PRIMERA EDICIN DAS, Noviembre 201 1 SEGUNDA EDICIN DAS, Octubre 201 2

CON EL PATROCINIO DE LA REVISTA

estilos
Diego A. Sosa Sosa

30 TIPS para encontrar tiempo

ISBN: 978994500673-5 Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede ser reproducida, ni en todo ni en parte, por cualquier medio o procedimiento, comprendido la reprografa y el tratamiento informtico, incluyendo la distribucin de ejemplares mediante alquiler o prstamos pblicos sin la autorizacin escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes. Diego A. Sosa Sosa

www.diegososa.info correoe: Diego@diegososa.info

Fotografas del autor: Ted Jimnez Studio John F. Kennedy, 77 Puerto Plata, R.D. 809 586 2409

Queda hecho el depsito que previene la ley 6500 sobre derecho de autor.

INDICE

PRLOGO _______________________________________________________________________ 5 TIP 1 : ACORTE LAS LLAMADAS TELEFNICAS_____________________________________________ 6 TIP 2: HAGA LAS TAREAS DE PRINCIPIO A FIN_____________________________________________ 7 TIP 3: ACORTE LAS REUNIONES_______________________________________________________ 8 TIP 4: DGALE NO A LOS QUE QUIEREN ROBAR SU TIEMPO___________________________________ 9 TIP 5: TERMINE LAS TAREAS A TIEMPO_________________________________________________ 1 0 TIP 6: ELIMINE LOS PAPELITOS______________________________________________________ 1 1 TIP 7: HAGA LAS TAREAS DE INMEDIATO________________________________________________1 3 TIP 8: NO ABRA UN CORREOE SI NO VA A RESPONDER____________________________________ 1 4 TIP 9: TOME NOTAS_______________________________________________________________ 1 5 TIP 1 0: NO POSPONGA_____________________________________________________________1 6 TIP 1 1 : LIMPIE SU ESCRITORIO Y BANDEJAS DE ENTRADA___________________________________ 1 7 TIP 1 2: PLANIFIQUE SU DA SIGUIENTE_________________________________________________ 1 8 TIP 1 3: PLANIFIQUE SU SEMANA PRXIMA______________________________________________ 20 TIP 1 4: ANOTE LO QUE QUIERE HACER QUE NO EST HACIENDO POR FALTA DE TIEMPO_____________ 21 TIP 1 5: ENTIENDA AL OTRO GNERO__________________________________________________ 22 TIP 1 6: NO PRETENDA SER PERFECTO_________________________________________________ 23 TIP 1 7: DECIDA__________________________________________________________________ 24 TIP 1 8: DELEGAR ES MULTIPLICAR LA CAPACIDAD DE TRABAJO______________________________ 25 TIP 1 9: NO HAGA LO QUE UN COLABORADOR PUEDE HACER_________________________________ 27 TIP 20: COLOQUE LMITE DE TIEMPO A SUS TAREAS_______________________________________ 28 TIP 21 : CUMPLA CON LO PROMETIDO_________________________________________________ 29 TIP 22: NO VUELVA A LEER LAS TAREAS SIN EL FIRME PROPSITO DE REALIZARLAS________________30 TIP 23: PIERDA EL MIEDO A EQUIVOCARSE______________________________________________ 31 TIP 24: TOME NOTAS______________________________________________________________ 32 TIP 25: CREE HBITOS_____________________________________________________________34 TIP 26: REPONGA LOS ATRASOS_____________________________________________________ 35 TIP 27: APROVECHE LAS ESPERAS____________________________________________________ 36 TIP 28: HAGA LAS TAREAS GRANDES POR PARTES________________________________________ 37 TIP 29: NO TOME MS TAREAS DE LAS QUE PUEDE REALIZAR________________________________ 38 TIP 30: NO INTENTE HACERLO TODO JUNTO_____________________________________________ 39
BIOGRAFA DEL AUTOR____________________________________________________________ 40 OTROS LIBROS DEL AUTOR_____________________________________________ 1 2, 1 9,26, 33, Y 41 AUDIO-ARTCULOS DEL AUTOR_______________________________________________________42

PRLOGO
Le agradezco inmensamente su eleccin por mi mtodo de manejo del tiempo. Slo que aquno aprender a manejar su tiempo, sino a conseguir tiempo haciendo las tareas de una manera diferente. Mi mtodo de Manejo de T areas no se circunscribe al mbito profesional. La idea es que tenga bajo su control las 24 horas del da. Su tiempo personal es el ms preciado, no podr comprar ms y siempre es escaso. Por eso me ocup de hacer un mtodo que le sirva para todas las circunstancias de su vida. Los mtodos que slo le ensean a priorizar terminan causando un gran estrs en nuestras vidas. Es que slo haremos lo prioritario, dejando lo no prioritario para cuando se convierta en prioritario. Eso causa muchas llamadas y tenemos que dar mil excusas, estas son las llamadas interrupciones. Al final, el estrs se encarga de nuestra salud. El libro est dividido en 30 Tips, que son slo sugerencias para crear un mtodo propio de trabajo que no le cause estrs y le lleve a una vida saludable y con pocos contratiempos. Lo ideal no sera leer este libro en un solo da, claro que es fcil hacerlo, pero este es un manual prctico de trabajo. Le recomiendo que se dedique a hacer una tarea diaria, practicarla todo el da, hasta que sepa que funciona.Luego la pondr en actividad durante treinta das ms. A partir de ese momento estar automatizada y no tendr que recordar qu hacer. Cada da tomar la tarea correspondiente y ver como en un mes las tendr todas aprendidas y en dos meses estarn todas automatizadas. Mi mtodo de Manejo de T areas est por extenso en mi libro No tienes tiempo? Es un manual completo que le servir para todas las situaciones que se le ofrezcan en su vida profesional y en la personal. T odas las informaciones estn en www.diegososa.info/libros Feliz Lectura

TI P

ACORTE LAS LLAMADAS TELEFNICAS

El tiempo que desperdiciamos en el telfono es inmenso. Podemos conseguir muchos minutos si actuamos con efectividad. Despdase inmediatamente consiga su objetivo o cubra el de la persona que lo llam. La prxima llamada que haga tendr que planificarla:
Anote lo que necesita, o sea, el objetivo de su llamada. Piense cmo iniciar la conversacin. Haga usted mismo la llamada Inicie como planific, con su tema. Cree un puente de conversacin despus de un mximo de 30 segundos. Exprese su necesidad. Consiga el resultado sin desviarse del tema. Si hay desviacin, retome de inmediato su camino.

