UNIVAG CENTRO UNIVERSITRIO GRUPO DE PRODUES ACADMICAS DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE CINCIAS CONTBEIS

A IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO NAS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE - ESTUDO DE CASO: MR3 MINERAO LTDA EPP.

Jaqueline Maria da Silva1 Professor Esp. Joo Santana de Proena2

RESUMO O Controle Interno Compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotadas pela empresa para proteger seu patrimnio, alem de planejar, organizar e supervisionar informaes. Por favorecer e auxiliar o processo de gesto nas empresas uma ferramenta de planejamento que alem de detectar falhas tambm as previne. Diante disso, este artigo tem como objetivo verificar a atuao e existncia do Controle Interno na Empresa MR3 Minerao Ltda EPP. Trata-se de um estudo descritivo com abordagem de um mtodo quantitativo e qualitativo dos dados e fontes fornecidos pela entidade. Sero analisados todos os procedimentos desenvolvidos pela empresa para assim buscar solues e melhorias para a execuo de suas atividades. Conclui-se que apesar da importncia do controle Interno, ainda h deficincias ao executar e desenvolver essa ferramenta de gesto, constatando-se que alguns dos procedimentos que compe a estrutura do Controle Interno que vem garantir um desenvolvimento harmnico com maior eficincia nas operaes, no esto sendo utilizadas de maneira eficaz, impossibilitando o reconhecimento financeiro e social determinado na sua viso. Palavras-chave: Controle Interno. Pesquisa. Empresa.

UNIVAG Centro Universitrio. Grupo de Produes Acadmicas de Cincias Sociais Aplicadas. Curso de Cincias Contbeis. Aluno da disciplina elaborao de projetos, turma CIC 08/1. E-mail jaquesilva90@gmail.com.
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UNIVAG Centro Universitrio. Grupo de Produes Acadmicas de Cincias Sociais Aplicadas. Curso de Cincias Contbeis. Orientador Prof. Esp. Joo Santana de Proena.

INTRODUO A competitividade dos negcios e as constantes mudanas nos ambientes empresariais exigem maior controle e planejamento de gesto, com eficincia e eficcia na realizao de suas atividades. Para essa condio favorvel, nortear todas as reas da empresa necessrio adotar ferramentas, que possibilitam uma viso ampla e concreta da real situao gerencial. O controle interno consiste num conjunto de polticas e procedimentos que so desenvolvidas e operacionalizadas para garantir certeza a cerca da confiabilidade, que pode ser depositada nas demonstraes financeiras, garantindo que foram preparadas e elaboradas de acordo com os princpios da contabilidade. O sistema de controle pode evidenciar um conjunto de atividades que envolvam recursos da entidade, salvaguardando o equilbrio das contas, alertando o surgimento de irregularidades e sanando-as em tempo hbil de forma a permitir uma competente gesto (QUEIROZ; QUEIROZ, 2007). A MR3 Minerao Ltda. EPP. uma empresa ligada a construo civil, de extrao de areia, cascalho e beneficiamentos associados, tem por objetivo atuar em parceria com a sociedade, impulsionando o progresso de maneira sustentvel e responsvel, na busca de solues e aprimoramentos no seu processo administrativo, foram feitas avaliaes no seu controle interno. Toda empresa possui metas a serem alcanadas, os gestores e proprietrios visam lucratividade, crescimento e estabilidade, valores esses que correspondam ao reconhecimento e sucesso empresarial, Empresas de pequeno porte so inovadores e empreendedoras e na funo de garantir a proteo do patrimnio, importante verificar e analisar a existncia e atuao do Controle Interno como meio de visualizar todos os procedimentos desenvolvidos internamente na empresa, para que atravs dessa anlise possa ser traados novos caminhos e investimentos. A importncia do Controle Interno se d pelo acompanhamento da eficcia e eficincia das operaes, da fidedignidade das informaes contbeis e financeiras e da conformidade dos atos com as leis e normas estabelecidas. Nesse contexto, surge a pergunta que orientar este trabalho: O sistema de Controle Interno existe efetivamente na Empresa MR3 Minerao LTDA EPP? A implantao desse sistema est atendendo com eficincia todos os departamentos da empresa?

O contador como conhecedor ter uma visualizao geral econmica da aplicao do controle interno como ferramenta de gesto, pois atravs de auditorias e avaliaes somente esses profissionais tero capacidade de interpretar e avaliar a utilizao e aplicao do controle interno na anlise de ameaas e oportunidades identificando tambm pontos fortes e pontos fracos. Na busca de respostas as pergunta levantadas, foi desenvolvido esta pesquisa cientifica com base nas informaes e dados oferecidos pela entidade e traando objetivos especficos, levantou informaes, averiguou a atuao do Controle Interno, e auxiliou os gestores para tomadas de decises.

CONTROLE INTERNO

Historicamente a palavra controle surgiu do francs controle, que sempre esteve ligada as finanas e consiste em averiguar se as atividades efetivas esto de acordo com as atividades e projetos originais. Oliveira (2005, p. 427), explica que controlar comparar o resultado das aes, com padres previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se necessrio. Na contabilidade, o controle tem extrema importncia, pois possuem funes bsicas de apoio nas tomadas de decises. Para Castro (2008, p. 27):
O vocbulo controle tem origem no latim rotulum, que designava a relao dos contribuintes. Era a partir dessa lista que se contratava a operao do cobrador de impostos. Incorporando em definitivo pelos diversos idiomas, o vocbulo controle tem sentido amplo, podendo significar dominao (hierarquia\subordinao), direo (comando), limitao (proibio), vigilncia (fiscalizao continua), verificao (exame), registro (identificao). (CASTRO, pag.27, 2008)

A origem do controle interno foi determinada por fatos econmicos que repercutiu tambm na poltica, atravs de aes de permanecia continua que influenciou no padro de vida da sociedade. Entre os anos de 1808 a 1919 foram expostos diversos textos legais que recomendava a adoo de uma contabilidade organizada originando assim o mtodo das partidas dobradas, sustentando a teoria de que para cada transao financeira registrada em pelo menos duas contas, dbito e crdito.

