PLAN DE AUDITORIA

COBRO COACTIVO INSTITUTO DEL SEGURO SOCIAL ISS 2013

INTRODUCCION
Para el cumplimiento de la misin y objetivos del Desarrollo de la Auditoria, se elabora el Plan de Auditoria para el Cobro Coactivo de Vivienda, dependencia del Instituto del Seguro Social, como instrumento de planificacin para ejercer la vigilancia de la gestin de dicho ente conforme al mandato constitucional y legal y a las polticas y lineamientos del Comit Coordinador de Control Interno CCCI. Dicho Plan de Auditoria proyectar el desarrollo del ejercicio de vigilancia y revisin de los parmetros, reglamentos y leyes establecidos de acuerdo a la actividad que esta entidad realiza, a travs de la aplicacin de la modalidad de Auditora Interna, definiendo los alcances y la determinacin de los objetivos establecidos, como tambin, los responsables y recursos que sean necesarios para la elaboracin del proceso auditor, teniendo como resultado la emisin de un informe con sus respectivos hallazgos y sus correspondientes recomendaciones para cada una de las falencias. El presente Plan de Auditoria, tiene como finalidad contar con una adecuada planificacin de la actividad misional, enfocada en los procesos de cobro coactivo por prstamos de vivienda que adelanta el Instituto de Seguros Sociales hoy en liquidacin en cabeza de la presidenta actualmente la liquidadora y cuya facultad transfiere a la Directora Jurdica en lo que tiene que ver con los procesos de esta seccional Tolima, de acuerdo a la Resolucin 336 del 6 de febrero de 1998 por medio de la cual se reglament el cobro coactivo en el Instituto y se autoriz el funcionamiento de la Oficina Nacional de Cobro Coactivo, como dependencia de la Direccin Jurdica Nacional. Adicionalmente el artculo 5 de la referida Ley 1066, dispone que las entidades pblicas que tienen jurisdiccin coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor, debern seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario; por lo tanto si no estn cumplimiento estos procedimientos quiere decir que muy seguramente esto conlleva a que existan demoras en el recaudo, etc. De igual manera en los artculo 1, 3. y 4 del Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006, establecen que el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera deber ser expedido a travs de normatividad de carcter general, en el orden nacional y territorial por los representantes legales de cada entidad y ordenan a las entidades pblicas definir en su reglamento de cartera los criterios para el otorgamiento de facilidades o acuerdos de pago y los parmetros con base en los cuales se exigirn las garantas que respalden los mismos. As las cosas, y con el fin de efectuar una adecuada Auditoria se tiene en cuenta que la funcin de cobranzas en el Instituto de Seguros Sociales se cumple en dos etapas, cobro persuasivo y cobro coactivo La primera etapa del cobro persuasivo de las acreencias a favor del Instituto es el cobro comercial mediante requerimiento escrito dirigido al domicilio del deudor y est a cargo de la

dependencia en donde se origin la operacin que dio lugar a la cuenta por cobrar. Dicha dependencia debe generar la respectiva cuenta de cobro o factura y adelantar la primera accin de cobro. Si la operacin o transaccin que dio lugar a la cuenta de cobro, es de una seccional, el primer cobro est a cargo de la dependencia en donde se origin la operacin de la respectiva seccional, a excepcin de aquellos casos en que el Presidente, u otro funcionario con facultad para ello, determinen una instancia diferente. En tal sentido, el rea responsable del cobro coactivo de esta seccional es la Direccin Jurdica y es en esta oficina donde se encuentran los citados procesos sobre los cuales se efecta la presente auditoria con el fin de observar que hallazgos se encuentran y as determinar las posibles soluciones. Finalmente, es de precisa que mediante la auditoria se pretende detectar cualquier tipo de falencia que se est presentando conforme a los parmetros legales y reglamentarios establecidos.

MISION
Revisar que los procesos y procedimientos de cobro coactivo que se estn adelantado por parte de la Direccin Jurdica de la seccional Tolima se estn tramitando en debida forma teniendo en cuenta las normas nacionales legales y normas reglamentarias que rigen dichos procesos, especialmente el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera. Buscando proponer herramientas que puedan subsanar las falencias si se estn presentando, determinar que el proceso adelantado este conforme con los parmetros establecidos o sugerir mejoras cuando a ello haya lugar.

OBJETIVOS GENERALES
Ejercer vigilancia y seguimiento sobre el cobro coactivo que adelanta la Direccin Jurdica de la regional Ibagu, a travs de la realizacin un proceso estandarizado que contemplan mtodos, tcnicas y soportes para la realizacin de dicha auditoria, examinando los distintos fuentes de informacin, aspectos y procesos y los resultados que arrojen dichas tcnicas, para el seguimiento y control de las actividades en funcin del cumplimiento de los objetivos misionales del ente, mediante evidencia objetiva que aclare las posibles deficiencias y/o oportunidades que all se presenten.