Una vez conseguido el objetivo, proceda a despedirse cordialmente. Ojo, aqu se pierde mucho tiempo, sea efectivo. Por ejemplo: Muchas gracias por su ayuda, le dejo seguir con otros clientes, hoy el tiempo es muy preciado, aprecio el que me ha regalado. Hasta pronto... (Si tiene que buscar una disculpa, hgalo: Me acaba de entrar otra llamada... un cliente... el jefe...). Principalmente las llamadas personales o cuando uno conoce a la persona que llama son sumamente peligrosas. Corte... el tiempo ahorrado le ser de mucha utilidad.

TI P

HAGA LAS TAREAS DE PRINCIPIO A FIN

Una situacin tpica:

Decidimos ir al supermercado, para eso tendremos que cambiarnos de ropa. Vamos al armario por ropa adecuada, al intentar encender la luz nos damos cuenta de que el foco no enciende. Como hace mucho que lo tenemos pendiente, vamos a la despensa por un nuevo foco. Al entrar encontramos un abono para las plantas que compramos hace tiempo y no se lo hemos echado an. Tomamos el abono y vamos al jardn. Entre tanto nos percatamos de que est lleno de hojas, decidimos limpiar un poco... entonces vamos por el rastrillo. Camino a buscar el instrumento de barrer... encontramos la manguera, decidimos regar las plantas que estn muy secas

La cadena de eventos inesperados puede continuar por mucho tiempo Lo que quiero decir es que, al cabo de media hora, no nos cambiamos la ropa, no fuimos al supermercado, no cambiamos el foco, no regamos el abono, no limpiamos el jardn, no buscamos el rastrillo y, con suerte, terminaremos echndole agua a las plantas, aunque estoy seguro que otra tarea nos distraer. Ha perdido un tiempo precioso tratando de hacer cosas; comenz muchas, pero no avanz para nada. Tome una tarea y ejectela hasta el fin, sin distraerse. Si tiene alguna interrupcin inevitable, regrese a su tarea tan pronto termine la interrupcin.

TI P

ACORTE LAS REUNIONES

Cada da necesitamos estar con ms frecuencia sentados con clientes o compaeros de trabajo. Tambin en asociaciones u otro tipo de conglomerados. El tiempo utilizado en reuniones ser cada da ms y la disponibilidad cada da menos. Slo nos queda una solucin, acortar el tiempo de las reuniones.

La reunin necesita una agenda. Todos los presentes necesitan conocerla. Las personas interesadas tienen que estar presentes. Los presentes tienen que prepararse. Los temas deben tener restriccin de tiempo. No se deben tolerar desvos. Vuelva al tema de agenda inmediatamente. Debe comenzar puntualmente... Es posible, se lo aseguro. Debe terminar puntualmente... Tambin se puede.

TI P

DGALE NO A LOS QUE QUIEREN ROBAR SU TIEMPO

Cuando desee regalar su tiempo, est consciente de lo que est haciendo. Demasiadas personas le roban el tiempo que usted dice no tener. A los que se sientan en su escritorio a hablar, a los que le llaman para comentarle cualquier tontera, a los que le piden acompaarlos a una diligencia, a los que le invitan a un lugar que usted no desea ir, a los que se le aparecen sin usted tenerlos en sus planes, a los que le llenan el telfono y el buzn de correos de mensajes intiles, a los que quieren una respuesta suya inmediata en la sala de conversaciones, a los que le informan de sus vidas en las redes sociales... A todos los que estn robando el tiempo que usted insiste en no tener... Dgales NO!

TI P

TERMINE LAS TAREAS A TIEMPO

Prometi un trabajo para una fecha y hora...? Cumpla. De lo contrario perder tiempo. La persona se aparecer en su escritorio en procura del resultado y eso ser una interrupcin. O quiz le llame y entre saludar, reclamarle y despedirse habr perdido unos cinco minutos. Multiplique ese tiempo por las tareas que no ha terminado a tiempo y tendr un nmero enorme de minutos que hoy est perdiendo por interrupciones que usted mismo cre. La buena noticia es que como nosotros creamos esas interrupciones, tenemos el poder para hacerlas desaparecer. Cuando prometa un plazo, cumpla con l. Si por alguna razn no puede, avise con anterioridad a los involucrados. Un corto correo electrnico antes de terminarse el plazo le costar menos tiempo que una o varias llamadas que recibir.

10

TI P

ELIMINE LOS PAPELITOS

Los papelitos alrededor de la pantalla son muy malos consejeros. Levantamos la cabeza, los leemos y no actuamos sobre ellos. Estamos felices, no se nos ha olvidado... pero no hemos ejecutado las tareas. Alguien llama y reclama: S, aqu lo tengo, no se preocupe, yo le aviso. Pero seguimos sin realizar la tarea. Estamos escribiendo una carta y nos llama la atencin ese papelito amarillo pegado en el monitor... volvemos a leerlo y repasamos cada uno. Una interrupcin que nos quita la concentracin y nos hace perder tiempo... una y otra vez en el da. Nos preocupamos por los que estn atrasados y nuestra concentracin sufre an ms tiempo. Lo ideal es tener una libreta para anotar esas tareas pequeas que van llegando y tenemos que hacer. En un momento del da tomamos la libreta y comenzamos a ejecutar esas tareas sin dar prioridades. Tomamos la primera de la lista y la resolvemos. No elija, de lo contrario la que menos le gusta quedar siempre en la libreta, y le aseguro que esa es la que ms interrupciones le causar. Ejecute cada una de las tareas y tchelas cuando las termine... sali de ella, nunca ms volver.

