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UNIVERSIDADNACIONALDECOLOMBIA

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PRESENTACIN El UNSIMEGE, Sistema de Mejor Gestin, es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos para mejorar la gestin y el manejo de los recursosdemaneraquesefortalezcalacapacidadadministrativayeldesempeode laUniversidadNacionaldeColombia. Con el SIMEGE la Universidad como parte del Estado, proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin institucional, con el fin de orientarlahaciaelcumplimientodesusobjetivosmisionales,dandounenfoquelgico yracionalalagestinparalograrlacalidaddelamisma,alsercoherenteymejorar las prcticas de trabajo, los productos y los servicios de manera que satisfagan las necesidadesdesususuarios. ElSIMEGEcontempla5fasesparasuimplementacin,laterceradeellasvalidacin conlonormativoqueimplicaorganizaryejecutarellevantamientoeimplementacin de procesos seleccionados lo que incluye definir mtodos, especificaciones, directrices,responsabilidades,autoridades,perfilesyflujosdeinformacinrequeridos paracumplirconlasactividadesyejecutarlastareasdelainstitucinyelaborarcon baseenellosmapasderiesgo. Dicha tarea requiere la unificacin de conceptos en torno al tema de los procesos institucionales,ademsdeladefinicindeunesquemametodolgicoqueestablezca larutadeaccinparalograrlosresultadosesperados,porloquesehacenecesario estructurar el presente documento que fija dichas directrices y establece las tareas requeridasparacumplirlas.

1. OBJETIVODELAGUIA Unificarsemnticamentelosconceptosqueguanlaimplementacindeunesquema de gestin por procesos en la Universidad Nacional de Colombia y establecer una orientacin metodolgica que facilite el ejercicio de documentar sus procesos y procedimientos.

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2. ALCANCE Aplica para la documentacin de todos los procesos y procedimientos de la Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) u otras formas de organizacininterna. La presente gua establecer el esquema metodolgico y apoyar su aplicacin a travsdeunejemploprcticoconunprocesodeterminado.

3. DEFINICIONES 3.1 Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. 3.2 Desplegar: Desdoblar, extender lo que est plegado. Aclarar y hacer patente lo queestabaagregadoosubsumido. 3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrnounacombinacindeestos. 3.4 Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los procesosoladocumentacindelosmismos. 3.5 Interaccindeprocesos:Mediosconlosqueserelacionaycomunicaunproceso. Documentos,registros,recursosomateriales. 3.6 Macroproceso: Propsito, funcin o servicio de una entidad o dependencia, generalmente establecido porla norma de creacin de la misma. En generallos macroprocesos recogen un conjunto de procesos que permiten alcanzar el resultadopropuesto. 3.7 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan paragenerarvalorylascualestransformanelementosdeentradaenresultados. Unasalidadeunprocesogeneralmenteeslaentradadeotro.

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3.8 Procedimiento: Documento que describe la forma especifica de llevar a cabo un proceso y las caractersticas de la misma, definen el quien hace que, como, porque,cuandoydonde. 3.9 Requisito:necesidadoexpectativa,generalmenteimplcitauobligatoria. 3.10 Secuencia: Continuidad, sucesin ordenada. Serie o sucesin de cosas que guardanentresciertarelacin. 3.11 Subproceso:Etapadeunproceso. 4. NORMATIVIDADLEGALYREGLAMENTARIA
Tipodedocumento Titulodeldocumento Origen Externa Interna

Ley87de1993

Ley489de1998 Decreto2145de 1999

Porlacualseestablecennormasparaelejerciciodelcontrolinternoenlas entidadesyorganismosdelEstadoysedictanotrasdisposiciones,artculo 2 literal a). Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. Artculo 2 literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedanafectarellogrodelosobjetivos. Estatuto bsico de Organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Por elcualsedictannormassobre elSistemaNacionaldeControlInterno de las Entidades y Organismos de la Administracin pblica del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmenteporelDecreto2593del2000. Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la corrupcin. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementostcnicos y administrativos quefortalezcan elsistemade control interno de las entidades y organismos del Estado. Cuarto pargrafo. Son objetivos del sistema de control interno () definir y aplicar medidas para prevenirlosriesgos,detectarycorregirlasdesviacionesArtculo3.Elrol que deben desempearlas oficinas decontrol interno ()se enmarca en cinco tpicos () valoracin de riesgos. Artculo 4. Administracin de riesgos.Comoparte integraldelfortalecimiento de lossistemasde control internoenlasentidadespublicas(). PorlacualsecreaelsistemadegestindelacalidadenlaRamaEjecutiva delPoderPblicoyenotrasentidadesprestadorasdeservicios. PorelcualsereglamentalaLey872de2003yseadoptalanormatcnica decalidadenlagestinpblica. PorelcualseadoptaelmodeloestndardecontrolinternoparaelEstado Colombiano

