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Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade

Acesso ao SAP O acesso ao SAP ser feito atravs de link publicado na intranet regional; S ter acesso ao sistema usurios previamente cadastrados; A segurana integrada com o Windows: a identificao do usurio pelo login de rede, assim o usurio deve estar autenticado em seu login pessoal para acessar ao sistema; Caber ao GCTCE o cadastro de novos usurios; O acesso s telas do sistema diferenciado pelo perfil em que o usurio est cadastrado: Pesquisador: Acesso apenas s telas de resultados; Avaliador: Gestor: Acesso s telas de Lanamentos + privilgios do perfil Pesquisador; Acesso s telas de Cadastro de Colaboradores e de Unidades do menu

Administrao + privilgios do perfil Avaliador ; Adm. Operacional: Acesso a todas as funcionalidade do menu Administrador, exceto ao formulrio de Controle de Acesso + privilgios do perfil Gestor; Administrador = Acesso a todas as telas do sistema. Este perfil exclusivo para o gestor funcional e tcnico do sistema. Sugesto para perfis de acesso e suas atividades: 1.Gestor chefes de CDDs e supervisores; 2.Avaliador avaliadores ocasionais (ex. padrinho de CDD); 3.Pesquisador ASCOM, VIOPE e convidados de outras regionais ou gerncias; 4.Adm. Operacional GERAE, CTC/CTCE, GEOPE e GECAR; 5.Administrador Gestor funcional e tcnico do aplicativo.

Tela de entrada

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A tela principal apresenta: no lado esquerdo a identificao e perfil do usurio, seguida por um menu que d acesso s telas do sistema; na parte central uma tela de boas vindas com informaes sobre objetivos, prrequisitos, caractersticas do sistema quanto a restries de acesso e auditoria das aes realizadas pelos usurios, seguidos pelos procedimentos a serem adotados pelos gestores no dia-a-dia; na parte inferior dados da Diretoria Regional (nome e endereo).

Perfis de acesso e suas atividades

Perfil GESTOR: confiado aos gerente e supervisores da unidade.


Permisses por Menu.

Menu Administrao
Somente ter acesso s opes: Unidades e Colaboradores

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As primeiras operaes a serem realizadas pelo gestor, no sistema, so:

1.Verificar o cadastro de sua unidade, conferindo o horrio da unidade e a matrcula do gerente; 2.Verificar o cadastro dos colaboradores: no momento da implantao dada uma carga inicial dos colaboradores por CDD, mas cabe ao gestor da unidade manter esse cadastro sempre atualizado.; verifique cuidadosamente o cadastro dos colaboradores de sua unidade, fazendo os ajustes necessrios para que ele reflita a realidade do seu CDD.; lembre-se de inativar os colaboradores que estiverem afastados por motivos justificados (frias, licena, abono mdico, auxlio doena acidentrio, etc.) e de reativar quando eles voltarem as suas atividades; P.S.: A operao de Inativar e Reativar dever ser feita diariamente, pelo gestor, antes da emisso do formulrio de avaliao da produtividade.

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Menu Administrao - Opo Unidades O aplicativo sugere automaticamente que a unidade a ser editada seja a que o usurio est lotado, entretanto permitido a escolha de outra unidade para alterao de dados. Os seguintes campos so passveis de alterao: 1.Matrcula do gerente. 2.Efetivo necessrio: (qtd. necessria). 3.MOT contratado

4.Horrio de funcionamento

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Menu Administrao - Opo Colaboradores O aplicativo exibir em um combo box os nomes das unidades e esperar que o gestor selecione-a, mostrando a seguir todos os colaboradores nela cadastrados.

Depois de selecionar a unidade, ser exibida uma lista de colaboradres cadastrados no CDD escolhido e um campo matrcula para incluso de novos colaboradores. Na lista de colaboradores existem 03 cones para permitir a excluso, ativao e inativao de um colaborador.

Ativar ou Inativar um colaborador (em situaes como: afastamento, frias ou outras): Para tanto basta clicar no link para Ativar ou no link para Inativar.

Excluir: O gestor utilizar essa opo nos casos em que o colaborador tenha se aposentado, sido demitido ou transferido para outra unidade.

