UNIDAD DE ORGANIZACIN Y SISTEMA El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha generado

una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin. Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin dela tcnica del mencionado servicio. Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorarla organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin. Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el porqu de ello. Objetivos. La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional. Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran. Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene la responsabilidad de la seleccin de paquetes pre programados o de su desarrollo (junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Manuales administrativos Los Manuales constituyen una de las herramientas ms utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien existen

distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organizacin Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.

Segn Franklin F (2004) Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que desempee mejor su tarea. Importancia de los manuales administrativos La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. Tipos de manuales Manual de Organizacin Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica. Objetivos del manual de organizacin a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo. b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos, dentro de la institucin. c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).

e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa. Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando: Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin. Funciones Bsicas Autoridad: Quienes dependen de l y l que quien depende Responsabilidad Caractersticas Y Especificaciones de la Posicin. Manual de Procedimientos. Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas. Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.) Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501). Descripcin de los Procedimientos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario ndice Temtico. Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin

Manual De Calidad. Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.

En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes: Identificacin 1. Logotipo de la organizacin. 2. Nombre de la organizacin. 3. Nombre del manual. 4. Nmero de procedimientos. 5. Nivel de revisin y/o aplicacin. 6. Ttulo del procedimiento. 7. Fecha de revisin. 8. rea responsable de manejar el procedimiento. 9. Lugar y fecha de elaboracin. 10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. 11. Nmero de pginas. 12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.