UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLTD FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA

ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012

Autor: Jazmn Lpez Tutor: Jos Morales

Caracas, Abril 2.013 UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLTD

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA

ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012 Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al Ttulo de Licenciada en Contadura Pblica

Autor: Jazmn Lpez Tutor: Jos Morales

Caracas, Abril 2.013

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT ii

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA

APROBACIN DEL TUTOR En mi carcter de tutor del Trabajo de Grado Anlisis del proceso para la Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios en la unidad de compras del Banco de Comercio Exterior, CA., fundamentado en la productividad, durante el primer semestre del ao 2.012 elaborado por la ciudadana Jazmn Lpez titular de la Cdula de identidad N 11.049.706, para optar al Grado Acadmico de Licenciada en Contadura Pblica en la Universidad Alejandro de Humboldt, considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para ser aprobado y recibido por las autoridades competentes.

En la ciudad de Caracas a los______, Abril de 2013.

Calificacin Obtenida: _____ Pts.

_____________________ Lcdo. Jos Morales C.I. N

_____________________ Jazmn Lpez C.I.N 11.049706

DEDICATORIA

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A Dios y a la Virgen por darme la vida y ser mi gua en todo momento.

A mi madre y a mi padre por ser el pilar fundamental de todo lo que soy en la vida, por su incondicional apoyo.

A mis hermanos y hermanas, por acompaarme en todo momento.

A mis sobrinos, en especial a mi querido sobrino Pedro, el cual no est fsicamente porque Dios decidi llevrselo para cumplir su misin en el cielo como un ngel que es, y s que desde all se siente feliz por mis triunfos y metas alcanzadas. Te extrao mucho y me hubiese encantado compartir este momento tan especial de mi vida contigo, siempre te recuerdo.

Jazmn Lpez

RECONOCIMIENTOS

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Primeramente a Dios y la Virgen, gracias por haberme dado la vida, salud, sabidura, entendimiento y fortaleza para enfrentar y superar los obstculos de la vida.

A mi madre Julia y a mi padre Florentino, por querer lo mejor para mi, por ser tan buenos, por ser ejemplos a seguir y por brindarme su apoyo en todo momento.

A mis hermanos y hermanas, por brindarme toda su comprensin y por consentirme tanto.

A mis sobrinos, porque el querer darles un ejemplo, me ha impulsado a cumplir esta meta.

A mis cuadas y cuado, por el cario y apoyo que me han dado.

A mis amigos, en especial a Aracmeel, Edithsy, Hermes, Lisneyda y Andrs, por ser ese bastn de apoyo a nivel acadmico y por estar conmigo en los momentos ms difciles y no dejarme caer.

Cuando se quiere lograr algo, si caemos hay que levantarse el deseo de hacerlo y el apoyo es lo que te impulsa a lograrlo, a todos gracias, que Dios los bendiga hoy, maana y siempre.

Para todos ellos, mil gracias!...

Jazmn Lpez

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLTD FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA
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Autor: Jazmn Lpez Tutor: Jos Morales Fecha: Abril 2013 ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012 RESUMEN La presente investigacin analiza el proceso para la adquisicin de bienes y

contratacin de servicios en la unidad de Compras del banco de comercio exterior, C.A., fundamentado en la productividad, durante el primer semestre del ao 2.012. Por consiguiente, se utilizaron como objetivos especficos: Describir
el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A., Realizar un anlisis crtico de las etapas del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. y Detectar las fallas que existen en el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. Para ello se utiliza una investigacin no experimental, transaccional y analtica, con diseo de campo y nivel descriptivo. La recoleccin de datos se obtuvo por medio de la aplicacin de la entrevista y de un cuestionario. De los resultados de la investigacin se observ que el proceso de adquisicin de bienes y servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio exterior, se realiza en forma general de acuerdo a lo estipulado con los autores y la normativa legal, sin embargo existen fallas en cuanto a la planificacin. De las conclusiones obtenidas se determin que existen fallas a nivel de productividad, motivadas a la falta capacitacin del personal, ambientes de trabajo no adecuado, tecnologa desactualizada, falta de comunicacin entre las distintas unidades del Banco la Unidad de Compras. Finalmente algunas recomendaciones: Elaborar un Plan de Compras Anual, en el cual sean incluidas todas las reas de la institucin. Establecer criterios para la consideracin tanto del precio, calidad y garantas, al momento de seleccionar un bien o servicio ofertado. Evaluar la posibilidad de actualizar la plataforma tecnolgica. Elaborar un plan de capacitacin para el personal de la Unidad de compras Descriptores: Proceso de Compras, anlisis y fallas en el proceso de compras. NDICE GENERAL

vi

APROBACIN DEL TUTOR..................................................................................... iii DEDICATORIA .......................................................................................................... iii RECONOCIMIENTOS ............................................................................................... iv RESUMEN................................................................................................................... vi INTRODUCCIN ...................................................................................................... 11 CAPTULO I............................................................................................................... 13 EL PROBLEMA ......................................................................................................... 13 Planteamiento del Problema.................................................................................... 13 Interrogantes de la Investigacin ............................................................................ 17 Objetivos de la Investigacin .................................................................................. 17 Objetivo General ................................................................................................. 17 Objetivos Especficos .......................................................................................... 17 Justificacin de la Investigacin ............................................................................. 18 CAPTULO II ............................................................................................................. 20 MARCO TERICO REFERENCIAL........................................................................ 20 Antecedentes de la investigacin ............................................................................ 20 Bases Tericas ......................................................................................................... 22 Caractersticas y Funciones del Departamento de Compras ............................... 24 Objetivos del Departamento de Compras ........................................................... 25 Factores en la Decisin de una Compra .............................................................. 25 Funcionalidad ...................................................................................................... 26 Polticas de Compras ........................................................................................... 26 Polticas Propias de un Departamento de Compras ............................................ 27 Programas de Compras ....................................................................................... 28 Proceso de Compras en una Organizacin .......................................................... 28 Compras del Sector Pblico ................................................................................ 29 Caractersticas de las Compras Pblicas ............................................................. 30 Bases Legales .......................................................................................................... 32 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela .................................... 32 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico .................... 34 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal ................................................................................................. 35 Ley Contra la Corrupcin.................................................................................... 36 Ley de Contrataciones Pblicas .......................................................................... 37 Resea del Banco de Comercio Exterior, CA ......................................................... 38 Misin ................................................................................................................. 39 Visin .................................................................................................................. 39 Acciones .............................................................................................................. 39 Objeto de Bancoex .............................................................................................. 40 Valores: ............................................................................................................... 40 Profesionalismo ................................................................................................... 40 Mstica ................................................................................................................. 40 tica..................................................................................................................... 41 vii

Honestidad .......................................................................................................... 41 CAPITULO III ............................................................................................................ 42 MARCO METODOLGICO ..................................................................................... 42 Diseo y Tipo de Investigacin .............................................................................. 42 Diseo de la Investigacin .................................................................................. 42 Tipo de Investigacin .......................................................................................... 43 Nivel de Investigacin......................................................................................... 44 Poblacin ................................................................................................................. 45 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin ....................................... 46 Tcnicas............................................................................................................... 46 Instrumento ......................................................................................................... 46 Validez del Instrumento ...................................................................................... 47 Tcnicas de Anlisis de Datos e Interpretacin de Resultados ............................... 47 Procedimiento ......................................................................................................... 48 Fase I: .................................................................................................................. 49 Fase II: ................................................................................................................. 49 Sistema de Variables ............................................................................................... 49 Definicin Conceptual ........................................................................................ 49 Presentacin del Cuestionario ................................................................................. 56 Instrucciones ....................................................................................................... 56 Cuestionario Indicador: Planificacin ................................................................. 57 Cuestionario Indicador: Ejecucin ...................................................................... 58 Cuestionario Indicador: Control.......................................................................... 59 Cuestionario Indicador: Productividad ............................................................... 60 CAPTULO IV ............................................................................................................ 61 PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS ...................................... 61 Presentacin de los Resultados ............................................................................... 61 Anlisis de los Resultados....................................................................................... 61 CAPTULO V ............................................................................................................. 70 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................... 70 Conclusiones ........................................................................................................... 70 Recomendaciones .................................................................................................... 72 Referencias Bibliogrficas ...................................................................................... 74

LISTA DE CUADROS viii

Cuadros

pp.

Cuadro 1 Identificacin y definicin de las Variables ............. 51 Cuadro 2 Hoja de Procesos ........................................................................................ 53 Cuadro 3..................................................................................................................... 62 Cuadro 4..................................................................................................................... 64 Cuadro 5..................................................................................................................... 66 Cuadro 6..................................................................................................................... 67

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LSTA DE GRFICOS

Grficos

P.p

Grfico 1..................................................................................................................... 63 Grfico 2..................................................................................................................... 65 Grfico 3..................................................................................................................... 66 Grfico 4..................................................................................................................... 68

INTRODUCCIN En toda institucin pblica es necesario el conocimiento de los procesos administrativos, para que el personal pueda desarrollar eficientemente todas las funciones gerenciales, En tal sentido, se requieren todos los recursos posibles; humanos, econmicos, financieros y tecnolgicos para llevar a cabo su misin y visin. Con el paso de los aos, la globalizacin se ha venido utilizando para describir los cambios econmicos de las naciones, cada vez mas integradas a los sistemas sociales abiertos e interdependientes, sujetos a los efectos de la libertad de los mercados, las fluctuaciones monetarias y los movimientos especulativos de capital. Los mbitos de la realidad que mejor reflejan la globalizacin son la economa y la innovacin tecnolgica, esto ha trado como consecuencia, que en las instituciones pblicas como privadas se vean en la necesidad de poner en marcha polticas traducidas en normas, manuales, procedimientos, etc., para as hacerle frente a los cambios que afectan a los pases hoy en da. El anlisis de del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A, Fundamentado en la Productividad durante el primer semestre del ao 2012, constituye el desarrollo del objetivo fundamental del investigador motivado a la trascendencia que tiene la informacin de este proceso en la empresa. Por otra parte, el poder detectar las fallas que no permiten el desarrollo efectivo de las actividades de la Unidad de compras La presente investigacin consta de cinco (5) captulos, para visualizar toda la informacin suministrada como estudio y comprensin de las actividades que se presentan, representados de la siguiente manera: En primer lugar, el Captulo I, denominado El Problema, ofrece en forma sistemtica la realidad del mismo, determinndose los objetivos (generales y

especficos), haciendo referencia a las interrogantes planteadas, justificacin; as como tambin las variables y su operacionalizacin en cuanto a la investigacin. Por otro lado, el Captulo II, denominado Marco Terico, est relacionado con una breve resea histrica del Banco de Comercio Exterior, C.A., con la intencin de dar a conocer algunos aspectos importantes de la organizacin. El investigador respalda el problema de investigacin, haciendo referencia a estudios previos y de textos especializados en el tema. El Captulo III, denominado Marco Metodolgico, describe el tipo de investigacin abordada, la poblacin de estudio, el diseo de la muestra, as como tambin las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos que se utilizaran para estudiar los datos obtenidos. Luego, el Captulo IV, denominado Presentacin y Anlisis de los Resultados, en el cual se organizan y analizan los datos obtenidos durante la aplicacin del instrumento. La presentacin de estos anlisis son en forma tabulada de acuerdo a las respuestas que sean suministradas por los encuestados. Finalmente, en el Captulo V, se presentan las conclusiones basadas en los resultados obtenidos, as como las recomendaciones que serian convenientes adoptar para la optimizacin del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A., seguidamente su bibliografa y anexos.