Em 1914, quando o ministro da Fazenda no teve condies de oferecer garantias aos emprstimos e incapacidade de realizar operaes de crdito aos banqueiros ingleses devido inexistncia de uma contabilidade organizada que oferecesse confiabilidade nas informaes e sobre a real situao financeira, econmica e patrimonial da entidade, porque, a contabilidade existente nesse perodo se resumia na escriturao de livro caixa. A partir desse momento se viu a necessidade do governo e da sociedade civil se unir para a implantao de novas tcnicas contbeis que garantiria uma padronizao nos registros e controle das atividades de gesto. Foram criados e aprovadas leis especificas que possibilitou a atuao do controle interno no pas, atravs da contabilidade.

Conceitos Ao buscar definies e conceitos de controle interno identificou-se inexistncia de conhecimentos especficos e aprofundados do que se deve entender de controle interno. Atravs disso selecionaram se alguns conceitos que informam a origem terica da presente pesquisa. A importncia desse mecanismo to relevante que a sua aplicao se estende a vrios setores, a INTOSAI, (international Organization of Supreme Audit Institutions, p.295, 1991) definiu controle interno como todo sistema de controles financeiros e de qualquer outra natureza da entidade, Incluindo a estrutura organizacional, os mtodos, os procedimentos a auditoria interna, estabelecidos pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma econmica, eficiente e eficaz, garantindo assim, a observncia das polticas determinadas pela administrao, salvaguardando bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos registros contbeis e produzindo informaes financeiras e gerenciais confiveis e tempestivas. De acordo com Attie (2000):
O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao. (ATTIE, 2000, p. 110.).

Sendo assim podemos verificar que o controle interno no somente destinado a rea contbil mais tambm ligada as reas operacionais da entidade, estando presente em qualquer ambiente empresarial interno quanto externamente. J Roncalio et al (2009):
Portanto, o controle interno deve atuar nas instituies de forma preventiva, fiscalizando e detectando erros e falhas para que, em tempo hbil, seja tomadas medidas que evitem, reduzam ou corrijam atos que possam comprometer o alcance das metas e objetivos da organizao (RONCALIO; ALBERTON; AMARAL, p. 32, 2009).

O Controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas vrias atividades com o propsito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios de controle incluem mais no se limitam a: forma de organizaes, polticas, sistemas, procedimentos, instrues, padres, comits, plano de contas, estimativas, mtodos, projetos, segregao de funes, sistema de autorizao e aprovao, conciliao, formulrios, manuais de procedimentos etc. (ATTIE, 1998). Pela definio de controle interno acima exposto, pode-se observar os diversos meios de atuao que inclui uma srie de procedimentos. A avaliao deve-se as atividades desenvolvidas em todas as reas e testando a sua eficcia, pois o controle interno ir governar as informaes, restringir o acesso as mesmas e conferi-la para que haja total confiabilidade das informaes geradas. Pela definio do Commitee of Sponsoring Organizations (Ferreira 2003, p. 35)
Controle interno um processo, desenvolvido para garantir, com razovel certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa, nas seguintes categorias: eficincia e efetividade operacional, confiana nos registros contbeis financeiros e conformidade com leis e normativas aplicveis entidade e sua rea de atuao. (FERREIRA, pag.35, 2003).

Atravs disso, se evidencia que o controle interno, tem um papel fundamental para as empresas, pois garante que seus objetivos sejam alcanados de forma eficiente que a estabelecer no mercado financeiro.

A importncia do controle interno

A importncia do controle interno fica evidente no momento em que se torna impossvel criar e desenvolver uma empresa que no tenha nenhum controle sob seus bens, procedimentos e garanta informaes precisas e confiveis. O tema Controle interno um destaque na mdia, entidades reguladoras e outros formadores de opinies, aparentemente por ser vinculada com excessiva nfase em fraude. Na verdade o Controle interno tende a favorecer o processo de gesto nas empresas e uma dessas ajudas a preveno de fraudes, mas no unicamente, pois uma ferramenta de planejamento alem de corrigir falhas tambm as previne, assegurando que os objetivos da empresa sejam alcanados. Para Attie (2000, p. 113), O controle interno parte integrante de cada segmento da organizao e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno. Correia (2004) diz que todos so responsveis pelo correto funcionamento do controle interno. Segundo o autor Boynton, (2002, p.113) temos a seguinte definio:
Controles internos so um processo operado pelo conselho de administrao, pela administrao e outras pessoas, desenhado para fornecer segurana razovel quanto consecuo de objetivos nas seguintes categorias: a) confiabilidade de informaes financeiras; b) obedincia (compliance) s leis e regulamentos aplicveis; eficcia e eficincia de operaes. (BOYNTON, pag113, 2002).

Diante desses conceitos, pode-se evidenciar que o controle interno envolve todas as rotinas e atividades, de natureza administrativa e contbil, com a inteno de preparar a empresa para que desde os colaboradores at a alta administrao compreendam e respeitem as polticas traadas; os bens e direitos estejam protegidos e por fim que todas as informaes sejam eficientes com total fidedignidade nos registros contbeis. Objetivo do Controle Interno O controle interno envolve uma imensa gama de procedimentos e praticas , por isso necessita de entendimentos quanto aos seus objetivos, preferencialmente caracterizado por ter carter preventivo.

Para Attie (2000, p.114):

Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle oramentrio, custos padro, relatrios operacionais peridicos, anlises estatsticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode tambm, por convenincia, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo e tempos e movimentos, e controle de qualidade. (ATTIE, pag.114, 2000).