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Para Alterar dever clicar em: E definir na tela de alterao dados como: unidade a qual o colaborador efetivamente se encontra, horrio do expediente do colaborador e situao (Ativo ou Inativo), clicando em seguida no boto Gravar Dados

Incluso de novos colaboradores

Parte-se do princpio de que o colaborador ao apresentar-se na unidade destinada j estar previamente cadastrado no banco Populis da DR-pelo RH. O gestor dever digitar a matrcula do colaborador e em seguida clicar em Buscar Dados

O aplicativo far uma busca atravs de uma view junto ao DPPESSOAL e trar os dados do colaborador cabendo ao gestor definir o horrio do expediente e clicar em Gravar Dados para confirm-lo em seu quadro de colaboradores.

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Menu Lanamentos Nesse menu o gestor ter permisso de gerar as seguintes avaliaes: 1.Avaliao Diria da Produtividade (ADP) 2.Avaliao de Organizao e do Processo Produtivo (AOPP) 3.Avaliao da Distribuio Domiciliria pelo Cliente (ADDC).

1. Lanamentos - Avaliao Diria de Produtividade (ADP): O gestor poder gerar uma ou mais listas (ADP) por dia, podendo distribuir entre seus supervisores para o processo de mensurao dos dados a serem observados junto aos seus colaboradores(carteiros) e ter at o final do dia para digitlas. Ao fim do dia, as listas ADP sero fechadas automaticamente.

Caso seja necessrio reabrir uma lista para realizar um lanamento, o gestor dever entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lanamentos. A lista ser gerada com 20% do efetivo ativo da unidade, sorteado de forma totalmente aleatria. fundamental que o gestor ajuste diariamente a situao de ativo ou inativo de seus colaboradores, pois somente colaboradores ativos participam do sorteio da avaliao.

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Depois de gerar a lista, o gestor dever imprimi-la para realizar a mensurao manual da produtividade dos carteiros sorteados. Essa mensurao ser feita pelo gestor, sem que os carteiros saibam quem est sendo avaliado. Somente ao final do levantamento, o gestor dever comunicar os carteiros que foram avaliados, elogiando publicamente aqueles que tiveram um bom desempenho e chamando para conversar em particular aqueles que no alcanarem a meta, tentando motiv-los e ajud-los a superar seus resultados. De posse dos dados mensurados conforme avaliao por 3, 4 ou 5 minutos, o nmero obtido dever ser multiplicado por 20, 15 ou 12 respectivamente e anotados em suas respectivas linhas da ADP (a contagem para estimar o nmero de objetos por hora). O gestor ter a lista disponibilizada pelo aplicativo para a entrada dos dados at 22 h do dia em questo. Depois disso a lista ser fechada automaticamente e somente usurios autorizados podero reabri-la, como por exemplo usurios com perfil Adm Operacional, reservado ao GERAE/GCTCE.

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Para fazer o lanamento, o gestor dever clicar no cone , que est localizado direita da lista escolhida e ser

exibido um formulrio de entrada de dados para preenchimento do levantamento realizado.

O gestor poder digitar os valores e a qualquer momento, enquanto a avaliao estiver aberta, clicando em Gravar para fazer a salva dos dados. Caso um colaborador sorteado no possa ser avaliado, o gestor dever deixar os dados em branco e registrar no campo de observao o motivo do colaborador no ter sido avaliado. Essa ao no trar prejuzo para o avaliado, desde que o campo tenha sido deixado em branco, caso seja informado o valor como Zero, este ter efeito sobre a mdia alcanada. Normalmente, todos os sorteados devero ser avaliados, uma vez que antes de gerar a lista, o gestor deve ter ido ao menu Administrao Colaboradores e ajustado os casos de ausncia justificada e retorno normalidade. Aps o lanamento e gravao de todos os dados dos avaliados da ADP do dia, o gestor dever imprimir a lista novamente, desta vez j preenchida com o resultado da avaliao (R = Referencial, AQ = Altamente Qualificado, Q = Qualificado, TQ = Tende Qualificao, NA = No Alinhado), e coletar o ciente de cada colaborador avaliado, aproveitando a oportunidade para elogiar os que tiveram um bom desempenho (DR, DAQ e DQ) e conversar/motivar/orientar/ajudar aqueles que no alcanaram a meta (DTQ e DNA). Para imprimir a lista, o gestor dever clicar sobre o cone , localizado direita da lista escolhida.

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Logo em seguida o aplicativo abrir em PDF a lista j com os resultados conforme os dados informados pelo gestor

Essa lista com o ciente do colaborador dever ser arquivada em uma pasta de documentos.

