Fundamentos Del Sistema de Control Gub

Contralora General del Estado
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FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL Y ASPECTOS CONCEPTUALES DE CONTROL INTERNO 1 PARTE: ANTECEDENTES ............................................................................................ 3 1.1 Unidad: El control como una funcin clave de la Administracin .................. 3 1.1.1 Qu es la Administracin? ............................................................................ 3 1.1.2 Cules son las funciones del proceso administrativo? .................................. 3 1.1.3 Qu implica la funcin de Control? ............................................................... 4 2 PARTE: EL CONTROL EN LAS ACTIVIDADES GUBERNAMENTALES ..................... 7 2.1 Unidad: Evolucin del Control Gubernamental ................................................... 7 2.1.1 Cmo ha evolucionado el Control Gubernamental en el siglo XX? ............... 7 2.1.2 Qu artculos de la Constitucin Poltica del Estado (CPE) establecen el Control Gubernamental? .............................................................................................. 9 2.2 Unidad: El Sistema de Control Gubernamental y sus principales caractersticas segn la Ley N 1178 ......................................................................... 10 2.2.1 Qu es el Sistema de Control Gubernamental y cules son sus objetivos? 10 2.2.2 Cules son los componentes del Sistema de Control Gubernamental? ...... 11 2.2.3 Cul es el mbito de aplicacin del Sistema de Control Gubernamental? ... 12 2.2.4 Qu aspectos afectan al Control Gubernamental? ...................................... 13 2.2.5 Qu tipos de responsabilidades se generan del Control Gubernamental? .. 13 2.2.6 Cules son las principales interrelaciones del Sistema de Control Gubernamental con los Sistemas de Administracin? ............................................... 13 2.3 Unidad: Marco legal del Sistema de Control Gubernamental ....................... 15 2.3.1 Cul es el marco legal del Sistema de Control Gubernamental?................. 15 2.3.2 Qu es la Auditora Gubernamental ? ......................................................... 16 2.3.3 Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?............. 16 2.3.4 Qu son las Normas de Auditora Gubernamental? .................................... 17 2.3.5 Cules son las Normas Generales de Auditora Gubernamental? .............. 17 2.3.6 Cules son las Normas Especficas de Auditoria Gubernamental (por tipo de auditora)?............................................................................................................. 19 2.3.7 En qu consiste el carcter principista de las Normas de Control Gubernamental Interno? ............................................................................................ 20 3 PARTE: CONTROL EXTERNO POSTERIOR ........................................................... 22 3.1 Unidad: Caractersticas generales ................................................................... 22 3.1.1 Qu es el Sistema Control Externo Posterior? ............................................ 22 3.1.2 Cules son los objetivos del Control Externo Posterior? ............................. 23 3.1.3 Cmo se ejecuta el Control Externo Posterior? ........................................... 23 3.1.4 Quines realizan el Control Externo Posterior? ........................................... 23 3.1.5 Cules son las atribuciones de la Contralora General de la Repblica? .... 24 4 PARTE: CONTROL INTERNO .............................................................................. 27 4.1 Unidad: Antecedentes ....................................................................................... 27 4.1.1 Cmo ha evolucionado el concepto de Control Interno? ............................. 27 4.1.2 Cmo conceptualiza el informe COSO al Control Interno?.......................... 29
Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno
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4.2 Unidad: Principios de Control Interno ............................................................ 31 4.2.1 Cul es la naturaleza del Control Interno? .................................................. 31 4.2.2 Cules son las caractersticas de calidad del Control Interno? ................... 31 4.2.3 Qu es aseguramiento de la calidad? ......................................................... 32 4.2.4 Qu es respondabilidad? ............................................................................ 32 4.2.5 Cul es el orden jerrquico de los controles internos? ................................ 33 4.2.6 Qu implica la aplicacin del criterio y juicio personal y profesional? .......... 34 4.3 Unidad: El Control Interno y sus principales caractersticas ........................ 34 4.3.1 Qu es el Control Interno? .......................................................................... 34 4.3.2 Por qu el Control Interno es un proceso? .................................................. 35 4.3.3 Cules son los objetivos generales del Control Interno? ............................. 35 4.3.4 Quines son responsables del Control Interno?.......................................... 35 4.3.5 Quines contribuyen al fortalecimiento del Control Interno? ....................... 36 4.3.6 Cules son las limitaciones del Control Interno? ......................................... 36 4.3.7 Cmo se relaciona el Control Interno con los objetivos institucionales? ...... 37 4.3.8 Cules son los instrumentos del Control Interno? ....................................... 38 4.3.9 Qu es el Control Interno Previo? ............................................................... 38 4.3.10 Quines deben realizar el Control Interno Previo? ...................................... 38 4.3.11 Qu fines pretende el Control Interno Previo? ............................................ 38 4.3.12 Se pueden realizar controles previos externos?.......................................... 39 4.3.13 Qu es el Control Interno Posterior? ........................................................... 39 4.3.14 Quines deben realizar el Control Interno Posterior? ............................. 39 4.4 Unidad: Componentes del Control Interno ..................................................... 40 4.4.1 Cules son los componentes del Control Interno? ...................................... 40 4.4.2 Cules son las caractersticas de los componentes del Control Interno? .... 40
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1 PARTE: ANTECEDENTES 1.1 Unidad: El control como una funcin clave de la Administracin 1.1.1 Qu es la Administracin?
La administracin es una de las actividades humanas ms relevantes. Adquiere su importancia desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propsitos que no podan alcanzar individualmente. Es tarea bsica de los administradores conciliar las diferencias de ideas, esfuerzos o intereses, armonizando las metas individuales con los objetivos institucionales. La coordinacin es la esencia de la administracin. La administracin es el proceso de disear y mantener un ambiente adecuado en el que las personas, trabajando en equipos, alcancen sus objetivos preestablecidos. De lo anterior se desprende que toda organizacin que pretenda lograr sus objetivos con eficiencia y eficacia, debe contar con una adecuada administracin implantada en todos sus niveles. 1.1.2 Cules son las funciones del proceso administrativo?
Uno de los enfoques para el estudio de la administracin plantea que el proceso administrativo est conformado por las funciones de planificacin, organizacin, ejecucin y control; que estn entrelazadas e ntimamente relacionadas. La administracin precisa de la Planificacin, porque a travs de este medio la organizacin proyecta lo que debe hacerse, considerando los recursos disponibles y las experiencias pasadas. La funcin de Planificacin implica que se piense con antelacin en sus objetivos y acciones, basando sus actos en algn mtodo, plan o lgica. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen las operaciones para alcanzarlos. Planificar consiste en reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organizacin y decidir cmo conviene situarla o posicionarla en su entorno. Es decir, en las entidades pblicas es el proceso de establecer la misin de la organizacin, sus objetivos, estrategias, polticas, programas y procedimientos. Para su cumplimiento, se requiere la toma de decisiones y la eleccin de cursos de accin, entre varias opciones. La planificacin es la gua para que: La organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos. Los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio puedan tomar medidas correctivas.
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Cada individuo dentro de una organizacin debe cumplir un rol determinado, es decir debe tener un propsito u objetivo laboral, el mismo que estar relacionado con el objetivo grupal. Esta disposicin de tareas representa el diseo de una estructura organizacional. De esta manera, la funcin de organizacin es la parte de la administracin que establece una estructura intencionada de roles que los individuos debern desempear en la entidad. Por lo tanto, la funcin de Organizacin es el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de la mejor manera. Las actividades propuestas y organizadas requieren de decisiones para ser transformadas en resultados. La funcin de Ejecucin es la realizacin de actividades necesarias para el logro de los objetivos. Ejecutar significa poner en accin o actuar. Una administracin efectiva se la mide en relacin con los resultados logrados. En virtud de lo anterior, es necesario contar con instrumentos que permitan evaluar los resultados y, si se requiere, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. Siendo sta la finalidad la funcin de control. 1.1.3 Qu implica la funcin de Control?
La funcin de Control implica, medir y corregir el desempeo personal y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. En otras palabras, se mide lo realizado a travs de alguna actividad de control y se corrige la desviacin, si la hay, por medio de una accin correctiva. Por ejemplo, al controlar las horas de trabajo de los funcionarios de la entidad: se miden las horas trabajadas implantando el registro de ingreso y salida por medio de un reloj marcador (actividad de control); la norma o criterio sera trabajar ocho horas diarias, determinadas por disposiciones laborales y corregir la desviacin emitiendo un memorndum o aplicando una multa a los servidores que trabajaron menos de lo establecido (accin correctiva). De la definicin anterior podemos ver que el control permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas a travs de la medicin de lo que se ha hecho, comparacin de los resultados con la norma, criterio o estndar; identificacin de la diferencia, si la hay, y correccin de la desviacin desfavorable aplicando una accin correctiva. La funcin de control est inmersa en la planificacin, organizacin y ejecucin.
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CONTROL
ADMINISTRACIN
CONTROL
O R G A N I Z A C I N
E J E C U C I O N
PLANIFICACION
CONTROL Los factores como cantidad, calidad, uso del tiempo y costo pueden servir como parmetros para que cualquier actividad sea controlada, con relacin a todos o a alguno de ellos. Tambin se puede emplear el control con respecto a funciones especificas, esto genera el control de personal, control financiero, control de produccin.
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TEST DE AUTOEVALUACION a) Se considera que la coordinacin es la esencia de la administracin? Est usted de acuerdo? Justifique su respuesta. (Punto 1.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
b) Mencione las funciones del proceso administrativo. (Punto 1.1.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
c) En qu consiste la funcin de control? (Punto 1.1.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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2 PARTE: EL CONTROL EN LAS ACTIVIDADES GUBERNAMENTALES 2.1 Unidad: Evolucin del Control Gubernamental 2.1.1 Cmo ha evolucionado el Control Gubernamental en el siglo XX?
A continuacin se muestra una descripcin cronolgica de la evolucin del Control Fiscal Gubernamental en Bolivia a partir de 1883. (Ver Anexo N 1) Tribunal Nacional de Cuentas El 28 de noviembre de 1883 se sancion la Ley de Organizacin del Tribunal Nacional de Cuentas que tena el rango de Tribunal Supremo para el fenecimiento de las cuentas correspondientes a todos los ramos de la administracin departamental y municipal. El citado tribunal era independiente en la esfera de sus atribuciones y cuya finalidad principal era la de controlar los fondos pblicos.
Sistema de Control Fiscal En la dcada de 1920 se hizo presente en nuestro pas, al igual que en otros pases latinoamericanos, una misin de los Estados Unidos conocida como Kemmerer, esa misin era un reflejo del entonces nuevo Sistema de Control Fiscal. Bajo el influjo de este proceso mediante Ley de 5 de mayo de 1928 se cre la Oficina de Contabilidad, Estadstica y Contralor Fiscales bajo la denominacin de Contralora General como organismo independiente de las dems oficinas del Estado pero sujeta al Presidente de la Repblica. Este Sistema de Control Fiscal ejerca el Control a travs de un Interventor que supervigilaba el examen y glosa de todas las cuentas. El 9 de abril de 1968 a travs del D.S. N 8321 Ley de Presupuesto Contabilidad y Tesoro y Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica se identific a esta ltima entidad como un organismo tcnico-administrativo de Control Fiscal, Auditora contnua, post- auditora y revisin administrativa, independiente de los Ministerios y otros Organismos del Gobierno pero responsable ante el Presidente de la Repblica y entre sus atribuciones reconoca la Intervencin, como una funcin de la Contralora mediante interventores asignados en rganos e instituciones gubernamentales con objeto de realizar revisiones de transacciones antes de su ejecucin para propsitos correctos y legales. El 21 de octubre de 1974 se aprob el D.L. N 11902 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y La Ley General del Sistema de Control Fiscal; la CGR se consolid como un organismo tcnico administrativo, exclusivamente de Control Fiscal, Auditora continua, Post Auditora y revisin administrativa. Continu bajo su competencia el Control Fiscal y su actuacin se ejerci a travs de un Departamento de Intervencin, este Control Fiscal era preventivo respecto de los documentos y requisitos contables y legales correspondientes a las operaciones administrativas y financieras de todas las entidades. El 9 de julio de 1976 con el D.S. N 13737 las funciones de Control Previo fueron transferidas al Ministerio de Finanzas, es decir Control Previo en la ejecucin del
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gasto del Presupuesto Nacional en todo el Sector Pblico. Qued la Post Auditora bajo responsabilidad nica de la CGR. El 29 de septiembre de 1977 mediante D.S. N 14933 se aprob la Ley Orgnica de la CGR y Ley del Sistema de Control Fiscal, segn esta disposicin la CGR era el Organismo Tcnico Administrativo Superior de Control Fiscal que en relacin a los poderes del Estado y en el ejercicio de sus funciones tena completa autonoma. El 29 de diciembre de 1979 mediante Ley N 493, las funciones de Contabilidad Fiscal del Estado y Control Previo fueron restituidas a la CGR. Las funciones de Control Previo en todo lo administrativo pasaron a depender de la CGR a partir del 1 de enero de 1980. El 19 de mayo de 1982 con D.L. N 18953 las funciones de Control Previo fueron transferidas al Ministerio de Finanzas y se mantuvo para la CGR la Post Auditora o Control Externo Posterior. El 29 de diciembre de 1988 segn D.S. N 22106, se dispuso nuevamente lo siguiente (textual): La CGR ejercer sobre la Administracin Financiera del Estado el Control Externo Posterior, sin desarrollar acciones que impliquen coadministracin. Por tanto, corresponde al Sistema de Control Interno de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente.
Sistema de Control Gubernamental El 20 de julio de 1990 se consolida este proceso con la promulgacin de la Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales. El Control Gubernamental est integrado por el: Sistema de Control Interno que comprende los instrumentos de Control Previo y Posterior incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la Auditora Interna. Sistema de Control Externo Posterior, que se aplica por medio de la auditora externa de las operaciones ya ejecutadas.
El siguiente cuadro sintetiza lo sealado previamente:
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EVOLUCION DEL CONTROL FISCAL - GUBERNAMENTAL 1883-1990 TNC

1883-1928 1928-1976 Tribunal Nacional de Cuentas Contralora General Contralora General de la Repblica Ministerio de Finanzas Ministerio de Hacienda Entidades Pblicas 1976-1979
SCF
1979-1982 1982-1988 1988-1990
SCG
1990-
Examen y fenecimiento de cuentas Post Auditora (Control Externo Posterior) Control Previo
TNC = Tribunal Nacional de Cuentas SCF = Sistema de Control Fiscal SCG= Sistema de Control Gubernamental 2.1.2 Qu artculos de la Constitucin Poltica del Estado (CPE) establecen el Control Gubernamental? La Constitucin Poltica del Estado como Ley fundamental establece las primeras expresiones de Control Gubernamental y concretamente en los artculos 154 y 155 se refiere al control a cargo de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a lo siguiente: Art. 154 Habr una oficina de contabilidad y contralor fiscales que se denominar Contralora General de la Repblica. La Ley determinar las atribuciones y responsabilidades del Contralor General y de los funcionarios de su dependencia. El Contralor General depender directamente del Presidente de la Repblica, ser nombrado por ste con la terna propuesta por el Senado y gozar de la misma inamovilidad y periodo que los Ministros de la Corte Suprema de Justicia. (Conc. Art. 96, inc. 14, 126) Art. 155 La Contralora General de la Repblica tendr el control fiscal sobre las operaciones de entidades autnomas, autrquicas y sociedades de economa mixta. La gestin anual ser sometida a revisiones de auditora especializada. Anualmente publicar memorias y estados demostrativos de su situacin financiera y rendir las cuentas que seala la ley. El Poder Legislativo mediante sus Comisiones tendr amplia facultad de fiscalizacin de dichas entidades. Ningn funcionario de la Contralora General de la Repblica formar parte de los directorios de las entidades autrquicas cuyo control est a su cargo, ni percibir emolumentos de dichas entidades.
