SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

PLANIFICACION Y EVALUACION DETALLADA DE PROYECTOS

PARTICIPANTES

ANDERSSON PINTO DICKSON SANQUIZ FERNANDO CAIZARES

PUNTOS A TRATAR

DEFINICION SGD DIAGNOSTICO SITUACIONAL RIESGOS ASOCIADOS INVOLUCRADOS CADENA DE VALOR CCAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIZACIN DOCUMENTAL PROYECTO SISGEDAG

PUNTOS A TRATAR

MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS ARBOL DEL PROBLE ARBOL DE OBJETIVOS ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO MATRIZ DE MARCO LOGICO CONCLUSIONES

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Problemas de espacio fsico Dispersin del fondo documental Logstica Diferencia de criterios Riesgo de prdida, dao o sustraccin de informacin confidencial Seguridad y vigilancia de la informacin dbil Falta de estandarizacin y de tecnificacin

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

(Bodega de Documentos)

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

(Identificacin y Clasificacin)

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

(Implantacin Proyecto Archivo)

RIESGOS ASOCIADOS

NIVEL DE PROBABILIDAD O FRECUENCIA CALIFICADO MUY ALTO DEBIDO A QUE ERA PRCTICAMENTE SEGURA LA OCURRENCIA CONTINUA DE ERRORES;

IMPACTO O MAGNITUD SE CONSIDERO DENTRO DE NIVELES ESTIMADOS COMO GRAVES PARA LA CONTINUIDAD DE LA ORGANIZACIN,

TIPOS DE RIESGOS ASOCIADOS OPERACIONALES LEGALES REPUTACIONALES LEGITIMACIN DE LA ORGANIZACIN

INVOLUCRADOS

GOBIERNO

COMPETIDORES

PROVEEDORES

CCAL
MEDIOAMBIENTE CLIENTES

EMPLEADOS

INVOLUCRADOS

BENEFICIARIOS INDIRECTOS ILEGITIMOS: Coordinacin de Control de Operaciones Internacionales Auditores Externos Usuarios Beneficiarios Gerencia de Talento Humano Gerencia General Presidencia Junta Directiva Junta de Accionistas Gerencia de Tecnologa Proveedores de Servicios Competidores CADIVI SUDEBAN.

BENEFICIARIOS DIRECTOS / LEGITIMOS: Unidad de Archivo;: Providencia 096 Agencias: Proceso de Afiliacin, Remesas Familiares

BENEFICIARIO S INDIRECTOS LEGITIMOS: Agencias CCAL Gerencias Regionales Unidad de Control y Prevencin Contra Legitimacin de Capitales y Financiamiento al Terrorismo Unidad Legal Gerencia de Auditora Interna Oficiala de Cumplimiento Unidad Validadora de Informacin Gerencia de Atencin al Cliente.

CADENA DE VALOR CCAL

AGENCIAS

UNIDAD VALIDADORA DE INFORMACION

CONTROL DE OPERACIONES INTERNACIONALE S

ARCHIVO

GERENCIA DE ATENCION AL CLIENTE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL DE LAS AGENCIAS

GERENCIA DE ATENCION AL CLIENTE

GERENCIA REGIONAL

COORDINACION

ATENCION AL CLIENTE

AFILIACION

COLOCACION

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTA L CCAL

SUB FONDO DOCUMENTA L AGENCIAS

SECCION DOCUMENTA L PROCESOS : ATENCION AL CLIENTE AFILIACIO N COLOCACI ON

SERIE DOCUMENTA L SERVICIOS: REMESAS FAMILIAR ES ESTUDIAN TES JUBILADO SY PENSIONA DOS CASOS ESPECIAL ES

UNIDADES DOCUMENTA LES COMPLEJAS INSCRIPCIO N UNIFICACIO N ACTUALIZAC ION SIMPLES CARTAS DE INSTRUCCIO N COMPROBA NTES DE PAGO

PROYECTO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVO

ARCHIVO GENERAL

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

SISGEDAG

MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS

PROBLEMAS PERCIBIDOS REQUERIMIENTOS ACTITUDES

TEMOR ANTE POSIBLES INCUMPLIMIENTOS LEGALES

TRANSPARENCIA

40 % COMPROMISO

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS NO ALCANZADOS

CONFIABILIDAD

20% DESCONOCIMIENTO

DIFICULTADES EN LA VALIDACION DE LA DOCUMENTACION

ACCESIBILIDAD

20 % INDIFERENCIA

PROBLEMAS DE COMUNICACIN E INFORMACION VERAZ

COMPARACION

20% INVIABILIDAD LEGAL

TECNOLOGIA

OPORTUNIDAD

ARBOL DEL PROBLEMA

ARBOL DE OBJETIVOS

ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO

MATRIZ DE MARCO LOGICO

OBJETIVOS Cumplir con las exigencias legales y estratgicas de la empresa

INDICADORES Porcentaje alcanzado de la poblacin objetivo Porcentaje de ttulos (documentos) solicitados existentes en la coleccin

MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS / RIESGOS

Conjunto de directrices El inters principal y estndares que miden es lograr satisfacer el desempeo. los requerimientos internos y externos (reguladores) de forma ptima para mantener transparencia, imagen corporativa y calidad en el servicio.

FIN

MATRIZ DE MARCO LOGICO

Garantizar la confiabilidad, accesibilidad y oportunidad de la documentacin e informacin de CCAL

Porcentaje de cumplimiento de objetivos propuestos

Implementacin de Plan De no ejecutarse los de Acciones Correctivas proyectos dentro de los criterios requeridos se pueden producir sanciones por incumplimiento de la normativa legal; as como, resultados estratgicos no apegados a la planificacin realizada.

PROPOSITO

MATRIZ DE MARCO LOGICO

COMPONENTES

Elaboracin de criterio legal que soporte la viabilidad del proyecto Notificacin oportuna a los organismos gubernamentale s Elaboracin de estudio de factibilidad tcnica operacional

Cantidad de notificaciones consignadas ante organismos reguladores Cantidad de respuestas recibidas por organismos reguladores Porcentaje de estudios de factibilidad ejecutados

Cumplimiento cuadro de Gantt

Estos componentes son los elementos que generan el sustento lgico del proyecto

MATRIZ DE MARCO LOGICO

Evaluacin de leyes relacionadas Redaccin de minuta o acta informativa y de requerimiento Consignacin de escrito a organismos reguladores Evaluacin y escogencia de capacidad de la infraestructura a ser utilizada Evaluacin y escogencia de capacidad de la tecnologa a ser utilizada Evaluacin y escogencia del talento humano Redaccin de escrito Informes o de notificacin y entregables requerimiento elaborados dentro del mes calendario Elaboracin de estudio de factibilidad tcnica operacional de la tecnologa (software) Elaboracin de estudio de factibilidad tcnica operacional de la tecnologa (Hardware) Elaboracin de estudio de factibilidad tcnica operacional del talento humano Elaboracin de estudio de factibilidad tcnica operacional de la infraestructura Contrato de servicio de logstica con TEALCA Luego de que se concreten cada uno de los pasos de forma eficiente se genera el desarrollo del plan de trabajo que servir para ejecutar la propuesta

ACTIVIDADES

CONCLUSIONES

Promueve un mayor nivel de transparencia Genera valor agregado Sirve de apoyo a procesos medulares de tipo operativo Uso tecnologa, niveles de usuario, consultas, solicitudes de originales e impresiones Aumentando el control interno revisin y validacin de documentos y expedientes faltantes Disminucin del riesgo operativo, legal, Legitimacion Integracin con otras reas de la empresa Aumentando el resguardo fsico Soporte documental digital Rapidez y accesos mltiples desde base de datos centralizada Democratizacin de la informacin Mayor conectividad.

FIN DE LA PRESENTACION