Entende-se que um controle interno eficiente e bem desenvolvido ir influenciar positivamente os mais variados setores da empresa, qualificando e aprimorando, procedimentos at ento ineficientes, para a garantia de qualidade e segurana das atividades desenvolvidas em busca de resultados. Para Almeida (2003, p. 65) Os objetivos principais deste Controle Interno so:

Proteger os bens e direitos das entidades; Estimular a obedincia s normas internas da organizao; Motivar os empregados eficincia operacional; Conferir a qualidade e exatido do fluxo de informaes.

O Controle interno desenvolve atravs da auditoria interna, sistema de informaes gerenciais, e at mesmo a controladoria como pices na avaliao de relatrios e controles desenvolvidos pelos responsveis pela diviso e organizao do trabalho da auditoria que expresso atravs do parecer contbil, opinies e recomendaes aos gestores a cerca das reas auditadas, que abrir possibilidades de melhoras e adequaes. De acordo com Attie (2000, p.118), de extrema necessidade destacar um cuidado no momento da analise dos aspectos e estrutura do controle interno. A preocupao est em relacionar os riscos que a empresa poder correr, no mbito financeiro, legal, de crdito e de liquidez. Os planos de ao do controle interno, dever envolver todos os funcionrios, esclarecendo e delimitando suas atribuies, dividindo setores internos que devem claramente atender a necessidade da empresa traando metas e manuais internos para melhor fixao e compreenso de todos.

Estrutura Organizacional do Controle Interno

O sistema de controle interno formado por outros subsistemas que por sua vez trabalha de forma coordenada e harmoniosa que garante maior eficincia e eficcia das informaes. Todo o processo de organizao do Controle Interno contempla uma estrutura organizacional, poltica de recursos humanos, segregao de funes e tica que tm por objetivo proteger a organizao de riscos que possam impossibilitar ou dificultar a sua gesto (TINOCO, 2005). O controle interno apresenta uma estrutura formada por preceitos bsicos necessrios que determinam diretamente a solidez das suas informaes e que possibilita aos gestores a observncia de que o mesmo possui falhas que conduzem ao erro ou fraudes. Na figura 1, observa-se sua estrutura e reas envolvidas, conforme a atuao do controle interno na empresa: Figura 1 Diagrama da PECI de 2005

Fonte: IMONIANA E NOHARA, pag.41, 2005

A amplitude das reas e sistemas envolvidos para o desenvolvimento eficiente do controle interno extensa, so sistemas e reas interligadas para a obteno de resultados favorveis a entidade, atingindo o resultado esperado e planejado. No sentido de demonstrar a amplitude do sistema de controle interno foi desenvolvido um grfico explanando sentidos e interligando os sistemas, grfico esse elaborado pelo conselheiro corregedor do Tribunal de contas do Estado do Paran, Fernando Augusto Mello Guimares (FIEP 27 nov 2006) propondo o seguinte grfico: Figura 2 - Sistemas de Controle interno

Fonte: CASTRO, pag.11, 2006

Nesse sentido podem-se verificar os diversos sistemas envolvidos, entre eles o sistema de controle patrimonial, Sistemas de controle de oramentos, sistemas de recursos humanos entre outros. O importante entre a composio desse grfico foi a ligao entre os sistemas voltados para a implantao e eficincia do controle interno mantendo um nvel de suporte gerencial elevado que possibilita enxergar o que foi orado, planejado e desenvolvido pela entidade.

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O sistema de controle interno envolvem uma srie de procedimentos, orientaes e medidas a serem adotadas, no existe pr estabelecido um manual pronto a ser implantada, qualquer entidade certamente encontraria dificuldades para segui-lo, devido a necessidade e detalhes especficos que so distintos e inerentes a cada empresa. Porm existem princpios bsicos de controle interno que seguir uma linha de controle padronizada e coerente a qualquer atividade desenvolvida. As ferramentas utilizadas para auxiliar o cumprimento dos objetivos do controle so chamadas de Princpios Bsicos do Controle Interno. Entre os diversos princpios os que se destacaram para os autores (QUEIROZ ET AL., 2008 apud VALE,2004,P.19) so:

Adequao: que todo o controle deve ser adequado aos objetivos definidos pela entidade e tambm adequado para objetivos especficos de sua implantao;

Universalidade: O controle interno tem que abranger todo o universo do seu objeto; Simplicidade: o quanto mais simples for o controle maior a sua eficincia, pois ser compreensvel para todos. Aglutinao: Sempre que possvel todas as informaes, aspectos e elementos devem ser reunidos num s controle; Funcionalidade: a estrutura funcional de um controle deve permitir a sua fcil e eficiente operacionalizao, tanto por quem o executa quanto para quem o utiliza;

Reviso: todo o controle deve ser periodicamente revisto para que se posso adequ-lo a realidade e evitar que se torne total ou parcialmente obsoleto e inadequado;

Segurana: os procedimentos e registros do controle devem ser escolhidos e implantados de forma a preservar com a mxima segurana possvel as informaes essenciais sobre o objeto controlado.

Boynton, WC; Johnson, R.N; Kell, W.G (2002, p. 113) ainda definem:
Controle Interno um processo operado pelo conselho de administrao e outras pessoas, desenhado para fornecer segurana razovel quanto

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consecuo de objetivos nas seguintes categorias: confiabilidade de informaes financeiras; obedincia as leis e regulamentos aplicveis; eficcia e eficincia de operaes. (BOYNTON, 2002, p.113).