X X X

Directiva presidencial09de 1999 Decreto1537de 2001

Ley872de2003 Decreto4110de 2005 Decreto1599de 2005

X X X

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5. METODOLOGA

CARACTERIZAR Y DOCUMENTAR EL SISTEMA DE MEJOR GESTIN DE LA INSTITUCION

Asegurar la mejora continua de una institucin exige establecer, documentar, implementary mantenerunsistemaintegraldegestinodemejorgestin,comose hadenominadodentrodelaUniversidadenparticular. El punto de inicio del plan es caracterizar dicho sistema para lo cual es necesario identificarydocumentarlosprocesosquelepermitencumplirlamisinqueseleha asignado a la institucin el presente documento establece una gua metodolgica paraadelantardichacaracterizacin,talcomolomuestralafigurasiguiente:

FIGURA1 EsquemametodolgicoparacaracterizarydocumentarelSIMEGE

Como vemos las etapas de implementacin son secuenciales, complementarias y lgicas y responden a una razn simple, desdoblar, de lo general a lo particular, la cadenadeactividadesquepermitenelcumplimientodelamisinencomendadaala institucin,veamosendetallecomoadelantarcadaetapayelproductoesperadopara lamisma.

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5.1 IDENTIFICARELMAPADEPROCESOSOMODELODEOPERACION La primera tarea para implementar de manera efectiva un sistema de gestin es definir el estndar organizacional que soporta la operacin de la Universidad, armonizandoconenfoquesistmicolavisinylamisininstitucionalylasactividades que a partir de sus interacciones o secuencia permiten la transformacin de unos insumosenunservicioquecumplalosobjetivosdelainstitucinylosrequerimientos delasdiferentespartesinteresadas,estudiantes,profesores,servidores,etc.

PASO1.DefinirlosMacroprocesos
ElprimerpasoesidentificardemaneragrficalareddeprocesosdelaUniversidada niveldemacroprocesoofuncin.

MACROPROCESO:Propsito,funcinoserviciodeunaentidad o dependencia, generalmente establecido por la norma de creacindelamisma. Engenerallosmacroprocesosrecogenunconjuntodeprocesos quepermitenalcanzarelresultadopropuestoporlainstitucin.

Las instituciones de manera general cuentan con cuatro tipos o niveles de macroprocesos: misionales, estratgicos, apoyo y evaluacin, igual deimportantes y necesarios,veamosendetalledequeseocupacadauno:

Misionales:larazndeserdelainstitucin,paraloquefuecreadayquepermite susostenibilidadeneltiempo. Estratgicos:establecenpolticas,estrategiasylneasdeaccingeneralesparala supervivenciaomejororganizacindelaentidadydelosdemsprocesos. Apoyo: proveen los recursos necesarios para el bien andar de los dems procesosinstitucionales. Evaluacin:determinanopermitenelanlisisdeldesempeodelsistemaydela institucincomountodo.

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EJEMPLO:
Del anlisisdela normatividad vigente, de laplataforma estratgicadelaUniversidad,delcontexto externo einterno ydela formadeoperaractualmente,seidentificanclaramenteloscuatronivelesdemacroprocesos:Estratgicos,Misionales,Apoyoy Evaluacin, en cada nivel se hace el anlisis frente a la definicin de lo que es un macroprocesos y se identifica la red de macroprocesosdelainstitucincomoseveenelsiguientediagrama:

MAPADEMACROPROCESOS UNIVERSIDADNACIONAL
NecesidadesyexpectativasdelaComunidadUniversitaria
PROCE SOSESTRA TGICOS

CumplimientoanecesidadesyexpectativasdelaComunidad Universitaria

Planeacin
ENTRADAS Conocimiento Talentohumano Recursos financieros Recursos fsicos Recursosde informacin Normas Otrosrecursos

Direccionamiento

Relaciones Interinstitucionales

Comunicacin

PROCESOSMISIONA LE S

Formacin

Investigacin

Extensin

SALIDAS Nuevoconocimiento Nuevosprofesionales, investigadoresy docentes Propuestasdesolucin aproblemasdepas Programascurriculares Programasdeeducacin noformal Difusindela produccinacadmica Otrosbienesyservicios

