REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PASANTIA LABORAL

EVALUACION DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE COBRANZA. COORDINACION ADMINISTRATIVA. UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO NUCLEO CIUDAD GUAYANA. (2013)

Autor: Diquez, Gabriel C.I.N: 20.224.409 Tutor Acadmico: Licdo. Jose Garcia Tutor Metodolgico: Licda. Luisa Delfin Tutor Industrial: Licda. Gailmar Mora

Ciudad Guayana, Junio, 2013

CAPITULO I MARCO CONTEXTUAL

1.1 Identificacin de la Empresa

Los inicios de la Universidad Nororiental privada Gran Mariscal de Ayacucho se remontan al ao 1985, cuando el Dr. Eduardo Gonzlez Reyes, acompaado de otros visionarios, impuls su creacin, esfuerzo que se vio materializado mediante Decreto Presidencial No. 1.511 publicado en la Gaceta Oficial No. 33.692 del 03 de abril de 1987 que autoriz su funcionamiento con el nombre de Universidad Nororiental (UNOR), teniendo como sede principal la ciudad de Barcelona, Estado Anzotegui, Venezuela. La adopcin del nombre Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, incluyendo el acrnimo UGMA, se concret en 1993 con la incorporacin de la Sociedad Civil Promotora de la Universidad, presidida por el Dr. Arstides Maza Tirado, quien con el resto de integrantes, aadi el esfuerzo necesario en materia de gerencia y motivacin, que permiti alcanzar el grado de desarrollo que hoy presenta. Contaba la UGMA para entonces (1993), con las carreras de Odontologa, Economa e Ingeniera de Mantenimiento, Mencin Industrial, que integraron las Facultades de Odontologa, Ciencias Econmicas y Sociales e Ingeniera, con la posterior incorporacin de Salud Bucal, Administracin de Empresas e Ingeniera Ambiental y Recursos Naturales respectivamente. Ms tarde, el 25 de noviembre de 1994 se aprob la creacin de la Facultad de Derecho y luego, en 1996, el Consejo Nacional de Universidades (CNU) autoriz la creacin del Ncleo de la Regin Guayana, con sedes en Ciudad Bolvar, Puerto Ordaz y San Flix. Culmin este proceso en febrero del 2000 cuando, previa evaluacin de las instalaciones, el Consejo Nacional de Universidades (CNU) ratific la creacin de

los Ncleos de Anaco, Cuman y Maturn. El Rector fundador de la UGMA fue el Dr. Eduardo Gonzlez Reyes, quien dio paso en 1993 al Dr. Genaro Mosquera Castellanos, desempeando ste el cargo hasta 1997, cuando es designado el Dr. Milton Granados Pomenta, de larga trayectoria en la ms alta posicin de la UGMA que finaliza en diciembre de 2010, cuando cede el paso al actual Rector, MSc Edgar Ortiz Ordaz, quien ocup previamente los cargos de Vicerrector Acadmico y Vicerrector Administrativo. La UGMA es una referencia institucional educativa privada relevante en la Venezuela contempornea, ya que su comunidad est integrada aproximadamente por 17.500 estudiantes, 1.100 docentes y 400 empleados y obreros, cifras que la mantienen como una de las principales universidades privadas del pas y definitivamente la ms importante del oriente y la regin de Guayana. 1.2 Misin - Visin, Organizacin y Funciones Misin La UGMA como Comunidad Acadmica, generadora, constructora,

transmisora de saberes y con sentido de pertinencia social, forma integralmente a profesionales para el hacer, ser y convivir, con capacidad crtica, valores ticos, morales, sensibilidad social, aptitudes y conocimientos que les permitan contribuir con el desarrollo cientfico, tecnolgico, humanstico y cultural del pas Visin Ser una comunidad Acadmica lder de la Educacin Superior Privada en el oriente y sur del pas, abierta a la sociedad y tolerante a la pluralidad de ideas. Orientada a la creacin y difusin del conocimiento con pertinencia social y a la formacin de profesionales competentes y emprendedores comprometidos ticamente con los valores y principios de nuestra sociedad y con el desarrollo regional y nacional.