Pela definio de controle anteriormente mencionado, observa-se que a uma extenso dos objetivos de t-la como ferramenta administrativa e gerencial, a garantia de qualidade e resultados para a empresa. O controle inclui uma srie de procedimentos bem definidos que possibilita uma fluidez e planejamento necessrio para o alcance dos objetivos propostos. Dentro da viso empresarial compreende-se que mesmo tendo um estruturado e eficiente sistema de planejamento e controle, essencial se dispor de um quadro de pessoal adequadamente qualificada e motivada para a conquista do resultado almejado. Attie (1998), ainda diz que o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas vrias atividades com o propsito de fazer cumprir os seus objetivos. Para ATTIE (2007), os objetivos do Controle Interno, como a salvaguarda dos interesses da empresa, a preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros ou operacionais, o estimulo eficincia operacional e as aderncias s polticas existentes envolvem uma imensa gama de procedimentos e prticas que possibilitam a consecuo do seu fim: o controle. A confiabilidade dos informes e relatrios contbeis se d pela garantia do meio de extrao das informaes, salvaguardar interesses refere-se proteo do patrimnio e a total certeza de que no existe possibilidade de fraudes e irregularidades. As entidades possui um leque de opes e atividades que requerem conhecimentos para que perdas e riscos sejam minimizados. Os meios que podem dar suporte s entidades para salvaguardar seu patrimnio e favorecer seus interesses de acordo com Attie, (2007), so:

Segregao de funes: estabelece a independncia das funes em que ningum deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operao;

Rotao de funcionrios: com o rodzio dos funcionrios designados a cada funo, reduzem-se as oportunidades de fraudes e resulta em novas idias de trabalho para essas funes;

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Legislao: correspondem a atualizao permanente sobre a legislao vigente, visando diminuir riscos e no expor a empresa s contingencias fiscais e legais pela no obedincia aos preceitos atuais vigentes (ATTIE, 2007).

As informaes adquiridas para serem fiis aos princpios devem ser baseadas em dados verdicos, confiveis e oportunos. Para dar suporte a fidedignidade dessas informaes necessria estar seguindo procedimentos que iro avaliar as origens e a validade das informaes. Attie, (2007) ainda elenca esses procedimentos de suporte, que so: Conciliao: indica a preciso ou diferenas existentes entre as diversas fontes de informaes, visando eliminao tempestiva de possveis pendncias. Plano de Contas: compreende a classificao dos dados da entidade dentro de uma estrutura formal de contas. As existncias de um manual de Contabilidade, acrescido do procedimento de uso das contas, fomentam a classificao e a utilizao adequada de cada conta. Equipamento mecnico: a utilizao de equipamentos mecnicos visa facilitar e agilizar o registro das transaes, auxiliando na diviso de trabalho. A adoo de meios de registros mecnicos ou eletrnicos deve ser feita de acordo com a caracterstica e necessidade da entidade (ATTIE, 2007). O Controle interno tem uma grande utilidade para as avaliaes gerenciais, nos princpios citados notvel a apresentao de aspectos administrativos e econmico-financeiro que cria uma vinculo entre o controle interno e administrao empresarial. A contabilidade um ponto forte na gesto, para manter o controle na gerao e valores alm de ser um facilitador na administrao. O controle interno foi estruturado para diferenci-lo de controles originados dentro ou pela prpria organizao. Nesse contexto podemos visualizar o controle interno como:

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Figura 3 - Controle interno X Controle externo

Fonte: Adaptado pela Audibra/ 1992.

No ambiente empresarial os processos internos se sobressaem pela sua importncia e a sua atuao, os resultados gerados de benefcios econmicofinanceiros so alavancados por busca de resultados. Assim exemplificou que ainda que haja objetivos sutilmente diferentes, as definies tendem a se interligar, porm demonstra que a gesto precisa ser amparada por um sistema de controle interno eficiente para garantir o xito nos resultados. Vale ressaltar que um bom sistema de controle interno no uma garantia absoluta contra fraudes ou qualquer outras irregularidades, porem um eficaz sistema de controle interno previne essas ocorrncias, porque ele ajuda a detectar erros, fraudes e irregularidades intencionais ou no. O controle interno resultado de uma anlise feita pelo agente controlador da prpria administrao da empresa, j o externo efetuado por rgo, ente ou instituio exterior estrutura da administrao.

O Controle Interno nas Empresas de Pequeno Porte (EPP)

A empresa de mdio e pequeno porte,vem desempenhado um papel importante na economia, pois est minimizando o problema do desemprego, e tambm como modelo flexvel de ao empresarial, favorecendo a economia do pas. Essas empresas so origens de grandes empresas, de novas possibilidades aos empresrios de realizar seus sonhos, de abrir seu prprio negcio.

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De acordo com a lei 9.317 de 05 de dezembro de 1996, art. 2 as empresas de mdio e pequeno porte se caracterizam como:

Para os fins do disposto nesta lei, considera-se: I microempresa a pessoa jurdica que tenha auferido, no ano calendrio, receita bruta igual ou inferior a R$240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais); (redao dada pela lei n 11.196, de 2005) II A empresa de pequeno porte a pessoa jurdica que tenha auferido, no ano calendrio, receita bruta superior a R$ 240.00,00 (duzentos e quarenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 2.400.000,00 (dois milhes e quatrocentos mil reais); (redao dada pela lei n 11.196, de 2005).