11

OTROS LIBROS DEL AUTOR

No tienes tiempo?

S, manejar el tiempo es lo que muchos ofrecen... Diego Sosa nos propone manejar las tareas para que el tiempo nos alcance. Hacer las cosas una sola vez, bien y hasta el final, le dar control de su tiempo. No hay tiempo para los hijos, para la pareja, para los amigos... para uno mismo. Con este mtodo puede estar seguro que el tiempo ser su aliado. Priorizar las tareas pendientes no ayuda ms que a perder el tiempo. El Ing. Sosa nos muestra que lo importante no es administrar su tiempo, sino tener una forma totalmente efectiva de hacer las tareas. No deje cosas sin hacer, ellas se convertirn en urgentes y le traern estrs. Evitar las interrupciones, entregar trabajos a tiempo, menos estrs, ms tiempo para uno mismo... Este manual nos ensea todo eso y mucho ms. ISBN: ISBN: 97899454081 95 ISBN: 978-0-557-31 404-1

Alcanza la Cumbre!

Es un libro de autoayuda que muestra el camino a lo ms alto de una carrera profesional o cualquier proyecto personal. Naci cuando el autor subi al Pico Duarte (3,087 msnm) en la Repblica Dominicana y plasm las enseanzas que le dio la trayectoria traducidas a la vida diaria. Unir el cuerpo, la mente y el alma en beneficio de un equipo, es el tema central de esta obra que le mostrar el camino, aunque usted lo andar solo. Es un paseo por la naturaleza, lleno de olores, incontables tonos de verde, bellas flores silvestres, amaneceres y atardeceres llenos de vivos colores que galopan por las nubes, el silbar de las aves y el chiflar del viento. Leer este libro es una experiencia ecolgica, adems de un aprendizaje de vida. ISBN: 9789945002430 ISBN: 978055731 261 0

Ventas@DiegoSosa.info

SOLICTELOS EN LA REPBLICA DOMINICANA A:

www.DiegoSosa.info/libros/librosRD

12

TI P

HAGA LAS TAREAS DE INMEDIATO

Cuando le ponga la mano a una tarea, termnela. Llegar a la casa y dejar la camisa en un lugar y los zapatos en otro generar nuevas tareas. Hasta que las cosas no estn en su ltimo lugar, la tarea no est terminada. En la oficina es igual. Abusamos de nuestra habilidad de hacer varias cosas al mismo tiempo, dejando muchas a medio hacer y luego sin deseos de ponerles nuevamente la mano. Si iniciamos una carta, debe ser en un momento que posiblemente el tiempo que disponemos sea suficiente para terminarla, revisarla y enviarla. Es posible que tengamos que hacer ejecuciones por partes. Por ejemplo: La camisa no la podemos lavar, pero s dejarla en el lugar donde ser recogida con el resto de la ropa a lavar. La carta, puede ser que no nos d el tiempo para revisarla, pero s para terminar el proceso de redaccin. El siguiente paso sera revisarla y enviarla. Haga las tareas de principio a fin, sin soltarlas para hacer otra, y ver cmo termina ms y le interrumpirn menos.

13

TI P

NO ABRA UN CORREOE SI NO VA A RESPONDER

Llega un correo electrnico, nos giramos, lo abrimos y lo leemos... Lo dejamos abierto para no olvidarlo. Volvemos a lo que estbamos haciendo; un momento, para qu lo lemos? S, ya s, me dir que por si acaso era urgente. Pero la realidad es que no lo era y la mayora no lo son. Con la excusa de que puede ser urgente usted lee los correos una vez y para responderlos tendr que leerlos nuevamente, o sea, duplic el trabajo, por lo que perdi tiempo. Apague el aviso de llegada de correoe. Revise con frecuencia su bandeja de entrada. Pero debe reservar tiempo para esa tarea, usted responder cuando lea el correo, esa es la clave. Cuando abra un correoe respndalo, no importa que parezca insignificante. Si no va a responder, ya decidi, entonces o lo archiva o lo borra. Pero no lo puede dejar abierto o como no ledo. No se preocupe por no tener tiempo para leerlos todos, simplemente acte sobre el que eligi abrir. Claro que no todos los correos se pueden responder de inmediato. Cuando descubra que necesitar ms tiempo, tendr que abrir una nueva tarea. Colocar hora y fecha para trabajarlo. Si alguien espera por respuesta, avsele cundo se la dar.

14

TI P

TOME NOTAS

La memoria es un fantstico instrumento. Sin embargo, tener demasiadas cosas que recordar nos produce estrs y nos hace olvidar tareas. La solucin es simple; apuntar las tareas pendientes. Puede ser en una libreta para que nos sirva de gua. Varias veces al da leeremos una tarea, la resolveremos, la tacharemos y pasaremos a la siguiente. Usted ver qu eficiente es cuando repase las tareas realizadas, sabr que no tiene tareas pendientes perdidas en la memoria y se dar cuenta de la cantidad de tareas ejecutadas. Si necesita realizar tareas fuera de su escritorio, ser mejor que las anote en una hoja separada o en el telfono. Hoy casi todos los telfonos mviles tienen la funcin de agenda, y muchas veces puede sincronizarlos con la agenda de la computadora. Muchas tareas son tan cortas y sencillas que es ms rpido tener una hoja en la que usted pueda anotar y leer con velocidad, no importa si est conduciendo o est en una fila esperando.

15

TI P

10

NO POSPONGA

Las tareas que menos nos gustan son las que hacemos de ltimo. No nos causan placer, por eso tendemos a dejarlas para el ltimo momento. El estrs se apodera de nosotros y terminamos hacindolas de manera apresurada y despus de haber pasado das de tortura mental. Posponer no ayuda, todo hay que hacerlo. Su escritorio o su bandeja de entrada de correo estn llenos de tareas pospuestas? Slo hay una solucin hacerlas. Las tareas grandes son atractivas para posponerlas, la solucin es dividirlas en partes y realizarlas independientemente. Ser difcil conseguir tiempo para ejecutar tareas de horas en una sola sesin. Los reportes son otras tareas de las que llaman a ser pospuestas. No le vemos utilidad y sentimos que nos hacen perder tiempo. Pero para nuestros supervisores son la herramienta perfecta para dejarnos trabajar en paz. Ellos estn enterados de que estamos ejecutando nuestro trabajo y pueden confiar en nuestros resultados. Ese es su trabajo. Los reportes son tareas esenciales para conseguir ms tiempo, le dan libertad. Si no los hace a tiempo, le causarn interrupciones... ya sabe que las cre usted mismo. O sea, usted se roba su tiempo. Cumpla con los plazos y no posponga. Desde que tenga la informacin necesaria, realice su tarea.

