IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP EN EL EJRCITO DEL PERU

Jorge Huamani Paco Director del Centro de Educacin Tcnica Productiva del Ejrcito - Arequipa JorgehuamaniPaco@gmail.com

RESUMEN Hoy en da, las organizaciones que tienen el problema de no contar con la informacin integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de informacin, no favorecen a las gerencias la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes prdidas econmicas a las compaas. Este articulo muestra cmo la necesidad intrnseca de la alta direccin de contar con informacin confiable, precisa e integrada ha hecho posible que la organizacin se integre a lo largo de las reas; y por ende, diferenciarse de la competencia mediante la implantacin de un sistema de Planificacin de los recursos empresariales (ERP), permitiendo entre otras ventajas reduccin de costos, aumento de la productividad y la automatizacin de procesos, vital en una empresa que desea ser competitiva ante otras. Entonces, implantar un sistema integrado, permitir a la organizacin obtener una ventaja competitiva o en su defecto contribuir a alinearse comparativamente con sus competidores, encontrando en la organizacin la disponibilidad de una respuesta adecuada de informacin a la medida de sus necesidades, estableciendo una solucin que permitir una integracin total de todas las operaciones, con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las reas de la empresa. Palabras clave: ERP, sistemas integrados, negocio, sistemas de planificacin. ABSTRACT Nowadays, many organizations have the problem to have their disintegrated information and therefore to work with calls the information islands, that they do not favor to the managements for the suitable decision making, generating in several occasions, great economic losses to the companies. This article, sample like the intrinsic necessity of the high direction to count with reliable information, precise information and integrated information, it has made possible, that the organization to be integrated throughout the areas, and therefore, to be different itself from the competition by means of the implantation of a planning system of the enterprise resources automatizacin de procesos, integracin del

(ERP), allowing among other advantages reduction of costs, increase of the productivity and the automatization of processes, vital in a company that wishes to be competitive before others. Then, to implant an integrated system, will allow the organization to obtain a competitive advantage or in her defect the organization will contribute to align with her competitors, finding the availability of an answer adapted of information to the measurement of her necessities, establishing a solution that will allow a total integration of all the operations, with the purpose of suitably managing each one of the areas of the company. Key words: ERP, system integrated, automatization of processes, integration of the business, planning systems.

1. INTRODUCCIN
Desde los aos 80, la tecnologa ha jugado un papel fundamental en los cambios de los paradigmas de cmo se hacen los negocios. Por otro lado, todas las organizaciones se encuentran inmersas en un escenario cambiante, en la cual la organizacin que no se alinee con la tecnologa ir perdiendo clientes y lentamente, sino de manera radical, saldrn del mercado; porque la competencia estar un escaln adelante, y finalmente slo l tendr una ventaja. Los Sistemas de Planificacin de los recursos empresariales (ERP), junto con sistemas Administracin de Gestin de la Cadena de Suministros (SCM) y de Relaciones con los Clientes (CRM) llevan a nuestra institucin a y clientes, buscando obtener la

acortar distancias entre nuestros proveedores

integracin de todos los procesos y crear fidelidad con ellos. Quizs unos de los primeros pasos para cumplir con el sueo de toda institucin sea una correcta implantacin de ERP. Hasta la dcada pasada, algunos de los principales jefes se podan dar el lujo de suponer que los modelos de administrar la institucin eran casi estables e indestructibles, y por ende, la institucin tena que trabajar para mejorar, pero rara vez tenan que cambiar, por lo menos en su esencia. Pero hoy con la revolucin en todos los aspectos de la sociedad, es impensable no cambiar, y uno de los principales factores claves para el xito es el uso eficiente de las Tecnologas de Informacin. En la actualidad son muy pocas empresas exitosas principales de la administracin. las que no usan tecnologa de informacin. La tecnologa est presente en, por lo menos, uno de sus procesos

