cumplir su propósito, por ello cuando el crecimiento ha salido de control, se vuelve difícil la situación y a veces casi incontrolable, sobre todo en la búsqueda de documentos en un inmenso mar de documentos.

A diferencia de cuando se ha diseñado para cumplir su propósito, el diagnóstico se vuelve una

evaluación sencilla y la o las alternativas de solución se convierten en recomendaciones que se cumplen fácilmente.

La planeación está presente en dos etapas del diagnóstico:

a) Antes de realizarlo y

b) Después de realizarlo

La planeación antes de, es el cómo se va a realizar y después de, es el qué, es decir lo que se hará. Quedando en el entendido de que lo propuesto depende en gran medida de las estrategias del profesionista.

Características del Diagnóstico Archivístico

El diagnóstico Archivístico tiene características que permiten su adecuada estructura y aplicación,

por lo que debe ser:

1. Conveniente

Es conveniente cuando el cliente y el proveedor obtendrán una ganancia; un buen resultado contribuye a la satisfacción de ambas partes, no solo económicas sino laborales y profesionales.

2.

Factible

El

diagnóstico debe enfocarse a lo real. Debe estar sustentado en lo posible, y ver que tan viable

resulta su aplicación.

3. Flexible

La rigidez del diagnóstico no permite que ante problemas inesperados se tengan los recursos suficientes para enfrentarlos, lo cual significa que es casi imposible el manejo del conflicto y el riesgo de que la información recabada no sea la adecuada.

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1.3. IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El ser humano por mucho tiempo ha buscado la forma de identificar sus problemas, las causas que los originan y sobre todo la forma de resolverlos oportuna y confiablemente. No cabe duda que esto se ve reflejado en diversos problemas que se dieron en la antigüedad y que se siguen dando continuamente, como es el de las enfermedades.

Las enfermedades desde un punto de vista simple, son un conjunto de signos de carácter peculiar que reflejan y ocasionan un disfuncionamiento en un organismo vivo. La finalidad de ejercer un diagnóstico, va más allá de buscar e identificar el problema, pretende encontrar causas y solucionarlas, logrando el cambio permanente a través de un saneamiento.

El diagnóstico archivístico está sustentado en la administración, de hecho está basado en el diagnóstico administrativo, desde luego con la aplicación de aspectos teórico-prácticos de la Archivonomía como más adelante lo veremos.

Ramiro Carrillo, nos dice:

La detección de problemas y la formulación de recomendaciones en las estructuras organizativas y funcionales, así como en los sistemas y procedimientos básicos de trabajo, constituyen la esencia del diagnóstico administrativo.” 2

Bajo este contexto el diagnóstico abre una puerta de posibilidades obligando a mejorar las características de lo que se pretende corregir e inclusive formar un círculo de feedback o retroalimentación, como lo representa el siguiente esquema:

ÁREA DOCUMENTAL

DIAGNÓSTICO

el siguiente esquema: ÁREA DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO RETROALIMENTACIÓN REACCIÓN IMPACTO En síntesis, los

RETROALIMENTACIÓN

esquema: ÁREA DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO RETROALIMENTACIÓN REACCIÓN IMPACTO En síntesis, los diagnósticos

REACCIÓN

IMPACTO

En síntesis, los diagnósticos Archivísticos pretenden alentar el análisis integral y respuestas acordes a las necesidades reales de la institución. Víctor M. Martínez, dice:

“En cuanto a la definición de la palabra diagnóstico, las raíces etimológicas del término permiten deducir su significado científico: día (a través) y gnosis (conocer). Por lo tanto, se trata de “conocer a través de o por medio de”. A modo de definición, se puede decir que el diagnóstico es la conclusión del estudio de la investigación de una realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situación dada.” 3

En si, el diagnóstico está enfocado a conocer los problemas y causas que lo originan.

Carrillo, Landeros, nos dice:

El diagnóstico administrativo es un medio de primer orden en el conocimiento de la naturaleza, características y origen de los problemas que afectan al funcionamiento normal de una organización, provee los elementos para saber cuales son las condiciones que prevalecen en su entorno al percibir tanto lo referente al análisis

2 Metodología y Administración. Carrillo Landeros Ramiro. Pág. 216 3 Teoría y Práctica del Diagnóstico Administrativo. Martínez Chávez Víctor M. Pág. 20

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cualitativo y cuantitativo de los recursos humanos, financieros y materiales, como el tipo de problemas por enfrentar y las posibilidades institucionales de respuesta.” 4

Lo anterior, relacionándolo con el ámbito documental, da como hecho que el factor más importante y del cual muchas organizaciones adolecen es la adecuada organización y una definición como tal, es decir que cuente con todos aquellos instrumentos y elementos que la hagan recuperable en el momento oportuno con la confiabilidad que requiere el cliente-usuario.

Los archivos, bibliotecas, centros de información y todos aquellos relacionados con la documentación-información, son áreas administrativas y por lo tanto se deben tratar como tales, aunque en aspectos técnicos sean muy específicos y eso sea la diferencia, para lo cual.

Los diagnósticos Archivísticos son vistos en dos formas:

a) En el sentido amplio y

b) En el sentido estricto

a) En el sentido amplio, abarcan diversas áreas que conforman el archivo como son: áreas de

procesos, los recursos materiales y los recursos humanos (como está contemplado en esta Guía).

La amplitud de un diagnóstico de este tipo puede ser tan extensa que se deben cuidar aspectos importantes, para no perderse es por ello que debemos tener cuidado en la recolección de datos y sobre todo en el análisis y procesamiento de información, más aún en la elaboración de la propuesta de solución. Aunque una característica favorable de la aplicación de una propuesta derivada de un diagnóstico amplio, es que los resultados se ven reflejados en menor tiempo.

b) En el sentido estricto, los diagnósticos están enfocados a un área específica es decir, a los

procesos técnicos, a la evaluación de los recursos humanos, etc.

Cuando se lleva a cabo un diagnóstico de este tipo, evita el grado de error o el “amontonamiento de errores”, haciéndolo más veraz y con información completa y especifica.

A continuación vemos un cuadro comparativo de las dos formas del diagnóstico.

El siguiente cuadro describe las características de los tipos de diagnóstico.

DIAGNÓSTICO AMPLIO

DIAGNÓSTICO ESTRICTO

1.

ABARCA TODAS LAS ÁREAS DE

1.

TIENDE

A

SER

MÁS

PRECISO

UNA UNIDAD DOCUMENTAL.

POR

EL

ANALISIS

Y

PROCESAMIENTO

DE

LA

2. EL TIEMPO DE LA EVALUACIÓN

TIENDE A AMPLIARSE POR SER DE MAYOR MAGNITUD.

3. EL ANÁLISIS Y LA PREPARACIÓN

DE RESULTADOS DEBEN SER

4 Metodología y Administración. Carrillo Landeros Ramiro. Pág. 216

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INFORMACIÓN.

2. LA EVALUACIÓN Y ANÁLISIS ES

EN MENOR TIEMPO, DE IGUAL FORMA LA PREPARACIÓN DE RESULTADOS. 3. EL ANÁLISIS Y LA PREPARACIÓN DE RESULTADOS DEBEN SER

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OBJETIVOS

PARA

POSIBLES “SUPUESTOS”.

EVITAR

ERRORES

O

LA

PROPUESTA DE SOLUCIÓN ES MAYOR Y SOBRE TODO LA TOMA DE DECISIONES DE QUIÉNES “COMPRAN” LA IDEA DEL DIAGNÓSTICO, TARDARÁ PARA SER APROBADA, (NO SIEMPRE).

4.

POR

SER

AMPLIA,

5. EL COSTO SE INCREMENTA CONSIDERABLEMENTE POR INCLUIR TODAS LAS ÁREAS.

6. EL BENEFICIO ES MÚLTIPLE, LOS RESULTADOS SON PARALELOS Y SE DAN EN MENOR TIEMPO.

OBJETIVOS

PARA

POSIBLES “SUPUESTOS”.

EVITAR

ERRORES

O

4. EL COSTO ES MENOR POR ABARCAR UN ÁREA ESPECÍFICA.

5. LAS DECISIONES DE “COMPRAR”

LA IDEA TIENDEN A TOMARSE RÁPIDAMENTE, (NO SIEMPRE) YA QUE EL COSTO ES MENOR Y LA SOLUCIÓN IMPLICA REDUCCIÓN DE

TIEMPO.

6. EL BENEFICIO ES ÚNICAMENTE A

UN ÁREA Y POR LO TANTO EL

RESULTADO INTEGRAL ES PAULATINO.

Su aplicación, responde a cualquier tipo de archivo, sea administrativo, histórico o especial. La metodología que se utilice es la misma, la diferencia son las características a evaluar, por ejemplo, las características de un archivo activo pequeño son diferentes a uno de mayor volumen y totalmente diferente a un archivo de carácter histórico. Por ejemplo:

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

Por ejemplo: CARACTERÍSTICA S DEL ARCHIVO DE TRÁMITE CARACTERÍSTICA S DEL ARCHIVO HISTÓRICO Aunque sean

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO HISTÓRICO

Aunque sean diferentes en la información recabada, el diagnostico y la propuesta de solución y/o las recomendaciones que se hagan serán tan explícitos como sean necesarios. ¿Cómo recabar la información? ¿Cómo analizarla?

1.4 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO

Las siguientes unidades están destinadas al desarrollo de las etapas que conforman al diagnóstico, en este punto de la unidad solo se desarrollarán de forma general. Se plantean cuatro etapas:

1. Planeación

2. Desarrollo

3. Evaluación de recursos y análisis de resultados (interpretación de datos)

4. Propuesta

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Los tres primeros puntos son los que constituyen al diagnóstico en su esencia y el último es el que le da la fuerza y la estructura formal y objetiva, en donde se plantean las alternativas de solución a los problemas detectados.

El diagnóstico y la planeación documental, enfocados a la solución de problemas, están estrechamente vinculados entre el profesional que lo realiza y la o las personas que tendrán que aprobar la propuesta.

Es importante que las decisiones que se tomen sean con bases firmes y sin preferencias, tomando en cuenta los beneficios que traerán consigo en un futuro.

Cumplir con las expectativas de las personas a quienes se les presentará el diagnóstico o bien solamente la propuesta, determina el resultado de una sana decisión, bajo este enfoque se incrementa la posibilidad de que sea aprobado.

Para establecer esta relación de modo formal y sobre todo profesional, se debe comprender que no solamente existe laboralmente, sino que es una relación de cliente-proveedor.

RELACIONES INTERNAS CLIENTE-PROVEEDOR

Las relaciones que se establecen para llevar a cabo el diagnóstico, determinan que pueda verse afectado positiva o negativamente, depende en gran medida de los conceptos con los que se trabajen.

Toda organización debe estar orientada a satisfacer necesidades y expectativas de clientes externos

a través de un bien o servicio que se proporcione, de igual forma la funcionalidad de una institución se crea con clientes y proveedores internos.

El proveedor interno será aquélla persona o grupo de personas que proporcionan un trabajo, un bien

o servicio a sus clientes dentro de la organización.

El cliente interno, no se limita al usuario final del servicio, sino que va más allá, es aquella persona o personas que reciben el fruto del trabajo del proveedor.

Es común que se establezcan relaciones cliente-proveedor externo; dada esta situación el diagnostico será realizado por un profesionista ajeno a la institución.

En la realización del diagnóstico, la relación cliente-proveedor tiene que estar bien definida de ello depende el éxito del mismo, como a continuación lo vemos con los siguientes factores:

1. Existe una decisión compartida y compromiso mutuo

2. Disponibilidad de información necesaria

3. Voluntad para solucionar el problema

FACTORES QUE DETERMINAN UN BUEN DIAGNÓSTICO

Decisión compartida y compromiso mutuo

¿Qué es una decisión compartida? Es la integración de necesidades que existen entre ambas partes, es decir la parte que necesita el servicio y la parte que aplica el diagnóstico, proporciona el servicio y da solución al problema.

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El compromiso mutuo al igual que la decisión compartida se da desde la perspectiva “cliente- proveedor”, en el entendido que es la relación existente entre quien adquiere un servicio y quien lo proporciona y se da cuando están dispuestos a interactuar para reconocer y solucionar la desviación presentada.

Interactuar se debe entender como la inversión de tiempo, planteamiento de necesidades, intercambio de información y la ética profesional aplicada al servicio que se de.

Disponibilidad de Información Necesaria

Para recabar los datos necesarios como regla, el “cliente” debe proporcionar toda la información posible al “proveedor”.

Con esto queda manifestado que el “cliente-proveedor” no solo se da de manera externa (como en ocasiones se entiende), sino también de forma interna en una institución en donde existen clientes y proveedores internos. Por ejemplo: en donde exista el problema será el cliente y quien pretende solucionarlo será el proveedor, caso contrario, el que proporcione la información será el proveedor y el que la recibe será el cliente.

En el siguiente esquema se ve la relación cliente-proveedor, en donde puede ser interna o externa.

