PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

INTEGRANTES: LIDA MARCELA CASTELLANOS DIANA YUDET CHAVES ANGELA MARCELA RIPE
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LEY 594 DE 2000 ART.22

PROCESOS ARCHIVISTICOS. ESTABLECE QUE LA GESTION DE DOCUMENTOS DENTRO DEL CONCEPTO DE ARCHIVO TOTAL, COMPRENDE PROCESOS TALES COMO:

1,

PRODUCCION

8, DISPOSICION FINAL

2, RECEPCION

7, CONSERVACION

PASOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

3, DISTRIBUCION

6, CONSULTA

4, TRAMITE

5, ORGANIIZACION

PRODUCCIN DOCUMENTAL
GENERACIN DE DOCUMENTOS DE LAS INSTITUCIONES EN CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.

NORMATIVIDAD
LEY 43 DE 1913 LEY 527 DE 1999 CDIGO PENAL ARTCULOS 218 A 228 ARTCULO 231 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL ARTCULO 261 ARTCULO 262 A 263

CDIGO DE COMERCIO ARTCULO 48 ARTCULO 51 ARTCULO 54 DECRETO 2649 DE 1993 DECRETO 1584 DE 1994 DECRETO 2150 DE 1995 ARTCULOS 11,12,23 Y 24 ACUERDO AGN 060 No.13 DE 1999 ARTCULO 4,6,9, Y 14 CIRCULAR INTERNA AGN No.13 DE 1999 NTC 1673 NTC2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC4436

ACTIVIDADES
LA PRODUCCIN DOCUMETAL COMPRENDE LOS ASPECTOS DE ORIGEN, CREACIN Y DISEO DE FORMATOS Y DOCUMENTOS, CONFORME AL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA ENTIDAD O DEPENDENCIA.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
CONJUNTO

DE OPERACIONES DE VERIFICACIN Y CONTROL QUE UNA INSTITUCIN DEBE REALIZAR PARA LA ADMISIN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURALO JURDICA.

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

CONSTITUCIN

POLTICA

ARTCULO 15 DECRETO 2150 DE 1995 ARTCULOS 1, 11 Y 32 ACUERDO AGN 060 DE 2001 ARTCULOS3,5,8,10,11 Y 12

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ACTIVIDADES
RECEPCIN DE DOCUMENTOS: SE DEBE VERIFICAR QUE ESTN COMPLETOS, QUE CORRESPONDAN A LO ANUNCIADO Y SEAN COMPETENCIA DE LA ENTIDAD PARA EFECTOS DE SU RADICACIN Y REGISTRO CON EL PROPSITO DE DAR INICIO A LOS TRMITES CORRESPONDIENTES.

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LAS COMUNICACIONES Y LOS DOCUMENTOS SE PUEDEN RECIBIR A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS TALES COMO: MENSAJERA CORREO TRADICIONAL FAX CORREO ELECTNICO Y CUALQUIER OTRO MEDIO QUE SE DESARROLLE PARA TAL FIN DE ACUERDO CON LOS AVANCES TECNLOGICOS EN CADA ENTIDAD Y DEBEN ESTAR REGULADOS EN LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

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RADICACIN DE DOCUMENTOS

ASIGNACIN DE UN NMERO CONSECUTIVO A LOS DOCUMENTOS EN LOS TRMINOS ESTABECIDOS EN EL ARTCULO 2 DEL ACUERDO AGN 060 DE 2001, DEJANDO CONTANCIA DE LA FECHA Y HORA DE RECIBO O DE ENVIO. IMPRESIN DE RTULO DE LA RADICACIN. REGISTRO IMPRESO DE PLANILLAS DE RADICACIN Y CONTROL.