16

TI P

11

LIMPIE SU ESCRITORIO Y BANDEJAS DE ENTRADA

Tome el primer papel de la pila, o el ltimo, quiz el ms gordito le guste ms, o el ms fino. Le gusta iniciar por el medio o por algn color en especfico? No importa por donde inicie, lo importante es que lo termine cuando lo tome en la mano. La mayora de las personas intenta poner orden y lee todos los papeles de la pila haciendo varias pilitas. Lo ms importante en una y lo menos en otra. Al final siente que est organizado y sabe todo lo que tiene encima del escritorio. Sin embargo, no ha hecho absolutamente nada. No avanz y todo lo que tiene por hacer est encima del escritorio... en orden, pero sin ejecutar. No pierda tiempo poniendo todo en orden, use ese tiempo para realizar las tareas que alcance. No piense que terminar con la loma en un solo da. Asigne bloques de tiempo cada da a trabajar las tareas que estn encima de su escritorio. Son atrasos y hay que terminarlos, archivarlos o tirarlos. No priorice, tome un papel y trabjelo hasta el final... slo as saldr de ellos. Y repita el procedimiento cada vez que se le acumulen papeles.

17

TI P

12

PLANIFIQUE SU DA SIGUIENTE

Qu har maana? Si dejo que el da me sorprenda es posible que la sorpresa sea que no me alcanz el da. Principalmente las primeras horas del da son esenciales. Antes de terminar la jornada usted tiene que echar un vistazo a lo que tiene por hacer el da siguiente. Ocupe las primeras horas de la maana, as cuando inicie el da tendr un norte y las tareas primordiales realizadas. Una buena planificacin tiene que tener espacio para lo no planificable. Esa llamada que llegar pero no sabe en qu momento. El cliente que atender. La reunin que se presenta... Son muchas las tareas que no pueden ser asignadas a una agenda en una hora especfica. La idea es dejarles tiempo para que acomoden el horario. Por ejemplo: Si sabe que aproximadamente dos horas de su da sern tomadas por estas tareas no planificables, entonces deje sin planificar una hora a media maana y una a media tarde. O dos secciones de media hora en cada tanda. Cuando esas nuevas tareas se presenten, movern su agenda, pero no la destruirn. En el espacio en blanco terminan acomodndose. No inicie el da sin tener una idea de cmo est estructurado.

18

OTROS LIBROS DEL AUTOR

Arco Iris Financiero

Tu dinero se evapora? Tus deudas se incrementan? La inflacin se come el beneficio de tus inversiones? No sabes cmo vivirs cuando llegue tu retiro? Quieres ser libre financieramente? Diego Sosa te presenta su mtodo para manejar las finanzas personales. Blanco: Aclara tu situacin financiera. Rojo: Pon un alto a tus problemas financieros. Las deudas, de dnde vienen y cmo salgo de ellas. La importancia de la autoestima para el bienestar financiero. Anaranjado: Ser creativo tomando el control de tu dinero. Azul : La pirmide de comportamiento para el ingreso de nuestro autor nos ensea las formas de ganarse el dinero. Amarillo: Aprende de inversiones. Verde: Siembra y haz florecer tu dinero. Violeta: Nos muestra un ejemplo de inicio de plan financiero con vistas al futuro. Esta novela de Diego Sosa se desarrolla en un ambiente de playas, cataratas, ros con charcos y la tpica gastronoma que no puede faltar en sus libros. Toda la costa norte dominicana. ISBN: 9789945002447 ISBN: 978055731 0302

Click

Muchas veces nos quejamos de la suerte en nuestra carrera laboral. No es cuestin de creer en la casualidad ni en el destino, lo importante es tener las herramientas que nos harn crecer. Diego Sosa nos entrega las llaves que abren las puertas, bloques que colocaremos en la base de nuestra vida laboral. Cada tema pondr una piedra angular en la construccin de su vida profesional. Aprender a Aprender, La Autoestima, El Liderazgo, Las Finanzas Personales, El Manejo del Tiempo, La Comunicacin Asertiva, Las Negociaciones y ms. No le deje a la suerte su destino, comience aconstruirlo con estas herramientas. El autor nos presenta los temas de manera sencilla, en una gil novela de superacin personal: el anciano Ramn conversa con unos amigos, respondiendo preguntas y ensendoles con su experiencia laboral y de vida. ISBN: 9789945408065 ISBN: 978055731 1 354

Ventas@DiegoSosa.info

SOLICTELOS EN LA REPBLICA DOMINICANA A:

www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
19

TI P

13

PLANIFIQUE SU SEMANA PRXIMA

Cuando usted va asignando las tareas cada vez que las recibe, no tendr que utilizar mucho tiempo para la planificacin semanal. Ser simplemente darle mantenimiento. Cada tarea que no pueda realizar de inmediato, tiene que ser distribuida en su agenda. Posiblemente conseguir un lugar dentro de la semana o en la siguiente. No deje de asignarle fecha y hora, de lo contrario se convertir en una tarea pendiente que generar interrupciones y le quitar tiempo. Las tareas no realizadas en un da tienen que ser redistribuidas. Tenga siempre una pgina donde pueda ver las ocupaciones de la semana. Tener una visin general le ayudar a no comprometerse con tareas que no podr realizar. Las agendas electrnicas son ideales para tener su planificacin bien estructurada y al da. Antes de terminar la semana, chele un vistazo a lo que le espera la siguiente.

