ORGANOGRAMA

DEFINIO Grfico que representa a estrutura ou arquitetura formal da empresa em determinado momento. PERMITE VISUALIZAR: - a estrutura geral e formal da empresa - a estrutura dos segmentos da empresa - a diviso do trabalho - a relao hierrquica ou de autoridade - as relaes funcionais COMPOSTO POR: - Retngulos que representam as unidades organizacionais (rgos ou cargos) - Linhas contnuas verticais e horizontais que representam as relaes de autoridade e responsabilidade - Linhas tracejadas horizontais que representam as relaes de assessoria (staff)

ORGANOGRAMA TRADICIONAL:
Primeiro passo determinar todas as funes e setores que sero apresentadas no organograma, e definir suas posies hierrquicas. Faa uma lista. .Presidente .Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.) .Gerentes (Financeiro, Administr., Produo, Vendas, etc.) Sees da Produo, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurdico,

ORGANOGRAMA HORIZONTAL
Tambm criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa caracterstica amenizada pelo fato dessa relao ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia no est numa posio abaixo dos outros

CRONOGRAMA
CRONOGRAMA
- So grficos que permitem comparaes fceis e rpidas. Relaciona um resultado a um padro previamente estabelecido. Sua funo relacionar os eventos em funo do tempo.

- um grfico de dupla entrada: linhas - so colocados os eventos planejados colunas - so colocados os perodos de tempo (considerados como padro)
- Demonstra o incio e o trmino de cada evento de um processo operacional dentro de um perodo de tempo considerado. - Permite o sincronismo dos tempos dos vrios eventos de um processo de maneira simples, atravs de simples traos cheios, pontilhados ou espaos coloridos, onde geralmente as linhas cheias representam o que foi planejado, enquanto que as linhas pontilhadas o que foi realizado.

CRONOGRAMA
Tarefas Ano 2007 Ano 2008 1o.T 2o.T 3o.T 4o.T 1o.T 2o.T 3o.T 4o.T At

( A )
( B ) ( C ) ( D ) ( E ) Legenda: (A), (B), ... ,(E) Tarefas a serem realizadas - Planejado - Realizado.

FLUXOGRAMA
- a representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e as unidades envolvidas no processo. OBJETIVOS - Verificar o funcionamento real dos componentes do sistema. - Proporcionar leitura mais rpida e interpretaes mais precisa. - Descrever qualquer sistema simples ou complexos. - Identificar com facilidade e clareza as debilidades do processo. - Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos. VANTAGENS - Viso geral e identificao de gargalos nos processos. INFORMAES BSICAS DE UM FLUXOGRAMA - O tipo de operaes que integram o circuito de informaes. - O sentido de fluxo ou circulao de informao. - As unidades organizacionais onde se realiza cada operao. - O volume das operaes efetuadas. - Os nveis hierrquicos.

ARQUIVO
O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTAO
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo.
E esses mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e consultas aos funcionrios e setores da empresa

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa a facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se adaptam. Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem considerados nos documentos, para efeito de classificao, so: Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem). Local (de expedio ou recebimento dos documentos). Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos). Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos). Nmero (de ordem, cdigo etc.)

A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um arquivo, respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados. No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so: Alfabtico. Geogrfico. Numrico (simples, cronolgico, decimal...) Por assuntos.