ACUERDOS 004 Y 005 DE 2013

LUIS MARIO YANTN HOYOS

SENA CENTRO AGROPECUARIO DE BUGA COMERCIO Y SERVICIOS TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL GUADALAJARA DE BUGA 2013

ACUERDOS 004 Y 005 DE 2013

LUIS MARIO YANTN HOYOS

TRABAJO ESCRITO

ORIANA BUITRAGO NEZ TUTORA

SENA CENTRO AGROPECUARIO DE BUGA COMERCIO Y SERVICIOS TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL GUADALAJARA DE BUGA 2013

ACUERDO 004 DE 2013 El Acuerdo 004 expedido por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado el 15 de marzo de 2013 (Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental), en su Ttulo I: Disposiciones generales, indica que todas las entidades de orden nacional, pblicas y privadas con funciones pblicas deben elaborar, y realizar el respectivo mantenimiento de sus TRD y sus TVD tanto para archivos fsicos como para los electrnicos. Un equipo es el encargado de elaborar las TRD y TVD, que deben estar basadas en los cuadros de clasificacin de cada entidad. Dicho equipo debe estar conformado por personal idneo de distintas disciplinas (ingeniera, contadura, archivstica, historia, derecho, bibliotecologa, etc.). El Ttulo II: Elaboracin y aprobacin de las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental, establece que mediante un instructivo emitido por el AGN, se deben elaborar las TRD y TVD. Tambin se tendrn en cuenta algunos criterios a la hora de elaborar dichas tablas, como la idoneidad (que el personal sea calificado e idneo en sus conocimientos), el anlisis contextual (que los documentos a evaluar se evalen valga la redundancia- teniendo en cuenta el marco legal vigente) y la trazabilidad y control, que consiste en conservar todos aquellos elementos con informacin que hicieron parte y sirvieron para la elaboracin de las TVD y TRD. Los encargados de las firmas responsables, sern el Secretario General y el encargado del rea de archivo de la entidad, y pasarn a ser aprobadas mediante un acto administrativo por el Representante Legal y el Comit de Archivo. El Ttulo III: Publicacin y presentacin; y el IV: Evaluacin y convalidacin, dicen que las TRD y TVD debern ser publicadas en la pgina web de cada entidad. En cuanto a la presentacin, revisin y ajustes, cada entidad debe presentar sus tablas al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, al Consejo Departamental o Distrital de Archivos; quienes las convalidarn. En caso de no convalidarse, por contener errores, se devolvern, debern ser modificadas y ser enviadas nuevamente. Si esto no se hace, se sancionar la entidad. En cuanto a la Implementacin y actualizacin (Ttulo V), una vez aprobadas las TRD y TVD, se deben implementar y actualizarse nicamente bajo ciertos criterios (como cambios en la estructura de la entidad, fusiones con otras entidades, liquidacin). En cuanto a la eliminacin de los documentos, se debern hacer teniendo en cuenta las TRD o TVD (como se vena haciendo anteriormente), con la diferencia que los documentos a ser eliminados, deben ser publicados en la pgina web de la entidad en un inventario de documentos a eliminar. En el Ttulo VI Disposiciones finales, indica que el Archivo General de la Nacin, podr revisar las TRD y TVD de cualquier entidad en cualquier momento, que las entidades privadas a cargo de las Superintendencias y los Ministerios, debern

tener obligatoriamente las TRD y TVD; y que el incumplimiento de dichas normas que se encuentran en el acuerdo, dar lugar a sanciones de hasta 20 SMMLV y/o prisin, dependiendo la gravedad del delito (segn lo estipulado en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000).