REQUIERE INFORMACIÓN

PROVEDOR CLIENTE
PROVEDOR
CLIENTE
SE CONVIERTE EN CLIENTE
SE CONVIERTE EN
CLIENTE

PROPORCIONA

INFORMACIÓN

SE CONVIERTE EN

PROVEDOR

Con este esquema se pretende tener una idea más clara de lo que es el cliente y el proveedor.

Para complementar este apartado, cabe destacar que los diagnósticos deben ser elaborados por profesionistas de la Archivonomía que laboran dentro de una institución o que proporcionan un servicio externo a la misma.

Voluntad para solucionar el problema

La solución de problemas está condicionada a la responsabilidad que asuma cada parte, “los dueños del problema” y el que intervendrá como “solucionador del problema”.

Como primera parte se debe dar a partir de la evaluación y desarrollo del diagnóstico y como segunda parte del informe y la alternativa que se plantee.

Si una de las partes no estuviera dispuesta en su totalidad a cumplir su misión no se lograría cerrar el círculo y se dificultaría integrar una solución real.

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1.4.1

PLANEACIÓN

Responde a las preguntas ¿qué se va hacer? y ¿cómo se va hacer?

La planeación diagnóstica, es ver el futuro inmediato 5 . Comprende la estructuración de planes, ideas y previsiones.

Aunque pareciera que es muy concreta y simple, va más allá de una simple perspectiva, incluye una amplia previsión de factores que puedan ser motivo de pérdida de tiempo e incluso desviaciones del objetivo principal.

En la planeación deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusión del objetivo satisfactoriamente.

La planeación diagnóstica está enfocada a:

Delimitar y analizar lo que se va a hacer

Los aspectos a evaluar

Como se va a evaluar

El método de análisis de la información

Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones

Delimitar y analizar lo que se va a hacer

Los recursos a evaluar son el objetivo del diagnóstico, los límites se establecen desde un principio con lo cual se garantiza la amplitud que se tendrá, con una visión mucho más amplia de lo que se va incluir.

También, en esta parte se debe contemplar un margen de error, ya que en un futuro próximo será muy importante para darle flexibilidad al diagnóstico (que no sea rígido).

Los aspectos a evaluar

Una vez delimitadas las áreas de acción en las cuales se diagnosticará, la siguiente fase es preguntarnos ¿qué vamos a evaluar de esos recursos?

Con esta pregunta, se establecen indicadores precisos hacía cada elemento o características de los recursos, por ejemplo; si se evalúa el mobiliario, evaluar si es el adecuado, el material, resistencia, etc.

Como se va a evaluar

Cumplidas las dos etapas anteriores, la siguiente corresponde a las estrategias de cómo se evaluará, los medios y métodos a utilizar, pueden ser la observación directa, cuestionarios, entrevistas.

5 Esta planeación es para elaborar y aplicar el diagnóstico.

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El método de análisis de la información

El análisis de la información es la parte en donde se debe tener una atención muy especial, ya que de esta será la propuesta que se plantee. Desde luego que con esto queda en el entendido de que las etapas anteriores se estructuraron y se aplicaron satisfactoriamente.

Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones

Como última parte después del análisis, es importante destacar los puntos a proponer como mejoras, y prioridades.

Las tres primeras etapas corresponden al previo, es decir antes de desarrollar el diagnóstico.

1.4.2

DESARROLLO

Como etapa posterior a la planeación, el desarrollo del diagnóstico, corresponde a la aplicación práctica de lo planeado.

Es la fase en donde se evalúan los recursos que previamente se tomaron en cuenta o que fueron delimitados, así el desarrollo es:

La

documental.

evaluación

del

funcionamiento

de

los

recursos

que

integran

una

unidad

Así como la planeación, el desarrollo también tiene una serie de planteamientos como son:

a) El desarrollo del diagnóstico está sustentado en los planes, métodos y estrategias que se planearon previamente.

b) Su estructura está basado en el orden, parte de lo general a lo particular.

c) Si existe desviación alguna por algún factor que no haya sido contemplado o que sea una variante, es el momento oportuno para ajustar lo planeado.

El desarrollo del diagnóstico

Como ser ha mencionado reiterativamente en esta unidad, el desarrollo es el resultado de una serie de interacciones continuas e integradas.

En su conjunto, incluye una serie de conductas previamente establecidas que comprenden varios componentes de cuya coordinación depende el éxito de su aplicación.

El desarrollo del diagnóstico se lleva a cabo con estrategias prediseñadas, aunque suelen suscitarse obstáculos, lo recomendable es que se establezca un plan de contingencia que solucione los improvistos, ya que de no contar con él, es probable que ocasione un diagnóstico poco confiable quedando condicionado y sin alcanzar su objetivo.

20

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DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO

Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO OBJETIVO PLAN DE CONTINGENCIA PARA ENFRENTAR OBSTÁCULOS

OBJETIVO

PLAN DE CONTINGENCIA PARA ENFRENTAR OBSTÁCULOS

FLEXIBILIDAD

PARA

REACCIONAR

ANTE

CONTRATIEMPOS

OBSTÁCULO

Estructura ordenada

El desarrollo parte de un principio básico y es el orden, el cual desde la planeación va de lo general a lo particular. Se estructura primeramente con las generalidades y posteriormente pasa a la evaluación, que de igual manera debe de ser, como más adelante lo veremos.

El tener una estructura lógica permite que la tercera fase del diagnóstico, sea más rápida y sobre todo evita errores de comprensión.

Si existe desviación u omisión es el momento de ajustarse

Como parte de aplicación o trabajo de campo, tienden a presentarse problemas u omisiones que no fueron contempladas o que por falta de información completa no se previeron, para corregir existen dos formas; la primera es la improvisación como se mencionó anteriormente, la segunda es, si se cuenta con el tiempo suficiente se replantea o se ajusta lo que se está haciendo.

1.4.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Una vez recabada la información, la siguiente fase es analizarla y evaluarla.

¿Qué parámetros se deben utilizar?

Si bien no existen normas o estándares precisos que obliguen las condiciones o procedimientos Archivísticos debemos basarnos en algunos puntos básicos para el análisis y la evaluación como son:

a) Conocimiento de la teoría Archivonómica

b) Experiencia práctica

c) Evitar el “supongo que

”,

“tengo la idea que es

”,

“creo que

Conocimiento de la teoría Archivonómica

El análisis de la teoría y de procedimientos permite una visión amplia de los requerimientos de las unidades documentales, es un hecho que su análisis y la evaluación tiene mayor precisión cuando se hace por un profesionista, en comparación con las personas que no dominan el área.

21

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Experiencia práctica

Dentro de este ámbito y para la aplicación de un diagnóstico es conveniente tener experiencia, ya que proporciona un panorama más acertado y real de la situación de las unidades documentales, además de que existe la posibilidad de comparar y/o aplicar qué funcionó bien, qué no y cómo se hizo.

Evitar el “supongo que

”,

“tengo la idea que es

”,

“creo que

Esta fase es de comprensión y por lo tanto se deben evitar suposiciones, supuestos, ideas sin fundamento, y creencias vagas poco sustentables.

1.4.4 INFORME FINAL Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Es la parte adicional del diagnóstico e igual de importante Lo más importante de esta fase y como regla principal es:

LA CONGRUENCIA EN LO QUE SE INFORMA CON LO QUE SE PROPONE O SUGIERE CON LA REALIDAD SOCIAL Y ECONÓMICA DEL ARCHIVO DIAGNOSTICADO.

Por lo cual partimos de:

a) Regresar a lo que es lógico y a lo obvio

b) Tener claro todas las medidas de seguridad posibles (“que podría pasar si extremo)

Regresar a lo que es lógico y a lo obvio

”,

es pensar en

El análisis y la evaluación son la interpretación de la información recabada, esto da la oportunidad de proponer de una forma abierta y con todas las variantes que se consideren adecuadas. Para tales

”,

acciones partimos de enunciados como: “es conveniente por

de cierta forma es pensar como el cliente-usuario, sus necesidades y como le será más fácil recuperar la información.

”,

“es obvio si se organiza así por

Tener claro todas las medidas de seguridad posibles

Para complementar la parte anterior, la propuesta debe estar expuesta a una serie de condiciones que le permitan ser tan flexible al momento de aplicarla y de los resultados.

La condición de este punto es pensar en extremo, es decir, “que podría pasar si

”.

Para que quede más claro este punto se amplia en la unidad 3.

Para finalizar esta unidad y a manera de resumen, el profesor Ramiro Carrillo nos dice de las PRINCIPALES ACCIONES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO ADMINISTRTATIVO:

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“ en su aplicación se deben considerar ciertos pasos de naturaleza genérica, a efecto de optimizar esfuerzos y evitar dispersión en las acciones respectivas. Estos pasos reducidos a su mínima expresión son:

a) Planeación del estudio mediante la preparación cuidadosa de las actividades más estrechamente vinculadas con las unidades y procedimientos cuyos resultados no son satisfactorios; así como determinación precisa de los recursos que demandarán su realización.

b) Evaluación previa de los propósitos, magnitud y señalamiento de causas de irregularidad que motivan el estudio, a efecto de garantizar el éxito en la gestión y precisar si las acciones por emprender abarcan a la problemática en su conjunto o sólo a un sector específico como reflejo de un malestar general.

c) Obtención de los datos que delimiten la situación prevaleciente, de tal manera que precisen más el problema y sirvan de basamento para la presentación de resultados, formulación de propuestas y posterior toma de decisiones.

d) Análisis de los datos mediante su adecuado registro, clasificación y evaluación, así como la verificación de su grado de objetividad, congruencia, relevancia y vigencia, para jerarquizarlos de manera que sea factible distinguir los relativos a situaciones fundamentales de las secundarias.

e) Definición de factores limitantes, deficiencias o irregularidades, señalando su ubicación y causas fundamentales, así como la identificación precisa de problemas intermedios y aparentes.

f) Presentación de resultados, considerando las opciones viables, las ventajas y desventajas de la persistencia de una situación dada frente al estado de las cosas al que se aspira y los esfuerzos y costos económicos y sociales que tal inspiración implica.

g) Preparación final y entrega, la cual consiste en decidir, de acuerdo con los resultados obtenidos, si es conveniente mantener una situación cuyas causas ya son conocidas, porque no es factible superarla o no se dispone de los medios para su mejoría.” 6

En el esquema que a continuación se presenta enmarca las etapas anteriores y las vemos de la siguiente forma:

6 Metodología y Administración. Carrillo Landeros. Pág. 216

23

SE DESARROLL A
SE
DESARROLL
A
SE DESARROLL A SE ANALIZA LA INFORMACIÓ SE PLANEA EL DIAGNÓSTIC ELABORA PROPUESTA S SE APRUBA
SE ANALIZA LA INFORMACIÓ
SE ANALIZA
LA
INFORMACIÓ
SE PLANEA EL DIAGNÓSTIC
SE PLANEA
EL
DIAGNÓSTIC
ELABORA PROPUESTA S
ELABORA
PROPUESTA
S
INFORMACIÓ SE PLANEA EL DIAGNÓSTIC ELABORA PROPUESTA S SE APRUBA SE HACEN RECOMENDA CIONES CICLO DEL

SE APRUBA

SE HACEN RECOMENDA CIONES CICLO DEL DIAGNÓSTICO SE DIAGNOSTIC A PLANEA PARA MEJORA SE EVALÚA
SE HACEN
RECOMENDA
CIONES
CICLO DEL
DIAGNÓSTICO
SE
DIAGNOSTIC
A
PLANEA
PARA
MEJORA
SE EVALÚA Y
ANALIZAN
RESULTADO
SE APLICA LA PROPUESTA
SE APLICA
LA
PROPUESTA

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Actividades

Actividad 1

1 Investiga por lo menos 3 autores diferentes que hablen del diagnóstico administrativo y de su importancia

2 Elabora un cuadro en donde especifiques 5 características de cada una de las etapas del diagnóstico

3 Explica su ámbito de aplicación en los archivos.

Actividad 2

1. Explica qué es el diagnóstico.

2. Explica la diferencia entre la planeación previa al diagnóstico y posterior a él.

3. De los temas tratados con anterioridad, da tu opinión acerca del diagnóstico amplio y del

estricto.

4. Investiga 3 autores de la administración y sus etapas, relaciónalas con la Archivonomía y elabora un cuadro con las siguientes características:

Ejemplo:

NOMBRE DEL

ETAPA

5

RELACIÓN CON LA ARCHIVONOMÍA (5 puntos aplicables)

 

AUTOR

ADMINISTRATIVA

CARACTERÍSTIC

AS

Agustín Reyes P.

Planeación

(lo que dice)

(como

se

puede

aplicar

al

diagnóstico)

 
 

Organización

   

NO SE TE OLVIDE ANOTAR LA BIBLIOGRAFÍA

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EVALUACIÓN DE LA UNIDAD I

CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS.

1. EXPLICA QUÉ ES UN DIAGNÓSTICO

2. ¿CUÁL SU RAÍZ ETIMOLÓGICA?