2. EL VALOR DE LA PLANIFICACIN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)

Por qu podemos estar seguros que una solucin ERP genera un valor agregado para la institucin?. Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las mejores prcticas con estndares de excelencia, y que la organizacin que adopte esta filosofa, podr como resultado obtener una reduccin significativa de costos, un aumento de la productividad, planificar y realizar la automatizacin de sus procesos, as como la integracin completa del negocio e incorporar las mejores prcticas mundiales de la industria. As, estos beneficios sern considerados vitales para la organizacin. En el Per, aproximadamente, la mitad de las empresas que pueden acceder a esta tecnologa ya lo han hecho; entonces, por qu las empresas restantes pierden la oportunidad de lograr ventajas competitivas que las diferencien de sus competidores? Una de las principales causas por la cual muchas empresas no han optado todava por este tipo de tecnologas es por la coyuntura que se plantea a llevar a cabo estos sistemas, teniendo en cuenta los gastos que conlleva en trminos de dinero, esfuerzo y tiempo. Para no poner en riesgo una gran inversin como sta, es importante un cambio de mentalidad en la empresa. Todos hemos escuchado, directa o indirectamente, algo sobre situaciones

conflictivas durante la implantacin de soluciones ERP. Existen experiencias, loca- les e internacionales, que han ocasionado grandes prdidas a las empresas; otras que han burocratizado los procesos, de tal manera, que por ejemplo, han triplicado tambin se s abe de proyecto s m al liderado s , que los tiempos de ejecucin en la emisin de una orden de compra; y por supuesto, han cuadruplicado el original en esfuerzos, presupuestos y tiempos. La eleccin de un sistema ERP debe hacerse luego de un anlisis exhaustivo y detallado de la situacin actual de la empresa, la cual deber estar alineada a la estrategia de la organizacin, revisando la disponibilidad de recursos con experiencia, as como aspectos vinculados datos. Entonces, implantar un ERP permite a cualquier organizacin una respuesta adecuada con liderazgo y conocimiento de la organizacin, madurez y credibilidad en los procesos existentes y el grado de confiabilidad de los

y que estara a la medida de sus necesidades. Consecuentemente, una solucin que permitir una integracin total entre sus diferentes mdulos y el intercambio de datos entre ellos, con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las reas de la empresa. Debemos reconocer que, aunque las soluciones que tiene cada empresa implantada para la gestin de cada una de las reas de su negocio funcionen muy bien y sus posibilidades de crecimiento sean bastante aceptables, los entornos y su intercomunicacin son muy complicados. Una premisa indispensable en toda implantacin de sistemas ERP, es que la alta

gerencia de la empresa debe brindar los requerimientos, medios y recursos necesarios al equipo de trabajo, para evitar las clsicas respuestas: No hay tiempo o No hay sopor- te por parte de la organizacin y el desfase entre lo que se desea del producto y lo que realmente se obtiene del mismo.

3. SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACIN

En el origen del desarrollo de los sistemas de informacin, cuando stos llegan a las corporaciones (entidades bancarias y compaas orientadas de seguros, principalmente), las financieros: c o n t a b i l i d a d , control de inventario, al proceso productivo, desarrollan como principales herramientas se dirigan a los sistemas tales

presupuestos. Otras organizaciones,

herramientas para gestionar sus procesos produccin y compras.

Ambas herramientas, precursoras de los sistemas de gestin corporativos, trabajan de forma independiente y orientndose hacia su fin (financiero, produccin, compras). Slo se realizan integraciones de forma manual (interfases para incluir los movimientos del negocio como movimientos contables). El desarrollo de las teoras de eficiencia en el proceso de produccin hace que se pase de la gestin por el punto de renovacin de pedido (desarrollada duran- te 1934) a un nuevo planteamiento de soluciones que basa las decisiones de necesidades para la produccin en la gestin de los materiales que, como componentes, forman parte del producto. Para iniciar la integracin de informacin, Joe Orlicky, en 1958, desarrolla y acua el concepto de MRP (Planificacin de Requerimientos de Materiales). A finales de los 70, Oliver Ollie Wight, que haba colaborado con Orlicky en el

desarrollo del MRP, tambin con la colaboracin de otros autores (Dave Goddard), desarrolla los planteamientos iniciales y enlaza nuevos procesos asociados a la y logstica de entrega. De de Manufactura). de los Recursos produccin: previsin de la demanda, aprovisionamiento esto nace el concepto de MRP II (Planificacin

Integracin entre diferentes reas del negocio ya se ha producido. Slo falta aadir las reas financieras para obtener el ERP (Planificacin de los Recursos Empresariales) en los comienzos de los aos 90.

