Diseo Departamental

Diseo departamental
La departamentalizacin constituye una caracterstica fundamental de la estructura organizacional. La departamentalizacin es una forma de utilizar la cadena jerrquica para agrupar personas que ejecuten juntas el trabajo. Existen 5 enfoques de diseo los cuales son: Enfoque funcional: las personas se agrupan en departamentos por habilidades semejantes y actividades comunes de trabajo; un ejemplo de esto es departamento de contabilidad, compras, finanzas, entre otros. Enfoque divisional: los departamentos se agrupan en divisiones separadas y autosuficientes basadas en un producto, proyecto, programa o regin geogrfica comn. Enfoque matricial: se implementan simultneamente las cadenas jerrquicas funcional y divisional, y se superponen entre si en los mismos departamentos. Enfoque de equipos: la organizacin crea equipos multifuncionales para cumplir tareas especficas y coordinar grandes departamentos. Enfoque de redes: la organizacin se convierte en un pequeo centro intermediario conectado electrnicamente a otras organizaciones que desempean funciones vitales para el negocio. Cada enfoque departamental sirve un propsito distinto a la organizacin.

Enfoque funcional
La departamentalizacin funcional es la agrupacin de actividades basada en el uso de habilidades, conocimientos y recursos semejantes.

En la estructura funcional, las unidades organizacionales se forman de acuerdo con la principal funcin especializada o tcnica. Esta funcin generalmente constituye un aspecto importante para la organizacin.

Ventajas de la estructura funcional Excelente coordinacin intradepartamental: la estructura funcional

facilita el trabajo en cada departamento ya que las personas comparten los mismos conocimientos tcnicos relacionados con el trabajo.

Especialidad tcnica: cada unidad incluye personas que hablan el

mismo lenguaje y comparten la misma especialidad funcional, lo que puede constituir una fuerte ventaja competitiva.

Bajos costos administrativos: la departamentalizacin funcional evita

la duplicacin de recursos y esfuerzos, que es la desventaja de casi todos los dems tipos de departamentalizacin.

Limitaciones de la estructura funcional Visin de especialista: debido a que cada departamento ejecuta una
parte especfica de la tarea organizacional y depende de los dems, la coordinacin y comunicacin entre los diversos departamentos son lentas y precarias.

Limitacin de los administradores: cada gerente de departamento

tiene autoridad limitada y circunscrita para tomar decisiones.

Objetivos especficos: cada departamento tiene sus propios objetivos

tcticos y departamentales con diferentes prioridades, aislndose de los dems, lo cual crea barreras y conflictos.

Visin especfica: cada departamento se orienta hacia si mismo,

mientras los objetivos de la organizacin permanecen relegados.

Especializacin: los gerentes son especialistas en un rea particular y

especifica y no son gerentes generalista capaces de manejar la operacin entera

 Falta de coordinacin interdepartamental: la integracin es

proporcionada por la jerarqua. Rara vez existe cooperacin o comunicacin estrecha entre las fronteras funcionales.

Enfoque divisional
El enfoque divisional se presenta cuando los departamentos se agrupan en divisiones, con base en los resultados organizacionales. Cada divisin tiene todos los departamentos funcionales necesarios para elaborar el producto, servicio o parte de ellos.

Estructura basada en productos o servicios

En la departamentalizacin por productos o servicios, la organizacin forma divisiones en torno de sus productos o servicios. La organizacin se amolda a sus diferentes productos y servicios.

Ventajas de la estructura basada en productos o servicios

Focalizacin en el producto o servicio: la responsabilidad por cada producto o servicio es asignada por completo en cada divisin. Mejor calidad e innovacin: al concentrarse en un solo producto o lneas de producto, cada divisin produce con mejor calidad o ms innovacin que un departamento que elabora varios productos. Espritu de equipo: el espritu de equipo se desarrolla mejor en torno de cada lnea de productos, y la competencia entre las divisiones puede impulsar los negocios de la empresa. Gestin mas amplia: cada gerente de divisin aprende a gestionar varias funciones con mayor independencia y amplitud para tomar decisiones, convirtindose en un buen candidato para la direccin general. Autonomia: cada divisin tiene mas independencia en la toma de decisiones y puedes responder mejor a los requerimientos de los clientes.

Limitaciones de la estructura basada en productos o servicios Duplicacin de recursos: los recursos organizacionales no se
comparten.

Foco y limitacin: las oportunidades de carrera se reducen cuando la

experiencia profesional se limita a una sola lnea de productos.

Especializacin del producto: los clientes que desean mltiples

productos y servicios deben recorrer la diversas divisiones de la organizacin.