20

TI P

14

ANOTE LO QUE QUIERE HACER QUE NO EST HACIENDO POR FALTA DE TIEMPO
Muchas veces tenemos sueos... queremos ir al gimnasio, hacer una maestra, estudiar otra carrera universitaria, iniciar un negocio propio... Pero no tenemos tiempo. El principal problema no es el tiempo que no tenemos... es el tiempo que no le asignamos. Mientras est en nuestra cabeza ser un sueo, le recomiendo que despierte y lo convierta en objetivo. Los objetivos son los sueos de las personas despiertas. Haga una lista de sus sueos y decida cunto tiempo le asignar por da o por semana. Luego lo podr colocar en su planificacin y ver que es posible realizarlo. A continuacin enumere algunas actividades que le gustara hacer que hoy no tiene tiempo para realizar, en la columna de la derecha coloque el tiempo y la frecuencia que le debera dedicar a la semana (s) o al da (d). Por ejemplo; Caminata 45 m. 3/s:

ACTIVIDAD

TIEMPO

21

TI P

15

ENTIENDA AL OTRO GNERO

Somos diferentes y eso hay que tenerlo en cuenta. Los hombres y las mujeres accionamos de manera distinta ante muchas situaciones. A los hombres no nos gusta hacer varias cosas al mismo tiempo, por eso terminamos no siendo multifuncionales. Cuando utilizamos una parte del cerebro, anulamos las dems que no actan en piloto automtico. Si estamos leyendo, escribiendo o viendo TV, por lo regular no podremos concentrarnos en algo que nos estn diciendo. Salir de la concentracin de una carta nos costar mucho tiempo para volver. No sabemos que para encontrar una direccin bajamos el radio? Muchas veces aunque est apagado. Las mujeres hacen varias cosas al mismo tiempo. Cuando utilizan los espacios libres para hacer algo, les queda muy bien, pero algunas terminan abusando y dejan cosas por mitad para iniciar otra. El retomar la tarea lleva tiempo. Dejar muchas cosas sin terminar conllevan interrupciones por los retrasos que causa. Entre las caractersticas diferentes estn: El hombre es bueno para orientarse, las matemticas y la tecnologa. Podemos hacer una tarea a la vez. Las mujeres son creativas, buenas para los idiomas, tienen buena memoria y muy ordenadas. Por sus habilidades de multifuncin pueden hacer varias cosas a la vez.

22

TI P

16

NO PRETENDA SER PERFECTO

Hay cosas que podemos hacer perfectamente y eso nos ahorrar tiempo. No tendremos que volver a hacer las cosas por tener errores, no tendremos que dar explicaciones ni excusas... Pero, en otras cosas, la perfeccin no es tan importante. Es primordial que la tarea se realice, pero no con detalles minsculos que nos cuestan mucho trabajo, estrs y tiempo. Los perfeccionistas terminan haciendo mucho menos de lo que son capaces de realizar. No abandonan algo hasta que tienen que hacerlo, y an en ese momento piensan que no est perfecto. Hay cosas que siempre pueden salir mejores, pero que para la gran mayora lucirn perfectas. Una portada de un libro, por ejemplo, siempre se le puede poner un color ms o mover un texto. Nunca ser perfecto, por ms que quiera. La pregunta es: Qu es perfecto? Cuando llego a un punto que cumple mis expectativas, de llamar la atencin, decir lo que pienso, debe informar y no tener errores, entonces pasa a ser para m, ideal... perfecto quiz nunca ser, siempre alguien dir que algo pudo ser mejor, inclusive yo mismo despus de varios aos. Haga las tareas de forma que cumplan su objetivo, y no que sean perfectas en todos los sentidos... ver cmo hace ms tareas en el mismo tiempo, aunque alguien le critique algunos detalles... puede estar seguro que el que critica logra mucho menos, l slo est concentrado en los errores y no en las virtudes.

23

TI P

17

DECIDA

Si tiene el 80% de las informaciones para decidir, y no conseguir ms en un tiempo prudente, entonces es el momento de decidir. Despus de un tiempo, cualquier decisin tomada puede ser cuestionada, ser muy fcil decir o pensar que otra decisin pudo haber sido mejor, pero ser imposible probarlo. Muchas personas deciden no decidir y es la peor decisin que se puede tomar, porque todo queda en el estado de indecisin. El momento ya pas y el resto es especulacin. No decidir consume nervios y tiempo, retrasa a todos y posiblemente cuando decida ya ser demasiado tarde.

24

TI P

18

DELEGAR ES MULTIPLICAR LA CAPACIDAD DE TRABAJO

No todo se delega, pero cuando delegamos aumentamos nuestro poder de accin. Muchas veces pensamos no tener los colaboradores ideales para delegar, entonces es el momento de convertirlos en ideales o cambiarlos. No ser slo motivar, tiene que estar consciente de que la persona que motivar est capacitada para hacer el trabajo. O sea, primero capactelo. Para delegar efectivamente: Delegue en la persona correcta. Delegue desde que reciba la tarea. Exponga el objetivo final de la tarea, no slo el proceso. D las informaciones necesarias y autorice a buscar ms informaciones que sean relevantes. Asegrese que se entendi la tarea. Marque fecha de conclusin. Monitoree con regularidad. Sea asequible para aclaraciones. Ayude a crecer a su equipo.

25

OTROS LIBROS DEL AUTOR

Forastero yo?