ACUERDO 005 DE 2013 El Acuerdo 005 expedido por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado el 15 de marzo de 2013 (Por el cual se establecen los criterios bsico para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se discan otras disposiciones), acuerda que en su Captulo I: Generalidades que el presente acuerdo va dirigido a todas las entidades de orden territorial, pblicas y privadas con funciones pblicas, que estn obligadas a crear, conservar y organizar sus archivos teniendo en cuenta los principios archivsticos, integridad, ciclo vital y normatividad vigente. En sus Captulos II, III y IV, hacen referencia a las tres fases del proceso de organizacin (clasificacin, ordenacin y descripcin respectivamente), donde obligan a las entidades a crear sus cuadros de clasificacin documental, para tener un mejor acceso a los documentos en cualquiera de sus fases de archivo. Al momento de ordenar los documentos, se deben tener en cuenta los principios archivsticos, la integridad de los fondos y la normatividad vigente en cuanto a ordenacin documental. La ordenacin debe aplicarse de acuerdo a los cuadros de clasificacin (Fondo -> Seccin/subseccin -> Serie/subserie/asunto -> Unidad documental -> Tipo documental). En cuanto a la descripcin documental, cada entidad deber desarrollar un programa de descripcin documental que consiste en la identificacin de la unidad de descripcin, la verificacin del estado de organizacin y conservacin y la definicin del plan de trabajo, para as facilitar la bsqueda de los documentos. Dicho programa de descripcin documental, debe estar adoptado por el ICA (siglas en ingls para Consejo Internacional de Archivos) como por ejemplo las Reglas de Catalogacin Angloamericanas (AACR2), la ISAD(G) y la ISAAR(CPF). Las entidades pblicas debern describir en sus pginas web todos los documentos que tengan a cargo (archivos histricos, actos administrativos, expedientes compuestos siempre y cuando sean de carcter pblico) para as facilitar la consulta en lnea por parte de la ciudadana. Las entidades privadas podrn hacer lo mismo nicamente para los archivos histricos que presenten valor para la ciencia, cultura o ciudadana en general, pero para eso debe existir un convenio con el Archivo General de la Nacin y la entidad. Dentro del Captulo IV, se incluye un nuevo instrumento de descripcin, el Censo Gua de Archivos Pblicos del orden Nacional o Territorial, que el acuerdo lo define como el instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los
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archivos pertenecientes a un mbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos bsicos, como la titularidad, direccin, fondos documentales, servicios, entre otros. Dentro de las reas de descripcin deben contener como mnimo las reas de identificacin, contexto, contenido y estructura, condiciones de acceso y utilizacin, documentacin asociada, notas, descriptores con funciones y relaciones y control de la descripcin. Para la descripcin de los documentos electrnicos, se deben tener en cuenta los metadatos compatibles establecidos por el Consejo Internacional de Archivos, que deben contener como mnimo los metadatos de contenido, estructura y contexto. El Captulo V: Sistemas automatizados de descripcin documental dice que todas las entidades deben desarrollar la descripcin documental mediante medios tecnolgicos que permitan localizar la documentacin fsica fcilmente y que se puedan ver a travs de la Red Nacional de Archivos. De igual manera, las tecnologas que se utilicen para la produccin y administracin documental en general, debe ser compatible con otras entidades, teniendo en cuenta la normatividad vigente. Finalmente, cuando una entidad contrate con una entidad privada servicios de que tengan que ver con administracin de documentos, se debe exigir que a la hora de realizar la descripcin, adopten las normas recomendadas por el Consejo Internacional de Archivos, y como en el acuerdo 004, el presente acuerdo va tambin dirigido a las entidades privadas, bajo la supervisin de las Superintendencias y los Ministerios.

CONCLUSIN Cada da se le est dando ms importancia al manejo de la documentacin en Colombia. Tambin se le est dando la libertad que por derecho nos compete a todos los ciudadanos a consultar la informacin y tener un libre acceso a ella. Los Acuerdos 004 y 005 de 2013 es la clara muestra que la informacin debe ser para todos. Publicar las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental en las pginas web de cada entidad, ver qu documentos sern eliminados, conocer la estructura de las entidades y describir los documentos en un lenguaje universal son pasos que ayudan a que los flujos de informacin sean ms claros, a que la informacin se conserve por ms tiempo y a que todo sea ms ordenado y uniforme. La entrada de las entidades privadas a la normatividad del Archivo General de la Nacin es otro gran paso que marcaron estos dos acuerdos, ya que aplicando las normas para todo el pas, se empiezan a dar las bases para articular, cerciorar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los documentos pblicos e histricos del pas, mejorando las relaciones entre la ciudadana y el control social.