3. PARA QUE SE APLICAN LOS DIAGNÓSTICOS

4. ¿QUÉ ES UN DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO?

5. EXPLICA LAS CARACTERÍSTICAS DE UN DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

6. EXPLICA CUAL ES SU APLICACIÓN

7. ¿CUAL ES SU ÁMBITO DE APLICACIÓN?

8. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DIAGNÓSTICAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES?

9. DESCRIBE LAS ETAPAS QUE COMPRENDE UN DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DE LA UNIDAD II AL TÉRMINO DE LA UNIDAD,

OBJETIVO DE LA UNIDAD II

AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:

IDENTIFICARÁ LAS PARTES DEL DIAGNÓSTICO Y APLICARÁ SUS TÉCNICAS.

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD II ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO

2.1 PLANEACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Hemos insistido en diferentes ocasiones que la planeación es la base de los resultados de toda actividad, la cual tiene como plataforma conceptos que permitirán a futuro alcanzar el objetivo previsto.

Autores conocidos por sus textos, han escrito y desarrollado el tema de la planeación como son: H. Fayol (es uno de los pilares), B. E. Goetz, G. Terry, R. L. Ackoff, y muchos otros, entre ellos H. Koontz y Cyril O’Donnell que sobre Planeación dicen:

“planeación es decidir en forma anticipada qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo va hacer. La planeación llena el vacío que existe entre dónde estamos y a dónde queremos llegar. Permite que las cosas posibles ocurran que de otra manera no ocurrirían. Aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho y los factores que están más allá de nuestro control pueden interferir aún con los mejores planes, sin la planeación los eventos se dejan al azar. La planeación es un proceso intelectual, la determinación consciente del curso de acción, la base del proceso de decisión, los hechos y las estimaciones establecidas.” 7

La planeación es el punto medular de muchas actividades, Salvador Mercado nos dice:

“Planear es tan importante como hacer, porque:

a) Hace posible la utilización de actividades en forma ordenada y con un propósito. Todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se deseen y se obtiene con ello una eficiente sucesión de ellos.

b) Se disminuye la condición azarosa de enfocar y ejecutar el trabajo.

c) Las actividades se coordinan de tal manera que se consigue la integración de una gran fuerza, moviéndose armoniosamente hacia la meta determinada.

d) Se reduce el trabajo improductivo.

e) Se reducen los costos y se establece la empresa.” 8

La planeación tiene una serie de principios que hacen que ésta sea más sustentable y con bases firmes. Estos principios encajan para que sean aplicados después de haber diagnosticado una unidad documental.

Los principios de la planeación son:

1. Principio de la unidad. Debe haber un plan para cada tarea y el conjunto de éstos debe de

estar coordinado e integrado en forma tal que pueda decirse que existe un solo plan general.

2. Principio de la precisión. Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión

posible y no con afirmaciones vagas o generales.

7 Principles of Management. H. Koontz y C. O’Donnell. Pág. 113 8 Administración Aplicada. Salvador Mercado. Pág. 130

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3. Principio de la flexibilidad. Todo plan debe dejar un margen para cambios que puedan ocurrir, ya sea:

a) Fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos.

b) Proveyendo anticipadamente caminos de sustitución para tales circunstancias

c) Estableciendo sistemas para su rápida revisión.

4.

Principio de compromiso. La planeación debe comprender un período en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión.

5.

 

Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.

6.

Principio de factibilidad. Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los resultados. 9

La planeación diagnóstica engloba diversos aspectos aún más completos que la planeación administrativa, estos están basados en principios no solo administrativos sino también Archivísticos, para lo cual:

En la planeación diagnóstica se debe:

1. No subestimar los problemas por pequeños que parezcan.

2. Comprender la solvencia económica de la institución a la que se le aplica el diagnóstico y se elabora la propuesta.

3. Asegurarse de elegir los problemas correctos (qué se va a resolver).

4. Asegurarse que los objetivos sean claros y que toda la información recabada sea la adecuada.

5. Determinar y delimitar la información que será útil y necesaria.

6. Por último, convertirse en la persona confiable para el cliente, ya que él es el que mejor conoce el problema.

La planeación del diagnóstico es muy concreta, se hace y se aplica en un tiempo relativamente corto, y se identifican de dos formas:

1. La que se planea formalmente y

2. La que se planea para una eventualidad o una contingencia

La planeación formal es lo que queremos, aplicada a un diagnóstico es lo que pretendemos o queremos conocer o hacer de una unidad documental.

Planear para una eventualidad, se le conoce como planeación de contingencia, “lo que podría

pasar”, qué pasaría sí de la planeación formal.

Es decir los posibles eventos que puedan ocurrir en el lapso de la aplicación

,

9 Op. Cit. Pág 134

29

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Por una parte la planeación de contingencia es muy viable para prepararse a lo “inesperado”, pero también tiene desventajas como es la estimulación hacía actitudes negativas. Se puede pensar que “va a pasar lo peor”, aunque esto no fuera cierto.

La planeación de contingencia aplicada al diagnóstico nos debe dar un plano paralelo si llegara a suceder, sin embargo no quiere decir que estemos esperando forzosamente sucesos que dificulten el proceso del diagnóstico.

La planeación de contingencia es solo un momento de la planeación formal. Quiere decir que solo se emplea en problemas parciales y que es necesaria una alternativa eficaz para solucionarlos. El siguiente esquema representa la planeación de acuerdo a sus dos vertientes:

FORMAL

CONTINGENCIA

TIEMPO

de acuerdo a sus dos vertientes: FORMAL CONTINGENCIA TIEMPO PLANEACIÓN PLANEACIÓN DE PLANES ¿Qué eventos posibles

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

DE

PLANES

¿Qué eventos posibles pudieran suceder al aplicar el diagnóstico?

La planeación contempla diversas etapas, estas se deben ver como un conjunto que se establece desde un inicio hasta su conclusión final. Las etapas son:

“a) Entender el problema. Parta lograr la interpretación correcta del problema podemos recurrir como

una ayuda a las preguntas: ¿Cuál es el fin principal del plan? ¿Qué importancia tiene para la

empresa la realización de ese fin?

b) Obtener información completa sobre las actividades involucradas. Para comprobar si obtuvimos

toda la información necesaria, podemos recurrir a las siguientes peguntas: ¿Han sido recopilados todos lo datos convenientes? ¿Se han solicitado sugestiones al personal?

c) Analizar y clasificar los datos. En esta etapa procedemos a evaluar y clasificar la información

obtenida. Como una guía para esta etapa, podemos preguntarnos: ¿Se han incluido todos los datos útiles? ¿Ha sido tabulada la información para facilitar su análisis?

d) Formular premisas de planeación. Con la información necesaria en nuestras manos estamos en

aptitud de pensar en los problemas que se nos presentarán en lo futuro y la manera de resolverlos; para ayudarnos, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Considerando el futuro, qué circunstancias importantes se han tomado en cuenta para desarrollar el plan? ¿Cubren las premisas todas las contingencias importantes que puedan afectar el plan? ¿Qué precauciones debemos tomar para combatir esas contingencias?

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e) Formular planes alternativos. Generalmente existen varios planes alternativos para ejecutar

determinada tarea; esas posibilidades deben tomarse en cuenta en esta etapa. Como ayuda para lograr lo anterior, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Son estos planes los adecuados

para la empresa? ¿Se hará más rápido el trabajo mediante la mecanización? ¿Qué adaptaciones exigirá cada plan en caso de implantarse?

f) Elegir el plan. En esta etapa llegamos al momento de dar la decisión y escogemos los dos planes más adecuados, ayudándonos con las siguientes preguntas: ¿Es sencillo o complicado el plan propuesto? ¿Será captado rápidamente por el personal de operación?

g) Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones. Después de haber escogido

el plan más adecuado, procedemos a ordenar en una forma detallada el proceso de las actividades involucradas. Para lograr esta situación, las siguientes preguntas pueden ayudar: ¿Se ha establecido con todo cuidado el programa de tiempo? ¿Se han elaborado las instrucciones detalladas por escrito abarcando todo el plan?

h) Vigilar cómo progresa el plan propuesto. El éxito de cualquier plan se mide por los resultados

obtenidos. Por lo tanto dentro del proyecto deben incluirse ciertas herramientas que nos determinen el avance del plan. Para esta etapa podemos preguntarnos: ¿Se han previsto registros e informes para que los gerentes estén siempre enterados del progreso del plan?” 10

Las etapas anteriores, están diseñadas para la administración de una empresa, sin embargo, se toman en cuenta para un subsistema que es parte de la misma. Desde luego, que se adaptará de tal forma que sea práctico y que cumpla con nuestras expectativas.

Como podemos observar, las etapas de la planeación descritas es todo un proceso bastante amplio y que aplicado a nuestra Guía, incluiría: el diagnóstico, la puesta en marcha de la propuesta y la evaluación de resultados que sean originados.

2.1.1 OBJETIVOS

Antes de iniciar este tema, realiza la siguiente actividad.

Actividad

I. Investiga:

a) ¿qué es un objetivo general?

b) ¿qué es un objetivo específico?

c) ¿cuál es la importancia de plantear objetivos?

d) ¿cómo se clasifican los objetivos?

II. En qué momento se deben plantear cada uno de los objetivos anteriores y cuales son sus

características.

NO OLVIDES ANOTAR LAS REFERENCIAS DE LAS FUENTES CONSULTADAS

10 Op. Cit. Pág 155

31

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OBJETIVOS

La dirección que se le dé al diagnóstico está basada en el objetivo u objetivos que se planteen. Son parte integral de la planeación y:

son “

Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se

persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.” 11

los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

Los objetivos son adecuados cuando se determina o verifica si se ha o han cumplido o no; Tienden a ser verificables con lo que se propusieron.

Un Objetivo es:

“En la aplicación del diagnóstico, una vez identificadas las áreas que presentan fallas en su operación, se deberá principiar por el señalamiento de objetivos y el establecimiento de las metas por alcanzar, procurando centrar la atención en los factores más estrechamente ligados a la problemática, a partir del análisis de causas que confunden, dispersan, frenan el desarrollo del trabajo y ofrecen resultados precarios.” 12

EL RESULTADO QUE SE DESEA O QUE SE DEBE LOGRAR EN UN TIEMPO DETERMINADO

Los objetivos tienen diferentes características:

1. Comprensibles

Los objetivos empleados en el diagnóstico deben ser comprensibles. En el sentido de que cuando se interpreten reflejen exactamente para qué fueron planteados; no debe existir variante que modifique la esencia del mismo.

2. Aceptados

Como segunda característica, los objetivos deben aceptarse, en primer lugar por el proveedor seguido por el cliente. La finalidad es que ambos compartan los mismos ideales de lo que se plantea en un futuro.

3. Flexibles

El margen que permite “moverse”, tiene la finalidad de dar un mejor aprovechamiento de lo que se hará, por ende, todo objetivo debe tener adaptabilidad a la situación o situaciones que se presenten.

Por lo anterior, no deben ser tan rígidos que no permita modificaciones ni que sean tan flexibles que puedan cambiarse con facilidad, un objetivo debe estar en un punto medio.

4. Lógicos, Coherentes y factibles

Aunado a los tres puntos anteriores, los objetivos cumplen con una característica más.

11 Administración. Harold Koontz. Pág 129 12 Metodología y Administración . Carrillo Landeros Ramiro. Pág. 219

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Que sean lógicos, coherentes y factibles, significa que no estén basados en irrealidades fuera de contexto, ni que sean ficticios y desde luego que puedan cumplirse en un tiempo limite sin exagerar el plazo.

Para fijar objetivos, G. Terry 13 dice:

1. Los objetivos de una organización deben apoyar las metas parciales o totales de toda la institución. Esto ayuda a lograr la unidad de los esfuerzos y la compatibilidad de los objetivos. La importancia consiste en saber qué es lo que se debe alcanzar.

2. Los objetivos se deben enunciar de forma explícita y clara; se prefieren cifras que se puedan medir de manera objetiva. También deberá llegarse a un acuerdo sobre los factores de medición que incluya qué información se requiere y quién lleva los registros.

3. Deben ser factibles y ser en sí mismos incentivos para su logro.

4. Deben tener en cuenta los factores ajenos al control de la persona responsable de alcanzarlo.

5. Los objetivos establecidos para cada área laboral deben ser en un número limitado. Cuando hay demasiados objetivos disminuye la importancia de los que realmente son importantes y se destacan indebidamente los de menor condición.

6. Los objetivos deben estar sujetos a una revisión periódica; además, se deben mantener válidos y de acuerdo con las condiciones que los rodean.

Como podemos observar, lo que menciona Terry está enfocado a una organización, sin embargo es importante que de estos conceptos se rescate su aplicación hacia la fijación de objetivos del diagnóstico.

Otras funciones de los objetivos son:

Apoyan a la emisión de juicios de valor hacia el diagnóstico que se pretende.