El autor plasma la experiencia recolectada en su vida profesional y personal al vivir en Alemania, Argentina, Brasil y su Repblica Dominicana natal. Los cambios que tuvo que afrontar le ensearon cmo hacer que los cambios trabajen para uno y sacarles el mayor provecho. A travs de las diferentes fases que pasa nuestro personaje principal, el anciano Ramn, usted se dar cuenta de lo que es importante para triunfar, para estar de buen humor y lo que es primordial para vivir mejor su vida. Los cambios que tiene que enfrentar la persona que cuenta su historia de vida nos ensean que la vida no es blanca ni negra, sino multicolor. Nos hace entender que no hay cambios buenos ni malos, son movimientos en la vida y lo importante es hacerse cargo de ellos. ISBN: 9993432024 ISBN: 978055731 3426

Hay cinco reas de nuestra vida que debemos hacer crecer, mantener en equilibrio y bajo nuestro control. Diego Sosa las simboliza con las puntas de una estrella y pone a la persona en medio de esa galaxia. La estrella es cada uno de nosotros. Sus artculos semanales son herramientas para alimentar esas cinco puntas y unirlas. Los temas se toman de las manos y consiguen trabajar en conjunto, haciendo dar cada semana un paso nuevo o recordar y fortalecer pasos que podemos haber olvidado. 1 . Las Emociones 2. El Cuerpo 3. Las Relaciones 4. El Tiempo 5. El Dinero La conexin entre todos estos temas es muy evidente. Este libro hace que los lectores puedan construir un camino que se llama FELICIDAD. El objetivo es hacer que vivir sea una obra de arte. ISBN 978-9945-1 6-426-8 ISBN 978-1 -4477-4722-2

T eres la estrella

Ventas@DiegoSosa.info

SOLICTELOS EN LA REPBLICA DOMINICANA A:

www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
26

TI P

19

NO HAGA LO QUE UN COLABORADOR PUEDE HACER

Si tiene personas que trabajan para usted, no se cargue de trabajo que ellos pueden realizar. Existen tareas delicadas o plazos que no puede eludir, el resto debe ser realizado por personas que multiplican su tiempo. Las tareas repetitivas deben ser realizadas por otras personas. Elija al individuo o equipo que considera adecuado para esa tarea, capactelo y delegue.

27

TI P

20

COLOQUE LMITE DE TIEMPO A SUS TAREAS

Una tarea sin una fecha de terminacin es un barril sin fondo para su tiempo. La mejor forma de realizar algo en un tiempo prudente es saber que hay que terminarlo antes de un momento especfico. Se sienta a hacer un trabajo y sabe que tiene que llevarlo a la reunin que iniciar dentro de una hora y quince minutos. Cunto tiempo le lleva hacerlo? Exacto, una hora y quince minutos. Cuando tenga una tarea relativamente larga en las manos, pngale un lmite de tiempo, no importa que no tenga que entregarla en ese momento. Usted toma esa meta y se concentra en utilizar el tiempo para ella. Las distracciones se acortan cuando sabe que tiene esa meta. Las interrupciones se limitan. La concentracin sube. La tarea se termina. En la universidad o el colegio, no tardbamos mucho tiempo en decidir hacer un trabajo porque era muy largo? En qu momento lo hacamos? La realidad es que lo terminbamos hacindolo en el ltimo momento, en tiempo rcord y con una habilidad enorme. Ese da no salamos, no tardbamos horas en el telfono, no veamos televisin... Hoy no es diferente, slo le pido que no espere al ltimo momento, sino que viva sus tareas de esa forma para que pueda dedicar su tiempo a lo que usted decida y no tenga tanto estrs en la vida.

28

TI P

21

CUMPLA CON LO PROMETIDO

Conoce personas que hay que llamarlas antes de enviarles un correoe? De esas que le dicen a uno que el mensaje no le lleg? De las que uno tiene que llamar antes de la fecha prometida para conseguir que el retraso en la entrega no sea atroz? De las que despus que le enviamos el mensaje necesitamos confirmar que lo recibieron? Cuando cumplimos con los plazos que ponemos evitamos todas esas llamadas. Las interrupciones por no cumplir promesas son autocreadas. Lo bueno es que est en nuestras manos evitarlas. Simplemente cumpliendo con lo prometido. Una promesa no es slo lo que sale de nosotros como fecha de trmino, tambin es lo que las reglas y costumbres indican. Cualquier plazo prudente es una promesa. Si escondemos nuestra ineficiencia en la excusa de que el correo no me lleg, estar generando una cantidad enorme de interrupciones, y eso har que tenga menos tiempo para cumplir. Simplemente responda el correo diciendo la fecha de terminacin, eso le llevar menos tiempo que tomar una llamada y dar una excusa.

29

TI P

22

NO VUELVA A LEER LAS TAREAS SIN EL FIRME PROPSITO DE REALIZARLAS

Retomar las tareas simplemente para saber lo que tiene pendiente no le har ganar tiempo... sino que le har perder tiempo. El orden y la organizacin no son lo mismo. Cuando pone su escritorio en orden, no ha logrado mucho, slo que ahora sabe dnde estn los atrasos. Si decide abrir un correo, de esos que marc como no ledo, tiene que estar seguro que tiene tiempo para resolver lo que l le est exigiendo. El truco est en no abrirlo slo para saber qu contiene y su grado de urgencia. Las tareas slo salen de nuestra mesa cuando las realizamos de principio a fin.

30

TI P

23

PIERDA EL MIEDO A EQUIVOCARSE

Los errores son parte del proceso de trabajo. No slo no se equivoca el que no tiene tareas por hacer. No hacer el trabajo, o dormirlo por no tomar una decisin, es un gran error. Los problemas aumentan de tamao cuando no los enfrentamos. El miedo es un estresante adicional y un factor que induce a cometer errores.

31

TI P

24

TOME NOTAS

El cerebro es un magnfico instrumento, pero no debemos sobrecargarlo porque nos causar estrs y nos har perder de vista algunas tareas que debemos realizar. Una libreta de notas en las reuniones es la solucin ms utilizada. Hoy tenemos los telfonos inteligentes, ellos pueden ser usados para ahorrarnos tiempo. Abra la funcin de agenda y coloque las tareas que va tomando en su reunin... Pero, ojo, avise antes a su contraparte que est utilizando el telfono para esa funcin, es de muy mal gusto estar en una reunin y que alguien est manipulando el telfono. Las tareas en la cabeza se realizarn cuando se acuerde o cuando alguien se lo acuerde. Por lo regular ya es demasiado tarde. Si usamos sistemticamente nuestras anotaciones, la ejecucin ser en el momento oportuno.