La Figura N. 1: Evolucin de los Sistemas de Planificacin. En la Figura N. 1 se observa la evolucin conceptual de los Sistemas de Informacin, clasificados por dcadas, que permitieron la integracin de las diferentes reas del negocio de manera creciente. Es conveniente mencionar otras soluciones especficas de propsito particular,

generadas segn la de- manda de soluciones de conectividad con entidades externas a la organizacin: clientes, proveedores y colaboradores externos tales como: CRM, para la gestin de la relacin con los clientes. SCM/SRM. Para la gestin de la relacin con los proveedores. PRM para los procesos de colaboracin con colaboradores (partners) del negocio. Dentro de las visiones de una organizacin (estratgica, tctica y operativa), el ERP

se sita principal- mente en la zona operativa, de ah que se denomine herramienta de Back-Office (vase Figura N. 2)

Figura N 2. Sistemas creados para integrar procesos de negocios a travs de toda la cadena de abastecimiento, desde el proveedor hasta el cliente, dentro de una red virtual de comunicacin de informacin

4. ESTRUCTURAS DE PRODUCTOS ERP

Los anlisis de los Sistemas ERP muestran relativa- mente considerables diferencias en funciones y objetivos y esto significa la existencia de diferentes modelos. Los tpicos que sigue a continuacin representan los principales componentes de los modelo MRP / MRP II. 4.1. MRP (Planificacin de Requerimientos de Materiales)

Este modelo da inicio a un modelo de sistemas de informacin dependiente

de demanda

que se orienta a la gestin de materiales, que trabaja de manera

centralizada y en batch, con un nivel de planta-depsito (puede ser: produccin y almacenamiento), como muestra la Figura N. 3. Tambin con una funcin de sistemas, alejado de los usuarios; con poca informacin interactiva y con limitada capacidad de simulacin.

Figura N. 3: Modelo MRP. 4.2. MRP II (Planificacin de los Recursos de Manufactura) Este modelo es una versin mejorada del MRP, que permite la integracin de materiales y recursos, incluyendo las capacidades de mquinas y mano de obra, permite: un mayor componente interactivo (compras, inventarios, ventas, control de produccin), nuevos componentes como la distribucin, rastreabilidad de lotes, contabilidad integrada de las diferentes transacciones e integracin de la funcin de distribucin como muestra la Figura N. 4.

Figura N. 4: Modelo MRP II.

5. IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP, est modelo desplaza al MRP y al MRP II

5.1 Fase de la Implantacin de un modelo ERP Esteves y Pastor [1] describen el ciclo de vida de un ERP en seis fases. Estas fases del ciclo de vida del ERP consisten en los varios estudios por los que un sistema ERP presumiblemente pasa durante su vida dentro de una organizacin. Estas fases son de: decisin de adopcin, adquisicin, implantacin, uso y mantenimiento, evolucin, y abandono.

5.2. Problemas de Implantacin A pesar de las promesas organizaciones de una total integracin entre sistemas, las

enfrentan tremendos obstculos

en la implantacin

de los

paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de divulgacin ms comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, adems de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstculos en las implantaciones son los siguientes: elevadas tasas de implantaciones fracasadas, elevados costes y la duracin del proyecto, ERP

dificultad en llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin. 5.3. Factores crticos de xito (FCE) en la implantacin del ERP Una revisin completa de la literatura acadmica y comercial referida a la

investigacin y divulgacin en el rea de sistemas ERP se encuentra en Esteves y Pastor [2]. En la literatura comercial existen algunos estudios que mencionan FCE (Factores Crticos de xito), basndose en uno o dos estudios de caso. Tambin algunos consultores han desarrollado FCE a partir de su propia experiencia. Otros

estudios son, sobre todo, un conjunto de recomendaciones,

en los que se

proponen algunos FCE, en vez de un anlisis cuidadoso de FCE. En los ltimos aos, en la literatura acadmica, han sido publicados varios artculos acerca del tema. Estos estudios de investigacin muestran que los FCE organizacionales son los ms relevantes para alcanzar una implantacin ERP con xito.

Figura N. 5: Integracin de funciones de un ERP.