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2.2 Unidad: El Sistema de Control caractersticas segn la Ley N 1178
Gubernamental
sus
principales
2.2.1 Qu es el Sistema de Control Gubernamental y cules son sus objetivos? El Sistema de Control Gubernamental es un conjunto de principios, polticas y normas, procesos y procedimientos que tiene el objetivo de: Mejorar: La eficacia y eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos y en las operaciones del Estado. Mejorar la eficacia significa impulsar una gestin que alcance los objetivos y metas propuestas. Mejorar la eficiencia significa promover una gestin que optimice la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos. La confiabilidad de la informacin generada sobre el uso los recursos pblicos. La informacin sobre el uso de los recursos pblicos debe ser transparente y creble, con el fin de procurar una comprensin bsica por parte de la sociedad sobre el uso de los recursos del Estado y de esta forma coadyuvar el ejercicio de la democracia. Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin. Los responsables de la gestin de la entidad, deben responder adecuada y oportunamente por los objetivos, la forma y los resultados de la utilizacin de los recursos pblicos que le fueron confiados. La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado. Significa establecer procedimientos y controles adecuados para asegurar la proteccin del patrimonio pblico, (incluye la informacin) evitando la comisin de irregularidades en la administracin de los recursos pblicos. Evaluar el resultado de la gestin tomando en cuenta, entre otros criterios, las polticas gubernamentales definidas por los sistemas nacionales de Planificacin e Inversin Pblica.
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2.2.2 Cules Gubernamental?
son
los
componentes
del
Sistema
de
Control
El Sistema de Control Gubernamental est integrado por: El Sistema de Control Interno, es un proceso que involucra a todo el personal de una entidad y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva. Debe disearse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales. Los propsitos del Control Interno son: Lograr el cumplimiento de planes, programas y presupuestos institucionales, con eficacia, eficiencia y economa en el marco de las disposiciones legales y su concordancia con los objetivos, polticas y metas propuestas; Asegurar la rendicin de cuenta oportuna y transparente de los servidores pblicos por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos; Proteger de irregularidades el patrimonio y la informacin de la entidad. Comprende los instrumentos de: Control Interno Previo, practicado por todas las unidades de la entidad antes de la ejecucin de sus operaciones o de que sus actos causen efecto. Control Interno Posterior, practicado por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones bajo su directa competencia y por la Unidad de Auditora Interna.
El Sistema de Control Externo Posterior, es un proceso retroalimentador (feed back) que se nutre de los resultados obtenidos para compararlos con ciertos parmetros o criterios preestablecidos. Se efecta con carcter posterior a las operaciones. El Control Externo Posterior es independiente, competente e imparcial y en cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas por las entidades pblicas. Los propsitos del Control Externo Posterior son: Aumentar la eficacia de los Sistemas de Administracin y Control Interno, mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del Sistema de Informacin Gerencial (registros contables, operativos y estados financieros) contribuir al incremento del grado de eficiencia y economa de las operaciones e informar a las autoridades competentes, cuando fuere el caso, sobre los resultados de las auditoras realizadas. El Control Externo Posterior se aplica por medio de la Auditora Externa de las operaciones ya ejecutadas.
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2.2.3 Cul es Gubernamental?
el
mbito
de
aplicacin
del
Sistema
de
Control
El Control Gubernamental en el marco de los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178 se aplica en todas las entidades del Sector Pblico, tales como: la Presidencia y Vicepresidencia de la Repblica; los Ministerios; las unidades administrativas de la Contralora General de la Repblica y de las Cortes Electorales; el Banco Central de Bolivia; las Superintendencias de Bancos y de Seguros; las entidades estatales de intermediacin financiera; las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional las administraciones departamentales, las universidades y las municipalidades; las instituciones, organismos y empresas de los gobiernos nacional, departamentales y municipales; las unidades administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial; y toda otra persona jurdica en la que el Estado tenga la mayora del patrimonio.
Adems, el Control Gubernamental alcanza a las entidades y personas naturales no comprendidas en el apartado anterior: que reciban recursos del Estado para su inversin o funcionamiento; que se beneficien de subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones; o que presten servicios pblicos no sujetos a la libre competencia.
El Control Gubernamental, en esta ltima parte, se da a travs de: los informes que estas personas jurdicas del Sector Privado presentan a las entidades del Sector Pblico competentes, sobre el destino, forma y resultados del manejo de los recursos y privilegios pblicos; sus estados financieros auditados; y los informes de opinin calificada e independiente sobre la efectividad de sus sistemas de administracin y control.
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2.2.4
Qu aspectos afectan al Control Gubernamental?
La ejecucin del Control Gubernamental se ve afectada, entre otros, por los siguientes aspectos: Falta de informacin: Que las entidades pblicas no generen ni proporcionen informacin necesaria para la ejecucin de auditorias externas. la
Alta rotacin de personal: El cambio continuo de personal afecta a la ejecucin del Control Externo. La rotacin genera discontinuidad en las actividades, produce incertidumbre, desorden, poca transparencia, afectando la auditabilidad de las operaciones. 2.2.5 Qu tipos Gubernamental? de responsabilidades se generan del Control
Principalmente en el marco de la Auditora Gubernamental, y emergente de los trabajos de auditoria se pueden establecer indicios de responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal. 2.2.6 Cules son las principales interrelaciones del Sistema de Control Gubernamental con los Sistemas de Administracin? Sistema de Programacin de Operaciones
Los objetivos institucionales forman parte del Sistema de Programacin de Operaciones y justifica la existencia de las entidades pblicas. Este sistema debe incorporar los controles necesarios para que la formulacin de los objetivos sea consistente con el plan de gobierno, actualmente Plan General de Desarrollo Econmico y Social (PGDES) y se pueda monitorear el grado de cumplimiento de las operaciones de acuerdo con lo previsto procurando, en consecuencia, la retroalimentacin y el ajuste para su perfeccionamiento. Sistema de Organizacin Administrativa
Para el desarrollo de los objetivos institucionales se requiere entidades estructuradas adecuadamente siguiendo los conceptos vertidos en el Sistema de Organizacin Administrativa. Dichas normas deben incluir en su diseo las caractersticas fundamentales de un ambiente de control adecuado. Para ello, se deben establecer los medios adecuados para instaurar condiciones que favorezcan el desarrollo de las operaciones que permitan el logro de los objetivos. Estas operaciones deben estar a cargo de funcionarios competentes que asuman sus responsabilidades formales y puedan rendir cuenta de sus actos a travs de canales de comunicacin preestablecidos. La estructura organizativa debe estar diseada de manera que exista una separacin de funciones acorde con las actividades que permita la ejecucin implcita de controles por oposicin y no exista agrupacin de funciones incompatibles sino una conjuncin adecuada entre sistemas administrativos y operativos.
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Sistema de Presupuesto
El cumplimiento de los objetivos institucionales con la estructura organizativa diseada necesita de un presupuesto consistente con las necesidades. Dicho presupuesto es la herramienta principal que facilita la ejecucin de las operaciones; razn por la cual, debe contener controles necesarios en su formulacin, que aseguren una traduccin monetaria real de los objetivos determinados en la programacin de operaciones; como as tambin, la consideracin de las directrices correspondientes. Adicionalmente, se deben incluir controles de procesamiento e independientes adecuados en el circuito administrativo para que no existan operaciones fuera del marco legal, sin autorizacin y sin comprobacin del cumplimiento. Sistema de Administracin de Personal
Para el desarrollo de las actividades programadas se necesita del factor humano que ser incorporado, evaluado, remunerado y retirado segn lo establecido en el Sistema de Administracin de Personal; que contendr los controles necesarios, para asegurar el reclutamiento de funcionarios idneos y competentes. Tambin, deben establecerse controles adecuados que procuren el cumplimiento de las directrices para evaluar el desempeo, remunerar segn escalas salariales y retirar al personal que no se adecua a la dinmica de las entidades. Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Los objetivos institucionales se satisfacen con la prestacin de servicios y la generacin de bienes. Todos los bienes fsicos requieren el establecimiento de medidas de proteccin de diversa naturaleza que deben estar incorporadas en la administracin de los mismos. No obstante, las normas relativas a los bienes deben procurar la existencia de controles adecuados para asegurar razonablemente que se compran, conservan y utilizan de acuerdo con las disposiciones legales en el marco de una sana administracin de los recursos pblicos. Al mismo tiempo, se deben establecer las caractersticas de los controles de procesamiento e independientes para que todas las etapas del proceso de administracin de bienes y servicios tengan un seguimiento en tiempo real detectando los desvos oportunamente. Sistema de Tesorera y Crdito Pblico
El Sistema de Tesorera y Crdito Pblico permite el manejo de los ingresos y el financiamiento de las obligaciones comprometidas segn el presupuesto aprobado. Este sistema debe incorporar los controles necesarios que aseguren el manejo integral y transparente de los recursos obtenidos de cualquier fuente de financiamiento. Tambin se debern establecer los controles de procesamiento e independientes aptos para el manejo adecuado de los recursos permitiendo que las entidades puedan honrar los compromisos asumidos de acuerdo a sus vencimientos. Estos controles deben procurar un manejo confiable del flujo de efectivo como herramienta de gestin.
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Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada
El Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada forma parte del sistema de informacin financiera y su funcionamiento es vital para el proceso de rendicin de cuentas, razn por la cual, este sistema debe establecer pautas para el diseo de controles necesarios que aseguren un circuito de informacin til, oportuna y confiable. Adicionalmente, se deben incorporar en los procesos de captura, registro y anlisis de la informacin todos los controles de procesamiento e independientes que permitan asegurar el reflejo contable, presupuestario y de tesorera segn la realidad econmica de las operaciones ejecutadas. En definitiva, todos los sistemas de administracin para programar, organizar y ejecutar deben incorporar elementos de Control Interno, de acuerdo con la jerarqua de controles establecida en los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno. 2.3 2.3.1 Unidad: Marco legal del Sistema de Control Gubernamental
Cul es el marco legal del Sistema de Control Gubernamental?
El marco legal del Sistema de Control Gubernamental est constituido principalmente por: La Constitucin Poltica del Estado (CPE). Establece la existencia de la Contralora General de la Repblica cuya funcin es el Control Fiscal sobre las operaciones de las entidades pblicas y la revisin de la gestin anual de estas entidades a travs de auditoras especializadas. La Ley N1178 de Administracin y Control Gubernamentales. Seala que el Control Gubernamental se aplicar sobre el funcionamiento de los Sistemas de Administracin de los recursos del Estado y que estar integrado por el Sistema de Control Interno y el Sistema de Control Externo Posterior. El D.S. N 23215 Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la CGR. Regula el ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley N 1178 a la CGR como organo rector del Control Gubernamental y autoridad superior de Auditora del Estado. La normatividad del Control Gubernamental integrada por: Las Normas de Auditora Gubernamental, para permitir el desarrollo uniforme o compatible de las actividades de Auditora Externa prcticada por la CGR, por las entidades tutoras y por las firmas o profesionales independientes contratadas por la CGR o las entidades pblicas y los Reglamentos que emita la CGR de aplicacin en todas las entidades pblicas. Las Normas bsicas de Control Interno (Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental) que tambin fueron emitidas por la CGR y que son normas de carcter principista.
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2.3.2
Qu es la Auditora Gubernamental ?
Es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y criterios establecidos. Qu tipos de Auditora se realizan en el ejercicio del Control Gubernamental?
Auditora Financiera: Acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia con el propsito de emitir una opinin independiente sobre la razonabilidad de los Estados Financieros. Auditora Operacional: Acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia con el propsito de emitir una opinin independiente sobre: la eficacia de los sistemas de administracin y control Interno, y la eficacia, eficiencia y economa de las operaciones. Auditora Ambiental: Acumulacin y examen metodolgico u objetivo de evidencia con el propsito de expresar una opinin independiente sobre la eficacia de los sistemas de gestin ambiental y/o desempeo ambiental, y resultados de la gestin ambiental. Auditora Especial: Acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia, con el propsito de expresar una opinion independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales, y si corresponde, establecer indicios de responsabilidad. Auditora de Proyectos de Inversin Pblica: Acumulacin y examen objetivo, sistemtico e independiente con el propsito de expresar una opinin independiente sobre el desempeo de todo o parte de un proyecto de inversin pblica y/o de la entidad gestora del mismo. 2.3.3 Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?
El Sistema de Control Gubernamental est compuesto por el Control Interno (Previo y Posterior) y el Control Externo Posterior. Una forma de ejecutar el Control Gubernamental, particularmente, el Control Posterior Interno y Externo es a travs de Auditoras, que deben realizarse en forma independiente. La Ley N1178, en sus artculos 15, para el caso de la Auditora Interna al ejercer el Control Interno Posterior, y 16 para el caso de la Auditora Externa al ejercer el Control Externo Posterior, contempla el carcter de independencia e imparcialidad que debe adoptar la Auditora Gubernamental debido a que las personas e instituciones que lo ejecutan deben estar libres de compromisos y de ideas preconcebidas para tener una actitud mental independiente, evaluando hechos y circunstancias tal como se presentan, comparados con criterios preestablecidos. Por otra parte, en el caso del Control Interno Previo se trata de un proceso que involucra a todas las personas, ejecutado de manera continua en la realizacin de las actividades, por lo que no es independiente.
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2.3.4
Qu son las Normas de Auditora Gubernamental?
El rgano Rector del Sistema de Control Gubernamental emite las Normas Bsicas, que para el caso del Control Externo Posterior son las Normas de Auditoria Gubernamental. Los servidores pblicos y otros a los que se les ha confiado la administracin de los recursos del Estado deben emplear estos recursos, cumpliendo disposiciones legales, promoviendo la eficiencia de sus operaciones, salvaguardndolos contra irregularidades, fraudes y errores. Tambin deben emitir informacin til, oportuna y confiable, que permita la rendicin de cuentas. El manejo adecuado de estos recursos es verificado, como parte del Control Externo Posterior a travs de auditorias gubernamentales, que se realizan de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental. Estas son requisitos mnimos que permiten asegurar uniformidad y calidad en el desempeo del trabajo de la auditoria gubernamental. Estas Normas de Auditora Gubernamental son: Generales y Especficas por tipo de Auditora. 2.3.5 Cules son las Normas Generales de Auditora Gubernamental?