32

OTROS LIBROS DEL AUTOR

Ventas, Oratoria y Lenguaje del Cuerpo

Este libro es especial porque no es un simple mtodo de ventas. Diego A. Sosa nos entrega las herramientas para hacer del vendedor, o al negociador, un EXPERTO. Su mtodo de peldaos lleva la negociacin desde la preparacin hasta la posventa. Nos ensea el Lenguaje del Cuerpo como lengua materna, mostrndonos cmo expresarnos con las manos; cmo sentarnos; cmo interpretar el saludo y la pose, cundo una mirada miente y a reconocer un negociador inescrupuloso desde que nos ofrece su mano. Enriquece la entrega al trabajar la Retrica y Oratoria, ensendonos a expresar de manera convincente, entreteniendo a la vez. Podremos manejar nuestra voz y adecuarla a los receptores. Incluye tareas, formularios, fotos... En fin, todo lo necesario para cerrar ms tratos y de manera ms veloz... Hacer ms dinero en menos tiempo. ISBN 9789451 65455

Esta es una versin especial. Contiene ntegras las primeras dos novelas de autoayuda de Diego Sosa: Forastero yo? y Click. La primera trata sobre el manejo de los cambios y la forma de lograr una mejor calidad de vida, haciendo que la felicidad no sea una meta, sino un camino. En la segunda, el autor nos entrega las herramientas para construir nuestra carrera profesional, desde la autoestima hasta el manejo de nuestras finanzas personales, sin dejar las herramientas de gerencia que una persona necesita para triunfar. Pone nfasis en el aprender a aprender, mtodo indispensable para el aprendizaje de hoy... aprender de todo nuestro alrededor y de lo que nos pasa es hacer una experiencia de cada suceso. Tambin dedica un captulo a la crianza en tiempos en que la sociedad est cada vez ms individualista con exigencias de equipo. Los valores y el equilibrio entre la familia y la vida profesional juegan un gran rol en este libro. ISBN 978-9945-00-470-0 ISBN 978-0-557-32389-0

Mi Binomio

Ventas@DiegoSosa.info

SOLICTELOS EN LA REPBLICA DOMINICANA A:

www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
33

TI P

25

CREE HBITOS

Al levantarnos en la maana no estamos obligados a decidir si nos cepillamos los dientes o no. Simplemente ejecutamos la tarea que todos los das hacemos. Llegar a la oficina y tener una rutina le ayudar a eliminar baches en su da a da y le quitar estrs. Por ejemplo, abrir la computadora y comenzar a responder los correos que han llegado puede ser una buena opcin para algunos, para otros no. Cada cual debe encontrar su mejor rutina, porque cada uno tiene un trabajo diferente. Una rutina le ahorrar mucho tiempo. No tendr que tomar decisiones sencillas como: Qu tarea hago ahora. Simplemente sabr que cada hora revisa su correo electrnico o la bandeja de entrada. Tendr horarios fijos para devolver llamadas. Tiene una libreta con las tareas pendientes y la toma para realizarlas en horarios especficos que ha determinado son los mejores, por el flujo de trabajo y por horario para conseguir a las otras personas. No le pido que sea un robot, sino que encuentre cules horarios son mejores para cada tarea, las asigne en su agenda y las ejecute. Por ejemplo, para m la escritura es mejor a media maana y tarde en la noche. Debido al flujo de personas y llamadas. No siempre fue as, por eso creo en la flexibilidad. Pero tengo mis rutinas, y los das que me salgo de ellas, soy mucho menos productivo.

34

TI P

26

REPONGA LOS ATRASOS

Una llamada para preguntar si est listo un trabajo causa estrs, pero ms que eso... causa ms atrasos. Si fuese slo recibir la llamada y responder que no est listo, no fuera tan terrible. La realidad es que nos llaman, nos saludan, nos hablan de cualquier otra cosa, nos entretienen, nos introducen largamente el tema, nos reclaman la tarea, nos vuelven a contar otra historia de lo urgente que es, nos despiden cordialmente y nos damos cuenta que nos desconcentraron y tendremos que retomar la idea que estbamos trabajando. Cinco a diez minutos son necesarios para responder una de esas llamadas y otros cinco a diez para volver a tomar el ritmo de lo que estbamos haciendo. Quiz no lleguemos a retomarlo, porque vendr la prxima llamada para otra reclamacin por otro atraso. Nosotros creamos esas llamadas, somos responsables de ellas y por ellas no tenemos tiempo para realizar las tareas. Es hora de poner esos atrasos al da, cada uno le quita poder de accin y le roba el tiempo til. Reduzca el estrs que ellos provocan y cree la reputacin de trabajador puntual y responsable. Evitar interrupciones y tendr ms tiempo para terminar tareas a tiempo. Se lo aseguro, se puede. Las prximas llamadas, alrguele el plazo de entrega y ganar tiempo evitando las llamadas.

35

TI P

27

APROVECHE LAS ESPERAS

Muchas personas nos ponen a esperar. Una reunin con un cliente, por ejemplo. No maldiga la prdida de tiempo, utilcela para cosas que en la oficina no puede hacer. Existen cientos de informaciones que no podemos leer por no disponer de tiempo. Las esperas son ideales para la lectura. Cuando s que tendr que esperar, me llevo papeles o mi computadora. Puedo avanzar informes o estructurar escritos. Consigo leer cosas que no puedo mientras estoy dando conferencias o visitando clientes. Necesito esas lecturas para mi trabajo o mi vida personal, qu mejor momento para leer que cuando pienso que mi tiempo se est evadiendo. Hay personas que dicen no tener tiempo para leer, hoy hay una gran cantidad de libros y podcast que permiten escuchar andando lo que uno no tiene tiempo de leer sentado. Conozco personas que leen libros en sus telfonos inteligentes... Sabe? Es cuestin de realmente querer.

