EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE MATRICULA

1.OBJETIVO: Realizar la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, registrar informes por periodos
y anuales, entregar certificados
EL OBJETIVO TE INDICA PARA QUÉ SE ESTÁ HACIENDO ESTE PROCEDIMIENTO
2.ALCANCE: Se aplica desde el inicio hasta finalizar el año escolar
EL ALCANCE ACLARA DESDE DONDE HASTA DONDE SE VA A APLICAR ESTE
PROCEDIMIENTO
3. DEFINICIONES
a. Paz y salvo: documento que certifica que el estudiante se encuentra al día en los compromisos
académicos y económicos con el establecimiento de procedencia.
b. Hoja de vida: documento que muestra los aspectos académicos y de convivencia positivos y
negativos más destacados del estudiante.
c. Calificaciones en membrete: documento que contiene en su encabezado la legalidad de la
institución, informa el resultado académico por periodo o definitivo del estudiante. Al pie cita las
normas vigentes con las firmas del Rector y Secretaria.
d. Admisión: es el proceso mediante el cual un joven aspirante desea ingresar a la institución
educativa
e. Matricula: es un contrato bilateral entre la institución educativa, el estudiante y el padre de
familia o acudiente.
f. Planillas: listado de estudiantes en orden alfabético por apellidos que se encuentran
matriculados en un grado específico.
LAS DEFINICIONES HACEN CLARIDAD A ALGUNOS TÉRMINOS
4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1 Se elabora un La secretaría entrega documentos al Secretaría Formato inscripción

proceso de interesado quien los fotocopia. Instructivo de
inscripción Los estudiantes antiguos reciben circular inscripción
informativa con los requisitos de la Circular de Matrícula
matrícula y la reserva de cupo Reserva de cupo
2 Inscripción Se revisa que la información del formato Secretaría Formato inscripción
de inscripción este completamente Recepción de
diligenciada. En caso que no esté documentos para
completa se devuelve la inscripción al inscripción y
padre de familia. Se deja registro en el matricula
formato de recepción de documentos
para inscripción y matricula y firmado
por el acudiente
3 Se recibe la Se cita a entrevista al acudiente con los Secretaría Recepción de
documentación aspirantes de quienes cumplan con los documentos para
del aspirante requisitos inscripción y
para matricula
inscripción
4 Entrevista Se realiza la entrevista Equipo de Formato de
coordinadores entrevista
5 Análisis de Se seleccionan los estudiantes de Equipo de Listado de admitidos
entrevista y acuerdo al número de cupos disponibles coordinadores
Selección de en la institución y al orden de entrega de
estudiantes solicitudes
6 Inducción a Se cita a los acudientes y estudiantes Equipo de Listado de asistencia
acudientes y a admitidos a inducción coordinadores y
estudiantes aula de apoyo
 admitidos

7 Recibir Se revisa la documentación del admitido Secretaría Recepción de

documenta- y en caso de que este completa podrá documentos para
ción para la firmar la matrícula. En caso de que no inscripción y
matrícula de esté completa se le devolverá la matricula
estudiantes papelería y solo se podrá matricular
nuevos cuando presente la documentación
completa teniendo en cuenta las fechas
establecidas.
8 Entrega del Los estudiantes antiguos reciben ficho Directores de grupo Autorización de
autorización de de matrícula posterior a la comisión de matrícula
matrícula a evaluación y promoción final donde
estudiantes figura si es promovido o no y las áreas
antiguos que tiene pendientes
9 Renovar y Hacer efectiva la matrícula. El acudiente Secretaría Hoja de matrícula
firmar matricula y el estudiante admitido o antiguo deben Constancia de
firmar la hoja de matrícula. A su vez, Matrícula
ellos reciben un documento donde
consta su matricula.
10 Realizar listado Se digita listado de estudiantes por Secretaría Planillas por grupo
de estudiantes grado y grupo.

EL DESARROLLO CONSTA DE:

ACTIVIDAD: ES EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR
DESCRIPCION: DESCRIBE EN FORMA BREVE DE QUE SE TRATA LA ACTIVIDAD A
REALIZAR
RESPONSABLE: SE ESCRIBE EL CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR LA
ACTIVIDAD DESCRITA
REGISTRO: SON LOS DOCUMENTOS D QUE SE GENERAN COMO EVIDENCIA DE QUE
SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD MENCIONADA
PARA DISEÑAR ESTAS ACTIVIDADES, TENER EN CUENTA EL CICLO PHVA

PLANEAR
P H HACER

A V VERIFICAR
AJUSTAR

5. Anexos
ESTE ES EL LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS EN EL
PROCEDIMIENTO
Formato inscripción
Instructivo de inscripción
Autorización de matrícula
Formato de entrevista
Listado de asistencia
Listado de admitidos
Reserva de cupo
Hoja de matrícula
Constancia de Matrícula
Planillas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: _______________________________________________________
1. OBJETIVO:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
2. ALCANCE:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
3. DEFINCIONES:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________

DESARROLLO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO