Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen

Filed under: Uncategorized Leave a comment April 15, 2011 FUNGSI-FUNGSI DAN ADMINISTRASI MANAJEMEN Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan. Hal ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak menjalankan sendiri kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah : 1. 2. 3. 4. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis; Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan; Latar belakang pendidikannya; Perkembangan ilmu itu sendiri.

Karena adanya pengertian-pengertian pendapat itu tidak perlu diinterpretasikan sebagai tidak adanya kesatuan pola pikir. Tidak pula dapat diinterpretasikan sebagai faktor penghalang kea rah perkembangan yang lebih pesat dari ilmu pengetahuan. A. KLASIFIKASI POKOK FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI dan MANAJEMEN Pada dasarnya keseluruhan fungsi-fungsi administrasi dan manajemen dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu : 1. Fungsi Organik Yang dimaksud fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan untuk menjalankan fungsifungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi. 2. Fungsi Pelengkap Yang dimaksud dengan fungsi pelengkap yaitu semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-

fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisiensi, ekonomis, dan efektif. B. Beberapa Contoh Teori Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen Di bawah ini diberikan beberapa contoh dari berbagai teori yang telah dikemukakan. 1. Henry Fayol, merupakan seorang ahli yang pertama kali menulis tentang teori administrasi dan manajemen dalam bukunya yang berjudul General and Industrial Management. Fayol mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah: 1. planning (perencanaan), 2. organizing (pengorganisasian), 3. commanding (pemberian komando), 4. coordinating (pengkoordinasian), dan 5. controlling (pengawasan). Fungsi terpenting dari rangkaian fungsi-fungsi administrasi dan manajemen di atas adalah fungsi commanding. Istilah commanding dapat dipahami dan dibenarkan pada saat itu karena kondisi masyarakat Perancis yang pada waktu itu memang militeristik, serta ilmu administrasi dan manajemen pada waktu itu masih bersifat embrional. 1. Luther M. Gullick, sarjana yang dalam karyanya Papers on the Science of Administration, mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah: 1. planning (perencanaan), 2. organizing (pengorganisasian), 3. staffing (pengadaan tenaga kerja), 4. directing (pemberian bimbingan), 5. coordinating (pengkoordinasian), 6. reporting (pelaporan), dan 7. budgeting (penganggaran). Lebih dikenal dengan akronim POSDCORB. Rangkaian fungsi yang terpenting ialah fungsi directing sebagai konsep yang lebih lunak dari commanding. Jika dihubungkan dengan kondisi masyarakat di Amerika dan perkembangan ilmu administrasi yang telah semakin berkembang, dengan mudah dapat dipahami penggunaan istilah yang lebih lunak itu. Gullick menulis karyanya pada tahun 1930 pada waktu pengetahuan orang tentang administrasi telah lebih meningkat. 1. John D. Miller, dalam bukunya yang berjudul Management in the Public Service mengklasifikasikan fungsi organic administrasi dan manajemen hanya dua golongan, yaitu directing dan facilitating. Karya Millet sesuai dengan filsafat hidup yang dianutnya, ia memandang pemberian bimbingan kepada bawahan sebagai fungsi mahapenting bagi seorang pejabat pimpinan. 2. Harold Koonts dan Cyrill ODonnel dalam buku mereka yang berjudul Principles of Management, penekanan analisis dalam buku tersebut adalah manajemen merupakan

proses. Mereka juga berpendapat bahwa dengan approachitu, klasifikasi yang mereka buat itulah bagi mereka yang paling tepat. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen yang mereka berikan ialah: 1. planning (perencanaan), 2. organizing (pengorganisasian), 3. staffing (pengadaan tenaga kerja), 4. directing (pemberian bimbingan), dan 5. controlling (pengawasan). Fungsi terpenting dalam penggerakan bawahan adalah directing. 1. George R. Terry dalam bukunya yang berjudul Principles of Management, Terry mengklasifikaasikan fungsi-fungsi manajemen itu sebagai berikut: 1. planning (perencanaan), 2. organizing (pengorganisasian), 3. actuating (penggerakan), dan 4. controlling (pengawasan). Rangkaian fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan akronim POAC. Terry mempergunakan istilah actuating sebagai fungsi yang menunjukkan proses penggerakan bawahan. Actuating berarti usaha mendapatkan hasil dengan penggerakan orang lain. Istilah ini jauh lebih lunak lagi jiak dibandingkan dengan istilah commanding atau directing. Kelunakan ini menurut pendapat penulis sangat dipengaruhi oleh kondisi masyarakat Amerika yang semakin demokratis serta pengertian para ilmuan yang jauh lebih mendalam lagi tentang pentingnya peranan manusia dalam proses administrasi dan manajemen. 1. John F. Mee atau Profesor Mee adalah seorang guru besar dalam ilmu manajemen (dalam mata kuliah filsafat manajemen) di Universitas Indiana. Mee mengatakan bahwa fungsi organisasi dan manajemen adalah 1. planning (perencanaan), 2. organizing (pengorganisasian), 3. motivating (pemberian motivasi), dan 4. controlling (pengawasan). Inti seluruh teori Mee ialah bahwa seorang manusia yang bekerja pada suatu organisasi melakukan kegiatan-kegiatannya tidak terlepas dari perhitungan-perhitungan pribadi yang akan diperolehnya. Karena itu ia mengatakan bahwa teknik penggerakan bawahan yang paling tepat ialah dengan jalan pelaksanaan dengan baik fungsi motivating yang berarti bahwa pimpinan harus dapat memeberikan motivasi dalam bentuk perangsang kepada bawahan agar bawahan itu mau memberikan yang terbaik pada dirinya -waktunya, bakatnya, keahliannya dan tenaganyadalam usaha mencapai tujuan organisasi. Setelah menganalisis berbagai teori mengenai fungsi organik administrasi dan manajemen, kesimpulan pembahasan di atas adalah: 1. Pada hakikatnya terdapat keseragaman, cara berpikir di kalangan para ahli administrasi dan manajemen. Hal ini terutama terbukti dari adanya tiga fungsi yang disebut oleh

semua sarjana yang dijadikan contoh di atas. Fungsi-fungsi itu ialah perencanaan (yang merupakan pengarahan kegiatan-kegiatan organisasi), pengorganisasian (sebagai usaha menciptakan wadah yang sesuai dengan kebutuhan), dan pengawasaan (sebagai usaha mengamati pelaksanaan rencana yang telah dibuat). 2. Dalam berbagai klasifikasi yang dibuat tidak terdapat perbedaan yang fundamental, hanya perbedaan yang bersifat situasional dan terminologis yang ada. 3. Ada trends of thought yang seirama di kalangan para ahli tersebut. 4. Masih ada satu fungsi yang kurang mendapat perhatian para ahli. Fungsi yang terlupakan atau paling sedikit mendapat sorotan itu adalah fungsi organik, karena apabila administrator dan manajer tidak menjalankan fungsi itu akan mengakibatkan matinya organisasi. Fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), Pemberian motivasi (motivating), Pengawasan (controlling), dan Penilaian (evaluating).

Fungsi dan Proses Administrasi dan Manajemen Pendidikan

Fungsi dan Proses Administrasi dan Manajemen Pendidikan

Ada beberapa istilah yang sering disamakan dengan istilah administrasi pendidikan, misalnya manajemen pendidikan, administrasi sekolah, dan supervisi pendidikan. Dalam penggunaannya secara umum, administrasi sering diartikan sama dengan manajemen, administrator sama dengan manajer.1[1] Hal ini disebabkan oleh banyaknya kesamaan fungsi dan proses administrasi dan manajemen pendidikan. Fungsi administrasi dan manajemen pendidikan