PROCES OSDEA POYO

GestindeLaboratorios

GestindeBibliotecas

GestindeApoyo alaDocencia/Formacin

Bienestar Universitario

Gestindel TalentoHumano

GestindeDesarrollo Tecnolgico einnovacin

GestindeRecursos Fsicos

GestindeSistemas deInformacin

Gestin Administrativa

GestinJurdica yLegal

Gestin Financiera

AnlisisyMejora

(Auto)EvaluacinyAuditora

EvaluacinIndependientey AuditoradeCalidad

Elanlisissecentraenquemacroprocesos(funciones)segestionanencadanivelporejemplo:

ENLOSMACROPROCESOSMISIONALES: Analizando laUniversidadysus normasdecreacin,se establece que la mismatienecomofuncinopropsitomisionallaFORMACION,EXTENSINEINVESTIGACION. EN LOS MACROPROCESOS APOYO: Continuando el anlisis se evidencia que para adelantar la tarea anterior, la Universidad requiereadelantarotrasfuncionesprincipales,comoproveerrecursoshumanocompetente para lagestin esascomoseidentifica:GESTINDELTALENTOHUMANO

El resultado final del ejercicio anterior es el mapa de macroprocesos identificado a nivel1,enellistadosiguienteseidentifican,asignndoseleuncdigoacadaunoque enadelanteacompaarsucaracterizacin:

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PASO2.DesplegareInventariarlosprocesos
Conlosmacroprocesosidentificados,latareasiguienteesidentificarlosprocesosde lainstitucin:

PROCESO: conjunto de actividades relacionadas mutuamenteoqueinteractanparagenerarvalorylascuales transformanelementosdeentradaenresultados. Unasalidadeunprocesogeneralmenteeslaentradadeotro.

Identificarelprocesonoesotracosaquedefinirelcomo(operativo)delmacroproceso (propsito, funcin o servicio), desdoblando o desplegando su complejidad, hacindolo mas simple y estableciendola maneraen que se gestiona una funcin a partirdelasactividadesoperativasdelamisma. Para facilitar la tarea de despliegue se planteo el formato del anexo A, que iremos diligenciando durante la gua, reconzcalo y diligencie entonces las casillas MACROPROCESOSyPROCESOSASOCIADOS(figura2)siguiendoelanlisisque ilustraelejemplosiguiente:

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Figura2 FormatoDesplieguedeMacroprocesos

EJEMPLO: (continuacin)
Definidos uno a uno los MACROPROCESOS, seleccione aquel que ser objeto de anlisis para este ejemplo usaremos un macroprocesodeAPOYO:GESTINDELTALENTOHUMANO Elpasosiguienteesdesplegarlamaneracomoseoperaestafuncin,enotraspalabrasidentificarlosprocesosolosconjuntos deactividadesquepermitenqueloselementosdeentradasetransformenenresultados.

GESTINDELTALENTOHUMANO: Analizamos el resultado general esperado teniendo en cuenta las definiciones mencionadas proveer el recurso humano necesariosparaelbienandardelosdemsprocesosynosrespondemoslasiguientepregunta:

Cules son las actividades RELACIONADAS o que INTERACTUAN que permiten adelantar dicha funcin , propsitooservicio? Teniendoencuentaqueunmacroprocesopuedetenermasdeunproceso,parafacilitarelejercicio,losprocesosidentificados debencumplirdemanerasimultnea,porlomenosdosdelassiguientescondiciones:secuenciales,complementariosylgicos.

Larespuestaala pregunta anteriornos debe permitir establecerquepara hacer la gestin deltalentohumano,como entidad debo:seleccionarlo, administrarlo,capacitarlo y generarlecondiciones parasu bienestardicha informacinseconsigna en el formatoNo.1,as:

Lo mismo habr de hacerse con cada macroproceso institucional, as al final del ejerciciohabremosidentificadoydesplegadolareddeprocesosatravsdelacualse

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gestionalainstitucintengaencuentalossiguientestipsparahacereldesplieguey elinventario: Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los siguientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y usuariodeesassalidassielprocesoidentificadonocuentaconlos6elementos mencionados,noesunprocesodescrtelo. Unmacroprocesoesunconjuntodeprocesos,sinembargoparaelcasoparticular delaUniversidadunmacroprocesopuedellegaratenerunsoloproceso,casoen elcualporsujerarquaocomplejidadsemantendrcomotal. Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben cumplir de manera simultnea, por lo menos dos de las siguientes condiciones: secuenciales,complementariosylgicos.