ESPECIFICOS
Comparar si las actividades, medidas y acciones realizadas y los resultados logrados cumplen con las perspectivas y los parmetros legales constitucionales e internos dentro del Cobro Coactivo del Seguro Social en la sede Tolima. Realizar acompaamiento, seguimiento, evaluacin y control a los procesos que se realizan en las actividades cotidianas en la formulacin, asignacin y desarrollo del manejo de recaudo de efectivo durante el cobro coactivo en funcin de prstamos de viviendas para afiliados del Instituto del Seguro Social. Obtener informacin acerca de las evidencias que se obtiene en los distintos mtodos de adquisicin de la informacin, ya sean verbales, oculares o documentales, que nos permita explicar y emitir pronunciamientos, con respecto al funcionamiento del proceso de recaudo coactivo de vivienda. Determinar el origen y las causas de las falencias o situaciones problema presentadas en el Cobro coactivo de la Direccin Jurdica de la regional Tolima como objeto de la

recoleccin y anlisis de informacin y especificar las acciones necesarias para la mejora de las mismas.

METAS
Presentar un expediente de los hallazgos encontrados y no conformidades de las actividades y resultados logrados con los parmetros legales e internos que rigen el cobro coactivo del seguro social ISS. Presentar una descripcin de cada uno de los procedimientos y actividades que componen el cobro coactivo del seguro Social Seccional Tolima y definir sugerencias que permitan mejorar este proceso. Identificar las caractersticas principales de las evidencias, si estas son las suficientes o no y si estn cumpliendo con los parmetros establecidos por la Ley y por la Entidad. Estructurar un esquema de rbol de ideas, en la cual las sugerencias puedan ser aplicadas de manera objetiva y atender a los hallazgos, dificultades encontradas o situaciones con potencial de mejora. Atender los requerimientos que se originen por informes quejas o solicitudes por parte de los colaboradores de la empresa.

CALENDARIO PLAN DE TRABAJO RECOLECCION DE INFORMACION, ANALISIS, ENTREVISTAS,

SEMANA 1 Recoleccin de informacin de la empresa a auditar Primera visita a la empresa Entrevista a funcionarios y Gerente de la entidad 2da. Visita a la empresa: informacin complementaria Realizar la investigacin referente a la periodicidad de los ingresos correspondientes al cobro coactivo de vivienda Determinar puntos crticos donde se deben centrar las mejoras y poder dar un diagnostico Presentacin del Informe Retroalimentacin Evaluacin de mejoras SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

METODOLOGIA Se usarn tcnicas o herramientas de auditora para el desarrollo eficiente del cronograma y por lo tanto el cumplimiento de las metas y progreso de los objetivos; las tcnicas son procedimientos especiales utilizados por el equipo auditor, liderado por la Seorita Luz Hely Garzn Rivera para obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. VERBALES Indagacin: averiguacin mediante entrevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros cuyas actividades guarden relacin con las operaciones de aquella. OCULARES Observacin: contemplacin atenta a simple vista que realiza el auditor durante la ejecucin de su tarea o actividad. Comparacin o confrontacin: fijacin de la atencin en las operaciones realizadas por la organizacin auditada y los lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

 Revisin selectiva: examen de ciertas caractersticas importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones que sern evaluadas o verificadas en le ejecucin de la auditoria. Rastreo: seguimiento que se hace al proceso de una operacin, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. DOCUMENTALES Comprobacin: confirmacin de la veracidad, exactitud existencia, legalidad y legitimidad de las operacin realizadas por la organizacin auditada, mediante el examen de los documentos que la justifican.

Cada Programa de Auditora ser estructurado por cada integrante, dependiendo de los procesos a su cargo, y dependiendo de los procesos y el nivel de complicacin de estos se definirn las estrategias y tcnicas para obtener las evidencias.