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CAPTULO I

EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

Gutirrez (1997) La productividad puede ser definida como la relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, ms productivo es el sistema. (p. 30). Segn las estimaciones obtenidas en la investigacin realizada por el Banco Interamericano de Desarrollo (2010), La productividad de Amrica Latina asciende a cerca de la mitad de su potencial. Desde un contexto comparativo mundial, el crecimiento ms lento de Amrica Latina se debe al crecimiento ms lento de la productividad. En una regin que necesita crecer imperiosamente, una prioridad fundamental para el desarrollo es diagnosticar las causas de su dbil productividad y atacarlas de raz. (p.10) Banco Interamericano de Desarrollo (2010), El desafo de la productividad no puede esperar. Millones de personas padecen limitaciones que podran resolverse si se emplearan mejor los recursos que existen en la regin. Elevar la productividad significa encontrar mejores formas de emplear con ms eficiencia la mano de obra, el capital fsico y el capital humano que existen en la industria. (p. 14) La conquista de los mercados internacionales conseguida por los japoneses se puede cuantificar por las cifras de su balanza comercial. En la dcada de los ochenta, Japn tuvo un supervit comercial anual de aproximadamente 70 mil millones de dlares en promedio, asimismo sucedi durante la dcada de los 90. Razn por la cual surge una pregunta: A que se debe el xito de la industria japonesa? La respuesta no esta en su extensin territorial o en los recursos naturales, ya que este pas es una nacin pequea con poca tierra cultivable y escasos recursos naturales. Por tanto, es

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factible inferir que uno de los factores que contribuyeron al milagro japons fue su control de calidad. El fenmeno japons ha sido elemento importante en las condiciones actuales de la guerra sin cuartel de los mercados, de cambios en la forma de concebir una empresa, de restructuracin de grandes empresas trasnacionales. La constante ahora es el cambio en la sociedad y en las organizaciones con vista a que estas ltimas sean ms eficientes, protejan el medio ambiente y puedan mejorar de forma continua la calidad de los productos y servicios; y a la vez reduzcan sus gastos. Gutirrez (1997) En la actualidad todos coinciden en reconocer la necesidad de mejorar la calidad de los productos y servicios para ser competitivos y permanecer en el negocio. En lo que frecuentemente no se coincide es en la forma de lograrlo. (p. 35) Gutirrez (1997) La mejora de la productividad se obtiene innovando en tecnologa, organizacin, recursos humanos, relaciones laborales, condiciones de trabajo, calidad. (p. 36) La planificacin a largo plazo y el trabajo por el futuro van a ser fructferos si se realizan esfuerzos orientados a una nueva filosofa: La satisfaccin del cliente y la mejora continua de la calidad de los productos y servicios. La forma de trabajo y pensamiento empresarial debe cambiar hacia los aspectos que aseguran a sus clientes productos de acuerdo a sus necesidades y expectativas y a un precio que estn dispuestos a pagar. El punto de partida de esta filosofa, de la satisfaccin del cliente y de la mejora continua de la calidad de productos y servicios se adopte en todas las reas de una empresa, consiste en dejar de ver como normal retrasos e incumplimientos y pedidos mal hechos, materiales no adecuados para el trabajo, errores y defectos, improvisacin, personas que desconocen la forma de hacer su trabajo, supervisin inadecuada e ineficaz, direccin no arraigada a la compaa, sistemas inadecuados, que no permiten al trabajador dar una respuesta oportuna y satisfactoria al cliente y direccin no comprometida con la calidad, entre otros. 14

Las empresas venezolanas, especialmente sus pymes, afrontan en el presente grandes obstculos en lo concerniente a su productividad, operatividad, desperdicindose las oportunidades que se presentan , tratando de sobrevivir ante la incertidumbre, riesgo, que se ha generado de la inestabilidad poltica del pas, de las amenazas que se derivan, de la incertidumbre , de las mismas acciones del actual gobierno, que muestran como se ha descuidado el poder de esta fuerza productiva, que, de sabrsela integrar, gerenciar, beneficiaran mucho a la economa del pas. Ante esta realidad bastante preocupante para los venezolanos, para los inversionistas, para los mismos consumidores, se requiere que se tomen las medidas correctivas, acciones que rescaten a las pymes, al sector empresarial y se incorporen en la dinmica econmica del pas garantizando productividad, operatividad. El Banco de Comercio Exterior, CA., no escapa de esta realidad, razn por la cual se ha visto en la necesidad de adaptarse a los cambios y comprometerse a lograr los cambios positivos en el mismo, as como tambin revisar el cumplimiento e las actividades realizadas por las distintas unidades que lo conforman, dentro de las cuales se destaca la Unidad de Compras, adscrita a la Vicepresidencia de Administracin del Banco de Comercio Exterior, CA, la cual va a ser objeto de estudio en esta investigacin. La adquisicin de bienes y la contratacin de servicios juegan un papel muy importante dentro de esta institucin, ya que de ello depende el correcto funcionamiento de las dems unidades que integran la organizacin, esto tomando en consideracin las distintas necesidades de stas reas. En cuanto al sistema productivo, se observa que: a) Existen fallas en cuanto a nivel tecnolgico se refiere, ya que el parque de equipos de computacin con los cuales ejercen sus funciones el personal adscrito a la unidad de Compras, se encuentra obsoleto, presentando fallas continuamente, retrasando as el trabajo realizado por stos. 15

b) En cuanto al recurso humano, se puede mencionar que el mismo no es suficiente para dar respuesta oportuna a la cantidad de requerimientos que surgen de las distintas reas que conforman la Institucin, aunado a esto, el mismo no se encuentra lo suficientemente capacitado para realizar las labores asignadas, esto debido a la falta de adiestramiento en el rea. c) Existe una falta de comunicacin entre la Unidad de Compras y las reas involucradas en la adquisicin de bienes y contratacin de servicios de la Institucin. d) Las condiciones de trabajo no son ptimas, ya que el espacio no es el adecuado para realizar las labores. e) En cuanto a la calidad, es importante mencionar que muchas veces, esta se obvia y se le da ms importancia al costo de los bienes que se van a adquirir, tomando en consideracin el que resulte ms econmico para la institucin. Lo anteriormente expuesto ha trado como consecuencia, el retraso en el cumplimiento de los objetivos de la unidad de compras, razn por la cual se han visto afectadas las unidades usuarias, al no recibir de manera oportuna una respuesta satisfactoria a sus solicitudes, afectando as el desarrollo de las actividades diarias de algunas reas del Banco de Comercio Exterior, CA. Es por ello, que se har un anlisis del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, efectuado por la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., fundamentado en la productividad durante el Primer semestre del ao 2012, esto motivado a que el mismo ha presentado un retaso en sus procesos, afectando las operaciones diarias de la Institucin. Dicho anlisis, se realizar tomando en consideracin las siguientes interrogantes:

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Interrogantes de la Investigacin

De lo planteado surgen las siguientes interrogantes: -Cul es el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.? -Cul ser el anlisis crtico de las etapas del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.? -Cmo detectar las fallas que existen en el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.?

Objetivos de la Investigacin Los objetivos que se pretenden alcanzar con esta investigacin, son los que se presentan a continuacin:

Objetivo General Analizar el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A., fundamentado en la productividad durante el primer semestre del ao 2012.

Objetivos Especficos Describir el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. Realizar un anlisis crtico de las etapas del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. 17

 Detectar las fallas que existen en el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Justificacin de la Investigacin

La organizacin de una empresa, constituye uno de los procedimientos esenciales en stas, por cuanto a travs de ella es posible llevar a cabo una serie de actividades diarias en sus procesos productivos, los cuales conllevarn al cumplimiento de los objetivos y metas dentro de esa organizacin. Son muchas las actividades que conforman el aparato productivo de una empresa, sin embargo, en este caso vamos a considerar para la realizacin de este trabajo, las actividades propias de la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A., sobre la cual recaen las responsabilidades de adquirir los bienes y servicios indispensable para el funcionamiento de todas las reas que conforman dicha institucin, las cuales se han visto afectadas por mltiples razones. Esta investigacin se lleva a cabo debido a la necesidad de proporcionar a la Unidad de Compras adscrita a la Vicepresidencia de Administracin del Banco de Comercio Exterior, CA., una visin desde afuera de los procedimientos realizados por la misma, con una anlisis de los procesos que permita la optimizacin de los mismos y la bsqueda de la excelencia, calidad, eficiencia y eficacia en esa unidad. En los actuales momentos esta unidad cuenta con un personal que ha demostrado estar sumamente comprometido no solo con la unidad a la cual pertenecen, sino a la Institucin como tal, y se da cuenta que requieren un cambio que beneficie tanto a la Unidad de Compras como a las dems unidades que integran esa institucin, en virtud del mejor aprovechamiento de los recursos con los cuales se cuenta, y as servir de ejemplo a otras instituciones de nuestra nacin, tanto pblicas como privadas. 18

Parte del xito de la Vicepresidencia de Administracin del Banco de Comercio Exterior, C.A., se har tangible a medida que su recurso humano pueda establecer la forma correcta para realizar las operaciones que le son propias, como lo es la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, a fin de dar respuesta oportuna a las unidades usuarias y a los proveedores que as lo requieran. Para ello se requiere de un procesos rpido para esta rea que permita atender todos los requerimientos siguiendo la normativa legal y dando respuesta satisfactoria a todos nuestros usuarios, tanto internos como externos. Este trabajo tiene como finalidad orientar al personal de la Unidad de Compras, en la bsqueda de las fallas y las posibles soluciones de las mismas, de manera que se pueda optimizar los tiempos de respuesta a los requerimientos de las unidades solicitantes. Asimismo, permitir afianzar los conocimientos adquiridos por el autor a lo largo de la carrera, presentado un anlisis descriptivo de los hechos pasados y posibles recomendaciones sobre el tema en cuestin, quedando abierta la posibilidad de continuar profundizando sobre este estudio. Asimismo, se busca poner en prctica los conocimientos, experiencias y formacin, contribuyendo a un mejor desempeo de las funciones asignadas para el logro de esta actividad y en su papel de estudiante, busca ampliar los conocimientos relacionados con la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Administracin Pblica. En la Universidad Alejandro de Humboldt esta investigacin servir como marco referencial a futuros investigadores, que desean realizar estudios en este campo y promover la aplicacin de procedimientos relacionados con la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Administracin Pblica. Esta investigacin s realizar en el Banco de Comercio Exterior, CA., ubicado en la calle Los Chaguaramos Centro Gerencial Mohedano, Piso 1, La Castellana, Chacao. Especficamente en la Unidad de Compras, adscrita a la Vicepresidencia de Administracin y el periodo de estudio comprende, el primer semestre del ao 2.012. 19