2.3.5.1 Competencia La Norma de Auditoria N 211 menciona: El auditor gubernamental o grupo de auditores gubernamentales designados para realizar una auditora deben tener individualmente y en conjunto, respectivamente, la capacidad tcnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de auditora. Esto significa que las organizaciones de auditoria deben asignar los recursos humanos necesarios para garantizar que el examen sea ejecutado por personal experimentado y debidamente capacitado, con la materia objeto de anlisis. 2.3.5.2 Independencia La Norma de Auditoria N 212 expresa: En toda auditora, los auditores gubernamentales deben estar libres de impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad. Adems deben mantener una actitud y apariencia de independencia. Los auditores gubernamentales deben preservar la objetividad al considerar los hechos y expresar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones con imparcialidad. 2.3.5.3 tica La Norma de Auditoria N 213 se refiere a la tica de la siguiente manera: En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental debe regirse a los principios ticos contenidos en el Cdigo de tica del auditor gubernamental emitido por la Contralora General de la Repblica.
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2.3.5.4 Diligencia profesional La Norma de Auditoria N 214 considera que el trabajo del auditor gubernamental debe realizarse con el debido esmero, cuidado y sistemtica supervisin, al mencionar lo siguiente: Se debe ejercer el debido cuidado y diligencia profesional en la ejecucin del examen y preparacin del informe. 2.3.5.5 Control de calidad Las organizaciones que se dedican a la auditoria gubernamental deben contar con un sistema de control de calidad que les asegure principalmente el cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental. La Norma de Auditoria N 215 expresa: Las organizaciones de auditora deben establecer polticas e implantar un sistema interno de control de calidad. Este sistema debe estar sujeto peridicamente a revisiones externas. 2.3.5.6 Ordenamiento jurdico administrativo aplicables, y obligaciones contractuales y otras normas legales
El auditor gubernamental debe obtener el conocimiento de las disposiciones aplicables al objeto de examen, debido a que el cumplimiento legal dentro de la administracin pblica tiene mucha importancia. En este sentido la Norma de Auditoria N 216 manifiesta: El auditor gubernamental debe obtener una seguridad razonable sobre el cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales que resulten significativas para el logro de los objetivos de auditora. 2.3.5.7 Relevamiento de informacin Antes de iniciar cualquier trabajo las organizaciones de auditoria deben realizar un relevamiento previo, el cual determine si existen las condiciones de auditabilidad; al respecto la Norma de Auditoria N 217 menciona: En funcin del tipo de auditora, puede requerirse la realizacin de un relevamiento de informacin a efectos de establecer el grado de auditabilidad. 2.3.5.8 Ejecucin La Norma de Auditoria N 218 menciona que: Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditora a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompaada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita. Esto significa que se debe aplicar la Norma de Auditoria especfica para cada caso.
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2.3.5.9 Seguimiento Finalmente la Norma de Auditoria N 219 menciona: La Contralora General de la Repblica y las unidades de auditora interna de las entidades pblicas deben verificar oportunamente el grado de implantacin de las recomendaciones contenidas en sus informes. Adems, las unidades de auditora interna deben verificar el cumplimiento del cronograma de implantacin de recomendaciones de las firmas privadas y profesionales independientes. La implantacin de la recomendacin debe ser considerada como implantada, parcialmente implantada o no implantada. 2.3.6 Cules son (por tipo de auditora)? las Normas Especficas de Auditoria Gubernamental
Considerando que los tipos de auditoria gubernamental son: Auditoria Financiera, Operacional, Especial, Ambiental y de proyectos de Inversin Pblica, la Contralora General de la Repblica, como rgano rector del Sistema de Control Gubernamental emiti normas especificas para cada una de ellas. Cules son las normas para el ejercicio de la auditoria interna? Las unidades de auditoria interna de las entidades pblicas realizan el Control Interno Posterior, actividades que deben estar regidas por las normas de auditoria gubernamental para el ejercicio de la auditoria interna. Estas normas son las siguientes: Alcance de la auditora: Que se refiere a que los auditores internos deben desarrollar sus actividades dentro del alcance de la Ley 1178 y sus decretos reglamentarios. Declaracin de propsito, autoridad y responsabilidad: El titular de la unidad de auditoria interna debe emitir anualmente una declaracin que establece el alcance del trabajo a desarrollar, la autoridad conferida por la mxima autoridad y la responsabilidad asumida por el titular de la unidad. Relaciones interpersonales: Se refiere a las aptitudes que deben tener los auditores internos para relacionarse con el personal de la entidad. Planificacin estratgica y programacin de operaciones: Establece que las actividades de la unidad deben programarse sobre la base de la planificacin estratgica de la Unidad, considerando los recursos humanos, materiales y financieros. Planificacin, supervisin y evidencia de auditoria: El trabajo debidamente planificado, supervisado y documentado se efectuar conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental. Comunicacin de resultados: De igual manera la comunicacin de resultados se realizar conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectivo.
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Otras evaluaciones: Las evaluaciones que no se ajusten a los tipos de auditoria establecidos en las Normas de Auditoria Gubernamental, se sujetarn a las Normas Generales de Auditoria Gubernamental. 2.3.7 En qu consiste el carcter principista de las Normas de Control Gubernamental Interno? El artculo 18 del D.S. N 23215 define el carcter principista de las Normas Bsicas de los Sistemas de Control Gubernamental Interno, como normas generales que representan el nivel de calidad mnimo para desarrollar las polticas, programas, organizacin, ejecucin y el control de las operaciones de las entidades pblicas. La Contralora General de la Repblica es el rgano rector del Sistema de Control Gubernamental y sus atribuciones le permiten la emisin de las normas bsicas de Control Gubernamental. La Ley N 1178 tambin ha determinado que la emisin de las normas bsicas de los sistemas administrativos es una atribucin del Ministerio de Hacienda que es el rgano rector de los mismos. Las normas bsicas de Control Gubernamental configuran el marco conceptual que debe ser considerado por el rgano rector en el diseo de las normas bsicas de los sistemas de administracin, para que stas incorporen suficientes controles adecuados. Tambin, deben ser consideradas por las entidades pblicas en el contenido de su normatividad secundaria.
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TEST DE AUTOEVALUACIN a) Estando vigente el control fiscal previo, por qu se hizo necesaria la promulgacin de la Ley 1178? (Punto 2.1.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
b) Cul es la caracterstica principal del Control Gubernamental, tanto Interno Posterior como Externo Posterior? (Punto 2.3.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
c) Qu objetivos persigue el Sistema de Control Gubernamental? (Punto 2.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
d) Cmo est compuesto el Sistema de Control Gubernamental? (Punto 2.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
e) Quines deben considerar los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental para el diseo y la implantacin de los sistemas de administracin?. (Punto 2.3.7) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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PARTE: 3.1 Unidad: 3.1.1
CONTROL EXTERNO POSTERIOR Caractersticas generales
Qu es el Sistema Control Externo Posterior?
Es un proceso retroalimentador que se nutre de los resultados obtenidos de la gestin para compararlos con ciertos parmetros o criterios preestablecidos. Se efecta con carcter posterior a las operaciones. El Control Externo Posterior se aplica a travs de un medio tcnico que es la auditora externa. La auditora externa gubernamental ha evolucionado durante las tres ltimas dcadas, de un examen numrico legal de las cuentas que rendan los responsables del manejo de fondos o bienes pblicos, para calificar la formalidad del gasto, a la auditora enfoque integral que califica la eficacia y cumplimiento de los sistemas de administracin y control, razonabilidad de los estados financieros y tambin evaluar los resultados de la gestin en trminos de efectividad, economa y eficiencia de las operaciones formulando recomendaciones para mejorarlas. La auditora externa gubernamental es til a los gobernados, al Congreso Nacional, al Gobierno y a la Administracin o Gerencia de las entidad pblicas. Es til a los gobernados por cuanto sus dictmenes e informes hacen fe pblica y suministran elementos de juicio para calificar la gestin del gobernante; proveen un grado de confianza en la administracin pblica por parte del pueblo; y permiten la censura social de los administradores, de la cosa pblica, por los desaciertos, errores o irregularidades que incurran. Es til al Congreso Nacional, ya que los resultados de auditora externa comunicados en sus informes, constituyen una base independiente, imparcial, tcnica y objetiva para el ejercicio del control poltico que por naturaleza le corresponde. Es til al Gobierno, porque la auditora externa gubernamental le proporciona informacin independiente e imparcial sobre los resultados de la gestin de los ejecutivos en las entidades pblicas y formula recomendaciones que facilitan el ajuste de las polticas, programas y proyectos para mejorar los servicios gubernamentales y las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin. Es til a la Administracin o Gerencia de las entidades pblicas, porque sus recomendaciones promueven la mejora del funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control Interno para hacerlos ms eficaces; sus informes y dictmenes dan fe de la razonabilidad de los estados financieros para que sean usados en la toma de decisiones gerenciales; y porque sus recomendaciones operacionales contribuyen a mejorar el logro de metas y resultados deseados dentro de sanos criterios de eficacia eficiencia y economa.
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3.1.2
Cules son los objetivos del Control Externo Posterior?
El artculo 14 del D.S.23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica establece los siguientes objetivos del Control Externo Posterior: Aumentar la eficacia de los sistemas de administracin y Control Interno Mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del sistema de informacin Contribuir al incremento del grado de economa y eficiencia de las operaciones Informar a las autoridades competentes, sobre los resultados de las auditoras realizadas. 3.1.3 Cmo se ejecuta el Control Externo Posterior?
El Control Externo Posterior se ejecuta a travs de la auditoria externa de las operaciones ya ejecutadas. Los tipos de auditoria gubernamental son: Financiera, Operativa, Especial, de Proyectos, Ambiental. 3.1.4 Quines realizan el Control Externo Posterior?
Corresponde realizar este control a entes o personas sealadas por Ley, distintas de las entidades u organismos ejecutores de las operaciones. La Ley N 1178 establece que el Control Externo Posterior es realizado por: La Contralora General de la Repblica. Las entidades que ejercen tuicin respecto de otras, a travs de sus unidades de Auditora Interna, y
Las entidades que ejercen tuicin sobre una o ms entidades publicas tienen plenas facultades de ejercer el Control Externo Posterior sin perjuicio de las atribuciones de la Contralora y deben adems promover y vigilar la implantacin y funcionamiento de los Sistemas Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica as como los de Administracin y Control Interno. Los entes tutores tienen la obligacin de realizar oportunamente el Control Externo Posterior de las entidades, cuyo reducido numero de operaciones y monto de recursos administrados no justifican la existencia de una unidad de auditoria interna propia. Para cualquier entidad del Poder Ejecutivo, ante la inexistencia de una o ms entidades que jerrquicamente ejercen tuicin, la entidad cabeza de sector es a la vez la entidad tutora, haya o no disposicin legal especfica al respecto. Este concepto de entidad tutora (ejercicio de la tuicin) no es aplicable a los gobiernos municipales, que por disposicin constitucional son entidades autnomas.
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Los profesionales independientes y firmas de auditora, contratados en apoyo del Control Gubernamental ejecutan auditoras externas. 3.1.5 Cules son las atribuciones de la Contralora General de la Repblica? El Decreto Supremo N 23215: Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica: Establece que la Contralora General de la Repblica debe cumplir las funciones de: rgano Rector del Sistema de Control Gubernamental y autoridad superior de auditora del Estado Las atribuciones conferidas a la CGR por la Ley N 1178 son: Dirigir y supervisar la implantacin del Sistema de Control Gubernamental Elaborar y emitir la normatividad bsica de Control Gubernamental interno y externo
Por otra parte, tiene las ms amplias facultades para examinar cualquier informacin con el fin de: Ejercitar el Control Externo Posterior Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno Supervigilar la normativa de los sistemas contables del Sector Pblico Promover el establecimiento de los Sistemas de Contabilidad y Control Interno; de esta manera se constituye en la mxima autoridad del Estado.
Finalmente tiene atribuciones para, Conducir los programas de capacitacin y especializacin de servidores pblicos en el manejo de los sistemas que regula la Ley N 1178.
Las facultades principales de la CGR para ejercer el Control Externo Posterior: Examinar en cualquier momento los registros y operaciones realizadas por las entidades sujetas al control gubernamental. Conocer los programas, las labores y papeles de trabajo de las auditoras que realicen las entidades pblicas y las firmas o profesionales independientes, sin afectar la responsabilidad de los mismos. Contratar los servicios de firmas o profesionela calificados e independientes u ordenar a las entidades pblicas o aquellas a las que se refiere el Art. N 5 de la Ley N 1178, la contratacin de dichos servicios cuando se requiera asesora o auditora externa especializada, o falten recursos profesionales. Todo informe de auditora interna y externa ser enviado a la CGR inmediatamente concluido el mismo. En caso de incumplimiento de los plazos y condiciones para la implantacin de los sistemas de la Ley N 1178, ordenar: El congelamiento de cuentas corrientes bancarias de las entidades, La suspensin de entrega de fondos por los tesoros del Estado o por cualquier organismo financiador.
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En caso de responsabilidad ejecutiva determinada por el Contralor General de la Repblica, recomendar a la mxima direccin colegiada o a la autoridad superior que ejerce tuicin, la suspensin o destitucin del principal ejecutivo o s fuera el caso de la direccin colegiada. En caso de que el servidor pblico incumpla la Ley N 1178, de oficio o por peticin fundamentada de los rganos rectores o autoridades que ejercen tuicin, recomendar a la mxima autoridad de la entidad imponga la sancin que corresponda. Para servidores pblicos, ex servidores pblicos y personas privadas con relaciones contractuales con el Estado, que no exhiban documentacin o informacin necesarias para fines de control posterior, solicitar al fiscal del distrito en lo penal la expedicin de mandamiento de apremio.