Orientan para la toma de decisiones, ya que serán la línea a seguir y por lo tanto deben estar bien definidos.

Constituyen un elemento de evaluación de resultados, es decir la comparativa entre lo que se planteó y que se logró. Nos dan parámetros tan amplios o tan específicos como lo requiramos, ya que se plantean objetivos generales para todo el diagnostico u objetivos específicos para las partes o algún apartado en particular.

¡¡¡ACUERDATE QUE EL OBJETIVO U OBJETIVOS QUE PLANTEES TIENEN QUE ESTAR DIRIGIDOS A LO QUE SE QUIERE LOGRAR CON EL DAGNÓSTICO!!!

2.1.2 TIEMPOS

Es el factor

fundamental para la toma de decisiones, en gran medida de él dependen que sean acertada y/o que se tomen correctamente.

Se ha considerado como un recurso no renovable, en el cual no existe el “si hubiera

”.

13 Principios de Administración. Terry, George R. CECSA, México 1981

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El tiempo es el vínculo entre la planeación y la aplicación del diagnóstico, aplicado al mismo, tiene la finalidad de determinar el cumplimiento de ciertas actividades en un período establecido.

Existen dos tipos de tiempos, el básico y el suplemental que sumados nos dan el tiempo real que tardará el diagnóstico.

El tiempo básico es el que comprende la aplicación de las técnicas, a este se le incluye el tiempo suplemental, que es el que se determina por las inacciones o contingencias a las que se expone al desarrollar el diagnóstico.

Por lo tanto, se hace necesario definir que:

TIEMPO BÁSICO + TIEMPO SUPLEMENTAL = TIEMPO REAL

El método para determinar el Tiempo Real que tardará la aplicación del diagnóstico se basa en:

EL EXAMEN SISTEMATICO Y PROYECTADO PARA LLEVARLO A CABO.

Para llevar a cabo este examen es necesario:

1. Definir y determinar el problema

2. Definir los instrumentos necesarios de recolección de información.

3. Definir el total de personas y/o la forma como se aplicarán los instrumentos.

Además de los tres puntos, también se deben considerar todos aquellos tiempos adicionales que por una eventualidad o una acción no prevista aumenten el tiempo estimado, además de considerar los tiempos muertos que adicionalmente se incluyan o se prevean.

2.1.3. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Previamente se debe establecer el cómo se recopilará la información que será objeto de análisis. Debe quedar claro que los tres instrumentos siguientes deben aplicarse de ser posible, aunque es recomendable que por lo menos dos sean los que se utilicen.

Los instrumentos utilizados son:

1. La observación

2. El cuestionario

3. La entrevista

La observación es como su nombre lo indica, estar presente en el lugar y momento oportuno. Se le conoce también en la investigación como observación participante.

La observación participante, consiste en la intervención de la persona que hace la investigación en las actividades que se analizan. Permite un contacto directo con la realidad. Además, la percepción que se tenga después de haber llevado a cabo la observación será trascendental para que en conjunto con la información recabada con los otros instrumentos, se forme un criterio más amplio de la situación.

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El cuestionario y la entrevista, son una serie de preguntas abiertas, cerradas o mixtas en donde se recaba la información que se crea conveniente. De acuerdo como estén dirigidas estas preguntas será la dirección que se tome.

Las preguntas van de lo general a lo específico; estas deben ser claras y directas a fin de evitar la “desinformación” o mala información que pueda trasmitirse.

Carrillo Landeros, sobre los cuestionarios dice:

“Se

documento

determinado.” 14

denomina

cuestionario

al

cuyas

respuestas

listado

permiten

de

preguntas

escritas

obtener

información

e

integradas

acerca

de

un

a

un

tema

Sobre las desventajas que presentan los cuestionarios, el mismo autor continúa diciendo:

“ (1) La gente puede objetar demasiadas preguntas, pérdida de tiempo y lo tedioso del cuestionario, no tomándolo seriamente. (2) Es difícil diseñar cuestionarios que aseguren la obtención exacta de la información deseada. (3) El método de cuestionario es relativamente lento porque muchas personas aplazan la resolución del cuestionario por algún tiempo, y cuando lo hacen proporcionan respuestas apresuradas y poco efectivas.” 15

La finalidad del cuestionario es uniformar la cantidad de información recopilada. Estos se dividen es dos: en estructurados y libres; los cuestionarios estructurados tienen como característica fundamental que sus preguntas están predeterminadas y pueden ser abiertas o cerradas, las abiertas como su nombre lo indica tienden a que sean contestadas como mejor convenga al encuestado, las preguntas cerradas sólo tiene una respuesta.

Como instrumento de recolección de datos, se toman en cuenta las siguientes reglas:

“ 1. Debe ante todo explicarse los objetivos que busca la encuesta y garantizar en una u otra forma el sigilo respecto a los datos que en la misma se nos darán. Esto puede variar desde la simple promesa de que los datos se conservarán y usarán sólo para determinados fines, hasta el ofrecimiento de la contestación anónima.

2. Debe ofrecerse algo de interés para quién va a tomar la molestia de contestar. Lo más efectivo

suele ser el anuncio de que los resultados de la encuesta serán comunicados.

3. Debe dirigirse la solicitud de contestación a la persona que tenga autorización suficiente para

poder contestar el cuestionario.

4. Debe facilitarse la devolución, remitiendo el sobre ya rotulado y, de ser posible, timbrado. Puede ofrecerse inclusive el pasar a recogerlo, si no se trata de cuestionarios contestados de forma anónima.

5. Debe reiterarse la súplica de contestación personal, a través del teléfono, ya que la experiencia

muestra que esta reiteración aumenta notablemente el porcentaje de contestaciones.” 16

La entrevista tiene la finalidad de recabar información por medio de testimonios orales.

14 Metodología y Administración. Carrillo Landeros. Pág. 206
15

Op. Cit. Pág. 207 16 Administración Aplicada. Salvador Mercado. Pág 258

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entiende por entrevista el intercambio de información que se realiza entre dos o

más personas con un propósito determinado, por lo general orientado a saber su punto de vista acerca de un tema en especial que se considera de interés. Constituye una forma de comunicación que tiene por objeto recabar datos que en muchas ocasiones sólo se pueden obtener de las personas entrevistadas.” 17

se “

La estructuración o técnica de la entrevista la define como libre o dirigida; la primera es de una forma más espontánea y la segunda está condicionada con un número de preguntas, y una tercera llamada combinada.

En la aplicación de entrevistas para fines del diagnóstico, es conveniente la tercera llamada combinada, esto con el fin de obtener un mejor resultado.

CUESTIONARIO

1. PERMITE UN ALCANCE MAYOR DE PERSONAS EN MENOR TIEMPO.

2. SE CONTESTA EN EL MOMENTO

QUE SE CONSIDERE OPORTUNO (SIN PASAR DE UN TIEMPO LÍMITE).

3. SI SE GUARDA EL ANONIMATO

TIENDE A CONTESTARSE CON MAYOR

HONESTIDAD.

4. PUEDE SER CONTESTADO POR

TODOS LOS ENCUESTADOS AL MISMO TIEMPO.

ENTREVISTA

1.

PERSONAL.

PERMITE

EL

CONTACTO

2. PRECISA Y ACLARA PREGUNTAS EN EL MOMENTO.

3. PERMITE VERIFICAR RESPUESTAS OPORTUNAMENTE.

4. PERMITE APRECIAR ACTITUDES

ENTRE LAS PREGUNTAS QUE SE REALICEN.

Es muy importante que se combinen ambos métodos con la observación, para efectos de verificar los datos recabados.

Existen otros instrumentos para recabar información, a estos se les llama; instrumentos de análisis administrativo.

“Los instrumentos de análisis administrativo constituyen medios parta facilitar el conocimiento de cualquier unidad administrativa; permiten determinar la forma en que se está realizando el trabajo, por qué y por quién; auxilian en la comprensión de las características y propósitos de la unidad en cuestión, sus tendencias y perspectivas, así como los niveles de eficacia y eficiencia; ayudan a precisar las posibilidades de mejoría en determinadas áreas y contribuyen a la revisión y actualización de las operaciones.” 18

Dentro de estos instrumentos de análisis se consideran los cuestionarios, la entrevista y la observación, así mismo, los organigramas u organogramas, diagramas de flujo, gráficas, técnicas de muestreo, análisis de puestos, entre otros.

17 Metodología y Administración. Carrillo Landeros. Pág. 202 18 Metodología y Administración. Carrillo Landeros. Pág. 179

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Estos instrumentos son fundamentales, ya que por ser información documentada permiteN hacer

una comparativa con los datos obtenidos de las personas a quienes se les aplicó el cuestionario y/o

la entrevista o se observaron las actividades que realizaban.

A través de estos instrumentos se puede recabar información de índole administrativo y/o netamente

información técnica; lo favorable es que sea combinada para que nos dé los parámetros suficientes

para establecer comparativas u obtener información adicional que no se había contemplado.

2.2. DESARROLLO

La aplicación de lo planeado, es el elemento más interesante, ya que será “lo práctico”, esta parte es la recabación de la información necesaria para evaluar y poder elaborar una propuesta, ya que estudia la realidad en su contexto natural tal y como sucede, interpretando las actividades y sucesos de acuerdo al significado que representan para la Archivonomía.

2.2.1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Como se ha venido diciendo, el diagnóstico archivístico, en su sentido amplio abarca diversos puntos, uno de ellos es la investigación de la institución, con la que se pretende tener una visión amplia de quién es, cómo se ha desarrollado y cuales son sus actividades.

En la relación cliente externo-proveedor externo, la investigación institucional resulta en ocasiones difícil de conseguir, por tal motivo se debe tener el suficiente “tacto” en la elaboración de los instrumentos de recolección de datos para acercarse lo más próximo a lo deseado.

ANTECEDENTES INSTITUCIONALES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA

El enfoque de los diagnósticos se dirige a todos los tipos de archivo y a cualquier recurso que se desee evaluar.

Con la recopilación de los antecedentes instituciones, se pretende conocer desde el nacimiento hasta la situación actual de la institución -si es posible-, quién es y cómo ha evolucionado.

Las características de los antecedentes institucionales son para:

“1. Identificarlo: si se trata de una administración pública o de una organización privada, y precisar sus límites. 2. Conocer su estructura organizativa: las unidades que los constituyen, las diversas escalas

La naturaleza de las

relaciones internas tanto orgánico-jerárquicas como de gestión. 3. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los cometidos y competencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la integran.

(centrales y descentralizadas), las ramificaciones eventuales, filiales

Las fuentes de información son los documentos fundacionales, los organigramas de estructuración, los estudios de organización y distribución de los recursos humanos, entre otros. En este sentido las instancias responsables deben ser claras y proporcionar las precisiones necesarias para saber cuál es el ámbito sobre el que debemos actuar, cuáles son sus propósitos, cómo está organizado, cuáles son sus recursos humanos, que tareas tiene encomendadas, cómo se relacionan entre sí ”

19

19 Manual de Archivística. Cruz Mundet. Pág. 168

37

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Recabar información institucional es una tarea minuciosa, por ello debemos ser claros y precisos en la forma de cómo obtener solamente la necesaria y no otra que pueda desviar el objetivo del diagnóstico.

Por ende, constituyen el medio para facilitar el conocimiento de la institución, pero principalmente del archivo que se diagnóstica, entre sus ventajas permite:

Conocer quién hace el trabajo

Permite ver la eficacia a través de las áreas que componen la estructura del archivo

Contribuye en un futuro a la revisión y actualización de procedimientos, normas y políticas

Como una finalidad extra, la información institucional, es fundamental para una futura organización de archivos históricos, su desarrollo, crecimiento y/o evolución son fundamentales para reconstruir series, secciones y fondos documentales.

Para la recopilación de este tipo de información, los instrumentos de análisis administrativo juegan un papel fundamental ya que de ellos se puede obtener prácticamente todo lo que se necesita. Lo más interesante y aplicar u obtener los adecuados.

2.2.2. INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS TÉCNICOS DEL ARCHIVO

Actividad

1. Investiga

trámite, uno de concentración y un archivo histórico? y,

2. Elabora un cuadro en donde los describas, destacando aquellos similares en donde señales sus

funciones de acuerdo a su aplicación.

¿cuáles son los procesos técnicos que específicamente se emplean en un archivo de

Envía a tu asesor

La información que se debe recabar como parte del diagnóstico en el área de los procesos técnicos comprende varios puntos, entre los más importantes;

1. Volumen documental

2. Clasificación y Descripción documental

3. Valoración y Depuración

4. Transferencias documentales

La aplicación o desarrollo del diagnóstico en el área técnica, se considera como la parte básica y en la cual en muchos casos se encuentra estancada la problemática.

Los puntos a evaluar que a continuación analizaremos son solamente algunos, quedando en el entendido que varían dependiendo del tipo de archivo que se diagnostique o de la etapa en que se encuentre la documentación (de acuerdo con el ciclo vital del documento).