Setiap administrasi berjalan di dalam rangkaian proses-proses tertentu. Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, organisasi, koordinasi, komunikasi, supervisi kepengawasan pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat.2[2] 1. Perencanaan (planning) Proses perencanaan pada umumnya menyangkut peramalan dan pengambilan keputusan. Semakin lengkap data yang diperoleh dan digunakan, dan semakin tepat penafsiran terhadap data tersebut, semakin besar peluang bagi ketepatan ramalan kita.3[3] Setiap program ataupun konsepsi memerlukan perencanaan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan. Perencanaan adalah suatu cara menghampiri masalah-masalah. Dalam penghampiran masalah itu si perencana berbuat merumuskan apa saja yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.4[4] Tanpa perencanaan yang matang, kita tidak dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita laksanakan akan berjalan lancer serta mencapai tujuan. Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan dalam suatu pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana yanmg harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan keputusan.5[5] Jadi, perencanaan (planning) sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut:

Perencanaan (planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidikan.6[6] 2. Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.7[7] Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan. Dalam perencanaan dilakukan pengelompokkan bidan-bidang kerja dalam ruang lingkup kegiatan tertentu. Pengelompokan bidang kerja ini harus dapat menciptakan hubungan kerja yang jelas agar antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang tersebut saling melengkapi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai.8[8] Dengan demikian organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: Organisasi ialah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud-maksud dan tujuan pendidikan.9[9] 3. Pengoordinasian (coordinating) Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpang siuran dalam tindakan. Dengan

adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerjasama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.10[10] Koordinasi ini perlu untuk mengtasi batas-batas perencanaan maupun batas-batas personel seperti untuk mengatasi kemungkinan adanya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan tanggung jawab, ketidak seimbangan dalam berat-ringannya pekerjaan, kesimpangsiurandalam menjalankan tugasdan kewajiban, dan sebagainya. Pengkoordinasian ini tidak hanya dibutuhkan dalam unit kegiatan yang ada, melainkan juga antar personal yang terlibat di dalam unit kegiatan. Dengan adanya pengkoordinasian yang efektif akan timbul kerja sama yang efektif sehingga tujuan yang diharapkan dapat segera tercapai.11[11] Jika kita simpulkan, maka: Koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan ke dalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan.12[12] 4. Komunikasi Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu organisasi, khususnya organisasi sekolah. Setiap personalyang terlibat harus saling berkomunikasi agar permasalahan yang ada serta sejauh mana perkembangan organiosasi dapat diketahui. Dengan demikian, dapat dilakukan langkah lebih lanjut. Selain itu, komunikasi ini juga sangat membantu dalam pembuatan keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan pendapat-pendapat dari para personal untuk menemukan pendapat yang dapat penyumbangkan solusi yang tepat.13[13]

Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sangat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih daripada sekadar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan, dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis. Komunikasisecara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas daripada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.14[14] Komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi.15[15] 5. Supervisi Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan. Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah : 1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang diperlukan 2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu. Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut : supervise sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk menentukan komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan menjamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan. 6. Kepegawaian

Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel. Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personelpersonel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan.16[16] 7. Pembiayaan Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi. Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain : 1. perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan 2. dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan 3. bagaimana penggunaanya 4. siapa yang akan melaksanakannya 5. bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya 6. bagaimana pengawasannya,dll.17[17]

8. Penilaian (evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi. Dengan mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta kemacetankemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.18[18] Fungsi manajemen pendidikan Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf).19[19] Dibawah ini akan dijelaskan tentang pengertian masing-masing fungsi manajemen: 1. Fungsi Perencanaan / Planning Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. 2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. 3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.20[20] Proses administrasi dan manajemen pendidikan Proses administrasi pendidikan meliputi: 1. Perencanaan (planning) 2. Pengorganisasian (organizing) 3. Pemberian bimbingan (counseling) 4. Pengkoordinasian (coordinating) 5. Pengomunikasian (communicating) 6. Pengontrolan (controlling) 7. Penilaian (evaluating)21[21] Adapun proses manajemen pendidikan adalah meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.