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Hotel Fiesta INN

Manual De Procedimientos

Mayo 2009

ÍNDICE

I. Objetivo Del Manual

II. Procedimientos

ÍNDICE I. Objetivo Del Manual II. Procedimientos 1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para

1.

Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las habitaciones

1.1

Objetivo Del Procedimiento

1.2

Alcance

1.3

Responsabilidades

1.4

Método De Trabajo

Diagrama De Flujo

Formatos

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OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el Hotel Fiesta INN para mantener así el trabajo y espíritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.

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PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones

1.1 Objetivo Del Procedimiento

Este procedimiento tiene por objeto describir la metodología que emplea el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de limpieza.

1.2 Alcance

Este procedimiento es aplicable a la adquisición de los productos de limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las áreas de piso, habitaciones y áreas publicas del hotel.

1.3 Responsabilidades

Responsabilidades Del Ama De Llaves:

El ama de llaves se encargará de seleccionar y aprobar los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes áreas del hotel. Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de realizar la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de útiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento.

Responsabilidades del Jefe De Compras.

Atender los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves

Evaluar posibles Proveedores para el Hotel

Verificar el presupuesto.

Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios.

Almacenamiento y protección de material.

Informar al Ama De Llaves de cualquier desviación que se detecte

en los productos adquiridos.

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1.4 Método De Trabajo

Diagrama De Flujo

Sigue el Diagrama de Flujo en la sig. Hoja
Sigue el
Diagrama de
Flujo en la
sig. Hoja
Las Camaristas No Tienen Productos De Limpieza ¿Hay productos de Si limpieza en Surtir el
Las Camaristas No
Tienen Productos De
Limpieza
¿Hay
productos de
Si
limpieza en
Surtir el carrito de
la camarista
almacén?
No
Realizar una
solicitud de compra
Solicitud De
Compra (1)
al Jefe de
Compras
Solicitud de
Solicitud De
Cotizaciones con
Cotización de
Proveedores (2)
diferentes
Revisión, evaluación y
elección de
Proveedor
¿El Proveedor cumple
con los requisitos del
Hotel?
No
Seleccionar otro
proveedor de la lista
Si
Se elabora la Orden
de Compra y se
envía al Proveedor
Orden De
Compra (3)

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Recepción de los Productos Nota De Recepción y orden de compra (4) ¿Están en buenas
Recepción de los
Productos
Nota De Recepción
y orden de compra
(4)
¿Están en buenas
condiciones los
productos?
No
Regresar la mercancía
al proveedor
Si
Nota De Devolución
de Materiales a los
Proveedores (5)
Se Almacenan los
Productos
Aviso De Entrada
Al Almacén (6)

(1) Solicitud de compras

El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacén, y debe incluir toda la información referente al material solicitado:

1. Nombre de la Empresa

2. Número de la solicitud

3. Fecha e la que se elabora.

4. Fecha en que se requiere

5. Solicitud

Clave del material

Cantidad

Descripción

Observación

6. Firma de la persona que formuló (Ama De Llaves)

7. Firma de la persona que revisó (Jefe De Almacén)

8. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras)

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:

1. El original se le envía al Jefe De Compras

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2.

Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitirá corroborar

que el material que llega al almacén, es efectivamente el que se solicitó.

3. Otra copia se envía al Depto. De Contabilidad

(2) Solicitud de cotización a proveedores

Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el Jefe De Compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:

1. Número de solicitud de cotización a proveedores.

2. Fecha en la que se elabora.

3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.

4. Clave del material que se solicita.

5. Descripción del material solicitado.

6. Cantidad solicitada.

7. Fecha límite para que el proveedor conteste.

8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha

en la que se expidió.

9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es

decir, del Jefe De Compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.

3. Condiciones de pago.

4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el

establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el Jefe De Compras envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del Hotel.

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Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer

dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitirá constatar que la

cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.

2. La otra forma, se envía a cada uno de los Proveedores potenciales para

que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrará en la selección.

(3) Orden de compra

Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

No está de más que el Jefe De Compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor, en este caso el Ama De Llaves.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el Jefe De Compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Nombre de la empresa

2. Numero de orden de compra

3. Información Del Proveedor

4. Fecha en que se formula

5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

6. Clave Del material

7. Cantidad

8. Unidad

9. Descripción del artículo

10.Precio unitario 11.Importe total 12.IVA Desglosado

13.Total

14.Condiciones de pago. 15.Firma del Jefe De Compras. 16.Firma del Proveedor.

Se deben manejar las siguientes copias:

1. El original se le entregará al Proveedor

2. 1 copia al Jefe de Compras

3. 1 copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves)

4. 1 copia al Jefe De Almacén

5. 1 copia al archivo

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(4) Nota de recepción

Para que el Ayudante de Almacén realice la recepción de materiales deberá tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir material.

No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacén no tiene en su poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.

Las tareas del Ayudante De Almacén consisten en hacer un recuento físico y verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspección para detectar la existencia de material dañado.

En caso de que la inspección realizada por el Ayudante De Almacén sea totalmente satisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.

La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:

1.5Número de nota de recepción.

2. Fecha de recepción.

3. Nombre del proveedor.

4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.