VOLUMEN

Muchos problemas se derivan del exceso de documentación generada o multiplicada por los medios electrónicos o electromagnéticos, afectando en que el crecimiento documental sea incontrolable por

38

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

falta de una adecuada planeación documental y ocasione lo que conocemos como explosión documental.

¿Cuáles son las consecuencias de un crecimiento desmedido?

La ausencia de políticas o de una planificación adecuada de trabajo, ha tenido como resultados el crecimiento documental, que como primera instancia se justifica para tener un mejor control de las áreas administrativas, pero no así en materia archivística en donde no se realizan las valoraciones correspondientes, y como segundo se ve afectado por el uso indiscriminado de los medios de reproducción masiva como son las fotocopiadoras e impresoras, que en cuestión de minutos reproducen cientos de documentos.

Las consecuencias:

Falta de espacio

Complica el manejo y,

Se requiere de mayores recursos

El volumen documental es la cantidad expresada de documentación en una unidad de archivo.

En la aplicación del diagnóstico, evaluar el volumen es un hecho que por ningún motivo se nos debe olvidar, ya que de este factor dependerá la planeación futura o las recomendaciones que se hagan al respecto. Lo que se debe analizar del volumen documental es:

El total de cajas, carpetas, expedientes, etc. Estos serán en cantidad, en metros lineales o si

se prefiere conocer el volumen, en metros cúbicos o hasta en kilogramos. El crecimiento de los últimos años y,

El crecimiento de los documentos generados actualmente.

La finalidad de determinarlo está basada en el análisis de cual ha sido su aumento y prever los espacios posibles de crecimiento o las medidas convenientes para solucionar el problema que puede ser a través de expurgos y/o depuraciones, políticas y procedimientos adecuados o almacenajes en una zona destinada para concentrar mayor cantidad.

CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Dos procesos básicos e inseparables en cualquier centro de información.

La evaluación de estos métodos, consiste como primera parte, en el análisis de los tipos documentales que se utilizan en la unidad documental diagnosticada; una vez que se determinan los documentos, la clasificación y la descripción deberán adaptarse a ellos.

La evaluación corresponde a los sistemas utilizados, es decir si son los adecuados o pueden mejorarse (lo más probable) y si su aplicación es la óptima.

Al diagnosticar estos puntos, se toman en cuenta:

1. La forma de identificación

2. La forma de descripción

39

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1. Para lograr un diagnóstico efectivo en cuanto a la forma de clasificación o identificación, los sistemas que se utilicen así como los métodos deben ser fáciles de comprender para que se lleven a cabo los procedimientos de manera efectiva. En muchas ocasiones cuando esto no se entiende correctamente, puede representar una amenaza para el personal, es difícil de comprenden y ocasiona errores constantes y “pérdida de documentos”, por la inadecuada interpretación de los métodos y procedimientos.

Sobre la clasificación o forma de identificación, lo sobresaliente es que:

Es indispensable para que cualquier archivo opere de forma eficiente.

Es una manera efectiva de establecer un control preciso.

Es necesaria para el mejor y rápido desempeño de las funciones archivísticas.

Su aplicación beneficia a todas las áreas porque facilita el tiempo de respuesta.

No es posible que un archivo opere sin una clasificación; por lo menos esta debe ser básica.

No garantiza el éxito, pero si es parte fundamental de que el archivo técnicamente funcione.

2. Otro elemento que se debe diagnosticar es la forma de descripción. En ésta se debe poner mucha atención, ya que dependerá del tipo de archivo que se evalúe.

Al igual que la clasificación debe comprenderse, de no ser así la recuperación de la información no será la adecuada.

Para la descripción no existen fórmulas ni recetas, pero si se pueden establecer estándares u homogenizar los elementos a considerar.

La descripción responde a:

Determinar el tipo documental a describir y la forma en cómo se describirá.

La descripción debe ser clara, sencilla y concisa como sea posible.

Todo el personal debe ser involucrado.

Debe ser flexible. Que de la oportunidad a que si un elemento adicional se incluye, sea

manejado fácilmente. Es una área importante, más no quiere decir que sea la más importante.

VALORACIÓN Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Son dos procesos que cumplen una función sustancial y elemental de todo archivo. Estos dos procesos los encontramos entre las fases de la documentación, como se muestra en el esquema:

ARCHIVO

DE TRÁMITE

como se muestra en el esquema: ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO SE VALORAN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

el esquema: ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO SE VALORAN LOS DOCUMENTOS Y SE

ARCHIVO

HISTÓRICO

SE VALORAN LOS DOCUMENTOS Y

SE VALORAN LOS DOCUMENTOS Y

SE

DEPURAN

SE

DEPURAN

LOS

QUE

LOS

QUE

PIERDEN

PIERDEN

VALORES

VALORES

PRIMARIOS

SECUNDARIOS

40

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Mas este valor inicial va

perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de gestión administrativa. Sin embargo comporta un valor paralelo, el valor legal, jurídico o probatorio, cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos años en unos documentos, hasta lo imprescriptible en otros.” 20

“El documento posee un valor primario desde su nacimiento

Para su evaluación requieren lo siguiente:

Que estén establecidas las normas y políticas necesarias para la valoración y depuración documental. Que se cuente con un catálogo del tiempo de guarda o de vigencias documentales, definiendo claramente los documentos susceptibles de ser conservados para su consulta o sean posibles de una revisión por autoridades del orden público.

Que esté establecido un plan o programa de valoración y depuración de forma periódica.

Con los lineamientos básicos anteriores se evalúan estos procesos. De no contarse con los instrumentos como son las normas, catálogos, etc., el profesionista que ejecute el diagnóstico los deberá manejar como un punto elemental para el control de documentos.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Uno de los problemas que se presentan con frecuencia, es que existen documentos que “no hacen falta” y/o que ha terminado su ciclo de vida y aún se conservan o se encuentran en el mismo lugar en donde se originaron.

Las transferencias documentales, se hacen:

ARCHIVO DE TRÁMITE

TRANSFERENCIA

PRIMARIA

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

CONCENTRACIÓN

CONCENTRACIÓN
CONCENTRACIÓN

TRANSFERENCIA

SECUNDARIA

ARCHIVO HISTÓRICO

Sobre las transferencias Cruz Mundet dice:

20 Manual de Archivística. Cruz Mundet. Pág 103

41

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“ consiste en trasvasar los fondos de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, pero no de cualquier manera sino observando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento.” 21 En sí, una transferencia es:

Una serie de procedimientos que consisten en remitir a una unidad de archivo subsiguiente y capaz de administrar al conjunto de documentos o series documentales que por sus características han perdido su permanencia en el archivo en donde se encontraban.

Bajo este concepto, lo que se debe evaluar de las transferencias es:

1. Que existan lineamientos como son procedimientos, normas y políticas para la realización de esta actividad.

2. Que los procedimientos, las normas y políticas, sean sencillos y comprensibles.

3. Que la documentación transferida o que se pretenda transferir conserve su orden original.

4. Que la documentación transferida pueda ser recuperada fácilmente y con los instrumentos necesarios.

5. Que las transferencias sean programadas.

De este punto Mundet nos dice:

“ la planificación de las transferencias a de responder a una pregunta evidente, ¿cuándo se debe

enviar

consideración:

en

la

documentación

al

archivo?

En

este

sentido

son

varios

los

criterios

a

tomar

1. La finalización de la tramitación. Como principio general sólo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tramitación haya finalizado, pues lo contrario supondría dejación de responsabilidad por parte de los gestores y su indebida asunción por el archivo.

2. La frecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus documentos

3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapidez la documentación solicitada, es recomendable adoptar plazos ajustados. Sin embargo cuando se trate de un servicio de

sin posibilidades de ofrecer respuestas rápidas,

grandes dimensiones (estatal, nacional

conviene mantener plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos.” 22

)

El diagnóstico aplicado a los tres procesos últimos incluye:

1. Revisar si se tiene manuales de operación o de procedimientos;

a) Si no se tienen hacer mención y manejarlos como una necesidad de primer orden.

b) Si se tienen se deben revisar los procedimientos y el cumplimiento de los mismos.

21 Op. Cit. Pág 190

22 La Planificación de las infraestructuras nacionales de archivos. Bruno Delmas. Pág 193

42

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2. Si se cuenta con estos manuales, se deben dar a conocer para que se cumplan tal y como se indican todas las operaciones archivísticas.

Es muy importante que también se maneje una periodicidad para la revisión de todos los lineamientos, con la finalidad de tenerlos actualizados.

Lo explícitos que resulten y su secuencia lógica en las actividades son el eje para que opere la unidad documental óptimamente.

2.2.3. INFORMACIÓN DE RECURSOS

LOCAL

La valuación que se haga respecto al local o edificio para archivo depende de:

Si es un espacio propio para archivo o

Si ha sido acondicionado

Si ha sido diseñado y construido para albergar documentos, es indispensable por una parte analizar la distribución de áreas y por otra las medidas de seguridad.

Entre las medidas de seguridad están: que los extintores sean los adecuados, su ubicación y rutas de evacuación.

“La masa de los fondos (dimensiones y peso) y su tipo de crecimiento impone una modalidad determinada de construcción. Las normas para tales edificios son conocidas. Habrá que tener también en cuenta la diversidad morfológica de los documentos, a fin de satisfacer exactamente los imperativos que plantea su adecuada conservación.” 23

Si ha sido acondicionado, lo que valuará será:

Distribución de áreas; que sean las adecuadas para el almacenaje o para el trabajo técnico.

Los muros y techos sin fisuras o que sean susceptibles a filtraciones de agua o humedad.

Pisos firmes, sin fisuras ni humedad y que tengan el soporte necesario para resistir las cargas muertas.

Al igual que el anterior, las medidas de seguridad serán prioritarias.

“Muchas veces, los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter

y habilitarlos para fines culturales, el de

archivo entre ellos. Tampoco es una mala opción si se eligen bien los edificios y se observan las normas necesarias para eliminar toda fuente de peligro y si se puede remodelar el espacio con amplia libertad para que se adapte a las necesidades del servicio y no al revés. Es preferible vaciar por completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remodelar a voluntad, entre los posibles destinos, algunos ofrecen mayores ventajas como: las iglesias, conventos y prisiones, por ejemplo, que ofrecen amplios espacios diáfanos; en cambio no son recomendables aquellos que obliguen a respetar la distribución interior e incluso la decoración: mansiones, castillos

histórico (palacios, iglesias, conventos

)

24

23 Op. Cit. Pág 40 24 Manual de Archivística. Cruz Mundet. PÁG. 339

43

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MOBILIARIO Y EQUIPO

Cada unidad documental, dependiendo de la etapa en la que se encuentre la documentación, es decir el estado que guarde, requerirá de recursos materiales suficientes y propios para su funcionamiento.

Las características del archivo determinan el tipo de mobiliario y en parte del equipo con el que se trabajará.

¿Qué debemos considerar del mobiliario?

“El mobiliario y las instalaciones variarán con sus finalidades específicas: vitrinas,

paneles y videos para la sala de exposiciones; sistema de proyección, pantalla, butacas

y mesa parta la de conferencias-reuniones; mesas, sillas

para el servicio educativo.” 25

Dos características del mobiliario son fundamentales:

Las características ergonómicas y

Las características organolépticas

La primera se refiere a las dimensiones del mobiliario en comparativa con las dimensiones del cuerpo humano.

La segunda son las características físicas del mobiliario, en su acabado.

En cuanto al mobiliario se considera:

1. Para que áreas se utilizará y

2. Si es el apropiado

En cuanto a mobiliario para la documentación se requiere:

De preferencia que sea metálico, resistente, ahorre espacio y que tenga la suficiente capacidad para albergar los documentos existentes y la proyección que se tenga contemplada.

Que sea el apropiado para el tipo de documentos que tendrá que conservar.

“La estanterías deben presentar cierto número de cualidades: incombustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo cómodo.

- Solidez. Los documentos de archivo son pesados, un metro lineal puede alcanzar los 100 Kg, por tanto la estantería tendrá el espesor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse. Será además de superficie lisa, con una pintura y tratamiento antioxidante. - Manejabilidad. Para lo cual deben ser móviles y poder ubicarse en altura cada 25 milímetros. - Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y tuerca, así como las aristas vivas y elementos cortantes que puedan dañar la documentación y a las personas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe circular entre las estanterías, de modo que las divisiones interiores sean abiertas, separadas mediante tiras en <<X>>, y sólo estarán cerrados

25 Op. Cit. Pág 347

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

los laterales para evitar que caigan los documentos. Asimismo estarán a unos centímetros del suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba como protección contra el polvo.” 26

Las recomendaciones o elección del mobiliario dependen del tipo documental que se maneje en el archivo, el soporte que tenga este, es clave para elegir o decidir lo que se necesita.

En cuanto al equipo, la tecnología juega un papel trascendental para cualquier organismo. El diagnóstico en esta área, evaluará: si se cuentan con computadoras actualizadas (software), impresoras, microfilmadoras, scanner´s, o lo que sea necesario, a esto es indispensable evaluar si su utilidad se justifica, de no serlo, no se citará como una prioridad inmediata aunque a un mediano plazo si será conveniente que sea contemplado para optimizar recursos.