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TEST DE AUTOEVALUACION
a) Qu pretende el Control Externo Posterior? (Punto 3.1.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
b) Quines realizan el Control Externo Posterior? (Punto 3.1.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ c) Cules son las atribuciones de la Contralora General de la Repblica? (Punto 3.1.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ d) En el marco del Control Externo Posterior Cules son las facultades de la CGR? (Punto 3.1.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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PARTE:
CONTROL
INTERNO
4.1 Unidad: Antecedentes 4.1.1 Cmo ha evolucionado el concepto de Control Interno?
4.1.1.1 Qu comprenda el concepto tradicional de Control Interno? En la profesin de Auditora, las primeras nociones de Control Interno surgen a partir del establecimiento de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas. Precisamente la segunda norma relativa a la ejecucin del trabajo determina que: Deber efectuarse un estudio apropiado y evaluacin del sistema de Control Interno existente, como una base para confiar en l, y para determinar la extensin necesaria de las pruebas a las que debern concretarse los procedimientos de auditora. La norma citada exige la evaluacin del sistema de Control Interno pero no define la naturaleza del mismo, razn por la cual, se deba recurrir al concepto tradicional conocido desde 1949: El Control Interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la gerencia. Este concepto implicaba que el Control Interno era concebido como un sistema que no se circunscriba exclusivamente a cuestiones relacionadas con las funciones de los departamentos contables de las entidades. Para delimitar el alcance del trabajo de evaluacin, en 1958 se aclara que el Control Interno inclua controles que pueden ser contables y administrativos. La finalidad de esta divisin era establecer que en una auditora financiera, el trabajo de evaluacin se debera centralizar fundamentalmente en los controles contables relacionados con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. No obstante, se determinaba que los controles administrativos comprenden la estructura organizativa que est integrada por el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesin a las polticas gerenciales y que, por lo comn, slo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. De acuerdo con lo mencionado precedentemente, es relativa la importancia de los controles administrativos en una auditora financiera. No obstante, cuando los objetivos de auditora son operacionales o de cumplimiento estos controles cumplen un rol fundamental. Luego, en 1963 se estableci que para la evaluacin del Control Interno el criterio implcito que deba prevalecer, era el efecto que los controles particulares pueden tener en la confiabilidad de los estados financieros, independientemente de su clasificacin como controles contables y administrativos. En este sentido, se estableci que los
Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno 27
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controles contables tienen una conexin directa e importante sobre la confianza que puede tenerse en los registros financieros y requieren ser evaluados por el auditor. 4.1.1.2 Qu estableci el SAS 1 respecto del Control Interno? En 1972, el SAS 1 (Statement on Auditing Standards) defini al control administrativo como el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones debido a que dicho control administrativo est relacionado con el proceso de toma de decisiones conducente a la autorizacin de transacciones por la gerencia. Evidentemente, los auditores procuraban concretar una definicin de Control Interno relacionada con la contabilidad. De todas maneras, ya se conoca que este control contable era responsabilidad de la gerencia, brindaba una seguridad razonable, inclua al mtodo de procesamiento de datos y por supuesto, contaba con limitaciones inherentes a las posibilidades de error involuntarias o las inefectividades por colusin. 4.1.1.3 Qu estableci el SAS 30 respecto del Control Interno? En 1980, el SAS 30 aclar que el estudio y evaluacin del Control Interno realizado por el auditor como parte de una auditora constituye un paso intermedio para formarse una opinin sobre los estados financieros y; por lo tanto, no es suficiente como para opinar sobre el sistema de control en su totalidad. 4.1.1.4 Qu estableci el SAS 55 respecto del Control Interno? En 1988, el SAS 55 no consideraba al Control Interno como un sistema sino como una estructura que comprenda bsicamente tres elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control, y la redefini de la siguiente manera: La estructura de Control Interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Pese a que la estructura de Control Interno podr incluir una amplia variedad de objetivos y polticas y procedimientos relacionados, slo algunos de ellos tal vez sean relevantes para la auditora de estados financieros de una entidad. Por lo general, los procedimientos de polticas relevantes a una auditora, se refieren a la capacidad de la entidad de registrar, procesar, resumir e informar los datos financieros. Con esta definicin ya no cabran dudas que la estructura de Control Interno estaba ntimamente vinculada con los objetivos de la entidad y que dicha estructura era contenedora de los procedimientos y polticas contables inherentes a una auditora financiera. 4.1.1.5 Qu estableci el SAS 78 respecto del Control Interno? En 1995 el SAS 78 corrige al SAS 55 a efectos de reconocer la definicin y descripcin del Control Interno segn el informe COSO (Commitee of Sponsoring Organizations). Se establece que el Control Interno es un proceso (efectuado por el Consejo de Directores de la entidad, Gerencia y dems personal) diseado para proporcionar una razonable seguridad en relacin con el logro de los objetivos de las siguientes categoras:
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Confiabilidad de la informacin financiera Efectividad y eficiencia de las operaciones Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables 4.1.2 Cmo conceptualiza el informe COSO al Control Interno?
El informe COSO universaliza el concepto de Control Interno y establece un marco integrado, es decir, que no se circunscribe al mbito estrictamente contable, y se incluye a la confiabilidad de la informacin financiera como uno de los tres objetivos bsicos de las instituciones al que se procura alcanzar con el establecimiento del Control Interno. El informe mencionado establece con precisin que el Control Interno es parte de los procesos bsicos de planificacin, ejecucin y supervisin y est integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicacin en cada momento. El Control Interno as concebido constituye una herramienta til para la gestin, pero no un sustituto de sta y su trascendencia est ligada a la incidencia que el mismo tiene sobre los resultados de la gestin. Esta conceptualizacin del Control Interno dista mucho de la antigua perspectiva, que conceba al Control Interno como un sistema independiente con objetivos propios o un elemento aadido a las actividades de una entidad o como una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores. Los controles internos deben ser incorporados a los sistemas administrativos y operativos de una entidad, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecucin de los objetivos de la entidad. Al ser incorporados y no aadidos, podremos identificar desviaciones en las actividades operativas bsicas y, adems, agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionarlas. El Control Interno, no constituye un proceso secuencial donde algunos de los componentes afectan slo al siguiente, sino que conforma un proceso multidireccional y permanente, en el cual cada componente influye en los otros. En el informe COSO se definen cinco componentes que integran el Control Interno: Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin
En qu consiste el proceso de Control Interno? El informe COSO resalta la importancia de los objetivos en el sentido que representan la orientacin bsica de todos los recursos y esfuerzos y proporcionan una base slida para un Control Interno efectivo. La fijacin de objetivos es el camino adecuado para identificar factores crticos de xito. Una vez que tales factores han sido identificados, la Gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir las causas que atenten contra ellos a travs de mecanismos de control e informacin.
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El proceso contina con la autoevaluacin de riesgos que constituye una responsabilidad ineludible para todo los niveles que estn involucrados en el logro de los objetivos. Dicha autoevaluacin dar origen a las actividades de control necesarias para que la Gerencia y dems personal de la entidad pueda cumplir diariamente con sus actividades asignadas. Estas actividades estn relacionadas con las polticas, sistemas y procedimientos y comprenden, entre otras, la aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin, revisin de indicadores de rendimiento; como tambin, las relacionadas con la salvaguarda de los recursos, la segregacin de funciones y el ejercicio de una supervisin adecuada. Las actividades de control tienen distintas caractersticas. Pueden ser manuales o computarizadas, gerenciales u operacionales, generales o especficas, preventivas, detectivas o correctivas. Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categora o tipo, todas ellas estn destinadas a minimizar los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la entidad, su misin y objetivos, as como a la proteccin de los recursos. El proceso de Control Interno no podra llevarse a cabo en forma efectiva sino se implantan medios adecuados de informacin y comunicacin. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Gerencia sobre sus responsabilidades en el control y la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Asimismo, se debe contar con medios para comunicar informacin relevante hacia los mandos superiores, as como a entidades externas. Por ltimo, el proceso de control se complementa con la supervisin y seguimiento debido a que las condiciones sobre las que se aplican los controles no son estticas y requieren de ajustes de acuerdo con las circunstancias. La Gerencia deber llevar a cabo la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Dicha evaluacin depender de las condiciones especficas de cada organizacin, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. La evaluacin debe conducir a la identificacin de los controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover con el apoyo decidido de la Gerencia, su reforzamiento e implantacin. Esta evaluacin puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realizacin de las actividades de supervisin diaria en los distintos niveles funcionales de la Organizacin; de manera independiente por personal que no es responsable directo de la ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de las dos formas anteriores. En resumen, El nuevo concepto del Control Interno incluye, entre otros, los siguientes aspectos que conviene resaltar: Se ampla el mbito de aplicacin implicando a toda la organizacin. Se valoriza la tica e integridad dentro de las organizaciones a travs de la importancia primordial otorgada al ambiente de control como base fundamental de todo el proceso de control.
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Se configura un crculo de mejoramiento continuo, comenzando por el marco ambiental, la fijacin de objetivos, la identificacin de riesgos, la determinacin de los controles necesarios, la comunicacin permanente, el monitoreo o seguimiento y la retroalimentacin de los procesos. Se reconoce el valor del comportamiento y la actitud personal para mejorar el esquema de funcionamiento del control. Se atribuye una particular atencin al concepto de responsabilidad para el control, debido a que es fundamental el involucramiento de todo el personal dentro de los esquemas de control. 4.2 Unidad: Principios de Control Interno
La Contralora General de la Repblica, en los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, define los siguientes principios de Control Interno: Naturaleza del Control Interno Calidad del Control Interno Respondabilidad Jerarqua de los controles Criterio y juicio personal y profesional 4.2.1 Cul es la naturaleza del Control Interno?
El Control Interno Gubernamental constituye un proceso integrado a todos los procesos tcnicos y administrativos, que conforman el accionar de las organizaciones pblicas hacia el logro de sus objetivos especficos en concordancia con los planes generales de gobierno (Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental). Los planes generales de gobierno guan la formulacin del Plan de Desarrollo Departamental y este a su vez la del Plan de Desarrollo Municipal. En consecuencia, el Control Interno est implcito en los procesos diseados e implantados en la organizacin con el fin de minimizar los riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales y su ejecucin est a cargo de todos los integrantes de la organizacin, bajo la responsabilidad indelegable de la mxima autoridad ejecutiva. 4.2.2 Cules son las caractersticas de calidad del Control Interno?
En los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, Norma 1200, se enuncia que: los procesos de diseo, implantacin, funcionamiento y seguimiento del Control Interno de los entes pblicos deben orientarse y ajustarse al concepto de calidad. La calidad es el conjunto de caractersticas que posibilitan la satisfaccin de las necesidades establecidas, que son aquellas que coadyuvan al logro de los objetivos institucionales, a travs de la minimizacin de los riesgos inherentes.
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El riesgo inherente, es la posibilidad de la existencia de factores que interfieran el logro de los objetivos previstos, independientemente de la calidad de los controles internos establecidos. Las necesidades implcitas son aquellas vinculadas con la respondabilidad, el mejoramiento de la calidad, la jerarquizacin de los controles y el desarrollo del criterio y juicio profesional. A efectos de asegurar la calidad del Control Interno vigente, deben realizarse evaluaciones peridicas del anlisis de riesgo y de la adecuacin del diseo de las actividades de Control Interno; adems debe verificarse que stas ltimas operen efectivamente. Los resultados de estas evaluaciones permiten a la mxima autoridad ejecutiva, tomar decisiones correctivas de las actividades de control, en procura del logro eficiente de los objetivos, coadyuvando al aseguramiento de la calidad. 4.2.3 Qu es aseguramiento de la calidad?
El aseguramiento de calidad es el conjunto de actividades preestablecidas y sistemticas, aplicadas en el marco del sistema de calidad, que se ha demostrado que son necesarias para dar confianza adecuada al cliente de que la entidad elaborar productos con las caractersticas de calidad establecidas. El aseguramiento de calidad no es lo mismo que el control de calidad, aunque algunas acciones entre ambas pueden relacionarse; la diferencia radica en que el control de calidad se ocupa operativamente de verificar el cumplimiento de las caractersticas del producto, mientras que el aseguramiento de calidad busca dar confianza sobre dicho cumplimiento. Consecuentemente, es importante incorporar las variables definidas para el xito del proceso, generndose as un enfoque integral de calidad sobre todos los elementos que interactan y permiten el desarrollo del producto. El aseguramiento de calidad de los productos se logra implantando un sistema de calidad que tendr las siguientes caractersticas: debe definir polticas y objetivos; debe definir responsabilidades y autoridades; debe especificar qu tipos de controles hay que realizar en los procesos, sobre los productos y sobre los documentos; y debe especificar las lneas de informacin y comunicacin necesarias, tomando en cuenta que proveer informacin oportunamente genera confianza. 4.2.4 Qu es respondabilidad?
De acuerdo a los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental aprobados por la Contralora General de la Repblica, es la obligacin y la actitud de todo servidor pblico, con independencia de su jerarqua, dentro de una organizacin, de rendir cuentas por el destino de los recursos pblicos que le fueron confiados, del rendimiento de su gestin y de los resultados logrados, no slo por una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado sino por la responsabilidad social asumida y convenida al aceptar un cargo pblico, lo cual implica ineludiblemente, brindar una total transparencia a los actos pblicos y sus efectos.
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Cada servidor pblico debe rendir cuenta en todo momento en forma responsable por las funciones que le fueron encomendadas, es decir por la responsabilidad asumida para el ejercicio del cargo, y por la responsabilidad social que implcitamente asume desde el momento en que acepta desempear un cargo pblico. En consecuencia, la responsabilidad asumida se manifiesta en la generacin y disponibilidad de informacin transparente, til, confiable y oportuna, que permita la mejora continua de la gestin pblica para responder a las necesidades de la sociedad. 4.2.5 Cul es el orden jerrquico de los controles internos?
Segn los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, el Control Interno, por ser un proceso se conforma por un encadenamiento de acciones particulares de los recursos humanos en todos los niveles de las organizaciones pblicas que adems de sus interrelaciones funcionales, se articulan en una relacin de jerarqua en concordancia con dichos niveles. Considerando un orden jerrquico los controles se agrupan en las siguientes categoras: Controles directos, integrados por: Controles gerenciales: ejercidos por la mxima autoridad ejecutiva, que le permite evaluar la gestin. No estn relacionadas con el procesamiento directo de las operaciones. Tenemos los siguientes ejemplos: Controles sobre Informes presupuestarios, controles sobre informes del cumplimiento de metas y objetivos. Controles independientes: ejercidos por integrantes de la organizacin o independientes que no participan directamente del procesamiento de las operaciones, cuya informacin es til para la direccin superior. Tenemos los siguientes ejemplos: Conciliaciones bancarias, conciliaciones entre registros contables generales e individuales, recuentos fsicos. Controles de procesamiento: ejercidos por los ejecutores de las operaciones o actividades de la organizacin con el fin de garantizar la calidad de los servicios prestados y bienes producidos. Tenemos los siguientes ejemplos: Depsito diario, integro de las recaudaciones, informes de recepcin de mercadera.
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Controles generales, involucran a todos los controles inherentes a la estructura organizacional. Pueden estar dados, por una segregacin de funciones, por ejemplo, entre las funciones de cobranzas y preparacin de depsitos y las de registro de dichos conceptos; la funcin de almacenes deber estar segregada de la contabilidad. Sin embargo, en cada organizacin, la jerarqua de los controles debe concebirse en funcin a su tamao, es decir que en organizaciones pequeas ser necesaria la implantacin de controles gerenciales con mayor nfasis. 4.2.6 Qu implica la aplicacin del criterio y juicio personal y profesional?
