MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS I. POLITICA GENERAL DEL ACTIVO FIJO 1.

- GENERALIDADES La poltica de Ciudad de Mujeres es la de preparar la informacin financiera de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad y el cdigo tributario. Los Estados Financieros estn presentados sobre la base de costos histricos, en sus activos fijos muebles e inmuebles. Son objeto de estas polticas los bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa. Los bienes muebles e inmuebles sern registrados y controlados por el rea Encargada de Gestin de Activos Fijos, para lo que un funcionario establecer y difundir el sistema de control interno que considere necesario con el fin de concretizar estas polticas. Los bienes muebles e inmuebles patrimonio de Ciudad de Mujeres tienen el carcter de inalienables e imprescriptibles, en tanto se destinen a sus servicios propios, no pudiendo utilizarse para ningn fin que no sea propio del rubro de la empresa. Est prohibida cualquier forma de disposicin de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa hecha por personal no facultado para ello. 2. POLTICA GENERAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMA DE CONTROL LINEAMIENTOS BSICOS

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La administracin del activo fijo debe constituir, sin duda, un elemento relevante y clave de la gestin administrativa de la empresa, tanto por el uso intrnseco que se hace de ellos, como por la incidencia econmica que los mismos representan dentro de su patrimonio y adems por una serie de impactos econmicos, financieros, contables, legales y tributarios que se desprenden de la mera adquisicin y tenencia de este tipo de bienes. En consecuencia, como poltica general con respecto a los bienes del activo fijo de Ciudad de Mujeres se debe velar en todo momento por la conservacin, control y custodia de ellos en todos sus mbitos y durante todo su ciclo de vida, que comienza con la decisin de su compra o adquisicin y finaliza con su venta, extincin o baja. Esta preocupacin y cuidado es con el objeto de optimizar su uso y salvaguardar el patrimonio de la empresa contra prdidas, daos u otras acciones o hechos que lesionen o disminuyan su valor o funcionalidad. El control general de esta poltica, como los procedimientos que de ella emanen para su eficiente operacin, ser responsabilidad del rea de Gestin de Activo Fijo, mientras que la correcta aplicacin de sta ser responsabilidad de cada rea de la empresa que administren sus bienes. SISTEMA COMPUTACIONAL DE CONTROL Y REGISTRO Ciudad de Mujeres, posee un sistema computacional que permite en forma automatizada llevar el control contable y registro de cada bien. Este sistema permite contabilizar, revalorizar, depreciar y emitir informes de control. La operacin y mantenimiento de este sistema ser responsabilidad de la Direccin Financiera y se realizar en forma centralizada. Se deber alimentar al sistema con la informacin que se enve en los formularios respectivos al rea de Gestin de Activo Fijo. 3.- IDENTIFICACION Y VALORIZACION DE BIENES DEL ACTIVO FIJO IDENTIFICACIN De acuerdo a las consideraciones anteriores, se entender como activo fijo para ser incorporado al sistema, slo aquellos bienes que por su importancia econmica, operacional o estratgica importe mantenerlos identificados individualmente. La identificacin individual de los bienes se har mediante una etiqueta diseada para el efecto. Entre los tipos de bienes del Activo Fijo usualmente utilizados por la empresa se encuentran los siguientes:

a) Mobiliarios b) Maquinarias y equipos c) Vehculos e) Equipos, sistemas y paquetes informticos f) Bienes artsticos y culturales g) Libros y colecciones (no aptos para la venta) i) Equipos de oficina VALORIZACIN Estos activos se valorizan al costo de adquisicin o construccin de los respectivos bienes. Estos costos incluyen todos los desembolsos que se relacionan directamente con su adquisicin o construccin. Es decir, se deben incluir partidas tales como cargos por transporte, costo de instalacin, costo financiamiento, impuestos, etc. Se debe rebajar del costo del mismo los descuentos obtenidos en la adquisicin. El IVA no es parte del costo del bien, salvo cuando este no constituye crdito fiscal. REGISTROS Los usuarios responsables del Activo Fijo de cada unidad debern informar al rea de Gestin de Activo Fijo todas las operaciones o actos que afecten o incidan en los activos fijos para proceder a su registro: - Altas: incorporaciones por compras, donaciones u otras - Bajas: ventas, donaciones, destruccin o prdida, obsolescencia, etc. - Traslados: cambio de ubicacin de los bienes manteniendo la Unidad. - Transferencias: cambio de Unidad o responsable. ELIMINACIN DE REGISTROS Slo podrn eliminarse de los registros contables y control, contando con la documentacin suficiente y apropiada y las autorizaciones correspondientes, aquellos bienes de propiedad de la empresa que han dejado de pertenecerle (ventas, donaciones, obsolescencia, destruccin) o bien que hayan desaparecido (prdidas, robos). ARCHIVO DE REGISTROS El rea de Gestin de Activo Fijo mantendr un sistema de archivo especial con la informacin de cada uno de los bienes del activo fijo (rdenes de pago y facturas). Esta informacin se mantendr disponible para su consulta. 4.- CONTROL DEL ACTIVO FIJO Las distintas unidades debern ejercer un adecuado control sobre los bienes del activo fijo que asegure su salvaguarda y proteccin contra hechos o actos que puedan afectarlos o daarlos sean voluntarios o fortuitos. INVENTARIOS (TOMA FSICA) Los responsables de la administracin del Activo Fijo debern efectuar por lo menos una vez al ao un inventario de todos los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad y reportar a la Gerencia. Adicionalmente, el Administrador de los Activos Fijos podr realizar verificaciones peridicas y sorpresivas de los bienes y sus novedades sern reportadas a las autoridades para los correctivos pertinentes. 3. RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS 3.1 ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS Para la administracin de Activos Fijos la entidad cuenta con un Encargado de Activos Fijos, el cual es responsable ante la Gerencia. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos son las siguientes: Recepcin de Muebles Asignacin de Activos Fijos Muebles

 Incorporacin al Registro de Activos Fijos Muebles Codificacin y etiquetado Registro de Derecho Propietario en coordinacin con Supervisin Administrativa. Mantenimiento, reparacin y cambio de repuestos de Activos Fijos Muebles Salvaguarda de Activos Fijos Muebles Verificacin fsica peridicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores. Mantenimiento de Inmuebles Salvaguarda, inspeccin y control fsico de inmuebles