Podemos evidenciar, entonces, una falta de trabajos de investigacin en el rea de los ERP. Segn Parr et al. [3], estos sistemas son relativamente recientes. Y la tradicin, el escrutinio y la evaluacin acadmica tardan en desarrollarse. aspecto es la misma investigacin. investigacin Segn Robey et al. [4], los estudios pues ERP acerca de FCE ofrecen pocas sorpresas, Otro de

parecen

especialmente obvios y no son claramente distinguibles de los resultados del xito de la implantacin que ellos supuestamente predicen. Tampoco est claro cmo estos estudios se distinguen de otros tipos de estudios en otros de proyectos informticos. Robey et al. [4] tambin comentan que estos estudios no estn integrados en esquemas conceptuales o tericos. Rechazar la teora es una seria omisin toda

vez que existe muy poca explicacin incorporen una base terica fuerte

de porqu los factores identificados son y utilicen mtodos ms rigurosos de

crticos para el xito. Robey et al. [4] sugieren que futuras investigaciones investigacin.

6. FUNCIONALIDAD DEL ERP

Mediante la figura N. 5, perteneciente al ERP, lder del mercado SAP R/3,

mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus principales funciones. Podemos diferenciar tres conjuntos de mdulos: Negocio: comercial, materiales, produccin, calidad, mantenimiento Financiero: gestin financiera, controlling, activos fijos, proyectos Propsito especial: RR.HH., workflow, soluciones sectoriales. Estos mdulos tienen funciones especficas, orienta- das a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, de permiten bsicamente la incorporacin, modificacin, consulta o eliminacin

informacin del negocio. Las transacciones en que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro con- junto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran: integridad de la informacin, replicacin de la informacin en diferentes mdulos con propsitos especficos, liberacin de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma ms eficiente y rpida). Para ilustrar el funcionamiento de las transacciones de un ERP entre sus diferentes mdulos, seguiremos uno de los procesos descritos en la figura N. 5. El mdulo SOE (Sales Order Entry: Entrada de Pedidos), acepta los pedidos de los clientes y pasa informacin de cobros al mdulo financiero A/R (Account Receivable: Cuentas por Cobrar), verifica la existencia de materiales en almacn en el mdulo INV (Inventory: MPS). Inventario) y actualiza las necesidades de produccin (MRP y

Hay dos elementos clave en el anlisis de los mdulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP determinar si ste es el adecuado al negocio en que se instalar. En segundo lugar, un ERP asegura que la integracin entre sus mdulos existe (en su base de datos), pero, adems, hay que confirmar que la integridad se produce en un entorno de colaboracin como el que rige en los negocios en la actualidad. Por consiguiente, colaboradores, la organizacin. Un ejemplo de integracin lo podemos observar en la figura N. 6. La integracin es posible, gracias al Internet. se verificar la integridad con: otros ERP (de proveedores y clientes), otras herramientas de Gestin Empresarial

(CRM, SCM) y el Comercio Electrnico (B2B, B2C) si ste existe como estrategia de

7. IMPLEMENTACIN
7.1. Preparativos La implantacin del sistema ERP, muchas veces, es el proyecto de tecnologa ms grande y trascendente jams implementado en la organizacin, por tanto se traduce para la organizacin en un proceso largo y complejo que involucra, adems del rediseo de los procesos del negocio, un indispensable acoplamiento entre el sistema de informacin y la organizacin y viceversa. Una organizacin que pueda usar una bien estructurada y definida

metodologa para la implementacin de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de seleccin hasta la etapa de operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementacin sea un xito.

7. 2 . Caractersticas de u n desarrollo de implementacin Algunos de las caractersticas que son visibles en la organizacin cuando se va a implementar un ERP metdicamente son: Complejidad. Un sistema ERP es uno de los sistemas integrados ms

complejos en la actualidad dentro de la categora de sistemas de informacin.

Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciacin entre las aplicaciones que conforman el ERP es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. La complejidad que lleva consigo es de alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas ms importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementacin gire en torno a estos lmites previamente definidos. Flexibilidad. Dentro de la estrategia de la organizacin es importante que est defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las caractersticas de la empresa para maximizar el aprovecha- miento del sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas competitivas obtenidas. Alcance de la aplicacin. La implantacin del nuevo sistema ERP debe ofrecer una nica solucin que abarque todas las reas de la organizacin, para ello se re- quiere que la alta administracin est 100% involucrada, ya que siempre habrn problemas muy comunes que se pueden aparecer Aladwani A. et al. [5] Infraestructura implantacin del tecnolgica. En la mayora de las organizaciones, la