RECURSOS Para el desarrollo de la auditoria contamos con tres recursos los cuales se clasifican de la siguiente manera: RECURSOS HUMANOS Para realizar esta auditora el grupo de auditores est conformado por cinco estudiantes pertenecientes a la Universidad del Tolima de la carrera de Administracin Financiera; que para el noveno semestre estn adquiriendo conocimientos en el rea de Auditora, para lo cual se est poniendo en prctica en calidad de aplicar los conocimientos logrados en la presente materia, confrontando la teora con la realidad. De tal forma, los roles para los miembros del grupo quedan distribuidos de la siguiente manera: Miguel Ernesto Muoz (Lder) Estudiante del Programa de Administracin Financiera de la Universidad del Tolima y Comercio Internacional de la Universidad Antonio Nario, se ha desempeado en cargos pblicos por dos aos y uno en el sector Cooperativo; de la cual estuvo seis meses en la Corporacin Autnoma Regional del Tolima Cortolima, como auxiliar administrativo en el rea de recursos humanos, los dieciocho meses restantes estuvo en la Alcalda Municipal de Santa Isabel, trabajando en Control Interno apoyando la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno y del Sistema de Gestin de Calidad; en el sector cooperativo integr el Consejo de Administracin de una Sociedad de Logstica Empresarial y de eventos. Funcin dentro de la Auditora Evaluar las actividades, las funciones, las acciones y las evidencias ejecutadas, del proceso de Cobro Coactivo que han desarrollado los trabajadores, respecto a parmetros Normativos, legales e institucionales de los tres primeros procesos. Luz Heli Garzn Rivera (Secretaria) Estudiante del Programa de Administracin Financiera de la Universidad del Tolima UT, Egresada del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Regional Ibagu, en el Programa de Tcnico en Sistemas y mantenimiento de equipos de cmputo; se desempe en su prctica como personal de soporte tcnico de equipos en el Instituto Tcnico La Rica de Santa Isabel por seis meses; Realiz actividades laborales como Supernumeraria en la Notaria Sexta de la ciudad de Ibagu. Tambin trabaj en el Instituto de Tcnicas INTECS como facilitadora Acadmica de estudiantes de diferentes programas por seis meses. Actualmente, se desempea como auxiliar Administrativo en el Departamento de Jurdica del Seguro Social, Seccional Tolima. Funcin dentro de la Auditora

Est encargada de la Direccin de Personal, el apoyo, la coordinacin de actividades y el seguimiento a las labores, tiene la funcin de representar el equipo ante la Direccin Seccional de Ibagu especficamente la Oficina Jurdica y presentar y respaldar las debidas recomendaciones expedidas por el equipo de auditoria.

Yucely Rodriguez Casas Egresada de una Institucin Tcnica con nfasis en Sistemas y Contabilidad, estudiante del Programa de Administracin Financiera de la Universidad del Tolima UT, Egresada del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Regional Ibagu, en el Programa de Tcnico en Sistemas y mantenimiento de equipos de cmputo; se desempe en su prctica como personal de soporte tcnico de equipos en la Alcalda Municipal de Santa Isabel por seis meses; tambin trabaj en el Instituto de Tcnicas INTECS como facilitadora Acadmica de estudiantes de diferentes programas por seis meses. Estuvo liderando Proyectos en la administracin Municipal sobre tratamiento de residuos, pero estos no pudieron ser terminados por falta de presupuesto de dicha entidad. Funcin dentro de la Auditora Evaluar las actividades, las funciones, las acciones y las evidencias ejecutadas, del proceso de Cobro Coactivo que han desarrollado los trabajadores, respecto a parmetros Normativos, legales e institucionales del cuarto al sexto proceso.

Claudia Liliana Hernndez Ros Estudiante de Administracin Financiera, Egresada del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Regional Ibagu, en el Programa de Tcnico en Sistemas y mantenimiento de equipos de cmputo; se desempe en su prctica como personal de soporte tcnico de equipos, realizando su prctica como personal de soporte tcnico de equipos en el Instituto Tcnico La Rica de Santa Isabel por seis meses. Labor por 3 aos como secretaria auxiliar en Registradura Nacional del Estado en el Municipio de Santa Isabel, Tolima. Funcin dentro de la Auditora Evaluar las actividades, las funciones, las acciones y las evidencias ejecutadas, del proceso de Cobro Coactivo que han desarrollado los trabajadores, respecto a parmetros Normativos, legales e institucionales del sptimo al noveno proceso.

Nidia Milena Snchez Bermdez

Funcin dentro de la Auditora Evaluar las actividades, las funciones, las acciones y las evidencias ejecutadas, del proceso de Cobro Coactivo que han desarrollado los trabajadores, respecto a parmetros Normativos, legales e institucionales de los ltimos dos procesos.