De acuerdo con los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental en toda organizacin pblica la existencia de un marco estratgico sistematizador y normativo de las decisiones y operaciones debe entenderse en un sentido positivo. Estos elementos no deben constituirse en interferencias para la dinmica del rendimiento, razn por la cual la aplicacin del criterio con base en el sentido comn y el juicio personal y profesional para la revisin permanente de las regulaciones, deben ser reconocidos cuando resulten necesarios para el logro de los objetivos institucionales bajo el concepto de eficiencia. Lo citado implica que en toda organizacin es necesario que las actividades se desarrollen en el marco de la normatividad tcnica, administrativa y legal vigente; sin embargo, la mxima autoridad ejecutiva debe tener presente que toda normatividad puede quedar desactualizada, resultar muy burocrtica o no ajustarse a la realidad de la organizacin, por lo que es importante generar y mantener un ambiente de confianza, motivacin y de respeto por las iniciativas personales de los miembros de la organizacin, de manera que el criterio y juicio personal y profesional sean considerados como insumos para mejorar la normatividad vigente en beneficio del logro de los objetivos institucionales y consiguientemente, mejorar el ambiente de control en la entidad. 4.3 Unidad: El Control Interno y sus principales caractersticas 4.3.1 Qu es el Control Interno?
Segn los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental: El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestin, integrada a los procesos bsicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organizacin, bajo la responsabilidad de su consejo de administracin y su mximo ejecutivo, llevado a cabo por estos y por todo el personal de la misma, diseado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organizacin, proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la informacin financiera y de cumplimiento de las leyes as como las iniciativas de la calidad establecidas. El artculo 10 del D.S. N 23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica menciona: El Sistema de Control Gubernamental Interno est dado por el plan de organizacin de cada entidad y las tcnicas de
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autorizacin, procesamiento, clasificacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin fsica, incorporadas en los procedimientos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del sistema. Est compuesto por el Control Interno Previo, el Control Interno Posterior a cargo de los responsables superiores y la auditora interna. 4.3.2 Por qu el Control Interno es un proceso?
Porque no constituye un acontecimiento o circunstancia aislada, sino una serie de acciones inmersas por todas las actividades y operaciones de una entidad. Estas acciones son inherentes a la gestin a cargo de la direccin de la entidad. Los procesos que se llevan a cabo en las unidades funcionales de la entidad o entre ellas, se coordinan de acuerdo con los procesos bsicos de gestin: planificacin, organizacin, ejecucin y control. El Control Interno es parte de dichos procesos y est integrado en ellos, asegurando razonablemente su funcionamiento. Constituye una herramienta til para la gestin, pero no debe ser entendida como un sustituto de sta. El Control Interno esta entrelazado con las actividades administrativas y operativas de la entidad y debe incorporarse en los reglamentos especficos de los sistemas de administracin y reflejarse en los documentos que formalizan la estructura organizacional. Se entiende por estructura organizacional al conjunto de reas y unidades organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional se refleja en el manual de organizacin y funciones, el organigrama y el manual de procesos. 4.3.3 Cules son los objetivos generales del Control Interno?
Lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales, con eficiencia y economa, dentro de un marco de cumplimiento de las normas legales y su concordancia con los objetivos, polticas y metas propuestas. Asegurar la rendicin de cuenta oportuna y transparente de los servidores pblicos por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos pblicos. Proteger el patrimonio de la entidad de irregularidades, fraudes y errores. Disponer de informacin, til, confiable y oportuna. 4.3.4 Quines son responsables del Control Interno?
La mxima autoridad ejecutiva de la entidad es la responsable del Control Interno, influyendo de manera directa en el ambiente de control con conceptos de integridad y valores ticos. Por otra parte, el ejercicio del Control Interno es responsabilidad de todos los miembros de la entidad y, por lo tanto, debe ser considerado explcita o implcitamente en la descripcin del puesto de trabajo de cada empleado. La responsabilidad implcita implica que todo servidor pblico debe poner en conocimiento de los niveles superiores cualquier
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problema operativo o actuaciones ilegales, en cumplimiento del cdigo de conducta o de las polticas establecidas. Casi todos los servidores pblicos generan informacin utilizada en el Control Interno o realizan las funciones necesarias para efectuar el control. La responsabilidad explcita se encuentra establecida en el manual de organizacin de funciones. 4.3.5 Quines contribuyen al fortalecimiento del Control Interno?
Los auditores internos desempean un papel importante en la evaluacin de la eficacia del Control Interno y ayudan a mantenerla a lo largo del tiempo. Debido a su posicin jerrquica y autoridad, la funcin de auditoria interna desempea un papel importante de supervisin del Control Interno. Por otra parte, terceros ajenos a la entidad tambin pueden contribuir al fortalecimiento del Control Interno como es el caso de la Contralora General de la Repblica, las Unidades de Auditoria Interna de los entes tutores y firmas privadas de auditoria (a solicitud de la Contralora General de la Repblica, los entes tutores y las propias entidades), con sus opiniones independientes y objetivas y sus informes con recomendaciones sobre aspectos de Control Interno. Sin embargo, se debe aclarar que stos no son responsables del Control Interno de una entidad ni forman parte de l. Adicionalmente, los usuarios, proveedores y acreedores que tienen relacin con la entidad pueden ayudar a contribuir al fortalecimiento del Control Interno, debido a que constituyen una fuente importante de informacin acerca del desempeo de la entidad, la misma que puede ser utilizada para la definicin de actividades de control. La entidad debe implementar los mecanismos necesarios para recibir dicha informacin y darle un procesamiento adecuado. 4.3.6 Cules son las limitaciones del Control Interno?
El Control Interno, independiente de lo bien concebido que est y lo bien que funcione, nicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluta, a la direccin, en cuanto a la consecucin de los objetivos de la entidad. Las posibilidades de xito se ven afectadas por las limitaciones inherentes a todo Control Interno. Dichas limitaciones presentes o potenciales no permiten afirmar sobre la eficacia del Control Interno con absoluta seguridad y estn constituidas por diferentes situaciones, por ejemplo: Decisiones errneas por haber considerado informacin insuficiente, inoportuna o deficiente o por falta de competencia profesional. Colusin de dos o ms servidores pblicos. Aplicacin inadecuada de los controles internos por error de interpretacin, dejadez o equivocacin en su ejecucin.
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Uso inadecuado de la autoridad para eludir el Control Interno con finalidades ilegtimas, con nimo de lucro personal o para mejorar la presentacin de la situacin financiera o para disimular el incumplimiento de obligaciones legales. Recursos limitados que influyen en el diseo de la estructura organizacional. Anlisis de la relacin costo/beneficio de las actividades de control que puede restringir la suficiencia de las mismas. No obstante, el diseo y aplicacin de excesivas actividades de control puede representar un costo elevado y contraproducente. En consecuencia, se debe buscar un equilibrio en la implantacin de los controles. 4.3.7 Cmo institucionales? se relaciona el Control Interno con los objetivos
Cada entidad tiene una misin que cumplir, la cual determina sus objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. De acuerdo con los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, el Control Interno coadyuva al logro de los objetivos institucionales, considerando: La eficacia y eficiencia de las operaciones: Se refieren a la eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad e incluyen los objetivos de rendimiento y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos contra posibles prdidas. El cumplimiento de la informacin financiera: Se refieren a la preparacin de estados financieros confiables. El cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas: Se refieren al cumplimiento de las leyes y normas a las que est sujeta la entidad. Dependen de factores externos, y son similares en todas las entidades con excepcin de las leyes y normas particulares a las que pueden estar obligadas de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones. Al momento de explicar por qu el Control Interno constituye un proceso, se mencion que ste debe estar integrado a la estructura organizacional de la entidad, lo cual implica que estar inmerso en el proceso de gestin institucional. Cuando el Control Interno est incorporado en forma adecuada a la estructura organizacional contribuye al logro de los objetivos institucionales. Los objetivos relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables estn basados principalmente en ciertas normas o regulaciones externas establecidas independientemente de las metas de cada entidad. No obstante, la consecucin de estos objetivos est en gran medida bajo el control de la misma y el Control Interno coadyuva directamente a su logro con una garanta razonable. Los objetivos operacionales no estn basados en pautas externas sino que dependen de las metas propuestas por cada entidad. A diferencia de las dos categoras anteriores, la consecucin de estos objetivos no est bajo el control de la entidad porque dependen
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principalmente acontecimientos externos como condiciones apropiadas de demanda, financieras, climatolgicas, etc. En este caso, el Control Interno coadyuvar a que la direccin tenga una garanta razonable de conocer oportunamente los peligros que atentan contra la eficacia y eficiencia pretendida sobre las operaciones. 4.3.8 Cules son los instrumentos del Control Interno?
Segn el inciso a) del Art. 13 de la Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales el Sistema de Control Interno comprende los siguientes instrumentos: Control Interno Previo Control Interno Posterior 4.3.9 Qu es el Control Interno Previo?
Es un proceso que involucra a todo el personal y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva. Se aplica siempre antes de la ejecucin de las operaciones o antes de que sus actos causen efecto. Debe disearse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales de eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin operativa y financiera, rendicin de cuentas, cumplimiento a disposiciones legales y proteccin del patrimonio. El artculo 11 del D.S. N 23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica menciona: El Control Interno Previo comprende los procedimientos incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de cada entidad, para ser aplicados en sus unidades por los servidores de la misma, antes de la ejecucin de sus operaciones y actividades o que sus actos causen efecto, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que las regulan, los hechos que las respaldan y la conveniencia y oportunidad de su ejecucin. 4.3.10 Quines deben realizar el Control Interno Previo?
Los servidores pblicos que participan directamente en el desarrollo de las operaciones de la entidad en sus respectivas unidades. 4.3.11 Qu fines pretende el Control Interno Previo?
verificar que los actos a realizarse cumplan lo dispuesto por las normas que los regulan verificar que dichos actos estn respaldados por hechos reales y debidamente documentados verificar que los actos a realizarse y los resultados que se esperan lograr sean convenientes y oportunos para los fines y programas de la entidad
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4.3.12
Se pueden realizar controles previos externos?
No, el ejercicio de controles externos con carcter previo a las operaciones est expresamente prohibido por la Ley N 1178. No se pueden crear unidades que centralicen la ejecucin de controles previos, tampoco ste puede ser ejercido por personas ajenas a la unidad ejecutora de las operaciones, o por los responsables de auditora interna, ni por unidades o entes tutores o externos. Cabe aclarar que el artculo 27 inciso a) de la Ley 1178 menciona: Cualquier tuicin que corresponda ejercer a una entidad pblica respecto de otra, comprender la promocin y vigilancia de la implantacin y funcionamiento de los sistemas nacionales de Planificacin e Inversin, Administracin y Control Interno. En el caso de la Programacin de Operaciones de inversin pblica, el ejercicio de la competencia sectorial o tuicin sobre otra entidad comprender la evaluacin de los correspondientes proyectos, previa a su inclusin en el Programa de Inversiones Pblicas. 4.3.13 Qu es el Control Interno Posterior?
Es un proceso diseado con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales de eficacia y eficiencia, confiabilidad de la informacin operativa y financiera, rendicin de cuentas, cumplimiento a disposiciones legales y proteccin del patrimonio. Proceso que involucra a los responsables superiores de las operaciones y a la unidad de auditoria interna. Se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva y se aplica sobre los resultados de las operaciones ya ejecutadas. El artculo 12 del D.S. N 23215 Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica menciona: El Control Interno Posterior a cargo de los responsables superiores comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de cada entidad, para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia. 4.3.14 Quines deben realizar el Control Interno Posterior?
La mxima autoridad ejecutiva y los responsables superiores de la entidad, quienes deben verificar que los resultados que est alcanzando la unidad bajo su directa competencia correspondan a los que se programaron, tanto en calidad como en cantidad. La unidad de auditoria interna (en caso de que por el tamao de la entidad se requiera la existencia de esta unidad), quin depende de la mxima autoridad ejecutiva y debe: Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administracin e informacin gerencial y de los instrumentos de Control Interno incorporados a ellos Examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad
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Analizar los resultados de las operaciones realizadas
4.4 Unidad: Componentes del Control Interno 4.4.1 Cules son los componentes del Control Interno?
Conforme al punto N I.7 del captulo introductorio de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, en vigencia, los componentes del Control Interno son: Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin
Cada uno de estos componentes se encuentra descrito como una norma general de Control Interno Gubernamental. 4.4.2 Cules son las caractersticas de los componentes del Control Interno? 4.4.2.1 Qu es el Ambiente de Control? Segn los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental (Norma General de Ambiente de Control 2100), el ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno y que son, por lo tanto, determinantes de las conductas y los procedimientos organizacionales. El Ambiente de Control, refleja la conviccin de la direccin superior (MAE), la gerencia (nivel ejecutivo) y dems servidores de la entidad sobre la importancia y la necesidad de la implantacin y aplicacin del Control Interno, esto requiere adems la dotacin de todos los medios para su promocin; por lo tanto, es la base sobre la que se apoya el desarrollo de los otros componentes del Control Interno. El Ambiente de Control se formaliza y fortalece con una estructura organizacional adecuada y la existencia de polticas y procesos formales para asegurar, razonablemente, el cumplimiento de los objetivos institucionales, que la informacin obtenida, procesada y revelada sea confiable, que el desarrollo de las actividades de la entidad sea consistente con las disposiciones legales aplicables y, que los recursos sean salvaguardados contra, prdida, uso indebido y siniestro. Es evidente que la direccin superior (mxima autoridad ejecutiva) es la primera responsable por el diseo y la implantacin adecuada y oportuna del Control Interno; el resto de servidores pblicos y su actitud ante el control tambin constituyen, sin importar su posicin dentro de la organizacin de la entidad, un elemento importante del ambiente de control.
