Ghidul Solicitantului O331 Spre Consultare

Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale
MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE
Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013
GHIDUL SOLICITANTULUI
Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economiei Operaiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri
APEL 2
Acest document reprezint un ndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR i buget de stat din POS CCE, Axa prioritar 3, operaiunea 3.3.1 de ctre solicitanii de finanare nerambursabile n cadrul acestei operaiuni. Acest document nu are valoare de act normativ i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei n vigoare la nivel naional i european.
CUPRINS
1. Cadrul general ................................................................................................................. 4 2. Documente strategice .......................................................................................................... 6 3. Legislaie ............................................................................................................................... 6 4. Circuitul proiectului ............................................................................................................ 9 5. Solicitani eligibili ................................................................................................................ 9 5.1. Tipul solicitantului eligibil ........................................................................................... 10 5.2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului ......................................................... 10 5.3. Condiii cu privire la reprezentantul legal ................................................................... 13 5.4. Condiii privind proiectul ............................................................................................. 14 5.5 Domenii de activitate neeligibile .................................................................................. 15 6. Activiti eligibile ................................................................................................................ 15 7. Categorii de cheltuieli ........................................................................................................ 16 7.1. Cheltuieli eligibile ........................................................................................................ 17 7.2. Cheltuieli neeligibile..................................................................................................... 18 7.3. Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor ..................................... 19 8.1 Forma de finanare a proiectului ................................................................................... 19 8.2 Rata maxim de cofinanare: ......................................................................................... 20 8.3 Mrimea finanrii acordate........................................................................................... 20 8.4 Acordarea prefinanrii .................................................................................................. 21 a) Modul de acordare ............................................................................................................ 21 b) Modul de solicitare ............................................................................................................ 21 c) Utilizarea prefinanrii ..................................................................................................... 22 d) Recuperarea prefinanrii................................................................................................ 22 9. Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei ..................................... 24 9.1. Completarea Cererii de Finanare ..................................................................................... 24 10. Evaluarea i selecia proiectelor ..................................................................................... 27 10.1. Verificarea criteriilor de transmitere .......................................................................... 28 10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii ................................................................ 28 10.3. Evaluarea tehnico-economic ..................................................................................... 29 10.4. Selecia........................................................................................................................ 30 11. Contractarea .................................................................................................................... 31 11.1 Semnarea contractului ................................................................................................. 31 11.2. Modificarea contractului de finanare......................................................................... 32 12. Implementarea ................................................................................................................ 35 12.1 Achiziii ...................................................................................................................... 35 12.2 Rambursarea cheltuielilor ............................................................................................ 35 13. Monitorizare i control .................................................................................................... 38 14. Informare i publicitate................................................................................................... 41 Informare i publicitate......................................................................................................... 42 15. Greeli frecvente ......................................................................................................... 43 Informaii suplimentare ................................................................................................ 44 16. 17. Lista anexelor .............................................................................................................. 44 Anexa nr.1 Formularul Cererii de Finanare ........................................................................ 48 Anexa nr. 2 - Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii ..................................................................................................................................... 49 Anexa nr. 3 Calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate ............................................ 51 2
Anexa nr. 5 Declaraie de angajament .................................................................................. 59 Anexa nr. 6 Planul de afaceri................................................................................................ 61 Anexa nr. 7 - Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii ................... 70 Anexa nr. 8 Grila de evaluare tehnico-economic ............................................................... 84 Anexa nr. 9 Matricea logic a proiectului ............................................................................ 88 Anexa nr. 10 - Model Curriculum Vitae.................................................................................. 92 Anexa nr. 11 Opis la formularul cererii de finanare ............................................................ 94 Anexa nr. 12 Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis .................................................................................................................................. 95 Anexa nr. 13 - Lista codurilor CAEN excluse de la finantare ................................................. 96 Anexa nr. 14 Glosar de termeni ............................................................................................ 99 Anexa nr. 15 Modelul scrisorii de confort angajante ......................................................... 105 Anexa nr. 16 - CONTRACTUL DE FINANARE .......................................................... 106 ANEXA I MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL....................................... 128 ANEXA II MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE ......................................... 131 ANEXA III MODELUL CERERII DE RAMBURSARE .................................................... 136 ANEXA IV RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI ........................................... 148 ANEXA VI NORME INTERNE DE ACHIZIII ................................................................ 155 ANEXA VII MODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI ....... 168 ANEXA VIII NOTIFICARE PRIVIND MODUL DE PSTRARE AL DOCUMENTELOR I AL EVIDENEI CONTABILE LEGATE DE PROIECT ............................................. 170 ANEXA IX MODELUL CERERII DE PREFINANARE.................................................. 172 ANEXA X MPUTERNICIRE I SPECIMEN DE SEMNTUR A PERSOANEI RESPONSABILE CU OPERAIUNILE FINANCIARE .................................................... 175
1. Cadrul general Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten solicitanilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea competitivitii economice 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economiei, Operaiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri. Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de potenialii beneficiari i proiectele acestora, regulile de finanare, circuitul proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor, procesul de contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile beneficiarilor. Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentat n Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE). Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii ntreprinderilor romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii durabile i reducerea decalajelor fa de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru administrarea POS CCE, 2007-2013 este Ministerul Economiei, Comerului i Mediului de Afaceri. Axele prioritare din cadrul POS CCE Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare, dezvoltare tehnologic i Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele Axa Prioritar 4: Cresterea eficientei energetice i a securitatii furnizarii, in Axa Prioritar 5: Asistena tehnic Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public sprijin competitivitatea economic i valorificarea potenialului TIC. 4
inovare; privat i public; contextul combaterii schimbarilor climatice -
Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale (OIPSI) din cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale (MCSI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie. Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii TIC Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice moderne Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea e-economiei
Cel de-al treilea domeniu major de intervenie are urmtoarele obiective specifice: - creterea eficienei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic; - introducerea de sisteme TIC moderne ce ncurajeaza inovarea i/sau ofer sprijin pentru mbuntirea deciziilor managementului; - dezvoltarea comerului electronic i ncurajarea intrrii IMM-lor pe piaa internaional; - extinderea utilizrii aplicaiilor de instruire on-line;
Acest domeniu major de intervenie cuprinde dou operaiuni: Operaiunea 3.3.1: Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri face obiectul prezentului ghid Operaiunea 3.3.2: Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri
Obiectivele specifice operaiunii 3.3.1 sunt: creterea eficienei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor pe baza unui sistem informatic; introducerea de sisteme TIC moderne ce ncurajeaz inovarea i ofer sprijin pentru deciziile managementului; Activitile eligibile constau n achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru: 5
a. Implementarea sau extinderea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning Planificarea Resurselor ntreprinderii); b. Implementarea sau extinderea de sisteme pentru relaii cu clienii (CRM Customer Relationship Management Managementul Relaiilor cu Clienii); c. Implementarea de soluii software pentru design i/sau producie, pentru imbuntirea managementului ciclului de via al produselor; d. Implementarea sistemelor informatice de analiz economic i suport decizional (business intelligence systems) i a altor aplicaii electronice pentru managementul afacerii.
Cererea de propuneri de proiecte Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprins ntre ...... Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de proiecte este de 280 milioane lei, din care aproximativ 228,5 mil. lei FEDR i 51,5. mil. lei de la bugetul de stat. Prezenta cerere de proiecte este de tip cerere deschis de proiecte cu depunere continu. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru prezentul apel. 2. Documente strategice
- Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE),
aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de Internet: www.minind.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Informaii Utile) i http://www.fonduri.mcsi.ro/. - Documentul Cadru de Implementare (DCI) aprobat prin Ordin al ministrului MECMA nr. 50/06.01.2011 i al ministrului MFP nr. 878/07.02.2011. Acest document este publicat la adresele: www.minind.ro i http://www.fonduri.mcti.ro.
3. Legislaie a) privind regulile de eligibilitate
Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE; O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i Ordinul nr. 2548 al ministrului finanelor publice privind prefinanarea acordat utilizarea acestora pentru obiectivul convergen. beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG a Guvernului nr. 64/2009 Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2229/2008 pentru aprobarea schemei Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2159/2008 pentru aprobarea schemei Ajutor pentru investiii realizate de IMM-uri n vederea dezvoltrii e-economiei; Ajutor pentru sprijinirea ntreprinderilor mici i mijlocii prin acordarea de servicii de consultan i instruire specializat pentru implementarea proiectelor de investiii n domeniul e-economiei; Legea 365/2002 privind comerul electronic, cu modificrile i completrile Legea 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale realizate prin mijloace
ulterioare; -
electronice.
b) privind egalitatea de anse Ordonana Guvernului nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 99 din 8 februarie 2007; Legea nr. 202 din 19 aprilie 2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 150 din 1 martie 2007.
c) privind alte reglementri naionale 7
- Ordonana Guvernului nr. 79 din 28 august 2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 622 din 30 august 2003; - Hotrrea Guvernului nr. 1306 din 24 octombrie 2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor; - Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008; - Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare Hotrrea Guvernului nr. 606 din 23 iunie 2010 privind stabilirea unor masuri de accelerare a implementarii instrumentelor structurale
d) privind reglementrile UE - Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999 cu modificrile si completrile ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile si completrile ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al 8
Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR cu modificrile i completrile ulterioare; - Regulamentului Consiliului nr.1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene. e) privind reglementrile UE despre ajutorul de stat - Regulamentul (CE) nr. 1628/2006 al Comisiei din 26 octombrie 2006 de aplicare a articolelor 87 i 88 din Tratatul CE la ajutoarele naionale regionale pentru investii; Regulamentul nr. 1998/2006 al Comisiei Europene (CE) din 15 decembrie 2006 privind aplicarea art. 87 i 88 din Tratat cu privire la ajutorul de minimis publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L379/28.12.2006.
4. Circuitul proiectului
Verificarea administrativ i a eligibilitii Beneficiar Cerere finanare Organismul Intermediar
Comitet de monitorizare Evaluarea tehnic i financiar List proiecte selectate
Autoritatea de Management
Organismul Intermediar
Evaluarea i selecia proiectelor
Plat U.E.
ncheiere contract de finanare
Unitatea de Plat AM
Plat certificat
Autoritatea Certificare/Plat
Cerere de rambursare autorizat
Autoritatea de Management
Cerere de r ambursare verificat
Implementare Organismul Intermediar Beneficiar Cerere de rambursare
5. Solicitani eligibili
Accesarea finanrilor acordate din fonduri structurale aferente operaiunii 3.3.1. presupune ndeplinirea de ctre solicitani a mai multor condiii specifice. Aceste condiii se refer la persoana solicitantului, la proiectul propus spre finanare, dar i la reprezentantul legal. Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanare) completat de ctre solicitant, face obiectul verificrii eligibilitii, pe baza criteriilor enumerate n continuare i incluse n grila de verificare administrativ i a eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul Ghid.
5.1. Tipul solicitantului eligibil IMM-uri definite conform Legii nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare, nfiinate n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare. 5.2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului
Atenie! La acest apel un beneficiar va putea depune o singur cerere de finanare. n cazul n care ofierii de proiect descoper existena unei alte aplicaii depuse de acelai solicitant pentru acest apel al operaiunii 3.3.1, pot respinge automat cererea de finanare curent, n orice etap a evalurii.
Solicitantul eligibil n sensul prezentului ghid, trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele criterii: 1. Solicitantul este nregistrat la Registrul Comerului ca societate comercial i Solicitantul este microntreprindere, ntreprindere mic sau mijlocie, definit opereaz pe teritoriul Romniei; 2. astfel de Legea nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare (nfiinat n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare); 3. finanat. 10 Solicitantul este direct responsabil de pregtirea, managementul i implementarea proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi
4.
Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice,
inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare. 5. Solicitantul nu se afl n dificultate potrivit ghidului comunitar referitor la ajutorul pentru recuperarea i restructurarea firmelor aflate n dificultate (Jurnalul Oficial (CE) nr. C244/01.10.2004 1; 6. Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni n cazul certificatului de atestare fiscal emis de ANAF; 7. Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru n cazul certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale; 8. Solicitantul nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul n curs de ajutor de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 Euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este de 100.000 Euro (echivalentul n lei). Aceste plafoane se aplic indiferent de forma ajutorului de minimis sau de obiectivul urmrit i indiferent dac ajutorul a fost obinut din surse naionale sau comunitare; 9. Solicitantul a desfurat activitate economic i nregistreaz profit (sau profit Solicitantul nu a fost subiectul unui ordin/decizie de recuperare a unui ajutor din exploatare) n ultimul exerciiu financiar ncheiat; 10. de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului Concurenei sau a Comisiei Europene i acest
O ntreprindere este considerat ca fiind n dificultate, n principiu i indiferent de mrimea ei, n urmtoarele mprejurri: a) n cazul unei societi cu rspundere limitat, cnd se constat pierderea a mai mult de jumtate din capitalul social i mai mult de un sfert din capital s-a pierdut n ultimele 12 luni; sau b) n cazul unei societi n care cel puin o parte dintre asociai sunt inui nelimitat pentru datoriile ntreprinderii, atunci cnd s-a pierdut mai mult de jumtate din capitalul propriu, aa cum reiese din evidenele contabile ale societii i mai mult de un sfert din acest capital s-a pierdut n cursul ultimelor 12 luni; sau pentru ntreprinderile de orice form juridic, cnd respectiva ntreprindere ntrunete condiiile pentru a fi supuse unei proceduri prevzute de legislaia privind procedura reorganizrii judiciare i a falimentului.
c) 11
ordin/decizie nu a fost deja executat/executat 2 sau, n cazul n care a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta a fost deja executat i creana integral recuperat; 11. Solicitantul nu se afl n situaia de insolven, lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile ulterioare; afacerea sa nu este condus de un administrator judiciar, nu are restricii asupra activitilor sale, iar acestea nu sunt puse la dispoziia creditorilor; 12. Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti ntr-unul din domeniile/sectoarele excluse 13. proiectului activiti n domeniul pornografiei i al jocurilor de noroc, precum i cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice i/sau prevederilor legale n vigoare. De asemenea, solicitantul trebuie s se angajeze la urmtoarele: 1. s furnizeze contribuia proprie ce i revine din costurile eligibile aferente proiectului 2. s finaneze toate costurile neeligibile aferente proiectului 3. s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea cheltuielilor aprobate, inclusiv n cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului 4. s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influeneze personalul implicat n evaluarea i selecia proiectului 3 5. s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 36 de luni dup data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad 6. s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect 7. s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final;
n situaia n care solicitantul a fcut obiectul unui ordin al unei instane judectoreti din Romnia, emis pn la 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat i acest ordin a fost executat (sumele respective au fost pltite), Solicitantul va anexa decizia Consiliului Concurenei privind recuperarea ajutorului, ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada efecturii plii. n cazul n care solicitantul a fcut obiectul unei decizii a Comisiei Europene emise dup 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat, decizie care a fost deja executat (provizoriu sau definitiv), solicitantul va prezenta o copie a deciziei Comisiei Europene i dovada efecturii plii
Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul
12
8. s respecte neutralitatea tehnologic (s nu favorizeze o anumit tehnologie i/sau marc) la realizarea achiziiilor necesare pentru proiect; 9. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru a implementa proiectul (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare); 10. s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului 11. se angajeaz ca prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post-implementare. 12. se angajeaz s nu depun mai mult de o cerere de finanare n cadrul acestui apel 5.3.Condiii cu privire la reprezentantul legal 1. Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni; 2. Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi; 3. Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene; 4. Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finanri nerambursabile, din bugetul comunitar; 5. Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002;
13
6. Reprezentantul legal nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte sau nefurnizarea informaiilor solicitate 4; Atenie! Cerinele de mai sus vor face obiectul Declaraiei de eligibilitate i a Declaraiei de angajament, care va fi completat de solicitant i se va anexa la Cererea de finanare. 5.4.Condiii privind proiectul Un proiect este eligibil dac scopul i obiectivele acestuia sunt n conformitate cu obiectivele specifice ale Axei prioritare III i domeniului major de intervenie 1 Susinerea utilizrii tehnologiei informaiei i comunicaiilor i respect urmtoarele prevederi: a) scopul proiectului este n conformitate cu proiectele ce se pot finana n cadrul acestei operaiuni; b) proiectul conine activitile eligibile obligatorii - conform capitolului aferent din prezentul ghid; c) perioada maxim de implementare a unui proiect este de 24 luni de la semnarea contractului de finanare; d) valoarea finanrii solicitate, precum i rata de co-finanare se ncadreaz n limitele specificate n prezentul ghid; e) proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei; f) proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, ajutorul de stat, regulamentele privind achiziiile, informarea i publicitatea; g) proiectul respecta principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software); Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n cadrul proiectului transmis s nu facei referire la productori sau mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru implementarea acestuia. h) valoarea cheltuielilor eligibile solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile i) proiectul nu are ca scop obinerea de sprijin financiar pentru:
14
susinerea financiar a activitilor de export ctre tere ri sau ctre State Membre, legat direct de cantitile exportate, de crearea i funcionarea unei reele de distribuie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export; utilizarea cu precdere a produselor naionale n detrimentul produselor importate; achiziionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport; beneficiari ce desfoar activiti n domeniul pornografiei, jocurilor de noroc, care dein pagini web care conin acte sau materiale cu caracter obscen, definite conform Legii 196/2003 cu modificrile i completrile ulterioare sau care au activiti comerciale cu produse cu caracter erotic.
5.5 Domenii de activitate neeligibile Prin operaiunea 3.3.1. Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri nu se acord finanare IMM-urilor care desfoar pe perioada implementrii proiectului activiti corespunztoare codurilor CAEN prevzute n anexa aferent prezentului ghid. NOT: Lista complet a documentelor ce trebuie anexate la Cererea de finanare se gsete la punctul 5.1 din Anexa 1 Cererea de finanare
6. Activiti eligibile Activitile eligibile constau n achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru: - Implementarea sau extinderea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning Planificarea Resurselor ntreprinderii); - Implementarea sau extinderea de sisteme pentru relaii cu clienii (CRM Customer Relationship Management); - Implementarea de soluii software pentru design i/sau producie, pentru mbuntirea managementului ciclului de via al produselor;
15
- Implementarea sistemelor informatice de analiz economic i suport decizional (business intelligence systems) i a altor aplicaii electronice pentru managementul afacerii. 2. Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i managementul proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice din cadrul proiectului 3. Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare pentru realizarea proiectului 4. Achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice etc.) 5. Achiziionarea de mijloace fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. 6. Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i cel care va asigura mentenana - activitate obligatorie 7. Informare i publicitate pentru proiect - activitate obligatorie 8. Auditarea parial i final a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al securitii aplicaiei - activitate obligatorie Atenie! La decontarea cheltuielilor se vor lua n considerare contractele necesare pentru implementarea proiectului, ncheiate cu teri, dac acestea sunt semnate dup deschiderea prezentului apel de proiecte i dac au inclus o condiie suspensiv (plata se face doar n cazul semnrii contractului de finanare pentru fonduri nerambursabile). 7. Categorii de cheltuieli Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos i sunt cele aprobate prin Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE, cu modificrile din Ordinul MECMA/MFP nr. 1.193 din 12 iunie 2009. Acestea vor fi luate n considerare de ctre solicitant n vederea elaborrii devizului estimativ al proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de implementare a proiectului, pe baza cererii de rambursare a cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare a plilor (ex: facturi).
16
7.1. Cheltuieli eligibile A. Cheltuieli pentru servicii de consultan care nu constituie o activitate permanent (exclus consultan fiscal, juridic): a) servicii de consultan pentru elaborarea planului de afaceri, proiectului tehnic, studiilor de pia, alte studii necesare pentru pregtirea proiectului; b) servicii de consultan n domeniul managementului de proiect i cheltuieli necesare n procesul de achiziii. B. Cheltuieli pentru achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice etc.) necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. C. Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. D. Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice, licene, brevete, mrci, know-how: a) cheltuieli pentru achiziionarea licentelor software necesare implementrii proiectului, inclusiv baze de date i soluii de securitate; b) cheltuieli totale pentru achiziionarea de aplicaii informatice parte a proiectului pentru realizarea crora este necesar parcurgerea urmtoarelor etape: analiza necesitilor, dezvoltarea aplicaiei, implementarea i testarea aplicaiei. E. Cheltuieli pentru formare profesional: a) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate; b) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va asigura mentenana soluiei dac acesta este angajat al beneficiarului. F. Cheltuieli cu servicii de auditare final na proiectului, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid.
17
G. Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid. NOT: n cadrul cheltuielilor de informare i publicitate nu vor fi decontate dect:
Nr. (1) (2) (3)
Activitatea de informare si publicitate Anun/comunicat de pres privind nceperea proiectului - obligatoriu Anun/comunicat de pres la finalizarea proiectului- obligatoriu Editarea sau afiarea de materiale promoionale - pliante - brouri - bannere Realizarea de afie Realizarea de etichete autocolante pentru echipamentele achiziionate prin proiect - obligatoriu Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia postate pe site-ul solicitantului- obligatoriu Un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro postat pe site-ul solicitantului - obligatoriu
(4) (5) (6) (7)
Atenie! Nu vor fi finanate acele cheltuieli de informare i publicitate care au ca scop promovarea beneficiarului Atenie! n cadrul cheltuileilor de informare i publicitate nu vor fi finanate cheltuielile legate de asigurarea publicitii procedurilor de achiziie sau achiziie public ale beneficiarului.
7.2. Cheltuieli neeligibile Nu sunt eligibile cheltuielile care nu se regsesc la capitolul 7.1; n mod special, nu sunt eligibile urmtoarele categorii de cheltuieli: taxa pe valoarea adugat, precum i orice alte taxe; dobnda i alte comisioane aferente creditelor; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; costurile pentru operarea investiiei; sumele rezultate din diferenele de curs valutar; 18
costuri de amortizare; contribuia n natur; cheltuieli de leasing Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor
7.3.
O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil n cadrul POS CCE dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007: 1) este efectiv pltit dup data intrrii n vigoare a contractului de finanare semnat ntre beneficiar i OIPSI i n cadrul perioadei de implementare a proiectului menionat n cuprinsul contractului de finanare; 2) prin excepie de la punctul 1), n cadrul prezentei operaiuni cheltuielile menionate la Cap. 7.1A sunt eligibile dac sunt realizate anterior datei semnrii contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i OIPSI, dar dup data intrrii n vigoare a schemei de ajutor de minimis.. 3) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie echivalent, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate; 4) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare ncheiat de beneficiar cu Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de Organism Intermediar, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006; 5) este conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare 6) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior; 7) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este necesar pentru realizarea proiectului.
8. Modul de finanare al proiectului 8.1 Forma de finanare a proiectului Ajutorul se acord sub form de granturi nerambursabile si se bazeaz pe urmatoarele scheme:
19
- schema de ajutor de stat regional pentru investiii, Ordinul nr. 2229/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare; - schema de ajutor de minimis, Ordinul nr. 2159/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare. 8.2 Rata maxim de cofinanare 5:
Schema de finanare Tip de cheltuial Tip de ntreprindere Rata maxim de cofinanare n funcie de zona n care se implementeaz proiectul Bucureti i Celelalte judeul Ilfov Ajutor de stat regional pentru investiii Investiii Micro Mic 60% judee 70% 787.500 Minim 75% Valoarea maxim a finanrii nerambursabile acordate (lei) % cheltuieli eligibile din valoarea eligibil a proiectului
Mijlocie Ajutor de minimis Instruire, consultan, management de proiect, audit, informare i publicitate Micro Mic Mijlocie
50% 70%
60% 262.500 Maxim 25%,
1.050.000
Observaie: Pentru sectorul transporturi, indiferent de mrimea IMM-ului, rata de cofinanare pentru capitolul de investiii va fi de 40% pentru Bucureti i judeul Ilfov i de 50% pentru celelalte judee.
8.3 Mrimea finanrii acordate Valoarea maxim a finanrii acordate: 1.050.000 LEI Valoarea minim a finanrii acordate: 35.000 LEI
Calculat ca raport ntre valoarea finanrii acordate i valoarea total a costurilor eligibile, pentru fiecare categorie de cheltuieli
5
20
8.4 Acordarea prefinanrii
Prefinanarea proiectelor
Solicitantul are posibilitatea de a opta prin Cererea de finanare pentru prefinanarea cheltuielilor eligibile ale proiectului.Valoarea total a prefinanrii este de max. 35% din valoarea sprijinului financiar nerambursabil aprobat iar solicitantul poate opta pentru prefinanare, o singur dat, indiferent de cuantumul acesteia. a) Modul de acordare n conformitate cu Regulamentele CE i legislaia naional este posibil acordarea prefinanrii. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor contractului de finanare, acelor beneficiari care au optat pentru aceast facilitate. Opiunea final, valoarea prefinanrii i graficul de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare. Astfel, conform O.U.G. nr. 64/2009, prefinanarea reprezint sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale (FEDR) ctre un beneficiar prin plat direct sau prin plat indirect, n stadiul iniial de implementare a proiectelor, n baza contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor. Sumele aferente prefinanrii vor fi transferate Beneficiarului, prin intermediul Unitii de plat a Autoritii de Management. Pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, prefinanarea se acord n procent de maxim 35% din valoarea total a finanrii ce poate fi acordat beneficiarului conform contractului de finanare. Prefinanarea, cu ncadrarea n limita procentului mai sus menionat, se poate acorda integral, n funcie de previziunea fluxului de pli aprobat prin contract i n baza unei scrisori de garanie bancar.
Prefinanarea pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis va fi justificat, ulterior, de cheltuieli efectiv realizate conform prevederilor art. 78, alin 2 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006. b) Modul de solicitare Dup ncheierea unui prim contract cu prestatorul de servicii/executantul de lucrri/furnizorul de echipamente, Beneficiarul care opteaz pentru aceast facilitate poate solicita acordarea prefinanrii. Beneficiarul poate opta pentru cuantumul procentului de prefinanare de maximum 35%, iar aceast opiune se va face o singur dat, la ncheierea contractului de finanare cu AM. 21
n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a transmite Autoritii de Management urmtoarele documente: contractul de achiziie (indiferent de valoare) ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, care conine cel puin o cheltuial eligibil; cererea de prefinanare a beneficiarului, conform contractului de finanare ncheiat ntre AM i beneficiar (n formatul standard solicitat prin contract); scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate. c) Utilizarea prefinanrii Suma aferent prefinanrii acordat beneficiarilor proiectelor finanate n cadrul POS-CCE, n condiiile prevzute de O.U.G. nr. 64/2009 i de Normele de aplicare a acesteia, poate fi utilizat pentru plata cheltuielilor eligibile i TVA aferent. d) Recuperarea prefinanrii Conform Normelor de aplicare a O.U.G. nr. 64/2009, suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de beneficiari, stabilit prin contract dup cum urmeaz:
Prefinanarea se recupereaz progresiv prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei Cereri de rambursare intermediare, n funcie de valoarea total a acestora, pn la recuperarea sa integral; Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima Cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima Cerere de rambursare; n consecin, prefinanarea nu se poate acorda n cazul contractelor care prevad o singur cerere de rambursare; Beneficiarul va trebui s restituie prefinanarea dac nu a depus nici o cerere de rambursare care s justifice achiziia de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, n termen de 6 luni de la data primirii acesteia (cu excepia cazurilor justificate); Garania bancar se elibereaz dup recuperarea integral a prefinanrii acordate.
Prefinanarea reprezint sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, n stadiul iniial, pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii acestora, n condiiile prevzute n contractul de finanare ncheiat ntre beneficiar i Organismul Intermediar responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale. Solicitantul are posibilitatea de a opta prin cererea de finanare pentru prefinanarea cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valoarea total a prefinanrii este n procent de maximum 35% din valoarea finanrii nerambursabile prevzut n contractul de finanare 22
ncheiat ntre OIPSI i beneficiar. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor contractului de finanare, acelor beneficiari care au optat pentru aceast facilitate. Opiunea final, valoarea prefinanrii i graficul de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare. Beneficiarul poate opta pentru cuantumul procentului de prefinanare de maximum 35% din valoarea finanrii nerambursabile, iar aceast opiune se va face o singur dat, la ncheierea contractului de finanare cu OIPSI. n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a transmite Organismului Intermediar urmtoarele documente: Unul sau mai multe contracte de achiziie ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, care conine cel puin o cheltuial eligibil cererea de prefinanare, conform contractului de finanare ncheiat ntre Organismul Intermediar i beneficiar (n formatul standard solicitat prin contract) scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate Prefinanarea se recupereaz progresiv prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei Cereri de rambursare intermediare, n funcie de valoarea total a acestora, pn la recuperarea sa integral. Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima Cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima Cerere de rambursare; n consecin, prefinanarea nu se poate acorda n cazul contractelor care prevd mai puin de 2 cereri de rambursare. Beneficiarul va trebui s restituie prefinanarea dac nu a depus nici o cerere de rambursare care s justifice achiziia de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, n termen de 6 luni de la data primirii acesteia. Garania bancar se elibereaz dup recuperarea integral a prefinanrii acordate Suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz progresiv:
Asigurarea cofinanrii i a cheltuielilor neeligibile Beneficiarii vor avea obligaia de a asigura: co-finanarea din cadrul cheltuielilor eligibile ale proiectului; sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile n cadrul proiectului; sumele necesare pentru finanarea tuturor cheltuielilor pn la rambursarea sumelor solicitate, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului Dovada asigurrii cofinanrii va fi realizat de ctre beneficiari astfel: 23
n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiairului este mai mare sau egal cu 420.000 lei i urmeaz a fi asigurat prin contractarea unui credit, prin prezentarea la data depunerii cererii de finanare a unei scrisori de confort angajante emis de instituiile financiare competente. Valoarea minim a facilitilor de creditare pentru care se emite scrisoare de confort angajant trebuie s fie egal cu contribuia eligibil proprie a beneficiarului. n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiarului este mai mare sau egal cu 420.000 lei i urmeaz a fi asigurat din alte surse dect credit prin prezentarea unui extras de cont de depozit (cash colateral) cu o vechime mai mare de 2 luni. n celelate cazuri prin declaraia pe propria rspundere a benefciarului.
9. Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei 9.1. Completarea Cererii de Finanare Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n Anexa 1 la Ghidul Solicitantului. Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele standard prevzute prin prezentul Ghid), se va face conform instruciunilor de completare i va urmri ntocmai modelul standard. Atenie! Modificarea modelului standard poate conduce la respingerea Cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ. La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele solicitate prin prezentul Ghid dac solicitantul le consider utile pentru justificarea i argumentarea proiectului propus spre finanare.
Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd formatul: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate. Nu sunt acceptate cereri de finanare completate de mn. 24
Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un opis (modelul este anexat prezentului Ghid). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de finanare. Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n va reprezenta pagina coninnd pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n colul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se tampileaz i se semneaz de ctre reprezentantul legal al solicitantului sau de ctre persoana mputernicit n acest sens de acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini trebuie s fie separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin (exemplu: declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la n+1 pentru anexele ataate cererii de finanare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal indelebil. Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform cerinelor, reprezint originalul cererii. Solicitantul trebuie s lege toate paginile din dosar, astfel nct s nu permit detaarea i/sau nlocuirea documentelor; Solicitantul va face 2 (dou) copii simple ale originalului, care se vor depune mpreun cu originalul
Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL iar exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE . Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe plicul n care se afl originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care se afl COPIILE se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului. Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet) nchis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se nscriu urmtoarele date: codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.3.1. apel 2 denumirea destinatarului: OIPSI - Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale. Denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei. titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a proiectului.
25
Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului (ex: bilan contabil vizat de administraia financiar), copiile trebuie s fie tampilate de solicitant cu meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului.
9.2 Transmiterea
Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament oficial al solicitantului conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul se angajeaz s implementeze proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n concordan cu condiiile stipulate n Contractul de finanare. Prin depunerea proiectului, solicitantul accept modelul de contract ataat prezentului ghid precum i termenii i condiiile din prezentul ghid.
Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este urmtoarea: 1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de finanare, la care va ataa toate documentele solicitate n prezentul ghid. Toate documentele trebuie s fie n formatul iniial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt disponibile dect n format fizic, care vor fi scanate i transmise n format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la devizul estimativ trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care se va face nregistrarea i transmiterea cererii de finanare va fi disponibil pe pagina web a MCSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, ncepnd cu ora 9.00 a primei zile de nregistrare i pn la ora 16.30 a ultimei zile de nregistrare.
Atenie! Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca proiectul s fie transmis electronic n intervalul de timp menionat, nu doar s se nceap nregistrarea acestuia. 2. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line, solicitanii trebuie s depun dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse n prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul 26
trebuie s fie primit i nregistrat la registratura MCSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c dosarul se nregistreaz la registratura MCSI n timp util, conform orarului de lucru: Luni-Joi orele 8,30-17,00, iar Vineri orele 8,30-14,30. 3. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la punctul anterior atrage decderea solicitantului din dreptul de a utiliza numrul de nregistrare, fiind necesar renregistrarea n sistem.
Adresa la care se depune proiectul este Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n intervalul de timp specificat. Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii, fiecare proiect va primi un cod unic de nregistrare (SMIS), la care se va face referire n toat corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic proiectul.
10. Evaluarea i selecia proiectelor nregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu, de la data lansarii apelului de proiecte. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul MCSI. Acordarea finanrii se face continuu, pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru prezentul apel. Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va derula n 4 etape 1. Verificarea criteriilor de transmitere 2. Verificarea administrativ i a eligibilitii 3. 4. Evaluarea tehnico-economic Selecia proiectelor
27
10.1. Verificarea criteriilor de transmitere Criteriile de transmitere a cererii de finanare i anexelor acesteia ce urmeaz a se verifica sunt menionate n Anexa X ce conine grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Notarea criteriilor se face cu Da sau Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare, proiectul trebuie s primeasc Da la toate criteriile. n cazul n care aceste cerine nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu excepia cazului n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare de respingere. n cazul n care aplicaia ntrunete criteriile de transmitere solicitate, aceasta va fi nregistrat n SMIS i i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaiei, prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS. 10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii criteriilor de transmitere Regulile de verificare administrativ i a eligibilitii: Verificarea aplicaiilor se face n ordinea primirii i ncepe de la data depunerii propunerilor de proiect. n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. De asemenea, n cazul n care Cererea de Finanare lipsete, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea cu precizarea motivelor respingerii. Criteriile de verificare administrativ i a eligibilitii sunt menionate n Anexa X. Primele 3 criterii din gril sunt eliminatorii (dac oricare dintre acestea primete NU, proiectul este respins automat). Pentru urmtoarele criterii din Gril se pot solicita documente/informaii/clarificri suplimentare fa de cele depuse. OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un numr de fax) solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup 28
transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot. Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul. n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus. Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util. Pentru a fi admis, propunerea trebuie s primeasc Da la toate criteriile. n caz contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. n cazul respingerii aplicaiei, solicitantul poate retransmite dosarul corectat/completat, cu reluarea ntregului proces. Proiectele care au trecut de etapa verificrii administrative i a eligibilitii vor fi transmise experilor evaluatori n ordinea numrului de nregistrare on-line al proiectului. Atenie! Pe parcursul verificrii administrative i verificrii eligibilitii nu se examineaz dac activitile propuse n cadrul proiectului sunt logice sau coerente din punct de vedere tehnic sau economic. 10.3. Evaluarea tehnico-economic Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise n urma verificrii administrative i a eligibilitii. Evaluarea fiecrui proiect se realizeaz de ctre experi evaluatori pe baza criteriilor prezentate n Grila de evaluare tehnico-economic (Anexa X). n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economic se constat c sunt necesare documente/clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n 29
care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax), solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot. Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul. n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus. Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util. Dupa evaluare, toate proiectele vor fi transmise Comitetului de Selecie. 10.4. Selecia Comitetul de selecie va analiza rapoartele de evaluare i va ntocmi lista cu proiecte ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate (n ordinea numerelor de nregistrare on-line), pn la concurena cu bugetul apelului. Condiia de finanare a proiectului este aceea ca punctajul obinut s fie de minim 50 puncte (punctaj minim de calitate), fr obinerea valorii de 0 puncte pentru oricare din subcriteriile/criteriile din grila de evaluare tehnico-economic (situaie ce presupune descalificarea respingerea proiectului). Decizia de finanare este luat de ctre Comitetul de Selecie care poate decide s: aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl de finanare i anexele acesteia; cnd una sau mai multe cheltuieli sunt ncadrate greit ca eligibile sau chiar dac sunt eligibile nu sunt justificate sau sunt supradimensionate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. Reducerea costurilor eligibile totale poate avea loc i n urma verificrii respectrii regulii De minimis, prin eliminarea ntregii sume aferente ajutorului De minimis, n cazul n care valoarea total acordat pe acest tip 30
de ajutor depete plafonul. n acest caz solicitantul poate sa accepte implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii; resping proiectul poate solicita reevaluarea proiectului.
Proiectele se finaneaz n ordinea numrului de nregistrare on-line a proiectului.
n urma seleciei proiectelor, OIPSI va ntocmi lista proiectelor aprobate pentru finanare care va fi transmis spre avizare Autoritii de Management.
Lista proiectelor aprobate va fi publicat pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i au la dispoziie 5 zile s accepte sau s conteste decizia. Contestaiile vor fi transmise prin fax (la numrul de la care a fost primit scrisoarea de respingere/aprobare) sau pot fi depuse la registratura MCSI n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii de respingere sau scrisorii/aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaiile trebuie s fie n form scris i se pot referi doar la motivaiile incluse n scrisoarea trimis de OIPSI. OIPSI va soluiona contestaiile i va trimite rspunsul n scris ctre contestatar. n cazul n care solicitantul nu respect termenele menionate mai sus, acesta poate fi deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list. 11. Contractarea 11.1 Semnarea contractului Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate pentru finanare vor primi contractul de finanare, n vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. Varianta orientativ este prezentat n Anexa Y. OIPSI i rezerv dreptul de a opera modificri la formatul contractului de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta, cu excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt completate eronat.
31
Solicitanii au la dispoziie 10 zile pentru a semna i a retransmite contractul ctre OIPSI, n 3 exemplare originale, nsoite de documente solicitate prin scrisoarea de naintare. Documentele solicitate la contractare sunt: Cele din lista de la Anexa
Documentele se vor expedia prin pot cu confirmare de primire, curier, sau depuse de un reprezentant al solicitantului, la sediul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, din Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, cod 050706, la Registratur. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate decide invitarea solicitantului n vederea semnrii contractelor la sediul OIPSI. n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile, OIPSI poate decide retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list. Contractul de finanare va fi semnat la nivelul MCSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului. Atenie! Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i completri efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte integrant a acestuia.
11.2. Modificarea contractului de finanare Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului. Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele condiii: n urma unei notificri (fr a fi nevoie de act adiional) o Notificare a beneficiarului: Schimbarea adresei, sediului social, contului de trezorerie/bancar, a contului sau a bncii creditoare, nlocuirea
reprezentantului legal, a managerului de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare pentru beneficiar
32
o Notificare a OIPSI: Modificri determinate de schimbri n legislaia naional i european o Alte notificri prevzute n contractul de finanaare ncheiat. n urma unei solicitri a beneficiarului de modificare, aprobat de OIPSI (fr a fi nevoie de act adiional) o Variaii ntre liniile din cadrul aceleiai categorii de cheltuieli din devizul estimativ pn n limita a 10% din valoarea liniei din care se face modificarea, fr a se majora valoarea total eligibil angajat prin contract, cu respectarea prevederilor apelului de proiecte; o Modificarea calendarului de implementare, fr modificarea termenului final de implementare i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final o Modificarea devizului estimativ al proiectului n urma deducerii unor cheltuieli din cererile de rambursare, ca fiind neeligibile o Modificarea graficului Cererilor de rambursare, fr modificarea termenului de depunere a ultimei Cereri de rambursare o Orice alte modificri stabilite prin contractul de finanare ncheiat. prin act adiional, semnat n aceleai condiii ca i Contractul de Finanare (urmare a unei Notificri justificate din partea beneficiarului i a Notificrii de aprobare a OIPSI) o Modificarea calendarului de implementare, cu depairea termenului final i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final o Orice alte modificri justificate care nu se ncadreaz n situaiile descrise anterior i care nu sunt considerate modificri substaniale ale proiectului. Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care: o afecteaz major natura i condiiile de implementare sau o ofer unui ter un avantaj necuvenit sau o rezult dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de infrastructur, o ncetare sau schimbare n localizare a investiiei sau ncetarea unei activitati de producie (dup caz, unde se aplic).
33
Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare sunt urmtoarele: Modificrile contractului pot fi efectuate numai n cadrul perioadei de valabilitate; Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiional nu va fi respinge cererile care prezint
acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie s existe motive ntemeiate pentru aceast modificare. OIPSI examineaz motivele date i nationale i comunitare relevante; Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta funcionalitatea i Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract viabilitatea economic a proiectului i vor respecta criteriile de eligibilitate i selecie; care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile (ca de exemplu condiii care au dus la obinerea punctajului din Grila de evaluare) sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor. Suma maxim a finanrii nerambursabile menionat n contract nu poate fi majorat; n cazul n care solicitarea beneficiarului de modificare a contractului se refer la prelungirea duratei de implementare a proiectului, aceasta trebuie fcut n termenul stabilit n contractul de finanare. (inainte era cu cel putin 60 de zile inainte de expirarea per de implem a proiect) Pentru schimbarea contului i /sau a bncii, notificarea va fi nsoit de contractul scris al bncii creditoare dac Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanarea Proiectului. n cazul schimbrii persoanei responsabile cu operaiunile financiare, Beneficiarul va transmite Organismului Intermediar numele noii persoane desemnate precum i datele sale de contact, mputernicirea i specimenul de semntur. Pentru oricare din aceste cazuri, notificarea va fi nsoit de documente justificative eliberate de autoritile competente, care vor fi ulterior avizate de OIPSI i devin parte integrant n contract. n funcie de rezultatul monitorizrii proiectului, OIPSI poate iniia procedurile de semnare a unui act adiional. Beneficiarul are obligaia s informeze OIPSI n privina problemelor, deficienelor i neregulilor aprute pe parcursul executrii proiectului, conform prevederilor i termenelor din contractul de finanare. Beneficiarul trebuie s informeze, fr ntrziere, OIPSI despre orice situaie care poate determina ncetarea sau ntrzierea executrii contractului. 34 justificri nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a legislaiei
12. Implementarea Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu prevederile contractului de finanare (Anexa Y). 12.1 Achiziii Beneficiarul rspunde de respectarea tuturor prevederilor n vigoare ale legislaiei n domeniul achiziiilor publice, conform OUG 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Orice achiziie realizat n cadrul proiectului trebuie s respecte principiul neutralitii tehnologice (nu trebuie favorizat o anumit tehnologie sau marc). n cazul n care se constat nclcarea prevederilor legale, cheltuielile aferente plii bunurilor/serviciilor/lucrrilor astfel achiziionate vor fi considerate neeligibile i nu vor fi rambursate. Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n cadrul proiectului este Ex-Works (Incoterms 2000).
12.2 Rambursarea cheltuielilor Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu graficul de rambursare a cheltuielilor. Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite una sau mai multe cereri de rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la OIPSI, conform graficului de rambursare din contractul de finanare. Numrul total de cereri de rambursare este de maximum 3 (pentru proiectele care se implementeaz n maximum 12 luni) i maximum 5 (pentru proiectele care se implementeaz ntr-o perioad cuprins ntre 12 i 24 luni). Prima cerere de rambursare se depune n maximum 4 (patru) luni de la data semnrii contractului de finanare. Atenie! Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie efectuate n perioada de implementare!
35
La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat daca este funcional i sunt indeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanare. Valoarea cheltuielilor solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s reprezinte minimum 15% din valoarea finanrii nerambursabile. Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la finalizarea proiectului, auditarea acestuia de ctre un auditor extern. Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune i: raportul de audit realizat de un auditor extern, care certific faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare. copia contractului cu furnizorul/furnizorii soluiei care constituie obiectul proiectului sau alte documente probante din care rezult asigurarea mentenanei proiectului pe o perioad de 36 de luni, dup finalizarea acestuia. Atenie! La ultima cerere de rambursare se va verifica respectarea plafoanelor pentru fiecare categorie de cheltuieli (investiii, consultan, instruire). OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente. Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent): Cerere de rambursare 4 exemplare; Raport de progres; Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative; Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie sau documente similare acestora (pentru beneficiarii care aplic normele interne de achiziii) raport de atribuire a contractului/contractelor; 36
Pentru informare i publicitate: anunuri, comunicate, etc;
Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NRCD, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz); Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate); Cu ultima cerere de rambursare - raportul de audit final realizat de un auditor extern, documente privind mentenana proiectului, copia contractului pentru asigurarea bunurilor achiziionate prin proiect; Alte documente relevante justificative. OBSERVAII: 1. Contractul/contractele ncheiate de beneficiar cu diveri furnizori pentru garania i mentenana aplicaiei trebuie s asigure obligativitatea funcionrii permanente a acesteia n perioada de post-implementare (3 ani dup implementarea proiectului, cu excepia perioadelor de mentenan planificate). Acest lucru va fi prevzut i n caietele de sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a diverselor componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat finanarea (hardware i software). 2. Contractul ncheiat de beneficiar cu furnizorul soluiei electronice trebuie s prevad achiziionarea de ctre beneficiar a dreptului de utilizare/licen asupra aplicaiei software customizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului sau a obligativitii prelungirii contractului, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului. Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului, numrul contractului de finanare i programul prin care este finanat (POS CCE). Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar. 37
AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor neclariti. nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal. Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii. Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul AM POS CCE pe baza cererii de rambursare naintate de ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat. Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI, iar autorizarea lor se face de Autoritatea de Management, n termen de maximum 80 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat. AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n situaii justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii.
13. Monitorizare i control Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute. Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect.
38
Atenie! Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii acordate, proporional cu gradul de nendeplinire. Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 36 de luni dup finalizarea proiectului. Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI pe toata durata de implementare a proiectului rapoarte trimestriale de progres, iar timp de 36 de luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexele contractului de finanare. Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele activiti: a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres trimestriale) elaborate i transmise de ctre beneficiar (activiti desfurate/progresul fizic); b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc). a) Verificarea documentelor Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre beneficiar sunt complete i corecte, c respect formatul prevzut n Contractul de finanare, c proiectul este implementat n conformitate cu prevederile contractuale specifice. De asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa de int propus, procent de realizare. b) Vizita de monitorizare Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar. Vizita de monitorizare va urmri: 39
- asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare; - identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de mbuntire a implementrii; - identificarea elementelor de succes ale proiectului; - asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevazut) Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate informaiile solicitate. c) Control i audit Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i/sau alte structuri cu atribuii de control/verificare /audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE i 3 ani de la terminarea proiectului. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE. Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE (n conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006). Beneficiarul are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul 40
Intermediar, Autoritatea de Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea proiectului pe ntreaga durat a verificrilor. n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizeaz conform prevederilor OG nr.12/2007. Activitile de monitorizare i control si audit sunt detaliate n modelul de contract de finanare. 14. Informare i publicitate (1) Beneficiarul este responsabil pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POS CCE, n conformitate cu cele declarate n cererea de finanare. (2) Beneficiarul trebuie s se asigure c dup semnarea contractului de finanare urmtoarele date vor fi publicate, cel puin o dat, ntr-un cotidian local: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional. (3) Beneficiarul este obligat s utilizeze pentru toate produsele de comunicare realizate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice sigla Guvernului Romniei, sigla Uniunii Europene, nsoite de meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Prin produse de comunicare se nelege: fluturai, pliante, brouri, afie, bannere, comunicate de pres, website-uri, newsletters, spoturi radio-TV, inserii n presa scris, standuri expoziionale, autocolante, materiale promoionale sau orice alte materiale prin care este promovat proiectul i rezultatele acestuia. Orice comunicat de pres referitor la proiectul finanat va fi transmis spre publicare numai dup semnarea contractului de finanare. (4) Publicaiile tiprite care sunt realizate n cadrul proiectului trebuie s menioneze obligatoriu titlul programului/proiectului, precum i participarea Uniunii Europene prin Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice pe prima i ultima copert.
41
(5) Publicaiile trebuie s includ obligatoriu date de contact pentru obinerea mai multor informaii la cerere de ctre cei interesai. (6) Website-urile beneficiarilor vor meniona participarea Uniunii Europene pe pagina principal a acestora (adic homepage) i vor include pe pagina principal a acestora, n loc vizibil, Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia precum i un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro, nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte programe cofinanate de Uniunea European, v invitm s vizitai www.fonduri-ue.ro. (textul reprezentnd un link la adresa web (URL): http://www.fonduri-ue.ro). (7) n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant care s conin urmtoarele elemente informative obligatorii: sigla Guvernului si sigla Uniunii Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului / investiiei. Beneficiarii sunt obligai s asigure o informare transparent i corect a mass-media asupra proiectului finanat prin POS CCE. (8) La finalizarea proiectului, beneficiarul va publica o informare asupra proiectului i a rezultatelor sale ntr-un ziar local. Informarea va include urmtoarele elemente obligatorii: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 20072013 elaborat de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Va propun o forma optimizata pentru Cautolele de Informare si Pastrea documnetelor!!!
Informare i publicitate
Beneficiarul are obligaia s asigure o vizibilitate i o promovare adecvat a obiectivelor, i rezultatelor obinute, n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Manualului de identitate vizual i cele din materialul intitulat Instruciuni pentru beneficiari (pentru consultare v rugm sa accesai website-ul AMPOSCCE http://amposcce.minind.ro/). Beneficiarul va descrie n cadrul rapoartelor de progres toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i va ataa la raport, copii dup articolele de pres, fotografii ale locaiei proiectului din care s reias amplasarea panourilor pentru afiare temporar/ plci pentru amplasare permanent, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul proiectului din care s reias respectarea cerinelor de informare i publicitate etc, n funcie de tipul i activitile proiectului. 42
Pentru toate echipamentele achiziionate prin proiect, beneficiarul trebuie s aplice la loc vizibil, un autocolant n care s se menioneze elementele prevzute n Manualul de identitate vizual. Msurile de informare i publicitate vor respecta prevederile Anexei II la contractul de finanare. Nerespectarea obligaiilor privind informarea i publicitatea are drept consecin efectuarea unor corecii financiare, sistarea finanrii i recuperarea sumelor deja pltite.
Pstrarea documentelor
Beneficiarul are obligaia s pstreze toat documentaia legat de implementarea proiectului, inclusiv inventarul asupra bunurilor dobndite prin finanare nerambursabil, precum i documentele contabile privind activitile i cheltuielile eligibile (inclusiv notele contabile ce atesta nregistrarea n gestiunea beneficiarului a bunurilor i serviciilor achiziionate n cadrul proiectului) pentru o perioad de 5 ani de la data nchiderii POS CCE. Toate aceste documente trebuie pstrate n bune condiii i trebuie s fie accesibile spre consultare de ctre persoanele autorizate, n conformitate cu prevederile comunitare i naionale n vigoare.
15. Greeli frecvente In etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii cererii de finanare: lipsa unor documente solicitate prin cererile de finanare nerespectarea formatului standard si completarea pariala a documentelor solicitate transmiterea cererii de finanare nesemnat, netampilat, nedatat
lipsa datelor de identificare pe plic (ex: numele solicitantului, titlul proiectului, numrul de nregistrare on-line);
nedepunerea proiectelor n termen dup nregistrarea on-line proiecte cu activiti neeligibile valoarea finanrii solicitate pentru anumite categorii de cheltuieli nu se ncadreaz n plafoanele admise solicitantul nu se ncadreaz n categoria solicitanilor eligibili; nerespectarea neutralitii tehnologice In etapa de evaluare tehnic i financiar (punctaje sub punctajul minim admisibil): ntocmirea greit a devizului estimativ al proiectului (cmpuri n cadrul devizului estimativ care nu sunt completate, calcule aritmetice greite, nu se face corect 43
ncadrarea ntre cheltuieli eligibile i neeligibile sau ntre valoarea total a proiectului, valoarea eligibil i valoarea finanrii solicitate); Solicitantul nu dovedete capacitatea sa de asigurare a sustenabilitii a proiectului. Necunoaterea sau interpretarea incorect a unor elemente importante precum achiziiile publice, ajutorul de stat, informarea i publicitatea Supraestimarea costurilor eligibile sau a necesarului Lipsa justificrii pentru necesitatea solicitrii finanrii publice Detalierea insuficient a obiectivului proiectului sau a nevoilor pe care le rezolv Prezentarea neclar i chiar incoerent a activitilor avute n vedere i a planului de implementare a proiectului, cum ar fi succesiunea etapelor, durata fiecrei activiti etc. Lipsa corelrii ntre obiectivul proiectului, rezultatele i activitile prevzute Deviz estimativ necorelat cu activitile Proiectul nu contribuie la realizarea obiectivelor axei prioritare i ale domeniului major de intervenie Analiza financiar greit efectuat i lipsa relevanei rezultatelor acesteia 16. Informaii suplimentare Eventualele ntrebri pot fi trimise la: email: fonduri@mcsi.ro tel: 021 311 41 55 prin Pot la adresa B-dul Libertii 14, sector 5, Bucureti
17. Lista anexelor Nr. Documente verificate crt. 1. Cererea de Finanare 6 Certificat de nregistrare la Registrul Comerului, ataat n copie, 2. tampilat, certificat Conform cu originalul i semnat de reprezentantul legal al solicitantului Obs.
Dac lipsete Cererea de Finanare, rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu), iar proiectul este respins fr a solicita documente i informaii suplimentare
6
44
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. 11. 12. 13. 14.
Certificat constator n original, n termenul de valabilitate, emis de Oficiul Registrului Comerului de pe lng Tribunalul unde i are sediul solicitantul, n care s se menioneze: datele de identificare, codul unic de nregistrare, reprezentanii legali ai societii, domeniul de activitate principal i domeniile de activitate secundare, situaia juridic a societii, precum i sediile secundare i punctele de lucru. Locaiile implementrii proiectului trebuie s se regseasc n certificatul constatator Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii conform conform modelului standard, semnat i tampilat Declaraie privind calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate completat conform modelului standard, semnat i tampilat dac este cazul Actul de mputernicire al reprezentantului legal, ataat n original sau copie legalizat (dac este cazul). n cazul n care exist un act de mputernicire, toate documentele din dosarul cererii de finanare trebuie completate i semnate de ctre mputernicit Hotrrea CA/AGA de aprobare a proiectului i a cheltuielilor legate de proiect, att a valorii totale a proiectului, ct i a cofinanrii proprii (semnat de ctre toi acionarii). Trebuie menionat denumirea proiectului, n conformitate cu cea a proiectului nregistrat. Scrisoare de confort angajant (conform anexei) din partea unei instituii financiare - pentru solicitanii care apeleaz la mprumuturi bancare n cazul n care contribuia eligibil a solicitantului este mai mare sau egal cu 420.000 lei. Valoarea minim a facilitii de creditare pentru care se emite scrisoarea de confort este egal cu contribuia eligibil proprie a solicitantului. Extras de cont de depozit (cash colateral) cu o vechime mai mare de 2 luni - pentru solicitanii care pot asigura cofinanarea din alte surse dect credit bancar Declaraia de eligibilitate completat conform modelului standard, semnat i tampilat Declaraia de angajament completat conform modelul standard, semnat i tampilat Planul de afaceri semnat i tampilat de solicitant Matricea logic a proiectului, completat, semnat i tampilat de solicitant Bilanul contabil pentru ultimul exerciiu financiar ncheiat, inclusiv Contul de Profit si Pierderi, nregistrat la instituia abilitat, n copie, tampilat, certificat conform cu originalul i semnat de solicitant 45
Anexa 2
Anexa 3
Anexa 15
Anexa 4 Anexa 5 Anexa 6 Anexa 9
15.
16.
17.
18.
19.
20. 21. 22.
23.
CV-urile i atribuiile persoanelor (angajate ale solicitantului) implicate n managementul implementrii proiectului sau a urmririi contractelor de management de proiect CV-urile i atribuiile persoanelor (angajate ale solicitantului) ce fac parte din echipa tehnic a proiectului sau din echipa ce urmrete contractele ce au ca scop implementarea proiectului Activitile de management a proiectului ce fac sau vor face obiectul contractului de servicii de management n cazul externalizrii managementului de proiect Prezentare cu privire la modul n care solicitantul i persoanele angajate ale acestuia vor verifica / vor monitoriza activitatea contractorului care va furniza servicii de management al proiectului n cazul externalizrii managementului de proiect Copia anunului de lansare a procedurilor de achiziie public pentru activitile ce in de implementarea proiectului, nu de fazele pregtitoare dac este cazul Diagrama Gantt aferent calendarului de activiti previzionate a se realiza n vederea implementrii proiectului Declaraie pe propria rspundere asupra locaiei/locaiilor unde se implementeaz proiectul adresa exact Decizia/ordinul privind recuperarea ajutorului de stat, ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada efecturii plii (dac este cazul). Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii Anexa 12 ajutorului de minimis
Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanare. Nr. Documente verificate crt. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat 1. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la zi 2. (n cazul n care proiectul se implementeaz n mai multe locaii, trebuie depus Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local pentru fiecare locaie). Cazierul fiscal al reprezentantului legal 3. Cazierul judiciar al reprezentantului legal 4. Reconfirmarea scrisorii de confort pentru solicitanii care apeleaz la 5. mprumuturi bancare Copia actului de identitate al reprezentantului legal 6. Obs.
46
47
Anexa nr.1 Formularul Cererii de Finanare Cererea de finanare n format PDF, precum i ghidul de completare a cererii de finanare se gsete pe site-ul http://www.fonduri.mcsi.ro , seciunea Ghidurile solicitantului, Apeluri deschise
48
Anexa nr. 2 - Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii
I. Date de identificare a ntreprinderii #Denumirea ntreprinderii #Adresa sediului social #Cod unic de nregistrare #Numele i funcia ................................ (preedintele consiliului de administraie, director general sau echivalent) II. Tipul ntreprinderii #Indicai, dup caz, tipul ntreprinderii: #|_| ntreprindere autonom - n acest caz, datele din tabelul de mai jos sunt preluate doar din situaia economico-financiar a ntreprinderii solicitante. Se va completa doar declaraia, fr anexa nr. 3. #|_| ntreprindere partener - Se va completa tabelul de mai jos pe baza rezultatelor calculelor efectuate conform anexei nr. 3, precum i a fielor adiionale care se vor ataa la declaraie #|_| ntreprindere legat - Se va completa tabelul de mai jos pe baza rezultatelor calculelor efectuate conform anexei nr.3, precum i a fielor adiionale care se vor ataa la declaraie.
Exerciiul financiar de referin 7 Numrul mediu anual de salariai
III. Date utilizate pentru a se stabili categoria ntreprinderii

Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Active totale (mii lei/mii euro)
Important: Precizai dac, fa de exerciiul financiar anterior, datele financiare au nregistrat |_| Nu modificri care determin ncadrarea ntreprinderii ntr-o alt categorie (respectiv micro- |_| Da (n acest caz se va completa i se va ataa o declaraie referitoare la exerciiul financiar anterior) ntreprindere, ntreprindere mic, mijlocie sau mare).
Declar pe propria rspundere c datele din aceast declaraie i din anexe sunt conforme cu realitatea. Numele i funcia semnatarului autorizat s reprezinte ntreprinderea ...................................... Semntura i tampila.......................... Data ntocmirii ..........................
Datele cu privire la numrul mediu anual de salariai, cifra de afaceri anual net i activele totale sunt cele realizate n ultimul exerciiu financiar raportate n situaiile financiare anuale aprobate de acionari sau asociai. n cazul ntreprinderilor nou nfiinate datele cu privire la numrul mediu anual de salariai, cifra de afaceri anual net i activele totale se determin i se declar pe propria rspundere.
49
50
Anexa nr. 3 Calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate I. Seciunile care trebuie incluse, dup caz: C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###- seciunea A, dac ntreprinderea solicitant are cel puin o ntreprindere partener (precum i orice fie adiionale); C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###- seciunea B dac ntreprinderea solicitant este legat cu cel puin o ntreprindere (precum i orice fie adiionale). C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Calculul pentru tipurile de ntreprinderi partenere sau legateC:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###
Perioada de referin Numrul mediu anual de salariai Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Total active (mii lei/mii euro)
anual net i activele totale sunt cele realizate n ultimul exerciiu financiar raportate n situaiile financiare anuale aprobate de acionari sau asociai. n cazul ntreprinderilor nou nfiinate datele cu privire la numrul mediu anual de salariai, cifra de afaceri anual net i activele totale se determin i se declar pe propria rspundere. C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###2 Datele ntreprinderii, inclusiv numrul mediu anual de salariai, sunt determinate pe baza situaiilor financiare anuale i a datelor ntreprinderii sau, atunci cnd este cazul, pe baza situaiilor financiare anuale consolidate ale ntreprinderii ori a situaiilor financiare anuale consolidate n care ntreprinderea este inclus.
C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Datele incluse n seciunea "Total" din tabel trebuie introduse n tabelul "Date utilizate pentru a se stabili categoria ntreprinderii" din anexa nr. 1. C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###_____ C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###1 Datele cu privire la numrul mediu anual de salariai, cifra de afaceri
1. Datele1 ntreprinderii solicitante sau din situaiile financiare anuale consolidate (se vor introduce datele din tabelul B1 din seciunea B2) 2. Datele cumulate1 n mod proporional ale tuturor ntreprinderilor partenere, dac este cazul (se vor introduce datele din seciunea A) 3. Datele cumulate ale tuturor ntreprinderilor legate1 (dac exist) - dac nu au fost deja incluse prin consolidare la pct. 1 din acest tabel (se vor introduce datele din tabelul B2 din seciunea B) TOTAL
II. Fisa de Parteneriat 1. Date de identificare a ntreprinderii C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Denumirea ntreprinderii C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Adresa sediului social C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Codul unic de nregistrare C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Numele, prenumele i funcia preedintelui consiliului de administraie, directorului general sau echivalent
Perioada de referin
.................
2. Date referitoare la ntreprinderea legat

Numrul mediu anual de salariai3 Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Active totale (mii lei/mii euro) Total
C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###NOT: Aceste date rezult din conturile sau alte date ale ntreprinderii partenere, consolidate, dac exist. La acestea se adaug ntr-un procent de 100% datele ntreprinderilor care sunt legate de aceast ntreprindere partener, 51
dac datele din conturile consolidate ale ntreprinderilor legate au fost deja incluse prin consolidare n conturile ntreprinderii partenere. Dac este necesar, se va aduga "fia ntreprinderii legate" pentru ntreprinderile care nu au fost nc incluse prin consolidare. 3. Calculul proporional a) Indicai exact proporia deinut4 de ntreprinderea solicitant (sau de ntreprinderea legat prin intermediul creia se stabilete legtura de parteneriat), n ntreprinderea partener la care se refer aceast fi: ............................ C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Indicai, de asemenea, proporia deinut de ntreprinderea partener, la care se refer aceast fi, din capitalul social al ntreprinderii solicitante (sau n ntreprinderea legat) ................................... b) Introducei n tabelul de mai jos rezultatul calculului proporional obinut prin aplicarea celui mai mare dintre procentele la care se face referire la lit. a) la datele introduse n tabelul de la pct. 1. C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Tabelul de parteneriat - A.2
Procent Valoare rezultat n urma aplicrii celui mai mare procent la datele introduse n tabelul de la pct. 1. Numrul mediu anual de salariai Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Active totale5 (mii lei/mii euro)
nu exist date privind numrul de personal, calculul se face prin cumularea datelor de la ntreprinderile legate. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###4 Procent din capitalul social sau din drepturile de vot deinute, oricare dintre aceste procente este mai mare. La acesta trebuie cumulat proporia deinut de fiecare ntreprindere legat n aceeai ntreprindere partener. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###5 Active totale reprezint active imobilizate + active circulante + cheltuieli n avans.
C:\Mada\Desktop\Decl_Anexe.doc - ###Aceste date se vor introduce n Tabelul A1. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###_____ ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###3 n cazul n care n situaiile financiare anuale consolidate
III. Seciunea A - NTREPRINDERI PARTENERE ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Pentru fiecare ntreprindere pentru care a fost completat "fia de parteneriat" [cte o fi pentru fiecare ntreprindere partener a ntreprinderii solicitante i pentru orice ntreprindere partener a oricrei ntreprinderi legate, ale crei date nu au fost nc incluse n situaiile financiare anuale consolidate ale acelei ntreprinderi legate], datele din aceast fi de parteneriat trebuie s fie introduse n tabelul de mai jos. 1.Date de identificare i date financiare preliminare ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Tabelul A.1
Numele sau denumirea ntreprinderii 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ntreprinderea partener - Date de identificare Adresa Cod unic de Numele i prenumele sediului social nregistrare preedintelui consiliului de administraie, director general sau echivalent
Numrul mediu anual de salariai
Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro)
Active totale (mii lei/mii euro)
52
8. Total
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###NOT: ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Aceste date sunt rezultatul unui calcul proporional efectuat pe baza "fiei de parteneriat", pentru fiecare ntreprindere cu care ntreprinderea solicitant este direct sau indirect partener. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele introduse n seciunea "Total" vor fi introduse la pct. 2 din tabelul "Calculul pentru tipurile de ntreprinderi partenere sau legate" (referitor la ntreprinderile partenere). ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Aceste date rezult din situaiile financiare anuale consolidate i din alte date ale ntreprinderii partenere, dac exist, la care se adaug n proporie de 100% datele ntreprinderilor care sunt legate cu aceast ntreprindere partener, n cazul n care acestea nu au fost deja incluse n situaiile financiare anuale consolidate ale ntreprinderii partenere. Dac este necesar, adugai "fie privind legtura dintre ntreprinderi" pentru ntreprinderile care nu au fost deja incluse n situaiile financiare anuale consolidate. IV.Seciunea B - NTREPRINDERI LEGATE 1.Determinarea situaiei aplicabile ntreprinderii care solicit ncadrarea n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii: ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###|_| Cazul 1: ntreprinderea solicitant ine situaii financiare anuale consolidate sau este inclus n situaiile financiare anuale consolidate ale unei alte ntreprinderi (tabelul B1). ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###|_| Cazul 2: ntreprinderea solicitant sau una ori mai multe ntreprinderi legate nu ntocmete/ntocmesc ori nu este/nu sunt inclus/incluse n situaiile financiare anuale consolidate (tabelul B2). ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###NOT: ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele ntreprinderilor legate cu ntreprinderea solicitant deriv din situaiile financiare anuale i din alte date ale acestora, consolidate dac este cazul. La acestea se adaug n mod proporional datele oricrei eventuale ntreprinderi partenere a acelei ntreprinderi legate, situat imediat n aval sau n amonte, dac nu a fost deja inclus prin consolidare6. 2.Metode de calcul pentru fiecare caz ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Cazul 1: Situaiile financiare anuale consolidate reprezint baza de calcul. Se va completa tabelul B1 de mai jos. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Tabelul B1
Numrul mediu anual de salariai7 Total Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Active totale (mii lei/mii euro)
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele introduse n seciunea "Total" din tabelul de mai sus se vor introduce la pct. 1 din tabelul "Calculul pentru tipurile de ntreprinderi partenere sau legate"
ntreprinderea legat (denumire/date de identificare) Identificarea ntreprinderilor incluse prin consolidare Adresa sediului social Cod unic de nregistrare Numele i prenumele preedintelui consiliului de administraie, director general sau
53
echivalent A. B. C. D. E.
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###NOT: ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###ntreprinderile partenere ale unei ntreprinderi legate, care nu au fost nc incluse n situaiile financiare anuale consolidate, sunt considerate partenere directe ale ntreprinderii solicitante. Datele aferente acestora i o "fi de parteneriat" trebuie adugate la seciunea A. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###6 Definiia ntreprinderii legate din prezenta lege. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###7 n cazul n care n situaiile financiare anuale
exist date privind numrul de personal, calculul se face prin cumularea datelor de la ntreprinderile legate.
consolidate nu
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Cazul 2: Pentru fiecare ntreprindere legat (inclusiv prin intermediul altor ntreprinderi legate), se va completa o "fi privind legtura dintre ntreprinderi" i se vor aduga datele din situaiile financiare anuale ale tuturor ntreprinderilor legate, prin completarea tabelului B2 de mai jos. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Tabelul B2
ntreprinderea numrul: Numrul mediu anual de salariai 1.*) 2.*) 3.*) 4.*) 5.*) Total Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro)
Active totale (mii lei/mii euro)
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###NOT ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele rezultate n seciunea "Total" din tabelul de mai sus se vor
introduce la pct. 3 din tabelul "Calculul pentru tipurile de ntreprinderi partenere sau legate" (privind ntreprinderile legate) ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###*) Ataai cte o "fi privind legtura dintre ntreprinderi" pentru fiecare ntreprindere.
V. Fisa privind legtura dintre ntreprinderi nr. .......... din tabelul B2, seciunea B (numai pentru ntreprinderile legate care nu sunt incluse n situaiile financiare anuale consolidate) 1.Date de identificare a ntreprinderii ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Denumirea ntreprinderii ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Adresa sediului social ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Codul unic de nregistrare ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Numele, prenumele i funcia ...................... preedintelui consiliului de administraie, directorului general sau echivalent 2.Date referitoare la ntreprindere ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###
Perioada de referin Numrul mediu anual de salariai7 Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro) Active totale (mii lei/mii euro)
54
Total
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele trebuie introduse n tabelul B2 din seciunea B.
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###NOT: ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele ntreprinderilor legate cu ntreprinderea solicitant sunt extrase din situaiile financiare anuale i din alte date aferente acestora, consolidate dac este cazul. La acestea se adaug n mod proporional datele oricrei eventuale ntreprinderi partenere ale ntreprinderii legate, situat imediat n aval sau n amonte de aceasta, dac nu au fost deja incluse n situaiile financiare anuale consolidate. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Acest tip de ntreprinderi partenere sunt considerate ca fiind ntreprinderi direct partenere cu ntreprinderea solicitant. Datele aferente acestora i "fia de parteneriat" trebuie introduse n seciunea A. Declar pe propria rspundere c datele din aceast declaraie i din anexe sunt conforme cu realitatea.
Numele i funcia semnatarului autorizat s reprezinte ntreprinderea .............................................................................................................. Semntura ..................................................... i tampila
Data ntocmirii ..........................
../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###_____ ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###7 n cazul
n care n situaiile financiare anuale consolidate nu exist date privind numrul mediu anual de salariai, calculul se face prin cumularea datelor de la ntreprinderile legate. ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Publicat n Monitorul Oficial cu numrul 88 din data de 31 ianuarie 2006
55
Anexa nr. 4 - Declaraie de eligibilitate
DECLARAIE de eligibilitate Subsemnatul (nume, prenume), posesor al CI seria _______, nr. _________, eliberat de _______, CNP _____________/ paaport nr. ___________, eliberat de ____________, n calitate de (functie / reprezentant legal / mputernicit) al (denumirea solicitant), cunoscnd c falsul n declaraii este pedepsit de legea penal, declar pe propria rspundere c:
1. Societatea pe care o reprezint este direct responsabil de pregtirea i managementul proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanat; 2. Societatea pe care o reprezint nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare. 3. Societatea pe care o reprezint nu se afl n dificultate potrivit ghidului comunitar referitor la ajutorul pentru recuperarea i restructurarea firmelor aflate n dificultate (Jurnalul Oficial (CE) nr. C244/01.10.2004 8 ); 4. Societatea pe care o reprezint nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni n cazul certificatului de atestare fiscal emis de ANAF; 5. Societatea pe care o reprezint nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru n cazul certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale;
O ntreprindere este considerat ca fiind n dificultate, n principiu i indiferent de mrimea ei, n urmtoarele mprejurri: d) n cazul unei societi cu rspundere limitat, cnd se constat pierderea a mai mult de jumtate din capitalul social i mai mult de un sfert din capital s-a pierdut n ultimele 12 luni; sau e) n cazul unei societi n care cel puin o parte dintre asociai sunt inui nelimitat pentru datoriile ntreprinderii, atunci cnd s-a pierdut mai mult de jumtate din capitalul propriu, aa cum reiese din evidenele contabile ale societii i mai mult de un sfert din acest capital s-a pierdut n cursul ultimelor 12 luni; sau pentru ntreprinderile de orice form juridic, cnd respectiva ntreprindere ntrunete condiiile pentru a fi supuse unei proceduri prevzute de legislaia privind procedura reorganizrii judiciare i a falimentului.
f) 56
6. Societatea pe care o reprezint nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul n curs de ajutor de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 Euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este de 100.000 Euro (echivalentul n lei). Aceste plafoane se aplic indiferent de forma ajutorului de minimis sau de obiectivul urmrit i indiferent dac ajutorul a fost obinut din surse naionale sau comunitare; 7. Societatea pe care o reprezint a desfurat activitate economic i nregistreaz profit (sau profit din exploatare) n ultimul exerciiu financiar ncheiat; 8. Societatea pe care o reprezint nu a fost subiectul unui ordin/decizie de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului Concurenei sau a Comisiei Europene i acest ordin/decizie nu a fost deja executat/executat 9 sau, n cazul n care a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta a fost deja executat i creana integral recuperat; 9. Societatea pe care o reprezint nu se afl n situaia de insolven, lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile ulterioare; afacerea nu este condus de un administrator judiciar, nu are restricii asupra activitilor sale, iar acestea nu sunt puse la dispoziia creditorilor; 10. Societatea pe care o reprezint nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti ntr-unul din domeniile/sectoarele excluse; 11. Societatea pe care o reprezint nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti n domeniul pornografiei i al jocurilor de noroc, precum i cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice i/sau prevederilor legale n vigoare. 12. Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata ( mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni;
n situaia n care solicitantul a fcut obiectul unui ordin al unei instane judectoreti din Romnia, emis pn la 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat i acest ordin a fost executat (sumele respective au fost pltite), Solicitantul va anexa decizia Consiliului Concurenei privind recuperarea ajutorului, ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada efecturii plii. n cazul n care solicitantul a fcut obiectul unei decizii a Comisiei Europene emise dup 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat, decizie care a fost deja executat (provizoriu sau definitiv), solicitantul va prezenta o copie a deciziei Comisiei Europene i dovada efecturii plii
57
13. Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi; 14. Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene; 15. Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectrii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finanri nerambursabile, din bugetul comunitar; 16. Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002; 17. Reprezentantul legal nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte 18. Proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, regulamentele privind achiziiile publice, informarea i publicitatea 19. Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software); 20. Proiectul nu are ca scop obinerea de sprijin financiar pentru: susinerea financiar a activitilor de export ctre tere ri sau ctre State Membre, legat direct de cantitile exportate, de crearea i funcionarea unei reele de distribuie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export; utilizarea cu precdere a produselor naionale n detrimentul produselor importate; achiziionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport; beneficiari ce desfoar activiti n domeniul pornografiei, jocurilor de noroc, care dein pagini web care conin acte sau materiale cu caracter obscen, definite conform Legii 196/2003 cu modificrile i completrile ulterioare sau care au activiti comerciale cu produse cu caracter erotic. (a fost reformulat si adaugat ceva in plus) Numele i funcia reprezentantului legal ............................................................. Semntura i tampila ..................................................... Data ntocmirii ...............................
58
Anexa nr. 5 Declaraie de angajament
DECLARAIE DE ANGAJAMENT Subsemnatul _________________________________ (nume, prenume), posesor al CI seria _______, nr. _________, eliberat de _______, CNP _____________/ paaport nr. ___________, eliberat de ____________, n calitate de __________________ (reprezentantul legal / mputernicit) al _______________________ (denumire solicitant), cunoscnd c falsul n declaraii este pedepsit de legea penal, m angajez s ntocmesc i s implementez proiectul ____________________________ [tiltul proiectului] n condiiile descrise n Cererea de Finanare i specificate n Contractul de Finanare pentru Axa III din Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice si m angajez: 1. s furnizez contribuia proprie ce ne revine din costurile eligibile aferente proiectului; 2. s finanez toate costurile neeligibile aferente proiectului; 3. sa finanez toate cheltuielile pn la rambursarea sumelor aprobate, inclusiv n cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului; 4. s nu ncerc s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influenez personalul implicat n evaluarea i selecia proiectului 5. s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 36 de luni dup data finalizrii proiectului i s asigur exploatarea i mentenana n aceast perioad; 6. s asigur folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect; 7. s ataez la ultima cerere de rambursare raportul de audit final; 8. s respect neutralitatea tehnologic (s nu favorizez o anumit tehnologie si/sau marc) la realizarea achiziiilor necesare pentru proiect; 9. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru a implementa proiectul (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare); 10. s achiziionez dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de 59
sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, voi prelungi perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului 11. s asigur obligatoriu prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori garania i mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post-implementare. 12. s nu depun mai mult de o cerere de finanare n cadrul acestui apel
De asemenea, declar c sunt de acord cu toi termenii i condiiile prevzute n apelul de proiecte i ghidul solicitantului, conform legislaiei naionale i comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare.
Numele i funcia reprezentant legal/mputernicit ............................................................. Semntura i tampila ..................................................... Data ntocmirii ...............................
60
Anexa nr. 6 Planul de afaceri
PLANUL DE AFACERI
PARTEA I - DESCRIEREA SOLICITANTULUI A. DATE GENERALE PRIVITOARE LA SOLICITANT A.1. Numele solicitantului A.2. Nr. nmatriculare la Oficiul Registrului Comerului A.3. Codul unic de nregistrare fiscal A.4. Obiectul de activitate A.5. Forma juridic a solicitantului i un scurt istoric al organizaiei A.6. Structura capitalului social i evoluia acestuia de la nfiinare A.7. Reprezentantul legal al organizaiei A.8. Informaii referitoare la locul desfurrii activitii solicitantului B. DESCRIEREA ACTIVITII CURENTE B.1. Istoricul activitii B.2. Descrierea infrastructurii TIC existente B.3. Produse/servicii i activiti existente B.4. Politica de aprovizionare, furnizori
PARTEA A II-A - DESCRIEREA PROIECTULUI
C. PREZENTAREA PROIECTULUI C.1. Obiectivele proiectului C.2. Componentele proiectului C.3. Managementul proiectului C.4. Descrierea tehnic a proiectului C.5. Personal i instruire C.6. Graficul estimat al proiectului C.7. Impactul proiectului asupra activitii organizaiei 61
D. BUGETUL PROIECTULUI I PLANUL DE FINANARE D.1. Devizul estimativ al proiectului D.2. Planul de finanare a investiiei E. PROIECII FINANCIARE I INDICATORI FINANCIARI E.1. E.2. E.3. E.4 Prognoza veniturilor i cheltuielilor de exploatare anuale Proiecia contului de profit i pierdere Previziunea fluxurilor de trezorerie (numerar) Indicatori financiari
F. CONCLUZII PARTEA I - DESCRIEREA SOLICITANTULUI
A. DATE GENERALE PRIVITOARE LA SOLICITANT A.1. A.2. A.3. A.4. Numele solicitantului Nr. nmatriculare la Oficiul Registrului Comerului Codul unic de nregistrare fiscal Obiectul de activitate Se va meniona obiectul de activitate efectiv, codul CAEN. A.5. Forma juridic a solicitantului i un scurt istoric al organizaiei cu menionarea evenimentelor majore din activitatea acesteia. A.6. Structura capitalului social i evoluia acestuia de la nfiinare (conform ultimei cereri de nscriere de meniuni la Oficiul Registrului Comerului): valoarea capitalului social subscris i vrsat i structura acionariatului, cu menionarea numelor, datelor de identificare ale asociailor/ acionarilor i procentul de capital social deinut de acetia. A.7. Reprezentantul legal al organizaiei Numele, funcia, date de contact. A.8. Informaii referitoare la locul desfurrii activitii solicitantului Adresa sediului social.
62
Adresa sediului la care solicitantul i desfoar activitatea administrativ, dac acesta difer la data depunerii cererii de finanare de cea a sediului social nregistrat. Adresa i specificul activitii fiecrei sucursale, filiale i/ sau punct de lucru, dac este cazul. Amplasamentul unitilor de producie actuale, dispunerea i funcionalitatea acestora n cadrul activitii curente a solicitantului. B. DESCRIEREA ACTIVITII CURENTE B.1. Istoricul activitii Prezentai cum s-a dezvoltat compania dumneavostr de la nfiinare pn n prezent. B.2. Descrierea infrastructurii TIC existente, n special cea semnificativa din punct Produse/servicii i activiti existente Activiti principale-procese, flux informational, prelucrari de date, care sunt semnificative din punctul de vedere al proiectului. Gama actual de produse/servicii, punctele forte i punctele slabe ale societii n producerea/furnizarea produselor/serviciilor. B.4. Politica de aprovizionare, furnizori Furnizorii principali, dac este cazul. Descrierea reelei de aprovizionare, a logisticii folosite i a modului de operare. Principalele riscuri i dificulti n privina aprovizionrii. PARTEA A II-A - DESCRIEREA PROIECTULUI de vedere al proiectului. B.3.
C. PREZENTAREA PROIECTULUI C.1. Obiectivele proiectului Se va fundamenta necesitatea i oportunitatea investitiei propuse, ipotezele, se vor enuna obiectivele generale i specifice ale proiectului. C.2. Componentele proiectului Descrierea componentelor principale necesare n procesul de implementare a proiectului (activitile i sub-activiti corelate cu calendarul activitilor) 63
parametrii calitativi minimali (acolo unde cazul, conform proiectului tehnic), modalitatea de achiziie. C.3. Managementul proiectului Prezentarea persoanelor implicate n administrarea proiectului. Se vor anexa CV-uri, dac acestea difer de cele prezentate conform anexei cu CV.-uri de la Cererea de finanare, respectnd modelul anexat la Ghidul solicitantului. n cazul subcontractrii managementului de proiect se vor preciza cerinele minime solicitate. C.4. Descrierea tehnic a proiectului Aceast seciune va conine proiectul tehnic, cu toate detaliile referitoare la parametrii funcionali i operaionali, arhitectura logic i fizic a sistemului, a fiecrui sub-sistem, i a aplicaiilor, funcionalitile sistemului. n proiectul tehnic vor fi prezentate urmtoarele informaii: Descrierea serviciilor i funcionalitile pe care sistemul trebuie s le ndeplineasc, descrierea acestora (analiza de sistem) i gruparea acestora pe module funcionale; Arhitectura logic i fizic a sistemului, a fiecrui sub-sistem, i a aplicaiilor Schema de flux i a proceselor (schema logic) la nivelul fiecrui modul i la nivelul ntregului sistem pentru a oferi o perspectiv att n ansamblu, ct i n detaliu asupra sistemului; Lista cerinelor funcionale i operaionale; Descrierea cerinelor de integrare a elementelor sistemului i a cerinelor de performan minime necesare; Descrierea tehnologiilor hardware necesare i integrarea, respectiv maparea acestora pe aplicaiile sistemului; Modul de integrare ale aplicaiilor i echipamentelor existente cu soluiile propuse; Descrierea software-ului de baz i aplicaiile existente i necesare; Platforma i structura bazei de date (arhitectura, integrarea i migrarea datelor din diverse aplicaii); Alte specificaii considerate relevante 64
C.5.
Personal i instruire
Numrul de personal implicat n implementarea proiectului. Modul de instruire a personalului care va utiliza/administra aplicaia. C.6. Graficul estimat al proiectului Graficul de execuie a proiectului mpreun cu ealonarea activitilor pentru implementarea proiectului (corelat cu diagrama GANTT, anexa la cererea de finanare).
Activitate/subactivitate 1. 1.1 .. 1.n 2. 2.1 .. 2.n ... n.
De la. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ .. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ .. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____
Pn la. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ .. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ .. zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____ zi___ luna____ an _____
C.7.
Impactul proiectului asupra activitii organizaiei Rezultatele i beneficiile ateptate ale proiectului (cantitative i calitative). Estimarea numrului de noi posturi create (dac este cazul). Influena asupra aspectelor tehnice, manageriale i competitivitii organizaiei. Efectul de multiplicare (posibiliti de replicare i extindere a proiectului). Modalitile de asigurare ale mentenanei i sustenabilitii proiectului.
65
D.
BUGETUL D.1.
PROIECTULUI
PLANUL
DE
FINANARE
Bugetul proiectului Lista cheltuielilor ce urmeaz a fi angajate n cadrul proiectului defalcate pe categorii de cheltuieli i pe costuri unitare.
D.2
Planul de finanare al proiectului