Y con el fin de adelantar y dar culminacin a la auditoria referente a los procesos de Cobro Coactivo por prstamos de vivienda en el ISS, es necesario contar con la asesora profesional y apoyo de los siguientes funcionarios del ente. reas involucradas: Gerencia, quien es la directamente responsable de la empresa, la Doctora Diana Mireya Cuellar, Gerente Seccional Tolima. Recursos Humanos, la Jefe de Recursos Humanos quien cuenta con la informacin de los crditos como son el kardex y estados de cuenta de cada deudor, abogada que adelanta la etapa persuasiva, actualmente est a cargo de este despacho la Doctora Esperanza Tovar Cala. Departamento de Jurdica, en cabeza la Funcionaria Ejecutora la Doctora Esperanza Tovar Cala y Abogadas Sustanciadoras Doctora Leidy Tafur y Doctora Nancy Perez, quienes son las que adelantan toda la etapa de cobro coactivo como: hacer requerimientos, etapas cobro coactivo, efectuar investigacin de bienes, librar mandamiento de pago, notificarlo personalmente, por correo o por edicto, contestar excepciones, expedir las rdenes de embargos, efectuar acuerdos de pago con los deudores que lo soliciten, adelantar remates, expedir los autos de terminacin de los procesos por pago total de la obligacin, etc. Oficina de Correspondencia: Por medio de la cual se remiten los requerimientos, citaciones, notificaciones por correo, o respuestas de derechos de peticin, actualmente lo desempea el seor Pablo Casallas que lleva ms de cinco aos en dicha cargo.

LOS RECURSOS TCNICOS Los estados contables en la cual se reporta la cartera recaudada, los kardex, el manual de cobro coactivo, el Estatuto Tributario, leyes y jurisprudencia, los informes mensuales, los expedientes.

LOS RECURSOS FSICOS Hojas, lapiceros, lpiz, borrador cuaderno, un computador, impresora, etc..

Medios Electrnicos: Para la presentacin de Informes, recoleccin, tabulacin, modelacin y anlisis de datos, encuestas y entrevistas adems de contar con procesador de datos, herramientas para la presentacin acadmica de Informes y hojas de clculo para mtodos de comparacin, estimacin, deduccin entre otros; incluido en forma magntica o fsica (Impresa). Tambin permite el almacenamiento de Informacin y su plena disposicin cuando ello as lo requiera. Incluye cinco equipos porttiles y una impresora.

Medios para Almacenamiento: utilizados para la conservacin, acopio y organizacin de los documentos soporte, de las evidencias recolectadas, informes anteriores, de los papeles de trabajo y de la dems informacin que tuvo influencia directa o indirecta con la Auditoria, antes, durante y al finalizar el proceso. Memorias USB por cada integrante, Portafolio General de Evidencias por cada Integrante y un Portafolio macro que rene toda la informacin del trabajo realizado.

Medios para recoleccin de Informacin: Instrumentos utilizados para facilitar la recoleccin de datos, toma de apuntes y seguimiento visual de manera ms organizada y dejando por tanto evidencia de dicho proceso, como prueba de respaldo y apoyo a tomar decisiones o a especificar un dictamen. Tablas para datos, carpetas personalizadas, hojas blancas tamao carta u oficio, esferos, lpices, borradores y similares; para este se incluir un kit soporte que se entregar a cada integrante, tambin se incluir una filmadora, una cmara de video, pero sern alquiladas cuando se requiera de ellas; estas ltimas permitirn tomar evidencias fotogrficas y audiovisuales de entrevistas, grficos y conversaciones importantes para el desarrollo eficiente del trabajo.

TERMINOS DE APOYO Estos trminos son muy utilizados en el campo de trabajo, y pueden servir como soporte para el desarrollo y cumplimiento de la Auditoria de manera mas eficaz: Auditora de Gestin: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos. Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigida hacia un propsito especifico. Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en la auditoria. Evidencias de Auditoria: Informacin, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para respaldar juicios; la evidencia de auditora se basa tpicamente en entrevistas, revisin de documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Criterios de Auditoria: Polticas, prcticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la informacin recopilada sobre la gestin o el proceso. Los requerimientos pueden incluir estndares, normas, requerimientos organizacionales especficos, y requerimientos legislativos o regulados.

Debido proceso: Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el inters particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurdicas. Jurisdiccin coactiva: Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administracin para el cobro de una obligacin. Es una accin de naturaleza administrativa y no judicial. Atribucin asignada a las entidades de derecho pblico, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios pblicos. Mandamiento de pago: Es la providencia que se notifica al deudor invitndolo a que pague bajo pena de ser embargado. Medidas cautelares: Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garanta, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que, ya de oficio, o a peticin de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carcter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones del juez o del funcionario ejecutor. Recurso de apelacin: Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los autos interlocutorios y las sentencias, para reformarlas o anularlas. Es un recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerrquico. Recurso de reposicin: Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo funcionario, para que se revoquen o se reformen. Responsabilidad Fiscal: Declaracin jurdica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor pblico o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestin fiscal que se ha realizado, y que est obligado a reparar el dao causado al erario, por su conducta dolosa o culposa. Tiene por objeto el resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestin fiscal, mediante el pago de una indemnizacin pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.