PERSONAL

Actividad

Explica:

I. ¿Cuales son las características que debe tener un archivista que da servicio? II. ¿Porqué es importante contar con profesionales y profesionistas en los archivos?

Envía a tu asesor

La evaluación al personal que labora en las unidades documentales es determinante. Es uno de los puntos clave de muchos problemas y el inicio de los buenos resultados.

“El personal constituye el problema clave: si no es competente y suficiente, todos los proyectos, recursos y decisiones serán estériles.” 27

La aplicación del diagnóstico a los recursos humanos, tiende a evaluar el potencial de desempeño y desarrollo. Es por demás mencionar que la gran mayoría de los archivos no cuenta con el personal calificado, sin embargo su evaluación permitirá conocer sus deficiencias. El objetivo es alcanzar un mejor nivel de productividad (servicio y en general la administración de los archivos).

El diagnóstico debe evaluar:

Capacidad intelectual y de desarrollo

Actitudes ante el trabajo y su relación con otras áreas administrativas u operativas.

Relaciones interpersonales

Necesidad de capacitación y desarrollo

Estos puntos comprenden los puntos de lo que se necesita, aunque debe quedar claro que esta parte se refiere a los aspectos relacionados con el área documental, más no quiere decir que no se necesiten otros requerimientos personales que permitan su crecimiento personal y sentirse a gusto con lo que realiza.

Para finalizar esta unidad y cerrar esta parte que es la PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO, es necesario que quede claro que los pasos del diagnóstico archivístico son los mismos para cualquier tipo de archivo, la variable será los recursos a evaluar, aún cuando en esta unidad se han planteado de forma general, las características que los une son las siguientes:

26 Op.cit. pág. 348 27 La Planificación de las infraestructuras nacionales de archivos. Bruno Delmas. Pág. 34

45

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

DEFINIR LOS PROBLEMAS.

 

QUE SEAN ACEPTADOS POR PARTE DEL CLIENTE.

 

IDENTIFICAR A LOS DUEÑOS DE LOS PROBLEMAS; ES DECIR LAS ÁREAS QUE PRESENTAN ALGUNA DEFICIENCIA.

ANALIZAR LAS POSIBLES CAUSAS.

 

IDENTIFICAR

LAS

CAUSAS

MAYORES,

ASÍ

COMO

LAS

PARTES

EN

DONDE

SON

POTENCIALES.

IDENTIFICAR SOLUCIONES QUE SEAN CLARAS, CONCRETAS Y POTENCIALES.

 

SELECCIONAR LAS SOLUCIONES DE ACUERDO A LA PRIORIDAD.

 

ELABORAN UN PLAN DE ACCIÓN; ES DECIR HACER PROPUESTAS.

INSTRUMENTAR O APLICAR EL PLAN DE MEJORA.

 

EVALUAR EL PLAN; CONFIRMANDO LOS RESULTADOS.

El siguiente esquema es un resumen de la unidad

OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS RECURSOS MATERIALES LOCAL, MOBILIARIO, EQUIPO *CARACTERÍSTICAS PROPIAS
OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
RECURSOS
MATERIALES
LOCAL,
MOBILIARIO,
EQUIPO
*CARACTERÍSTICAS
PROPIAS
GENERA NUEVAS ACTITUDES RECURSOS HUMANOS * CAPACITADOS O IDONEOS RECURSOS TÉCNICOS *DEFINIDOS, ESTRUCTURADOS
GENERA NUEVAS ACTITUDES
RECURSOS HUMANOS
*
CAPACITADOS
O
IDONEOS
RECURSOS TÉCNICOS
*DEFINIDOS,
ESTRUCTURADOS

DIAGNÓSTICO

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Actividad I

I. Con los elementos que se plantearon en esta unidad:

a) Elige

complementa:

un archivo (el que tu desees o labores), diseña un diagnóstico, es decir planearlo y

Nombre de la institución ido archivo a diagnosticar

Giro de la institución

Tipo de archivo del que se trate (Ej. Jurídico de trámite, archivo general de

)

Domicilio y teléfonos

Nombre de la o las personas a quienes se les entregara el informe final, así como sus

puestos que desempeñan

b) De acuerdo a lo que planeaste:

Elabora un objetivo general, el cual será la finalidad del diagnóstico, así como todos los

objetivos específicos que consideres necesarios (por cada recurso o área a evaluar). Elabora un cuestionario, con las preguntas que consideras que son aplicables para el archivo que diagnosticarás. Estas preguntas deben enfocarse al personal de archivo. Elabora un cuestionario tipo para los usuarios que utilizan los servicios del archivo.

enfocarse al personal de archivo. Elabora un cuestionario tipo para los usuarios que utilizan los servicios

c) Realiza un estimado de tiempo para el diagnóstico desde su diseño hasta la conclusión de la

aplicación del mismo, contemplando las actividades a realizar y los tiempos suplementales que consideres necesarios (cronograma de actividades) y explica por qué.

Actividad II

I. Una vez que realices la actividad anterior:

Envía a tu asesor

Aplica el diagnóstico y desarrolla las etapas que se mencionaron en la unidad, (si tienes que anexar más elementos, inclúyelos) o los que son los adecuados para el tipo de archivo visitado. Por último, con la información recabada, elabora una tabla en donde vacíes en forma de resumen los datos más relevantes que hayas recopilado y que sean factibles de mejorar.

Si anexas más elementos o eliminas algunos, explica porque.

¡¡¡IMPORTANTE!!!

Estas actividades por ser investigación de campo requieren cierto tiempo, además por lo denso que resultan deberás coordinarte con tu asesor para la entrega de los mismos.

47

Envía a tu asesor

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

EVALUACIÓN DE LA UNIDAD II

LAS SIGUIENTES PREGUNTAS SON PARTE DE ESTA UNIDAD, EN ALGUNAS DE ELLAS TENDRÁS QUE INVESTIGAR PARA PODERLAS RESOLVER.

1. ¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?

2. ¿PARA QUÉ PLANEAMOS?

3. CUÁL ES LA FINALIDAD DE ESTABLECER OBJETIVOS

4. CUÁL ES LA FINALIDAD DE ESTABLECER TIEMPOS PARA LAS ACTIVIDADES

5. MENCIONA DOS PROCESOS TÉCNICOS A EVALUAR EN UN DIAGNÓSTICO Y DESCRIBE

QUE ES LO QUE SE DEBE EVALUAR

6. PORQUÉ ES IMPORTANTE DIAGNOSTICAR EL ESPACIO FÍSICO DE LAS UNIDADES

DOCUMENTALES

7. EXPLICA, QUÉ ES LA ERGONOMETRIA Y CUALES SON SUS CARACTERÍSTICAS

8. EXPLICA, QUE SON LAS CARACTERÍSTICAS ORGANOLÉPTICAS Y EN QUE CONSISTEN

9. EXPLICA PORQUE ES IMPORTANTE CONTAR CON PROFESIONISTAS EN LAS ÁREAS

DOCUMENTALES Y MENCIONA 5 CASOS.

48

Envía a tu asesor

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DE LA UNIDAD III AL TÉRMINO DE LA UNIDAD,
TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DE LA UNIDAD III AL TÉRMINO DE LA UNIDAD,
TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DE LA UNIDAD III AL TÉRMINO DE LA UNIDAD,

OBJETIVO DE LA UNIDAD III

AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:

1. TENDRÁ LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA ANALIZAR LA INFORMACIÓN RECABADA.

2. DISEÑARÁ Y ESTRUCTURARÁ EL INFORME Y LA PROPUESTA EN BASE AL DIAGNÓSTICO REALIZADO.

49

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

3.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Se entiende por análisis de resultados, a la evaluación e interpretación de la información que se recabo previamente con la aplicación de los instrumentos de recolección de datos.

La finalidad es de dar un calificativo o asignarle un valor a la información, este valor se puede dar por sus características, por su funcionalidad o por su eficiencia y operatividad, los dos primeros se aplican a los recursos técnicos y materiales, la eficiencia y operatividad es para el personal.

3.1.1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

“Cuando el analista considera haber reunido suficiente información para empezar a compararla y evaluarla, procede a deducir y reglamenta los hechos al relacionar los datos reunidos de manera consistente y objetiva y al cotejarlos y organizarlos para su interpretación, verifica y completa las discrepancias u omisiones de datos, elimina datos insignificantes o no comparables y toma en cuenta la educación humana cuando evalúa los datos.” 28

Como podemos ver el análisis de la información, es el trabajo intermedio entre el diagnóstico aplicado y la propuesta que se haga

RECOLECCIÓN

DE DATOS

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

se haga RECOLECCIÓN DE DATOS ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN INFORME FINAL Y PROPUESTA La objetividad del

INFORME FINAL Y PROPUESTA

La objetividad del análisis debe ser coherente con lo que se recabo de información, de manera similar el informe final se debe realizar de la misma manera, (que corresponda problema-solución).

La información indica la expansión que se tuvo, por ello al realizar el análisis corresponde valorar:

Que se haya recabado la información suficiente

Que corresponda a lo que se planeó en un principio y de la misma forma la evaluación de los recursos así como sus partes.

Que se haya recabado la información adecuada y eliminar la “basura” que ocasione entorpecimiento. Esta se debe hacer a través de la depuración de la misma. Por último, de preferencia se debe vaciar en formularios destinados para este tipo de actividad.

En la unidad I se mencionaron tres aspectos básicos para hacer el análisis de la información obtenida y son los siguientes:

a) Conocimientos Teóricos en Archivonomía

b) Experiencia en el trabajo archivístico

c) Evitar los supuestos

28 Teoría y Práctica del Diagnóstico Administrativo. Víctor M. Martínez. Pág. 77

50

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Conocimientos Teóricos en Archivonomía El análisis de la información debe sustentarse en teorías y en conocimientos que se han aplicado y que son viables hacía la solución de problemas. La comparativa que exista entre lo teórico-ideal o recomendado contra lo que se diagnosticó, será fundamental en una toma de decisión para las soluciones posibles.

La teoría Archivonómica da las bases para tener un conocimiento amplio de las necesidades, requerimientos y lo óptimo para las unidades documentales.

Experiencia en el trabajo archivístico Lo más importante de este punto, es tener un contacto previo con los archivos y de ser posible si son

similares (jurídicos, contables

es rescatable de cada uno; además, el trabajo práctico nos da una visión mayor y más amplia de las situaciones archivísticas, que aunado a los conocimientos teóricos se complementan.

establecer una comparativa del funcionamiento de cada uno, lo que

)

Evitar los supuestos Por último, que es uno de los que no se deben olvidar al analizar la información después de diagnosticar una unidad documental, es evitar suposiciones vagas y que puedan desinformarnos.

a) La información obtenida se debe seleccionar de acuerdo al uso que se hará de ella. Su

,

objetividad responde a situaciones veraces y no supuestos como: creo que

tengo la idea de que

,

supongo que

, etc.

b) Debe estar completa y seleccionarse de tal forma que refleje lo que se desea conocer, teniendo la certeza de que no carecer de información relevante.

c) Por último, el análisis debe ser confiable, ya que es lo único para la elaboración de propuestas y/o recomendaciones.

La recopilación de la información debe estar lo más completa posible, de acuerdo a lo que se planeo en una instancia. La mala planeación y recopilación de la misma genera la ausencia de aspectos esenciales para la solución de problemas; lo más adecuado es que cuando pase este problema, se replantee la situación y se consiga rápidamente.

3.2. INFORME FINAL Y PROPUESTA DE SOLUCIONES

Una vez aplicado el diagnóstico y analizada la información, es el momento de dar a conocer su situación y de proponer.

El informe y la propuesta, incluyen la situación que se detectó y una serie de recomendaciones y/o soluciones que se pretenden aplicar para la erradicación de lo detectado.

Previamente se elaborará un informe de la situación en que se encuentra la unidad documental:

“ el analista debe ejercitar su imaginación e iniciativa mediante recomendaciones a fin

de indicar los pasos preliminares necesarios para su aplicación; así mismo, debe emitir consejos para indicar formas, instrucciones, manuales de procedimientos, memoranda, reglamentos, procedimientos y cambios de organización necesarios.” 29

Continúa el mismo autor diciendo:

29 Teoría y Practica del Diagnostico Administrativo. Martínez Chávez, Víctor. Pág. 78

51

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TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

prepara “

las recomendaciones que a conseguido con base a su interpretación de los datos; b)

c) indica

establece los resultados de procedimientos defectuosos o impropios

un borrador preliminar de su informe en el cual a) declara las conclusiones y

recomendaciones para revisión o cambio, las cuales deben mostrar beneficios tales

como aclaración de políticas

d) establece el costo estimado de cambiar los arreglos

existentes por los recomendados como resultados de la encuesta ”

30

Los informes que se presenten tienen diversos fines, entre los que destacan:

1. Informar al cliente de la situación que guardan su archivo o archivos

2. Ejercer una propuesta integral de solución a sus problemas.

3. Establecer sugerencias, recomendaciones u observaciones pertinentes hacia los recursos que lo requieren.

Los informes finales varían mucho en tamaño y contenido, pueden encontrarse informes bastante amplios con propuestas muy específicas y otros breves y concisos con instrucciones o propuestas muy generales.