Organigrama La Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho presenta una organizacin formal, de resultados satisfactorios en todos los niveles, comprendida por direcciones y divisiones donde se visualiza una estructura vertical en funcin de la jerarqua de los cargos y una horizontal en el vnculo de cargos similares (Ver GRAFICO 1). Cabe destacar que cuenta con empleados calificados para dar cumplimiento con todas sus funciones para el desarrollo de las tareas, es importante resaltar que la autoridad y responsabilidad constituyen los pilares fundamentales de esta empresa permitiendo promover la eficiencia de la organizacin.

GRAFICO 1 Estructura Organizacional elaborada por el autor Funciones El Analista de Cuentas por Cobrar: Tiene la responsabilidad de registrar diariamente y de forma automatizada en el Sistema Administrativo, todas las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar de los estudiantes. Entre sus funciones ms importantes tenemos:

Solicitud de facturas y puntos de cuentas (reintegro de dinero) de los estudiantes.

Emitir estados de cuentas y solvencias administrativas a los estudiantes de pregrado y postgrado.

Emitir aranceles (constancias de estudio, notas simples y certificadas, buena conducta, reparacin, intensivo, retiro de la institucin, otros) a los estudiantes de pregrado y postgrado.

Realizar

listado

de

convenios

(BAUXILUM, SIDOR,

SIDOR,

VENALUM, DE

CMARA DE COMERCIO, etc.) y aplicar notas de crditos a los estudiantes beneficiarios (BAUXILUM, VENALUM, CMARA COMERCIO, etc.) Informar a la coordinacin administrativa el estatus de las cuentas por cobrar de cada una de las escuelas: FACES, Ingeniera, Derecho y dcada una de las especializaciones y diplomados. Revisar a diario los ingresos recibidos y enviarlos a la Coordinacin Administrativa. Apertura y cierre de periodo acadmico previamente autorizado. Llevar un analtico de las cuentas por cobrar de todos los participantes de Pregrado y Postgrado por periodos. 1.3. Ambiente Organizacional A pesar de ser una coordinacin Integrada por cinco personas, el clima organizacional es agradable, el personal es bien tratado por su superiores, existe flexibilidad de parte de los supervisores hacia sus subordinados, hay responsabilidad y compromiso individual y mucha colaboracin con sus compaeros, se observa que se reconoce el trabajo realizado por los analistas todos trabajan de forma integrada, para lograr los objetivos y polticas de la coordinacin y por ende de la universidad.

1.4. Polticas econmicas, sociales y tecnolgicas. Polticas Sociales: Ofrecer a las estudiantes adecuadas instalaciones educativas, deportivas, culturales y acceso a la informacin necesaria para su formacin profesional. Desarrollar una poltica de extensin que promueva la investigacin de la U.G.M.A con la comunidad, contribuyendo a consolidar sus valores y la configuracin. Polticas Tecnolgicas Capacitar a sus profesionales en la ms avanzada metodologa y estrategias de enseanzas. Ofrecer al estudiante una excelente formacin acadmica sustentada en los ltimos adelantos de la ciencia, la tecnologa y las humanidades que le permitan una visin integral del mundo moderno e impulsar la investigacin cientficas tecnolgica para contribuir el desarrollo oriental.

1.5. Deteccin de necesidades Matriz FODA Coordinacin Administrativa (Dpto. Cuenta por cobrar)
1. Respuesta efectiva a todas las 1. 2. 3. El sistema est centralizado por Barcelona. El sistema no procesa pagos por transferencia bancarias. Congestionamiento en el Dpto. por tramites que podran ser ejecutados a travs de la pgina web.

FORTALEZAS:

DEBILIDADES:

Misin: registrar diariamente y de forma cuentas automatizada, por cobrar todas de las los operaciones relacionadas con las estudiantes.

solicitudes Administrativas. 2. El Dpto. es de fcil acceso a la comunidad estudiantil. 3. Se realiza cobranza a travs Punto de Venta. 4. Personal acadmicamente preparado para el cargo.

OPORTUNIDADES:
1.

ESTRATEGIA FO
Aprovechar las

ESTRATEGIA DO

La poblacin estudiantil (F1-O1)

respuestas (D1-O1) Aprovechar el inters en la sistema y as ser ms eficientes. y de

est interesada en las efectivas para seguir atrayendo a la poblacin estudiantil para descentralizar el carreras ofrecidas en la poblacin estudiantil. universidad. 2. Banco Caron. (F3-O2) Aprovechar la estrecha relacin (D2,D3-O2) Usar la estrecha relacin con el colocar puntos de ventas fijos en todas las poder sedes de la universidad. procesar pagos a travs

Estrecha relacin con el que se tiene con el Banco Caron para Banco Caron para innovar el sistema

transferencias bancaria por medio de la pgina web.