36

TI P

28

HAGA LAS TAREAS GRANDES POR PARTES

Una vaca se come mordisco a mordisco. Es casi imposible conseguir horas interminables sin recibir interrupciones o sin tener que dejar de hacer una tarea grande. No pretenda ocuparse de esas tareas para hacerlas de una sola vez. Claro, si las deja para ltimo minuto tendr que ejecutarlas de esa manera. El truco es no dejar las cosas para ltimo minuto. Reparta las tareas largas en trozos. Deben tener una lgica. Por ejemplo:
Bsqueda de informaciones. Lectura. Planificacin y estructuracin. Redaccin 1 ra. parte. Redaccin 2da. parte. Redaccin final. Revisin. Entrega.

Coloque en su agenda bloques de media hora durante varios das y ver qu fcil es hacer tareas complejas.

37

TI P

29

NO TOME MS TAREAS DE LAS QUE PUEDE REALIZAR

Una causa corriente de estrs es tomar ms tareas de las que puede realizar un humano. Nos comprometemos con todo y con todos, al final quedamos mal y es peor que prometer las cosas para un plazo mayor o no tomar la responsabilidad. No todo el mundo espera los resultados de inmediato. Sepa poner plazos holgados que le permitan realizar la tarea sin tener que pedir posposiciones tediosas. Tenga una agenda bien controlada, as podr asignarle tiempo a las tareas nuevas y sabr si puede comprometerse con ella o si es mejor declinarla. Crame, quedar mal es peor que decirle a alguien que le entregar ms adelante. No posponga otras tareas por tomar tareas nuevas, eso se convierte en una bola de nieve, todos estarn llamndolo y terminar haciendo las de la persona que ms insista, no por deleite al hacer su trabajo, sino para salir del ms perseverante. Eso causa estrs y no le divertir su oficio.

38

TI P

30

NO INTENTE HACERLO TODO JUNTO

Hay personas que desarrollan la habilidad de la multifuncin. Las damas son especialistas en esa habilidad. Los hombres preferimos desde un inicio de nuestra vida quedarnos con la monofuncin. Piense en una computadora, ella es totalmente multifuncin. La ponemos a abrir una pgina de internet, mientras vamos terminando un texto y, por otro lado, la tenemos tocando una msica. Eso es multifuncin. Sin embargo, cada vez que abrimos un nuevo programa, la computadora se pone ms lenta. Eso mismo pasa en nuestra mente. Si estamos esperando una respuesta en el telfono y aprovechamos para adelantar un correoe nos ir muy bien. Aprovechamos la memoria que est libre para ejecutar otra tarea. Pero si estamos recibiendo una instruccin por telfono y al mismo tiempo intentamos digitar una carta, le aseguro que tardar ms en realizar ambas tareas que si lo hace por separado. Sin contar los errores que de seguro cometer por no escuchar con atencin o no digitar con precisin. Intente dar en la mesa con las manos. Con la izquierda d dos toque mientras que en el mismo tiempo con la derecha d slo uno. Si no lo logra no se preocupe, con un poco de entrenamiento es posible. Eso es multifuncin.

39

DIEGO A. SOSA SOSA

Nacido en el ao 1966, Diego Sosa es Ingeniero por la universidad UNPHU, y graduado de la Beca "Alois Alzheimer" de la Mnchener Rck en Munich, Alemania. Tiene 17 aos de experiencia laboral en Alta Gerencia (Seguros Amrica, Grupo Siemens, Grupo BHD), 18 en el rea docente y 10 aos como director en el Grupo Siemens en Alemania, Argentina y Brasil, dirigiendo para Sudamrica las operaciones de una de sus subsidiarias, para la que abri y manej las operaciones desde Argentina y Brasil. T ambin cre equipos para comercializar los servicios y productos de la empresa. Luego pas a trabajar en un grupo multinacional en la Repblica Dominicana. Hoy tiene su propia empresa en Alemania: MERCURIO Entrenamientos y Consultoras.Conferencista, coach y facilitador en el rea de crecimiento personal y profesional, sus programas han servido al crecimiento de ms de 30,000 personas en Amrica y Europa. Sus artculos son publicados en los principales medios de Alemania, Argentina, Brasil, Inglaterra, Uruguay, Chile, EEUU, Repblica Dominicana y Ecuador. Ha impartido ms de 8,000 charlas en congresos, seminarios, universidades, conferencias y cursos, en toda Amrica Latina y parte de Europa, con temas como: Manejo del Tiempo, T cnicas Profesionales de Ventas, Calidad de Servicio, La Motivacin, Inteligencia Emocional, Seguros, Reaseguros, Liderazgo, Clientologa, Marketing, Manejo de los Cambios y Finanzas Personales, entre otros. Es autor de los libros: T eres la estrella, Arco Iris Financiero, Alcanza la Cumbre! Mi Binomio, No tienes tiempo?, Click, Forastero yo?, Cmo vendo ms seguros?, Ventas, Oratoria y Lenguaje del cuerpo y Tiempo de Vivir. Actualmente reside en Hamburgo, Alemania, y escribe una columna semanal en la revista estilos de Diario Libre.

40

OTROS LIBROS DEL AUTOR

Tiempo de Vivir:

El Dietario de Diego Sosa para crecer da a da. Una especie de agenda que ensea una vivencia diaria a travs de una frase motivacional y hace aprender algo cada da con una pequea, fcil y eficaz tarea.Acompaa sus das no solo para anotar sus ocupaciones, es una agenda proactiva, donde puede tomar notas y seguir sus pendientes de una forma efectiva.Es una motivacin para superarse cada da. Una forma eficiente de crecer sin esfuerzo. Un Coach personal que cada uno desarrolla de la mano del autor.Ms que una agenda, un diario activo y efectivo de Superacin Personal. ISBN 9789945006742

AudioArtculos 1

Los artculos semanales de Diego Sosa vocalizados por l. Abarcando las cinco reas del individuo integral: Emociones, Relaciones, Cuerpo, Dinero y Tiempo.

AudioArtculos 2

Los artculos semanales de Diego Sosa vocalizados por l. Abarcando las cinco reas del individuo integral: Emociones, Relaciones, Cuerpo, Dinero y Tiempo.

DE VENTA EN TODO EL MUNDO EN:

www.DiegoSosa.info/libros

Ventas@DiegoSosa.info

SOLICTELOS EN LA REPBLICA DOMINICANA A:

www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
41