Toda empresa est sujeita a correr riscos, atualmente competitividade est voltada no s externamente mais tambm ameaas internas que influenciam na qualidade e na obteno dos resultados atravs das atividades desenvolvidas. Com a implantao do controle interno a empresa estar prevenindo e minimizando a possibilidade de erros e fraudes. As empresas de pequeno porte possuem fragilidade em termos de organizao de atividades e gesto, geralmente os responsveis so os empresrios e os proprietrios, que muitas vezes no possuem treinamento e conhecimento suficiente para saber controlar, organizar e supervisionar as atividades desenvolvidas. De acordo com Casarotto (2010, p.207), recomenda-se que as empresas de pequeno porte analisem o ambiente externo para se identificar oportunidades e ameaas. Depois, analisar o seu ambiente interno para se verificar os pontos fortes e pontos fracos. Diante dessa afirmao, se estabelece como ferramenta verificadora de analise o controle interno, que ir analisar internamente e reconhecer os pontos a serem melhorados em cada setor da empresa. Como conceituao de empresa de pequeno porte, os EUA (estados Unidos), foram os primeiros a definir, segundo FILION (1996,p. 21-22), estabeleceu os seguintes critrios:

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1. Sua posio no comrcio ou industria da qual faz parte no seja dominante; 2. O numero de empregados no seja superior a 500; 3. Seja possuda e operada independentemente.

Sendo assim, essas empresas precisam atender alguns critrios para se enquadrarem como Pequeno porte, alm de possurem caractersticas prprias, porm devem buscar o crescimento de forma continua e equilibrada.

Estudo de Caso: MR3 Minerao LTDA- EPP: Na avaliao do controle interno nos departamentos administrativos.

A norma aplicada na avaliao do controle interno est voltada para as normas de auditoria geralmente aceitas, onde estabelece e determina a natureza, poca e extenso dos procedimentos avaliativos. A execuo desta avaliao se deve ao auditor independente, segundo Almeida (1996, p.51), que devem seguir os critrios abaixo: Levantar o sistema de controle interno; Verifica se o sistema levantado o que est sendo seguido na pratica; Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades; Determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria

Diante dos critrios apresentados se podem avaliar e fazer reformulaes dos procedimentos da empresa. Um eficiente sistema de controle interno serve como detector de erros e irregularidades. As empresas de modo geral sofrem com a desorganizao no modo administrativo e de gesto, pois as atividades so executadas por funcionrios que muitas vezes agem de modo criminoso.

Empresa Pesquisada A empresa estudada, MR3 Minerao Ltda. EPP. atua no mercado desde 1996, oriundo do crescimento demogrfico e expanso populacional, em funo de sanar as necessidades da populao com a extrao e beneficiamento de seus

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produtos, a partir dessa idia iniciou um comrcio no ramo da construo civil o qual se obteve um bom crescimento nos seus primeiros dez anos. A sua misso produzir e desenvolver produtos de qualidade de forma responsvel atendendo as necessidades de clientes e cooperando para o desenvolvimento da sociedade. A descrio do futuro desejado pela empresa ter excelncia no ramo de minerao no Estado de Mato Grosso segmentando seus produtos e servios no ramo da construo civil, para obter um diferencial em relao a seus concorrentes; A empresa investe periodicamente na qualidade de seus produtos, sendo o seu principal a Areia Lavada, que retirada do rio Cuiab atravs de barcos de dragagem, atividade que exige altos investimentos, sendo indispensvel licenas e requerimentos dos rgos fiscalizadores que legaliza a realizao da atividade e ainda executa analises e estudos peridicos para evitar a escassez da rea de extrao. Assim aps a retirada do produto ela separada pela sua granulometria e aps comercializada atravs de lojistas, construtoras, engenharias e consumidores individuas.

Coleta e Anlise dos Dados A pesquisa foi realizada nos departamentos administrativo, acompanhando sua rotina, desde o primeiro contato com o cliente, maneiras de atendimento e como se deu as distribuies de funes at o fechamento da venda, no setor de compras observou se os procedimentos executados e como se da s relaes interpessoais e comunicao entre os colaboradores. Na coleta de dados foram consideradas as atividades desenvolvidas diariamente nestes setores. Esta que ocorreu em Junho/2011 at Setembro/2011. As informaes foram obtidas atravs de entrevistas com os responsveis e com acompanhamento na empresa.

Anlise das Informaes Est anlise aborda a situao encontrada na empresa pesquisada. Inicialmente comenta-se as rotinas dos setores de vendas, compras e faturamento e posteriormente a avaliao da aplicabilidade do controle interno nos mesmos. Observa-se que os movimentos realizados pelos profissionais, so

ineficientes e no correspondem com necessidade da empresa, no existem

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autorizaes e nem limitaes aos que possuem acesso as transaes, o que no garantem a eficcia e idoneidade para salvaguardar os direitos da empresa, todas as atividades executadas em qualquer setor da empresa requer ateno e exige comprometimento de todos os envolvidos. A empresa MR3 Minerao apresenta um bom conhecimento em relao ao seu mercado, sempre realizando visitas a clientes e pesquisas de mercado da concorrncia, porm, as maiores dificuldades esto em relao ao ambiente interno na execuo das atividades de vendas, compras e pessoal, apresenta ainda uma m distribuio na designao das funes. dividida em setores, essa distribuio se d pela necessidade de organizar e designar as atividades conforme a capacidade e conhecimento dos envolvidos. Os departamentos existentes so: Vendas Compras e Faturamento (pagamentos e recebimentos)

Diante dessa distribuio foram feitas avaliaes da execuo das rotinas de cada setor e a atuao do controle interno para a resoluo dos procedimentos.

Anlise das informaes do setor de vendas Na figura 5 abaixo se descreve o fluxograma das operaes de vendas na empresa pesquisada. Figura 5 Fluxograma setor de vendas

Fonte: Organizado pelo autor/ 2011.