CAPTULO II MARCO TERICO REFERENCIAL

Antecedentes de la investigacin

Segn Paternica (2004), para optar al titulo de Licenciada en Contadura Pblica, en la Universidad Alejandro de Humboldt, titulado: Evaluacin del Control Interno del rea de Compras, caso: Empresa Churchs Chikens Restaurant, CA, el propsito fundamental de esta investigacin estuvo orientada a evaluar los controles internos del rea de compras de la empresa antes mencionada, la investigacin se bas en un estudio de campo, cuyo nivel es descriptivo y exploratorio, por cuanto efectu una evaluacin del control interno de las compras, lo cual permiti llegar a las siguientes conclusiones: Existen ciertas deficiencias o debilidades en la ejecucin de los procesos de compras, de los cuales e desprende que son obviados muchos procedimientos internos, no existen polticas de compras por escrito para la adquisicin de productos y por ltimo, no se realiza peridicamente una evaluacin del control interno del rea de estudio. Esta investigacin se relaciona con el presente estudio, ya que analiza los procesos de la Unidad de Compras, el cual es el punto ms importante de esta investigacin. De la misma forma, Medina 2007, para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica en el Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, titulado: Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno del Proceso de Compras en Ministerio del Poder popular para la Infraestructura del Estado Falcn, cuyo propsito fundamental de la investigacin consisti en evaluar el control interno aplicado al proceso de compras y diagnosticar la situacin del mismo. La investigacin estuvo enmarcada dentro de una investigacin de campo de tipo 20

descriptiva de carcter evaluativo, apoyada en una revisin documental y de investigacin de accin, dado que se llev a cabo por medio de un proceso de observacin directa en el lugar donde se presenta la actividad, procedindose a la recoleccin y anlisis de informacin suministrada por los responsables de las operaciones que se llevan a cabo en el rea de compras, de lo cual el autor concluy: Existen debilidades en los procedimientos de control interno aplicados en esa institucin y tampoco se le hace el seguimiento a los distintos niveles de control para observar las fallas, por lo que el autor recomienda fortalecer los mismos para logara la eficacia y eficiencia en el proceso de compras. Este estudio se relacional con la investigacin planteada, ya que se trata de evaluar el proceso de compras tomando en consideracin, el sistema de control interno utilizado en la misma para lograr la eficacia y eficiencia en esa unidad, lo cual est ntimamente relacionado con la elaboracin de esta investigacin. Asimismo, Guarimata (2002), para optar al ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas en la Universidad Bicentenaria de Aragua, denominado: Anlisis de los Procedimientos Administrativos Aplicados en el Departamento de administracin de la Clnica El Morro, CA., la cual tuvo como objeto principal analizar los procedimientos administrativos que realiza la clnica, para lo cual se realiz una investigacin de campo con referencia documental y descriptiva. El autor en este caso concluy lo siguiente: Una organizacin debe estar en constante bsqueda de la optimizacin de sus procesos y en la actualidad existen recursos tecnolgicos adaptables a las condiciones econmicas de una empresa, los cuales ayudaran a que estos procesos sean desarrollados con la menor prdida de tiempo y con efectividad, siempre y cuando se cuente con el personal capacitado para dicha operacin. Esta investigacin se relaciona con la que aqu se realiza, ya que est basada en el propsito de la optimizacin de de los procesos para evitar prdida de tiempo y dinero y as ayudar a la organizacin a ser eficaz y eficiente en el desarrollo de sus objetivos. 21

Otro autor consultado, como lo es el caso de Garca (2002), para optar al titulo de Licenciado en Administracin de Empresas en la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, el cual lleva por ttulo: Evaluacin en los Procesos de Compras en la Empresa GEOSCIVAM, CA., para diagnosticar la situacin de dicho proceso a fin de medir la eficiencia y la eficacia del rea de compras, siendo el tipo de investigacin descriptiva y de campo, utilizando el proceso de observacin directa, con una poblacin que consider la totalidad de los trabajadores del departamento e compras y tomando como muestra la totalidad del fenmeno a estudiar. En este caso, el autor concluy que exista la necesidad de un rediseo de los controles que se estaban utilizando para lograr la eficacia y eficiencia en el rea. En este caso la investigacin se relaciona con el tema de estudio, ya que se evalan los procedimientos y controles utilizados en el rea de compras este es uno de los principales temas a ser considerados en esta investigacin. Tomando en consideracin las referencias antes citadas, se puede decir, que los procesos son elementos que permiten organizar cualquier actividad de forma lgica y clara, pero a su vez deben ser analizados a fin de establecer correctivos que permitan la optimizacin de los mismos en funcin de permitir el desarrollo sostenido de las organizaciones.

Bases Tericas

Mercado (1999), define una compra como, la adquisicin de bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados, procurando siempre comprar al proveedor ms confiable. En la empresa moderna las compras se deben realizar por un departamento que cuente con el personal especializado y adems, debe formar parte de la organizacin de la compaa. (p.15) El Departamento de Compras tiene objetivos muy claros en cualquier empresa; como lo son: 22

a) Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios, con el mnimo de inversin, b) Evitar duplicidades, c) Mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, d) Buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener la posicin competitiva de la organizacin. Por otra parte, Benjamin (1999), Las compras son actividades desarrolladas para la adquisicin de bienes y servicios de calidad adecuada en el momento preciso y precio adecuado, del proveedor ms confiable. (p.215) Asimismo, Rosemberg (1191) Las compras son transacciones por medio de las cuales una persona o institucin, el comprador, adquiere bienes o servicios a cambio de dinero. (p.56)

Los sistemas de compras de las organizaciones actuales Con respecto a los sistemas de compras de las organizaciones actuales, Mercado (ob.cit), explica que las compras han sido muy importantes desde la antigedad, fomentndose con ello el progreso y la riqueza del hombre, ya se individualmente o en grupo. De tal forma, se debe entender que las grandes organizaciones requieren de materiales y servicios para su funcionamiento y que estos deben ser de la calidad adecuada, de acuerdo al proceso al que sern sometidos y el equipo que ser utilizado. Cabe mencionar que el Departamento de Compras en una fuente de aportacin a la productividad, mediante polticas de ahorro en el costo de materiales y servicios adquiridos, ya que adquiriendo bienes y servicios a bajo costo de buena calidad, ayudar en la disminucin de los costos de operacin; y por consiguiente esta accin se ver reflejada en la utilidad de la organizacin.

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Por otra parte, Heizer y Render (2004), explican que un enfoque de las compras, es la gestin de las fuentes, las cuales se ocupan de desarrollar nuevos proveedores confiables. El producto puede ser un artculo de alta tecnologa, hecho a la medida o especializado para el cual existan, si los hay, pocos proveedores. La gestin debe ser capaz de buscar proveedores adecuados, desarrollar su capacidad para producir y negociar relaciones aceptables. Un enfoque de gestin de suministro sugiere una preocupacin sobre la disponibilidad a largo plazo de las compras criticas o de alto precio; suministros futuros fiables que coadyuven al xito de la empresa. (p.38)

Caractersticas y Funciones del Departamento de Compras Mercado (ibdem), el Departamento de Compras es fuente de gran apoyo para la elaboracin de planes dentro de la organizacin, en la poca moderna, es necesario comprender claramente los objetivos y principios bsicos de lo que llamamos la funcin de compras. Actualmente las organizaciones pblicas o privadas, ya sean comerciales, industriales o de servicios, desembolsan grandes cantidades de dinero en la adquisicin de bienes y servicios, y el xito que stas obtienen en gran parte se debe a su departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relacin, adems de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a tiempo, as como elaborar contratos u rdenes de compra para evitar posibles problemas jurdicos, verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efecten los pagos de las facturas y estar pendiente de cualquier detalle por mnimo que parezca, dando solucin inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la produccin, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa. (p.16) Por otra parte, Rodrguez (1993), seala que dentro de las funciones del Departamento de Compras se encuentra, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto del curso del proceso de la adquisicin del 24

material o servicio solicitado, a fin de poder tomar decisiones necesarias en caso de algn retraso o desvo. La funcin de compras es muy importante y para ello es necesario que todos los requerimientos contengan le descripcin exacta del material o servicio que se requiere. (p.58) Objetivos del Departamento de Compras 1. Comprar los materiales para los propsitos buscados 2. Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. 3. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. 4. Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. 5. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. 6. Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. 7. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. 8. Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras. Lo antes expuesto, se muestra como un Departamento de Compras ideal, el cual con el desarrollo de la investigacin, podr compararse con la unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Factores en la Decisin de una Compra Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad 2. No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por s mismo no denota mayor calidad en el producto. 3. El precio Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador. En la medida que un 25

producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente est solicitando. El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

Funcionalidad Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

Polticas de Compras Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: 1. Deben estar claramente expuestas. 2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica. 26

3. Indicar los factores limitativos y determinantes. 4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. El Departamento de Compras, debe abarcar polticas de fuentes de abastecimiento, especificaciones, precio, calidad, investigacin y desarrollo. Es responsabilidad del Gerente de Compras atender las variaciones que pudieran afectar las polticas y hacer cambios necesarios, tomando en cuenta la opinin del personal del rea de compras, involucrado con dichas polticas.

Polticas Propias de un Departamento de Compras Segn Mercado (1999), las actuaciones de un Departamento de Compras se regir se regirn por las siguientes polticas: 1. Poltica de Producto: Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definicin de las especificaciones (qu se va a comprar) y la previsin de las necesidades (cunto y cuando). Para conseguir dicha definicin es necesaria la colaboracin del socio interno y el comprador. 2. Poltica de Proveedores: Es responsabilidad de Compras disear un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compaa. Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con el socio interno, el proceso de seleccin del proveedor. Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores. 3. Poltica de Ahorros: La poltica de ahorros se basa en definir un criterio homogneo en la contabilizacin de los ahorros dentro de los diferentes procesos de negociacin, para ello existe un procedimiento de clculo y contabilizacin de los ahorros, en el que se definen los diferentes conceptos de ahorro y las metodologas para el clculo de los mismos. 4. Poltica de Sistemas de Informacin: Compras aboga por una mejora continua en los sistemas de informacin de Compras, que permitan una 27

comunicacin electrnica fluida entre usuarios y compradores, y entre la organizacin y proveedores, generando y almacenando el mnimo posible de documentacin escrita en el proceso. (p. 40).