Objetivos especficos: cada divisin defiende su propio producto y sus

propios objetivos divisionales.

Estructura basada en clientes

En la departamentalizacin por clientes, la organizacin se estructura en unidades alrededor de las caractersticas de sus clientes o mercados.

Ventajas de la estructura basada en clientes

Enfoque en el cliente: las necesidades especficas de cada tipo de cliente se atienden mejor ya que la organizacin esta totalmente orientada hacia l. Visin extravertida: la focalizacin externa en la clientela hace que la organizacin est ms atenta a los cambios de las necesidades y preferencias de los clientes. Retroalimentacin rpida: las decisiones internas se toman con rapidez, gracias al retorno proporcionado por los clientes.

Limitaciones de la estructura basada en clientes Duplicacin de recursos: existe duplicidad de esfuerzos y recursos,
para evitar compartirlos entre las unidades.

Complejidad organizacional: los sistemas internos deben ser

organizados de diferentes maneras para atender los diversos segmentos de clientes.

Estructura basada en rea geogrfica

En la departamentalizacin por localizacin geogrfica, la organizacin se estructura en unidades alrededor de la localizacin de sus mercados o clientes.

Ventajas de la estructura basada en rea geogrfica Enfoque en el mercado territorial: cada regin geogrfica esta mejor
atendida.

Visin extravertida: el enfoque en el rea geogrfica vuelve mas

atenta a la organizacin.

Retroalimentacin rpida: la organizacin siente y percibe mejor la

reaccin del mercado territorial.

Limitaciones de la estructura basada en rea geogrfica

Duplicacin de recursos: cada divisin tiene recursos propios y existe duplicidad de esfuerzos y recursos para evitar compartirlos entre las unidades. Complejidad organizacional: los sistemas internos se deben organizar de diferentes maneras para servir los diversos segmentos territoriales de mercado.

Estructura basada en procesos

En la departamentalizacin por procesos, la organizacin se estructura en unidades que acompaan la secuencia de ejecucin de sus principales procesos.

Ventajas de la estructura basada en procesos

Focalizacin en el proceso: la estructura por procesos sigue el flujo natural de trabajo en la organizacin Cadena de valor: cada unidad tiene un proovedor y un cliente en cada uno de sus extremos.

 Costos operacionales: los costos operacionales son relativamente mas bajos porque las personas trabajan enfocadas en la marcha del proceso.

Limitaciones de la estructura basada en rea geogrfica Coordinacin interdepartamental: ya que en la estructura funcional
no existe buena organizacionales. coordinacin entre las diversas unidades

Fragmentacin: cada departamento ejecuta una fraccin del proceso.

Cada gerente tiene autoridad limitada para tomar decisiones.

Aislamiento de las unidades: existe poca comunicacin y poca

cooperacin entre las diversas unidades, asi que se pueden presentar dificultades para desarrollar nuevas formas integradas de gestionar el negocio.

Objetivos especficos: cada departamento tiene diferentes objetivos y

prioridades.

Indefinicin de la responsabilidad general: la fragmentacin dificulta

la responsabilidad en los resultados globales.

Especializacin: cada gerente es especialista en una parte del proceso

y no es capaz de abarcar el proceso completo.

Enfoque matricial
El enfoque matricial es la combinacin de la departamentalizacin funcional y divisional en la misma estructura organizacional.

Ventajas de la estructura matricial

Maximizacin de ventajas y minimizacin de desventajas: la estructura matriz permite obtener las ventajas de las estructuras funcionales y de producto, mientras busca reducir las debilidades y limitaciones.

 Innovacin y cambio: la estructura matricial permite que la organizacin haga completo uso de las personas y las habilidades que poseen. Coordinacin intensiva: Sin informacin solida la estructura matricial difcilmente sobrevivira ya que esta refuerza la comunicacin entre los administradores. Cooperacin: requiere gerentes capaces de cooperar entre si y moderar su poder sobre los subordinados. Especializacin con coordinacin: particularmente indicada cuando la organizacin elabora varios productos o presta varios servicios.

Limitaciones de la estructura matricial

Confusin: al reportarse a 2 jefes diferentes, las personas se pueden confundir al acatar diferentes decisiones. Conflicto y tensin: cada persona tiene mas de un jefe, lo cual significa recibir exigencias y ordenes conflictivas al mismo tiempo Disputa de recursos: debido a que los recursos de cada gerente aumentan y disminuyen de acuerdo con el trabajo en marcha, pueden ocurrir disputas por el poder entre los gerentes. Antagonismo: los subordinados pueden enfrentar a los jefes entre si. Necesidad de definiciones claras: para hacer un buen funcionamiento de la organizacin, la responsabilidad y la autoridad de cada persona deben estar claramente definidas, preferiblemente por escrito.