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Todos los componentes del Control Interno estn interrelacionados y el ambiente de control influye en cada uno de ellos porque refleja la actitud o predisposicin de la entidad hacia el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos; razn por la cual, constituye una condicin necesaria pero no suficiente para que el Control Interno pueda ser considerado eficaz. En consecuencia, la existencia de un ambiente de control significativamente inadecuado o deficiente impedir que el Control Interno presente el nivel de eficacia necesario que proporcione una garanta razonable de la consecucin de los objetivos institucionales en un momento dado. Cules son los factores que influyen en el Ambiente de Control? Segn la citada norma general y conforme se describe en las normas bsicas respectivas, el Ambiente de Control esta influenciado por el nivel de calidad de los siguientes factores: Filosofa y estilo de la direccin (MAE) y la gerencia ( nivel ejecutivo). Este concepto representa la importancia que tiene el Control Interno para la entidad. La comunicacin de dicha importancia y su conocimiento por toda la entidad procura la generacin de comportamientos favorables hacia los controles internos. Los actos de gestin de la direccin superior ( mximo ejecutivo) y la gerencia ( nivel ejecutivo) deben transmitir a todos los niveles de la entidad su compromiso con el Control Interno, adems de constituir un ejemplo para el comportamiento organizacional. La exteriorizacin de la filosofa debe demostrar mediante los hechos que las responsabilidades de control deben asumirse con seriedad por todos los servidores de la entidad comprendiendo y respetando la importancia del mismo. La filosofa y el estilo de direccin superior (MAE) y gerencia (nivel ejecutivo) tendrn un impacto negativo en el ambiente de control cuando, por ejemplo, la administracin asuma riesgos significativos o actitudes de gestin poco prudentes, los planes o programas operativos no consideren las limitaciones de los recursos o se haya implantado una estructura burocrtica o demasiado pesada que atente contra la eficacia y eficiencia de las operaciones. Establecimiento y difusin de los principios y valores ticos La integridad es una condicin moral que favorece al cumplimiento de los valores ticos. Por lo tanto, constituye un requisito previo para el comportamiento tico representado por la disposicin de cualquier funcionario a actuar moralmente y conforme a las disposiciones aplicables segn las circunstancias. La falta del comportamiento tico pretendido afectar negativamente y puede impedir la consecucin de los objetivos institucionales. Los valores ticos integran las normas de conducta de la entidad y representan diversas cualidades humanas de carcter permanente que son respetadas por todos los funcionarios de una entidad. Tanto la integridad como los valores ticos procuran el compromiso de adhesin de todos los funcionarios hacia ciertos principios ticos y la capacidad para llevarlos a la
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prctica de forma permanente. Deben formar parte de la cultura organizacional y materializarse mediante acciones concretas de la gerencia para eliminar o reducir iniciativas o tentaciones que podran hacer que el personal participe en actos deshonestos, ilegales o contrarios a la tica. Es importante considerar que por muy eficaces que pudieran ser los controles internos, stos no pueden estar por encima de las personas que los llevan a cabo; razn por la cual, el nivel de eficacia del Control Interno estar condicionado por la implantacin de una cultura organizacional que se fundamente en un comportamiento o desempeo de acuerdo con la integridad y los valores ticos. La transmisin de los valores y reglas de comportamiento tico a una organizacin se realiza de varias formas complementarias: Con el ejemplo. El mximo ejecutivo y la gerencia deben ser los primeros que asuman en la prctica los comportamientos ticos que van a intentar imponer en la entidad Estableciendo normas escritas (cdigos de conducta) que todos los funcionarios de la entidad deben conocer y aceptar, debiendo quedar constancia escrita sobre ello peridicamente. Respondiendo eficiente y contundentemente en caso de actuaciones no conformes con las reglas establecidas, an cuando las mismas puedan no tener un efecto significativo.
Importancia de la Competencia profesional Todos los servidores pblicos deben ser idneos para responder eficazmente a las responsabilidades del cargo y comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de los controles internos. La direccin superior (MAE) debe especificar las caractersticas de la competencia requerida para el ejercicio de las funciones en los distintos niveles de una entidad. Dicha competencia debe ser considerada en la determinacin y aplicacin de los procedimientos para los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin, evaluacin del desempeo, retribucin y promocin o despido.
Medios generadores de una atmsfera de confianza Es la relacin de confianza mutua que se genera y fomenta en la entidad mediante la difusin de la informacin necesaria, la delegacin de funciones, la adecuada comunicacin y las tcnicas de trabajo participativo y cooperativo que contribuyen al fortalecimiento del ambiente de control. La adecuada comunicacin consiste en difundir en toda la organizacin la informacin necesaria para el eficaz y eficiente desempeo del personal; esto requiere a su vez la existencia de lneas abiertas para la comunicacin y la predisposicin y capacidad de anlisis de la direccin superior para recibir y procesar informacin que se genera y transmite en forma multidireccional (ascendente, descendente y transversal).
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Relacin de la Administracin estratgica con el Control Interno Es la formulacin sistemtica y correlacionada de los objetivos estratgicos y su plan respectivo del que se derivan los objetivos de gestin y el programa respectivo. Dicha administracin requiere de seguimiento y evaluacin permanente para verificar el cumplimiento de los objetivos, los productos de los planes, programas, presupuestos y sus seguimientos deben estar documentados y difundidos a los niveles correspondientes.
Anlisis del sistema organizativo a efectos del control interno El sistema organizativo se configura con la estructura organizacional que es el conjunto de reas y unidades organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional debe estar adaptada a la naturaleza y el volumen de las actividades. Dicha adaptacin se fundamenta en los resultados de los anlisis retrospectivos, de situacin y prospectivos correspondientes que permiten disear y formalizar la estructura organizacional con el alcance de control necesario que facilite el logro de los objetivos institucionales eficaz y eficientemente. El adecuar la estructura organizativa de cada entidad a su tamao, tipo de actividad y objetivos es fundamental para que el Control Interno pueda desarrollarse en forma adecuada, ya que ello define las lneas de responsabilidad y autoridad, as como los canales por los que fluye la informacin.
Asignacin de las responsabilidades y los niveles de autoridad La delegacin de autoridad permite que quienes estn directamente trabajando en la ejecucin de las actividades asuman una mayor responsabilidad sobre las mismas. Cuando esta responsabilidad es asumida plenamente se genera un mayor nivel de involucramiento y compromiso con los objetivos de la entidad. Sin embargo la delegacin no signifca renunciacin porque lo nico que se delega es la autoridad para realizar una tarea pero no la responsabilidad de la misma. Muchas veces no se delega autoridad por la inseguridad que produce el temor a perder una cuota del poder legtimo, otras veces, por incapacidad para delegar. Ambas situaciones pueden originar fracasos por ineficiencias operativas, ya que la acumulacin de funciones provoca que se extralimite la capacidad normal de quin quiere concentrar todas las tareas.
Determinacin de polticas de Administracin de Personal que favorezcan al ambiente de control Las polticas de Administracin de Personal constituyen directrices emitidas por la direccin de la entidad para lograr una administracin efectiva del personal. En el marco de estas polticas se deben desarrollar las funciones de la unidad de
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Administracin de Personal coadyuvando, de esta forma, al mantenimiento de un ambiente eficaz. Respeto de la funcin de auditora interna La unidad de auditora interna es una unidad funcional especializada que debe estar conformada con personal calificado profesionalmente para la aplicacin de los procedimientos de control Posterior. Dicha unidad depende de la mxima autoridad ejecutiva, formulando y ejecutando su programa de actividades con total independencia. Dichas actividades de evaluacin no deben limitarse a los procesos de control vigentes, sino extenderse a la identificacin de necesidades para sugerir mejoras en dichos procesos con relacin a la confiabilidad de los registros y estados financieros, la calidad de los productos y servicios y, la eficiencia de las operaciones. La unidad de auditora interna y el comit de auditora no son de creacin obligatoria, de hecho existen entidades pblicas sin unidad de auditora interna. Pero su existencia perfecciona el proceso de Control Interno y contribuye al mejoramiento de los procesos y el logro de los objetivos institucionales. Por otra parte, cabe aclarar, que el comit de auditora est conformado con miembros de un directorio; razn por la cual, en el sector pblico actual slo podra formarse dicho comit en las empresas pblicas que tengan un rgano colegiado encargado de la Direccin. 4.4.2.2 Qu es la Evaluacin de Riesgos?
La evaluacin de riesgos es un proceso concurrente y recurrente de identificacin y anlisis de los factores internos y externos que pueden afectar el logro de objetivos institucionales, es por tanto un componente crtico del Control Interno y la base para determinar cmo administrar los riesgos. La caracterstica de concurrente implica que a medida que se exterioricen factores de riesgo stos deben ser evaluados para determinar su importancia relativa. La caracterstica de recurrente implica que el proceso de identificacin de riesgos es constante debido a que la entidad debe revisar peridicamente la incidencia de los factores de riesgo internos y externos a efectos de poder analizarlos en forma oportuna. Al respecto, la Norma General de Control Interno Gubernamental N 2200 expresa: El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes, tanto derivados de la situacin presente como del efecto de los cambios futuros que deben anticiparse por medio de sistemas de alertas tempranos, se identifica el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y se evala la vulnerabilidad del sistema. Por ello, debe adquirirse un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes, de manera de identificar los puntos dbiles y los riesgos internos y externos que pueden afectar las actividades de la organizacin.
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Qu factores internos y externos de riesgo pueden afectar el logro de objetivos institucionales? Los factores internos se refieren a aspectos inherentes a la organizacin de la entidad o sus operaciones y pueden ser prevenidos por la misma. Los siguientes, entre otros, son factores internos: Variacin de los objetivos o estrategias institucionales. Impactos por cambios en la direccin superior (MAE). Reorganizacin o reestructuracin interna. Modificaciones frecuentes de la estructura organizacional de la entidad. Carencia de personal idneo, falta de capacitacin y motivacin para adquirir conciencia de control en la entidad. Implantacin o modificacin de sistemas informticos.
Los factores externos se relacionan con el entorno de la entidad y deben ser detectados para su evaluacin y tomar las acciones necesarias para la minimizacin de sus efectos. Entre los factores externos se pueden mencionar los siguientes: Modificacin o creacin de nueva legislacin que puede afectar a las polticas establecidas por la mxima autoridad ejecutiva. Acciones de la naturaleza (generalmente catstrofes) que pueden incidir en la modificacin de las operaciones y requerir planes de contingencia para superarlas. Influencia de agentes econmicos que afectan a las decisiones relacionadas con el financiamiento de las operaciones de la entidad. Innovaciones tecnolgicas que son fuentes potenciales de obsolescencia organizacional y/o impactos ambientales negativos.
Cul es el requisito para la evaluacin de riesgos? El establecimiento de objetivos de la entidad es condicin previa para la evaluacin de riesgos, no constituyendo un componente del Control Interno. Precisamente, no se podran identificar ni analizar factores de riesgo sin conocer los objetivos que la entidad pretende lograr. No obstante, genricamente estos objetivos se clasifican en tres categoras: operacionales, confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de leyes y normas a las que est sujeta la entidad. La formulacin de objetivos permite a la administracin la identificacin de criterios de medicin del desempeo, centrndose en los factores crticos para actuar con eficacia. Los objetivos, dentro de una entidad, deben ser formulados en forma descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel operativo, con la finalidad que el programa de operaciones sea integral, coherente e interrelacionado, donde cada operacin guarde relacin y sea consistente con los objetivos de gestin.
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Qu actividades implica el proceso de evaluacin de riesgos? El proceso de evaluacin de riesgos implica la identificacin del riesgo, la estimacin de su importancia y la probabilidad de ocurrencia. La identificacin del riesgo implica la comprensin de los factores que amenazan la consecucin de objetivos. Dichos factores pueden ser propios de las actividades crticas de cada entidad o relacionados con los cambios dentro de la organizacin y/o en su entorno. La estimacin de la importancia del riesgo se realiza en funcin a la valoracin de los potenciales efectos que se generaran por la ocurrencia de los hechos no prevenidos ni detectados oportunamente. La probabilidad de ocurrencia o la frecuencia del error constituye una estimacin de la posibilidad de materializacin del riesgo. Este aspecto debe ser considerado en forma concurrente con la estimacin de la importancia del riesgo a efectos de poder asignar una valoracin representativa del impacto que tiene dicho riesgo sobre el logro de los objetivos. Para que sea factible la identificacin de los riesgos, el clculo de la probabilidad de ocurrencia y evaluar sus posibles efectos, loa entidad debe disponer de procedimientos que permitan la captacin e informacin oportuna de los cambios producidos interna y/o externamente. Dichos procedimientos constituyen un sistema de informacin que es denominado sistema de alerta temprano por su relacin con la deteccin de los riesgos sobre los cuales la entidad debe accionar para su administracin. En consecuencia, la direccin superior de las entidades al sealar los objetivos para que las actividades operen concertadamente, debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos; en este contexto, debe establecer los mecanismos para identificar y analizar los riesgos relacionados. 4.4.2.3 Qu son las Actividades de Control? Las Actividades de Control son acciones llevadas a cabo por todos los integrantes de la organizacin orientadas por la direccin superior (MAE) para asegurar la vigencia de los principios de Control Interno. Las Actividades de Control se ejecutan a travs de polticas y procedimientos emitidos para administrar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales y comprenden adems el seguimiento oportuno del diseo, implantacin y mantenimiento de un ambiente de control efectivo que constituye la base para el ejercicio de la responsabilidad. Esta actividad primaria de control debe llevarse a cabo teniendo como fundamento el criterio y juicio profesional y optimizando la relacin costo beneficio; es decir que la identificacin y el diseo de actividades claves de control, integradas a los procesos operacionales y administrativos deben procurar la desburocratizacin del Estado
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respondiendo a la necesidad de alcanzar, cada vez, mayores niveles de eficacia, economa y eficiencia en la administracin de los recursos pblicos. Conforme se describi anteriormente en este texto, las actividades de control se basan en las tres categoras de objetivos institucionales: Operacionales, Informacin Financiera y Cumplimiento. No obstante, existe una interaccin entre las actividades de control, pues unas relacionadas a un determinado objetivo pueden apoyar a otros, as por ejemplo las operacionales pueden contribuir a la confiabilidad de la informacin financiera y stas al cumplimiento normativo. La direccin superior ( MAE ) debe evaluar continuamente la combinacin ms adecuada de las actividades de control de acuerdo a su jerarqua, vale decir, lograr un equilibrio de los controles directos (gerenciales, independientes y de procesamiento) en el marco de los controles generales (oposicin de intereses, segregacin de funciones y salvaguarda de activos) que contemplan aspectos cualitativos de la administracin. Al respecto, La Norma General N 2300 determina: El proceso de Control Interno involucra a todos los integrantes de una organizacin pblica y es responsabilidad indelegable de su direccin superior. Esto implica que existe una actividad primaria y general de control, a cargo de aquellos y bajo la conduccin de esta ltima que consiste en el aseguramiento de la vigencia de los principios de Control Interno. Asimismo, comprende el monitoreo permanente del adecuado diseo, implantacin y mantenimiento de un ambiente de control efectivo, para la minimizacin de los riesgos que pueden afectar los objetivos institucionales, dentro de un marco de aseguramiento permanente de la calidad y como base para el ejercicio de la responsabilidad. La pauta que debe guiar la ejecucin de esta actividad primaria de control, con aplicacin del criterio y juicio profesional, debe ser la optimizacin de la relacin costo beneficio. Ello significa identificar y disear actividades claves de control integradas a los procesos operacionales y administrativos, como un curso de accin direccionado a la desburocratizacin y modernizacin del Estado, asegurando mayores niveles de eficacia, economa y eficiencia en la administracin de los recursos pblicos. Entre otras actividades de control se destacan las siguientes: Revisin del desempeo real por parte de la direccin superior. Revisin gerencial por funciones y actividades. Controles independientes mediante recuentos fsicos y comprobaciones de existencia y estado de activos. Inspeccin de documentacin. Constataciones de propiedad. Confirmaciones y conciliaciones. Indagaciones y representaciones. Observaciones in situ de hechos o circunstancias. Tcnicas de datos de prueba y testeos orientados a cantidades, calidades, precios y costos. Anlisis de causas de reprocesos. Pruebas de reconstruccin. Anlisis de reclamos, devoluciones y quejas.