Programas de Compras Mercado (1999), especfica que, el programa o poltica de compras de una empresa hace referencia a la programacin de las compras que se realizar a los proveedores, para un periodo de tiempo determinado, de los insumos o productos que necesitarn para la que la empresa realice sus operaciones (bienes o servicios). El programa de compras debe tomar en cuenta, adems la capacidad financiera, administrativa, logstica, y de disposicin o capacidad fsica de los almacenes de la organizacin. (p.43)

Proceso de Compras en una Organizacin Segn Mercado (1999), el proceso de compras consta de las siguientes fases: 1. Planificacin de las compras, lo cual consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. 2. Programacin de compras, estimando costos en cada rea. 3. Anlisis de las necesidades, este se realiza cuando el departamento de compras recibe las de solicitud por parte de las unidades usuarias y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. 4. Solicitud de ofertas y presupuesto, este es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. 5. Evaluacin de las ofertas recibidas, una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. 6. Seleccin del proveedor, esta seleccin se lleva a cabo, cuando los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las 28

condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. 7. Negociacin de las condiciones, en este punto se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como lo son los tiempos de entrega, la periodicidad de las entregas, las condiciones de pago, lugar de entrega, etc. 8. Solicitud del pedido, cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (Orden de Compra y/o Servicio). 9. Seguimiento del pedido y los acuerdos, esta actividad se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

Compras del Sector Pblico Mercado (1999), explica sobre este punto, que el comprador pblico tiene una autoridad diferente al comprador privado, y es que, el comprador privado tiene la responsabilidad de reportar el resultado de sus actividades ante un superior y una empresa. El comprador pblico est condicionado por leyes y regulaciones en la materia, tales como la Constitucin de la Repblica, Leyes Orgnicas, Leyes Especiales, etc., por lo cual debe tener cuidado de no salirse de los lineamientos legales dentro de los cuales debe operar, ya que su responsabilidad est basada en una legislacin. El autor expone, que tanto en el sector pblico como en el privado, se utiliza el presupuesto como instrumento de planeacin y control, pero existe una gran diferencia en la utilizacin de los recursos; el comprador pblico no puede tomar ventaja si en algn momento se le presenta la oportunidad de comprar grandes cantidades de materiales para obtener descuentos que ayuden a la optimizacin del 29

gasto pblico, debido a que si los recursos necesarios para ello no estn presupuestados, difcilmente se le autorizar. Lo contrario sucede con el comprador privado, bastara que se compruebe que es una negociacin ventajosa para que en pocos das, sean autorizados los recursos necesarios. De la misma forma, esta autor asegura, que en muchas organizaciones gubernamentales, no se cuenta con el personal especializado para el control de calidad, transporte de materiales, etc., y las compras suelen ser en muchas ocasiones muy lentas, a menos que sea absolutamente necesario acelerar el proceso, esto motivado a que el en el sector pblico, las acciones de compras estn sujetas las distintas modalidades de contratacin especificadas en la norma que regula esta materia. La situacin que se presenta actualmente en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A., reside en que los procesos de compras presentan retrasos y descontrol, lo que tare como consecuencia, perdida de recursos y tiempo en el desarrollo de las actividades de cada una de las reas que integran esta institucin.

Caractersticas de las Compras Pblicas a) La autoridad del comprador se establece por las leyes que regulan la materia. b) El uso del presupuesto como instrumento de planeacin y control. c) Si los recursos necesarios no estn presupuestados, ser imposible tomar ventaja, respecto a precios ventajosos sobre las compras. d) Es comn que en las oficinas de gobierno, surjan un gran nmero de cambios en su estructura, por lo tano es difcil llevar un control de las compras, ya que cada administrador posee distintas formas de gerenciar. e) Toda informacin relacionada con los pecios y proveedores debe estar a disposicin de cualquier ciudadano que requiera dicha informacin.

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f) Las especificaciones de los artculos deben ser claras, exactas y por escrito para asegurar que un nmero mximo de proveedores puedan competir por el negocio. g) Debe existir una comunicacin considerable entre la unidad compradora y la unidad usuaria. h) Se requiere de la presentacin de distintas fianzas que comprometan al proveedor con la institucin.

Asimismo, Gutirrez (1997) La mejora de la productividad en una organizacin se obtiene innovando en tecnologa, organizacin, recursos humanos, relaciones laborales, condiciones de trabajo, calidad. (p. 36) Gutirrez (1997) En la actualidad todos coinciden en reconocer la necesidad de mejorar la calidad de los productos y servicios para ser competitivos y permanecer en el negocio. En lo que frecuentemente no se coincide es en la forma de lograrlo. (p. 35) La planificacin a largo plazo y el trabajo por el futuro van a ser fructferos si se realizan esfuerzos orientados a una nueva filosofa: La satisfaccin del cliente y la mejora continua de la calidad de los productos y servicios. El punto de partida de esta filosofa, de la satisfaccin del cliente y de la mejora continua de la calidad de productos y servicios se adopte en todas las reas de una empresa, consiste en dejar de ver como normal retrasos e incumplimientos y pedidos mal hechos, materiales no adecuados para el trabajo, errores y defectos, improvisacin, personas que desconocen la forma de hacer su trabajo, supervisin inadecuada e ineficaz, direccin no arraigada a la compaa, sistemas inadecuados, que no permiten al trabajador dar una respuesta oportuna y satisfactoria al cliente y direccin no comprometida con la calidad, entre otros.

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Bases Legales

Dentro de las bases legales utilizadas para argumentar esta investigacin podemos nombrar las siguientes:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuenta y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. Artculo 311. La gestin fiscal estar regida y ser ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal. Esta se equilibrar en el marco plurianual del presupuesto, de manera que los ingresos ordinarios deben ser suficientes para cubrir los gastos ordinarios. El Ejecutivo Nacional presentar a la Asamblea Nacional para su sancin legal un marco plurianual para la formacin presupuestaria que establezca los lmites mximos de gasto y endeudamiento que hayan de contemplarse en los presupuestos nacionales. La ley establecer las caractersticas de este marco, los requisitos para su modificacin y los trminos de su cumplimiento. El ingreso que se genere por la explotacin de la riqueza del subsuelo y los minerales, en general, propender a financiar la inversin real productiva, la educacin y la salud. Los principios y disposiciones establecidas para la administracin econmica y financiamiento nacional, regularn la de los Estados y Municipios en cuanto sean aplicables. Artculo 287. La Contralora General de la Repblica es el rgano de control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos, bienes pblicos y bienes nacionales, as como de 32

las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonoma funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuacin a las funciones de inspeccin de los rganos y entidades sujetas a su control. Artculo 289. Son atribuciones de la Contralora General de la Repblica: Ejercer el control, la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como las operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyen a otros rganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley. Controlar la deuda pblica, sin perjuicio de las facultades que se atribuyan a otros rganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley. Inspeccionar y fiscalizar los rganos, entidades y personas jurdicas del sector pblico sometidos a su control; practicar fiscalizaciones, disponer el inicio de investigaciones sobre irregularidades contra el patrimonio pblico, as como dictar las medidas, imponer los reparos y aplicar las sanciones administrativas a que haya lugar de conformidad con la ley. Instar al Fiscal o Fiscala de la Repblica a que ejerzan las acciones judiciales a que hubiere lugar con motivo de las infracciones y delitos cometidos contra el patrimonio pblico y de los cuales tenga conocimiento en el ejercicio de sus atribuciones. Ejercer el control de gestin y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y polticas pblicas de los rganos, entidades y personas jurdicas del sector pblico sujetos a su control, relacionadas con sus ingresos, gastos y bienes. Las dems que le atribuyan esta Constitucin y la ley.

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Artculo 313. La administracin econmica y financiera del Estado se regir por un presupuesto aprobado anualmente por ley. El Ejecutivo Nacional presentar a la Asamblea Nacional, en la oportunidad que seale la ley orgnica, el proyecto de Ley de Presupuesto. Si el Poder Ejecutivo, por cualquier causa, no hubiese presentado a la Asamblea Nacional el proyecto de Ley de Presupuesto dentro del plazo establecido legalmente, o el mismo fuera rechazado por ste, seguir vigente el presupuesto del ejercicio fiscal en curso. La Asamblea Nacional podr alterar las partidas presupuestarias, pero no autorizar medidas que conduzcan a la disminucin de los ingresos pblicos ni gastos que excedan el monto de las estimaciones de ingresos del proyecto de Ley de Presupuesto.() Artculo 314. No se har ningn tipo de gastos que no haya sido previsto en la Ley de Presupuesto. Slo podrn decretarse crditos adicionales al presupuesto para gastos necesarios no previstos o cuyas partidas resulten insuficientes, siempre que el Tesoro Nacional cuente con recursos para atender a la respectiva erogacin; a este efecto, se requerir previamente el voto favorable del Consejo de Ministros y la autorizacin de la Asamblea Nacional o, en su efecto, de la Comisin Delegada.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Artculo 1. Esta Ley tiene por objeto regular la administracin financiera, el sistema de control interno del sector pblico y los aspectos referidos a la coordinacin macroeconmica, al Fondo de Estabilizacin Macroeconmica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional. Artculo 131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, 34

confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. Artculo 132. El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios, econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia. Artculo 133. El sistema de control interno funcionar coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contralora General de la Repblica. Artculo 134. Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. Dicho sistema incluir los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u rgano, as corno la auditora interna.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Artculo 2. La Contralora General de la Repblica, en los trminos de la Constitucin de la Repblica y de esta Ley, es un rgano del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control. 35

La Contralora, en el ejercicio de sus funciones, verificar la legalidad, exactitud y sinceridad, as como la eficacia, economa, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestin de los organismos y entidades sujetos a su control. () Artculo 36. Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente. Artculo 37. Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno.

Ley Contra la Corrupcin Artculo 1. La presente Ley tiene por objeto el establecimiento de normas que rijan la conducta que deben asumir las personas sujetas a la misma, a los fines de salvaguardar el patrimonio pblico, garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos pblicos, con fundamento en los principios de honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad, rendicin de cuentas y responsabilidad consagrados en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, as como la tipificacin de los delitos contra la cosa pblica y las sanciones que debern aplicarse a quienes infrinjan estas disposiciones y cuyos actos, hechos u omisiones causen dao al patrimonio pblico. Artculo 6. En la administracin de los bienes y recursos pblicos, los funcionarios y empleados pblicos se regirn por los principios de honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad, rendicin de cuentas y responsabilidad. 36

Artculo 7. Los funcionarios y empleados pblicos deben administrar y custodiar el patrimonio pblico con decencia, decoro, probidad y honradez, de forma que la utilizacin de los bienes y el gasto de los recursos que lo integran, se haga de la manera prevista en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y las leyes, y se alcancen las finalidades establecidas en las mismas con la mayor economa, eficacia y eficiencia. Artculo 21. Los funcionarios y empleados pblicos responden civil, penal, administrativa y disciplinariamente por la administracin de los bienes y recursos pblicos, de conformidad con lo establecido en la ley. Artculo 58. El funcionario pblico que, con el objeto de evadir la aplicacin de los procedimientos de licitacin u otros controles o restricciones que establece la ley para efectuar determinada contratacin, o alegare ilegalmente razones de emergencia, ser penado con prisin de seis (6) meses a tres (3) aos. Con igual pena sern sancionados los funcionarios que otorgaren las autorizaciones o aprobaciones de tales contrataciones.

Ley de Contrataciones Pblicas Artculo 1. La presente Ley, tiene por objeto regular la actividad del Estado para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, con la finalidad de preservar el patrimonio pblico, fortalecer la soberana, desarrollar la capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de los rganos y entes sujetos a la Presente Ley, de manera de coadyuvar al crecimiento sostenido y diversificado de la economa. Artculo 3. La presente ley ser aplicada a los sujetos que a continuacin se sealan: 37

1. Los rganos y Entes Poder Pblico Nacional, Estadal y Municipal, Central y Descentralizado, 2. Las Universidades Pblicas, 3. El Banco Central de Venezuela, 4. Asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las cuales la Repblica y las personas jurdicas a que se encuentran en los numerales anteriores tengan participacin igual o mayor al 50% del patrimonio o capital social respectivo, 5. Asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo patrimonio o capital social, tengan participacin igual o mayor al 50%, las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral anterior, 6. Las Fundaciones constituidas por cualquiera de las personas a que se refieren los numerales anteriores o aquellas en cuya administracin stas tengan participacin mayoritaria. 7. Los Consejos Comunales o cualquiera otra organizacin comunitaria de base que maneje fondos pblicos.