AMENAZAS:
elctrico nacional. 2. Inestabilidad econmica en el pas (Protestas, inseguridad). 4. Desercin estudiantil en universidades de la zona. paros

ESTRATEGIA FA
Aprovechar a todas las las efectivas

ESTRATEGIA DA

1. Mal funcionamiento del sistema (F1-A1)

respuestas (D1-A1) Comprar un sistema de respaldo solicitudes elctrico para cada ncleo, que cubra la

administrativas a travs de una buena demanda energtica del departamento para

3. Problemas sociales en el estado atencin al cliente para aminorar las quejas que cuando se vaya la luz en Barcelona no sindicales, por el mal funcionamiento del sistema falle el sistema en los otros ncleos. elctrico nacional. (D3-A3) Actualizar la plataforma de la web para que la comunidad las (F4-A5) Dar a conocer el perfil acadmico pgina de la zona a travs de la pagina web

del personal a toda la poblacin estudiantil estudiantil pueda realizar trmites varios a travs de la misma y no existan protestas de los estudiantes

CAPTULO II PLANTEAMIENTO DE LA PASANTA

2.1 Definicin de la Pasanta

La pasanta es una actividad pedaggica obligatoria, de contenido prctico, cuya finalidad es contribuir a la formacin profesional de los estudiantes mediante el cumplimiento de programas preestablecidos entre la Facultad y las Empresas seleccionadas en las reas de especializacin de los estudiantes de las diferentes Escuelas. La pasanta coloca al estudiante en contacto con el mundo empresarial y el mercado laboral dndose a conocer como futuros profesionales. Se conoce como pasanta a la prctica profesional que desempean los estudiantes, generalmente durante los ltimos aos de la carrera o inmediatamente despus de graduados, para poner en prctica los conocimientos y las facultades aprendidas. Podramos decir que el pasante, tal como se denomina al individuo que desempea una pasanta, es un aprendiz que lleva adelante la pasanta con el claro objetivo de lograr experiencia en su campo de estudio o profesin. 2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas En l se describe las actividades a realizar en el tiempo previsto, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Ver cuadro Nro. 2.

Cuadro Nro. 2 Cronograma de actividades

ACTIVIDADES 1 Presentacin de reas y Dptos. De la Coord. Administrativa. Misin, Visin y Objetivos. Induccin a las reas de la Coord. Administrativa: RRHH, Ctas. por Cobrar, SHA y Serv. generales Revisin y Conocimiento del Archivo del Dpto. de RRHH Recepcin de las solicitudes de los trabajadores Conocimientos de Formas del IVSS 14.100 14.02 14.03 Manejo de expedientes. Estadsticas del personal Docente y Administrativo Conocer y evaluar los procedimientos de las cuentas por cobrar Identificar las fortalezas y debilidades del Dpto. Cuentas por cobrar Emitir aranceles a los estudiantes Presentacin del informe

MARZO 2 3 4 5

ABRIL 6 7

MAYO

JUNIO

8 9 10 11 12 13 14 15 16

Realizado por el autor (2013)

2.3 Objetivos de la Investigacin 2.3.1 Objetivo General Evaluar los Procedimientos Administrativos de cobranza en el departamento de Cuentas por Cobrar de la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. 2.3.2 Objetivos especficos Revisar la gestin de cobro que efecta la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de cobranzas de la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. Calificar los procedimientos que se efectan en el departamento de cuentas por cobrar de la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. 2.4 Importancia y Justificacin Importancia La importancia de este estudio radica en que evaluar los procedimientos de cobranza en cualquier empresa debera ser una necesidad ya que a medida que se vayan examinando los procedimientos se puede saber cules son las fortalezas o debilidades que sufre el mismo y con eso se puede determinar cules son las medidas que se deben tomar para mejorar los procesos para que sean lo ms eficientes posible. Teniendo procedimientos simples pero eficientes se lograra disminuir considerablemente el ndice de morosidad por parte de la clientela.