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Diseo orientado de encuestas al personal, a los usuarios externos y a los terceros relacionados. Validacin de exactitud y oportunidad del registro de transacciones y hechos. Consideracin de observaciones contenidas en informes de control independientes.
Estas actividades, incluidas como ejemplo, no solo se ejecutan por instancias independientes a las operaciones sino como parte del Control Interno Previo y simultneo durante la ejecucin de las operaciones y su registro. Existen actividades de control propias de cada proceso e inherentes a su ejecucin tales como constataciones, comparaciones, clculos y reclculos, inspecciones de calidad y recuentos fsicos. Las actividades de control en los sistemas informticos: La tecnologa de informacin desempea un papel fundamental en la gestin, destacndose los centros de procesamiento de datos (adquisicin, implantacin y mantenimiento de software), la seguridad para el acceso a los sistemas y los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. Qu aspectos fundamentales deben tomarse en cuenta para la identificacin, el diseo y la ejecucin de las actividades de control? Los siguientes aspectos se consideran en las normas bsicas correspondientes a las actividades de control: Controles claves: son aquellos que de no existir o funcionar ineficazmente, incrementan el nivel de riesgo para la consecucin de los objetivos institucionales: En el diseo de las actividades de control, en su implantacin y ejecucin debe primar el criterio de jerarqua del objeto a evaluar, determinando si constituye o no una actividad esencial para decidir sobre el esfuerzo dedicado a su control. Enfoque sistmico de las actividades de control: las actividades de control se aplican a insumos, procesos y productos. Dicho enfoque comprende la retroalimentacin para el aseguramiento de la calidad. Esta retroalimentacin permite corregir oportunamente los desvos producidos en las entradas, los procesos y los productos defectuosos que no se ajustan a los requerimientos de los objetivos institucionales. Aseguramiento de la integridad: Todo dato, informacin o documentacin a ser utilizado por una actividad de control debe provenir de fuentes en las que los procesos que los generan garanticen razonablemente, la integridad de su procesamiento. Las actividades de control deben asegurar la integridad de la informacin a ser procesada, es decir, que las entradas del proceso comprendan a la totalidad de la documentacin existente, como as tambin que el proceso sea integral a efectos de que se cumplan todas las etapas del mismo procurando obtener el producto correspondiente. Naturaleza genrica de las actividades de control: las actividades de control son acciones que se llevan a cabo para contribuir al aseguramiento de los objetivos de la
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entidad. Dichas actividades son genricas porque no se relacionan exclusivamente con un tipo o naturaleza de objetivo, sino que pueden afectar a varios objetivos al mismo tiempo. En este sentido, genricamente contribuyen al aseguramiento de: los objetivos fuente de la organizacin; la confiabilidad de la informacin; la legalidad en la ejecucin de las operaciones y la calidad del desempeo organizacional y los productos o servicios que genera. Aseguramiento de los objetivos fuente de la organizacin: Los objetivos fuente o crticos son aspectos de la organizacin o su entorno sobre los cuales se deben disear actividades de control para asegurar su desarrollo y cumplimiento adecuado procurando el logro de los objetivos institucionales. No obstante, la magnitud y naturaleza de las actividades de control estarn en relacin directa al nivel de riesgos y la estructura organizacional de cada entidad.
Los objetivos fuente se clasifican en internos y externos Los objetivos fuente internos comprenden, entre otros: la flexibilidad de la estructura organizacional, la variabilidad de costos con relacin a los volmenes de actividad y, el logro de metas de productividad y desarrollo profesional. Los objetivos fuente externos comprenden, entre otros: la oferta laboral, el abastecimiento de insumos materiales, las fuentes de financiamiento, los recursos tecnolgicos y los beneficiarios de los servicios y productos. 4.4.2.4 Qu es la informacin y comunicacin? Qu es la informacin? La informacin es un conjunto de datos organizados y procesados de determinada manera, de forma que puedan satisfacer las necesidades de los usuarios. La informacin es considerada til cuando sirve para reducir la incertidumbre perfeccionando el conocimiento y ayudando a los usuarios de la misma en el proceso de toma de decisiones. Adicionalmente, para que la informacin sea til, ha de ser oportuna, pertinente, comprensible, confiable y verificable. Adems, debe ser preservada y accesible en todo momento por los direccin superior (MAE) y gerencia (nivel ejecutivo), por el Control Gubernamental y toda persona individual o colectiva que la solicite y demuestre legtimo inters; en este contexto, los servidores pblicos correspondientes deben difundir informacin relacionada a la asignacin y uso de los recursos y a los resultados obtenidos antes, durante y despus de la ejecucin de sus actos. La informacin es requerida en todos los niveles de la organizacin para su adecuada administracin en procura de la consecucin de sus objetivos en todas las categoras: de operaciones, de informacin financiera y de cumplimiento. Esto implica que la misma informacin puede utilizarse para el desarrollo de estados financieros, decisiones relativas a las operaciones (evaluacin del desempeo o asignacin de recursos) y verificacin de cumplimiento de disposiciones legales aplicables.
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Los controles deben asegurar que la informacin obtenida, mantenida y revelada sea oportuna y confiable. La informacin no se limita al interior de la entidad, tambin debe considerarse aquella sobre eventos, actividades y condiciones externas en el mbito de su actividad. No basta tener informacin correcta, a tiempo y en el lugar requerido para efectuar el control; los sistemas de informacin tambin deben controlarse, la calidad de la informacin puede depender del funcionamiento adecuado de las actividades de control. Qu es un Sistema de Informacin? Es un conjunto de procesos manuales y/o computarizados para procesar los datos obtenidos dentro de la entidad o en su entorno permitiendo la generacin de informacin operativa, financiera y de gestin que se necesita para el desarrollo de las funciones administrativas de planificacin, organizacin, ejecucin y control. El Sistema de Informacin maneja, prepara y presenta informacin econmica, financiera, contable, presupuestaria y operativa. El procesamiento de los datos y la presentacin de la informacin debe realizarse imparcialmente y objetivamente, asegurando la equidad y procurando transmitir un contenido veraz. El sistema de informacin debe revelar datos e informacin (datos procesados), entre otros sobre los siguientes aspectos: Ejecucin de actividades y programas en sus expresiones monetaria y fsica. Niveles alcanzados en la prosecucin de los objetivos institucionales. Estados de situacin econmica y financiera expuestos en forma comparativa entre periodos. Requerimientos especficos de orden legal.
Qu tipos de informes generan los diferentes niveles jerrquicos de una organizacin? La informacin que se produce en los diferentes niveles jerrquicos, en sentido ascendente respecto del proceso de toma de decisiones puede clasificarse en: Informes de transacciones: esencialmente analticos, orientados a niveles operativos. Informes sintticos: agregan y consolidan datos, se orientan al primer nivel de supervisin y control. Informes de evolucin: incorporan a los anteriores datos comparativos que permiten analizar tendencias y comportamiento; destinados a niveles medios y altos. Informes de proyeccin: ofrecen una visin proyectada de la organizacin, contribuyen a la planificacin y toma anticipada de decisiones.
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Informes multidireccionales: se originan en cualquier proceso de la organizacin que detecte situaciones de riesgo potencial significativo; tienen como propsito accionar alertas tempranos como instrumento de retroalimentacin.
El sustento del sistema de informacin debe asegurar su calidad estableciendo las modalidades de registro, valuacin, exposicin, correlacin y medicin que faciliten la interpretacin inequvoca de la informacin generada. Desde este punto de vista, se debe ejercer control sobre la razonabilidad de las afirmaciones contenidas en la informacin operativa y financiera. Qu es la comunicacin? La comunicacin es el proceso mediante el cual se transmite un mensaje o informacin desde un emisor hacia el receptor utilizando un medio o canal adecuado. La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin; stos deben proporcionar informacin al personal apropiado a fin de que puedan cumplir oportuna y eficientemente sus obligaciones relativas a objetivos de operaciones, informacin financiera y cumplimiento. Qu tipos de comunicacin existen? La comunicacin puede ser interna y externa. Comunicacin interna: el personal de la entidad debe recibir informacin relevante para cumplir sus actividades y asumir sus responsabilidades con respecto al Control Interno. Tambin debe estar consciente cmo sus actividades se relacionan con las de los dems. Es importante que la informacin tambin fluya hacia los superiores jerrquicamente, debe existir la apertura necesaria para recibir datos e informacin de los operadores basados en hechos reales; en consecuencia la comunicacin realmente tiene un carcter multidireccional entre todos los niveles de la organizacin. Comunicacin externa: Es aquella recibida y enviada por lo que los usuarios de los bienes y/o servicios brindados por la entidad pueden retroalimentar con datos e informacin altamente significativa sobre el comportamiento de la entidad, la eficacia del Control Interno y el logro de objetivos. Asimismo el Control Externo Posterior sobre las operaciones y el propio Control Interno ejercido a travs de la auditora interna de la entidad, proporcionan opiniones independientes sobre el desempeo y suministra importante informacin til para la rendicin de cuentas por la funcin pblica y para facilitar la toma de decisiones. Al respecto, la Norma General de Informacin y Comunicacin N 2400 establece: la informacin, generada internamente o captada del entorno, en las entidades gubernamentales debe ser comprendida por la direccin superior como el medio imprescindible para reducir la incertidumbre, a niveles que permitan la toma adecuada de
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decisiones que involucren las operaciones, la gestin y su control y la rendicin transparente de cuentas, asegurando la consistencia entre toda la informacin que se genera y circula en la organizacin y la interpretacin inequvoca por todos sus miembros. Para lograr la finalidad de la informacin, as entendida, se requieren canales de circulacin para su comunicacin que renan condiciones apropiadas. Ello implica la existencia de modalidades de circulacin predeterminadas (especificadas en manuales e instrucciones internas) y conocidas por todos los involucrados (mediante mecanismos apropiados de difusin). Las modalidades incluyen canales formales e informales con lneas abiertas de comunicacin y, fundamentalmente, apoyados por una clara actitud de escuchar y transmitir con debido cuidado por parte de la direccin superior, en una atmsfera de mutua confianza. Cules son las funciones y caractersticas de los canales de comunicacin? Canal de comunicacin es el conducto o medio a travs del cual se transmite los datos y su significado. Estos canales funcionan como nexos entre los emisores y receptores de los mensajes que comunican. La funcin de los canales de comunicacin es permitir que la informacin llegue a los usuarios con la oportunidad, cantidad y calidad requeridas para la ejecucin de sus actividades. Los canales de comunicacin pueden ser orales, escritos y no verbales. Tipos de comunicacin oral: a) Cara a cara, conferencias. b) Telfono, c) Discurso y d) Video-
Tipos de comunicacin escrito: a) Cartas, b) Salidas de computadora, c) Correo electrnico, d) Memorndums, e) Tableros o Pizarras de informacin. Tipos de comunicacin no verbal: a) Tacto, b) Seales oculares, c) Lenguaje corporal, d) Espacio o distancia, e) Silencio. Una comunicacin se considera efectiva cuando el mensaje es interpretado por el receptor tal como fue pensado por su emisor. No todos los canales presentan el mismo nivel de eficacia. Los canales de comunicacin oral (palabra hablada) suelen ser eficaces en cuanto permiten obtener una retroalimentacin inmediata del mensaje emitido. Adicionalmente, permiten potenciar el mensaje cuando se utiliza un ritmo y tono adecuado combinados con la expresin facial necesaria. No obstante, los medios de comunicacin escritos presentan la ventaja que permiten a su emisor pensar sobre el mensaje a enviar, releerlo e incluso hacer que previamente a su transmisin sea revisado por otras personas. Tambin permite que el receptor pueda captar mejor su significado. La desventaja de estos medios suele ser el mayor tiempo utilizado para la retroalimentacin hacia el emisor (respuesta del receptor).
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La eleccin del medio o canal de comunicacin depende de cada situacin especfica. Algunas veces puede ser mejor la palabra, otras veces, el escrito y en determinadas oportunidades puede que una combinacin de palabra y escrito sea lo ms eficaz. 4.4.2.5 Qu es la supervisin? En el contexto de estas normas se entiende a la supervisin como un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las actividades que desarrolla la organizacin. Esta supervisin tiene por objeto a las actividades de control y debe estar integrada a ellas. El nivel de eficacia del Control Interno se relaciona con su evaluacin y estado en un momento determinado; por lo tanto, la adecuacin en la aplicacin de los controles internos puede variar por diferentes circunstancias. El rol de la supervisin es asegurar razonablemente que los controles se aplican adecuadamente o, por el contrario, detectar oportunamente las necesidades de actualizacin o modificacin de los procedimientos. En relacin a lo mencionado la norma general de Supervisin, N 2500 expresa: la supervisin se define como la revisin de un trabajo; sin embargo, en el contexto del control presentado en estas normas debe entenderse con mayor amplitud. En tal sentido, constituye un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las actividades que desarrolla una organizacin, sean stas de gestin, de operacin o control, incluyendo entonces, como objeto e integrndose, a la vez, a las actividades de control. Las acciones que conforman el proceso de supervisin son ejecutadas segn la distribucin de responsabilidades y funciones asignadas y autoridad delegada en la estructura organizativa. Por lo tanto, la supervisin tiene un orden jerrquico descendente desde la de ndole gerencial, pasando por la independiente y llegando hasta la de procesamiento, segn el nivel de sus ejecutores. En cualquier caso son sus propsitos contribuir a la minimizacin de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, incrementando la eficiencia del desempeo y preservando su calidad, en una relacin interactiva con los dems componentes del proceso de control. Cmo se relacionan la eficacia y eficiencia del Control Interno con la funcin de supervisin? La supervisin debe detectar oportunamente las deficiencias en el diseo y funcionamiento de los controles internos. La eficacia y eficiencia de los controles internos se relacionan con la inexistencia de deficiencias. En este sentido, la supervisin ser adecuada en la medida que con su desempeo se procure la eliminacin de los posibles errores o irregularidades mejorando tanto el diseo como el funcionamiento de los controles internos. Qu implica el proceso de la supervisin? El proceso de supervisin implica una verificacin continua de los procedimientos de control vigentes y los resultados de su aplicacin. Mediante la ejecucin de la supervisin se deben examinar permanentemente los procesos administrativos y operativos, como as tambin sus productos, a efectos de poder formular las propuestas necesarias para solucionar los problemas o las deficiencias de control que se detecten.