SURSE DE FINANARE VALOAR E
NR. CRT.
VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI
N I II II.1 II.2 III VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI CONTRIBUIA SOLICITANTULUI Contribuia n numerar mprumut ASISTEN FINANCIAR NERAMBURSABIL SOLICITAT
N+i
N anul depunerii cererii de finanare Coloanele se vor completa n funcie de previziunile anuale pe durata proiectului (pentru N+i se completeaz dac e cazul). Pentru perioada ulterioar implementrii proiectului, se vor meniona sursele de finanare dup ncetarea finanrii nerambursabile pentru asigurarea sustenabilitii proiectului.
E. PROIECII FINANCIARE I INDICATORI FINANCIARI Pentru completarea proieciilor financiare, se vor completa foile de lucru (sheet-uri) din planul de afaceri atasat in format Excel i se vor ataa sheet-urile completate.
66
D:\Documents and Settings\simona.oanc
E.1. Prognoza cheltuielilor de exploatare Se va face proiecia cheltuielilor de exploatare pentru operarea/ntreinerea sistemului implementat, eventual pentru dezvoltarea i modernizarea lui, pentru i urmtorii 3 ani dup finalizarea proiectului finanat. Prognoza veniturilor anuale Se va face proiecia anual a veniturilor generate de implementarea aplicaiei informatice, inclusiv sub forma reducerilor de costuri generate de proiect, pentru perioada de implementare i urmtorii 3 ani de la finalizarea proiectului finanat. NOTA n cadrul acestei seciuni, detaliai ipotezele care au stat la baza realizrii previzionrii. Corelai informaiile din aceast proiecie financiar cu cele menionate n restul planului de afaceri. Precizai orice alte informaii care au stat la baza previzionrii sau care influeneaz, n mod relevant, previzionarea cheltuielilor. Se vor face 2 proiecii, una fr proiect i una cu luarea n calcul a influentelor proiectului nou, diferena reprezentnd previzionarea cheltuielile/veniturile aferente proiectului. n coloana Preimplementare - An 0 se vor completa cu valorile existente n ultimul execiiu financiar ncheiat de societate, anexat la cererea de finanare. (reformulat si adaugat) E.2. Proiecia contului de profit i pierdere Se vor face estimrile pentru Contul de profit i pierdere la nivelul proiectului pentru perioada de implementare i urmtorii 3 ani de la finalizarea acestuia. E.3. PREVIZIUNEA FLUXURILOR DE TREZORERIE (NUMERAR) 67
Se vor face estimrile pentru Fluxul de Trezorerie (numerar) la nivelul proiectului pentru perioada de implementare i urmtorii 3 ani de la finalizarea acestuia. E.4. Indicatori financiari Pe baza datelor obinute din proieciile efectuate se vor calcula automat indicatorii care vor releva, rentabilitatea investiiei i sustenabilitatea investiiei propuse. Nr. INDICATORI Rentabilitatea investiiei (%) Fluxul net de numerar cumulat (la sfritul fiecrui exerciiu financiar) 1. RI =Rentabilitatea investiiei Profit din exploatare incremental = Profitul din exploatare obinut cu proiect profitul din exploatare obinut fara proiect (se preia din contul de profit i pierdere aferent proiectului) Ci= valoarea totala a proiectului fara TVA, se preia din bugetul proiectului. Anul 1 1. 2. Anul 2 Anul 3
2. Sustenabilitatea financiar - pentru asigurarea sustenabilitii financiare, fluxurile de numerar net cumulate (fluxurile de trezorerie la sfritul perioadei) trebuie s fie pozitive pe durata ntregii perioade de referin luate n considerare. La determinarea fluxului de numerar net, inclusiv cu proiectul de investiii, se vor lua in considerare toate costurile (eligibile si ne-eligibile) i toate sursele de finanare (att pentru investiie cat si pentru operare si funcionare), inclusiv veniturile generate de proiect. n aceasta metod fluxurile non-monetare, cum ar fi amortizarea si provizioanele, nu sunt luate n consideraie
F. CONCLUZII Alte documente ce considerai a fi relevante, sau care susin anumite puncte din planul dumneavoastr de afaceri. 68
Numele i funcia reprezentant legal/mputernicit ............................................................. Semntura i tampila ..................................................... Data ntocmirii ...............................
69
Anexa nr. 7 - Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii Nr. crt. VERIFICAREA CRITERIILOR DE TRANSMITERE 10 nregistrarea electronic a proiectului s-a realizat n termenul prevzut n Ghidul solicitantului 2. Proiectul a fost depus n termenul i locaia menionate n ghidul solicitantului i corespund cu datele din nregistrarea electronic 3. Cererea de finanare i materialele anexe sunt n plic nchis i poart toate detaliile de identificare prevzute n Ghidul solicitantului Nerespectarea oricrui criteriu menionat anterior (Nr. 1-3) conduce la respingerea 1. cererii de finanare i la ncetarea automat a verificrii proiectului ! VERIFICAREA ADMINISTRATIV I A ELIGIBILITII 11 4. 5. Cererea de Finanare exist 12 Cererea de Finanare (mpreun cu anexele) respect formatul tip prevzut. Cererea de Finanare i documentele anexate sunt completate la calculator n limba romn, conform prevederilor din Ghidul solicitantului Documente verificate D A N U Obs.
6.
Nerespectarea oricrui criteriu menionat
Criteriile de transmitere sunt eliminatorii fr a se solicita alte clarificri n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat 12 Dac rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu) cererea de finanare este respins fr a solicita documente i informaii suplimentare
10 11
70
anterior (Nr. 4-6) conduce la respingerea cererii de finanare i la ncetarea automat a verificrii proiectului !
7.
8.
9. 10.
11.
Cererea de Finanare (mpreun cu anexele) este redactat n 3 exemplare (1 original i dou copii) marcate corespunztor Cererea de Finanare i anexele sunt complete, numerotate, semnate i tampilate de reprezentantul legal al beneficiarului, pe fiecare pagin, n josul paginii conform prevederilor din Ghidul Solicitantului. Dosarul cererii de finanare conine opis Certificat de nregistrare la Registrul Comerului, n copie, tampilat, certificat conform cu originalul i semnat de reprezentantul legal. Certificat constator n original, n termenul de valabilitate, emis de Oficiul Registrului Comerului de pe lng Tribunalul unde i are sediul solicitantul, n care s se menioneze: datele de identificare, codul unic de nregistrare, reprezentanii legali ai societii, domeniul de activitate principal i domeniile de activitate secundare, situaia juridic a societii, precum i sediile secundare i punctele de lucru Locatiile implementrii proiectului trebuie s se regseasc n certificatul 71
12.
13.
14.
15.
16.
constatator Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii conform conform modelului standard, semnat i tampilat Declaraie privind calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate completat conform modelului standard, semnat i tampilat dac este cazul Actul de mputernicire al reprezentantului legal, ataat n original sau copie legalizat (dac este cazul) n cazul n care exist un act de mputernicire, toate documentele din dosarul cererii de finanare trebuie completate i semnate de ctre mputernicit Hotrrea CA/AGA de aprobare a proiectului i a cheltuielilor legate de proiect, att a valorii totale a proiectului, ct i a cofinanrii proprii (semnat de ctre toi acionarii). Trebuie menionat denumirea proiectului, n conformitate cu cea a proiectului nregistrat. Scrisoare de confort angajant (conform anexei) din partea unei instituii financiare - pentru solicitanii care apeleaz la mprumuturi bancare n cazul n care contribuia eligibil a solicitantului este mai mare sau egal cu 420.000 lei. Valoarea minim a facilitii de creditare pentru care se 72
Anexa 2
Anexa 3
17.
18.
19.
20. 21.
22.
23.
24.
25.
emite scrisoarea de confort este egal cu contribuia eligibil proprie a solicitantului. Extras de cont de depozit (cash colateral) cu o vechime mai mare de 2 luni - pentru solicitanii care pot asigura cofinanarea din alte surse dect credit bancar Declaraia de eligibilitate, semnat i tampilat de solicitant, respect modelul standard Declaraia de angajament, semnat i tampilat de solicitant, respect modelul standard Planul de afaceri semnat i tampilat de solicitant Matricea logic a proiectului, completat, semnat i tampilat de solicitant Bilanul contabil pentru ultimul exerciiu financiar ncheiat, inclusiv Contul de Profit si Pierderi, nregistrat la instituia abilitat, n copie, tampilat, certificat conform cu originalul i semnat de solicitant CV-urile i atribuiile persoanelor (angajate ale solicitantului) implicate n managementul implementrii proiectului sau a urmririi contractelor de management de proiect CV-urile i atribuiile persoanelor (angajate ale solicitantului) ce fac parte din echipa tehnic a proiectului sau din echipa ce urmrete contractele ce au ca scop implementarea proiectului Activitile de 73
Anexa 4
Anexa 5
Anexa 6 Anexa 9
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
management a proiectului ce fac sau vor face obiectul contractului de servicii de management n cazul externalizrii managementului de proiect Prezentare cu privire la modul n care solicitantul i persoanele angajate ale acestuia vor verifica / vor monitoriza activitatea contractorului care va furniza servicii de management al proiectului n cazul externalizrii managementului de proiect Copia anunului de lansare a procedurilor de achiziie public pentru activitile ce in de implementarea proiectului, nu de fazele pregtitoare dac este cazul Diagrama Gantt aferent calendarului de activiti previzionate a se realiza n vederea implementrii proiectului Declaraie pe propria rspundere asupra locaiei/locaiilor unde se implementeaz proiectul adresa exact Decizia/ordinul privind recuperarea ajutorului de stat, ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada efecturii plii (dac este cazul). Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis Solicitantul se ncadreaz n categoria solicitanilor eligibili (societate comercial nfiinat n temeiul Legii nr. 31/1990, cu modificrile i 74
Anexa 12
completrile ulterioare)
33.
34.
35.
36.
37.
38.
Solicitantul este nregistrat la Registrul Comerului ca societate comercial i opereaz pe teritoriul Romniei Solicitantul este microntreprindere, ntreprindere mic sau mijlocie, definit astfel de Legea nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare. Solicitantul este direct responsabil de pregtirea i managementul proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanat Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare. Solicitantul nu se afl n dificultate potrivit ghidului comunitar referitor la ajutorul de stat pentru recuperarea i restructurarea firmelor aflate n dificultate (CE Jurnalul Oficial nr. C244/01.10.2004) Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni n cazul certificatului de atestare 75
fiscal emis de ANAF.
39.
40.
41.
42.
Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru n cazul certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale. Solicitantul nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul fiscal n curs (fie din surse ale statului sau ale autoritilor locale, fie din surse comunitare) de ajutor de stat de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 de euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de stat de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este de 100.000 Euro (echivalentul n lei). Solicitantul a desfurat activitate economic i nregistreaz profit (sau profit din exploatare) n ultimul exerciiu financiar ncheiat Solicitantul nu a fost subiectul unui ordin/decizie de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului Concurenei sau a Comisiei Europene i acest ordin/decizie nu a fost deja executat () sau, n cazul n care a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta a fost deja executat i creana integral recuperat. 76
43.
44.
45.
46.
47.
Solicitantul nu se afl n situaia de insolven, lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile ulterioare; afacerea sa nu este condus de un administrator judiciar, nu are restricii asupra activitilor sale, iar acestea nu sunt puse la dispoziia creditorilor. Solicitantul nu desfoar i nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti ntr-unul din domeniile/sectoarele excluse; Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti n domeniul pornografiei i al jocurilor de noroc, precum i cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice i/sau prevederilor legale n vigoare. Reprezentantul legal al solicitantului nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni Reprezentantul legal al solicitantului nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi
77
48.
49.
50.
51.
52.
53.
Reprezentantul legal al solicitantului nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finantari nerambursabile, din bugetul comunitar Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002 Reprezentantul legal nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte sau nefurnizarea informaiilor solicitate 13 Solicitantul se angajeaz s furnizeze contribuia proprie ce revine din costurile eligibile aferente proiectului Solicitantul se angajeaz s finaneze toate costurile neeligibile aferente
13
78
proiectului 54. Solicitantul se angajeaz s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea cheltuielilor aprobate, inclusiv n cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectul Solicitantul se angajeaz s nu ncearce s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influeneze personalul implicat n evaluarea i selecia proiectului Solicitantul se angajeaz s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 36 luni dup data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad Solicitantul se angajeaz s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect Solicitantul se angajeaz s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final Solicitantul se angajeaz s respecte neutralitatea tehnologic (s nu favorizeze o anumit tehnologie i/sau marc) la realizarea achiziiilor necesare pentru proiect. Solicitantul se angajeaz s asigure capacitatea operaional i 79
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
administrativ necesare implementrii proiectului (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare) Solicitantul se angajeaz s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului Solicitantul se angajeaz ca prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post-implementare Solicitantul se angajeaz s nu depun mai mult de o cerere de finanare n cadrul acestui apel Scopul proiectului este n conformitate cu proiectele ce se pot finana n cadrul acestei operaiuni Proiectul conine activitile eligibile obligatorii, conform prezentului ghid al solicitantului Perioada de implementare a proiectului este de maxim 24 luni de la semnarea contractului de finanare Valoarea finanrii nerambursabile solicitate se 80
68.
69. 70.
71.
72.
ncadreaz n limitele specificate n prezentul ghid al solicitantului Rata de cofinanare se ncadreaz n limitele specificate n prezentul ghid al solicitantului Proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei Proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, regulamentele privind achiziiile publice, informarea i publicitatea Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software) Proiectul nu are ca scop obinerea de sprijin financiar pentru: - susinerea financiar a activitilor de export ctre tere ri sau ctre State Membre, legat direct de cantitile exportate, de crearea i funcionarea unei reele de distribuie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export; - utilizarea cu precdere a produselor naionale n detrimentul produselor importate; achiziionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport; - beneficiari ce desfoar activiti n domeniul pornografiei, jocurilor de noroc, care dein pagini web care conin acte sau materiale cu caracter obscen, definite conform 81
73.
74.
75.
76.
Legii 196/2003 cu modificrile i completrile ulterioare sau care au activiti comerciale cu produse cu caracter erotic Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate n ultima cerere de rambursare este de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile. Totalul cheltuielilor eligibile solicitate pentru investiii reprezint minim 75% din valoarea eligibil a proiectului Totalul cheltuielilor eligibile solicitate pentru ajutorul de minimis reprezint maxim 25% din valoarea eligibil a proiectului Clarificrile furnizate de solicitant nu au modificat informaiile din cererea de finanare. Prin modificrile cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice.
Atenie! n cazul n care criteriile de la Verificarea Administrativ i a eligibilitii nu sunt respectate, solicitantului i se va cere transmiterea informaiilor / clarificrilor / documentelor lips. Dac pentru notarea criteriilor sunt necesare documente sau lmuriri suplimentare, i se va transmite solicitantului o solicitare de clarificri. n cazul n care solicitantul nu aduce aceste lmuriri, sau aceste lmuriri sunt irelevante, proiectul este respins. In cazul in care lipsesc mai mult de 3 documente, aplicatia este automat respinsa
Atenie! La acest apel un beneficiar va putea depune o singur cerere de finanare. n cazul n care ofierii de proiect descoper existena unei alte aplicaii depuse de
82
acelai solicitant pentru acest apel al operaiunii 3.3.1, pot respinge automat cererea de finanare curent, n orice etap a evalurii.
Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanare. Nr. Documente verificate crt. 1. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat 2. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la zi (n cazul n care proiectul se implementeaz n mai multe locaii, trebuie depus Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local pentru fiecare locaie). 3. Cazierul fiscal al reprezentantului legal 4. Cazierul judiciar al reprezentantului legal 5. Reconfirmarea scrisorii de confort pentru solicitanii care apeleaz la mprumuturi bancare 6. Copia actului de identitate al reprezentantului legal Obs.
83
Anexa nr. 8 Grila de evaluare tehnico-economic GRILA DE EVALUARE TEHNICO ECONOMIC OPERAIUNEA 3.3.1. Punctaj Punctaj maxim acordat 1. Relevana proiectului 15 15 Argumentarea necesitii implementrii proiectului pentru activitatea i dezvoltarea companiei (prin impactul anticipat) 0 p: Necesitatea implementrii proiectului pentru activitatea i dezvoltarea companiei nu este justificat; Max. 7 p: Necesitatea implementrii proiectului pentru activitatea i dezvoltarea companiei este justificat, fr precizarea impactului anticipat; Max. 15 p: Necesitatea implementrii proiectului pentru activitatea i dezvoltarea companiei i impactul anticipat sunt clar justificate. 2. Calitatea i coerena proiectului a) Corelarea ntre obiective, rezultatele ateptate i activiti 0 p: Obiectivele, rezultatele i activitile proiectului sunt parial specificate i nu sunt corelate; Max. 5 p: Obiectivele, rezultatele i activitile proiectului sunt identificate dar sunt parial realiste i corelate; Calendarul de implementare este parial detaliat iar duratele estimate ale activitilor sunt parial realizabile; Max. 10 p: Obiectivele, rezultatele i activitile proiectului sunt clar prezentate, realiste, realizabile i exist o strns corelare ntre acestea; Calendarul de implementare al activitilor este detaliat i realist, duratele activitilor sunt corect estimate, iar succesiunea n timp este logic i realizabil. b) Devizul estimativ al proiectului 0 p Devizul estimativ este incomplet (din punct de vedere al cheltuielilor necesare pentru proiect) i necorelat cu activitile prevzute, resursele alocate/estimate Costurile sunt n mare msur nerealiste (majoritatea liniilor din deviz sunt sub/supraestimate); Max. 5 p Devizul estimativ este complet (din punct de vedere al cheltuielilor necesare pentru proiect) i corelat parial cu activitile prevzute, resursele alocate/estimate i/sau cu devizul general i pe sub-categorii. Costurile sunt parial realiste (exist linii din deviz sub/supraestimate). Cheltuielile au fost parial ncadrate corect ncategoria celor eligibile; Max. 10 p Devizul estimativ este complet (din punct de vedere al cheltuielilor necesare pentru proiect) i corelat cu activitile Criterii
40 10
10
prevzute, resursele alocate/estimate i pe sub-categorii de cheltuieli. Costurile sunt realiste (corect estimate) i necesare pentru implementarea proiectului. Cheltuielile au fost corect ncadrate n categoria celor eligibile sau neeligibile. c) Eficiena investiiei 1.Rentabilitatea capitalului angajat la nivel de ntreprindere 14 I=(RCA n /RCA n-1 )/3 unde: n= 13, R RCA = I-1 Dac 5%< R RCA 15 % 1 punct 15%< R RCA 20 % - 3 puncte R RCA > 20% - 5 puncte 2.Rentabilitatea investiiei 15 RI = Pr din exploatare incremental mediu/Ci Daca: 5%<RI 15 % 1 punct 15%<RI 20 % - 3 puncte RI> 20% - 5 puncte d) Soluia tehnic 0 p Soluia tehnic propus prin proiect nu este adecvat scopului/ obiectivelor proiectului; Max. 5 p Soluia tehnic propus prin proiect rspunde parial scopului/ obiectivelor acestuia; Max. 10 p Soluia tehnic propus prin proiect rspunde n totalitate scopului/ obiectivelor proiectului. 3. Maturitatea proiectului Perioada estimat pentru nceperea procedurilor de achiziie. 1 p Solicitantul estimeaz nceperea procedurilor de achiziie n termen de peste 1 lun de la semnarea contractului de finanare; Max. 5 p Solicitantul estimeaz nceperea achiziiilor n termen de 15 zile-1 lun de semnarea contractului de finanare; Max. 8 p Solicitantul estimeaz nceperea achiziiilor n max 15 zile de la semnarea contractului de finanare.
10
10
8 8
14 15
RCA= Profit din exploatare/ (Total active Datorii curente) RI = Profitul din exploatare incremental mediu pe 3 ani dup finalizarea proiectului/Ci proiect
Profit din exploatare incremental = Profitul din exploatare obinut cu proiect profitul din exploatare obinut fara Ci= valoarea totala a proiectului fara TVA, se preia din bugetul proiectului.
85
4. Sustenabilitatea proiectului a) Capacitatea financiar de a asigura operarea i mentenana investiiei pentru o perioad de cel putin 3 ani dup implementarea proiectului; 0 p: Fluxul de numerar net cumulat previzionat este negativ pentru urmtorii 3 ani dup implementarea proiectului; Max. 10 p : Fluxul de numerar net cumulat previzionat este pozitiv pentru fiecare dintre urmatorii 3 ani dupa implementarea proiectului. b) Asigurarea resurselor umane din punct de vedere numeric i al expertizei tehnice n vederea meninerii rezultatului proiectului pentru o perioad de minim 3 ani dup implementarea proiectului; 0 p : Solicitantul nu dovedete capacitate de a asigura resursele umane din punct de vedere numeric i al expertizei tehnice n vederea meninerii rezultatului proiectului pentru o perioada de minimum 3 ani dup implementarea proiectului. Max. 10 p : Solicitantul dovedete capacitate solid de a asigura resursele umane (proprii sau asigurate prin delegare contractare) din punct de vedere numeric i al expertizei tehnice n vederea meninerii rezultatului proiectului pentru o perioada de minimum 3 ani dup implementarea proiectului. (CV-urile personalului care va contribui la mentinerea rezultatelor sau cerine minime). 5. Capacitatea de implementare a) Experiena anterioar a solicitantului n managementului de proiecte finanate din surse atrase domeniul
20 10
10
17 7
1 p : Solicitantul nu are experien n domeniul managementului de proiecte finanate din surse atrase; Max. 3 p : Solicitantul are experien n managementul proiectelor dar nu n domeniul relevant pentru apelul lansat; Max. 7 p : Solicitantul are experien de calitate, demonstrabil (prin detalii clare i relevante), n managementul proiectelor finantate din alte surse n domeniul relevant pentru apelul lansat. b) Capacitatea operaional i de management a solicitantului. 0 p: Solicitantul demonstreaz o capacitate limitat de management i de resurse umane i materiale alocate proiectului; Max. 5p: Solicitantul demonstreaz o capacitate de management a resurselor financiare, tehnice i umane satisfctoare; resursele umane (din punct de vedere numeric i al expertizei tehnice) i materiale alocate sunt adecvate parial complexitii proiectului; Max. 10 p: Solicitantul demonstreaz o capacitate de management a resurselor financiare, tehnice i umane adecvat finalizrii cu succes a proiectului, structura organizaional i resursele umane (din punct de vedere numeric i al expertizei tehnice) i materiale alocate sunt 86
10
adecvate complexitii proiectului.
Total puncte Punctajul acordat pentru fiecare subcriteriu/criteriu este numr ntreg.
100
Obinerea unei valori de 0 puncte pentru oricare din subcriteriile/criteriile de mai sus, presupune descalificarea proiectului. Condiia de finanarea proiectului este aceea ca punctajul obinut s fie de minim 50 puncte, n limita bugetului alocat pentru cererea de proiecte.
87
Anexa nr. 9 Matricea logic a proiectului MATRICEA LOGIC A PROIECTULUI
Indicatori de performan Intervenia logic Care sunt obiectivele generale la care va contribui proiectul? Scopul proiectului (Obiective specifice) Care sunt obiectivele specifice pe care i le propune proiectul pentru a contribui la obiectivele generale? verificabili din punct de vedere obiectiv Obiective generale Care sunt indicatorii-cheie relevani pentru obiectivele generale? Ce indicatori arat n mod clar c obiectivele proiectului au fost realizate?
Surse i mijloace de verificare Ipoteze
Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?
Care sunt sursele de informaii existente sau care pot fi culese? Care sunt metodele necesare pentru obinerea acestor informaii?
Care sunt factorii i condiiile care nu intr n responsabilitatea beneficiarului, dar care sunt necesare pentru realizarea acestor obiective? (condiii externe) Care sunt riscurile care trebuie luate n considerare?
Rezultate preconizate
Rezultatele sunt efectele avute n vedere pentru atingerea obiectivelor specifice. Care sunt rezultatele preconizate? (enumerai-le
Care sunt indicatorii care arat dac i n ce msur proiectul obine rezultatele preconizate?
Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?
Ce condiii externe trebuie ndeplinite pentru a obine rezultatele preconizate conform planificrii?
Activiti
Care sunt activitilecheie ce vor fi derulate i n ce ordine, n scopul obinerii rezultatelor preconizate? (grupai activitile pe rezultate)
Mijloace: Care sunt mijloacele necesare pentru implementarea acestor activiti: ex. personal, echipament,instruire, studii, fonduri, faciliti operaionale, etc.
Care sunt sursele de informare cu privire la derularea proiectului? Costuri Care sunt costurile proiectului? Cum sunt aceste costuri clasificate? (detalierea costurilor n bugetul proiectului)
Care sunt condiiile ce trebuie ndeplinite nainte de nceperea proiectului? Ce condiii, aflate n afara controlului direct al beneficiarului, trebuie ndeplinite pentru implementarea activitilor planificate?
89
Matricea logic a proiectului este un instrument de management al planificrii, implementrii i evalurii proiectului, precum i o modalitate de prezentare analitic al acestuia. Utilizarea matricei logice a proiectului permite certificarea relevanei, fezabilitii i durabilitii sale. Matricea logic a proiectului este compus din patru linii ce se adreseaz diferitelor nivele ale proiectului: obiective generale, scopul proiectului (obiective specifice), rezultate preconizate i activiti.
(1)
Obiectivele generale sunt cele care genereaz importana proiectului la nivel
general, avnd n vedere beneficiile sale pe termen lung pentru beneficiarii direci i indireci. De asemenea, obiectivele generale trebuie s nfieze modul n care proiectul se ncadreaz n politici internaionale, regionale sau naionale ale organismelor vizate. Acestea vor fi realizate de ctre proiectul n sine dar i de alte proiecte sau programe din domeniul respectiv ce nu trebuie ignorate. (2) Scopul proiectului (obiectivele specifice) se refer la stadiul n care se va afla nevoia / problema adresat de proiect dup finalizarea acestuia, adic la schimbarea de substan pe care proiectul o are n vedere. Scopul trebuie definit n funcie de beneficiile urmrite pentru grupul-int i / sau beneficiarii ce vor utiliza serviciile furnizate ca urmare a implementrii proiectului. (3) Rezultatele preconizate vizeaz serviciile ce vor fi furnizate grupului-int i/sau beneficiarilor, servicii ce sunt adresate nevoii / problemei tratate de proiect. Rezultatele trebuie s fie un rspuns adresat cauzelor principale ale problemei cu care se confrunt grupul-int. Pentru o relevan maxim, proiectul trebuie s identifice o problem real pentru serviciile ce urmeaz a fi furnizate de proiect. (4) Activitile reprezint modul n care vor fi furnizate aceste servicii.
Cele 4 coloane ale cadrului logic cuprind urmtoarele elemente:
(1)
Intervenia logic reprezint descrierea narativ a proiectului n funcie de
cerinele celor patru nivele descrise mai sus. 90
(2)
Indicatorii de performan verificabili n mod obiectiv sunt mijloacele prin care
se msoar aceast intervenie. Ei reprezint criteriile care exprim gradul de atingere al celor patru nivele de mai sus i faciliteaz evaluarea, furniznd bazele msurrii performanei. Odat ce indicatorul este identificat, acesta trebuie dezvoltat astfel nct s poat fi exprimat n cantitate, calitate sau durat. Verificabili n mod obiectiv indic faptul c mai multe persoane ce utilizeaz acelai indicator vor obine aceleai rezultate. (3) Sursele i mijloacele de verificare sunt documentele i sursele de informaii folosite pentru a cuantifica indicatorii. Sursele i mijloacele de verificare trebuie s specifice: (4) formatul n care informaiile vor fi disponibile (rapoarte, jurnale, statistici, cine va furniza informaiile; periodicitatea de furnizare a informaiilor. Ipotezele reprezint factorii externi/riscurile ce nu sunt direct controlate de
diverse nregistrri etc.);
proiect, dar de care trebuie s se in cont pentru implementarea cu succes a proiectului (de exemplu, fr implementarea prealabil a anumitor msuri de ctre autoriti, desfurarea proiectului poate fi pus sub semnul ntrebrii).
Cadrul logic nu trebuie privit ca un simplu set de proceduri ce trebuie aplicate mecanic, ci ca un sistem de sprijin pentru modul cum se gndete un proiect.Cadrul logic trebuie utilizat ca o structur fireasc n procesul de planificare, fr a fi perceput drept o constrngere birocratic.
91
Anexa nr. 10 - Model Curriculum Vitae
Model Curriculum Vitae INFORMAII PERSONALE Nume Adres Telefon Fax E-mail Naionalitate Data naterii EXPERIEN PROFESIONAL * Perioada (de la - pn la) (Menionai pe rnd fiecare experien profesional pertinent, ncepnd cu cea mai recent dintre acestea) * Numele i adresa angajatorului * Tipul activitii sau sectorul de activitate * Funcia sau postul ocupat * Principalele activiti i responsabiliti EDUCAIE I FORMARE * Perioada (de la - pn la) (Descriei separat fiecare form de nvmnt i program de formare profesional urmate, ncepnd cu cea mai recent) * Numele i tipul instituiei de nvmnt i al organizaiei profesionale prin care s-a realizat formarea profesional * Domeniul studiat/aptitudini ocupaionale * Tipul calificrii/diploma obinut 92 (ziua, luna, anul) (Nume, prenume) (numrul, strada, cod potal, ora, ara)