El reto que enfrenta el Departamento de Cobranza es el de identificar claramente cules cuentas presentan un riesgo superior al permitido y dirigir principal atencin hacia ellas. Sin embargo, no es menos crucial, saber diferenciar entre las cuentas anteriores, cules deben ser evaluadas para un aumento de lmite o sencillamente se recuperarn solas mediante los pagos necesarios. Justificacin Evaluar consiste en analizar o estudiar, en este caso los procedimientos administrativos, con el fin de determinar el grado de eficiencia en el que se estn aplicando, apreciar los resultados de la accin y compararlos con el plan establecido, permitindonos estimar las causas de las desviaciones y las posibles medidas de correccin. 2.5 Referencia Terica Procedimiento de cobranzas El Procedimiento administrativo es el medio o conjunto de procedimientos que tienen como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la ciencia, tecnologa, las artes o en otra actividad. Es el proceso a travs del cual se busca transformar la realidad para determinados propsitos. Chiavenato (2001), define un procedimiento de cobranza como el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no (Crditos) en un activo lquido (Disponibilidades). Comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algn ttulo representativo de dinero - cheque u orden de pago. Horngren, Harrison, Bambre (2003) sealan que las cuentas por cobrar son los derechos monetarios sobre las empresas o individuos. Las cuentas por cobrar de un negocio son la cantidad que deber cobrarse a los clientes.

Partiendo de todas estos conceptos se puede definir que las cobranzas es el esfuerzo que hace la empresa despus de que haya expirado el plazo de pago convenido entre el deudor y el acreedor, considerando que uno de ellos incumpli con el compromiso pactado. Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados sistematizadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propsito de un buen procedimiento de cobranza es la maximizacin del cobro y minimizacin de las prdidas de cuentas por cobrar. A fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza: Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la accin drstica. El Recordatorio Este primer caso es de carcter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago. La prctica comn, tanto en organizaciones comerciales que venden si el consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados

sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar. Este aviso debe ser moderado e impersonal, dndole al cliente la sensacin que no ha sido individualizado, sino que est recibiendo idntico trato como a todos los dems clientes que se encuentran en esa situacin. De igual forma, este aviso debe mandarse an en el caso de que el cliente estuviese al da en sus pagos, por una razn de precaucin o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificacin al TALONARIO DE CUPONES, que tambin es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento. Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la va ms rpida y segura. El uso de Courier o contratar empresas de mensajera son las ms apropiadas para este servicio. Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, as como conseguir su atencin al requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intencin de deudor, entonces obtendremos una respuesta rpida a nuestro requerimiento. Pero la tcnica ms recomendable para clientes locales, son las llamadas telefnicas porque demandan atencin, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rpidas, adems de concluirse con facilidad, establece una relacin personal y privada.

Exigir Respuestas Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso debern ser automticamente objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado nmero de das (de 3 a 5 das despus de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefnicas ms insistentes, no slo se recordara al deudor que est en mora, sino tambin se le solicitar una respuesta del porqu de su tardanza en el pago de su deuda. El tono seguir siendo amable y corts, pero con la salvedad de que ya hubo un primer aviso. De todos modos es lgico suponer que existe algn motivo justificado o injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadera pocas perspectivas de ventas, etc. El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reaccin del deudor, con el fin de averiguar la demora en el pago y as tratar de dar alguna solucin al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, despus de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador. Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente. Insistir en el Pago Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecucin. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares segn sea que el deudor no responda a los esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud ser distinta, porque a estas alturas ya puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de

cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud ms drstica en las acciones de cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apercibimiento, severidad y puede insistirse mediante. Telfono. Cartas Notariales. Vistitas del Jefe de Cobranza.

Un proceso de confrontacin severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor. Si el crdito fue dado con Fianza o Aval, la persecucin se efecta para ambas partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a la Gerencia para prever las acciones correspondientes. Adoptar Medidas Decisivas En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drstica. (Vencidos los diez das despus de la ltima notificacin por escrito). En el nterin de tiempo es recomendable que se haga un ltimo anlisis de la situacin del cliente antes de tomar decisiones drsticas. Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presin de las gestiones antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos: Primer grupo

Se hallan incluidos aquellos deudores que estn dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es recomendable prestarles asistencia, permitindoles pagos parciales y prrrogas incluida una reprogramacin de su deuda si el caso lo amerita.

Segundo grupo

Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten a hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisin de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas sern sobre la cobranza judicial o extrajudicial (Cobranza Judicial). Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con retencin de propiedad), quizs convengan ejecutar el cobro mediante embargo preventivo o entrega de los bienes segn clusulas establecidas. No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean estos naturales o jurdicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y dinmico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo sealamos en el punto anterior.