Lo más recomendable es que los informes y la propuesta no sean tan amplios pero si que en su contenido se identifiquen los problemas y las soluciones que para estos se dan.

No se pueden clasificar en buenos o malos sino por su contenido y la forma en que se presentan:

INFORMES ORALES: Estos se pueden hacer cuando se ha diagnosticado un archivo muy pequeño y específico para lo cual no requiere mayor presentación, no se recomienda que se haga de esta forma porque es demasiado informal.

INFORMES ESCRITOS: Objetivos, formales y sobre todo representan la mejor manera de presentar un informe final y las sugerencias necesarias. El tamaño o grueso del informe no quiere decir que se a bueno, el contenido es el que decide cual importantes son las sugerencias. Por lo general las sugerencias y/o recomendaciones que se hacen deben ser muy específicas, breves y con un enfoque lógico y objetivo de tal forma que se pueda garantizar que lo entregado sea leído y analizado.

Es muy importante que si se tiene la oportunidad de combinar ambas formas se realice, ya que el informe final con las propuestas estará sustentado en un soporte escrito que lo hace confiable

Las propuestas al igual que el diagnóstico incluye objetivos, planes, tiempos y costos (Ver Guías de Autoaprendizaje Organización de Archivos I y II).

Por último, sobre la aplicación de las recomendaciones que dice:

haga el personal, Víctor M. Martínez

“ debe tener la suficiente madurez emocional para entender que en la aplicación misma

algunas de sus recomendaciones se adaptarán a las costumbres o necesidades de las áreas sustantivas; por lo tanto aún cuando se le invite a participar en la instrumentación, debe asumir su papel secundario de simple consultor ”

31

Con lo anterior, debe quedar claro que no siempre el que realiza el diagnóstico y proporciona las posibles soluciones, es la persona que ejecutará tales actividades, aunque sí, sería lo ideal para

30 Op. Cit. 31 Teoría y Práctica del Diagnóstico Administrativo. Martínez Chávez V. Pág 81

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tener un seguimiento de lo que se había planeado en un principio y lo que se planeará después para conformar un sistema como tal.

Como un punto más que se debe tratar en las propuestas, están las medidas de seguridad.

Se consideran como medidas de seguridad, no sólo las de higiene y seguridad, sino también todas

, es decir si no se lleva a cabo una acción, la

reacción que tendría o las consecuencias que implicaría no sólo económicas sino el impacto a otras áreas y a la misma institución. Para tal caso, para que no pase, hay que hacer lo que se debe hacer, sin dejar puntas sueltas que ocasionen situaciones difíciles o mismas que se conviertan en situaciones criticas.

aquellas que están basadas en: que podría pasar si

3.2.1 ESTABLECIMIENTO DE METAS

Algunos autores, la meta y el objetivo lo manejan indistintamente, como si fueran sinónimos, sin embargo para efecto de esta materia se entiende por meta:

AL CONJUNTO DE ELEMENTOS, PLANES Y ESTRATEGIAS QUE TIENEN LA FINALIDAD DE LOGRAR UNA PARTE DEL OBJETIVO GENERAL.

Una meta se define como:

“Cuantificación de los objetivos por alcanzar en los ámbitos temporal y especial. Por lo tanto, debe responder a la pregunta de “cuanto” se pretende conseguir. Así mismo para poder registrar las metas y facilitar su seguimiento y evaluación, es necesario que además su cuantificación conlleve su expresión genérica en unidades de medida, con objeto de hacer posible la identificación del término susceptible de medir, ya sea el producto o resultado final. Los componentes de una meta son: la descripción, la unidad de medida y el monto o cantidad.” 32

Para que una propuesta pueda sobrevivir, el cliente y el proveedor deben tener clara la visión hacía donde se encaminan los resultados.

El establecer metas como parte de una propuesta es indispensable, significa la subdivisión de grandes actividades para concretarlas poco a poco, logrando la disminución de errores y sobre todo enfocando las áreas con mayor precisión para actuar con eficacia. Incluye la definición de estrategias a seguir y encierra una serie de prácticas para conseguir lo deseado.

El informe final de la situación archivística y las propuestas de recomendación y/o sugerencias, aunque son independientes ambas dependen una de otra.

Las metas están dentro de la propuesta con ellas se pretende delimitar y proporcionar los alcances posibles de lo recomendado.

Las metas también consideran los tiempos para la aplicación de lo planeado; el tiempo que se llevarán las actividades. Para facilitar esta operación se pueden manejar diagramas de tiempos y movimientos, con la finalidad de que éstos sean explícitos gráficamente.

En sí, las metas responden a la pregunta ¿qué se va hacer? y en su conjunto formarán el objetivo general.

32 Op. Cit. Pág 203

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Como punto adicional a este tema en una propuesta, es indispensable tomar en cuenta los costos que implican poner en marcha el plan o planes, ya que el costo será determinante para el análisis que haga el cliente del costo-beneficio.

El costo será variable cuando se trate de un proveedor interno o un proveedor externo, esto se determinará por los gastos que sean generados por otros conceptos.

Actividad

I. Elabora un informe por escrito en donde describas la situación del archivo diagnosticado. Es muy importante que sea coherente lo evaluado con el informe.

II. Del diagnostico que realizaste en la segunda unidad:

a). Identifica las áreas prioritarias b). Enuméralas y explica por qué las consideraste en ese orden.

III. Elabora cinco propuestas (explicadas) para cada uno de los recursos evaluados (o las áreas evaluadas), fundamentando el porque de cada una.

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3.3. LA PLANEACIÓN DE SISTEMA DOCUMENTAL

¿PARA QUÉ PLANEAMOS UN SISTEMA DOCUMENTAL?

La planeación de un sistema documental tiene diferentes funciones, entre las más importantes, es establecer un control estructurado e integral para la documentación.

En términos generales, un Sistema:

es “

forma coordinada para lograr una meta común.” 33

un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas que trabajan de

El grupo de elementos que menciona la definición la podemos observar en cualquier ente, la interdependencia de sus órganos o subsistemas que los componen es básica.

“Todos los sistemas se caracterizan por cuatro componentes básicos: entrada, proceso, salida y retroalimentación.

En cuanto a los sistemas documentales:

¿Qué implica tener un sistema documental?

El tener un todo bien delimitado y definido tiene óptimos resultados a corto plazo, permite evitar lo que con frecuencia se repite: extravío de documentos, expedientes incompletos, documentación mal ubicada, etc., como conclusión de estos problemas: pérdidas económicas en multas o en gastos no deducibles por no tener comprobantes.

33 Administración de Documentos. Castro De Badillo. Pág. 10

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CON UN SISTEMA INTEGRAL SE BUSCA: TENER LA DOCUMENTACIÓN-INFORMACIÓN ADECUADA EN EL LUGAR ADECUADO.

Cuando se planea la participación de todas las áreas se debe entender que un sistema integral, ya que para que una unidad de archivo opere con funcionalidad y eficiencia, es necesario que todas sus partes se encuentren integradas y dentro de las mismas su funcionamiento sea óptimo.

Al referirnos a un sistema documental no podemos aislar ningún elemento que sea consecuente de la interacción, por ello su interdependencia de unos con otros se vuelve imprescindible para funcionar.

El siguiente ejemplo representa un sistema y cada círculo un subsistema, que a su vez cada uno funciona como un sistema más pequeño:

RECURSOS MATERIALES: * MUEBLES * MÁQUINAS * MOBILIARIO * INMUEBLE
RECURSOS
MATERIALES:
* MUEBLES
* MÁQUINAS
* MOBILIARIO
* INMUEBLE
RECURSOS HUMANOS: * PERSONAL ADMINISTRATIVO * PERSONAL OPERATIVO * PERSONAL DE APOYO, LIMPIEZA
RECURSOS
HUMANOS:
*
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
* PERSONAL
OPERATIVO
* PERSONAL DE
APOYO, LIMPIEZA
* PERSONAL OPERATIVO * PERSONAL DE APOYO, LIMPIEZA ÁREA DOCUMENTAL * EXPEDIENTES, CAJAS, CARPETAS * LIBROS
ÁREA DOCUMENTAL * EXPEDIENTES, CAJAS, CARPETAS * LIBROS * DOCUMENTACIÓN POR INTEGRAR * SERVICIO
ÁREA DOCUMENTAL
* EXPEDIENTES,
CAJAS, CARPETAS
* LIBROS
* DOCUMENTACIÓN
POR INTEGRAR
* SERVICIO

Con este ejemplo, se representa la interacción mutua adentro y afuera de los subsistemas. Entre más grande sea, su complejidad es mayúscula y la interdependencia de los elementos aumenta.

Si vemos el área documental como un sistema, sus componentes son:

Los documentos

El volumen

Los procesos técnicos,

El personal

El servicio y

El mantenimiento y guarda

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Cada uno de estos tiene funciones muy específicas y al igual que cualquier sistema sus elementos se necesitan entre sí, de no estar interrelacionados sus deficiencias crecerían notablemente. El desarrollar un sistema documental requiere análisis y sobre todo experiencia que pueda aplicarse. Planear un sistema es la estructuración ó reestructuración parcial o total del mismo.

Uno de los factores a considerar en la planeación de un sistema documental es el tamaño de la empresa o de las áreas que concentran sus documentos, para así determinar qué es lo que se necesita, el qué se adoptara y por qué. En instituciones de menor tamaño diseñar un sistema es más sencillo ya que las partes involucradas son pocas y su complejidad es menor.

Los sistemas documentales generalmente se planean a futuro a mediano o largo plazo, aunque no se descarta que con la aplicación de sugerencias generadas por el diagnóstico se construya o comience a formar o reestructurar el sistema.

La esencia de la planeación de un sistema documental varía: depende de “para qué se planea “, si lo que se pretende reconstruir es el sistema (lo que ya existe) que incluye todos los recursos y las áreas que lo componen o construir un sistema integral que de igual forma incluye a recursos y áreas o una tercera, un subsistema específico para un área determinada.

Una de las ventajas de tener un sistema integral bien planeado consiste en que se puede lograr una mejor coordinación en un futuro y por lo tanto preparar planes más pequeños y creativos para los subsistemas que requieren menos tiempo, esfuerzo y costos.

Implantar métodos y procedimientos en el sistema requiere un estudio amplio en costos, beneficios y tiempos, el diagnóstico nuevamente contribuye a las decisiones para lograrlo.

Un asunto importante es la posición del archivónomo en relación con las otras personas que participan en el diseño de la planeación, ya que él será el coordinador, el supervisor y el evaluador del plan, además de ser en vínculo entre lo planeado y lo que se realiza. Bajo estos conceptos la capacidad intelectual y la personalidad del mismo son factores determinantes para cumplir con este trabajo.

Poner en marcha la planeación no necesariamente es partir de cero, ya que con lo que se cuenta funciona una unidad documental en menor o mayor precisión, sin embargo, se tienen parámetros suficientes para proponer mejoras.

Veamos el siguiente esquema: SISTEMA DOCUMENTAL QUE SE DESEA SISTEMA ACTUAL PLANES
Veamos el siguiente esquema:
SISTEMA
DOCUMENTAL
QUE SE DESEA
SISTEMA
ACTUAL
PLANES

LA FUNCIONALIDAD DE

SISTEMAS ES MAYOR

CUANDO SE ENCUENTRAN COHESIONADOS, INTEGRADOS OPTIMAMENTE.

O MENOR

LOS

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La participación del personal para el desarrollo de un sistema documental, es una de las características más sobresaliente, por lo tanto es indispensable decidir quien participará y en que, con estas decisiones serán con las que se formen los grupos de trabajo.

En general, entre mayor es el grado de participación del personal involucrado más fácil será desarrollarlo con menor tiempo y reducción de errores.

Las responsabilidades que comparta el personal se deben ajustar a la situación de cada persona, algunas responsabilidades suelen ser delicadas y no deben estar sujetas a la amplia participación.

Entre las desventajas que presenta la planeación de sistema documental es que frecuentemente se enfrenta a prejuicios en su contra a razón de que se piensa que los planes no son rentables y que además el llevarlos a cabo representa un costo significativo en términos económicos y de actitudes o en muchas ocasiones se puede tener preferencia a un plan que no implique riesgos.

Ante tal situación es importante proceder con cautela para asegurar que el plan se llevará con éxito.

Por último y a manera de resumen la planeación de un sistema documental tiene los siguientes puntos:

1. No existe una planeación ideal para los sistemas documentales, cada unidad documental es diferente en sus necesidades.

2. Los estilos para planear son diferentes aunque en el fondo tienen la misma esencia y se concluye con un mismo resultado.