* Nivelul de clasificare a formei de instruire/nvmnt APTITUDINI I COMPETENE PERSONALE dobndite n cursul vieii i carierei dar care nu sunt recunoscute neaprat printr-un certificat sau o diplom Limba matern Limbi strine cunoscute * abilitatea de a citi * abilitatea de a scrie * abilitatea de a vorbi Aptitudini i competene organizatorice De exemplu coordonai sau conducei activitatea altor persoane, proiecte i gestionai bugete; la locul de munc, n aciuni voluntare (de exemplu n domenii culturale sau sportive) sau la domiciliu. Aptitudini i competene tehnice (utilizare calculator, anumite tipuri de echipamente, maini etc.) Permis de conducere Alte aptitudini i competene Competene care nu au mai fost menionate anterior INFORMAII SUPLIMENTARE (Descriei aceste aptitudini i indicai n ce context le-ai dobndit) (Indicai alte informaii utile i care nu au fost menionate, de exemplu persoane de contact, referine, etc.) ANEXE (Enumerai documentele ataate CV-ului, dac este cazul). Semntura: (Descriei aceste aptitudini i indicai n ce context le-ai dobndit) (Descriei aceste aptitudini i indicai n ce context le-ai dobndit) (Enumerai limbile cunoscute i indicai nivelul: excelent, bine, satisfctor)
Data:
93
Anexa nr. 11 Opis la formularul cererii de finanare
Opisul de mai jos va fi pagina 0 a Cererii de finanare. Pentru unele anexe sunt prevzute modele standard. Este obligatorie utilizarea modelelor standard prevzute, conform instruciunilor. Formatul celorlalte documente ce vor fi ataate la Cererea de finanare vor respecta normele legale n vigoare la data depunerii Cererii de finanare. Nr. pagina (de la pn la) 1- - - - n -
Nr. crt. 1. 2.
Tip document Formularul Cererii de finanare
Perioada de valabilitate a documentului Nu se aplic Nu se aplic/ zz.ll.aaaa Nu se aplic/ zz.ll.aaaa Nu se aplic/ zz.ll.aaaa Nu se aplic/ zz.ll.aaaa
94
Anexa nr. 12 Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis
DECLARAIE privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis
Subsemnatul (nume, prenume), posesor al CI seria _______, nr. _________, eliberat de _______, CNP _____________/ paaport nr. ___________, eliberat de ____________, n calitate de (functie / reprezentant legal / mputernicit) al (denumirea solicitant), cunoscnd c falsul n declaraii este pedepsit de legea penal, declar pe propria rspundere c societatea nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul n curs de ajutor de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit pentru cheltuielile de consultan, audit, informare si publicitatea proiectului, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 EURO. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este echivalentul n lei a 100.000 EURO; Dat: Semntur: (reprezentant legal/ mputernicit)
[Se va completa doar n cazul n care solicitantul solicit finanarea de cheltuieli ce se ncadreaz n categoria cheltuielilor de minimis]
95
Anexa nr. 13 - Lista codurilor CAEN excluse de la finantare
011 012 013 014 015 016 017 031 032 051 052 101 102 103 104 105
Cultivarea plantelor nepermanente Cultivarea plantelor din culturi permanente Cultivarea plantelor pentru nmulire Creterea animalelor Activiti n ferme mixte (cultura vegetal combinat cu creterea animalelor) Activiti auxiliare agriculturii i activiti dup recoltare Vntoare, capturarea cu capcane a vnatului i activiti de servicii anexe vntorii Pescuitul Acvacultura Extracia crbunelui superior Extracia crbunelui inferior Producia, prelucrarea i conservarea crnii i a produselor din carne 16 Prelucrarea i conservarea petelui,crustaceelor i molutelor 17 Prelucrarea i conservarea fructelor i legumelor 18 Fabricarea uleiurilor i a grsimilor vegetale i animale 19 Fabricarea produselor lactate 20
16
Anexa 1: cap 1, live animals, cap 2 meat and edible meat offal, cap 16 preparations of meat (definit prin Corrigendum to Regulation No853/2004 ca fresh meat, including meat that has been
reduced to fragments, which has had foodstuffs, seasonings or additives added to it or which has undergone processes insufficient to modify the internal muscle fibre structure of the meat and thus to eliminate the characteristics of fresh meat. 17 Anexa 1, Cap3-fish,crustaceans and molluscs;Cap16 preparation of meat, of fish, of crustaceans or molluscs 18 Anexa1, Cap 20:preparations of vegetables,fruit or other parts of plants, semnifica prelucrare conform CC (compotul e prelucrare, gemul e procesare) 19 Anexa 1, Cap 15.04-fats and oils of fish and marine mammals, wheter or not refined; cap15.07 fixed vegetable oils,fluid or solid,crude,refined or purified; cap.15.12 animal or vegetable fats and oils, hydrogenated,wheter or not refined, but not further prepared 20 Anexa 1, cap.4 Dairy produce. Prevederi 1628 +Regulamentul 1898/87 privind protectia denumirilor laptelui si produselor lactate folosite pentru comercializare
96
106
Fabricarea produselor de morrit, a amidonului i produselor din amidon
1081 Fabricarea zahrului 21 1082 Fabricarea produselor din cacao, a ciocolatei i a produselor zaharoase 22 1083 Prelucrarea ceaiului i cafelei 23 1084 Fabricarea condimentelor i ingredientelor 24 1091 110 120 131 Fabricarea preparatelor pentru hrana animalelor de ferm 25 Fabricarea buturilor 26 Fabricarea produselor din tutun Pregtirea fibrelor i filarea fibrelor textile
1629 Fabricarea altor produse din lemn; fabricarea articolelor din plut, paie i din alte materiale vegetale mpletite 191 192 Fabricarea produselor de cocserie Fabricarea produselor obinute din prelucrarea ieiului
2014 Fabricarea altor produse chimiceorganice, de baz 2051 Fabricarea explozivilor
206 Fabricarea fibrelor sintetice i artificiale 241 Productia de metale feroase sub forme primare si de feroaliaje 242 Producia de tuburi, evi, profile tubulare i accesorii pentru acestea, din oel
21 22
Anexa 1, cap.17.01 beet sugar and cane sugar,solid (zahar de sfecla,zahar in trestie) Cap.17.02 other sugars Anexa1, cap.17.02 other sugars (zaharuri), sugar syrups, cap.17.05 flavoured or coloured sugars, syrups and molasses 23 Anexa1, cap9 coffee, tea. Prelucrarea prevazuta de CAEN este un proces care modifica in mai mica masura caracteristicile unui produs decat procesarea permisa de regulamente 24 Anexa1, cap9 Coffee,tea and spices+ Reg de minimis, art4 neither on farm activities necessary for preparing a product for the first sale, such aspacking of eggs, etc.,nor the first sale to resellers or processors should be considered as processing or marketing. Prin urmare, ambalarea de rozmarin, marar,patrunjel,tarhon uscate nu sunt procese destul de complexe pt a fi considerate procesare. 25 Mult prea vag definit domeniul in CAEN, ar putea fi vroba de produse excluse pe Anexa 1 26 Anexa1, cap.17.05 syrups and molasses,but not including fruit juices containing added sugar in any proportion (deci sunt exluse doar sucurile naturale.) cap22.04 Grape must, cap.22.05 wine of fresh grapes, cap 22.07 Other fermented beverages (for example,cider,perry and mead), cap22.08 si cap 22.09 Ethyl alcohol or neutral spirits.
97
243
Fabricarea altor produse prin prelucrarea primar a oelului
2451 Turnarea fontei 2452 Turnarea oelului 2591 Fabricarea de recipieni, containere i alte produse similare din oel 254 Fabricarea armamentului i muniiei
301 Construcia de nave i brci 3315 Repararea i ntreinerea navelor i brcilor 4633 Comer cu ridicata al produselor lactate, oulor, uleiurilor i grsimilor comestibile 641 642 643 Intermediere monetar Activiti ale holdingurilor Fonduri mutuale i alte entiti financiare similare
649 Alte activiti de intermedieri financiare, exclusiv activiti de asigurri i fonduri de pensii 651 652 Activiti de asigurri Activiti de reasigurare
653 Activiti ale fondurilor de pensii (cu excepia celor din sistemul public de asigurri sociale) 920 981 Activiti de jocuri de noroc i pariuri Activiti ale gospodriilor private de producere de bunuri destinate consumului
propriu
98
Anexa nr. 14 Glosar de termeni
GLOSAR DE TERMENI Autoritatea de Management pentru POS CCE - structur organizatoric n cadrul Ministerului Economiei, Comerului i Mediului de Afaceri, care are responsabilitatea managementului, gestionarii i implementrii asistenei financiare din instrumente structurale ale Uniunii Europene pentru POS CCE n cadrul perioadei de programare 2007 2013. Autoritatea de Certificare i Plat - Structur organizatoric n cadrul Ministerului Finantelor responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate Romniei din Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i asigurarea transferului acestora ctre beneficiari, precum i a sumelor de pre-finanare i cofinanare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. Asociaie de Dezvoltare Intercomunitar (ADI) organizaie constituit n baza Legii administraiei publice locale nr. 215/2001, cu modificrile i completrile ulterioare Ax prioritar - una dintre prioritile strategice dintr-un program operaional; cuprinde un grup de operaiuni legate ntre ele i avnd obiective specifice msurabile. (Regulamentul Consiliului nr. 1083 din 2006). Beneficiarul organism sau instituie cu capital public sau privat responsabil/ cu execuia proiectului, n urma aprobrii cererii de finanare. Cerere de finanare - formularul completat de ctre solicitant n vederea obinerii finanrii din POS CCE 2007-2013, anexat Ghidului solicitantului. Cerere de rambursare cerere adresat instituiei finanatoare, de ctre beneficiar , prin care acesta solicit decontarea unor cheltuieli deja efectuate.
99
Comitetul de monitorizare organism constituit la nivelul Autoritii de Management care asigur coordonarea finanrii prin POS precum i urmrirea eficienei i calitii implementrii asistenei comunitare, modul de utilizare i impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare n materie. Se constituie un comitet de monitorizare pentru cadrul de sprijin comunitar i cte un comitet de monitorizare pentru fiecare program operaional. Cheltuieli eligibile - Cheltuieli realizate de ctre beneficiar pentru implementarea proiectelor finanate n cadrul POS CCE, care pot fi finanate att din Instrumentele Structurale, ct i din bugetul de stat i din contribuia proprie a beneficiarului. Comitet de selecie - Organism, fr personalitate juridic, creat la nivelul OIPSI care are ca scop selectarea proiectelor depuse de solicitani n scopul finanrii prin POS CCE 2007-2013. CRM Customer Relationship Management Sistem informatic integrat folosit de un agent economic pentru planificarea i controlul activitilor pre i post vnzare. CRM include toate aspectele referitoare la prospectarea pieii, atragerea clienilor, incluznd call center, departament de vnzri, marketing, suport tehnic, etc. Principalul obiectiv al unui sistem CRM este acela de a mbunti relaia companiei cu clienii pe termen lung. De minimis pragul sub care cerinele Regulilor pentru ajutorul de stat nu se aplic. Ajutorul de minimis cumulat pe o perioad de 3 ani fiscali consecutivi nu trebuie s depeasc echivalentul n lei a 200.000 de euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier limita este echivalentul n lei a 100 000 euro pe o perioad de trei ani fiscali. DLAF - Departamentul pentru Lupta Antifraud organismul constituit sub directa coordonare a primului ministru, de contact cu Oficiul European de Lupt Antifraud OLAF din cadrul Comisiei Europene, avnd calitatea de Serviciu de coordonare antifraud n Romnia (conform Deciziei Primului Ministru 205/2007) Domeniu eticheta unic ce identific un anumit website;
100
e-guvernare - utilizarea tehnologiei informaiei i a comunicaiilor i n particular a Internetului ca instrument pentru oferirea de servicii publice prin Internet n scopul creterii calitii serviciilor publice furnizate. E-learning - sistem de formare profesional, utiliznd tehnologiile specifice Internetului, ce const ntr-o experien planificat de predare-nvare, organizat de o instituie ce furnizeaz materiale ntr-o ordine secvenial i logic pentru a fi asimilate de cursani n manier proprie, fr a constrnge agenii activitii la coprezen sau sincronicitate. Sistemele informatice de elearning finanate prin Fonduri Structurale trebuie s asigure inclusiv medierea prin tehnologii de transmitere a suportului de curs i examinrii (dac este cazul) prin Internet. ERP Enterprise Resource Planning Sistem informatic integrat care asigur interoperabilitatea tuturor departamentelor din cadrul unei companii, din punct de vedere al proceselor derulate. Un sistem ERP include module de software pentru toate activitle unei companii: producie, comenzi, contabilitate, furnizori, depozite, transport, resurse umane etc. E-payment plat efectuat prin orice mijloc electronic FEDR - Fondul European de Dezvoltare Regional Fondurile structurale sunt instrumente financiare prin care Uniunea European acioneaz pentru eliminarea disparitilor economice i sociale ntre regiuni, n scopul realizrii coeziunii economice i sociale: a) Fondul European pentru Dezvoltare Regional este fondul structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate, prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur, educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i mijlocii (conform HG 497/2004); b) Fondul Social European este fondul structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene, care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i dezvoltare a resurselor umane. (conform HG 497/2004)
101
IMM - ntreprinderi Mici i Mijlocii. Se clasific, conform Legii 346/2004 cu modificrile i completrile ulterioare, n funcie de numrul mediu anual de salariai i de cifra de afaceri anual net sau de activele totale pe care le dein, n urmtoarele categorii: a) microntreprinderi - au pn la 9 salariai i realizeaz o cifr de afaceri anual net sau dein active totale de pn la 2 milioane euro, echivalent n lei; b) ntreprinderi mici - au ntre 10 i 49 de salariai i realizeaz o cifr de afaceri anual net sau dein active totale de pn la 10 milioane euro, echivalent n lei; c) ntreprinderi mijlocii - au ntre 50 i 249 de salariai i realizeaz o cifr de afaceri anual net de pn la 50 milioane euro, echivalent n lei, sau dein active totale care nu depesc echivalentul n lei a 43 milioane euro. Instrumente structurale - denumesc fondurile structurale i fondul de coeziune luate n ansamblu. Internet - reeaua global compus din milioane de reele de calculatoare interconectate. Interoperabilitate - reprezint abilitatea sistemelor TIC i a proceselor pe care acestea le susin, de a schimba date i de a permite utilizarea n comun a informaiilor. ISP Internet Service Provider Furnizor de servicii Internet; NIR Not Intrare Recepie ONG - organizaie non-guvernamental OPCP Oficiul de Plai i Contractare Phare, Unitate de Plat pentru POS CCE Organism Intermediar (Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii
Informaionale) este instituia desemnat de autoritile de management i/sau de autoritatea de plat care, prin delegare de atribuii de la acestea, implementeaz msurile din programele operaionale. Delegarea de atribuii ctre organismul intermediar i reglementarea mecanismelor de coordonare i control ale acestuia de ctre autoritatea care deleag se fac pe baz de 102
acord/protocol. Autoritile de management i/sau autoritatea de plat rmn responsabile pentru ndeplinirea corespunztoare a atribuiilor delegate, precum i a operaiunilor finanate prin instrumentele structurale.
OLAF - Oficiului European de Lupta Antifrauda organism cu rol de a a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene, de a lupta impotriva fraudei, corupiei i a altor activiti ilegale, precum i de a combate conduita necorespunztoare a funcionarilor din cadrul Instituiilor Europene (http://ec.europa.eu/anti_fraud/index_en.html) Perioada de implementare a proiectului - perioada cuprins ntre data semnrii contractului de finanare i data finalizrii ultimei activiti prevzute n cadrul proiectului. Program operaional document prezentat de un stat membru i adoptat de Comisie care definete o strategie de dezvoltare n conformitate cu un ansamblu coerent de prioriti, pentru a crui realizare se face apel la un Fond sau n cadrul obiectivului Convergenta, la Fondul de Coeziune i la Fondul European de Dezvoltare Regional. Profitul din Exploatare reprezint profitul din activitatea de baza a societatii, determinat ca diferena ntre veniturile din exploatare si cheltuielile din exploatare, calculat conform contului de profit i pierdere n formatul standard conform Ordinului MFP 1752 / 2005 Raportul de progres - documentul standard de monitorizare ce prezint progresul fizic al proiectului. Raportul privind durabilitatea investiiei - documentul standard pentru operaiuni de infrastructur care atest faptul c investiia fcut prin proiect nu a suferit modificri substaniale n perioada ultimilor 3 ani de la finalizare, n conformitate cu Art. 57 alin.(1) din Regulamentul Comisiei Europene (EC) Nr. 1083/2006). Scalabilitate este proprietatea unui sistem, a unei reele sau unui proces care indic abilitatea acestuia de a crete n mod proporional rezultatele acestuia odat cu creterea resurselor.
103
Semntur electronic reprezint date n form electronic, care sunt ataate sau logic asociate cu alte date n form electronic i care servesc ca metod de identificare. (n conformitate cu Legea privind semntura electronic nr. 455/2001); Servicii publice electronice sau serviciile publice on-line reprezint o parte din e-guvernare prin care serviciile publice sunt disponibile prin intermediul internetului. SMIS - Single Management Information Sistem = Sistem Unic de Management a Informaiilor este un sistem informatic naional, n sprijinul organismelor naionale pentru implementarea Cadrului Strategic Naional de Referin. Societatea informaional - este societatea n care producerea i consumul de informaie este cel mai important tip de activitate, informaia este recunoscut drept resurs principal, tehnologiile informaiei i comunicaiilor sunt tehnologii de baz, iar mediul informaional, mpreun cu cel social i cel ecologic un mediu de existen a omului. TIC - ITC - IT&C - Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor
104
Anexa nr. 15 Modelul scrisorii de confort angajante
105
Anexa nr. 16 - CONTRACTUL DE FINANARE Cod SMIS
CONTRACT DE FINANARE (pentru beneficiari privai) - Document aflat n stadiu de lucru -
Nr................................ /...................................
ntre: Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de Organism Intermediar (denumit n continuare OI), n numele i pentru Ministerul Economiei, Coemrului i Mediului de Afaceri n calitate de Autoritate de Management (denumit n continuare AM) pentru Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice(denumit n continuare POS CCE), cu sediul n , Tel./fax , p o t a e l e c t r o n i c . . . . , c o d d e n r e g i s t r a r e f i s c a l , reprezentat legal de ................................................., n funcia de ., denumit n cele ce urmeaz Organism Intermediar, pe de o parte
i Persoan Juridic ........................ nfiinat la data de.................., Cod de nregistrare fiscal ...................................., Nr. de nregistrare la Registrul Comerului ............, cu sediul n Str. ..........................., Judeul................, cod potal ...................., Tel......................, 106 Fax
......................., reprezentat prin .......................... n funcia de ........................... identificat prin B.I / C.I / PASS Seria .......... Nr. .................... CNP ................... n calitate de Beneficiar pe de alta parte, au convenit ncheierea prezentului Contract pentru acordarea finanrii nerambursabile n baza Cererii de finanare nr. .. n urmtoarele condiii:
ARTICOLUL 1 OBIECTUL CONTRACTULUI (1) Obiectul acestui Contract l reprezint acordarea finanrii nerambursabile de ctre Autoritatea de Management, pentru implementarea Proiectului nr. . <cod SMIS> intitulat: <titlul>, denumit n continuare Proiect. (2) Beneficiarului i se va acorda finanarea nerambursabil n termenii i condiiile stabilite n prezentul Contract, care este constituit din Contractul de finanare i anexele acestuia, pe care Beneficiarul declar c le cunoate i le accept. (3) Cererea de finanare depus de Beneficiar, rezultat n urma verificrilor, modificrilor i completrilor efectuate pe parcursul procedurii de evaluare i selecie, devine anex la prezentul Contract, fcnd parte integrant din acesta. (4) Beneficiarul accept finanarea nerambursabil i se angajeaz s implementeze Proiectul pe propria rspundere, n conformitate cu prevederile cuprinse n prezentul Contract i n legislaia naional i comunitar.
ARTICOLUL 2 DURATA CONTRACTULUI (1) Contractul intr n vigoare de la data semnrii de ctre ambele pri .
107
(2) Data de la care se ncepe implementarea Proiectului este data intrrii n vigoare a prezentului Contract.
(3) Perioada de implementare a Proiectului este de .. luni/ani . (4) Contractul i nceteaz valabilitatea la 3 ani de la data nchiderii oficiale/pariale a POS CCE, conform reglementrilor naionale i comunitare n vigoare. (5) Pn la ncetarea valabilitii contractului Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia Organismului Intermediar, Autoritii de Management, Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene i oricrui alt organism abilitat de a efectua verificri asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile, toate documentele aferente Proiectului, inclusiv inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale.
ARTICOLUL 3 VALOAREA PROIECTULUI (8) Valoarea total a Proiectului care face obiectul finanrii nerambursabile este <.......> lei (n cifre i litere): valoare total eligibil n suma de . valoare neeligibil n suma de .
Valoarea total a proiectului, din care: (lei)
Valoarea total eligibil a Proiectului, din care: (lei)
Valoarea eligibil nerambursabil din FEDR (lei)
Valoarea eligibil nerambursabil din bugetul naional (lei) 4
Co-finanarea eligibil a (lei)
Valoarea ne-eligibil (lei)
Beneficiarului a proiectului
1=2+6
2=3+4+5
(9) Autoritatea de Management se angajeaz s acorde o finanare nerambursabil de maxim <> lei (cifre i litere), echivalent cu % din valoarea total eligibil a 108
Proiectului specificat la art. 3 (1); n cazul n care, la sfritul Proiectului, valoarea total eligibil este mai mic dect valoarea total eligibil contractat, suma acordat de Autoritatea de Management se va reduce corespunztor. (10) Beneficiarul poate solicita modificri ale bugetului dac acestea nu afecteaz scopul
principal al proiectului, iar impactul financiar se limiteaz la transferul de maxim 10% din suma nscris iniial ntr-o categorie de cheltuieli eligibile n cadrul celorlalte categorii de cheltuieli eligibile cuprinse n cererea de finanare, fr a se modifica valoarea total eligibil a proiectului. Nu trebuie s se depeasc limitele maxime impuse de prevederile regulamentelor comunitare, de legislaia naional, de regulile de eligibilitate stabilite de AM POS CCE i de prevederile ghidului solicitantului relevant. (11) Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n cadrul proiectului este Ex-
Works (Incoterms 2000).
ARTICOLUL 4 CHELTUIELI ELIGIBILE
(1) Sunt eligibile acele cheltuieli care sunt realizate n conformitate cu prevederile prezentului contract i cu cele ale: H. G. 759/2007privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu completrile i modificrile ulterioare; Ordinului nr. 724 din 13 martie 2008 privind aprobarea listelor de cheltuieli eligibile pentru proiectele finanate n cadrul operaiunii 3.1.1 din cadrul domeniului major de intervenie 1 - Susinerea utilizrii tehnologiei informaiei i comunicaiilor i al operaiunilor 3.3.1 i 3.3.2 din cadrul domeniului major de intervenie 3 - Dezvoltarea e-economiei, axa prioritar 3 "Tehnologia informaiei i comunicaiilor pentru sectoarele public i privat" din cadrul Programului operaional sectorial "Creterea competitivitii economice" (POS CCE) 20072013 ; 109
Ghidului Solicitantului pentru Domeniul major de intervenie 3, Regulamentelor aplicabile ajutorului de stat Cererii de finanare aprobat - Anexa nr. V la prezentul contract.
ARTICOLUL 5 RAMBURSAREA CHELTUIELILOR (1) AM va autoriza cererile de rambursare n urma verificrii de ctre OI a documentelor justificative prezentate de beneficiar n maxim 80 de zile calendaristice de la data depunerii acestora la OI, iar OI va informa beneficiarii cu privire la sumele autorizate. (2) Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat pentru POS CCE, n termen de 10 zile calendaristice de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat, n lei n urmtorul cont: cod IBAN: titular cont: denumire/adresa Trezoreriei: (3) n cazul n care se solicit documente i/sau clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii, AM/OI va face o notificare beneficiarului n care i se vor comunica toate datele necesare legate de aceaste situaii, inclusiv informaii legate de suspendarea termenului prevzut la alin. 1 i condiiile n care are loc aceasta. (4) Beneficiarul va depune la OI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent): Cerere de rambursare (anexa III) 4 exemplare Raport de progres (anexa .IV) Copii certificate, care s conin meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie, raport de atribuire a contractului; documente similare acestora (pentru beneficiarii care aplic normele interne de achiziii) 110
Pentru informare i publicitate: fotografii, anunuri, comunicate, documente pentru evidenierea plii publicitii radio/TV Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune
Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate)
(5) Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat sau serviciul prestat. Pentru evitarea dublei finanri, toate facturile vor fi inscripionate, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului, cu numrul contractului de finanare i programul prin care este finanat (POS CCE). (6) AM/OI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru elucidarea eventualelor neclariti. (7) Cererea de rambursare se poate depune, n cazul achiziiei de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar. (8) Numrul total de cereri de rambursare este de maxim 3 (pentru proiectele de maxim 12 luni) i maxim 5 (pentru proiectele de maxim 24 luni) i se vor se va reliefa n graficul de rambursare de mai jos. Prima cerere de rambursare se va depune n maxim 4 luni de la semnarea contractului de finanare.
Cerere de rambursare nr. 1 2 3 4 5
Activitate/ subactivitate
Suma estimativ
Data depunerii Pn la ..... Pn la ..... Pn la ..... Pn la ..... Pn la .....
111
Total buget
(9) n cazul n care beneficiarul nu poate respecta termenul pentru depunerea cererilor de rambursare, astfel cum este acesta prevzut la alin. 8, acesta va notifica n scris OI, nainte de data prevzut ca data depunerii, cu privire la motivele nerespectrii acesteia. Dac beneficiarul nu depune cererea de rambursare la data menionat n grafic i nu justific n scris motivele nerespectrii acesteia, OI are dreptul de a rezilia contractul, notificndu-l n acest sens pe beneficiar. Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate prin ultima cerere de rambursare trebuie s
(10)
reprezinte minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile. (11) La ultima cerere de rambursare (ce va fi depus dup finalizarea proiectului) se va anexa i raportul de audit efectuat de ctre un auditor extern la finalizarea proiectului. (12) Se consider c proiectul este finalizat dac acesta este realizat ca un tot, conform obiectivelor proiectului stabilit n cererea de finanare (13) OI/AM poate suspenda, aproba parial sau respinge la plat cererea de rambursare n
cazul detectrii unei cheltuieli neeligibile sau n cazul nerespectrii prevederilor contractuale. ARTICOLUL 6 TAXA PE VALOAREA ADUGAT (TVA) (1) TVA este o cheltuial neeligibil, potrivit HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale (2) Asigurarea sumelor necesare plii cheltuielilor neeligibile este responsabilitatea beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale.
112
ARTICOLUL 7 OBLIGAIILE PRILOR a) Obligaiile Beneficiarului (1) Beneficiarul trebuie s asigure implementarea Proiectului n conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanare aprobat. Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa Autoritii de Management i Organismului Intermediar pentru implementarea Proiectului. (2) n situaia n care beneficiarul nu realizeaz integral indicatorii proiectului asumai prin contract, finanarea nerambursabil acordat va fi redus proporional. (3) n cazul subcontractrii n tot sau n parte a managementului de proiect, responsabilitatea revine n exclusivitate Beneficiarului.
Implementare (4) Beneficiarul trebuie s implementeze Proiectul cu maximum de profesionalism, eficien i vigilen n conformitate cu cele mai bune practici n domeniul vizat i n concordan cu prevederile acestui Contract. (5) Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii Proiectului. Organismul Intermediar i Autoritatea de Management vor fi degrevate de orice responsabilitate pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa Beneficiarului.
(6) Beneficiarul are obligaia de a solicita aprobarea Organismului Intermediar pentru orice propunere de modificare intervenit n bugetul previzionat al Proiectului i aprobat prin prezentul Contract, cu menionarea motivelor care au condus la aceasta, n vederea ncheierii unui act adiional. (7) Pe toat perioada de implementare a proiectului, Beneficiarul va transmite Organismului Intermediar, la fiecare 3 (trei) luni, previziuni privind fluxurile financiare pentru trimestrul urmtor, n situaia n care sunt diferene fa de graficul de rambursare prevzut n contract. 113
(8) Beneficiarul are obligaia de a menine investiia finanat prin prezentul contract cel puin 3 ani dup finalizarea proiectului. Control i Audit (9) Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare si Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. (10) Beneficiarul are obligaia s asigure toate condiiile pentru efectuarea verificrilor, punnd la dispoziie, la cerere i n termen, documentele solicitate i asigurnd disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea proiectului, inclusiv a managerului de proiect cu privire la care se face verificarea sau auditarea, pe ntreaga durat a verificrilor. (11) Beneficiarul se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se
implementeaz sau a fost implementat Proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a Proiectului. Politici comunitare i naionale (12) Beneficiarul este obligat s respecte prevederile aplicabile cuprinse n cererea de finanare i legislaia aferent referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, in special cele privind achiziiile publice, ajutorul de stat, egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, informarea i publicitatea. Achiziii (13) Pentru implementarea prezentului Proiect, Beneficiarul are obligaia de a respecta
prevederile legislaiei naionale in domeniul achiziiilor publice daca se ncadreaz in prevederile art. 8 sau respectiv in prevederile art. 9 alin. 1 lit. c) , c^1 din O.U.G. nr. 114
34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile si completrile ulterioare. Beneficiarul care se ncadreaz in prevederile art. 10 alin. 2 si 3 din O.U.G. nr. 34/2006,
(14)
cu modificrile si completrile ulterioare, are obligaia sa respecte procedura specific stabilita prin norme interne, care se constituie anex la prezentul contract (anexa nr. VI). (15) n aplicarea procedurii de achiziie public sau a celei specifice, Beneficiarul are
obligatia, sa asigure o utilizare eficienta a fondurilor in procesul de atribuire, sa promoveze concurenta dintre operatorii economici, precum i s garanteze nediscriminarea, recunoaterea reciproc si tratamentul egal al operatorilor economici care participa la atribuirea contractului, n conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 cu modificrile si completrile ulterioare i ale anexei .VI la prezentul contract. (16) Beneficiarul, care nu se ncadreaz la prevederile art. 8 din OUG 34/2006, cu