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REGISTRO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS OFICIALES. VERIFICACIN Y CONFRONTACIN DE FOLIOS, COPIAS, ANEXOS, FIRMAS. CONSTANCIA DE RECIBO. ASIGNACIN DE DATOS CONFORME AL ARTCULO 2 DEL ACUERDO AGN 060 DE 2001, TALES COMO: NOMBRE DE LA PERSONA Y/O ENTIDAD REMITENTE O DESTINATARIA, NOMBRE O CDIGO DE LA(S) DEPENDENCIA(S) COMPETENTES(S), NMERO DE RADICACIN, NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL TRMITE, ANEXOS Y TIEMPO DE RESPUESTA, ENTRE OTROS. CONFORMACIN DEL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES DESPACHADAS. ESTABLECIOMIENTO DE CONTROLES DE RESPUESTA A PARTIR DE LA INTERRELACIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS Y ENVIADOS.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMETOS
ACTIVIDADES TENDIENTES A GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO.

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MARCO NORMATIVO DE PROCESO

DECRETO

229 DE 1995 DECRETO 2150 DE 1995 ARTCULO 25 ACUERDO 060 DE 2001 ARTCULO 3

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ACTIVIDADES
LA DISTRIBUCIN SE RELACIONA CON EL FLUJO DE LOS DOCUMENTOS AL INTERIOR Y AL EXTERIOR DE LA ENTIDAD. SIN INTERESAR EL MEDIO DE DISTRIBUCIN DE LOS DOCUMETROS, SE DEBE CONTAR CON MECANISMOS DE CONTROL Y VERIFICACIN DE RECEPCIN Y ENVO DE LOS MISMOS.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

IDENTIFICACIN DE DEPENDENCIAS DESTINATARIAS DE ACUERDO A LA COMPETENCIA. CLASIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN BUZONES O CASILLEROS. ENRUTAMIENTO DE DOCUMENTOS A DEPENDENCIA COMPETENTE. REASIGNACIN DE DOCUMENTOS MAL DIRECCIONADOS. REGISTRO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

IDENTIFICACIN

DE DEPENDENCIAS. ENRUTAMIENTO DE DOCUMENTOS A DEPENDENCIA COMPETENTE. REGISTRO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

DEFINICIN DE MEDIOS DE DISTRIBUCIN: PERSONAL, FAX, CORREO TRADICIONAL, CORREO ELECTRNICO, APARTADO AREO, TRMITE EN LNEA, PGINA WEB, OTROS. CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL DOCUMENTO. MTODOS DE EMPAQUE Y EMBALAJE. PESO Y PORTEO DE DOCUMENTOS. GESTIN DEL CORREO TRADICIONAL: NORMAL, CERTIFICADO, ESPECIAL. CONTROL Y FIRMA DE GUAS Y PLANILLAS DE ENTREGA. CONTROL DE DEVOLUCIONES. ORGANIZACIN MENSAJERA EXTERNA. REGISTRO DE CONTROL DE ENVO DE DOCUMENTOS.

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TRMITE DE DOCUMENTOS
CURSO DEL DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCIN O RECEPCIN HASTA EL CUMPLIMIENTO DE SU FUNCIN ADMINISTRATIVA.

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

CONSTITUCIN POLTICA ARTCULO 23. LEY 58 DE 1982 DECRETO 01 DE 1984 DECRETO 2150 DE 1995 ARTCULOS 6, 16, 17, 22 ARTCULO 25 DECRETO 1222 DE 1999 ARTCULO 33 ACUERDO AGN 060 DE 2001 ARTCULOS 3, 6 Y 8

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ACTIVIDADES
EN DESARROLLO DE SUS FUNCIONES, CADA DEPENDENCIA GENERA UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS OBJETO DE TRMITES ADMINISTRATIVOS, DICHOS DOCUMENTOS INTEGRAN SUS RESPECTIVAS SERIES DOCUMENTALES.

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RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE

CONFRONTACIN

Y DILIGENCIAMIENTO DE PLANILLA DE CONTROL Y RUTA DEL TRMITE. IDENTIFICACIN DEL TRMITE. DETERMINACIN DE COMPETENCIA, SEGN FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS. DEFINICIN DE LOS PERIODOS DE VIGENCIA Y TIEMPOS DE RESPUESTA.