CAPTULO III DESCRIPCIN DE LA PASANTA

3.1 Descripcin de Actividades

El proceso de ejecucin de la pasanta comienza con el ingreso a la organizacin en calidad de pasante, para luego ser ubicado en un departamento cuya actividad se adapte a la carrera estudiada y al ttulo del informe. 3.1.1 Tcnico Administrativas 3.1.1.1 Objetivos planteados:
1.

Revisar la gestin de cobro que efecta la Coordinacin

Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. Este objetivo se formul mediante la observacin directa y la recopilacin de evidencias. Dicho en forma simple, es algo subjetivo revisar ciertos trabajos ya que la "gestin" no es una profesin. No hay requisitos legales o culturales establecidos con respecto a la educacin o al conocimiento para que un individuo devenga en gerente, no hay parmetro de por medio. En el particular, comenzando la observacin desde el departamento hasta la actividades vinculada con cobrar, se pudo establecer una gestin funcional, esto es, se trabaja en departamentos con una definicin poco clara de la jerarqua y no se concentra la atencin en el resultado de las actividades de cada persona.

Se puede identificar fallos y aciertos en la actividad, demasiados desvos que se pueden tabular. 2. Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de cobranza de la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. La herramienta estratgica ideal para plasmar la misin, la visin, las metas, los objetivos y las estrategias de una empresa, departamento o actividad, es el Plan de trabajo, pero, realizando correctamente el anlisis FODA se pueden establecer las estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias para cumplir con los objetivos empresariales planteados. til para la consecucin de los objetivos.

Cuadro Nro. 2 Matriz FODA (Actividad de cobranza)

Factores Internos

FORTALEZAS: 1. Rapidez en cuanto a los diferentes procedimientos. 2. 1.

DEBILIDADES: Tiempo de ocio entre solicitudes. Falta de mtodos operativos ante cualquier anomala. 3. Inseguridad del sistema AMENAZAS: relativa

MATRIZ FODA

2.

Sistema automatizado

Factores externos

OPORTUNIDADES:

1.

Actualizacin permanente del software (Uxxi)

1. 2.

Fallas Elctricas Virus informticos

2.

Mtodos operativos de trabajo.

1. Calificar los procedimientos que se efectan en el departamento de cuentas por cobrar de la Coordinacin Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Ncleo Ciudad Guayana. Debera ser el objetivo ms fcil de lograr, lamentablemente la unidad no cuenta con MOT (Mtodo operativo de trabajo), por lo cual dificulta y desafa la razn de ser de este objetivo.

Este se lograra mediante el anlisis de los datos suministrado por los objetivos que lo antecede. Para ello se establecern las diferentes estrategias que servirn como directriz del proceso. 1.1.1.3 Mtodos, tcnicas y procedimientos aplicados Observacin directa: ya que se estuvo en contacto directo con el rea, se observa la necesidad de realizar la investigacin. Haciendo referencia a la observacin directa, Arias (2006) expresa lo siguiente: La observacin es una tcnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos (Pg. 69) Matriz FODA: La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a cualquier situacin, individuo, producto, empresa, etc, que est actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Es como si se tomara una radiografa de una situacin puntual de lo particular que se est estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se debern tomar decisiones estratgicas para mejorar la situacin actual en el futuro. El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual del objeto de estudio (persona, empresa u organizacin, etc.) permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permite, en funcin de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados. 3.1.2 Actividades de Campo

