Contabilitate i audit 10, 2010 : http://www.contabilitate.md/?mod=article&id=4038 Andrei APOSTU consultant al revistei "Contabilitate i audit", administrator www.contabilitate.

itate.md Pavel TOSTOGAN doctor n economie, redactor-ef al revistei "Contabilitate i audit" Vasile BENDERSCHI contabil-practician, auditor

Documente primare pentru evidena mijloacelor fixe

Procesul-verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1)

Procesul-verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1) se utilizeaz pentru a consemna punerea n funciune a mijloacelor fixe procurate, create de ctre ntreprindere cu fore proprii, primite cu titlu gratuit, primite ca aport n capitalul statutar al ntreprinderii etc. (cu excepia cazurilor cnd, conform legislaiei n vigoare, punerea n funciune se perfecteaz ntr-un mod special). Procesul-verbal se ntocmete ntr-un singur exemplar pentru fiecare obiect n parte de ctre comisia creat la ntreprindere prin ordinul conductorului. Dup perfectare, Procesul-verbal se aprob de ctre conductorul ntreprinderii sau de alt persoan mputernicit, apoi mpreun cu documentaia tehnic aferent mijlocului fix se prezint serviciului contabil pentru reflectarea operaiunilor de intrare a acestuia n evidena contabil. Se admite, ns, ntocmirea unui singur Proces-verbal pentru punerea n funciune a mai multor obiecte (grupe de obiecte), dac aceste obiecte snt de acela i tip, au aceeai valoare i destinaie n procesul de exploatare i au fost recepionate n aceeai lun. n baza Procesului-verbal serviciul contabil va efectua nregistrrile respective, cu indicarea denumirii documentului (Fia de eviden a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe), numrului i datei nregistrrii i cu aplicarea semnturii contabiluluief. Procesul-verbal se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ie irii mijlocului fix.

Formular nr. MF-1

Procesul-verbal de recepie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite i modernizate (formular nr. MF-2)

Procesul-verbal de recepie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite i modernizate (formular nr. MF-2) se utilizeaz pentru a consemna efectuarea reparaiei, reconstruciei i modernizrii obiectelor de mijloace fixe, precum i recepia acestora dup executarea lucrrilor menionate. Procesul-verbal se ntocmete n dou exemplare pentru fiecare obiect n parte de ctre gestionarul seciei, sectorului, serviciului care a efectuat reparaia, reconstrucia sau modernizarea obiectului de mijloace fixe. Ambele exemplare ale Procesului-verbal cu semntura predtorului i primitorului se prezint contabilului-ef pentru verificare, completare i semnare, iar ulterior se transmite comisiei create la ntreprindere prin ordinul conductorului pentru concluzii. Comisia fixeaz n Procesul-verbal concluziile privind reparaia, reconstrucia i modernizarea efectuat i calitatea acestor lucrri. n mod special se specific modificarea caracteristicilor obiectului de mijloace fixe n legtur cu executarea lucrrilor de reparaie, reconstrucie i modernizare. Procesul-verbal se aprob de ctre conductorul ntreprinderii sau de alt persoan mputernicit, apoi primul exemplar se prezint serviciului contabil pentru reflectarea operaiunilor de reparaie, reconstrucie

sau modernizare n evidena contabil, iar cel de-al doilea exemplar rmne la predtor pentru confirmarea efecturii lucrrilor. n baza Procesului-verbal serviciul contabil va efectua nregistrrile respective cu indicarea denumirii documentului ( Fia de eviden a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe ), numrului i datei nregistrrii i cu aplicarea semnturii contabilului-ef. Modificrile caracteristicilor obiectului de mijloace fixe, survenite n urma reparaiei, reconstruciei sau modernizrii, se introduc n paaportul tehnic al mijlocului fix. Procesul-verbal se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ie irii mijlocului fix.

Formular nr. MF-2

Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3)

Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) se utilizeaz pentru a consemna casarea mijloacelor fixe (cu excepia mijloacelor de transport auto) ale ntreprinderii n cazurile expirrii duratei de exploatare util, deteriorrii depline, precum i n alte cazuri. Procesul-verbal se ntocmete n dou exemplare de ctre comisia creat la ntreprindere prin ordinul conductorului. Dup perfectare, Procesul-verbal se aprob de ctre conductorul ntreprinderii sau de alt persoan mputernicit. Primul exemplar se prezint serviciului contabil. n baza lui serviciul contabil va efectua nregistrrile respective cu indicarea denumirii documentului ( Fia de eviden a mijloacelor fixe sau Registrul de eviden a mijloacelor fixe ), numrului i datei nregistrrii i cu aplicarea semnturii contabilului-ef. Al doilea exemplar se nmneaz gestionarului i servete drept baz pentru predarea la depozit a pieselor de schimb, materialelor, fierului vechi etc. obinute la casarea mijloacelor fixe. Procesul-verbal se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ie irii mijlocului fix.