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RESPUESTA
ANLISIS

DE ANTECEDENTES Y COMPILACIN DE INFORMACIN. PROYECCIN Y PREPARACIN DE RESPUESTA. TRMITES A QUE HAYA LUGAR CON LA PRODUCCIN DE DOCUMENTOS HASTA LA CULMINACIN DEL ASUNTO.

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ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

CONJUNTO DE ACCIONES ORIENTADAS A LA CLASIFICACIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS DE UNA INSTITUCION, COMO PARTE INTEGRAL DE LOS PROCESOS ARCHIVSTICOS.

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

LEY 4 DE 1913 ARTCULO ARTCULO 337 LEY 80 DE 1993. ARTCULO 55. CDIGO DE COMERCIO. ARTCULO 60 DECRETO 1382 DE 1995 DECRETO 254 DE 2000. ARTCULO 36. DECRETO 4124 DE 2004. ACUERDO AGN 007 DE 1994. ARTCULO 18. ACUERDO AGN 09 DE 1995 ACUERDO AGN 12 DE 1995. ACUERDO AGN 09 DE 1997 ACUERDO AGN 16 DE 2002 ACUERDO AGN 037 DE 2002

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ACUERDO AGN 039 DE 2002. ACUERDO AGN 041 DE 2002 ACUERDO AGN 042 DE 2002 ACUERDO AGN 015 DE 2003. AUERDO AGN 02 DE 2004. IRCULAR AGN 07 DE 2002. CIRCULAR AGN 01 DE 2003 CIRCULAR AGN-DAFP NO. 004 DE 2003. CIRCULAR AGN 012 AGN-DAFP DE 2004 CIRCULAR AGN 01 DE 2004. RESOLUCIN MINSALUD 1995 DE 1999. RESOLUCIN AGN 081 DE 2001. RESOLUCIN AGN 183 DE 2004. RESOLUCIN MINPROTECCIN SOCIAL 001715 DE 2005. NTC 4095 NTC 5029

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ACTIVIDADES
EL CONJUNTO DE ACCIONES ENCAMINADAS A LA ADECUADA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS .

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CLASIFICACIN DOCUMENTAL
PROCESO

ARCHIVSTICO MEDIANTE EL CUAL SE IDENTIFICAN Y ESTABLECEN LAS SERIES QUE COMPONEN CADA AGRUPACIN DOCUMERNTAL (FONDO, SECCIN Y SUBSECCIN), DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGNICOFUNCIONAL DE LA ENTIDAD.

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IDENTIFICACIN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONALES. APLICACIN DE LA TABLA DE RETENCIN Y/O VALORACIN DE LA DEPENDENCIA. CONFORMACIN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES. IDENTIFICACIN DE TIPOS DOCUMENTALES DE LA TABLA DE RETENCIN YO VALORACIN Y DE LOS DOCUMENTOS DE APOYO. CONTROL EN EL TRATAMIENTO Y ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS.

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ORDENACIN DOCUMENTAL
UBICACIN FSICA DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS RESPECTIVAS SERIES EN EL ORDEN PREVIAMENTE ACORDADO.

RELACIONES ENTRE UNIDADES DOCUMENTALES, SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES. CONFORMACIN Y APERTURA DE EXPEDIENTES. DETERMINACIN DE LOS SISTEMAS DE ORDENACIN. ORGANIZACIN DE SERIES DOCUMENTALES DE ACUERDO CON LOS PASOS METODOLGICOS. FOLIACIN.

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DESCRIPCIN DOCUMENTAL
ES EL PROCESO DE ANLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DE SUS AGRUPACIONES, QUE PERMITE SU IDENTIFICACIN, LOCALIZACIN Y RECUPERACIN, PARA LA GESTIN O LA INVESTIGACIN.