No se realiz actividad de campo ya que el desarrollo del informe no lo amerita. 3.2 Anlisis de Resultado Tomando en cuenta los datos y sus diferentes variables, se puede considerar las siguientes estrategias: (F1-O1) Mantener actualizado el software y tener un plan de mantenimiento preventivo a los ordenadores. (F1-O2) Hacer los lineamientos para cada actividad, para as mantener o aumentar la capacidad de respuesta del proceso. (F2-01) Estar a la vanguardia en cuanto a sistemas de cobranzas, seguros y eficaces, que no generen ambigedades en el proceso. (F2-O2) Permitir al sistema tener opciones de ayuda para las diferentes facetas en la actividad, permitir al operador consultar cualquier anomala posible, sin necesidad de llamar o crear retrasos a los usuarios. (D1-O1) Delegar mayor funciones al operador, permitiendo hacer mas actividades en el ordenador correspondiente al puesto. (D2-O1) Permitir al sistema integrar pestaa de auto ayuda y esquema del proceso. (D3-O1) Hacer el sistema ms seguro, no permitiendo al operador salir del software destinado al cargo. (D3-O2) Cada operador del sistema deber tener una clave nica y que jerrquica, que esta pueda discriminar el ingreso o no al sistema, esta clave de poder ser cambiada a voluntad del operador. (F1-A1) Tener un sistema alternativo de energa elctrica (F2-A2) Limitar a los operadores a utilizar el software y herramientas destinadas a su trabajo, con el fin de no introducir virus al sistema. (D1-A1) Tener mtodos alternativos cuando ocurra eventualidades con el servicio elctrico.

(D1-A2) Destinar tiempo para hacer mantenimiento y escner al sistema en busca de virus o patrones anormales en el ordenador. (D2-A1) Formato y divulgacin del mismo ante cualquier anomala en el sistema elctrico.

3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Tcnicos Laborales Con el informe se deduce obtener situaciones positivas para la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, ya que la informacin que se obtuvo puede servir para llevar con sistemas ms avanzados y apropiados las cobranzas de la empresa. Tambin se analizaron las gestiones de cobro que realiza la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, con el objetivo de saber si estas son efectivas. Todas las actividades desarrolladas en la pasanta dieron a conocer todos los procedimientos, gestiones fortalezas y dificultades encontradas en el rea de cuentas por cobrar de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho. Dichas dificultades no han sido superadas ya que se necesita presupuesto para establecer primero un sistema ms avanzado para llevar a cabo los procedimientos de cobranzas a los estudiantes. La manera de realizar los trabajos de cobranzas son centralizados, lo que proporciona rigidez al proceso, convirtindose en tarea tediosa tanto para el personal encargado como para los usuarios del mismo, debido a que cada sede no cuenta con una taquilla que les ahorre el traslado a la sede principal del ncleo para tramitar cualquier asunto relacionado con la cancelacin de deudas. Asimismo la Universidad tiene como medida no manejar dinero en efectivo en ninguna de sus operaciones, por esta razn los pagos realizados por los alumnos se manejan a travs de depsitos bancarios o pagos a travs de punto de venta.

A travs de la observacin directa que se realiza dentro del departamento administrativo se puede notar que existen diferentes factores que intervienen en el escenario; como insuficiencia en el tiempo invertido para la recuperacin en las cuentas por cobrar, es por eso que las mismas no son exigidas al momento preciso, deficiencias en el sistema informativo utilizado para manejar la nmina estudiantil y status de los alumnos, escasos recursos econmicos destinados a la optimizacin del proceso de cobranzas, grandes mrgenes de error por parte de los alumnos al momento de realizar los depsitos bancarios de pago con los cdigos emitidos por el sistema para tal fin, poco aprovechamiento de la tecnologa informtica y de telecomunicacin. 3.2.2 Vinculacin del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera Las prcticas profesionales, permiten al estudiante emplear en un los conocimientos adquiridos en su formacin universitaria, y de esa forma tener la oportunidad de ejercer actividades en roles y contextos organizacionales sobre situaciones reales, con la colaboracin y gua del personal conocedor del campo laboral. Entre las asignaturas vinculadas con la pasanta laboral estn las siguientes: - Contabilidad IV est vinculada al trabajo porque dicha materia presenta todo lo referente a las cuentas por cobrar y todo lo concerniente al tema. - Sistemas y Procedimientos Administrativos est asignatura est ligada a la pasanta debido a que existen mtodos de planeacin y control, tanto para los proyectos, como para las diferentes actividades que se realizan en la organizacin. Estos son mtodos grficos que permiten representar hechos. Ellos expresan grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronolgica entre esos mtodos podemos mencionar: La Grfica de Gantt y el Organigrama. - Administracin de Recursos Humanos la cual consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin control de tcnicas,

capaces de promover el desempeo eficiente del personal, los conocimientos adquiridos en dicha materia fueron aplicados en la pasanta durante varias semanas. - Gerencia Estratgica est ctedra se vincula porque se aprende todos los pasos y pautas para realizar una matriz FODA, en el desarrollo del informe sirvi mucho ya que el material de apoyo de esta materia es excelente.