Enfoque de equipos
El enfoque de redes de equipos permite que la principal caracterstica de la organizacin sea una configuracin predominantemente horizontal. Este enfoque vuelve mas flexible y agiles a las organizaciones en el ambiente global y competitivo.

Equipos multifuncionales

Los equipos multifuncionales constan de empleados de varios departamentos funcionales que se agrupan en equipos para resolver problemas mutuos. Los miembros se subordinan a sus departamentos funcionales y tambin se reportan al lder escogido por el equipo, duplicando el mando.

Equipos permanentes
Los equipos permanentes funcionan como un departamento formal dentro de la organizacin. Los empleados trabajaban juntos en el mismo local y se subordinan el mismo supervisor.

Caractersticas del enfoque de equipos

Todas las formas tradicionales de organizacin se fundamentan en las funciones principales, los productos o servicios, los clientes, los mercados regionales respectivamente. La solucin ha sido adoptar equipos interdisciplinarios, en vez de las tradicionales unidades organizacionales para flexibilizar la organizacin y volverla maleable; y asumir integralmente cada proceso organizacional de extremo a extremo, sin interrupciones ni transferencias. Cada equipo es propietario del proceso como un todo y responde ntegramente por el, ya que sus miembro desempean todas las actividades necesarias para ejecutar el proceso.

Ventajas de la estructura basada en equipos

Focalizacion externa: la persona focaliza al cliente en la lnea horizontal y no al jefe en la lnea vertical. Comunicaciones directas: la organizacin ahorra tiempo y tiempo debido a la poca necesidad de enviar informacin hacia arriba y hacia debajo de la jerarqua entre las unidades organizacionales. Autogestion: los equipos promueve la autogestin de los propios empleados

 Autosuficiencia: cada grupo debe estar conformado por personas con diferentes conocimientos y habilidades para trabajar juntas y dar auto suficiencia al equipo. Agilidad: al lograr mayor rapidez en las decisiones, se reducen los tiempos de los ciclos operacionales. Menores costos administrativos: tiende a compactar a la organizacin, reduciendo as el numero de niveles jerrquicos y disminuyendo los costos administrativos. Compromiso de las personas: las personas se vuelven responsables solidariamente por el trabajo y por la satisfaccin del cliente.

Limitaciones de la estructura basada en equipos

Necesidad de nueva mentalidad de las personas: el rediseo de una estructura por equipos implica una gran transformacin en la organizacin, cultura y mentalidad de las personas involucradas. Necesidad de soporte de staff: Esta funciona mejor cuando cada equipo tiene todas las especializaciones y la interaccin de habilidades necesarias para llevar a cabo el proceso. Doble subordinacin: cada equipo debe tener un lder y, en ocasiones, los miembros del equipo pueden provenir de otros departamentos regulares de la organizacin

Enfoque de redes
La estructura en red indica que la organizacin separa sus principales funciones en compaas distintas conectadas a travs de una pequea organizacin central.

Ventajas de la estructura en red

Competitividad global: el enfoque en redes proporciona competitividad en escala global. Flexibilidad de la fuerza laboral: la flexibilidad se deriva de la capacidad de obtener y contratar servicios cuando son necesarios.

 Estructura gil: es el enfoque ms sencillo y plano de todas las formas de organizacin.

Limitaciones de la estructura en red Falta de control local: la administracin no controla todas las
operaciones, ya que depende de contratos, coordinacin, negociacin y mensajes electrnicos para reunir todas las partes.

Riesgos de perdidas: Existe la posibilidad de perder negocios si una

organizacin subcontratada falla.

Incertidumbre: Existe una alta incertidumbre sobre los servicios

contratados.

Poca lealtad de los empleados: la organizacin en red precisa

desarrollar una cultura corporativa cohesionada y obtener el compromiso de las personas.

Necesidad de actualizacin personal: la organizacin debe actualizar y

debe capacitar continuamente a sus empleados para adquirir las nuevas habilidades y capacidades.

Organizaciones hibridas
Las grandes organizaciones tiene una mezcla de formas estructurales, son organizaciones hibridas, ya que adoptan diferentes tipos de departamentalizacin: funcional, divisional, matricial, etc. Las grandes organizaciones casi siempre presentan estructuras hbridas

Organizaciones virtuales
Con el desarrollo de la moderna tecnologa de la informacin (TI), algunas organizaciones no necesitan oficinas convencionales con empleados, secretarias, salas, mesas, etc. Ya que las personas trabajan en sus casas interactuando directamente con el sistema de informacin de la organizacin, a travs de microcomputadores dotados de modem, fax, etc.