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Na figura 5, descreve o procedimento de vendas feito pela empresa MR3 Minerao. Constatam se, todos os movimentos realizados pelos profissionais atuantes na rea de vendas. Nestas atividades observa-se a falta de procedimentos bsicos para a aprovao da venda, a empresa recebe os pedidos por telefone ou via fax, sem nenhum estudo de concesso do crdito ao cliente, e logo d andamento a venda, faturando e enviando as informaes para a contabilidade sendo que o produto j teria sido entregue ao cliente. A atividade de venda fica prejudicada na sua contabilizao, pois a empresa no possui contabilidade prpria, servios esses executados por empresas terceirizadas No questionrio abaixo apresenta as respostas obtidas por meio da entrevista realizada com o responsvel do setor de vendas e que compara com as normas de controle interno.
Quadro 1 Questionrio de avaliao do controle interno do setor de vendas Normas de Controle Interno SIM NO X MR3 Minerao SIM NO X

Questionrio Vendas

feito um estudo para a concesso do crdito ao cliente antes de ser processada a 1 vendas a prazo ( a fim de minimizar as perdas de contas a receber com clientes duvidosos)? As informaes nas notas fiscais so conferidas de forma a reduzir 2 a possibilidade de erros? Existem controles que assegurem que todas as vendas sejam 3 imediatamente contabilizadas? 4 As notas fiscais so enumeradas seqencialmente? 5 As notas fiscais so emitidas por ocasio da venda? 6 Uma cpia das notas fiscais enviada para a contabilidade? Os custos das vendas so registrados de forma a no permitir que 7 uma venda seja Contabilizadas sem seu custo correspondente? Os custos das vendas so contabilizados concomitantemente ao 8 lanamento de vendas? 9 O Lucro bruto por mercadoria analisada em base mensal? Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.62).

X X X X X X X X

X X X X X X X X

Na anlise dos dados no setor de vendas verifica-se que a maioria das rotinas operacionais da empresa MR3 Minerao, apresentam irregularidades e esto em desacordo com as normas de auditoria, como por exemplo, a no existncia da tempestividade nas operaes sem atender o princpio da oportunidade.

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Outras atividades que se destacam pela imprudncia e a inconformidade com as normas a falta de buscar estudar a concesso de crdito ao cliente, que minimizaria as perdas das contas a receber com clientes duvidosos, alm de no analisarem mensalmente o lucro bruto das mercadorias, o que contribuiria para a viso econmica e gerencial da empresa. A no execuo dessas tarefas comprometeria a detectao de erros e irregularidades por parte do controle interno atuante. Os custos referentes s vendas no so contabilidades de acordo com os lanamentos contbeis, as notas fiscais no so emitidas por ocasio da venda, o que prejudica a organizao e controle das atividades que acarretam lucro e visam a sustentabilidade da empresa. Atravs disso segue resultado da avaliao e aplicabilidade do controle interno no setor de vendas da empresa MR3 Minerao. Grfico 1- avaliao setor de vendas

Vendas
Controle interno atuante 33%

Controle interno no atuante 67%

Fonte: Elaborado pela autora -2011

Conforme o grfico exemplificado acima, se destaca que no setor de vendas somente 33% das atividades executadas atendem as normas de auditoria, sendo sua maioria de 67% das atividades esto em desacordo com os padres e objetivos do controle interno, facilitando o descontrole e ineficincia nas operaes essenciais para a estabilidade da empresa no mercado. Atravs do estudo realizado, foi evidente a falta da atuao e conhecimento da importncia do controle interno, pois para se obter o crescimento desejado est muito alem apenas de ter uma direo presente e dedicada, necessrio a criao de culturas organizacionais, que vem a impor rotinas administrativas e novas

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tendncias de gesto a fim de responsabilizar todos os envolvidos para que se obtenha um controle interno eficaz. Visando a melhora nesses ndices de atuao do controle interno, importante a empresa adotar um novo procedimento, que fornecer suporte e auxilio aos gestores para a organizao e controle das notas fiscais emitidas, das atividades de vendas, conhecimentos bsicos de contabilidade por parte dos envolvidos, e um responsvel conhecedor e capaz de avaliar e aplicar o controle interno para que em todos os processos de vendas sejam conferidos, possuindo informaes confiveis para o envio contabilidade.

2.2.1.1.

Anlise das informaes do setor de Compras

Na figura 6 abaixo se descreve o fluxograma das operaes de compras na empresa pesquisada. Figura 6 Fluxograma do setor de compras

Fonte: Desenvolvido pelo autor/ 2011.

Na anlise da figura 6 nota-se os movimentos realizados para a realizao das compras na empresa MR3 Minerao, porm existem falhas quanto a segurana e controle destas compras, pois a empresa no possui controles inerentes a autorizaes de compras nas melhores condies financeiras de

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mercado, alm de no possuir Controles fsicos sobre os ativos existentes, no apresentam contagens e inventrios sobre os bens comprados. A formalizao da compra se deve a emisso por escrito de uma requisio autorizando a compra, porm h incompatibilidade da funo de aprovao, porque a mesma pessoa responsvel pela cotao de preos junto aos fornecedores a mesma que aprova e emite a Ordem de compra, apresentando assim falha em uns dos princpios do controle interno que a segregao de funes. O questionrio abaixo apresenta s respostas obtidas por meio da entrevista realizada na empresa no setor de compras e comparadas as normas de controles internos. Quadro 2 Questionrio de avaliao do controle interno do setor de vendas
Questionrio Compras Normas de MR3 Controle Minerao Interno SIM NO SIM NO X X

4 5

7 8 9

O Sistema de controles assegura que sejam formalizadas apenas as compras previamente aprovadas e nas melhores condies de mercado? Os setores internos da empresa emitem requisio de bens ou servios pr - enumeradas e devidamente aprovadas e a remete ao setor de compras O setor de compras tem um cadastro de fornecedores atualizado por natureza de bem ou servio? feita cotao de preos junto aos fornecedores a fim de obter melhores condies comercias? A formalizao da compra realizada por escrito (Ordem de compra, contrato, Etc.)? Os controles internos garantem que os bens que passam a ser de prioridade da empresa ou os servios prestados a ela sejam obrigaes e imediatamente contabilizados? Existe centralizao no recebimento das notas fiscais dos fornecedores? No momento da chegada do bem ou servios dada a nota fiscal uma seqencia numrica? As seqncias numricas nas notas fiscais so conferidas pelo responsvel pelo setor de compra? Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.63).