ANLISIS DE INFORMACIN Y EXTRACCIN DE CONTENIDOS. DISEO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERACIN COMO GUAS, INVENTARIOS, CATLOGOS E NDICES. ACTUALIZACIN PERMANENTE DE INSTRUMENTOS.

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CONSULTA DE DOCUMETOS
ACCESO A UN DOCUMENTO O GRUPO DE DOCUMENTOS CON EL FIN DE CONOCER LA INFORMACIN QUE CONTIENEN.

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

CONSTITUCIN POLTICA LEY 4 DE 1913 LEY 57 DE 1985. ARTCULOS 1, Y 12 AL 27. DECRETO 01 DE 1984. DECRETO 2126 DE 1992. ARTCULO 51. ACUERDO AGN 47 DE 2000. ACUERDO AGN 56 DE 2000

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ACTIVIDADES
LA

CONSULTA GARANTIZA EL DERECHO QUE TIENE UN USUARIO (ENTIDAD, DEPENDENCIA, PERSONA NATURAL, ESTADO COLOMBIANO, ETC.) DE ACCEDER A LA INFORMACIN CONTENIDA EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DE SER NECESARIO A OBTENER COPIA DE LOS MISMOS.

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FORMULACIN DE CONSULTA
DETERMINACIN

DE LA NECESIDAD Y PRECISIN DE LA CONSULTA. DETERMINACIN DE COMPETENCIA DE LA CONSULTA. CONDICIONES DE ACCESO. DISPONIBILIDAD DE INFORMACIN EN TRMINOS DE RESTRICCIONES POR RESERVA O POR CONSERVACIN. REGLAMENTO DE CONSULTA.

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ESTRATEGIA DE BSQUEDA
DISPONIBILIDAD

DE EXPEDIENTES. DISPONIBILIDAD DE FUENTES DE INFORMACIN. ESTABLECIMIENTO DE HERRAMIENTAS DE CONSULTA. UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS.

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RESPUESTA A CONSULTA

ATENCIN Y SERVICIO AL USUARIO. INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS DE ARCHIVO. SISTEMAS DE REGISTRO Y CONTROL DE PRSTAMO. USO DE TESTIGOS Y FORMATOS PARA EL CONTROL DE DEVOLUCIN. IMPLANTACIN DE MEDIOS MANUALES O AUTOMTICOS PARA LOCALIZACIN DE INFORMACIN.

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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
CONJUNTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS O CORRECTIVAS, ADOPTADAS PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD FSICA Y FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, SIN ALTERAR SU CONTENIDO.

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

CONSTITUCIN POLTICA ARTCULO 8 ARTCULO 95 CDIGO PROCEDIMIENTO CIVIL ARTCULO 251 LEY 47 DE 1920. ARTCULO 22 LEY 14 DE 1936 LEY 39 DE 1981 ARTCULOS 1,2,3 Y 4 LEY 63 DE 1986 LEY 6 DE 1992 ARTCULO 74 LEY 80 DE 1993 ARTCULO 39 LEY 397 DE 1997 ARTCULO 4 ARTCULO 12

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CDIGO DE COMERCIO. ARTCULOS 48 Y 60 DECRETO 1798 DE 1990 ARTCULO 31 DECRETO 2620 DE 1993 DECRETO 2150 DE 1995 ACUERDO AGN 007 DE 1994 ARTCULO 23 ACUERDO AGN 11 DE 1996. ACUERDO AGN 047 DE 2000 ACUERDO AGN 048 DE 2000 ACUERDO AGN 049 DE 2000 ACUERDO AGN 050 DE 2000 ACUERDO AGN 056 DE 2000 ACUERDO 037 DE 2002

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ACTIVIDADES
EN ESTE PROCESO SE DEBEN GARANTIZAR LAS CONDICIONES MNIMAS ENCAMINADAS A LA PROTECCIN DE LOS DOCUMENTOS, EL ESTABLECIMIENTO Y SUMINISTRO DE EQUIPOS ADECUADOS PARA EL ARCHIVO, SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN EN SUS DISTINTOS SOPORTES.

