FUNCIONARIOS Y RGANOS ENCARGADOS DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO A efectos de la aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N 1017

(en adelante, la Ley), y su Reglamento, el Decreto Supremo N 184-2009-EF (en adelante, el Reglamento), cada entidad establecer en su Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) u otros instrumentos de organizacin, l rgano u rganos responsables de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos de contratacin hasta su culminacin, debiendo sealarse las actividades que competen a cada funcionario, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes. En materia de contrataciones, el artculo 5 del Reglamento, en concordancia con el artculo 6 de la Ley, ha establecido que se encuentran a cargo de dicha funcin los siguientes funcionarios y dependencias de la entidad: (i) El titular de la entidad, que es la ms alta autoridad ejecutiva, que para el caso de las empresas del Estado vendra a ser el gerente general o el que haga a sus veces. (ii) El rea usuaria, que es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin. (iii) El rgano encargado de las contrataciones que es aquel rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin de abastecimiento o logstica al interior de la entidad. (iv) Y por ltimo, el comit especial, que es el rgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindar los bienes, servicios u obras objetos de proceso de contratacin, entre otras funciones. Dicho ello, buscaremos en el presente artculo modelar en forma sucinta, el rol que desempean cada uno de estos funcionarios o dependencias al interior de las contrataciones que realiza el Estado. EL TITULAR DE LA ENTIDAD El titular de la entidad es la ms alta autoridad ejecutiva, de conformidad con sus normas de organizacin, que ejerce las funciones previstas en la Ley y en el () Reglamento para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los procesos de contrataciones del Estado. [Haciendo la salvedad que para el] caso de las empresas del Estado, el Titular de la Entidad ser el Gerente General o el que haga sus veces. Asimismo, el numeral 4) del artculo 5 del Reglamento establece que el titular de la entidad es la ms alta autoridad ejecutiva, de conformidad con sus normas de organizacin, que ejerce las funciones previstas en la Ley y en el Reglamento para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los procesos de contrataciones del Estado. Salvo lo establecido en el artculo 5 de la Ley que establece que el Titular de la Entidad podr delegar mediante resolucin, la autoridad que la Ley le otorga, excepto en la aprobacin de exoneraciones, la declaracin de nulidad de oficio, las autorizaciones de prestaciones adicionales de obra y otros supuestos que se establecen en el Reglamento. Como se aprecia, el artculo citado define al titular de la entidad como la mxima autoridad ejecutiva, de conformidad con las normas de organizacin interna. Al respecto, cabe precisar, que el artculo 3 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, referido a las normas generales de organizacin que toda entidad pblica del Poder Ejecutivo debe observar en su organizacin interna, establece que las normas de organizacin y

funciones distinguen aquellas que son sustantivas de cada entidad, de aquellas que son de administracin interna; y establecen la relacin jerrquica de autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre las unidades u rganos de trabajo. En tal sentido, el titular de la entidad ser el funcionario al que las normas de organizacin interna de una Entidad sealen como la ms alta autoridad ejecutiva de dicha entidad, esto es, que no solo constituya la mxima autoridad respecto de un proyecto o encargo especial, sino de la entidad en s, salvo que el Proyecto se encuentre comprendido bajo el trmino genrico de entidad, de acuerdo con lo indicado en el literal j) del numeral 3.1 del artculo 3 de la Ley . EL REA USUARIA Es el nombre genrico bajo el cual se designa a la dependencia de la entidad que ante la necesidad de un determinado bien, servicio u obra para el desarrollo de sus funciones formula el requerimiento. Es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas. El artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias. En otras palabras, cada dependencia de una entidad pblica se convertir en rea usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin de lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejercicio presupuestal. Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante, pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano encargado de las contrataciones de la entidad de manera oportuna, involucrndose as con el tiempo que toman los procesos de seleccin. Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fi n de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades (). De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artculo 13 de la Ley. El definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el rea usuaria debe realizarse respetando el principio de razonabilidad, contemplado en el literal e) del artculo 4 de la Ley. Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la

calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo adems un precio menor. Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que estas se efecten en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad (). Del mismo modo, el artculo 13 de la Ley de Contrataciones indica que la formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento (), de esta forma siendo consecuente con la finalidad legal referida a maximizar el valor del dinero de los contribuyentes. Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participacin de una pluralidad de postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la Ley. Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Aquellas que podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. EL RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES (OEC) Es aquel rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin de abastecimiento al interior de una Entidad. El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal, puesto que junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marco normativo aplicable. La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una entidad. En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Pudiendo tener la categora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo, dependiendo de las normas de organizacin interna de cada entidad. Capacitacin del rgano encargado de las contrataciones Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas, de acuerdo a los requisitos que sean establecidos en el Reglamento (). Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que () los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados, debiendo