Resea del Banco de Comercio Exterior, CA

El Banco de Comercio Exterior, Bancoex, presidido por Eyilde Margarita Gracia Sanz, es una institucin financiera del Estado venezolano adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y Finanzas y al Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores como brazo ejecutor de la poltica exterior venezolana. Creado el 12 de julio de 1996 con la aprobacin de la Ley del Banco de Comercio Exterior y abre sus puertas al pblico el 07 de octubre de 1997, atendiendo a la poltica exterior del momento. En el marco de las nuevas polticas del Gobierno Bolivariano, pas a ser Banco de Desarrollo segn decreto con fuerza de ley el 22 de

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noviembre de 2001. En la actualidad, Bancoex se plantea el reto de redimensionarse para lograr la integracin de nuestros pueblos. Misin Somos un Banco de Desarrollo, alineado a la estrategia de transformacin socioproductiva, geopoltica y comercial del Estado venezolano, y a los principios de integracin, complementariedad y eficiencia; que impulsa el crecimiento y la diversificacin de las exportaciones no petroleras, mediante la promocin y el financiamiento, dirigidos a ampliar y diversificar la base exportadora, contribuir al desarrollo socioeconmico nacional y consolidar el nuevo modelo de produccin socialista.

Visin Somos el Banco de Desarrollo, aliado seguro del emprendedor y empresario venezolano socialmente responsable, que apalanca financieramente el potencial exportador de sectores desatendidos, incorporndolos al proceso de transformacin socioproductiva, de alto valor e impacto social; y encara los desafos del entorno, con un talento humano flexible, proactivo y productivo, que entiende, la integracin sursur y el desarrollo sustentable, como un proceso basado en la reduccin de las asimetras comerciales y en la complementariedad y la eficiencia. Acciones Promoviendo y financiando proyectos internacionales para la cooperacin productiva. Fomentando cadenas y asociaciones productivas complementarias. Estableciendo alianzas estratgicas orientadas a la construccin de la patria grande y la unin de los pueblos. Apoyando a los actores sociales a travs de Asistencia Tcnica, Inteligencia Comercial, Financiamiento y Promocin Comercial. 39

Objeto de Bancoex El Banco tiene por objeto el financiamiento y promocin de las exportaciones de bienes y servicios nacionales, enmarcados en los planes y polticas de desarrollo socioeconmico establecidos por el Ejecutivo Nacional. En cumplimiento de las funciones de promocin de las exportaciones, el Banco prestar asistencia tcnica y de capacitacin. Igualmente, propulsar la asociacin de las pequeas empresas con el objeto de fortalecer su participacin en los mercados externos. Asimismo, es objeto del Banco de Comercio Exterior, fomentar las inversiones dirigidas a la consolidacin de unidades productivas para la exportacin. Valores: Diligencia Integridad Confidencialidad Honestidad Compromiso

Profesionalismo Generamos valor con nuestra capacidad creativa e intelecto al servicio de nuestros aliados. Velamos por la transparencia de nuestras operaciones. Buscamos la satisfaccin de nuestros clientes ms all de sus demandas. Fomentamos el compromiso con nuestra patria. Mstica Brindamos un servicio oportuno, desinteresado y con esmero para cumplir con las demandas de nuestros colaboradores, clientes, proveedores y la comunidad en general.

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tica Reconocemos el comercio internacional transparente, no discriminatorio, justo e inclusivo. Honestidad Somos accesibles y transparentes para brindar confianza en el entorno del comercio exterior.

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CAPITULO III MARCO METODOLGICO

Segn Balestrini (2008), define el marco metodolgico como: La instancia referida a los mtodos, las diversas reglas, registros, tcnicas y protocolos con los cuales una teora y su mtodo calculan las magnitudes de los reales. De all que se debern plantear el conjunto de operaciones tcnicas que se incorporan en el despliegue de la investigacin en el proceso de la obtencin de los datos, El fin esencial del marco metodolgico, es sealar los mtodos e instrumentos que se emplearn en el trabajo planteado, desde ella ubicacin acerca del tipo de estudio y el diseo de investigacin, su universo o poblacin, su muestra, los instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos, la medicin, hasta la codificacin, anlisis y presentacin de los datos. De esta manera se proporcionara al lector una informacin detallada sobre cmo se realizara la investigacin. (p.23) Toda investigacin para alcanzar los objetivos propuestos requiere de suficiente soportes tcnicos, por lo cual en este captulo se representa la metodologa utilizada para darle validez al estudio: tipos y diseos de la investigacin, tcnicas de recoleccin de datos, as como tambin la explicacin de todas las actividades que se realizaran durante la investigacin.

Diseo y Tipo de Investigacin Diseo de la Investigacin Segn Sabino (2000), el diseo de una investigacin tiene por objeto proporcionar un modelo de verificacin que permita contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para hacerla. (p.91)

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De acuerdo al propsito de estudio, este se estructur bajo aspectos entre los cuales se tienen que la investigacin es de campo, documental y transaccional. Arias, (2006)la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna. (p. 31) La investigacin se consider de campo, ya que fue necesario recopilar la informacin en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA. Todos estos elementos recabados en el tiempo formaron parte del desarrollo de la investigacin segn las consideraciones del problema y la experiencia del personal que intervienen directamente o indirectamente. La investigacin se consider documental ya que se hizo necesario construir una matriz para evaluar los documentos y toda la informacin necesaria relacionada con la metodologa utilizada en el rea ya mencionada. Para Arias, (2004)un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los datos obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales; impresas, audiovisuales o electrnicas. (p. 27). La Investigacin transaccional recolecta datos en un solo momento, en un tiempo nico. Su propsito es describir variables, y analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. En este sentido, para Hernndez, Fernndez y Baptista (2006)los estudios transaccionales descriptivos tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o ms variables de una poblacin. (p. 210).

Tipo de Investigacin El tipo de investigacin utilizado es no experimental, evaluativo; No experimental como menciona Kerlinger y Lee, (2002), porque el cientfico no posee control directo de las variables, en otras palabras, sus manifestaciones ya han 43

ocurrido o son inherentemente no manipuladas; (Citado por Hernndez y otros, (1991), cuando la primera caracterstica est asociada a variables que ya ocurrieron o se dieron en la realidad sin la intervencin directa del investigador. Segn Weiss (2008), la investigacin evaluativa rene sistemticamente pruebas y testimonio de una muestra representativa de las unidades de que se trate, comnmente traduce estas pruebas y testimonios en expresiones cuantitativas y los compara con los criterios que se haban establecido. Luego saca conclusiones acerca de la eficacia, el valor, el xito del fenmeno que se est estudiando. (p 12)

Nivel de Investigacin Para Arias (2006) El nivel de investigacin se refiere al grado de profundidad con que se aborda un fenmeno u objeto de estudio (p.45). El tipo de investigacin a realizar determina los niveles que es preciso desarrollar (p.101). Segn lvarez (2009) El nivel de una investigacin viene dado por el grado de profundidad y alcance que se pretende con la misma. As tenemos que una Investigacin puede ser: Exploratoria: Cuando no existe un cuerpo terico abundante que ilumine el estudio sobre fenmeno observado y los resultados que se obtengan sea un aporte al reconocimiento de los elementos que lo integran. Descriptiva: Cuando se seala cmo es y cmo se manifiesta un fenmeno o evento, cuando se busca especificar las propiedades importantes para medir y evaluar aspectos, dimensiones o componentes del fenmeno a estudiar Correlacional: Cuando se pretende hacer ver o determinar el grado de relacin que pueden tener dos o ms variables en una investigacin. Explicativa: Est dirigida a responder a las causas de los eventos fsicos o sociales y su inters se centra en explicar por qu y en qu condiciones ocurre un fenmeno, o por qu dos o ms variables se relacionan.

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La presente investigacin es de nivel descriptivo. El nivel de la investigacin es descriptiva cuando se describe como ocurre el fenmeno y el comportamiento de la variable. Segn Tamayo, C. (1996). Una investigacin descriptiva es aquella que comprende la descripcin registro, anlisis, e interpretacin de la naturaleza actual. (p. 46). La presente investigacin se ubic en el nivel descriptivo, motivado a que se procedi a recopilar toda la informacin concerniente en cuanto a los procedimientos utilizados en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., para llevar a cabo sus actividades.

Poblacin Segn Tamayo y Tamayo, (1997). La poblacin se define como la totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin. (p. 114). Arias, (2006)conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes, para los cuales sern extensivas las conclusiones de la investigacin. Esta queda limitada por el problema y por los objetivos del estudio. (p. 81). Con referente a lo antes mencionado, la presente investigacin cont con una poblacin de estudio de siete (07) personas, cuatro (04) Analistas de Compras, un (1) Coordinador de la Unidad de Compras, una (1) Asistente y un (1) Gerente de Compras. Es importante mencionar, que en virtud de lo reducido del grupo que conforman la poblacin objeto de estudio se pudo abordar a las personas y realizarles las preguntas del cuestionario. Por consiguiente no hubo necesidad de extraer o tomar muestra por lo cual se tomara el cien por ciento (100%) de la misma. Por su parte Hernndez citado por Castro (2003), expresa que si la poblacin es menor a cincuenta (50) individuos, la poblacin es igual a la muestra. (p. 69).

45

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin Tcnicas A continuacin se menciona la tcnica que se utiliz durante el proceso de recoleccin de informacin para la culminacin de este estudio. Encuesta. Encarta, (1998) entindase esta como un conjunto de preguntas recogidas en un cuestionario para conocer la opinin del pblico sobre un asunto determinado (p. 85). Segn Hurtado (2007). La entrevista consiste en preguntar de manera dialogada a la unidad o a las fuentes de estudio para obtener informacin acerca del evento. Las preguntas son abiertas, implican un intercambio entrevistadoentrevistador. Pueden surgir preguntas no previstas con anterioridad, se da lugar a respuestas extensas y se puede repreguntar sobre puntos ms especficos. (P.80). El instrumento que se utiliz para la entrevista, fue la hoja de procesos. Segn Melinkof (1973). La hoja de procesos es aquella donde se registran datos obtenidos para realizar una investigacin donde comprende cifras, hechos, expresin de sentimientos pensamientos y otras informaciones de carcter cualitativo y sus caractersticas responden en su estructura a la naturaleza y fines de la investigacin (p.39) La encuesta, fue dirigida a la poblacin seleccionada puesto que dicha poblacin, maneja diariamente los procesos y darn sus apreciaciones de acuerdo a su experiencia en el rea. Asimismo, se utiliz la encuesta en la poblacin seleccionada y la acompa como instrumento, el cuestionario.