modificrile si completrile ulterioare, are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, cnd valoarea achiziiei nu depete echivalentul in lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz pe baza de document justificativ care, n acest caz, se considera a fi contract de achiziie public.
(17)
Nu vor fi acceptate cazuri de subcontractare a contractelor ncheiate n vederea
implementrii proiectului n proporie mai mare de 75%.
Ajutorul de stat (dac este cazul) (18) Beneficiarul este obligat s informeze Organismul Intermediar n cazul n care, n timpul
implementrii Proiectului obine finanare n contextul ajutorului de stat de tip deminimis, n termen de 5 zile lucrtoare de la data obinerii finanrii. Asigurarea co-finanrii i a cheltuielilor neeligibile 115
(19)
Beneficiarul este obligat s asigure sumele necesare asigurrii co-finanrii i a finanrii
cheltuielilor neeligibile n vederea implementrii Proiectului. Evaluare (20) Beneficiarul i asum obligaia de a furniza Organismului Intermediar, Autoritii de Management, Comisiei Europene i/sau agenilor lor autorizai orice document sau informaie, n termenul solicitat, n vederea realizrii evalurii POS CCE i/sau a Proiectului implementat. Cu acordul Autoritii de Management, rezultatul evalurii va fi pus la dispoziia Beneficiarului de ctre OI. Eviden contabil distinct (21) Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Beneficiarul este obligat s informeze Organismul Intermediar cu privire la modul n
(22)
care se realizeaz evidena contabil distinct privind proiectul, transmind OI, n termen de 30 de zile calendaristice de la ncheierea contractului, o notificare conform anexei VIII la prezentul contract. Pstrarea documentelor (23) Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate inclusiv pe o perioad de trei ani de la nchiderea oficial/parial a POS CCE, dar nu mai puin de 5 ani de la data efecturii ultimei pli. (24) Documentele trebuie s fie uor accesibile i pstrate astfel nct s permit verificarea
lor. Beneficiarul este obligat s informeze Organismul Intermediar cu privire la locul
(25)
pstrrii documentelor, transmind OI, n termen de 30 de zile calendaristice de la ncheierea contractului, o notificare conform anexei VIII la prezentul contract. 116
Modificri substaniale (26) Beneficiarul este obligat s nu fac modificri substaniale ale proiectului sub sanciunea
rezilierii contractului cu recuperarea integral a finanrii acordate. (27) Dac pe perioada de valabilitate a contractului intervine o modificare substanial, aa
cum este definit mai jos, de la data apariiei acesteia are loc sistarea finanrii nerambursabile, iar sumele acordate pn n acel moment se vor recupera n conformitate cu legislaia naional. Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care: afecteaz major natura i condiiile de implementare sau ofer unui ter un avantaj necuvenit i rezult de asemenea dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de infrastructur, o ncetare sau schimbare n localizare a investiiei sau ncetarea unei activitati de producie (dup caz, unde se aplic). Beneficiarul are obligaia de a informa Organismul Intermediar n termen de 15 de zile calendaristice de la data apariiei oricrei modificri de mai sus. (28) Finanarea nerambursabil acordat va fi recuperat i n cazul n care obiectivele
finanate nu sunt folosite conform scopului destinat, precum i n cazul n care acestea au fost vndute, nchiriate sau nstrinate sub orice form ntr-o perioad de 3 ani dup finalizarea Proiectului.
b) Obligaiile Organismului Intermediar
117
(1) Organismul Intermediar va informa Beneficiarul despre data nchiderii oficiale/pariale a Programului Operaional Sectorial Creterea competitivitii economice prin intermediul mijloacelor publice de informare. (2) Organismul Intermediar are obligaia de a informa Beneficiarul cu privire la orice decizie luat care poate afecta implementarea Proiectului. (3) Organismul Intermediar are obligaia de a informa Beneficiarul cu privire la rapoartele, concluziile i recomandrile formulate de ctre AM, Comisia European i alte organisme abilitate care au un impact asupra Proiectului acestuia. (4) Organismul Intermediar are obligaia de a sprijini Beneficiarul prin furnizarea informaiilor sau clarificrilor pe care aceasta le consider necesare pentru implementarea Proiectului.
ARTICOLUL 8 CONFIDENIALITATE (1) Organismul Intermediar, Autoritatea de Management i Beneficiarul se angajeaz s pstreze confidenialitatea documentelor, materialelor, datelor i informaiilor n legtur cu Proiectul i care sunt stabilite de ctre pri, de comun acord, ca fiind confideniale, fr a aduce atingere drepturilor de verificare/control/audit ale tuturor organismelor abilitate n acest sens. (2) Nu pot fi declarate ca i confideniale documentele, materialele, datele i informaiile folosite n scop publicitar pentru informarea i promovarea utilizrii Instrumentelor Structurale, precum i cele rezultate din obligaia Beneficiarului de a respecta msurile de informare i publicitate conform Anexei .II Msurile de informare i publicitate. (3) Nerespectarea obligaiei de confidenialitate ndrituiete partea vtmat s pretind daune interese prii n culp.
118
ARTICOLUL 9 DREPTUL DE PROPRIETATE/ UTILIZARE A REZULTATELOR I ECHIPAMENTELOR (1) Dreptul de proprietate asupra bunurilor, drepturile de proprietate intelectual, att industrial (ex. brevetele de invenie, desenele i modelele industriale, mrcile), ct i dreptul de autor asupra creaiilor rezultate din implementarea Proiectului, sunt drepturi exclusive ale Beneficiarului, cu respectarea legislaiei n vigoare.
ARTICOLUL 10 CESIUNEA (1) Prezentul Contract n integralitatea sa precum i toate drepturile i obligaiile decurgnd din implementarea acestuia nu pot face obiectul cesiunii.
ARTICOLUL 11 NEREGULI (1) Prin neregul se nelege orice nclcare a unei dispoziii a legislaiei comunitare i/sau naionale, care rezult dintr-o aciune sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene i/sau a bugetelor din care provine cofinanarea public aferent. Sunt asimilate neregulilor i orice alte nclcri ale prezentului contract de finanare.
(2) OI va lua msurile necesare pentru identificarea neregulilor i constatarea creanelor bugetare aferente proiectului, stingerea acestora prin recuperarea debitului i va dispune toate msurile pe care le consider necesare pentru eliminarea sau diminuarea consecinelor asupra implementrii Proiectului, msuri care pot viza inclusiv suspendarea executrii Contractului i/sau rezilierea acestuia. (3) Constituie obiect al recuperrii debitul constatat individualizat n titlul de crean, potrivit prevederilor legislaiei n domeniu. 119
(4) Termenul de plat pentru sumele care fac obiectul recuperrii se stabilete n funcie de data comunicrii titlului de crean, potrivit legii, termen de la expirarea cruia beneficiarul va datora majorri de ntrziere, calculate conform prevederilor Codului de procedur fiscal n vigoare. (5) Dac beneficiarul nu pltete de bunvoie n termenul prevzut la alineatul precedent, OI va proceda la stingerea creanei bugetare din urmtoarele cereri de rambursare. (6) n cazul n care creanele bugetare nu sunt recuperate prin plata voluntar sau din urmtoarele cereri de rambursare, AM va trece la executarea garaniei de implementare, dac este cazul, iar dac aceasta nu acoper integral debitul, AM va sesiza autoritatea competent n vederea declanrii procedurii de executare silit. (7) n cazul neregulilor constatate ulterior finalizrii implementrii Proiectului, Beneficiarul are obligaia s restituie n termenul prevzut la alin. 4 debitul individualizat n titlul de crean. n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de Management va sesiza organele competente n vederea declanrii executrii silite. (8) Orice plat excedentar efectuat de ctre Unitatea de Plat constituie plat necuvenit iar Beneficiarul are obligaia de a restitui sumele respective Autoritii de Management. (9) Recuperarea sumelor pltite excedentar de ctre Unitatea de Plat se face conform prevederilor alin. (3)(7). Comisioanele bancare ocazionate de rambursarea ctre Unitatea de Plat pentru POS
(10)
CCE a sumelor datorate cad n sarcina exclusiv a Beneficiarului, cu excepia plilor excedentare, cnd comisioanele cad n sarcina AM sau Unitii de Plat. ARTICOLUL 12 MONITORIZARE I CONTROL
120
(1) Monitorizarea i controlul privind implementarea Proiectului sunt realizate de ctre Organismul Intermediar i Autoritatea de Management. Beneficiarul se oblig s respecte prevederile menionate n Anexa I Msuri de monitorizare i control.
ARTICOLUL 13 INFORMARE I PUBLICITATE (1) Toate msurile de informare i publicitate vor fi realizate de ctre Beneficiar n conformitate cu Anexa II Msuri de informare i publicitate. ARTICOLUL 14 PERSOANE DE CONTACT I ADRESE (1) Reprezentantul legal al Beneficiarului este . (numele, funcie, datele de contact, actul oficial prin care a fost desemnat ca i reprezentant legal i eventual, dac este cazul, perioada pentru care a fost desemnat) (2) Managerul de proiect este ......................... (nume, funcie, date de contact) (3) Persoana de contact a Beneficiarului este................................. (nume, funcie, date de contact) (4) Persoana responsabila cu operaiunile financiare este (nume, funcie, date de contact, mputernicire, specimen de semntur.) (5) Persoana de contact din cadrul Organismului Intermediar este . (nume, funcie, date de contact) (6) ntreaga coresponden legat de prezentul Contract se va face n scris, cu menionarea numrului i titlului Proiectului precum i a codului SMIS i se va transmite la urmtoarele adrese:
Pentru Beneficiar 121
Pentru Organismul Intermediar. ARTICOLUL 15 - MODIFICRI I COMPLETRI LA CONTRACT
(1) Orice modificare i completare la Contract se va face cu acordul ambelor pri (2) Orice completare sau modificare a Contractului sau a anexelor sale trebuie fcut n scris printr-un act adiional ncheiat n aceleai condiii i termene ca i Contractul iniial.
(3) Actul adiional nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului aa cum este definita aceasta in prezentul contract Art 7, alin. (27). (4) Beneficiarul trebuie s informeze Organismul Intermediar despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii Contractului n termen de 10 zile calendaristice de la data lurii la cunotin despre aceasta. Beneficiarul poate cere, cu cel puin 60 de zile calendaristice nainte de sfritul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei de implementare. Beneficiarul va transmite cererea nsoit de documente justificative. Durata de implementare se poate prelungi corespunztor doar n urma aprobrii de ctre Organismul Intermediar, cu avizul Autoritii de Management, prin ncheierea unui act adiional, cu prevederea clar a noului termen. (5) n cazul schimbrii adresei, sediului social, contului de trezorerie, nlocuirea reprezentantului legal, a managerului de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare, Beneficiarul notific Organismul Intermediar n termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data operrii modificrii. Notificarea va constitui anex la prezentul contract, fr a mai fi necesar ncheierea unui act adiional. (6) Pentru schimbarea contului i /sau a bncii creditoare, dac Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanarea Proiectului, notificarea va fi nsoit de contractul scris al bncii creditoare. n cazul schimbrii persoanei responsabile cu operaiunile financiare, 122
Beneficiarul va transmite Organismului Intermediar numele noii persoane desemnate precum i datele sale de contact, mputernicirea i specimenul de semntur. Notificarea va constitui anex la prezentul contract, fr a mai fi necesar ncheierea unui act adiional.
ARTICOLUL 16 - FORA MAJOR
(1) Prin for major se nelege acel eveniment imprevizibil, insurmontabil i imposibil de nlturat independent de voina prilor intervenit dup data semnrii Contractului, care mpiedic executarea n tot sau n parte a Contractului i care exonereaz de rspundere partea care o invoca. (2) Pot constitui cauze de for major evenimente cum ar fi: calamitile naturale (cutremure, inundaii, alunecri de teren), rzboi, revoluie, embargo etc. (3) Partea care invoc For Major are obligaia de a notifica celeilalte pri cazul de for major, n termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la data apariiei i de a dovedi, n termen de cel mult 15 (cincisprezece) zile calendaristice. De asemenea, are obligaia de a comunica data ncetrii cazului de for major, n termen de 5 (cinci) zile calendaristice. (4) Prile au obligaia de a lua orice msuri care le stau la dispoziie n vederea limitrii consecinelor aciunii forei majore. (5) Dac partea care invoca fora major nu procedeaz la notificarea nceperii i ncetrii cazului de fora major, n condiiile i termenele prevzute, va suporta toate daunele provocate celeilalte pri prin lipsa de notificare. (6) Executarea Contractului va fi suspendat de la data apariiei cazului de for major pe perioada de aciune a acesteia, fr a prejudicia drepturile ce se cuvin prilor. (7) n cazul n care fora major i/sau efectele acesteia oblig la suspendarea executrii prezentului Contract pe o perioada mai mare de 3 (trei) luni, prile se vor ntlni ntr-un 123
termen de cel mult 10 (zece) zile calendaristice de la expirarea acestei perioade, pentru a conveni asupra modului de continuare, modificare sau reziliere a Contractului.
(8) n cazurile de for major Organismul Intermediar, poate decide s rezilieze Contractul printr-o notificare scris, fr a fi solicitat restituirea finanrii nerambursabile deja pltite. ARTICOLUL 18 INCETAREA CONTRACTULUI (1) Prezentul contract nceteaz de drept la 3 ani de la data nchiderii oficiale/pariale a POS CCE, dar nu mai puin de 5 ani de la data efecturii ultimei pli. (2) n situaia n care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu a nceput implementarea Proiectului n termen de 6 luni de la data intrrii n vigoare a Contractului, acesta se considera reziliat de drept, fr punere n ntrziere. Organismul Intermediar va transmite o ntiinare Beneficiarului cu minimum 30 de zile calendaristice nainte de expirarea termenului de la care contractul este considerat reziliat. (3) Organismul Intermediar va rezilia Contractul, fr alte formaliti, cu recuperarea integral a finanrii acordate, dac se constat neconcordana ntre starea de fapt dovedit i cele declarate de ctre Beneficiar n cererea de finanare, referitor la faptul c proiectul nu face obiectul unei finanri din fonduri publice naionale sau comunitare sau c nu a mai beneficiat de finanare din alte programe naionale sau comunitare. (4) n cazul nclcrii de ctre Beneficiar a prezentului Contract, Organismul Intermediar, poate dispune rezilierea Contractului, dup o notificare prealabil, cu recuperarea integral a finanrii acordate. (5) Anterior rezilierii Contractului, Organismul Intermediar i Autoritatea de Management poate suspenda plile ca o msur de precauie, cu notificarea Beneficiarului.
124
ARTICOLUL 19 LEGEA APLICABIL (1) Prevederile prezentului Contract vor fi interpretate, nelese i aplicate n conformitate cu legislaia naional i/sau cea comunitar in vigoare. (2) Prezentul Contract oblig prile s respecte ntocmai i cu bun credin fiecare dispoziie a acestuia n conformitate cu principiul obligativitii contractului ntre pri. (3) Contractul este guvernat de legea romn. ARTICOLUL 20 ANEXE (1) Urmtoarele documente sunt anexate la prezentul Contract i fac parte integrant din acesta, avnd aceeai for juridic: Anexa I: Anexa II: Anexa III: Anexa IV: Anexa V: Anexa VI: Anexa VII: Msurile de monitorizare i control Msurile de informare i publicitate Modelul cererii de rambursare Modelul raportului de progres Cererea de finanare n ultima form aprobat Norme interne de achiziii Modelul raportului de durabilitate a investiiei evidenei contabile legate de proiect Anexa IX: Anexa X: Modelul cererii de finanare mputernicire i specimen de semntur a persoanei responsabile cu operaiunile financiare
Anexa VIII: Notificare privind modul de pstrare al documentelor i al
ARTICOLUL 21 DISPOZIII FINALE 125
(1) n eventualitatea unui litigiu ntre Organismul Intermediar/Autoritatea de Management i Beneficiar, survenit n executarea acestui Contract, se va ncerca soluionarea acestuia pe cale amiabil. n situaia n care nu se poate ajunge la o nelegere pe cale amiabil litigiul va fi soluionat de ctre instana judectoreasc competent n a crei raz teritorial se afl sediul OI/AM.
(2) Prezentul Contract constituie titlu executoriu. (3) ncheiat n trei exemplare originale n limba romn, un exemplar pentru Organismul Intermediar, un exemplar pentru Autoritatea de Management i un exemplar pentru Beneficiar.
Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale Reprezentant legal Nume/Prenume Semntura Data Beneficiar
Reprezentant legal Nume/Prenume Semntura Data
Juridic Nume/Prenume Semntura Data
Control financiar preventiv propriu Nume/Prenume Semntura Data 126
127
ANEXA I
MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL
Monitorizarea: Monitorizarea proiectelor se face de ctre Organismul Intermediar (OI), n vederea urmririi indeplinirii indicatorilor stabiliti prin contract pentru masurarea obtinerii rezultatelor prevazute. Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SUMI (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 3 ani dup finalizarea proiectului. Beneficiarul trebuie s transmit OI-ului pe toata durata de implementare a proiectului rapoarte trimestriale de progres tehnic, iar timp de 3 ani dupa finalizarea activitatilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investitiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute in anexa.. la contractul de finanare. (Raportul de progres documentul standard de monitorizare ce prezint progresul fizic al proiectului; Raportul privind durabilitatea investiiei - documentul standard pentru operaiuni de infrastructur care atest faptul c investiia fcut prin proiect nu a suferit modificri substaniale n perioada ultimilor 3 ani de la finalizare, n conformitate cu Art. 57 alin.(1) din Regulamentul Comisiei Europene (EC) Nr. 1083/2006).
Pentru realizarea monitorizarii fizice a proiectelor OI-ul va desfasura urmatoarele activitati: a) verificarea continutului documentelor de raportare (rapoarte de progres trimestriale) elaborate si transmise de catre beneficiar (activitati desfasurate/progresul fizic); b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului la fata locului/sediul beneficiarului (anuntate si ad-hoc).
a) Verificarea documentelor 128
Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de catre beneficiar sunt complete i corecte, c respect modelul convenit n Contractul de finanare, c proiectul este implementat n conformitate cu legile comunitare i naionale. De asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa de int propusa, procent de realizare.
b) Vizita de monitorizare Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la fata locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare sa colecteze unele date suplimentare fata de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar. Scopul vizitei de monitorizare este: s asigure faptul c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizica in conformitate cu calendarul activitatilor inclus in contractul de finanare s identifice posibile probleme ct mai curnd cu putin i s emit sugestii de mbuntire a implementrii s identifice elementele de succes ale proiectului s asigure o comunicare stransa ntre beneficiari i OI care sa conduca la o buna conlucrare in vederea implementarii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevazuti in contract in perioada de timp prevazuta) Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate informatiile solicitate.
Controlul: AM POS CCE/OI efectueaz verificri la faa locului pe baz de eantion, stabilit n urma realizrii unei analize de risc efectuate la nivelul fiecrei instituii. 129
Verificarea pe teren se realizeaz de ctre OI, cel puin o dat pe durata de implementare a proiectului i n mod obligatoriu nainte de plata ultimei cereri de rambursare. Respectarea legislaiei naionale privind achiziiile publice efectuate de beneficiar n cadrul Contractului va fi verificat de OI i/sau alte structuri care reprezint MEF, UCVAP i ANRMAP, Autoritatea de Audit. AM POS CCE, OI i/sau alte structuri cu atribuii de control/verificare/audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe toat durata contractului de finanare.
130
ANEXA II MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE
Se vor realiza n conformitate cu prevederile Regulamentului CE Nr. 1083/2006 privind normele generale asupra Fondurilor Structurale, Regulamentului CE Nr. 1828/2006 privind regulile de implementare a Regulamentului CE Nr. 1083/2006 i a Regulamentului Nr. 1080/2006 al Parlamentului i al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regional ce definesc msurile de informare i publicitate privind operaiunile finanate din instrumente structurale. Acceptarea finanrii conduce la acceptarea de ctre Beneficiar a introducerii pe lista beneficiarilor n conformitate cu prevederile art. 7 lit. d din Regulamentul de Implementare al Comisiei (CE) nr. 1828/2006 din decembrie 2006. 1. Reguli generale cerine pentru toate proiectele Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POS CCE, n conformitate cu cele declarate n cererea de finanare. Nendeplinirea acestor obligaii are drept consecin efectuarea unor corecii financiare. Beneficiarul este de acord ca odat cu acceptarea finanrii urmtoarele date s fie publicate, electronic sau n orice alt mod: denumirea beneficiarului, denumirea proiectului, valoarea total a finanrii, datele de ncepere i de finalizare ale proiectului, locul de implementare al acestuia. Beneficiarii sunt obligai s utilizeze pentru toate produsele de comunicare realizate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice sigla Guvernului Romniei, sigla Uniunii Europene, sigla Fonduri Structurale elaborat de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, precum i mentiunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, nsoite de meniunea Proiect finanat de Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Prin produse de comunicare se nelege: fluturai, pliante, brouri, afie, bannere, comunicate de pres, website-uri, newsletters, spoturi radio-TV, inserii n presa scris, 131
standuri expoziionale, autocolante, materiale promoionale sau orice alte materiale prin care este promovat proiectul i rezultatele acestuia. Beneficiarii vor utiliza indicaiile tehnice menionate in Manualul de vizibilitate (disponibil pe website-ul www.minind.ro si www.fonduri-ue.ro) Beneficiarii au obligaia s transmit ctre OI odat cu Rapoartele de Progres toate materialele de informare i publicitate elaborate n vederea implementrii msurilor de informare i publicitate asumate prin contractul de finanare Beneficiarii au obligaia s dein un dosar (n format tiprit i/sau electronic) n care vor fi nregistrate toate documentele i produsele aferente activitilor de informare i publicitate desfurate. Publicaiile tiprite care sunt realizate n cadrul proiectului trebuie s menioneze obligatoriu titlul programului/proiectului, precum i participarea Uniunii Europene prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice pe prima i ultima copert. Publicaiile trebuie s includ obligatoriu pe ultima copert: titlul programului, editorul materialului, data publicrii, textul: Coninutul acestui material nu reprezint n mod necesar poziia oficial a Uniunii Europene, precum i date de contact pentru obinerea mai multor informaii la cerere de ctre cei interesai. Publicaiile vor include de asemenea datele de contact ale AM POS CCE i ale OI relevant. Website-urile dezvoltate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice vor meniona participarea Uniunii Europene pe pagina principal a acestuia (i.e. homepage). Bannerele expuse n aciunile proiectelor finanate prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice vor avea inscripionate titlul programului/proiectului, mentiunea POS CCE, sigla Guvernului, sigla Fondurilor Structurale n Romnia i sigla Uniunii
132
Europene. Beneficiarul va stabili dimensiunile optime astfel nct s asigure vizibilitatea maxim pentru POS CCE i contribuiei financiare a Uniunii Europene. Dimensiunile recomandate pentru bannere, sunt: a) 2,5m x 0,8m pentru o sal cu o capacitate de maxim 100 de persoane b) 4 m x 1,2 m pentru o sal mai mare sau n exterior. n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant care s conin urmtoarele elemente informative obligatorii: mentiunea POS CCE, sigla Guvernului i sigla Uniunii Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului/ investiiei. Dimensiuni recomandate: minim 1/16 din suprafaa cea mai vizibil a echipamentului. Dimensiuni optime 100x100mm, sau 90x50 mm n funcie de spaiul disponibil. Beneficiarii sunt obligai s asigure o informare transparent i corect a mass-media asupra proiectului finanat prin POS CCE. Beneficiarul este obligat s anune prin comunicate/anunuri de pres nceperea i ncheierea activitilor din proiect. La finalizarea proiectului beneficiarul va publica o informare asupra proiectului i a rezultatelor sale n ziarul local cu cea mai mare audien conform Studiului Naional de Audien (SNA) realizat de Biroul Romn de Audit al Tirajelor. Informarea va include urmtoarele elemente obligatorii: sigla Guvernului Romniei, mentiunea POS CCE, sigla Fondurilor Structurale n Romnia sigla Uniunii Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului/ investiiei, beneficiarul. 2. Reguli specifice pentru proiecte de lucrri i achiziii de bunuri 2.1 Reguli aplicabile pe perioada implementrii proiectului Beneficiarii proiectelor de investiii n infrastructur (lucrri de construcii, reabilitare, modernizare, extindere) pentru care valoarea contribuiei publice depete 500 000 de euro sunt obligai s monteze panouri pentru toat durata de implementare a proiectului, chiar la locaia 133
proiectului. Panourile trebuie s includ un spaiu rezervat pentru indicarea contribuiei financiare a Uniunii Europene. Panourile trebuie montate chiar la locatia proiectului. Fiecare panou va meniona faptul c proiectul este co-finanat de Uniunea European prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Panourile trebuie confecionate dintr-un material rezistent. Numrul i dimensiunile panourilor trebuie s corespund dimensiunii operaiunii i trebuie s fie suficient de vizibile astfel nct cei care trec pe lng ele s le poat citi i s neleag natura proiectului. Dimensiuni recomandate 4000mmx2450mm i 2000 mmx1200mm. Cel puin 25% din suprafaa panoului va fi consacrat participrii Comunitii, i n mod specific va cuprinde: a) imaginea Uniunii, cu steagul i cuvintele Uniunea European fr a fi prescurtate; b) titlul proiectului/investiiei; c) valoarea proiectului; d) menionarea contribuiei financiare a Uniunii Europene. Mrimea caracterelor pentru menionarea contribuiei financiare a Uniunii Europene va fi aceeai ca i cea folosit pentru informaiile referitoare la cofinanarea naional, i nu mai mic de 50% din fontul folosit pentru scrierea titlului proiectului. De ex. Proiect finanat n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice i cofinanat xx% de Uniunea European prin Fondul European de Dezvoltare Regional; e) beneficiarul proiectului; f) numele contractorului; g) termenul limit de execuie; h) mentiunea POS CCE; i) numele autoritii de management; j) numele organismului intermediar; k) sigla Guvernului Romniei; l) sigla Fondurilor Structurale. Panourile vor fi nlocuite cel trziu dup ase luni de la terminarea proiectului cu plci permanente. 134
2.2 Reguli aplicabile dup ncheierea proiectului Beneficiarii proiectelor de investiii n infrastructur (lucrri de construcii, reabilitare, modernizare, extindere) sau de achiziii de bunuri pentru care valoarea contribuiei publice depete 500 000 de euro sunt obligai ca la nu mai trziu de 6 luni de la ncheierea proiectului s monteze plci permanente prin care se vor face cunoscute aciunile Uniunii Europene. Plcile permanente trebuie s ndeplineasc aceleai caracteristici tehnice i de informaii ca i panourile.
135
ANEXA III MODELUL CERERII DE RAMBURSARE
CERERE DE RAMBURSARE POS CCE
1. Cerea de rambursare nr. .. din data de . 2. Perioada de referin de la ../../.. pana la ../../ 3. Tipul cererii de rambursare
Cerere intermediar Cerere final
4. Date despre beneficiar:
Numele beneficiarului:
Adresa:
Codul fiscal: Numele bncii: Cod IBAN:
5. Detalii despre proiecte:
Programul operaional: : Axa prioritar: 136
Domeniul major de intervenie: Operaiunea: Data de nceput a proiectului:
Titlu proiect: Numrul contractului de finanare:
137
6. Cheltuieli eligibile A) Cheltuieli eligibile realizate n perioada de referin pentru care se solicit rambursarea n aceasta cerere, cu documentele suport aferente:
Valoarea cheltuielilor Factura /Alte documente Categorii de cheltuieli eligibile justificative (acolo unde este Descriere activiti /achiziii Val. din Nr. Data emiterii factur 29 Fr TVA cazul) Contract Furnizor OP (nr. /data) Extras de cont (nr. /data) Fr TVA eligibile solicitate de beneficiar din prezenta factura 27 TVA 28
Se calculeaz aplicnd procentul aferent fondurilor publice (respectiv ratele de co-finanare specifice ajutorului de stat) la valoarea din factura fara TVA din coloana (5) aferente categoriilor de cheltuieli prevzute n coloana 1, de la 1-n 28 TVA-ul poate fi rambursat de la bugetul de stat pentru beneficiarii menionai la art. 9 alin. 3 din OG 29/2007, se calculeaz la cheltuielile eligibile 29 Se va introduce valoarea din factura referitoare la categoriile de cheltuieli eligibile enumerate la coloana 1, respectiv fr TVA i TVA aferent
27
138
TVA (1) 1 2 3.. n I. Total costuri eligibile 30 II. Venituri nete din proiect 31 III. Valoarea eligibil a N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
n linia I, coloana (5) se completeaz suma cheltuielilor eligibile din factura fr TVA, respectiv suma valorilor TVA din factura, pentru categoriile de cheltuieli eligibile 1-n n linia I, coloana (10) se completeaz suma cheltuielilor eligibile solicitate spre rambursare, respectiv n coloana (11) suma valorilor TVA pentru cheltuielile solicitate spre rambursare 31 n linia II, coloana (5) - total venituri nete generate n perioada de referin aferente cheltuielilor eligibile n linia II, coloana (10) - se aplic procentul aferent fondurilor publice la valoarea din linia II, coloana (5)
30
139
Cererii de Rambursare 32
Copiile cu meniunea conform cu originalul sunt ataate ca justificare; documentele originale sunt verificate la faa locului de OI
B) Situaia rambursrilor Total cheltuieli eligibile acoperite din contribuie proprie (buget local, surse private) pana la prezenta cerere (2) Total cheltuieli Total cheltuieli eligibile rambursate pana la prezenta cerere Total cheltuieli eligibile pana la prezenta cerere realizate in perioada de referin pentru care se solicita rambursarea (5) 33 Sold conform contractului
Categorii de cheltuieli eligibile
Total cheltuieli eligibile aprobate prin contract
(0)
(1)
(3)
(4)=(2)+(3)
(6)=(1)-(4)-(5)
32
III= (I-II), se completeaz n coloanele (5) i (10)
140
I. TOTAL COSTURI ELIGIBILE II. VENITURI NETE DIN PROIECT 34 III.TOTAL GENERAL (III) IV. PREFINANARE V. TOTAL CHELTUIELI ELIGIBILE (III-IV)*
33
34
Pentru proiecte generatoare de venituri conform definiiei RC 1083/2006 art. 55
Se vor prelua sumele din linia I, col. 5 Tabelul 6.A
141
*Aplicabil pentru coloana 5
7. Prin prezenta cerere de rambursare solicit suma de ..........................LEI, reprezentnd cheltuieli eligibile i TVA 35 reprezentnd ................... LEI.
35
TVA-ul este rambursabil de la bugetul de stat pentru beneficiarii mentionai la art. 9, alin. 3 din OG 29/20047.
142
Valoarea eligibil a Cererii de Rambursare 36 (1)