reunir como mnimo los siguientes requisitos: 1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas; 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos; 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, no menor de un (1) ao. Para ello el OSCE inicialmente ha establecido en la Directiva N 001-2011-OSCE/CD, Procedimiento para la certificacin de los funcionarios y servidores que laboren en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que fuera aprobada por el OSCE mediante la Resolucin N 159-2011-OSCE-PRE, que el 28 de diciembre del 2012 fue dejado sin efecto con la entrada en vigencia de la Directiva N 021-2012-OSCE/CD. Implicancias del rgano encargado de las contrataciones en el proceso de contratacin Los requerimientos elaborados por las respectivas reas usuarias sern incluidos en el cuadro de necesidades y remitidos por estas, al OEC para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el presupuesto institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos en el citado presupuesto institucional. En este punto resaltan las acciones del OEC de la entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones. Asimismo, la normativa exige que los Contrataciones se sujeten a los montos institucional. De encontrarse algn tipo necesarias a fi n de que el Plan Anual de el presupuesto institucional. montos considerados en el Plan Anual de considerados para el caso en el presupuesto de diferencia, debe adoptarse las acciones Contrataciones no supere el monto previsto en

Otra obligacin que conforme a ley debe cumplir el OEC la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en el Reglamento. De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el periodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo que permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayor a diez (10) aos. Asimismo, el Reglamento dispone que el OEC de la entidad () es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna, debiendo previamente verificar que efectivamente el expediente contiene los siguientes documentos:

1. El requerimiento. 2. El estudio de posibilidades que ofrece el mercado. 3. La documentacin que acredite la disponibilidad presupuestal. Es sumamente importante que el OEC de la entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la aprobacin del expediente de contratacin. Si la entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmente imposible aprobar el expediente de contratacin. Por otro lado, en el caso de que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del expediente de contratacin solo en caso de que haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior. El fraccionamiento desde el punto de vista del OEC de la entidad El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones en cada entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin (de fraccionamiento) a que se refiere dicho artculo. La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento, el cual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin que corresponda segn la necesidad anual, o de evadir la aplicacin de la normativa de contrataciones del Estado para dar lugar a contrataciones menores a tres (3) UIT, y/o de acuerdos comerciales suscritos por el Estado peruano en materia de contratacin pblica. Esta responsabilidad legal obliga al OEC de la entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento o cualquiera de los otros supuestos reseados en el artculo 20 modificado del Reglamento de la Ley de Contrataciones. EL COMIT ESPECIAL El comit especial por definicin es el rgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindar los bienes, servicios u obras requeridos por el rea usuaria a travs de una determinada contratacin. Del mismo modo, el artculo 24 de la Ley de Contrataciones estipula que el comit especial es el rgano que tiene a su cargo la elaboracin de las bases y la organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el proceso de seleccin. De acuerdo con el mismo artculo, el comit especial estar integrado por (3) tres miembros, de los cuales uno (1) deber pertenecer al rea usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al rgano encargado de las contrataciones de la entidad. La designacin de los miembros del comit se encuentra a cargo del titular de la entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin.

Siendo imprescindible que sus integrantes se encuentren identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado. Ahora bien, dicho comit puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno (permanente), en los casos que se requiera conveniente y factible en virtud de la normativa. Siendo el cargo de miembro del comit especial irrenunciable. Aquellas personas, sean funcionarios, servidores pblicos o contratados bajo la modalidad del CAS, sean designados mediante acto resolutivo por el titular de la entidad o quin haga sus veces como miembros del comit especial, debern bajo responsabilidad de sus actuaciones, estudiar y capacitarse adecuadamente en el manejo de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, as como tambin todas aquellas disposiciones que publique el OSCE. Las limitaciones del comit especial En los casos de recursos impugnativos, como el de Apelacin, el comit especial se encuentra impedido de emitir informe Tcnico-Legal. No aprueba bases, solo las elabora, integra o adeca, puesto que las mismas sern aprobadas por el titular de la entidad. No modifica bases unilateralmente, salvo la implementacin de correcciones, adecuaciones o acreditaciones, producto de un pronunciamiento. No modifica bajo ningn modo bases integradas. No revoca sus propias decisiones. No introduce cambios inopinados a las bases. No tiene acceso previo a las propuestas econmicas, sino hasta que la evaluacin tcnica haya concluido y se realice en forma pblica la apertura de sobres. No deniega el acceso de los participantes o postores al expediente de contratacin, siempre que conste una solicitud previa. No efecta verificacin posterior. No efecta precisin de especificaciones tcnicas. No solicita informacin adicional a los postores. No otorga plazo para subsanar la Propuesta Tcnica. No interpreta las bases. Este aspecto es relevante, por cuanto la anterior legislacin s reconoca en el comit Especial la competencia para interpretar sus bases integradas. Criterio que ha sido eliminado en el nuevo Reglamento. Aspecto que se cie ms a la naturaleza de los procesos administrativos y su estrecha vinculacin al principio de legalidad. No acoge observaciones que signifiquen una modificacin a las bases. No resuelve el Recurso de Apelacin. No determina, modifica, aumenta o disminuye las especificaciones y caractersticas tcnicas del bien a adquirir. No determina el sistema de contratacin.