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IMPLANTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN QUE CONLLEVA LAS SIGUIENTES ACCIONES:

DIAGNSTICO INTEGRAL. SENSIBILIZACIN Y TOMA DE CONCIENCIA. PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES. INSPECCIN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES. MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES. LIMPIEZA DE REAS Y DOCUMENTOS. CONTROL DE PLAGAS. APOYO A LA PRODUCCIN DOCUMENTAL Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA. ALMACENAMIENTO, REALMACENAMIENTO Y EMPASTE/ ENCUADERNACIN (DETERMINACIN DE ESPACIOS Y REAS LOCATIVAS, DETERMINACIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO, DETERMINACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN Y ALMACENAMIENTO). APOYO A LA REPRODUCCIN. INTERVENCIONES DE PRIMEROS AUXILIOS PARA DOCUMENTOS. ESTABLECIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS. IMPLANTACIN DE PLANES DE CONTINGENCIA. ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIN EN DIFERENTES MEDIOS Y SOPORTES.

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DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

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MARCO NORMATIVA DEL PROCESO

CONSTITUCIN POLTICA DE 1991 ARTCULO 63 ARTCULO 70 ARTCULO 71 ARTCULO 72 LEY 47 DE 1920 LEY 14 DE 1936 LEY 163 DE 1959 LEY 39 DE 1981 ARTCULOS 1,2,3 Y 4 LEY 80 DE 1993. ARTCULO 39 DECRETO 2527 DE 1950 DECRETO 2620 DE 1993

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DECRETO 3354 DE 1954 DECRETO 264 DE 1963 DECRETO 960 DE 1970 Decreto 2649 de 1993 Artculo 134 Decreto 998 de 1997 Decreto 1145 de 2004 Acuerdo AGN 007 de 1994 Artculo 18 Artculo 23 Artculo 25 Acuerdo AGN 08 de 1995 Circular AGN 03 de 2001 Circular AGN 01 de 2004 NTC 3723 NTC 4080 NTC 5174 NTC 5238

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ACTIVIDADES
DENTRO DEL FORMATO UTILIZADO PARA LA PRESENTACIN DE LAS TRD PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA COLOMBIANA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA COLUMNA DISPOSICIN FINAL, IMPLICA QUE A CADA SERIE O SUBSERIE SE LE APLIC PREVIAMENTE EL PROCESO DE VALORACIN PARA DEFINIR SU CONSERVACIN PERMANENTE, REPRODUCCIN A TRAVS DE TECNOLOGAS Y SOPORTES, EN CUYA APLICACIN SE OBSERVEN PRINCIPIOS Y PROCESOS ARCHIVSTICOS, LA ELIMINACIN CUANDO AGOTADOS SUS VALORES ADMINISTRATIVOS NO TENGAN O REPRESENTEN VALOR PARA LA INVESTIGACIN O LA SELECCIN DE ALGUNAS MUESTRAS REPRESENTATIVAS.

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CONSERVACIN TOTAL
SE APLICA A AQUELLOS DOCUMENTOS QUE TIENEN VALOR PERMANENTE, ES DECIR, LOS QUE LO TIENEN POR DISPOSICIN LEGAL O LOS QUE POR SU CONTENIDO INFORMAN SOBRE EL ORIGEN, DESARROLLO, ESTRUCTURA, PROCEDIMIENTOS Y POLTICAS DE LA ENTIDAD PRODUCTORA, CONVIRTINDOSE EN TESTIMONIO DE SU ACTIVIDAD Y TRASCENDENCIA. AS MISMO, SON PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA SOCIEDAD QUE LOS PRODUCE, UTILIZA Y CONSERVA PARA LA INVESTIGACIN, LA CIENCIA Y LA CULTURA.