Instrumento La aplicacin del instrumento que, en la prctica, permite al investigador conocer aspectos interesantes de la problemtica estudiada. Para Palella y Martins (2006)un instrumento de recoleccin de datos es en principio cualquier recurso 46

del cual pueda valerse el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. (p. 137). El instrumento utilizado fue el formato de cuestionario. En el cuestionario se presenta una serie de preguntas abiertas enmarcada en respuestas dicotmicas, segn Arias (2006) un cuestionario de preguntas abiertas: son aquellas que establecen previamente las opciones que puede elegir el encuestado. Estas se clasifican en dicotmicas cuando ofrecen solo dos opciones de respuesta (p.67). Las preguntas abiertas brindan a la persona encuestada las alternativas de respuesta en el caso de dicotmicas es que solo son dos alternativas, la ventaja de estas es que son fciles de realizar, tambin fciles de codificar y las respuestas que se obtienen son sumamente claras y especficas para que a la hora del anlisis no se haga tan complejo.

Validez del Instrumento Segn el Manual, Normas y Orientaciones para la Elaboracin de Trabajo de Grado de la Universidad Alejandro de Humboldt (2012), se refiere al grado en que el instrumento de recoleccin de informacin mida lo que en realidad se desea medir y esta se determina a travs de un procedimiento llamado juicio de expertos donde tres (3) especialistas uno (1) en metodologa y dos (2) en el contenido emitirn una opinin. (p.29). Hernndez y otros (2003)se refiere al grado en que un instrumento mide la variable que pretende medir. (p. 346). Por lo anteriormente expuesto, se decidi verificar la validez de los instrumentos de recoleccin de informacin, a travs del juicio de expertos en el rea.

Tcnicas de Anlisis de Datos e Interpretacin de Resultados

Segn el Manual, Normas y Orientaciones para la Elaboracin de Trabajo de Grado de la Universidad Alejandro de Humboldt (2012), se refiere a las distintas 47

tcnicas que pueden utilizarse con el fin de interpretar los datos obtenidos; de esta manera, se puede contrastar las opiniones de los sectores involucrados en el estudio de la teora utilizada (p.33). La tcnica de anlisis de datos representa la forma de como ser procesada la informacin recolectada, esta se puede procesar de dos maneras cualitativa o cuantitativa, en esta ocasin se utilizar la forma cuantitativa para las encuestas, Segn Sabino el anlisis cuantitativo se define como: una operacin que se efecta, con toda la informacin numrica resultante de la investigacin. Esta, luego del procesamiento que ya se le habr hecho, se nos presentar como un conjunto de cuadros y medidas, con porcentajes ya calculados (p.451). Esto permitir sacar porcentajes y representar grficamente los resultados de los datos obtenidos para tener la informacin ordenada con representaciones visuales que nos permitan su posterior estudio. Por otra parte, UPEL (2005), seala el anlisis cualitativo es una tcnica que indaga para conseguir informacin de sujetos, comunidades, contextos, variables o ambientes en profundidad, asumiendo una actitud absorta y previniendo a toda costa no involucrar sus afirmaciones o prctica (p 56). Para poder entender los datos que se procesarn de una forma cuantitativa, se le tendr que hacer un posterior anlisis cualitativo para poder lograr razonar el porqu de los resultados arrojados por dicho estudio cuantitativo de cada una de las preguntas hechas en las encuestas. Esto permitir tener una idea ms clara de lo que se tendr que hacer para lograr los objetivos propuestos.

Procedimiento Segn el Manual, Normas y Orientaciones para la Elaboracin de Trabajo de Grado de la Universidad Alejandro de Humboldt (2012), consiste en describir las etapas como se desarroll e trabajo de investigacin. Castro (2003), considera que debe de cumplir tres (3) fases a saber: 48

Fase I: Esta etapa constituye la fase de planificacin, por un lado se dio inici a la bsqueda exploratoria en bibliotecas, centros de informacin virtual, consultas a expertos, asimismo en la exploracin de material documental y bibliogrfico fue utilizado para el desarrollo del tema, se organiz toda la informacin obtenida permitiendo responder las interrogantes que se plantearon en el inicio de

investigacin. Posteriormente, se identific el problema, antecedentes de la investigacin, el Anlisis del Proceso para la Adquisicin de Bienes y Servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA, con el fin de detectar relevancia, pertinencia y elaborar el planteamiento de problema as como los objetivos a alcanzar. Revisin bibliogrfica y de apoyo documental a la investigacin de campo con el fin de construir el marco referencial y desarrollar el marco terico. Fase II: Determinacin de la poblacin y seleccin de la muestra, as como la seleccin y elaboracin de los instrumentos de recoleccin de datos, como es en este caso el cuestionario. Del mismo modo, se determinar de la confiabilidad del instrumento de recoleccin de datos y su aplicacin a la poblacin en estudio, para el posterior anlisis de los resultados. Fase III: Elaboracin de Conclusiones y Recomendaciones.

Sistema de Variables

Definicin Conceptual Rosemberg, (1994), define las variables como: smbolo que determina un conjunto de observaciones y que puede asumir cualquier valor entre un conjunto de variabilidad. (p. 434). Mientras que Quine (1981), define: las variables como todo 49

aquello que vamos a medir, controlar y estudiar en una investigacin o estudio. (p. 17). Para Hernndez, Fernndez y Baptista (1998), es cualquier caracterstica del objeto de Investigacin que puede cambiar de valor y expresarse en diferentes categoras. En todo proyecto de investigacin se trabaja con variable (p. 14). Por su parte el argumento presentado por Cervo (1992), sobre variables, expone que: es todo aquello que puede asumir diferentes valores y ser sustituidos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo (p. 30). Las variables se conforman por las etapas que atraviesan los elementos tericos conceptuales, como objetos de la investigacin, entre los cuales se insertan las fases del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. A fin de ampliar se presenta el cuadro N 1:

50

Cuadro 1 Identificacin y definicin de las Variables

OBJETIVOS ESPECFICOS Describir el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

VARIABLES

DIMENSIN

INDICADOR

SUB-INDICADOR

TCNICAS E INSTRUMENTOS

ITEMS

Proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A. Anlisis crtico de las etapas del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Responsable Entrevista Paso Hoja de Procesos Accin

Realizar un anlisis crtico de las etapas del proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Responsable

Entrevista Hoja de Procesos

Paso

Accin

51

Planificacin

Estudio anticipado Programacin Necesidades Prioridad Ofertas Presupuestos Seleccin proveedor. Evaluacin Precio Garanta Calidad Producto

1.1 al 1.5

de

2.1 al 2.11

Detectar las fallas que existen en el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Fallas que existen el proceso para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, C.A.

Ejecucin

Encuesta Cuestionario

Efectividad

Control

Solicitud y seguimiento del pedido de productos.

3.1 al 3.5

Productividad

Tecnologa Organizacin Recursos humanos Relaciones laborales Condiciones de trabajo Calidad

4.1 al 4.9

Fuente: Lpez J (2013)

52

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012.
HOJA DE PROCESOS Cuadro 2

Paso 1 2 3 4

Responsable Asistente Gerente Asistente Coordinador de Compras

Accin Recibe el requerimiento y remite al Gerente. Recibe el requerimiento, asigna al Coordinador y remite nuevamente a la asistente para que entregue el requerimiento al Coordinador de Compras Remite el requerimiento al Coordinador de Compras Recibe el requerimiento y asigna al analista. Recibe requerimiento, verifica que el mismo refleje las firmas autorizadas correspondientes aprobando la adquisicin del bien o contratacin del servicio, verifica que se presente anexo el presupuesto base y la disponibilidad presupuestaria, as como las especificaciones tcnicas del requerimiento. Completa toda la informacin y los niveles de aprobacin requeridos, se da inicio al proceso de adquisicin del bien o contratacin del servicio. En caso negativo se devuelve a la unidad solicitante para que realice las modificaciones necesarias. Una vez que el requerimiento cumpla con los requisitos exigidos por la normativa que aplica, se procede a dar inicio al proceso de compras. Se seleccionan a los proveedores que participarn en la Consulta de Precios, de acuerdo al objeto de la empresa. Se elabora el pliego de condiciones, donde se establecern las condiciones y el alcance de la 53

Analista de Compras

contratacin, as como las especificaciones tcnicas del requerimiento y se remite a los proveedores.

Proveedores

Reciben invitacin a participar, Pliego de Condiciones y los mismos remiten ofertas de los bienes o servicios solicitados. Recibe ofertas con sus respectivas muestras en caso de ser necesario. Remite ofertas y muestras a la unidad solicitante, a fin de evaluar y verificar que las mismas cumplas con los requerimientos exigidos en su solicitud. Recibe ofertas y muestras, evala y remite las ofertas a la Unidad de Compras con sus observaciones. Recibe ofertas con observaciones de la Unidad Usuaria, en caso de que la misma este de acuerdo con lo ofertado, se contina con el proceso. En caso de que ninguna de las ofertas satisfaga las necesidades de la Unidad Usuaria, las mismas son rechazadas y se dar inicio a otro proceso de compras, invitando a participar a otros proveedores. Una vez que las o la oferta recibida satisfaga los requerimientos exigidos por la Unidad Usuaria, se procede a realizar un anlisis de las ofertas recibidas, a fin de comparar cual es la ms beneficiosa para la institucin a nivel tcnico, econmico, legal y financiero. Obtenido el resultado del anlisis, se adjudica a la empresa ganadora. Elabora un informe sealando los motivos por los cuales se adjudica a la empresa seleccionada. Elabora la Orden de Compra o Servicio y remite la misma junto al expediente, al Coordinador para su aprobacin. Recibe Orden de Compra o Servicio para su aprobacin. Verifica que la Orden de Compra o Servicio contenga su expediente anexo completo, su imputacin presupuestaria, contable y su asociacin al Proyecto correspondiente a nivel de sistema. Asimismo, verifica que la oferta presentada se ajuste a los requerimientos exigidos por la Unidad Solicitante. En caso de existir algn error, se remite al analista para su modificacin. Una vez que la Orden de Compra o Servicio cumpla con todos los requisitos, el Coordinador aprueba en sistema y remite al Gerente para su aprobacin. Recibe la Orden de Compra o Servicio, verifica que el expediente anexo este completo, su imputacin presupuestaria, contable y su asociacin al Proyecto correspondiente a nivel de sistema. Asimismo, verifica que la oferta presentada se ajuste a los requerimientos exigidos por la Unidad Solicitante. En caso de existir 54

7 8

Analista de Compras Unidad Solicitante

Analista de Compras

10

Coordinador de Compras

11

Gerente de Compras

12 13 14

Coordinador de Compras Analista de Compras Proveedor

algn error, se remite al Coordinador para su modificacin. Una vez que la Orden de Compra o Servicio cumpla con todos los requisitos, el Gerente aprueba en sistema y remite al Coordinador su envo al Proveedor. Recibe la Orden de Compra o Servicio aprobada y remite al Analista de Compras para su envo al Proveedor. Recibe Orden de compra aprobada y remite al Proveedor. Recibe Orden de compra aprobada y tramita la entrega del bien o servicio dentro de los lapsos establecidos previamente para ello. Archiva Orden de compra aprobada y hace seguimiento de la misma, hasta la entrega del bien o servicio. Recibe el bien o servicio con su respectiva nota de entrega y factura y se verifica que se encuentre acorde a lo solicitado. En caso de presentar alguna falla en cuanto a las caractersticas de lo solicitado, no recibe el bien o el servicio, ni la nota de entrega y remite al proveedor para solventar la situacin. Una vez que verifique que el bien o servicio est de acuerdo a los solicitado, remite a la Unidad Usuaria con su respectiva nota de entrega Recibe el bien o servicio con su respectiva nota de entrega, verifica que se encuentre acorde a lo solicitado y firma la nota de entrega como seal de aceptacin y conformidad. En caso de presentar alguna falla en cuanto a las caractersticas de lo solicitado, no recibe el bien o el servicio, ni la nota de entrega y remite al analista para solventar la situacin. Recibe la nota de entrega firmada por la Unidad Solicitante y anexa la misma al expediente. Remite expediente con su respectiva factura y Solicitud de Orden e Pago a la Unidad de Pagos para su respectivo proceso. Realiza el seguimiento a la Solicitud e Orden de Pago hasta la entrega del cheque al proveedor. Fin del proceso.