X X X X

X X X X

X X X

X X X

Na analise dos dados no setor de compras, verifica-se que a maioria das atividades est de acordo com as normas do controle interno. Porm constata-se que na empresa MR3 Minerao, existem algumas transaes internas que esto em desacordo com as normas estabelecidas, isto pela falta de estrutura e

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planejamento para capacitao dos colaboradores no sentido de executarem suas atividades e atender de forma coerente e prestativa as normas de controle interno e auditoria. Mesmo utilizando-se de ferramentas gerenciais a falta de treinamentos e cursos aos seus funcionrios impossibilita que os resultados sejam maiores. O questionrio apresenta questes que merecem correes, dentre elas a realizao do oramento e pesquisa no mercado para a obteno de produtos de qualidades e com preos baixos, no h reconhecimento de prioridades nas compras e falta de organizao na entrada das notas para pagamento. Atravs desses fatos a melhor possibilidade para reverter essa situao a reviso da distribuio das atividades nesse setor e estabelecer regras quanto a realizao das mesmas, para que de modo geral todos os envolvidos sejam capazes e proativos a atender a essas normas de maneira eficaz. O grfico abaixo representa a dimenso da atuao do controle interno no setor de compras. Grfico 2 avaliao setor de compras

Compras
Controle interno no atuante 33%

Controle interno atuante 67%

Fonte: Elaborado pelo autor -2011

Ao inverso do departamento de vendas o setor de compras apresenta maior aplicao nas atividades, o uso da ferramenta gerencial, como base para a execuo de seus procedimentos. Com Isso garante a eficincia e evita os erros e fraudes. O grfico acima representa a porcentagem da atuao do controle neste departamento que so 67% de aplicabilidade do controle interno e 33% representa a sua no atuao, portanto, no setor de compras o controle interno mais efetivo, porm merecem ajustes na execuo por parte dos responsveis, buscando

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oferecer treinamentos aos profissionais para melhor execuo das atividades no setor de compras.

2.2.1.2.

Anlise das informaes do setor de Financeiro

Na figura 7 abaixo se descreve o fluxograma das operaes de financeiro na empresa pesquisada, que envolve pagamentos e recebimentos. Figura 7 Fluxograma setor de financeiro

RECEBIMENTO / PAGAMENTO

FATURAMENTO

CONTAS A PAGAR

CONTAS A RECEBER

PAGAMENTO BAIXA

BAIXA

Fonte: Elaborado pelo autor -2011

Conforme demonstrada na figura 7, nota-se as atividades que envolvem pagamentos e recebimentos da empresa MR3 Minerao. Atividades essas que merecem destaques, pois so nessas transaes que ocorrem sadas de dinheiro da empresa, e comum os fraudadores terem facilidade e interesse para manipular informaes ilcitas a seu favor. Nota-se que os pagamentos e recebimentos esto alocados no mesmo departamento, pela empresa no possuir o setor de contabilidade essas tarefas ficam alocadas no mesmo setor. Toda a contabilizao feita por uma empresa terceirizada, mas antes das informaes chegarem a mesma necessrio que todas as atividades de recebimento e pagamentos estejam corretas sem erros, o que prioriza a importncia do controle interno para a fidedignidade dessas informaes. O questionrio abaixo apresenta s respostas obtidas por meio da entrevista realizada na empresa no setor de financeiro, que abrange recebimentos e pagamentos, comparados as normas de controles internos.

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Quadro 3 Questionrio de avaliao do controle interno do setor de faturamento/recebimentos

Questionrio Recebimentos Normas de Controle Interno SIM NO tomadas X X X X X X X X X X X X MR3 Minerao SIM X X X X X X NO

Os controles atuais asseguram que sejam 1 providencias para as contas a receber em atraso?

2 limitado o acesso dos funcionrios aos recebimentos? 3 4 5 6 7 So segregadas as funes de manuseio de recebimentos e registros contbeis? Os cheques recebidos so imediatamente cruzados para depsito? Os controles atuais garantem que os recebimentos sejam contabilizados na poca devida? So utilizadas caixas registradoras observveis pelos clientes ou recibos pr numerados? Os controles existentes garantem que os recebimentos de vendas a prazo sejam imediatamente depositados na conta corrente da empresa

8 Existem controles adequados sobre as vendas a vista? 9 Os recibos pr enumerados ou fitas de caixas registradoras so enviados para a contabilidade? Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.62).

As falhas apresentadas nos recebimentos abrangem a falta de segregao de funes nos lanamentos de contas a receber, a tempestividade nas aes de recebimentos e falta de controle de entrada de dinheiro em caixa, fatos esses que comprometem a fidedignidade dos numerrios existentes em caixa e banco. importante tambm ter um levantamento completo de todos os clientes, as provises para devedores duvidosos e ndices de inadimplncia, o que facilitara uma melhor viso das receitas e sua aplicao nos investimentos a longo prazo.

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O quadro 4 Questionrio de avaliao do controle interno do setor de faturamento/pagamentos

Normas de Controle Interno SIM NO X X X X X X X MR3 Minerao SIM X X X X X X X NO

Questionrio Pagamento

1 2 3 4 5

Existe segurana de que somente as compras efetivamente recebidas e de acordo com seus Instrumentos formalizadores so liberadas para pagamento? dada evidencia no verso da nota fiscal e que o bem foi recebido ou de que o servio foi prestado? Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo habilitar notas fiscais para pagamento? Os controles internos asseguram que os documentos sejam pagos na poca devida? A rea financeira controla a seqncia numrica dos vouchers?