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ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD RESULTANTE DE LA DISPOSICIN FINAL SEALADA EN LAS TABLAS DE RETENCIN O DE VALORACIN DOCUMENTAL, PARA AQUELLOS DOCUMENTOS QUE HAN PERDIDO SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS, SIN PERJUICIO DE CONSERVAR SU INFORMACIN EN OTROS SOPORTES.

APLICACIN DE LO ESTIPULADO EN LA TRD O TVD. VALORACIN AVALADA POR EL COMIT DE ARCHIVO. LEVANTAMIENTO DE ACTA Y DETERMINACIN DEL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIN.

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SELECCIN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DE LA DISPOSICIN FINAL SEALADA EN LAS TABLAS DE RETENCIN O DE VALORACIN DOCUMENTAL Y REALIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL, CON EL FIN DE ESCOGER UNA MUESTRA DE DOCUMENTOS DE CARCTER REPRESENTATIVO, PARA SU CONSERVACIN PERMANENTE.

APLICACIN DE MTODO ELEGIDO. ELECCIN DE DOCUMENTOS PARA CONSERVACIN TOTAL Y/O REPRODUCCIN EN OTRO MEDIO.

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MICROFILMACIN
TCNICA QUE PERMITE FOTOGRAFIAR DOCUMENTOS Y OBTENER PEQUEAS IMGENES EN PELCULA.

DETERMINACIN DE METODOLOGA Y PLAN DE TRABAJO. FINES EN LA UTILIZACIN DE LA TCNICA. CONTROL DE CALIDAD DURANTE TODO EL PROCESO.

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DIGITALIZACIN
TCNICA QUE PERMITE LA REPRODUCCIN DE INFORMACIN QUE SE ENCUENTRA DE MANERA ANALGICA (PAPEL, VIDEO, SONIDO, CINE, MICROFILME Y OTROS) EN OTRA, QUE SLO PUEDE SER LEDA O INTERPRETADA POR COMPUTADOR.

DETERMINACIN DE LA METODOLOGA Y PLAN DE TRABAJO. DEFINICIN DE CALIDAD, SEGN LA FASE DEL CICLO VITAL EN LA CUAL SE REQUIERE. CONTROL DE CALIDAD DURANTE TODO EL PROCESO.

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FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

LA LEY 594 DE 2000, EN SU ARTCULO 23 FORMACIN DE ARCHIVOS: ESTABLECE QUE: TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN EN ARCHIVOS DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVO HISTRICO.

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ARCHIVO DE GESTIN
COMPRENDE TODA LA DOCUMETACIN QUE ES SOMETIDA A CONTINUA UTILIZACIN Y CONSULTA ADMINISTRATIVA POR LAS OFICINAS PRODUCTORAS U OTRAS QUE LA SOLICITEN.

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EN ESTA FASE SE DESARROLLAN LOS SIGUIENTES PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL:
PRODUCCIN,

RECEPCIN, DISTRIBUCIN, TRMITE, ORGANIZACIN, CONSULTA, CONSERVACIN, Y DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS.

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ARCHIVO CENTRAL
EN EL QUE SE AGRUPAN DOCUMENTOS TRANSFERIDOS POR LOS DISTINTOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LA ENTIDAD RESPECTIVA, CUYA CONSULTA NO ES TAN FRECUENTE PERO QUE SIGUEN TENIENDO VIGENCIA Y SON OBJETO E CONSULTA POR LAS PROPIAS OFICINAS Y PARTICULARES EN GENERAL.

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EN ESTA FASE SE DESARROLLAN LOS SIGUIENTES PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL:
ORGANIZACIN, CONSULTA, CONSERVACIN,

Y DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS.

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ARCHIVO HISTORICO
ES AQUL AL QUE SE TRANSFIEREN DESDE EL ARCHIVO CENTRAL LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE EN ESTA FASE SE DESARROLLAN LOS SIGUIENTES PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL:

ORGANIZACIN, CONSULTA, CONSERVACIN, Y DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS.

GRACIAS
60