5. Número de orden de compra.

6. Clave del material.

7. Descripción del material.

8. Cantidad recibida.

9. Precio unitario.

10. Importe total de la mercancía recibida.

11. Firma de la persona que recibió el material (Ayudante De

Almacén)

La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:

Una de ellas, se envía al Jefe De Compras para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.

Otra copia se envía al Jefe De Almacén para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.

La tercera copia se envía al Depto. De Contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción.

En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se debe expedir además, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en cuestión.

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(5) Nota de devolución de materiales a proveedores

En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material dañado o en malas condiciones. En tal situación, es responsabilidad del Jefe De Compras efectuar el trámite de devolución y solicitar al Proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercancía objeto de la devolución.

La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos:

1.6Número de nota de devolución.

2. Datos generales del proveedor.

3. Fecha en la que se efectúa la devolución.

4. Referencia de la nota de recepción.

5. Clave del material.

6. Descripción del material.

7. Cantidad.

8. Precio unitario.

9. Importe de la mercancía objeto de la devolución.

10. Causa de la devolución.

11. Firma del Jefe de compras.

12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Con el objeto de que únicamente la persona involucrada en el cálculo de los costos conozca esta información, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la nota de recepción.

En caso de tratarse de proveedores foráneos, se deberá añadir:

1.7 El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.

2. La fecha en la que se elaboró la nota de remisión.

3. Transportista encargado de hacer la entrega.

Deben hacerse cuatro copias de dicha nota:

1. Uno de ellas, para el Proveedor.

2. Otra, se envía al Jefe De Almacén, para que haga el registro

correspondiente a la salida de mercancía en sus tarjetas de almacén.

3. Otro ejemplar se envía al Depto. De Contabilidad.

4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar

(6) Aviso De Entrada Al Almacén

Es un documento que hace el Ayudante De Almacén después de recibir y revisar los productos y es de carácter interno para el Hotel, tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacén. Debe contener lo siguiente:

1. Nombre o razón social de la Empresa

2. Numero de Aviso

3. Información Del Proveedor (Dirección, Teléfono, Correo Electrónico)

4. Cantidad

5. Unidad

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6.

Descripción

7. Precio Unitario

8. Importe total

9. Observaciones

10.Firma del que Formuló 11.Firma de quien revisó 12.Firma del que Recibió

El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacén.

1.8 Formatos

SOLICITUD DE COMPRA

Nº de solicitud: Fecha De Formulación: Hotel Fiesta INN Fecha De Requerimiento: Clave Cantidad Descripción
Nº de solicitud:
Fecha De Formulación:
Hotel Fiesta INN
Fecha De
Requerimiento:
Clave
Cantidad
Descripción
Observaciones

Formuló

Autorizó

Revisó

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SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES

Solicitud De Compra Nº Fecha Límite De Contestación: Hotel Fiesta INN Nº Fecha: Proveedor: Calve
Solicitud De Compra Nº
Fecha Límite De
Contestación:
Hotel Fiesta INN
Fecha:
Proveedor:
Calve Del Material
Descripción
Precio Por Unidad
Plazo De Entrega De
Mercancía

Autorizó Jefe De Compras Del Hotel Fiesta INN

Recibió Solicitud

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ORDEN DE COMPRA

Hotel Fiesta INN

Orden De Compra Al Proveedor

Avenida Universidad No. 268 Oaxaca De Juárez, Oaxaca

Fecha:

 

Información Del Proveedor

 

Plazo De Entrega Del Pedido

 

Nombre:

 

RFC:

Fecha De Inicio:

Dirección:

Plazo (Días Hábiles):

 

Teléfono:

Ciudad:

Fecha Max. De Entrega:

 

País:

Código

Cantidad

Unidad

Descripción

Precio Unitario

Total

       

Parcial:

       

Descuento:

       

IVA:

       

Total:

Formuló

Revisó

Autorizó

 

Nota De Recepción

Nota De Recepción:

Fecha De Recepción:

Hotel Fiesta INN

Nombre Del Proveedor:

Fecha De La Orden De Compra:

Nº De Orden De Compra:

Nota De

Recepción

Clave

Descripción

Cantidad

Precio

Importe

Ayudante De Almacén

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Nota De Devolución De Materiales A Proveedores

 

Nota De Devolución De Materiales A Proveedores

Hotel Fiesta INN

Proveedor:

Fecha De Devolución:

 

RFC:

 

Dirección:

Teléfono:

Nº de Nota de recepción:

 

Ciudad:

 

Clave

Descripción

Cantidad

Precio Unitario

Importe

 

Causa De La Devolución

 

Jefe De Compra

Proveedor

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AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

Hotel Fiesta INN Nº Aviso De Entrada Al Almacén Proveedor: Dirección: Teléfono: Correo Electrónico: Con
Hotel Fiesta INN
Aviso De Entrada Al Almacén
Proveedor:
Dirección:
Teléfono:
Correo Electrónico:
Con Esta Fecha
Productos
he recibido los sig.
Precio
Importe
Cantidad
Unidad
Descripción
Observaciones
Unitario
Total
Formuló
Recibió

Revisó

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