6 Os talonrios de cheques so mantidos em lugar seguro? Os documentos comprobatrios de pagamentos (ordem de compra, nota fiscal, fatura, evidncia do 7 recebimento do bem ou prestao de servio) acompanham os cheques quando de sua assinatura? Os controles internos asseguram os pagamentos sejam 8 contabilizados - perodo de competncia? 9 Todo o processo de pagamento enviado para a contabilidade? Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.64).

X X

X X

No setor de pagamentos observa-se que as maiorias das suas atividades no esto de acordo com as normas de controle interno, dentre elas esto falta de controle de recebimentos dos produtos e servios das respectivas notas fiscais recebidas, a empresa no possui um setor excluso de contas a pagar que habilita as notas fiscais para pagamento alem de no ser devidamente contabilizado os pagamentos no perodo de competncia. Evidencia-se a necessidade de possuir conferencias de ordens de compras em relao aos centros de custos individuais, alem de autorizao de pagamentos, o que restringe a possibilidade de manipulao indevida das duplicatas, Nesse setor importante a atuao do controle interno de forma intensa para garantir a fidedignidade dos lanamentos. Na analise das rotinas do contas a pagar observvel que a empresa MR3 Minerao possui transaes internas que esto em desacordo com o que proposto nas normas do controle interno, pois existem possibilidades de mudanas de datas de vencimentos sem a devida autorizao, a incluso de contas indevidas para o pagamento e a conciliao contbil , tarefas

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essas que so realizadas pelo responsvel do setor financeiro, caracterizando assim a falta de segregao de funo. Diante dos questionrios apresentados de avaliao do controle interno nos departamentos de recebimentos e pagamentos que esto alocados no setor de financeiro da empresa MR3 Minerao, observa-se a predominncia de atividades executadas sem seguir os padres da auditoria, especificadamente o controle interno. Segue grfico avaliativo do setor de faturamento que envolvem recebimentos e pagamentos conforme norma de auditoria. Grfico 3 setor de faturamento

Faturamento
Controle interno atuante 27,78%

Controle interno no atuante 72,22%

Fonte: Elaborado pelo autor -2011

No Financeiro a avaliao do controle interno inclui-se os recebimentos e pagamentos, nos levantamentos feitos nesses dois campos chegou-se a concluso de que 27,78% das atividades desenvolvidas esto de acordo com as normas de auditoria, e 72,22% no esto de acordo, conforme exemplificado no grfico acima. Portanto o controle interno atual da empresa MR3 Minerao no est sendo seguido corretamente ou ineficiente, no atendendo as necessidades da empresa. O que justificar o reajuste ou uma nova implantao de um controle interno eficaz e treinamentos aos responsveis para que em todos os setores sigam os preceitos do controle interno nas atividades executadas, garantindo a alavancagem social e econmica da empresa. Dentre o estudo realizado e as comparaes feitas da sua atuao na empresa MR3 Minerao, pode-se analisar e constatar que essencial um aperfeioamento na execuo do controle interno. Os pontos negativos

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apresentados no estudo podem ser solucionados atravs da exposio dos resultados e da efetivao do controle interno, que anular as possibilidades de erros, fraudes e estagnao. CONSIDERAES FINAIS

Atravs da pesquisa realizada foi possvel verificar a atuao do controle interno na Empresa MR3 Minerao Ltda. EPP, bem como sua estrutura organizacional, a sua relevncia para auxiliar os gestores nas tomadas de decises. Durante a realizao do estudo observou-se a dificuldade de se aplicar e aperfeioar os mecanismos existentes de acordo com normas estabelecidas de controle interno, o que demonstra que apesar da importncia que lhe agregado no devidamente aplicado tanto no trabalho de auxilio da eficcia dos objetivos quanto no trabalho de suporte para a realizao de tarefas. Ao analisar as rotinas administrativas da empresa MR3 Minerao de cada setor foi possvel notar de imediato a falta de conhecimento, participao e motivao dos colaboradores na realizao das atividades, que acaba por influenciar nos resultados da empresa e na execuo eficiente do controle interno, pois mesmo possuindo um eficiente sistema de procedimentos e planejamento essencial dispor de um quadro de pessoal adequadamente qualificado e motivado para se alcanar os objetivos propostos. O entendimento do controle interno ferramenta essa de gesto, possvel atravs do conhecimento dos sistemas contbeis, procedimentos internos, a observao da rotina e execuo nas atividades desenvolvidas, levando em considerao a natureza e os riscos das operaes realizadas. Cada empresa possui seu prprio sistema de controle interno, porm todas devem possuir o mesmo objetivo. Conforme proposto no incio desta pesquisa, foram feitas perguntas que foram respondidas no decorrer do estudo, mais que valem ressalt-las devida a importncia do seu entendimento, A empresa MR3 Minerao possui um controle interno, porm precisam adequ-lo as suas necessidades, sabendo utiliz-lo como ferramenta de apoio de gesto, o que atualmente no est sendo feito, o que vem a evidenciar a deficincia de sua atuao para desenvolver o que lhe destinado.

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O Controle interno da empresa MR3 Minerao apresenta falhas de ordem de conhecimento e planejamento gerencial, responsveis por avali-lo e utiliz-lo como ferramenta importante para as tomadas de decises. Conforme estatsticas, vem se destacando o aumento de riscos inerentes aos fatores de competitividade e m gesto, resultando em prejuzos para a empresa, o que ocasionou a destinao de maior ateno para o controle e proteo dos seus ativos. A recomendao dada aos gestores da empresa MR3 Minerao rever a execuo de suas atividades de modo a garantir que o controle interno execute e atue na reformulao dos procedimentos e rotinas, necessrio um responsvel capaz de aplic-lo e avali-lo, profissionais capazes para o entendimento do sistema de controle interno e interessados no crescimento da empresa. REFERNCIAS

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