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2. Lanamento - Avaliao de Organizao e do Processo Produtivo (AOPP):

O gestor poder gerar uma ou mais avaliaes da organizao e do processo produtivo por ms e ter at o final do dia seguinte em que a avaliao foi gerada para lanar o resultado da pesquisa. Ao fim do dia seguinte em que foi gerada, a lista AOPP ser fechada automaticamente. Caso seja necessrio reabrir uma lista para realizar um lanamento, o gestor dever entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lanamentos.

Usurio dever escolher a unidade e em seguida clicar no boto Gerar Lista A lista dever ser respondida e depois suas respostas lanadas no sistema, atravs do boto Editar

Exemplo de avaliao gerada:

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3. Lanamento Avaliao da Distribuio Domiciliria pelo Cliente( ADDC): O gestor poder gerar uma ou mais avaliaes da distribuio domiciliria por dia e ter at o final do dia em que a avaliao foi gerada para lanar o resultado da pesquisa, depois disso a lista ADDC ser fechada automaticamente. Caso seja necessrio reabrir uma lista para realizar um lanamento, o gestor dever entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lanamentos.

Usurio dever escolher a unidade e em seguida clicar no boto Gerar Lista A avaliao dever ser realizada e depois suas respostas lanadas no sistema, atravs do boto Editar

O sistema vai selecionar aleatoriamente 03 carteiros que sero objeto de pesquisa pelo CTCE, quanto satisfao do cliente em relao a sua atuao em campo. A planilha gerada com o nome dos carteiros, mas os campos distritos e logradouros, alm dos resultados, devem ser informados, conforme pesquisa realizada.

Exemplo de avaliao gerada:

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Menu Resultados Neste menu o gestor ter acesso aos seguintes resultados:

Resultados - Avaliao Diria da Produtividade:

ADP Produtividade Mdia dos Colaboradores:

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O gestor dever escolher um perodo e em seguida selecionar: 1.Um perodo; 2.Se todos os CDDs ou Apenas um CDD a ser selecionado de um combo box. 3.Definir a classificao dos dados a serem exibidos (por nome, desempenho na TD = Triagem de Distribuio, SL = Separao por Logradouro, OR = Ordenamento, Hora de Entrada = Pontualidade, PTO = Pontuao Total Obtida)

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Exemplo de relatrio gerado:

Observaes: Atravs deste relatrio o gestor ir obter o resultado do GCR dos avaliados, quanto aos itens TD, SL, OR e pontualidade. Esse relatrio poder ser gerado pelo gestor semanalmente e afixado em quadro de aviso, para mostrar a lisura da avaliao bem como fomentar concorrncia salutar.

ADP Produtividade Diria de um Colaborador Este relatrios traz o resultado individual de um colaborador escolhido, mostrando todas as avaliaes ocorridas em um determinado perodo. O gestor dever escolher um perodo e em seguida selecionar um colaborador. O sistema ir gerar um relatrio com o histrico das avaliaes do colaborador / perodo escolhidos.

Exemplo de relatrio gerado:

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ADP Colaboradores Destaques de um Perodo: Esse relatrio traz os colaboradores destaques de um perodo. Essa escolha feita a partir do mais alto PTO (Pontuao Total Obtida), dentre os colaboradores que obtiveram assiduidade referencial, altamente qualificada ou qualificada. O clculo do PTO feito da seguinte forma: PTO = (3 x TD + 2 x SL + 1 x OR)/ 6

Exemplo do relatrio gerado:

ADP Resumo de um Perodo: Esta consulta traz um resumo das avaliaes dirias de produtividade em um perodo, mostrando a quantidade de avaliaes realizadas por CDD, quantos colaboradores foram avaliados, quantos no foram, quantidade de colaboradores x quantidade de repeties, link em

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avaliaes efetuadas para quantas vezes cada colaborador foi avaliado, etc. Exemplo de resultado gerado:

ADP Acompanhamento da Produtividade das Unidades: Esta consulta traz um grfico com o resultado mdio das avaliaes dirias de produtividade em um perodo. O gestor dever escolher um perodo, tipo da totalizao e o agrupamento. O resultado um grfico comparativo entre as unidades, meta definida e realizada, para cada um dos itens avaliados (TD, SL e OR).

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ADP Listas Geradas:

Exemplo de resultado gerado:

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Resultados - Avaliao da Organizao e do Processo Produtivo

AOPP Itens de No Conformidade ltima avaliao: Este relatrio traz os itens de no conformidade encontrados na ltima avaliao realizada para o CDD escolhido.