Formular nr. MF-3

Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4)

Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4) se utilizeaz pentru a consemna casarea mijloacelor de transport auto (camioanelor, autoturismelor, remorcilor, semiremorcilor) ale ntreprinderii n cazurile expirrii duratei de funcionare util, deteriorrii depline, precum i n alte cazuri. Procesul-verbal se ntocmete n dou exemplare de ctre comisia creat la ntreprindere prin ordinul conductorului. Dup perfectare, Procesul-verbal se aprob de ctre conductorului ntreprinderii sau de alt persoan mputernicit. Primul exemplar se prezint serviciului contabil, n baza cruia se efectueaz nregistrrile respective cu indicarea denumirii documentului (Fia de eviden a mijloacelor fixe sau Registrul de eviden a mijloacelor fixe), numrului i datei nregistrrii i cu aplicarea semnturii contabiluluief. Al doilea exemplar se nmneaz gestionarului i servete drept baz pentru predarea la depozit a valorilor materiale (pieselor i ansamblurilor de baz, fierului vechi etc.) recuperate din casarea mijloacelor de transport auto. Procesul-verbal se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ie irii mijloacelor de transport auto.

Formular nr. MF-4

Bonul de micare intern a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5)

Bonul de micare intern a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5) se utilizeaz pentru a consemna micarea intern a mijloacelor fixe dintr-o secie, sector, subdiviziune, serviciu n alta (ul). Acesta se ntocme te n dou exemplare pentru fiecare obiect (grup de obiecte) n parte de ctre gestionarul seciei, sectorului, subdiviziunii, serviciului predtor. Dup semnarea acestora de ctre pri ambele exemplare se prezint serviciului contabil pentru reflectarea mi crii interne n evidena contabil. n baza Bonului de micare intern a mijloacelor fixe serviciul contabil va efectua nregistrrile respective cu indicarea denumirii documentului ( Fia de eviden a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe ), numrului i datei lui i cu aplicarea semnturii contabilului-ef. Bonul se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ieirii mijlocului fix.

Formular nr. MF-5

Fia de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6)

Fia de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) se utilizeaz pentru evidena analitic a mijloacelor fixe puse n funciune. Fia se ntocmete de ctre serviciul contabil pentru fiecare obiect de inventar sau grup de obiecte de acela i tip, n cazul n care ele au aceeai valoare, destinaie i au fost puse n funciune concomitent. n cazul evidenei unui grup de obiecte fi a se completeaz prin metoda de nregistrare pe poziii a fiecrui obiect de mijloace fixe.

Fia de eviden a mijloacelor fixe se ntocmete ntr-un singur exemplar n baza Procesului-verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1), documentelor tehnice i altor documente. Ca baz pentru nregistrarea micrii mijloacelor fixe n cadrul ntreprinderii serve te Bonul de micare intern a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5), n cazul casrii Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) i Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4), iar n alte cazuri de ieire (vnzare, transmitere cu titlu gratuit etc.) a mijloacelor fixe factura sau factura fiscal. nregistrrile privind lucrrile de reconstrucie, reutilare, modernizare, reparaie a obiectelor de mijloace fixe se efectueaz n baza Procesului-verbal de recepie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite i modernizate (formular nr. MF-2). n rubrica Caracteristica concis individual a obiectului se indic principalele caracteristici calitative i cantitative ale obiectului de baz, precum i principalele construcii anexe, dispozitive i accesorii, specificnd cte doi-trei parametri calitativi mai importani pentru obiectul dat, excluznd dublarea datelor din documentele tehnice aferente obiectului dat. n cazul evidenei grupei obiectelor de mijloace fixe se indic caracteristicile tehnice nu ale fiecrui obiect aparte, ci ale ntregii grupe de obiecte, specificate n Fia de eviden a mijloacelor fixe. Dac n urma reconstruirii, modernizrii etc. s-au produs modificri importante ale caracteristicilor calitative i cantitative ale obiectului de mijloace fixe care nu pot fi reflectate n Fia de eviden a mijloacelor fixe, n locul ei se deschide o fi nou. Fia veche se pstreaz n calitate de document informativ. Parcursul mijloacelor de transport auto se completeaz n baza datelor din foile de parcurs, iar numrul de ore lucrate pentru ma ini i mecanisme n baza datelor din raportul de lucru al acestora. Fia se pstreaz la ntreprindere timp de 5 ani de la data ieirii mijlocului fix.

