INFORME N 007/2013/KMP-OPP/ARMC-MNAAHP/MC A: Lic. Luis Lopez Encargado del rea de Registro y Manejo de Colecciones Lic. K.

Marlene Meja Prez rea de Registro y Manejo de Colecciones Omar Pinedo Prez rea de Registro y Manejo de Colecciones Asunto: Consolidado de la labores de verificacin del inventario en la coleccin de metales. Fecha: de abril del 2013

De:

Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para hacerle llegar el consolidado de la verificacin de los inventarios en la coleccin de metales. Las labores en dicha rea empezaron el da 04 de febrero y culminaron el 25 de marzo, fueron aproximadamente seis semanas de trabajo. Comenzamos el trabajo entrando a la bveda a sacar las gavetas de los armarios y as verificar los cdigos de las piezas, con consentimiento del encargado del rea. A partir de la cuarta semana la arqueloga Diana Fernndez es la que nos proporcionaba el material, puesto que las gavetas eran grandes, ella las sacaba una a una, y cada vez que se terminaba la verificacin tenamos que esperar a que nos vuelvan a sacar otra. En la sexta semana se asigna dicha trabajo a el Sr. Wilfredo Cordero. Es necesario acotar que muchas veces las labores empezaban a partir de las 9 am; y las ltimas semanas se culmin a las 4:30 pm, esto se dio por ordenes de la directora segn nos inform la arqueloga Diana Fernandez, por motivos de seguridad. Da Semana 1 (04 al 07 febrero) Semana 2 (08 al 21 febrero) Semana 3 (22 al 28 febrero) Semana 4 (01 al 07 marzo) Semana 5 (08 al 14 marzo) Semana 6 (15 al 21 marzo) 2 das (22 y 25 marzo) 1 da (01 abril) Total Cantidad de piezas 1200 3850 1300 1500 1950 1425 471 44 11686

METODOLOGA DE TRABAJO 1. El primer da se trabaj de manera manual es decir cotejando con los cuadernos que nos proporcion el encargado del rea Luis Castillo, y apuntando las piezas halladas en otro. A partir del segundo da recin se cont con una laptop en la cual se marcaba las piezas existentes en la base de datos que nos proporcionaron. 2. Se hizo un conteo fsico sobre los materiales que haba en las gavetas.

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3. Nos entregaron en fsico una lista de los materiales que se hallaban en exhibicin, un listado de piezas faltantes dentro de la coleccin y un listado de piezas que han sido ubicadas en sus respectivas gavetas y que no haba sido actualizada en la base.

Cotejando el cuaderno con la informacin de la base de datos digitalizada.

Apuntando en el cuaderno los cdigos de las piezas.

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Consultando con la arqueloga Diana Fernndez, sobre los faltantes en las gavetas o en la

base de datos.

MATERIALES CON CDIGO M Y LOS S/N La coleccin de metales que logramos registrar son 12330 piezas, dentro de los cuales 10897 son especmenes con codificacin M (cdigo de metales) y 1433 especmenes con codificacin s/n (sin nmero). Los 10897 especmenes corresponderan a 10691 M, esto se debe a que algunas se encuentran subdivididas en letras: a, b, c, etc. Ya sea por que estn rotas o que pertenezca a un mismo contexto. A pesar de ello se tuvo un faltante de 338 piezas. En la base de datos tambin hay piezas con cdigo s/n (sin nmero) es decir no fueron ingresadas formalmente y estn ubicadas en la base para tener un conteo de las piezas. Del total de 1433, se tiene 1127 s/n habidos y 306 s/n no habidos.
Tabla N01: Total de las piezas en la coleccin de metales

Materiales M s/n Total

Grfico N01

Bveda 10320 1126 11356

Salas 235 1 236

Prstamo 94 0 94

No habidas 338 306 644

Total 10987 1433 12330

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Total de piezas en la coleccin metales

12000 10000 8000 6000 4000 2000 0

10320

M s/n

1126 235 1 94 0 338 306 No habidas

Bveda

Salas

Prstamo

Durante la verificacin hubo piezas que no figuraban en la base, tanto con codificacin M como con codificacin s/n. De las piezas ingresadas con M faltaban 29, pero el material fue encontrado en las gavetas respectivas, as que se colocaron en la base. Y sobre las piezas s/n se ingresaron 362.
Tabla N02: Piezas que fueron ingresadas durante la verificacin

Codificacin M s/n Total

BD 10868 1071 11939

Ingreso 29 362 391

Total 10897 1433 12330

Grfico N02

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Piezas que se ingresaron durante verificacin

29 12000 10000 8000 Ingreso 6000 4000 362 2000 1071 0 M s/n 10868 BD

Para la elaboracin del informe no han sido tomadas en cuenta las piezas con cdigo s/n, puesto que al ser difcil de diferenciar una de otras (por no tener cdigo y por su descricin muy general), durante el ingreso, pudo haber repeticiones, todo esto ha sido con el consentimiento del jefe del rea. MATERIALES UBICADOS EN LAS SALAS Del total de materiales con codificacin M habidos en la coleccin de metales, tenemos 10559 piezas, de las cuales 244 se encuentran en exhibicin. Pero durante la verificacin 8 de estas piezas se hallaron dentro de la bveda y un material con cdigo s/n, pero cabe recalcar que en la base de datos no se menciona algn material con este tipo de codificacin que se halle en exhibicin. Luego en la Sala Chim, se encuentra un peto sin cdigo, lo que nos mencionaron las personas que laboran en la coleccin de metales es que posiblemente al ser montado para la exhibicin el cdigo qued tapado. Este peto est formado por 6 lminas con diseos cuadrangulares y dentro de stos presenta crculos embutidos.
Tabla N03: Piezas que se encontraron dentro de la bveda

Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cdigo MNAAHP M-0625 M-1285 M-3250 M-4201 M-4685 M-5715 M-5747 M-6635 s/n

Descripcin Punzn Instrumento agrcola Adorno colgante de Spondylus. Instrumento agrcola Collar de chaquiras de plata Collar de cuentas de forma tubular Collar de 22 cuentas Lminas discoidales de plata Collar de cuentas de piedra y cuentas de oro

Ubicacin 10B 11E 6E 16G 2I 2I 24K 20D Base de datos: no menciona que esta en exhibicin

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Tabla N04: Ubicacin de M

Ubicacin M s/n Sin determinar Total

Grfico N03

Sala 234 1 1 236

Bveda 8 0 0 8

Total 242 1 1 244

Materiales de salas
234

250

200

150 Sala Bveda 100

50 8 0 M s/n Sin determinar 1 0 1 0

HABIDOS Y NO HABIDOS Del total de material, no se han encontrado 338 piezas con cdigos M, no se han ubicado en bveda, ni en salas ni prstamo. Hasta la fecha la coleccin de metales tiene identificadas algunas de estas piezas (ver anexo N1). PROBLEMAS 1. Los cdigos no estaban ordenados correlativamente por gavetas. Puede ser por que sea de alguna coleccin o por el tipo de material. Pero se tuvo que buscar nmero por nmero en toda la base. 2. Algunas de las piezas se hallan mal almacenadas, as que se cambiaron por bolsas nuevas siplo y se les coloc el rotulo respectivo, con su etiqueta visible (Foto N04). 3. Existen piezas con cdigos borrosos y cuando se cotejaba para rescatar dicho cdigo las descripciones resultaban ser muy parecidas, por que solo dice lminas o mscaras, etc. Entonces se busca en los cuadernos de inventario ms antiguos (Retamozo), el cual tienen dibujos. Pero cuando las piezas no tienen cdigo MNAAHP, hay que buscarlas en la base como s/n, lamentablemente como ya lo mencionamos lneas arriba, las descripciones son muy simples y generales y casi todas iguales por lo cual no podemos por ejemplo diferenciar petos, fragmentos, alfileres, etc. Este inconveniente nos obliga a un trabajo de verificacin
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ms fina y detallada como por ejemplo ver que cosas pueden diferenciarlos, registrar algn dato adicional por ms pequeo que fuere, por ejemplo que diga que esta doblado, oxidado, con puntos, para poder separarlos. Esto nos demand un poco ms de tiempo de acuerdo a nuestro ritmo de trabajo. 4. Existen piezas que en la base de datos estn con el item de s/n, con su ubicacin, tanto armario como gaveta, entonces a estas hay que buscarlas por el item de otros cdigos, pero si no se encuentra las ingresamos con un nuevo s/n. En otros casos hay bolsas que no solo contienen un material. Entonces, en estos casos, se verifican muchas piezas, viendo pieza por pieza que este su cdigo. Al final no se revisa una sola pieza sino se revisan varias. 5. Existen cdigos que estn divididos por letras, por ejemplo: a, b, c, etc., pero esto se ve en la base de datos pero la etiquetas no tienen esta separacin, o tambin puede ser de manera inversa; y por lo tanto hay que estar buscando en la base digital y en los libros anteriores para poder diferenciarlos. 6. Los cdigos de las piezas no estn a simple vista y hay que estar buscando, abriendo las bolsas e incluso, en algunos casos, sacando el material. Pero esto toma mucho tiempo y no solo eso, si no que hay mucha manipulacin de la pieza para ser verificada (Foto N05). 7. Durante la cuarta semana nos mencionaron que los materiales no podan ser sacados de las gavetas para su verificacin sino que tendramos que revisarlos dentro de las mismas es decir a simple vista. lo cual dificult en cierta medida el trabajo.

Ingresando el material en bolsas Foto N04: Intercambio de bolsas en mal estado por bolsas nuevas, identificadas como se debe.

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RECOMENDACIONES 1. Las piezas necesitan una mejor organizacin y una ubicacin adecuada. 2. Cada traslado que sufra el material, ya sea prstamo, exportacin o exhibicin de salas que quede documentado en la base adecuadamente. 3. Los cdigos de las piezas deben estar a simple vista para que sea ms rpido poder identificarlas. 4. Se debe iniciar el proceso de inventario completo de las piezas para que los errores que logramos hallar sean corregidos finalmente. 5. Las nuevas piezas que llegan como material incautado sea del Aeropuerto o del Ministerio y que son rplicas o falsificaciones, no deberan ser ingresadas con cdigo "M".

Es todo en cuanto tenemos que informarle. Atentamente

______________________________ Lic. K. Marlene Meja Prez rea de RyMC

______________________________ Omar Pinedo Prez rea de RyMC

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