Prefinanare 37
Suma solicitat spre rambursare prin prezenta cerere
FEDR
Buget de Stat (BS)
(5)=(3)*%BS (2) (3)=(1)-(2) (4)=(3)*%FEDR
36 37
Se va trece suma din linia III, col 10 din tabelul 6A Se va trece suma de prefinanare de dedus, conform contractului de finanare (fr aplicarea procentului la valoarea eligibil din Cererea de Rambursare)
143
8. Declaraie pe proprie rspundere a Beneficiarului: n calitate de Beneficiar declar urmtoarele:
A) Cererea de Rambursare se bazeaz doar pe cheltuieli efectuate i efectiv pltite; B) Cheltuielile solicitate sunt eligibile i au survenit n perioada de eligibilitate; C) Contribuia pentru co-finanare este determinat n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare; D) Proiectul nu este finanat prin alte instrumente ale CE i nici prin alte instrumente naionale de co-finanare dect cele precizate n Contractului de Finanare; E) Toate tranzaciile sunt nregistrate n sistemul contabil distinct, deci suma cerut corespunde cu datele din documentele contabile; F) Cerinele n ceea ce privete publicitatea au fost ndeplinite n conformitate cu prevederile din Contractului de Finanare; G) Regulile privind Ajutorul de Stat, achiziiile publice, protecia mediului i egalitii de anse au fost respectate; H) Suma solicitat este n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare i a contractelor de achiziie public; I) Toate documentele suport sunt nregistrate n conformitate cu prevederile legislaiei Naionale; J) Declar ca prezenta Cerere de Rambursare a fost completata cunoscnd prevederile articolului 292 din Codul penal, cu privire la falsul n declaraii. Declar c toate documentele originale aa cum sunt definite n lista de anexe sunt pstrate de instituie, tampilate, semnate i sunt la dispoziia consultrii n scopul auditului. Sunt contient de faptul c, n cazul nerespectrii prevederilor contractuale sau n cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de Rambursare, este posibil s nu se plteasc, s fie corectate sau s se recupereze sumele pltite nejustificat.
Organizaia Beneficiarului:
Nume i Prenume: Funcia: Director Proiect Data:
9. Lista Anexe Nr. crt. 1. 2 Denumire Anexe Raport de progres Documente nsoitoare: (conform contractului de finanare) Ex. : Copii certificate, care s conin meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi (trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat), documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie, raport de atribuire a contractului
145
Pentru informare i publicitate: fotografii, anunuri, comunicate, documente pentru evidenierea plii publicitii radio /TV Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate) Pentru execuie de lucrri de construcii: copii certificate dup procesele verbale de verificare pe faze determinante de execuie avizate de ctre Inspectoratul de Stat n Construcii, copii certificate dup rapoartele dirigintelui de antier Pentru cheltuieli de personal: foi de prezen, state de plat Pentru cheltuieli cu amortizarea: declaraie privind metoda de calcul a amortizrii i valoarea lunar a acesteia, pentru fiecare mijloc fix (anexa VII). Funcia: Director Proiect Nume Prenume: Semntura: Data A se completa de ctre instituiile oficiale: Nume / Semntur OF OI Data primirii de ctre OF OI : Data verificrii: Observaii : Nume / Semntur ef SMFC OI: Data : Verificat i aprobat Cererea de Rambursare n sum de:______LEI Data : Autoritatea de Management Bun de plat n suma de.. 146 Nume /Semntura Responsabil . Funcia: Reprezentant Legal Nume Prenume: Semntura: Data:
Lipsesc Instructiuni de completare a Cererii de Rambursare
147
ANEXA IV RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI
Program Operaional Axa prioritar: Operaiunea:
Creterea Competitivitii Economice
1. Numrul Raportului de Progres 2. Perioada de referin 3. Informaii despre Beneficiar Denumirea organizaiei Adresa Contact Cod fiscal 4. Detalii despre proiect Numr de referin SMIS Denumirea proiectului Numrul Contractului de finanare Locaia geografic a proiectului: (regiunea, zona, localitatea)
5. Stadiul proiectului Va fi complet cu descrierea stadiului proiectului din punct de vedere fizic ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
5.0 Msuri corective: Au fost primite recomandari in perioada de raportare din partea AM/OI ? 148
Da
Nu
* Se vor include si recomandarile facute de echipele de control, din cadrul SMFC, ca urmare a vizitelor la fata locului, care vizeaza progresul fizic al proiectului Dac da, v rugm detaliati msurile corective implementate: * Se va detalia si stadiul de implementare a recomandarilor facute de echipele de control, din cadrul SMFC, ca urmare a vizitelor la fata locului, care vizeaza progresul fizic al proiectului 5.1. Descrierea stadiului de implementare a proiectului (se poate folosi o diagram Gant): Activitile planificate pentru perioada de raportare Data final a activitii planificate
Activitatea Nr.
Data de ncepere a activitii planificate
Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea nr. Data final a activitii planificate
Nr. Activitate
Activitati desfasurate in timpul perioadei de raportare
Data de ncepere a activitii desfasurate
Activitate 1 Activitate 2 Activitate nr. 5.2. Rezultatele obinute pn n prezent (completai numai dac este cazul): Rezultat Valoarea din Contractul de Valoarea obinut in raportul anterior Valoarea obinut n raportare Valoarea obinut prezent %
perioada de pn n
149
finanare vizat 1 2 3 4 5=3+4 6=(5)/(2)x100
5.3. Aspecte legate de mediu (dac este cazul) Activitatea 1 Activitatea 2 . Activitatea n
5.4. Aspecte privind egalitatea de anse (dac este cazul) Activitatea 1 Activitatea 2 . Activitatea n
5.5. Problemele identificate la nivelul proiectului (dac este cazul) Activitatea Nr. Descrierea problemelor Soluia/ propunere Condiii
5.6 Modificari fundamentale identificate pe parcursul implementarii proiectului, comparativ cu ceea ce s-a stabilit in contractul de finantare, operat sau previzionat (daca este cazul) 5.6.1. Modificri propuse (condiionate de aprobarea AM / OI) Tipul modificrii Descrierea modificrii 150 Motivaia
5.6.2. Modificari previzionate pentru datele planificate (daca exista)
Activitatea Nr.
Date planificate Data de nceput Data finalizarii
Date reale sau previzionate Data de nceput Data finalizarii
Activitatea 1 Activitatea 2
Activitatea nr
5.7. Specificai stadiul achiziiei publice conform calendarul stabilit n cererea de finantare Nr. Obiectul Valoarea Procedura Data estimat (Lei) de achiziie public aplicat estimat pentru nceperea Data estimat pentru finalizarea Stadiul achiziiei publice
contract contractului
procedurii procedurii
6. Indicatori: Indicatori de proiect: Indicator Valoarea indicatorului Valoarea indicatorului 151 Valoarea indicatorului
stabilit n contract
obinut n perioada de referin
obinut pn n prezent
UM Indicatorii de realizare
Cantitate
UM
Cantitate UM
Cantitate
Indicatorii de rezultat
7. Proiectul a generat venituri n timpul perioadei de raportare? A. Venituri totale generate anterior B. Venituri total generate n perioada de raportare Total (A+B)
8. Planul de lucru. Completai cu Activitile i rezultate preconizate pentru urmtoarea perioad de raportare. 8.1. Programul Activitilor Activitile preconizate a fi Nr. crt. Activitile desfurate n Activitatea perioada de raportare (data de ncepere i de finalizare) desfurate n urmtoarea perioad de raportare (data de ncepere i de 152
finalizare)
8.2. Rezultate previzionate
Nr. crt.
Valori anticipate in Rezultate Contractul de finanare
Rezultate previzionate pentru urmtoarea perioad de raportare
9. Parti fizice distincte: Trebuie completat numai in cazul rapoartelor de progres atasate la cererea de plata, pentru proiectele monitorizate prin parti fizice distincte
Valoarea indicatorului stabilit n contract Indicator Cantitate Suma (Lei) (2) (3)
Valoarea indicatorului obinut de la ultima cerere de plat Cantitate Suma (Lei) (4) (5) (6) Cantitate Suma (Lei) (7) 8= (7)/(5)*100 Valoarea obinut pn n prezent %
Parte fizica 1 153
Parte fizica n Total Not: Pentru Contractele de lucrri, Beneficiarul va anexa Raportul de Progres, declaraia efului de lucrri Arhitect sau Inginer) care vor respecta specificaiile din tabelul de mai sus.
Nume Semnatura Data
154
ANEXA VI NORME INTERNE DE ACHIZIII
INSTRUCTIUNI DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII OPERATORI ECONOMICI PRIVATI AI PROGRAMULUI OPERATIONAL SECTORIAL CRESTEREA COMPETITIVITATII ECONOMICE
1.Domeniu de aplicare Prezentele instructiuni sunt obligatorii pentru beneficiarii, care se incadreaza in prevederile art. 10 alin. 2 si 3 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare si pentru beneficiarii care atribuie contracte finantate, in mod direct, in proportie de 50% sau mai putin din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat. Beneficiarii care se incadreaza in prevederile art. 8 (autoritati contractante) sau respectiv in prevederile art. 9 alin. 1 lit. c) , c^1 din OUG 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia de a respecta prevederile legislatiei nationale in domeniul achiziiilor publice .
Tip Contract Contract de LUCRARI
Conditii Cumulativ:
Procedura de urmat Una din procedurile de
contractul este finantat in mod achizitie direct, in proportie de mai mult prevazute de OUG nr. de 50%, din fonduri comunitare 34/2006, cu modificarile si si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a completarile ulterioare
contractului este mai mare decat echivalentul in lei a 2.500.000 euro. Cumulativ: Se aplica prezentele contractul este finantat in mod instructiuni direct, in proportie de mai mult 155
de 50%, din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a
contractului este mai mica sau egala cu echivalentul in lei a 2.500.000 euro. contractul este finantat in mod Se aplica direct, in proportie 50% sau mai instructiuni putin din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat. Contractul de SERVICII Cumulativ: Una din procedurile de contractul este finantat in mod achizitie direct, in proportie de mai mult prevazute de OUG nr. de 50%, din fonduri comunitare 34/2006, cu modificarile si si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a completarile ulterioare prezentele
contractului este mai mare decat echivalentul in lei a 125.000 euro. Cumulativ: Se aplica prezentele contractul este finantat in mod instructiuni direct, in proportie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a
contractului este mai mica sau egala cu echivalentul in lei a 125.000 euro.
156
contractul este finantat in mod Se aplica direct, in proportie 50% sau mai instructiuni putin din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat . Contractul de FURNIZARE Cumulativ: Una din
prezentele
procedurile
de
contractul este finantat in mod achizitie direct, in proportie de mai mult prevazute de OUG nr. de 50%, din fonduri comunitare 34/2006, cu modificarile si si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a completarile ulterioare
contractului este mai mare decat echivalentul in lei a 1 000.000 euro. Cumulativ: Se aplica prezentele contractul este finantat in mod instructiuni direct, in proportie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat; valoarea estimata a
contractului este mai mic decat echivalentul in lei a 1 000 000 euro. contractul este finantat in mod Se aplica direct, in proportie 50% sau mai instructiuni putin din fonduri comunitare si/sau de la bugetul de stat. prezentele
Nerespectarea prezentelor instructiuni atrage neeligibilitatea cheltuielilor aferente achizitiei de servicii, lucrari sau produse in cadrul proiectelor co-finantate prin Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice- POS CCE . 157
Beneficiarii privati au dreptul de a achizitiona direct produse, servicii sau lucrari, cand valoarea achizitiei nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pentru fiecare achizitie de produse, servicii sau lucrari. Prezentele instructiuni nu se aplica pentru atribuirea contractelor care au ca obiect cumpararea sau inchirierea de bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora.
2.Principii
Pe parcursul intregului proces de achizitie, la adoptarea oricarei decizii, trebuie avute in vedere urmatoarele principii: nediscriminarea; tratamentul egal; recunoasterea reciproca; transparenta; proportionalitatea; eficienta utilizarii fondurilor publice; asumarea raspunderii. Prin nediscriminare si tratament egal se intelege asigurarea conditiilor de manifestare a concurentei reale, prin stabilirea si aplicarea, pe parcursul procedurii de atribuire, de reguli, cerinte si criterii identice pentru toti operatorii economici, astfel incat oricare dintre acestia sa poata participa la procedura de atribuire si sa beneficieze de sanse egale de a deveni contractani. Prin recunoatere reciproca se intelege acceptarea produselor, serviciilor, lucrrilor oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, precum i a specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional. Prin transparenta se intelege aducerea la cunostinta publicului a tuturor informatiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire in special cu privire la oportunitatea de participare la procesul de achizitie, la elementele documentatiei de atribuire precum si la rezultatul procedurii.
158
Prin proportionalitate se intelege asigurarea corelatiei intre necesitatea beneficiarului, obiectul contractului si cerintele solicitate a fi ndeplinite. Prin eficienta utilizarii fondurilor publice reprezint aplicarea procedurilor de atribuire competitionale si utilizarea de criterii care s reflecte avantajele de natura economica ale ofertelor in vederea obtinerii raportului optim intre calitate si pret. Prin asumarea raspunderii se intelege determinarea clara a sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor implicate in procesul de achizitie, urmarindu-se asigurarea profesionalismului, impartialitatii i independentei deciziilor adoptate pe parcursul derularii acestui proces. Se va urmari eliminarea situatiilor care ar putea genera conflicte de interese respectiv situatiile in care interesele de natura patrimoniala sau nepatrimoniala a persoanelor fizice sau juridice implicate in procesul de achizitie ar putea influenta desfasurarea procedurii si adoptarea deciziilor de pe parcursul acesteia.
3. Etapele procedurii de achizitie
Procedura de achizitie reprezinta o succesiune de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul sau dreptul de utilizare a acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie.
Etapa 1 Programarea achizitiei
Operatiunea - identificarea necesitatii - estimarea valorii - alegerea procedurii (conform OUG 34/2006/instructiuni)
Elaborarea documentatiei de - elaborarea caietului de sarcini atribuire - stabilirea clauzelor contractuale - stabilirea cerintelor minime de calificare si selectie (optional) - stabilirea criteriului de atribuire - reguli de participare si de evitare a conflictului de interese
159
Anuntul/invitatia de participare - elaborarea si publicarea anuntului de participare intr-un ziar local/national - elaborarea si trimiterea invitatiei de participare la cel putin 3 potentiali ofertanti - punerea la dispozitie a documentatiei de atribuire - raspuns la solicitarile de clarificari
Derularea procedurii
- primirea si inregistrarea ofertelor - deschiderea ofertelor - evaluarea ofertelor - elaborarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor si de adjudecare a ofertei castigatoare
Atribuirea contractului
- comunicarea rezultatului procedurii catre ofertanti - publicarea anuntului de atribuire intr-un ziar local/national - semnarea contractului
3.1 . Programarea achizitiei
Beneficiarul va stabili achizitiile necesare si calendarul acestora in conformitate cu obiectivele si activitatile proiectului co-finantat din POS CCE si va lua in calcul, la estimarea valorii bunurilor/serviciilor/lucrarilor care vor face obiectul achizitilor, cerintele tehnice aferente prevazute in cererea de finantare. In functie de valoarea estimata se va alege procedura ce urmeaza a fi aplicata conform OUG 34 cu modificarile si completarile ulterioare sau prezentelor instructiuni. Este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mai mica in vederea incadrarii sub pragurilor stipulate de lege si de prezentele instructiuni.
160
3.2 Elaborarea documentatiei de atribuire
Documentatia de atribuire reprezinta acele documente care contin cerinte formale, tehnice si financiare care permit descrierea obiectiva a obiectului contractului de achizitie si pe baza caruia un potential ofertant isi va elabora oferta. La elaborarea documentatiei de atribuire, in special a caietului de sarcini, se va urmari mentinerea concordantei dintre datele tehnico-financiare ale
bunului/serviciului/lucrarii care face obiectul achizitiei cu datele tehnico-financiare din proiectul co-finantat din POS CCE. Documentatia de atribuire va cuprinde cel putin urmatoarele elemente: informatii generale privind beneficiarul (adresa, date de contact, mijloace de comunicare); instructiuni privind date limita care trebuie respectate (pentru solicitarile de clarificari, pentru depunerea ofertelor etc.) si formalitati care trebuie indeplinite in legatura cu participarea la procedura de atribuire; optional, cerinte minime de calificare si selectie a ofertantilor cu precizarea documentelor care urmeaza a fi prezentate de catre ofertanti pentru dovedirea indeplinirii acestor criterii; caietul de sarcini; instructiuni privind modul de elaborare si prezentare a propunerii tehnice si a celei financiare, precum si cu privire la perioada minima de valabilitate a ofertelor; informatii detaliate si complete cu privire la criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei castigatoare (oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic sau pretul cel mai scazut) informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii. Modalitatea de punere la dispozitie a documentatiei de atribuire va fi mentionata in anuntul/ invitatia de participare. Caietul de sarcini reprezinta descrierea obiectiv a produselor, serviciilor sau lucrarilor necesare beneficiarului.cu referire la cerintele, prescriptiile si caracteristicile tehnice ale acestora. Se interzice definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau
161
de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. Criteriile de calificare si selecie (optional) reprezinta acele conditii/cerinte minime, impuse prin documentatia de atribuire, ce trebuie indeplinite de catre ofertant, care se refera la: - situatia personala a ofertantului; - capacitatea de exercitare a activitatii profesionale; - situatia economica si financiara a ofertantului; - capacitatea tehnica si/sau profesionala a ofertantului; - standarde de asigurare a calitatii; - standarde de protectie a mediului; - standarde referitoare la conditiile de munca si de protectie a muncii. Criteriile de calificare si selectie trebuie alese in asa fel incat sa nu fie disproportionate in raport cu natura si complexitatea contractului si sa nu conduca la restrictionarea participarii la procedura de atribuire (sa nu fie discriminatorii). Criteriul de atribuire reprezinta criteriul stabilit in documentatia de atribuire si preluat in anuntul si invitatia de participare in baza caruia va fi atribuit contractul de achizitie. Criteriul poate fi oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic sau pretul cel mai scazut. Criteriul oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic presupune stabilirea ca oferta castigatoare a ofertei care a intrunit cel mai mare punctaj prin aplicarea ca factori de evaluare alaturi de pret si a altor elemente precum costurile de functionare, caracteristicile calitative si tehnice, raportul cost/eficienta, servicii de asistenta tehnica etc. Este interzisa folosirea cerintelor referitoare la calificare ca factori de evaluare a ofertelor.
3.3 Anuntul/invitatia de participare
Dupa finalizarea documentatie de atribuire beneficiarul va publica un anunt de participare intr-un ziar local/national si va transmite concomitent invitatii de participare la 162
cel putin 3 potentiali ofertanti. Anuntul si invitatia de participare vor avea acelasi continut, vor fi elaborate in baza documentatiei de atribuire si vor stipula principalele reguli de participare precum si modalitatea de punere la dispozitie a documentatiei de atribuire. Prin potential ofertant se intelege un operator economic, persoana fizica/juridica, de drept public sau privat care ofera in mod licit pe piata, potrivit domeniului sau de activitate, produsele, serviciile sau lucrarile care fac obiectul procedurii de achizitie respectiva. Pentru a putea participa la procedura de achizitie, potentialii ofertanti trebuie sa nu se regaseasca in niciunul din urmatoarele cazuri: a) sunt insolvabile sau in stare de faliment sau lichidare, au afacerile conduse de un administrator judiciar, sunt in incetare de plati, au suspendate activitatile de afaceri sau sunt in situatii similare prevazute in legislatia nationala; b) fac obiectul unei actiuni in justitie pentru declararea starii de faliment, lichidare, administrare speciala, sau orice alta situatie similara prevazuta de legislatia nationala; c) au fost condamnate in ultimii 3 ani prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale, sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala; d) in ultimii 5 ani, a fost condamnat prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru participare la activitati ale unei organizatii criminale, pentru coruptie, pentru frauda si/sau pentru spalare de bani. e) sunt vinovate de o grava greseala profesionala dovedita prin orice mijloace pe care autoritatea contractanta le poate dovedi; f) nu si-au indeplinit obligatiile privind plata impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetele componente ale bugetului general consolidat in conformitate cu prevederile legale in vigoare in Romania sau in tara in care sunt stabilite; g) sunt vinovate de prezentarea denaturata a informatiilor solicitate de autoritatile contractante, ca o conditie de participare la invitatia de ofertare sau contract; h) in ultimii 2 ani nu si-au indeplinit, sau si-au indeplinit in mod defectuos obligatiile contractuale, din motive imputabile lor, fapt care a produs sau este de natura sa 163
produca grave prejudicii beneficiarilor contractelor respective, indiferent de natura finantarii acestor contracte. Eligibilitatea ofertantilor va fi dovedita prin anexarea la oferte a unei declaratii, prin care se va preciza ca ofertantul nu se regaseste in niciuna dintre situatiile de mai sus.
Termenul limita pentru depunerea ofertelor, mentionat in invitatia si anuntul de participare va fi stabilit astfel incat sa s permita intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar. Ofertantii sunt obligati sa-si mentina ofertele valabile pe perioada specificata in documentatia de atribuire. Aceasta perioada trebuie sa fie suficienta pentru a permite beneficiarului sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul.
3.4 Derularea procedurii
La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie sa le inregistreze in ordinea primirii acestora. O oferta primita prin mijloace electronice poate fi inregistrata si analizata, dar va fi considerata conforma numai daca este anexata, in dosarul de achizitii, in varianta originala (tiparita, semnata si stampilata). Vor intra in evaluarea tehnica si financiara numai acele oferte depuse in termen si al caror ofertanti sunt eligibili si au indeplinit criteriile de calificare si selectie, daca este cazul, descrise in documentatia de atribuire. Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performantelor tehnice si al obiectului acestora cu cerintele mentionate in caietul de sarcini . Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Beneficiarul va alege oferta castigatoare conform criteriului de atribuire mentionat in documentatia de atribuire si va intocmi procesul verbal de adjudecare a contractului in care va motiva rezultatul procedurii.
3.5 Atribuirea contractului de achizitie
164
Beneficiarul va comunica rezultatul procedurii de atribuire, in acelasi timp, catre toti ofertantii care au participat la procedura si va publica un anunt de atribuire intr-un ziar local/national. Contractul trebuie sa fie incheiat in forma scrisa in doua exemplare originale, semnat de ambele parti, stampilat si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din contractul de finantare, cu documentele anexate acestuia si cu graficul de implementare tehnico-financiara a proiectului. Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului, termene clare i ferme pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor/ execuia lucrrilor, contul in care se vor face platile. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, etc. Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul poate sa incheie contractul cu ofertantul cu punctajul imediat urmator, daca oferta corespunde, sau poate relua procedura de achizitie in aceleasi conditii.
Daca in contractul de achizitii se face referire la una sau mai multe cheltuieli neeligibile, beneficiarul finantarii prin POS CCE trebuie sa suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputand fi solicitate prin cererile de rambursare.
Modificarea contractelor de achizitii este permisa cu respectarea urmatoarele conditii: Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au efect retroactiv; Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul initial; Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza fundamental termenii documentatiei de atribuire; Modificarile nu pot viza valoarea initiala a contractului decat daca aceasta posibilitate este prevazuta expres in documentatia de atribuire si este facuta in limita indicata;
165
Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza.
Achizitiile directe de produse, servicii sau lucrari (cand valoarea achizitiei nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pentru fiecare achizitie de produse, servicii sau lucrari) se realizeaza pe baza de document justificativ care, in acest caz, se considera a fi contract de achizitie.
Dosarul de achizitie Pentru achizitiile de servicii, lucrari sau produse, aferente proiectelor cofinantate prin Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice, derulate in baza prezentelor instructiuni, beneficiarii privati ai Programului sunt obligati sa creeze si sa pastreze pentru fiecare achizitie in parte, un Dosar de achizitii, care va contine cel putin urmatoarele documente:
Nr. crt 1 2
DOCUMENTE MINIME ALE DOSARULUI DE ACHIZITII Nota privind determinarea valorii estimate Invitatia de participare si anuntul de participare Dovada transmiterii spre publicare intr-un ziar local/
Achizitii de Lucrari Bunuri Servicii
national si dovada transmiterii invitatiei de participare la minim 3 potentiali ofertanti
4 5
Documentatia de atribuire Oferte originale adresate beneficiarului insotite de declaratia de eligibilitate a ofertantului Solicitarile de clarificari, precum si clarificarile transmise
166
Procesul-verbal de evaluare a ofertelor si de adjudecare a ofertei castigatoare Dovada comunicarilor catre ofertanti privind rezultatul procedurii si a publicarii anuntului de atribuire intr-un ziar Contractul de achizitie
Toate documentele care deriva din procesul de achizitie vor fi pastrate de catre Beneficiar timp de 3 ani de la inchiderea POS CCE si vor fi puse la dispozitia Autoritatii de Management, Organismului Intermediar, Autoritatii de Certificare si Plata, Autoritatii de Audit, Comisiei Europene sau oricarui alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale.
167
ANEXA VII MODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI
Raport privind durabilitatea investitiei 1. POS CCE 2. Axa prioritar : 3. Operaiunea: 4. Date despre Beneficiar: Numele Beneficiarului: Adresa: Director de proiect: Tel, Fax, e-mail CUI/Codul fiscal:
5. Detalii despre proiect: Numrul de nregistrare din SMIS: Numele proiectului: Operaiunea: Contract de finanare nr.: Localizarea geografica a proiectului: (regiune jude, localitate):
Cost total proiect: Cost total eligibil proiect: Proiectul a suferit o modificare substantiala in conformitate cu Art. 57 alin.(1) din Regulamentul Comisiei Europene (EC) Nr. 1083/2006: a) afectarea naturii sau conditiilor de implementare sau cesiunea catre o firma sau organism public cu obtinerea de beneficii. Detaliai b) rezultat din schimbarea naturii proprietatii unei parti de infrastructura sau din ncetarea unei
168
activitati productive Detaliai Data : Beneficiar:
169
ANEXA VIII NOTIFICARE PRIVIND MODUL DE PSTRARE AL DOCUMENTELOR I AL EVIDENEI CONTABILE LEGATE DE PROIECT
Numr contract finanare: Denumire beneficiar: Locul de pstrare al documentelor aferente proiectului: (adresa complet) Scurt descriere a modalitii de pstrare a documentelor aferente proiectului: (criterii de pstrare, supori de date utilizai, alte informaii relevante)
Circuitul documentelor aferente proiectului: (se completeaz n situaia n care exist mai multe locaii n care sunt pstrate documentele, detaliindu-se, pe ct posibil, unde se gsesc documentele n anumite momente din timp)
Locul de arhivare al documentelor aferente proiectului: (adresa complet) Scurt descriere a modalitii de arhivare a documentelor aferente proiectului: (criterii de arhivare, supori de date utilizai, alte informaii relevante)
170
Scurt descriere a modului n care se realizeaz evidena contabil distinct privind proiectul: (codificarea aleas pentru identificarea tranzaciilor privind proiectul, precum i gradul de detaliere privind sistemul analitic de eviden contabil pentru proiect)
171
ANEXA IX MODELUL CERERII DE PREFINANARE De la: Beneficiarul Ctre: Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale
Cerere de Prefinanare nr. _________ Programul operaional: Axa prioritar: Domeniul major de intervenie: Operaiunea Data de nceput a proiectului:
255
4634
Titlul proiect:
172
Numrul contractului de finanare: n baza Contractului de Finanare nr. __ ncheiat cu OIPSI _____la data de ___, v rog s dispunei plata, la valoarea eligibil din contractul de finanare, a sumei de __LEI, reprezentnd (prima, a doua,) tran de prefinanare, avnd la baz contractele de achiziie semnate cu contractorii . Plata se va face n contul de mai jos: Nume Beneficiar _______ Adres: ______________ Codul fiscal: ___________ Numele Bncii _________ Codul IBAN: ___________ Sunt contient de faptul c, n cazul nerespectrii prevederilor contractuale sau n cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de Prefinanare, este posibil s nu se plteasc, s fie corectate sau s se recupereze sumele pltite nejustificat. Cunoscnd prevederile art. 292 Cod Penal cu privire la falsul n declaraii, mi asum responsabilitatea cu privire la realitatea, legalitatea i conformitatea informaiilor cuprinse n tabelul anexat Lista Contractelor de achiziie semnate cu contractorii. Anexe: Anexa 2: Lista contractelor de achiziii Scrisoare de garanie bancar numai n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis Cu respect, Funcia: Director Proiect / Nume Prenume: / Semntura: / Data Reprezentant legal / Nume Prenume: /Semntura: / Data
Funcia:
Nume / Semntur OF OIPSI Data primirii de ctre OF OIPSI : Data verificrii: Observaii :
Nume / Semntur Director DMFC OIPSI: Verificat i aprobat Cererea de Prefinanare n sum de:______LEI Data : 173
Autoritatea de Management Bun de plat n suma de.. Nume/Semntura Responsabil . Funcia
174
ANEXA X MPUTERNICIRE I SPECIMEN DE SEMNTUR A PERSOANEI RESPONSABILE CU OPERAIUNILE FINANCIARE
175