Formular nr. MF-6

Lista fielor mijloacelor fixe (formular nr. MF-7)

Lista fielor mijloacelor fixe (formular nr. MF-7) se utilizeaz pentru nregistrarea fielor de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6). Lista fielor se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre serviciul contabil n scopul efecturii controlului integritii fielor de eviden a mijloacelor fixe. nregistrrile se fac pe categorii de proprietate a mijloacelor fixe.

Formular nr. MF-7

Registrul de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8)

Registrul de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) se utilizeaz pentru evidena mijloacelor fixe la ntreprinderile cu un numr redus de mijloace fixe. n cazul n care evidena mijloacelor fixe se ine cu ajutorul acestui registru, Fia de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) nu se completeaz. Registrul se ntocmete de

ctre serviciul contabil prin nregistrarea fiecrui obiect de mijloace fixe (grup de obiecte). n Registrul de inventar al mijloacelor fixe se reflect existena i micarea mijloacelor fixe pe fiecare obiect (grup de obiecte) n parte. Registrul se completeaz n baza Procesului-verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1) n cazul intrrii mijloacelor fixe; Bonului de micare intern a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5) n cazul micrii mijloacelor fixe n cadrul ntreprinderii; Procesului-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) i Procesului-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4) n cazul casrii mijloacelor fixe; facturilor sau facturilor fiscale n alte cazuri de ieire a mijloacelor fixe (vnzare, transmitere cu titlu gratuit etc.). Foile Registrului de inventar al mijloacelor fixe trebuie s fie numerotate, nuruite i certificate prin semntura conductorului i stampila ntreprinderii.

Formular nr. MF-8

Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de pstrare (de folosin) (formular nr. MF-9)

Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de pstrare (de folosin) (formular nr. MF-9) se utilizeaz pentru evidena mijloacelor fixe la locurile de pstrare (de folosin) de ctre gestionarii ntreprinderii. nregistrrile n Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de pstrare (de folosin) se fac n baza Fiei de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) sau Registrului de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) n cazul utilizrii acestuia. Datele evidenei pe fiecare obiect de mijloace fixe pe locurile de pstrare (de folosin) trebuie s fie identice cu nregistrrile din Fia de eviden a mijloacelor fixe. Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de pstrare (de folosin) se ntocmete la situaia ultimei zile a lunii de ctre serviciul contabil n dou exemplare pe categorii de mijloace fixe. Dup verificarea cu datele din fiele de eviden a mijloacelor fixe , ambele exemplare cu semntura lucrtorului serviciului contabil se prezint gestionarului responsabil de pstrarea i utilizarea mijloacelor fixe pentru confirmare i semnare. Dup semnarea lor de ctre gestionarul ntreprinderii, primul exemplar se restituie serviciului contabil, iar al doilea exemplar rmne la gestionar.

Formular nr. MF-9

Borderoul de eviden a mijloacelor fixe i de calculare a uzurii lor (formular nr. MF-10)

Borderoul de eviden a mijloacelor fixe i de calculare a uzurii lor (formular nr. MF-10) se utilizeaz pentru evidena i controlul fiecrui obiect de inventar (grupe de obiecte) pe categorii de mijloace fixe, calcularea uzurii i determinarea valorii de bilan a acestora. Borderoul de eviden a mijloacelor fixe i de calculare a uzurii lor se ntocmete lunar ntr-un singur exemplar de ctre serviciul contabil. nregistrrile n Borderoul de eviden a mijloacelor fixe i de calculare a uzurii lor se efectueaz n baza datelor din Fia de eviden a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) sau din Registrul de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) n cazul utilizrii acestuia. Datele din Borderoul de eviden a mijloacelor fixe i de calculare a uzurii lor servesc ca baz pentru reflectarea n evidena contabil a uzurii mijloacelor fixe i completarea

unor indicatori din Registrul de eviden a mijloacelor fixe pe categorii de proprietate i a uzurii acestora n scopuri fiscale i din Declaraia cu privire la impozitul pe venit.

Formular nr. MF-10