Exemplo de resultado gerado:

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AOPP Itens de No Conformidade Mdia de um perodo: Este relatrio traz a quantidade de avalizaes realizadas em um perodo e a quantidade de vezes em que o item apareceu no conforme. O gestor dever escolher um perodo, unidade e se quer listar item x CDD ou CDD x item.

Exemplo de resultado gerado:

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AOPP Resumo de um perodo: Este relatrio vai mostrar um resumo das avaliaes da organizao e do processo produtivo em um perodo a ser escolhido pelo gestor. O resultado mostrar a pontuao mdia, a classificao por CDD x ms e a quantidade de avaliaes efetuadas.

Resultado do relatrio gerado.

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AOPP Acompanhamento de Unidades Esta consulta vai exibir um grfico de acompanhamento das unidades quanto s avaliaes da organizao e do processo produtivo realizadas em um perodo. O gestor dever escolher o perodo e o agrupamento, conforme mostrado na tela ao lado.

Exemplo de resultado gerado.

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AOPP Listas Geradas: Lista todas as Avaliaes da Organizao e do Processo Produtivo em um perodo, possibilitando sua reimpresso a qualquer momento, independente de estar aberta ou fechada. O gestor dever escolher o perodo e unidade e clicar no boto Mostrar Listas.

Exemplo de resultado gerado:

Resultado da reimpresso:

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Resultados Avaliao da Distribuio Domiciliria pelo Cliente AOPP Acompanhamento de Unidades Esta consulta vai exibir um grfico de acompanhamento das unidades quanto s avaliaes da distribuio domiciliria efetuadas pelos clientes em um perodo. O gestor dever escolher o perodo. Exemplo do resultado da consulta:

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Perfil Adm. Operac. O perfil Administrador Operacional confiado ao GERAE e CTCE. So responsveis pela abertura/fechamento manual das listas, quando da solicitao pelo gestor. Tem acesso a tudo que o perfil Gestor acessa, alm de acessar tambm quase tudo no menu Administrao.

Menu Administrao

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Acessa todas as opes do menu Administrao, exceto a opo Controle de Acesso, que exclusiva para o perfil Administrador, que confiado aos gestores tcnico e funcional do sistema.

Menu Administrao - Opo Usurios Informe a matrcula e clique em procurar:

O sistema ir fazer uma busca no banco DBPessoal e exibir os dados, caso a matrcula esteja cadastrada no Populis.

Confirme os dados, informe o login de rede precedido pelo domnio, selecione um Perfil e, se quiser, informe a unidade de atuao. O login de rede no poder ser alterado depois. Clique em Incluir se fr um usurio novo ou em Alterar, se fr um usurio j cadastrado. P.S.: Esta seleo de unidade restringia o acesso unidade escolhida. Essa restrio foi desabilitada, por solicitao do gestor funcional, mas poder ser reativada em uma nova verso do sistema. Se o usurio no estiver cadastrado no DBPESSOAL (que uma viso do POPULIS para a regional), caso dos usurios da Administrao Central, possvel cadastrar o Login, Perfil e Unidade assim mesmo.

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Caso a matrcula no seja encontrada no DBPESSOAL, o aplicativo ir apresentar a tela abaixo, permitindo a incluso do usurio mesmo assim. Preencha cuidadosamente o campo Login, com o domnio, seguido da barra invertida (\) e do login de rede (ex. PE\JoseMS).

Obs. de extrema importncia no campo login as iniciais da DR que o cadastrado pertena, inclusive com a barra ( \ ) invertida. Ser pelo login pessoal e no pelo da unidade que o usurio ser identificado para acessar o aplicativo.

Menu Administrao - Opo

Listas ADP Geradas

Adm. Operac. ir clicar nesta opo e selecionar a unidade a ser acompanhada

O resultado em tela permitir o acompanhamento da assiduidade do gestor, uma vez que a orientao que o formulrio de acompanhamento de produtividade seja gerado logo na chegada do gestor unidade. Os cones ao lado da lista permitiro a excluso, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista Abrir ou fechar lista

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Menu Administrao - Opo

Listas AOPP Geradas

Adm. Operac. ir clicar nesta opo e selecionar a unidade a ser acompanhada

O resultado em tela permitir a excluso, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista Abrir ou fechar lista

Menu Administrao - Opo

Listas ADDC Geradas

O resultado em tela permitir a excluso, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista

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Abrir ou fechar lista

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