3. La planeación de un sistema documental debe ser comprendida por todos los participantes.

4. La planeación en un sistema documental solo se logra si se le dedica tiempo, compromiso, los recursos necesarios y desde luego la aplicación de la misma. No quiere decir que todo el tiempo se utilice en trazar el plan para planear y la planeación real se haga a un lado.

5. Se deben reducir los prejuicios en contra del sistema, tomar medidas o campañas ad hoc para reducirlos o eliminarlos.

6. Al igual que el diagnóstico no es fácil diseñarlo e implantarlo, para obtener buenos resultados es un hecho que debemos regresar a las experiencias obtenidas en otros archivos y nuevamente actuar con prudencia lógica y objetiva.

7. Se debe vigilar el costo beneficio por ambas partes (cliente-proveedor) para asegurar que los resultados sean benéficos para los dos.

8. La planeación de un sistema documental nos da la pauta a la implantación de planes, la revisión de su aplicación y la evaluación del resultado o resultados que se tengan.

Peter Drucker dice:

LA PLANEACION Y LA REALIZACIÓN SON PARTES INDEPENDIENTES DENTRO DE LA MISMA ACTIVIDAD, PERO NO SON ACTIVIDADES SEPARADAS.

La Planeación de un Sistema Documental, se relaciona con los resultados del diagnóstico y las propuestas de integrarlo. Este tipo de planeación va más allá de una planeación a corto plazo, la integración como tal puede ser a mediano o largo plazo, estimando entre los inter, resultados claros y con notorio avance.

Los sistemas por sí solos funcionarían sin mayor problema o simplemente no funcionarían. Un sistema como tal se ve afectado por diversas fuentes, a estas se les conoce como ambiente.

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FACTORES QUE INFLUYEN EN UN SISTEMA DOCUMENTAL

EL MEDIO AMBIENTE

Cuando hablamos de medio ambiente o ambiente como también se le conoce, nos referimos a todas aquellas fuerzas y/o factores que intervienen en un sistema y que afectan en mayor o menor grado su desempeño y funcionamiento.

Estos factores pueden ser:

Económicos

Tecnológicos

Sociales

De acuerdo al ambiente, el ente en donde influye se ve afectado positiva o negativamente. Los factores del ambiente no permiten que el sistema funcione correctamente, por tal motivo es importante que se identifiquen y si son controlables o modificables, se trabaje en ellos para que sean corregidos o de ser posible sean eliminados en su totalidad.

El medio ambiente en parte, resulta ser muy específico para cada unidad documental, por ejemplo:

grupos que creen que invertir en un archivo es un gasto y por lo tanto no lo permiten, o que ha funcionado “bien” y se resisten al cambio o el mismo crecimiento de la institución que reclama mayor espacio para sus documentos y su control, etc.

Por otra parte también, el impacto económico tiende a modificar muchos proyectos, principalmente cuando hay devaluaciones, reducciones de presupuesto o caídas económicas de la institución.

También así, el mercado global con su apremiante crecimiento en la introducción de nuevas máquinas desplaza y ofrece más y mejores alternativas, lo que significa que estos avances rebasen rápidamente a lo que se tiene o lo que se pensó en un momento fue lo óptimo.

Otros factores que se consideran en el ambiente son: disposiciones jurídicas, nuevas políticas para la institución, procedimientos de operación, etc.

Para no tener contratiempos cuando el ambiente se torna amenazante, es indispensable contemplar todos los factores dentro de la planeación del sistema, con ello garantizamos que ante cualquier momento inesperado se tenga la flexibilidad suficiente para evitar un impacto mayúsculo.

Actividad

Investiga:

1. ¿Qué es el ambiente externo y qué es el ambiente interno?

2. ¿A qué se le llama incertidumbre ambiental y cuáles son sus características?

ANOTA LAS REFERENCIAS CONSULTADAS

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3.4. EL ESTUDIO DE VIABILIDAD

En la primera unidad, se manejó el término cliente-proveedor, con esa visión se desarrolla el siguiente tema.

¿Qué es un estudio de viabilidad?

“ es un examen para determinar si es práctico implantar procedimientos, métodos o

tecnologías nuevas o modificarlas para hacer las cosas. Los estudios de viabilidad varían desde observaciones simples e informales hasta análisis complejos y formales.” 34

Bajo dos concepciones se observa el estudio de viabilidad:

1. Qué tan viable resulta proponer mejoras y cambios y

2. Qué tan viable resulta aceptar la aplicación de los cambios en razón del costo-beneficio para la institución.

La primera se refiere a lo que se propondrá por parte del proveedor, si es factible o no, de acuerdo a las condiciones socio-económicas de la institución o las condiciones ambientales que le afectan.

La segunda, la que trataremos en este tema, se refiere al análisis de las propuestas y/o recomendaciones proporcionadas por el proveedor al cliente, el cual revisa, analiza, discute y concluye si es no factible la aplicación de la propuesta de acuerdo con los costos y beneficios que le ocasione.

La viabilidad pretende ver los beneficios expresados en términos monetarios. Por lo tanto las propuestas y/o recomendaciones deben contemplar no solo la propuesta técnico-administrativa sino también el desglose de los beneficios que conlleva y desde luego el costo que implicaría aplicarlas.

En la relación cliente interno-proveedor interno, el costo-beneficio se reflejaría en una mejora continua y en los insumos que sean adquiridos al poner en marcha el plan.

En la relación cliente externo-proveedor externo, los costos aplican a los servicios proporcionados por las “empresas virtuales” y disminuyen en su mantenimiento o gastos laborales.

3.4.1. COSTO-BENEFICIO

Son los elementos que más se cuidan por que representan una decisión importante para la institución.

El costo beneficio:

una comparación de los beneficios de un nuevo procedimiento, sistema o

tecnología con los costos del sistema en uso. El análisis es una comparación de los costos del sistema en vigor con los costos de los cambios propuestos. Deben considerarse los costos de personal, equipo, espacio y sistema de conversión. Se debe prestar atención a los costos operacionales continuos a largo alcance así como también a los gastos inmediatos.

es “

34 Administración de Documentos. Castro de Badillo. Pág. 34

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hacerse comparaciones de los costos a largo plazo no solo de costos iniciales

del nuevo sistema sino también comparándolos con los costos de mantenimiento del sistema en uso.

Deben

deben evaluarse los beneficios acumulados con el nuevo sistema. Una forma

de evaluar es hacer una lista de beneficios que se logran con los cambios y compararlos

con cualquier problema potencial que pueda resultar de éstos.” 35

también

Las preguntas básicas para tomar una decisión en cuanto a la viabilidad de las propuestas son:

1. ¿Cuáles son los costos al aplicarlas?

2. ¿Cuáles son los beneficios?

3. ¿Cuál es el impacto en otras áreas?

4. ¿Cuáles son los beneficios en comparación de lo que se tiene con lo que se pretende implantar?

5. ¿Es rentable? ¿Se justifica el cambio?

En la actualidad la competitividad es un factor importante que impera en las decisiones de lo que se adquiere y con quien se adquiere ya sea un bien o servicio.

El costo es una propuesta que significa “hacer las cosas más baratas” (más baratas que los competidores) con el sentido de “no sacrificar la calidad” que represente.

Desde luego que un costo más bajo y rentable, hace para el cliente una propuesta deseable y por lo tanto es de esperarse que las instituciones busquen lo mejor al costo mas bajo posible.

Los costos son uno de los objetivos de las instituciones ya que este impacta directamente en los totales. Aunque por otra parte el abatir costos pueda provocar momentos de crisis irreversibles que por no adquirir otra propuesta con mayor costo, el precio que se paga es muy alto.

el “

los objetivos son menos específicos que ventas, costos o utilidades.” 36

análisis de costo-beneficio es una técnica para la elección del mejor plan cuando

El mismo autor continúa diciendo:

“Aunque una decisión con base en el análisis del costo beneficio implica los mismos pasos

de toda decisión de planeación, son propias:

conviene distinguir las principales características que les

1. Los objetivos se orientan normalmente a la producción o resultado final y habitualmente son imprecisos.

2. Las alternativas suelen representar sistemas, programas y/o estrategias generales para el cumplimiento de objetivos.

3. Las medidas de eficacia deben ser adecuadas para los objetivos y fijarse en los términos más precisos posibles, aunque es probable que algunas no se presten a la cuantificación.

4. En los estimados de costos pueden incluirse como costos monetarios como no monetarios.

35 Op. Cit. Pag. 42 36 Administración. Kootz Harol. Pag. 197

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5. Entre las normas de decisión claramente definidas aunque usualmente no tan específicas como los costos o las utilidades, pueden mencionarse, por ejemplo, el cumplimiento de cierto objetivo al menor costo, su cumplimiento con los recursos disponibles o el logro de una disyuntiva costo-beneficio favorable para este ultimo particularmente en relación con las demandas de otros programas.” 37

Por último, el beneficio a futuro que arroja un diagnóstico bien estructurado a razón de los costos que se deriven es múltiple, su aplicación tendrá como resultado para la institución:

Reducción de tiempos muertos

Reestructuración de áreas

Actividades y procedimientos definidos

Políticas y normas de aplicación

Optimización de recursos

Aprovechamiento de áreas físicas

Manejo adecuado de la documentación

Personal idóneo o capacitado

Una mejora continua

Por último, un área tan competitiva como cualquier otra.

Actividad

I. Si fueras el cliente y tuvieras que decidir a través de un diagnóstico, ¿Qué evaluarías de este? Menciona por lo menos 10 puntos que tomarías en cuenta y explica por qué.

37 Op. Cit. pag. 198

61

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EVALUACIÓN DE LA UNIDAD III

COMPLETA EL SIGUIENTE TEXTO, SI TIENES DUDAS COMUNICATE CON TU ASESOR.

EL

ANÁLISIS

DE

LA

INFORMACIÓN

ES

UNA

PARTE

FUNDAMENTAL

DEL

 

,

DE

ESTE

ANÁLISIS

DEPENDE

PARA

QUE

SE

CONOZCAN

LAS

DOCUMENTAL.

Y/O

,

QUE

TIENE

COMO PARTE SUBSECUENTE DE ESTE ANÁLISIS, EL

UNA

UNIDAD

FINAL DA A

CONOCER A MANERA DE RESUMEN O ESQUEMÁTICAMENTE LOS PROBLEMAS Y LO QUE

SE

PUEDE

MEJORAR

SE

HACE

A

TRAVÉS

DE

UNA

, EN DONDE AL IGUAL QUE EL DIAGNÓSTICO SE ESTABLECEN

 

PARA

SU

ACOMPAÑADAS

POR

LOS

,

SIN OLVIDAR QUE TAMBIÉN SE INCLUYEN LOS

QUE

IMPLICA LLEVARLA A CABO.

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ANEXO I

FACTORES BÁSICOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

ESTOS SON LINEAMIENTOS GENERALES COMO PARTE DE UN DIAGNÓSTICO. ES IMPORTANTE QUE SE DESGLOSEN AÚN MÁS PARA TENER UNA VISIÓN AMPLIA Y CLARA DE LA SITUACIÓN REAL DEL ARCHIVO

GENERALES

1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

2. DOMICILIO Y TELÉFONOS EN DONDE SE ENCUENTRAN LAS ÁREAS DOCUMENTALES

3. NOMBRE DE LOS EJECUTIVOS O FUNCIONARIOS Y CARGOS DE LOS QUE DEPENDEN LA

UNIDAD DOCUMENTAL O UNIDADES DOCUMENTALES, NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y NOMBRE Y CARGO A QUIÉN SE LE DIRIGE LA PROPUESTA.

4. OBJETO DE LA COMPAÑÍA

5. ÁREA DOCUMENTAL A DIAGNOSTICAR

TÉCNICAS

6. RELACIÓN QUE HA TENIDO LA INSTITUCIÓN CON OTROS ARCHIVÓNOMOS (INDIQUE EL

TIPO DE SERVICIO QUE RECIBIÓ Y CON QUÉ PERSONA O EMPRESA).

7. COMENTAR LOS PROBLEMAS QUE SE HAYAN SUSCITADO TALES COMO: PÉRDIDA O

EXTRAVÍO DE DOCUMENTOS, DUPLICIDAD DE EXPEDIENTES, ETC.

8. SE CUENTA CON MÉTODOS DE CONTROL PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES

ARCHIVÍSTICAS (CONTROL DE DOCUMENTACIÓN, PROCEDIMIENTOS, NORMAS, ETC.).

9. ¿CÓMO CONSIDERA AL PERSONAL DEL ARCHIVO? DESCRIBIR SU NIVEL ACADÉMICO

10. SEÑALE LOS DÍAS Y HORARIOS DE TRABAJO DE LA INSTITUCIÓN, ASÍ COMO LOS DEL

ARCHIVO.

11. INDIQUE LA POLÍTICA ESTABLECIDA POR LA INSTITUCIÓN PARA LA GUARDA DOCUMENTAL Y EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA REALIZAR ESTA ACTIVIDAD.