ERP requiere re- emplazar

y/o optimizar

la infraestructura se requiere

existente. Esta actividad puede incrementar el riesgo del proyecto, ya que el proyecto recibe una importante inyeccin de capital adicional, habilidades de especializacin y, en algunos casos, la posibilidad de parar el negocio temporalmente para su implantacin. Por ello esta posibilidad debe ser considerada desde el inicio mismo del proyecto. Cambios en los procesos organizacionales. La implementacin del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la informacin. Por naturaleza, introducir cambios es un proceso polticamente difcil que puede mostrar la resisten cia de grupos o personas conservadoras; por ello, una vez tomada la decisin de la implementacin, la compaa. se debe incluir una campaa de publicidad para dar a conocer y promocionar el sistema a lo largo y ancho de

Figura N. 6: Entorno colaborativo del ERP.

Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. El xito del proyecto depende plenamente de que existe una buena relacin con el proveedor y del tamao del sistema que se est implantando. Aunque el riesgo aumentar dependiendo del grado de experiencia del proveedor en empresas similares, el grado de dependencia debido a la escasa transferencia de conocimiento a la organizacin, y a que la empresa proveedora sea financieramente estable. Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el

involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, adems el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el xito del sistema.

7.3. Costo beneficio La implementacin exitosa de un sistema de ERP en la Ejrcito no es la etapa final del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El xito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementacin de un plan de aseguramiento de calidad, o en un plan de optimizacin posterior a la implementacin. Para obtener beneficios completos, se necesita un completo xito operacional y un retorno ptimo de la inversin del sistema. La organizacin debe ver ms all de la utilizacin del sistema y centrarse en mejorar el desempeo. El desempeo incremental es de particular importancia en la economa actual. El siguiente paso, despus de una implementacin trae nuevas ideas exitosa, es la optimizacin consideradas midiendo durante la cuidadosamente el retorno de inversin y acelerando la curva de aprendizaje. La optimizacin que no fueron implementacin del proyecto o estaban expansin del software implementado, existentes, etc. La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla, debemos seguir una metodologa documentada, que tengan detalles del proyecto, as como fechas de compromisos y asignacin de las tareas a cada miembro. fuera de su alcance, tal como la el hardware para hacer los procesos

Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimizacin. funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.

Para

ello

tambin se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, su

El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementacin del sistema de E R P y alcanzar la es perada eficiencia organizacional. Pero al final del da, el xito de la implementacin del sistema est definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no significa un fracaso del sistema actual, este proceso slo se debe ver como parte de una mejora continua. La decisin de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementacin de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administracin para cambiar la manera tradicional de cmo opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP tienen una ventaja competitiva superior a las que no utilizan este sistema.

8. CONCLUSIONES a.
La tecnologa ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean ms efectivos y eficientes. El contar con tecnologa que se adapte a los cambios constantes que se generan, es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.

b.

Con la aparicin de las herramientas tecnolgicas como el ERP que permiten la integracin de la informacin, las empresas se han visto beneficiadas en la administracin de la mayora de sus procesos.

c.

Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucra a toda la organizacin, es un riesgo que el Ejrcito tiene que enfrentar exitosamente si desea continuar d e s a r r o l l n d o s e . Las tecnologas han pasado de ser un rea de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratgica. Las empresas lderes son las que estn a la vanguardia en tecnologa, son ellas las que innovan, tienen xito y sus competidoras no les queda ms remedio que imitarlas.

d.

Lo que hace un ERP, no es sino ofrecer a la organizacin ser ms eficientes, pero a un precio muy alto. Se pone en riesgo todo el negocio, ya no para ser los primeros, sino para poder seguir viviendo. Con las instituciones que sobrevivan, no pasara mucho tiempo en que aparezca otra nueva tecnologa, quiz tan compleja y costosa y que comprometa a la institucin como un ERP. He ah el reto: Estar preparados para el cambio, ser ms flexibles y tener una fuerte cultura organizacional preparada para afrontarlo, es decir no ser rgidos, sino estar en constantemente preparados para el cambio.

Con la informacin que aqu se presenta se puede estar ms informado de lo que es un ERP y los alcances de ste; para as hacer posible una implantacin exitosa que conduzca a generar valor a la institucin

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