Ghidul Solicitantului O331 Spre Consultare

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Ghidul Solicitantului O331 Spre Consultare

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE

Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

inovare; privat i public; contextul combaterii schimbarilor climatice -

3. Legislaie a) privind regulile de eligibilitate

c) privind alte reglementri naionale 7

Verificarea administrativ i a eligibilitii Beneficiar Cerere finanare Organismul Intermediar

Comitet de monitorizare Evaluarea tehnic i financiar List proiecte selectate

Evaluarea i selecia proiectelor

ncheiere contract de finanare

Cerere de rambursare autorizat

Cerere de r ambursare verificat

Implementare Organismul Intermediar Beneficiar Cerere de rambursare

Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice,

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

Nr. (1) (2) (3)

(4) (5) (6) (7)

60% 262.500 Maxim 25%,

8.4 Acordarea prefinanrii

Proiectele se finaneaz n ordinea numrului de nregistrare on-line a proiectului.

Pentru informare i publicitate: anunuri, comunicate, etc;

10. 11. 12. 13. 14.

Anexa 4 Anexa 5 Anexa 6 Anexa 9

20. 21. 22.

III. Date utilizate pentru a se stabili categoria ntreprinderii

2. Date referitoare la ntreprinderea legat

Numrul mediu anual de salariai

Cifra de afaceri anual net (mii lei/mii euro)

Active totale (mii lei/mii euro)

Active totale (mii lei/mii euro)

../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###Datele trebuie introduse n tabelul B2 din seciunea B.

Data ntocmirii ..........................

../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###_____ ../../../Mada/Desktop/Decl_Anexe.doc - ###7 n cazul

Anexa nr. 4 - Declaraie de eligibilitate

Anexa nr. 5 Declaraie de angajament

Anexa nr. 6 Planul de afaceri

PARTEA A II-A - DESCRIEREA PROIECTULUI

F. CONCLUZII PARTEA I - DESCRIEREA SOLICITANTULUI

Activitate/subactivitate 1. 1.1 .. 1.n 2. 2.1 .. 2.n ... n.

Planul de finanare al proiectului

VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI

D:\Documents and Settings\simona.oanc

Nerespectarea oricrui criteriu menionat

fiscal emis de ANAF.

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

adecvate complexitii proiectului.

Anexa nr. 9 Matricea logic a proiectului MATRICEA LOGIC A PROIECTULUI

Surse i mijloace de verificare Ipoteze

Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?

Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori?

Obiectivele generale sunt cele care genereaz importana proiectului la nivel

Cele 4 coloane ale cadrului logic cuprind urmtoarele elemente:

Intervenia logic reprezint descrierea narativ a proiectului n funcie de

cerinele celor patru nivele descrise mai sus. 90

Indicatorii de performan verificabili n mod obiectiv sunt mijloacele prin care

diverse nregistrri etc.);

Anexa nr. 10 - Model Curriculum Vitae

Anexa nr. 11 Opis la formularul cererii de finanare

Tip document Formularul Cererii de finanare

DECLARAIE privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis

Anexa nr. 13 - Lista codurilor CAEN excluse de la finantare

Fabricarea produselor de morrit, a amidonului i produselor din amidon

(5)=(3)%BS (2) (3)=(1)-(2) (4)=(3)%FEDR