15

Analista de Compras

16

Unidad Solicitante Analista de Compras

17

55

Presentacin del Cuestionario

El presente cuestionario fue elaborado con el propsito de medir las variables para evaluar el Proceso para la Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios en la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., Fundamentado en la Productividad, Durante el Primer Semestre del Ao 2.012. Es de suma importancia la sinceridad de sus respuestas y su colaboracin, adems, sus respuestas son annimas y estrictamente confidenciales y slo tienen carcter acadmico.

Instrucciones Lea detenidamente el presente cuestionario antes de responder. No deje preguntas sin responder. Ante cualquier duda, solicite la ayuda del encuestador Es confidencial su respuesta Marque con una (X) la respuesta que considere correcta:

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Cuestionario Indicador: Planificacin A continuacin el cuestionario que se aplicar al personal que labora en la Unidad de Compras, el cual est conformado por siete (07) personas. RESPUESTAS N PREGUNTAS SI NO Comente Se hace un estudio anticipado de las necesidades de 1.1 bienes y servicios de la Institucin? Considera Ud. que las necesidades de bienes y servicios 1.2 se estudian en base a la realidad de la Institucin? Se elabora un programa de compras anual en la 1.3 Institucin? Considera Ud. que el programa anual de compras se 1.4 ajusta a las necesidades de la Institucin? Se analizan los distintos requerimientos, a fin de 1.5 determinar cul de los casos es prioritario?

57

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012.
Cuestionario Indicador: Ejecucin A continuacin el cuestionario que se aplicar al personal que labora en la Unidad de Compras, el cual est conformado por siete (07) personas. RESPUESTAS N 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 PREGUNTAS Se realizan las solicitudes de presupuestos a distintos proveedores? Se evalan positivamente las ofertas recibidas? Se analizan efectivamente las ofertas recibidas? Se comparan positivamente las ofertas recibidas? Se examinan efectivamente las ofertas recibidas? Se seleccionan las ofertas de acuerdo a su precio? Se seleccionan las ofertas de acuerdo a su calidad? SI NO COMENTE

Se seleccionan las ofertas de acuerdo a las garantas presentadas? Se acuerda con el proveedor el lugar de entrega del 2.9 bien o servicio? Se acuerda con el proveedor los tiempos de entrega 2.10 del bien o servicio? Se formaliza un documento que comprometa tanto 2.11 al proveedor como a la Institucin? 58

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012.
Cuestionario Indicador: Control A continuacin el cuestionario que se aplicar al personal que labora en la Unidad de Compras, el cual est conformado por siete (07) personas.

RESPUESTAS N PREGUNTAS SI NO COMENTE Se realiza el pedido de los bienes y servicios en el momento oportuno, a fin de evitar que surja la 3.1 necesidad? Se verifica que los bienes y servicios sean consignados por los proveedores en el tiempo 3.2 estipulado? Se verifica que los bienes y servicios cumplan 3.3 con las caractersticas solicitadas? Se verifica que los bienes y servicios sean 3.4 recibidos en su totalidad? 3.5 Se comprueba que los precios facturados fueron los acordados?

59

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA ANLISIS DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN LA UNIDAD DE COMPRAS DEL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, CA., FUNDAMENTADO EN LA PRODUCTIVIDAD, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2.012.
Cuestionario Indicador: Productividad A continuacin el cuestionario que se aplicar al personal que labora en la Unidad de Compras, el cual est conformado por siete (07) personas. RESPUESTAS N 4.1 4.2 4.3 4.4 PREGUNTAS Cree Ud. que cuenta con la tecnologa adecuada para realizar sus actividades? Recibe Ud. la capacitacin adecuada para realizar sus labores en la Unidad de compras? Las condiciones de trabajo son las adecuadas para cumplir con sus funciones? Existen polticas para el mejoramiento continuo de la calidad en el servicio prestado por los integrantes de la Unidad e Compras? Existen retrasos en las respuestas a los requerimientos solicitados a la unidad de Compras? Existe supervisin del personal, por parte de las autoridades de la Unidad de compras? SI NO COMENTE

4.5

4.6

4.7 La supervisin al personal es adecuada? La orientacin al personal contribuye al desarrollo efectivo de las actividades? Existe una comunicacin adecuada entre la 4.9 Unidad Solicitante? 4.8

60

CAPTULO IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

Presentacin de los Resultados

Segn Balestrini (1987): A la informacin recopilada a partir de los instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos, puede ser presentada de manera organizada a travs de varias formas: La presentacin escrita; consiste en incorporar los datos estadsticos recolectados en forma de texto, a partir de una descripcin de los mismos. En aquellos casos donde se manejan pocos tems, a travs de la palabra escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos. La presentacin grfica; permiten representar los fenmenos estudiados a travs de figuras, que pueden ser interpretadas y comparadas fcilmente entre s. (p. 167)

Anlisis de los Resultados

El anlisis de los resultados, tal como lo refiere Selltiz (1976) Es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las interrogantes de investigacin. (p. 430). El anlisis implica el establecimiento de categoras, la ordenacin y manipulacin de los datos para resumirlos y poder sacar algunos resultados en funcin de las interrogantes de la investigacin. Este proceso tiene como fin ltimo, el de reducir los datos de una manera comprensible, para poder interpretarlos, y poner a prueba algunas relaciones de los problemas estudiados. En todo caso el anlisis e interpretacin de los resultados, se convierte en la fase de la aplicacin lgica deductiva e inductiva en el desarrollo de la investigacin. Para esta estrategia, los datos, segn 61 sus partes constitutivas, se clasifican

agrupndolos, dividindolos y subdividindolos atendiendo a sus caractersticas y posibilidades, para posteriormente reunirlos y establecer la relacin que existen entre ellos. A continuacin se presenta el anlisis interpretativo de los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de las tcnicas de recoleccin de los datos. Una vez aplicado el cuestionario compuesto por treinta (30) preguntas abiertas al personal de la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., y obtenidos los resultados del mismo, se procedi a cargarlos en cuadros para luego representarlos grficamente; con el propsito de analizarlos de manera objetiva, lo cual aportar las respuestas a los objetivos planteados en la investigacin, conectadas bsicamente con la organizacin de proceso, de manera que, se pueda determinar las debilidades y fallas en el proceso de adquisicin de bienes y servicios.

Indicador: Planificacin Cuadro 3

PREGUNTA
1.1 Se hace un estudio anticipado de las necesidades de bienes y servicios de la Institucin? 1.2 Considera Ud. que las necesidades de bienes y servicios se estudian en base a la realidad de la Institucin? 1.3 Se elabora un programa de compras anual en la Institucin?

SI
7

%
100

NO
0

%
0

OBSERVACIN
Anualmente se realiza un estudio de las necesidades de la organizacin, sin embargo, algunas de ellas se escapan de dicho estudio. Se ajustan pero en parte, ya que muchas veces, no se cubren las necesidades en su totalidad. Si se elabora, pero debera ser semestral y no anual, ya que pueden surgir nuevas necesidades con el transcurrir del tiempo. A pesar de que se realiza un programa anual de compras, muchas veces ste no cubre las necesidades de la organizacin Si se analizan y se determinan las prioridades, pero algunas veces, los imprevistos se convierten en un obstculo para cumplir con lo establecido previamente.

100

100

1.4 Considera Ud. que el programa anual de compras se ajusta a las necesidades de la Institucin? 1.5 Se analizan los distintos requerimientos, a fin de determinar cul de los casos es prioritario?

100

100

Fuente: Lpez (2013) 62

Grfico 1

Fuente: Lpez (2013)

Mercado (1999), especfica que la planificacin de las compras, consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Esta planificacin hace referencia a la programacin de las compras que se realizar a los proveedores, para un periodo de tiempo determinado, de los insumos o productos que se necesitarn para que la empresa realice sus operaciones. (p.16) En tal sentido, este indicador refleja que la planificacin de compras en el Banco de Comercio Exterior, CA., se encuentra encaminada a lo dicho por el autor, sin embargo, se observa que a pesar de que existe un programa de compras, este no cubre las necesidades de la institucin en su totalidad, debido a que el mismo refleja una carencia en cuanto a su preparacin, dejando de cubrir algunas reas importantes de dicha institucin. Es importante mencionar que en forma general, la planificacin en esta institucin se realiza adecuadamente, tratando as, que la organizacin mantenga una posicin favorable, en cuanto a la adquisicin de bienes y servicios se refiere, a fin de que la misma cuente con los recursos necesarios para su operatividad.

63

Indicador: Ejecucin Cuadro 4

PREGUNTA 2.1 Se realizan las solicitudes de presupuestos a distintos proveedores? 2.2 Se evalan positivamente las ofertas recibidas? 2.3 Se analizan efectivamente las ofertas recibidas? 2.4 Se comparan positivamente las ofertas recibidas? 2.5 Se examinan efectivamente las ofertas recibidas? 2.6 Se seleccionan las ofertas de acuerdo a su precio? 2.7 Se seleccionan las ofertas de acuerdo a su calidad? 2.8 Se seleccionan las ofertas de acuerdo a las garantas presentadas? 2.9 Se acuerda con el proveedor el lugar de entrega del bien o servicio? 2.10 Se acuerda con el proveedor los tiempos de entrega del bien o servicio? 2.11 Se formaliza un documento que comprometa tanto al proveedor como a la Institucin? Fuente: Lpez (2013)

SI 7

% 100

NO % 0 0

OBSERVACIN

100

100

100

100

0
En algunas oportunidades, no es

71

29 el precio el que domina en una

adquisicin de bienes o servicios. En oportunidades prevalece el

71

29 precio y no la calidad.

71

Dependiendo de lo que se adquiera, puede prevalecer la 29 seleccin tomando en consideracin las garantas ofrecidas.

100

100

100

64

Grfico 2

Fuente: Lpez (2013)

Mercado (1999), indica que la ejecucin del proceso de compras, lleva implcito, obtener las partes necesarias para integracin del mismo al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado (p.32). En este sentido, este indicador, refleja que la ejecucin del proceso de compras, se lleva a cabo siguiendo las directrices de forma correcta, sin embargo, se aprecia que en oportunidades los costos, garantas o calidad, aunque pudieran beneficiar a la institucin, son obviados dependiendo de la naturaleza del bien o servicio adquirido, esto a pesar de que la obtencin de la mejor calidad es una de las metas bsicas de compras y la obtencin del mejor precio, requiere una atencin principal en cualquier organizacin, ya que de ste depende la reduccin de los costos, lo cual repercute directamente en beneficios para la empresa. Asimismo, se aprecia que la seleccin de proveedores, anlisis y comparacin de las ofertas recibidas, se realizan de tal forma que se seleccione la propuesta que ms beneficie a la organizacin.