PASO3.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Un paso fundamental enel ejerciciode caracterizar unainstitucin, un sistema o un proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestaprimera etapaquecomprendacomomnimo: Socializacin de los resultados en versin preliminar, con los responsables de cadaproceso. Discusindecontenidosyconcertacindeajustes,conlosresponsablesdecada proceso. Presentacinversinfinaldeldocumentoalcomitresponsabledesuaprobacin. 5.2 CARACTERIZARLOSPROCESOS Laidentificacindelosrasgosdistintivosdelprocesoseconocecomocaracterizacin, que no es otra cosa que establecer la relacin con los dems procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y controles,permitiendoalosusuariosdelsistemaclarificarde manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestin desusprocesos. La caracterizacin de los procesos debe contener como mnimo:

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Objetodelprocesoyresponsabledelmismo, Proveedoreseinsumosoentradasyproductososalidasyusuariosoclientes, Recursosasociadosalagestindelproceso, Riesgosycontrolesasociadoseindicadoresdelproceso, Requisitosrelacionadosconelprocesoydocumentosyregistrosdelmismo.

Para facilitar el ejercicio se ha definido el formato de levantamiento de informacin caracterizacin de procesos, anexo B de esta gua, que permite identificar los elementos mencionados de manera sencilla y se diligencia tal como se muestra a continuacin:

Paso1.DiligenciarPRIMERASECCIONGeneralidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera seccin del formato de levantamiento de informacincontienelossiguientescampos:

Figura3Seccin1Generalidades Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.

ObjetivodelProceso.Enestacasillaseestablececonclaridadyprecisinelpropsito delproceso.

UnaclaveparaadelantarestatareaespreguntarseCuleslarazndeserdeeste proceso?Atravsdequeaccionesloconcreto?enotraspalabrasquehaceypara quelohace.

AlcancedelProceso.Enestacasillaseestablececondondeiniciaydondeterminael proceso,ademsdecualeselalcancedesuaplicacin.

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Lder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar, gerenciaruorientarelprocesoyrespondeporlaefectividaddesuresultado.

Ellderdelprocesoeselresponsabledeaprobarelcontenidodelmismoydebeser identificadoanivelnacionalyenlasrespectivassedes.
Acontinuacinseejemplarizalautilizacindelaprimeraseccindelformato:

EJEMPLO: (continuacin)
Paracontinuarconelejemplodefinamoslaprimerainformacindelacaracterizacinparaelprocesodeseleccinypromocin (macroprocesodegestindeltalentohumano):

Determinarelobjetivo: Pregunta1 Cul es la razn deser de esteproceso? Este proceso existe para que los dems procesos puedancontar conpersonalidneoysuficienteparadesarrollarsustareas. Pregunta 2 A travs de que acciones lo concreto? A travs de la identificacin, reclutamiento y seleccin de los candidatosmasaptosparasupliresanecesidaddelosdemsprocesosinstitucionales.

Determinarelalcance: Pregunta1Dndeiniciaydondeterminaelproceso?Esteprocesoiniciaconlaplaneacindelosempleosactividadenla queseestablecelanecesidadyterminaconelcandidatoseccionadoycapacitado,estoesunavezrecibidalainduccinen elpuesto de trabajoexistepara que losdemsprocesospuedancontarcon personalidneo ysuficiente paradesarrollar sustareas. Pregunta 2 Cul es el alcance de la aplicacin del proceso? Es un proceso que se ejecuta en su totalidad en el nivel nacional.

Determinarellderdelproceso: Quientienelaresponsabilidaddecoordinar,gerenciaruorientarelproceso? Enelnivelnacional?Identifiquesielprocesoeslideradoanivelnacional,paraestecasoporejemploeldirectornacional depersonal Enelnivelterritorial(sedes)?Identifiquesienelnivelterritorial(sedes)sielprocesosegestionaoperativamenteconun lderyquieneselresponsabledeesteendichonivel.

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Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION interaccin:

Etapas del proceso, secuencia e

Es la seccin central de la Caracterizacin de Proceso, e ilustra la secuencia e interaccindelprocesoconsusproveedores(Externosy/Internos),lasactividades principalesysusclientes(Externosy/Internos)yestcompuestaporlossiguientes elementos(Figura4):

Figura4SECCION2.Etapasdelproceso,secuenciaeinteraccin Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.

Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que semencionaenlacolumnade"Entradas" Entradas: Producto, servicio, informacin, directriz u objeto de transformacin necesaria para el inicio del proceso. Los insumos (equipos, papel, etc.) y la normatividadnoseconsideranentradas.

Solo se consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al procesoanalizado.
Subprocesos o etapas: Describe de manera secuencial las actividades que se desarrollan en el proceso. Todo subproceso o etapa comenzar con una accin (verbo). Salidas: Producto, servicio, informacin, directriz, etc. que es generado como resultadodelaejecucindelossubprocesooetapasdelproceso.

Soloseconsideraransalidas aquellasenlasqueelusuarioseaexternoalproceso analizado.

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Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que se mencionaenlacolumnade"Salidas". Acontinuacinseejemplarizalautilizacindelasegundaseccindelformato:

EJEMPLO: (continuacin)
Veamoslaidentificacindelasecuenciaeinteraccindelprocesodelejemploapartirdeloselementosmencionados: Cualeselpropsitodelproceso? Proveer a los dems procesos institucionales el talento humano idneo para el desarrollo de sus actividades a travs de la identificacin,reclutamientoylaseleccindecandidatos. Quemediceelanlisisdelpropsitofrenteaquehace? ()identificacin,reclutamientoylaseleccindecandidatos(),dedichoanlisissepuedecolegirqueelprocesoiniciaconla planificacin eidentificacindenecesidades y empleos,continaconlaseleccin y vinculacin yterminaconlainduccindel personalcontratado.

Paso3.DiligenciarTERCERASECCIONRequisitoseindicadores:
EslaseccinfinaldelaCaracterizacindeProceso,recogelosrequisitosaplicables alprocesoylosmtodosdemedicindelmismo,estcompuestaporlossiguientes elementos(Figura5): Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la prestacin de un servicio o la gestin de un proceso, en el servicio pblico generalmente se refiere a disposiciones de carcter normativo, para el diligenciamiento del formato, tenga en cuenta:

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Requisitos Internos: liste toda la documentacin que establece parmetros determinadosalinteriordelaentidadparaeldesempeodelproceso. Requisitos Externos: liste toda la documentacin que establece parmetros determinadosporelgobiernonacionaloelcongresoparaeldesempeodelproceso.

Figura5SECCION3.Requisitoseindicadores Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.

Indicadores: un indicador es una herramienta de control que permite establecer una medida del desempeo del proceso en trminos de eficacia, eficiencia o efectividad (impacto) En este punto del proceso, solamente se har el inventario de los indicadores existentes, insumo con el cual posteriormente se har un trabajo de depuracin y mejora.

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EJEMPLO: (continuacin)

Alcontinuarconelejemploidentificamoslosdocumentosinternosyexternosqueregulanelproceso: Internos:Acuerdo13de1999Estatutogeneral,Acuerdo11de2005EstatutoGeneraldelaUN. Externos:ConstitucinNacional,DecretoLey1210de1993.

Asmismolosindicadoresqueenlaactualidadseencuentranvigentes: Personalcapacitado,Ausentismolaboral,etc.

Paso4.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestasegunda etapasimilaralestablecidoenelpaso3delsubnumeral4.1.

5.3 DOCUMENTAR LOSPROCEDIMIENTOS Los procedimientos recogen las actividades, las tareas y los movimientos de un procesoysedespliegansegnlasnecesidadesoperativasdelainstitucinyelrea. En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un procesoydefinenentreotrascosas:quienhaceque,donde,cuando,porqueycomo.

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Paso1.Catalogarlosprocedimientos
Pararelacionarocatalogarlosprocedimientosvolveremossobreelformatodelanexo A,talcomoloilustralafigura6,yprocesoaprocesoiremosidentificandocualesson los procedimientos que estn directamente relacionados con un proceso y sus subprocesos.

Figura6FormatoDesplieguedeMacroprocesos,seccin2.

Veamos como se comporta el formato en el ejemplo que venimos manejando a lo largodeestagua:

EJEMPLO: (continuacin)
VeamoslaidentificacindelosprocedimientosparaelmacroprocesodeGESTINDELTALENTOHUMANO: TenemosqueseidentificaelprocesodeINTEGRACIN,ylasetapasosubprocesosdelmismo,ascomolosprocedimientos paralaetapadeplaneacinyubicacindeempleos:

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Paso2.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestasegunda etapasimilaralestablecidoenelpaso3delsubnumeral4.1.

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ANEXOAFORMATODEDESPLIEGUEDEPROCESOS

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ANEXOBFORMATODECARACTERIZACINDEPROCESOS