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Cules son las caractersticas del supervisor? Las caractersticas que el supervisor debe reunir para el ejercicio de sus funciones son la competencia e idoneidad. Los supervisores deben asumir una actitud de compromiso con los objetivos de Control Interno y aplicar su criterio y juicio profesional respetando las reglas internas vigentes. Los distintos funcionarios de una entidad pueden desempearse como supervisores de acuerdo con su nivel de autoridad delegada; no obstante, la direccin superior asume la responsabilidad indelegable de ejercer la supervisin general. Quines pueden desarrollar auditoras del proceso de Control Interno? Las auditorias del proceso de Control Interno pueden ser internas o externas. Estas auditorias constituyen un tipo de supervisin general distinto de la supervisin jerrquica derivada del nivel de autoridad delegado. Las auditorias desarrolladas internamente son las ejecutadas por las Unidades de Auditora Interna que con el cumplimiento de sus funciones coadyuvan al perfeccionamiento de los controles y su funcionamiento que es el objetivo de la supervisin en general. Las auditorias externas pueden ser ejecutadas por las Unidades de Auditora Interna de las entidades tutoras, las firmas o profesionales independientes (a solicitud de la Contralora, los entes tutores y las propias entidades) y la Contralora General de la Repblica. Los exmenes realizados sobre los sistemas administrativos y el Control Interno, como as tambin, sobre las operaciones y los estados financieros permiten obtener una opinin tcnica vlida sobre el estado y funcionamiento de los controles internos. El rol de las auditorias del proceso de Control Interno es ms importante cuando no existe una supervisin continua adecuada y delegada a los distintos niveles jerrquicos de una entidad.
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TEST DE AUTOEVALUACION a) El concepto tradicional de Control Interno se circunscriba exclusivamente a cuestiones relacionadas con las funciones de los departamentos contables?. Conteste justificando su respuesta. (Punto 4.1.1.1.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
b) Por qu la evaluacin del Control Interno para una auditora financiera no es suficiente para opinar sobre el sistema de Control Interno en su totalidad?. (Punto 4.1.1.3.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
c) Qu conceptos integraban bsicamente la estructura de Control Interno segn el SAS 55?. (Punto 4.1.1.4.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
d) Es consistente la definicin de Control Interno incluida en el SAS 78 con respecto a lo establecido en el informe COSO?. (Punto 4.1.1.5.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
e) El concepto de Control Interno del informe COSO se circunscribe estrictamente al mbito contable?. (Punto 4.1.2.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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f)
Por qu el Control Interno, segn el informe COSO, no constituye un proceso secuencial. (Punto 4.1.2.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
g) Cul es la diferencia entre control de calidad y aseguramiento de la calidad? (Punto 4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
h) Por qu la Respondabilidad implica transparencia? (Punto 4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
i)
Mencione dos ejemplos de controles gerenciales, independientes de procesamiento (Punto 4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
j)
Mencione dos ejemplos de controles generales. (Punto 4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
k) Por qu el Control Interno es un proceso? (Punto 4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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l)
Quines son responsables del Control Interno? (Punto 4.3.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
m) Por qu se dice que: el Control Interno slo puede dar una seguridad razonable y no absoluta la direccin, en cuanto a consecucin de los objetivos de la entidad? (Punto 4.3.6) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
n) Mencione los componentes del Control Interno. (Punto 4.4.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
o) Cul es el componente ms importante del Control Interno y por qu? (Punto 4.4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ p) Cmo se manifiestan la integridad y los valores ticos? (Punto 4.4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
q) Por qu es importante que un ejecutivo identifique los riesgos a que est expuesta la entidad a su cargo? (Punto 4.4.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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r) Qu actividades implica el proceso de evaluacin de riesgos? (Punto 4.4.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
s) Para qu se implantan actividades de control? (Punto 4.4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
t)
Mencione cinco actividades de control. (Punto 4.4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
u) Qu es la informacin? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ v) Qu es la comunicacin? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
w) Cundo una comunicacin es efectiva? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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x) Qu implica el proceso de la supervisin? (Punto 4.4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
y) Quines realizan auditoras del proceso de Control Interno? (Punto 4.4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
z) Quines realizan el Control Interno Previo? (Punto 4.3.10) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
aa) Quines realizan el Control Interno Posterior? (Punto 4.3.14) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
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GLOSARIO Autoevaluacin: Es un enfoque efectivo para evaluar riesgos y controles, e identificar los obstculos existentes para el logro de los objetivos de la organizacin, mediante un proceso de transferencia de responsabilidad al personal de lnea (empoderamiento) y de establecimiento de alianzas estratgicas entre la auditora interna y los grupos de lnea. COSO: Committee of Sponsoring Organization. Metas: resultados concretos que se espera alcanzar durante el proceso de ejecucin del programa de operaciones y verificables en base a los indicadores establecidos. (R.S. N 216784 de 16/08/96) Misin: razn de ser de una entidad pblica, expresada en objetivos permanentes que determinan su creacin. (R.S. N 216784 de 16/08/96) Objetivos institucionales: proposiciones concretas de orden cuantitativo y/o cualitativo, respecto de lo que pretende alcanzar la entidad pblica en un periodo determinado. (R.S. N 216784 de 16/08/96) Objetivos de gestin: resultados o compromisos de accin que la entidad pretende alcanzar en una gestin anual y sirven de fundamento, direccin y medida para las operaciones a ejecutarse en las entidades. (R.S. N 216784 de 16/08/96) Proceso: conjunto de recursos y actividades que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (producto/servicio); los recursos incluyen el personal, las finanzas, las instalaciones, los equipos, las tecnologas, las tcnicas y los mtodos. Respondabilidad: dar respuesta o rendir cuentas en forma transparente por lo actuado y por los resultados obtenidos en la administracin de los recursos del Estado, no slo como consecuencia de una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado, sino por la responsabilidad asumida y convenida ante la jerarqua institucional y ante la sociedad al acceder a un cargo pblico. SAS: Statement on Auditing Standars. Declaraciones sobre Normas de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados. Sistema: serie de actividades relacionadas, cuyo diseo y operacin conjunta, tienen el propsito de lograr uno o ms objetivos preestablecidos; en tal sentido, cualquier entidad, actividad, rea, programa, proyecto o parte de stos, puede ser considerado como un sistema, donde los recursos (entradas al sistema) son organizados procesados por el sistema) para producir resultados (salidas del sistema) de acuerdo con propsitos predeterminados (objetivos del sistema). Sistema de alertas tempranos: sistemas que interrelacionan los controles claves operativos y financieros que permiten detectar los cambios potenciales internos y externos de la organizacin brindando informacin acerca del posible efecto de los mismos en las actividades.
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Tuicin: comprende la promocin y vigilancia de la implantacin y funcionamiento de los sistemas de planificacin e inversin, administrativa y Control Interno.
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BIBLIOGRAFIA
Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno. CGR 2002 Normas de Auditora Gubernamental. CGR, versin 3. Agosto 2002 Principios de Administracin de George R. Terry, impreso por Continental S.A. Mayo 1981 Administracin una Perspectiva Global, octava edicin de Harold Koontz y Heinz Wihrich, Compaa Internacional Ultra S.A. junio 1998 Economa Bsica de Francisco Mochn, impreso por Lito Camargo Ltda. Noviembre 1997, segunda edicin revisada
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Anexo N 1 EVOLUCION DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL PERIODO 1883 - 1990 AO DISPOSICIONES LEGALES PRINCIPALES CARACTERISTICAS ESTRUCTURA DEL ENTE DE CONTROL MECANISMO DE CONTROL ROL FUNDAMENTAL DEL ENTE DE CONTROL
El tribunal Nacional de Cuentas tiene rango de Tribunal Supremo para el fenecimiento de las cuentas correspondientes a todos los ramos de la administracin departamental y municipal.
1883 Ley Orgnica del Se sanciona la Ley de Tribunal Nacional de Organizacin del Tribunal Cuentas. Nacional de Cuentas. 28 de noviembre de 1883
1928 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. 5 de mayo de 1928
Misin Kemmerer. Se crea una Oficina de Contabilidad, Estadstica y Contralor Fiscales que se denomin Contralora General como organismo independiente de las dems oficinas del Estado pero sujeta al Presidente. 1968 Ley de Presupuesto, Se aprueba la Ley de Contabilidad y Tesoro Presupuesto, Contabilidad y Ley Orgnica de la Tesorera del Ministerio de
Conformado por: Cinco magistrados Un secretario Seis oficiales contadores de primera clase Seis auxiliares de segunda clase Oficial 1 para apoyo administrativo. La eleccin de los vocales del Supremo Tribunal de Cuentas se realizaba a travs del Presidente de la Repblica, a propuesta en terna por la Cmara de Senadores. El Supremo Tribunal elige a un presidente por mayora absoluta de votos Contralor General Sub- Contralor Un interventor Un Contador General Abogados, inspectores de zonas, estadgrafos y otros
Control Fiscal Contralora General Intervencin A travs de la Intervencin se superviligar el examen y glosa de todas las cuentas. Sistema de Control Fiscal
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Contralora General Hacienda y la Ley Orgnica de de la Repblica la CGR. La CGR es un organismo D.S. N 8321 de 9 de tcnicoadministrativo de abril de 1968. Control Fiscal, Auditora contnua, post auditora y La Ley Orgnica de la revisin administrativa. Su Contralora General del objetivo es el Control Fiscal. 5 de mayo de 1928 y Es independiente de los cualquier otra Ministerios pero es responsable disposicin que no ante el Presidente de la concuerde con este el Repblica. presente Decreto Sus atribuciones son: quedan derogadas Post Auditora comprensiva Investigaciones financieras especiales Reconciliaciones y anlisis Auditoras continuas Revisin administrativa Revisin interventora Control Jurdico y legal Es responsabilidad del Ministerio de Hacienda el registro de la Contabilidad Fiscal.
Contralora General de la Repblica Intervencin
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1974
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y la Ley General del Sistema de Control Fiscal. D.L. N 11902 de 21 de octubre de 1974.
Deroga la Ley de 5 de mayo de 1928 en todo lo que se oponga al presente Decreto Ley
Se aprueba la Ley Orgnica de la CGR y la Ley General del Sistema de Control Fiscal. La CGR es el organismo tcnico administrativo superior de Control Fiscal que en relacin de los poderes del Estado tiene completa independencia funcional y administrativa.
a)Unidad de Direccin Superior a) Oficina Central del Sistema Contralor General Contralora General Sub Contralor de la Repblica b)Unidades de asesoramiento c)Unidad de Apoyo Administrativo d)Unidades Operativas *Direccin General de Control Jurdico *Direccin General de Control Previo (Depto. de Intervencin) *Direccin de Control Posterior. *Departamento de Auditora b)Oficinas Perifricas sectoriales * Unidades de Control Interno de las entidades e)Unidades Desconcentradas c) Oficinas regionales *Contraloras departamentales, provinciales y distritales
Sistema de Control Fiscal CGR Control Previo Intervencin Control fiscal preventivo de los documentos y requisitos contables y legales correspondientes a las operaciones administrativas y financieras de todas las entidades.
1976
Se transfiere las funciones de D.S. N 13737 de 9 de Control Previo (de la ejecucin julio de 1976. del Gasto del Presupuesto Nal. en todo el Sector Pblico), de la CGR al Ministerio de Finanzas. Quedan derogadas Queda la Post Auditora bajo la todas las disposiciones responsabilidad nica de la contrarias al presente CGR. Decreto.
Sistema de Control Fiscal Ministerio de Finanzas Control Previo Intervencin CGR Post Auditora
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1977
Ley Organica de la Contralora General de la Repblica y la Ley del Sistema de Control Fiscal. D.S. N 14933 de 29 de septiembre de 1977. Se abroga la Ley de 5 de mayo de 1928, el D.L N 11902 de 21 de octubre de 1974; los D.S. N 03773 de 24 de junio de 1954, N 03964 de 17 de febrero de 1955 y todas las disposiciones contrarias
La CGR es el organismo a) Nivel Superior y de tcnico administrativo superior Decisin de Control Fiscal que en Contralor General relacin a los poderes del Sub Contralor Estado y en el ejercicio de sus b) Consultora funciones tiene completa Consejo de Coordinacin autonomia administrativa. Ejecutiva c) Asesoramiento d) Apoyo Administrativo e) Operativas Direccin Jurdica Direccin de Auditora Direccin de Recaudaciones Fiscales Direccin de Bienes del Estado Direccin Tcnica Departamentos Coactivos y de Cargos de Cuenta
El SCF comprende el Sistema de Control Control Interno ejercido Fiscal por los propios organismos de la Administracin y el CGR Control Externo a cargo Post Auditora de la CGR. Estructura del Sistema: a) Oficina Central del Sistema Contralora General de la Repblica
f)
Desconcentradas Contraloras departamentales y distritales
b) Oficinas Perifricas sectoriales Unidades de Control Interno de las entidades c) Oficinas regionales Contraloras departamentales y distritales Sistema de Control Fiscal CGR Control Previo y Registro de la Contabilidad Fiscal Sistema de Control
1979
Se restituye a la CGR las Ley N 493 de 29 de funciones de Contabilidad diciembre de 1979. Fiscal del Estado y el Control Previo. Las funciones del Quedan derogadas Control Previo pasarn a todas las disposiciones depender en todo lo contrarias a la presente administrativo, de la CGR a Ley. partir del 1 de Enero de 1980. 1982 Se restituye al Ministerio de D.L. N 18953 de 19 de Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno 66
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mayo de 1982.
Finanzas el Control Previo y se mantiene para la CGR el Externo o Post Se modifican los Art. Control Auditora. 1, 2 y 3de la Ley N 493 de 29 de diciembre de 1979. 1988 D.S. N 22106 de 28 La Contralora General de la de diciembre de 1988. Repblica ejercer sobre la Administracin Financiera del Estado el Control Externo Posterior, sin desarrollar acciones que impliquen coadministracin. Corresponde al Sistema de Control Interno (SCI) de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente.
Fiscal Ministerio de Finanzas Control Previo CGR Post Auditora
Sistema de Control Fiscal CGR Control Externo Posterior Entidades Pub. Corresponde al SCI de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente
EL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL 20 DE JULIO DE 1990 AO DISPOSICIONES LEGALES PRINCIPALES CARACTERISTICAS ESTRUCTURA DEL ENTE DE CONTROL MECANISMO DE CONTROL ROL FUNDAMENTAL DEL ENTE DE CONTROL
1990
El Control Gubernamental De acuerdo a Manual de El Control Sistema de Control de tendr por objetivo mejorar: Normas Internas de la CGR Gubernamental se Gubernamental y aplicar sobre el CGR funcionamiento de los Control Externo La eficiencia en la sistemas de Posterior captacin y uso de los administracin de los recursos pblicos y en las Entidades 20 de julio de 1990 recursos pblicos y est operaciones del Estado; Pblicas integrado por: Control Interno La confiabilidad de la El Sistema de Previo y informacin que se genere Se derogan las Ley N 1178 Administracin Control Gubernamentales. 67
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disposiciones contrarias a la presente Ley y las descritas en el Art. 55 de esta misma disposicin legal.
sobre los mismos; Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin Capacidad Administrativa
Control Interno (previo y posterior) El Sistema de Control Externo Posterior se aplicar por medio de la Auditora Externa a las operaciones ya ejecutadas.
Posterior
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Fundamentos Del Sistema de Control Gub

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