65

Indicador: Control} Cuadro 5

PREGUNTA
3.1 Se realiza el pedido de los bienes y servicios en el momento oportuno, a fin de evitar que surja la necesidad? 3.2 Se verifica que los bienes y servicios sean consignados por los proveedores en el tiempo estipulado? 3.3 Se verifica que los bienes y servicios cumplan con las caractersticas solicitadas? 3.4 Se verifica que los bienes y servicios sean recibidos en su totalidad? 3.5 Se comprueba que los precios facturados fueron los acordados?

SI
5

%
71

NO %
2 29

OBSERVACIN
Se procura la solicitud el bien o servicio antes de surja la necesidad, sin embargo, siempre existen los imprevistos y en otras oportunidades, existe la falta de planificacin.

100

100

7 7

100 100

0 0

0 0

Fuente: Lpez (2013)

Grfico 3

Fuente: Lpez (2013)

Mercado (1999), establece que el ejercicio de control, representa un de las herramientas de trabajo ms valiosas con las que puede contar el rea de compras, ya que permite conocer el estatus de las distintas compras realizadas o por realizar dentro de la unidad y llevar un registro confiable de las caractersticas y 66

especificaciones de las mismas (p.167). En este sentido, con este indicador se aprecia que el control llevado a cabo en la Unidad e Compras, es sumamente riguroso y permite hacer seguimiento real y oportuno a las compras realizadas.

Indicador: Productividad Cuadro 6

PREGUNTA
4.1 Cree Ud. que cuenta con la tecnologa adecuada para realizar sus actividades? 4.2 Recibe Ud. la capacitacin adecuada para realizar sus labores en la Unidad de compras? 4.3 Las condiciones de trabajo son las adecuadas para cumplir con sus funciones? 4.4 Existen polticas para el mejoramiento continuo de la calidad en el servicio prestado por los integrantes de la Unidad e Compras? 4.5 Existen retrasos en las respuestas a los requerimientos solicitados a la unidad de Compras? 4.6 Existe supervisin del personal, por parte de las autoridades de la Unidad de compras? 4.7 La supervisin al personal, por parte de las autoridades es adecuada? 4.8 La orientacin al personal contribuye al desarrollo efectivo de las actividades? 4.9 Existe una comunicacin adecuada entre la Unidad Solicitante?

SI
0

%
0

NO
7

%
100

OBSERVACIN
La tecnologa con la que se cuenta, presenta fallas, debido a que la misma no se encuentra actualizada. Los empleados se encuentran desasistidos en cuanto a capacitacin se refiere. A nivel de infraestructura, existen fallas, ya que el especio en el cual se desarrollan las actividades de compras, no es el adecuado. No se han implementados polticas que vayan en pro del mejoramiento de la calidad del servicio que se presta en la Unidad de Compras. Existen retrasos debido a diversas causas, como lo son las condiciones inadecuadas bajo las cuales se labora en el rea. Existe supervisin pero la misma no es efectiva.

100

100

100

100

100

100

No existe supervisin adecuada para los empleados del rea. La poca orientacin que existe, siempre se encuentra encaminada al buen desarrollo de las actividades, pero no es suficiente. La comunicacin es deficiente, razn por la cual se ve afectado el desarrollo de las actividades.

100

100

Fuente: Lpez (2013)

67

Grfico 4

Fuente: Lpez (2013)

Gutirrez (1997) La mejora de la productividad se obtiene innovando en tecnologa, organizacin, recursos humanos, relaciones laborales, condiciones de trabajo, calidad. (p. 36). En este orden de ideas, este indicador refleja claramente que la productividad en la Unidad de Compras, presenta serios problemas, ya que no cuentan con tecnologa adecuada, el recurso humano no cuenta con la capacitacin necesaria para realizar sus labores, las condiciones de trabajo no son las ms idneas, existen retrasos en las respuestas a los distintos requerimientos y no existen polticas para el mejoramiento de la calidad del servicio prestado. La descripcin del proceso de compras anteriormente plasmado en la hoja de procesos, se realiz para tener una clara comprensin a detalle de cada paso realizado por los distintos integrantes de la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., con el fin de comparar dicho proceso, con lo presentado por los autores conocedores de la materia, los cuales enuncian en sus bibliografas, el proceso ideal para que una unidad de compras fluya de manera correcta dentro de una organizacin. Dicha comparacin se encuentra encaminada a resolver con xito, las circunstancias o

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problemas que se reflejen en el mismo y puedan afectar el desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Al respecto, se puede mencionar que de forma general, se observar que la Unidad de Compras del Banco de Comercio Exterior, CA., cumple con los lineamientos establecidos por nuestro autor, para que la misma se desenvuelva de manera idnea, ya que en dicha unidad, se realiza el anlisis de las necesidades, se elabora la solicitud de ofertas y presupuesto para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa, de igual forma se evalan las ofertas recibidas, se estudian, analizan, comparan y examinan, para luego seleccionar al proveedor tomando en consideracin el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Posteriormente se realiza la negociacin de las condiciones, como lo son los tiempos de entrega, la periodicidad de las entregas, las condiciones de pago, lugar de entrega, etc. Del mismo modo, se elabora el pedido, cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo, el cual es formalizado con un documento que comprometa a ambas partes (Orden de Compra y/o Servicio). En ltima instancia, se hace seguimiento del pedido y los acuerdos, a fin de verificar que se ha recibido el bien o servicio solicitado y que el mismo corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. Asimismo, destaca que Existen deficiencias que afectan la productividad en la Unidad de Compras, dentro de las cuales destaca el que no se cuente con tecnologa adecuada, el recurso humano no cuenta con la capacitacin necesaria para realizar sus labores, las condiciones de trabajo no son las ms idneas, existen retrasos en las respuestas a los distintos requerimientos y no existen polticas para el mejoramiento de la calidad del servicio prestado. En este sentido, cabe mencionar, que por tratarse de una institucin del Estado, el proceso es lento, ya que debe contar con distintas autorizaciones para lograr su aprobacin y la posterior adquisicin del bien o servicio. 69

CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones Es la interpretacin final de todos los datos con los cuales se cierra la investigacin iniciada Sintetizar es recomponer lo que el anlisis ha separado, integrar todas las conclusiones y anlisis parciales en un conjunto coherente que cobra sentido pleno. La presente investigacin estuvo orientada al Anlisis del Proceso para la Adquisicin de Bienes y Servicios en la Unidad de Compras Del Banco De Comercio Exterior, CA., Fundamentado en la Productividad, Durante el Primer Semestre del Ao 2.012, mediante el cual se pudo determinar que existen debilidades y fallas que estn afectando el proceso de compras, dentro de las cuales tenemos: 1. Durante la descripcin el proceso de compras, se observ que cuando ste es estudiado de forma general, cumple con los lineamientos establecidos por nuestro autor y la normativa legal que rige en la materia para llevar a cabo el proceso de forma correcta, logrando as que las actividades en ese sentido se desenvuelvan positivamente. Asimismo, se observ que los empleados conocen el proceso, sin embargo, se requiere de una capacitacin adecuada, a fin de llevar a cabo de manera efectiva todo el proceso de compras. 2. El estudio realizado, tambin nos permiti analizar cada etapa del proceso para la adquisicin de bienes y servicios, verificando as, que efectivamente se realiza el anlisis de las necesidades, se elabora la solicitud de ofertas y presupuesto para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de 70

la empresa, de igual forma se evalan las ofertas recibidas, se estudian, analizan, comparan y examinan, para luego seleccionar al proveedor tomando en consideracin el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Posteriormente se realiza la negociacin de las condiciones, como lo son los tiempos de entrega, la periodicidad de las entregas, las condiciones de pago, lugar de entrega, etc. Del mismo modo, se elabora el pedido, cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo, el cual es formalizado con un documento que comprometa a ambas partes (Orden de Compra y/o Servicio). En ltima instancia, se hace seguimiento del pedido y los acuerdos, a fin de verificar que se ha recibido el bien o servicio solicitado y que el mismo corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. Lo anteriormente expuesto nos permiti verificar que a pesar de que cada etapa se desarrolla de acuerdo a los lineamientos estipulados en las leyes y de acuerdo a lo expresado por los autores de la materia, se observ que presenta algunos inconvenientes o fallas para lograr su materializacin. 3. Existen fallas en cuanto a la planificacin de la adquisicin de bienes y servicios, reflejndose tal situacin, en la elaboracin del Plan de Compras Anual de la institucin, ya que la misma no cubre en su totalidad las necesidades de la organizacin, esto motivado a que no se toman en consideracin algunas reas importantes dentro de la sta. Asimismo se aprecia que existen deficiencias que afectan la productividad en la Unidad de Compras, dentro de las cuales destaca el que no se cuente con tecnologa adecuada, el recurso humano capacitado para realizar sus labores, las condiciones de trabajo no son las ms idneas, existen retrasos en las respuestas a los distintos requerimientos y no existen polticas para el mejoramiento de la calidad del servicio prestado.

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Recomendaciones Las recomendaciones son sugerencias que se suelen hacer para resolver el problema planteado y estn en relacin directa con las conclusiones. De acuerdo a las conclusiones formadas en la investigacin se le recomienda a la Institucin: 1. Elaborar un Plan de Compras Anual, en el cual sean incluidas todas las reas de la institucin, con el fin de lograr que cada integrante de sta cuente con los recursos necesarios, para realizar las actividades asignadas, de manera tal que se cubran todas las necesidades y no se vea afectada la operatividad de la empresa, para lo cual se debe tomar en cuenta la capacidad financiera, administrativa, logstica, y de disposicin o capacidad fsica de los almacenes de la organizacin. 2. Establecer criterios para la consideracin tanto del precio, calidad y garantas, al momento de seleccionar un bien o servicio ofertado, esto con el fin de evitar que se incurra en costos innecesarios para la organizacin y se vea perjudicada. 3. Evaluar la posibilidad de actualizar la plataforma tecnolgica, a fin de que los empleados, no solo de la Unidad de Compras, sino de toda la institucin, puedan realizar las labores asignadas de manera efectiva. 4. Elaborar un plan de capacitacin para el personal de la Unidad de compras, con el objetivo de ampliar sus conocimientos en el rea y desarrollar su potencial, de manera que tal situacin se vea reflejada en la productividad de la mencionada rea. 5. Establecer polticas mediante las cuales se mejore la calidad del servicio prestado por los integrantes de la Unidad de Compras. 72

6. Dictar pautas en pro de establecer una comunicacin fluida, armnica y de entendimiento entre la Unidad de compras y las dems reas de la institucin. 7. Evaluar la posibilidad de adecuar las instalaciones en las cuales los integrantes de la Unidad de Compras prestan sus servicios, con el fin de lograr una mayor efectividad en las labores realizadas en dicha rea.

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